PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL - PGD de gestión documental.pdfDando cumplimiento al artículo 21...

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL - PGD

EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO HOSPITAL MENTAL DE ANTIOQUIA

COMITÉ INTERNO DE ARCHIVO

Primera versión

Bello, Antioquia Junio de 2016

PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL

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2 27 de junio de 2016

Código: SI – PG - 01 Versión: Primera Página 2 de 56

TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCIÓN................................................................................................................................. 4 OBJETIVO .......................................................................................................................................... 5 ALCANCE ........................................................................................................................................... 5 GLOSARIO ......................................................................................................................................... 5 CONTENIDO ..................................................................................................................................... 14 MARCO NORMATIVO .................................................................................................................................14

MARCO INSTITUCIONAL ............................................................................................................................16

HISTORIA ...................................................................................................................................... 16

MISIÓN .......................................................................................................................................... 17

VISIÓN .......................................................................................................................................... 17

POLÍTICA DE CALIDAD ............................................................................................................... 17

POLÍTICA DE RIESGO ................................................................................................................. 17

POLÍTICA DE SEGURIDAD DEL PACIENTE .............................................................................. 18

VALORES ...................................................................................................................................... 18

PROGRAMA GESTIÓN DOCUMENTAL ......................................................................................... 20 POLÍTICA DE GESTIÓN DOCUMENTAL ........................................................................................ 20 PÚBLICO AL CUAL ESTA DIRIGIDO EL PGD ............................................................................... 20 ELEMENTOS NECESARIOS PARA EL DESARROLLO DEL PGD ............................................... 20

NORMATIVOS .........................................................................................................................................20

ADMINISTRATIVOS ................................................................................................................................21

ECONÓMICOS.........................................................................................................................................24

TECNOLÓGICOS.....................................................................................................................................24

GESTIÓN DEL CAMBIO ..........................................................................................................................24

LINEAMIENTOS PARA LOS PROCESOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL .............................. 25 PROCESOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL .............................................................................. 26

PLANEACIÓN ..........................................................................................................................................27

PLANEACIÓN ESTRATÉGICA DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL .......................................... 28

PLANEACIÓN DOCUMENTAL ................................................................................................. 30

PRODUCCIÓN .........................................................................................................................................32

GESTIÓN Y TRÁMITE .............................................................................................................................33

ORGANIZACIÓN ......................................................................................................................................40

TRANSFERENCIA ...................................................................................................................................42

DISPOSICIÓN DE DOCUMENTOS .........................................................................................................44


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PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO .......................................................................................................46

VALORACIÓN. .........................................................................................................................................47

FASES DE IMPLEMENTACIÓN DEL PGD ..................................................................................... 48 PROGRAMAS ESPECÍFICOS ......................................................................................................... 49

PROGRAMA DE NORMALIZACIÓN DE FORMAS Y FORMULARIOS ELECTRÓNICOS ....................49

PROGRAMA DE DOCUMENTOS VITALES O ESENCIALES (ASOCIADOS AL PLAN DE RIESGO

OPERATIVO DE LA ENTIDAD EN CASO DE EMERGENCIA) ..............................................................50

PROGRAMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS ......................................................50

PROGRAMA DE REPROGRAFÍA (INCLUYE LOS SISTEMAS DE FOTOCOPIADO, IMPRESIÓN,

DIGITALIZACIÓN Y MICROFILMACIÓN) ...............................................................................................51

PROGRAMA DE DOCUMENTOS ESPECIALES (GRÁFICOS, SONOROS, AUDIOVISUALES,

ORALES, DE COMUNIDADES INDÍGENAS O AFRODESCENDIENTES, ETC.) ..................................52

CAPACITACIÓN.......................................................................................................................................53

PROGRAMA DE AUDITORÍA Y CONTROL ............................................................................................53

ARMONIZACIÓN CON LOS PLANES Y SISTEMAS DE GESTIÓN DE LA ENTIDAD .................. 54 ANEXOS ........................................................................................................................................... 55


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INTRODUCCIÓN Dando cumplimiento al artículo 21 de la Ley 594 de 2000, Ley General de Archivos para Colombia, Decreto 2609 de 2012, Artículo 15 de la Ley 1712 de 2014 y Decreto 1080 de 2015 Artículo 2.8.2.5.9, la E.S.E. Hospital Mental de Antioquia - HOMO, implementa el Programa de Gestión Documental – PGD, articulado al Sistema Integrado de Gestión de Calidad SIGC. En su contenido establecen aspectos generales como: Política de Gestión Documental, objetivo, alcance, público al cual está dirigido, requerimientos normativos, económicos, administrativos y tecnológicos para su desarrollo; los lineamientos para los procesos de la Gestión Documental (Planeación, Producción, Gestión y Trámite, Organización, Transferencias, Disposición de los Documentos, Preservación a Largo Plazo y Valoración); las fases de implementación del PGD, los programas específicos, el diagnóstico de Gestión Documental, cronograma de implementación, el mapa de procesos de la Entidad y los recursos requeridos para su implementación, reuniendo todos los lineamientos exigidos por la legislación y normatividad archivística que reglamenta la Gestión Documental en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas durante el ciclo vital del documento, independientemente del soporte y medio de registro y almacenamiento se definen las directrices y lineamientos para la administración documental y las acciones a corto, mediano y largo plazo para la implementación del PGD.


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OBJETIVO Formular, desarrollar e implementar el Programa de Gestión Documental – PGD en la E.S.E Hospital Mental de Antioquia – HOMO, con el fin de estandarizar el ejercicio de las funciones archivísticas en el ciclo vital del documento, los procesos y procedimientos de la gestión documental como son: Planeación, Producción, Gestión y Trámite, Organización, Transferencia, Disposición de documentos, Preservación a largo plazo y Valoración, garantizando y salvaguardando la memoria institucional a corto, mediano y largo plazo. ALCANCE El Programa de Gestión Documental – PGD de la E.S.E. Hospital Mental de Antioquia – HOMO está articulado al sistema integrado de gestión de la calidad SIGC y aplica a los funcionarios públicos por el ejercicio de sus funciones, a los usuarios externos y entes de control. GLOSARIO Archivos: Conjunto de estrategias organizacionales dirigidas a la planeación, dirección y control de los recursos físicos, técnicos, tecnológicos, financieros y del talento humano, para el eficiente funcionamiento de los archivos. Archivista: Profesional del nivel superior, graduado en archivística. Archivística: Disciplina que trata los aspectos teóricos, prácticos y técnicos de los archivos. Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia. También se puede entender como la institución que ésta al servicio de la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura. Archivo central: Unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento de los archivos de gestión y reúne los documentos transferidos por los mismos una vez finalizado su trámite y cuando su consulta es constante.


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Archivo de gestión: Archivo de la oficina productora que reúne su documentación en trámite, sometida a continua utilización y consulta administrativa. Archivo del orden departamental: Archivo general de la nación: Establecimiento público encargado de formular, orientar y controlar la política archivística nacional. Dirige y coordina el Sistema Nacional de Archivos y es responsable de la salvaguarda del patrimonio documental de la nación y de la conservación y la difusión del acervo documental que lo integra y del que se le confía en custodia. Archivo histórico: Archivo al cual se transfiere del archivo central o del archivo de gestión, la documentación que por decisión del correspondiente Comité de Archivo, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura. Este tipo de archivo también puede conservar documentos históricos recibidos por donación, depósito voluntario, adquisición o expropiación. Asunto: Contenido de una unidad documental generado por una acción administrativa. Carpeta: Unidad de conservación a manera de cubierta que protege los documentos para su almacenamiento y preservación. Ciclo vital del documento: Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción, hasta su disposición final. Clasificación documental: Fase del proceso de organización documental, en la cual se identifican y establecen agrupaciones documentales de acuerdo con la estructura orgánico-funcional de la entidad productora (fondo, sección, series y/o asuntos). Código: Identificación numérica o alfanumérica que se asigna tanto a las unidades productoras de documentos y a las series y subseries respectivas y que debe responder al sistema de clasificación documental establecido en la entidad. Comité de archivo: Grupo asesor de la alta Dirección, responsable de cumplir y hacer cumplir las políticas archivísticas, definir los programas de gestión de documentos y hacer recomendaciones en cuanto a los procesos administrativos y técnicos de los archivos.


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Comité evaluador de documentos: Órgano asesor del Archivo General de la Nación y de los Consejos Territoriales del Sistema Nacional de Archivos, encargado de

conceptuar sobre: el valor secundario o no de los documentos de las entidades

públicas y de las privadas que cumplen funciones públicas. la eliminación de

documentos a los que no se les pueda aplicar valoración documental la evaluación de las tablas de retención y tablas de valoración documental. Comunicaciones oficiales: Comunicaciones recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado. En el proceso de organización de fondos acumulados es pertinente el uso del término “correspondencia”, hasta el momento en que se adoptó la definición de “comunicaciones oficiales” señalada en el Acuerdo 60 de 2001, expedido por el Archivo General de la Nación. Conservación de documentos: Conjunto de medidas preventivas o correctivas adoptadas para asegurar la integridad física y funcional de los documentos de archivo. Consulta de documentos: Acceso a un documento o a un grupo de documentos con el fin de conocer la información que contienen. Cuadro de clasificación: Esquema que refleja la jerarquización dada a la documentación producida por una institución y en el que se registran las secciones y subsecciones y las series y subseries documentales. Custodia de documentos: Guarda o tenencia de documentos por parte de una institución o una persona, que implica responsabilidad jurídica en la administración y conservación de los mismos, cualquiera que sea su titularidad. Depósito de archivo: Local especialmente equipado y adecuado para el almacenamiento y la conservación de los documentos de archivo. Depuración: Operación, dada en la fase de organización de documentos, por la cual se retiran aquellos que no tienen valores primarios ni secundarios, para su posterior eliminación. Descripción documental: Fase del proceso de organización documental que consiste en el análisis de los documentos de archivo y de sus agrupaciones, y cuyo resultado son los instrumentos de descripción y de consulta.


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Digitalización: Técnica que permite la reproducción de información que se encuentra guardada de manera analógica (Soportes: papel, video, casettes, cinta, película, microfilm y otros) en una que sólo puede leerse o interpretarse por computador. Disposición final de documentos: Decisión resultante de la valoración hecha en cualquier etapa del ciclo vital de los documentos, registrada en las tablas de retención y/o tablas de valoración documental, con miras a su conservación total, eliminación, selección y/o reproducción. Un sistema de reproducción debe garantizar la legalidad y la perdurabilidad de la información. Distribución de documentos: Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario. Documento: Información registrada, cualquiera que sea su forma o el medio utilizado. Documento activo: Aquel con valores primarios cuyo uso es frecuente. Documento de archivo: Registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones. Documento esencial: Documento electrónico de archivo: Registro de la información generada, recibida, almacenada, y comunicada por medios electrónicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos. Documento histórico: Documento único que por su significado jurídico o autográfico o por sus rasgos externos y su valor permanente para la dirección del Estado, la soberanía nacional, las relaciones internacionales o las actividades científicas, tecnológicas y culturales, se convierte en parte del patrimonio histórico. Eliminación documental: Actividad resultante de la disposición final señalada en las tablas de retención o de valoración documental para aquellos documentos que han perdido sus valores primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar su información en otros soportes.


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Expediente: Unidad documental compleja formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por una instancia productora en la resolución de un mismo asunto. Fechas extremas: Fechas que indican los momentos de inicio y de conclusión de un expediente, independientemente de las fechas de los documentos aportados como antecedente o prueba. Fecha más antigua y más reciente de un conjunto de documentos. Foliar: Acción de numerar hojas. Folio: Hoja. Fondo acumulado: Conjunto de documentos dispuestos sin ningún criterio de organización archivística. Fondo documental: Conjunto de documentos producidos por una persona natural o jurídica en desarrollo de sus funciones o actividades. Fuente primaria de información: Información original, no abreviada ni traducida. Se llama también “fuente de primera mano”. Función archivística: Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivístico que comprenden desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación permanente. Gestión documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación. Identificación documental: Primera etapa de la labor archivística, que consiste en indagar, analizar y sistematizar las categorías administrativas y archivísticas que sustentan la estructura de un fondo. Legajo: Conjunto de documentos atados o empastados para facilitar su manipulación. Legislación archivística: Conjunto de normas que regulan el quehacer archivístico en un país.


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Muestreo: Técnica estadística aplicada en la selección documental, con criterios cuantitativos y cualitativos. Normalización archivística: Actividad colectiva encaminada a unificar criterios en la aplicación de la práctica archivística Ordenación documental: Fase del proceso de organización que consiste en establecer secuencias dentro de las agrupaciones documentales definidas en la fase de clasificación. Organigrama: Representación gráfica de la estructura de una institución. En archivística se usa para identificar las dependencias productoras de los documentos. Organización de archivos: Conjunto de operaciones técnicas y administrativas cuya finalidad es la agrupación documental relacionada en forma jerárquica con criterios orgánicos o funcionales. Organización documental: Proceso archivístico orientado a la clasificación, la ordenación y la descripción de los documentos de una institución. Patrimonio documental: Conjunto de documentos conservados por su valor histórico o cultural. Principio de orden original: Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística por el cual se establece que la disposición física de los documentos debe respetar la secuencia de los trámites que los produjo. Es prioritario para la ordenación de fondos, series y unidades documentales. Principio de procedencia: Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística por el cual se establece que los documentos producidos por una institución y sus dependencias no deben mezclarse con los de otras. Producción documental: Generación de documentos hecha por las instituciones en cumplimiento de sus funciones. Radicación de comunicaciones oficiales: Procedimiento por medio del cual las entidades asignan un número consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la ley.


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Recepción de documentos: Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que le son remitidos por una persona natural o jurídica. Registro de comunicaciones oficiales: Procedimiento por medio del cual las entidades ingresan en sus sistemas manuales o automatizados de correspondencia todas las comunicaciones producidas o recibidas, registrando datos como: nombre de la persona y/o entidad remitente o destinataria, nombre o código de la dependencia competente, número de radicación, nombre del funcionario responsable del trámite y tiempo de respuesta (si lo amerita), entre otros. Reglamento de archivo: Instrumento que señala los lineamientos administrativos y técnicos que regulan la función archivística en una entidad. Retención documental: Plazo que los documentos deben permanecer en el archivo de gestión o en el archivo central, tal como se consigna en la tabla de retención documental. Sección: En la estructura archivística, unidad administrativa productora de documentos. Selección documental: Disposición final señalada en las tablas de retención o de valoración documental y realizada en el archivo central con el fin de escoger una muestra de documentos de carácter representativo para su conservación permanente. Úsense también “depuración” y “expurgo”. Serie documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: historias laborales, contratos, actas e informes, entre otros. Signatura topográfica: Identificación convencional que señala la ubicación de una unidad de conservación en el depósito y mobiliario de un archivo. Sistema integrado de conservación: Conjunto de estrategias y procesos de conservación que aseguran el mantenimiento adecuado de los documentos, garantizando su integridad física y funcional en cualquier etapa del ciclo vital.


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Sistema nacional de archivos: Conjunto de instituciones archivísticas articuladas entre sí que posibilitan la homogenización y la normalización de los procesos archivísticos. Subserie: Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas de forma separada de ésta por su contenido y sus características específicas. Tabla de retención documental: Listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos. Tabla de valoración documental: Listado de asuntos o series documentales a los cuales se asigna un tiempo de permanencia en el archivo central, así como una disposición final. Tipo documental: Unidad documental simple originada en una actividad administrativa, con diagramación, formato y contenido distintivos que sirven como elementos para clasificarla, describirla y asignarle categoría diplomática. Tomo: Unidad encuadernada o empastada, con foliación propia, en que suelen dividirse los documentos de cierta extensión. Trámite de documentos: Recorrido del documento desde su producción o recepción, hasta el cumplimiento de su función administrativa. Transferencia documental: Remisión de los documentos del archivo de gestión al central, y de éste al histórico, de conformidad con las tablas de retención y de valoración documental vigentes. Unidad administrativa: Unidad técnico-operativa de una institución. Unidad de conservación: Cuerpo que contiene un conjunto de documentos de tal forma que garantice su preservación e identificación. Pueden ser unidades de conservación, entre otros elementos, las carpetas, las cajas, y los libros o tomos. Unidad documental: Unidad de análisis en los procesos de identificación y caracterización documental. Puede ser simple, cuando está constituida por un solo tipo documental, o compleja, cuando la constituyen varios, formando un expediente.


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Valor administrativo: Cualidad que para la administración posee un documento como testimonio de sus procedimientos y actividades. Valor científico: Cualidad de los documentos que registran información relacionada con la creación de conocimiento en cualquier área del saber. Valor contable: Utilidad o aptitud de los documentos que soportan el conjunto de cuentas y de registros de los ingresos, egresos y los movimientos económicos de una entidad pública o privada. Valor cultural: Cualidad del documento que, por su contenido, testimonia, entre otras cosas, hechos, vivencias, tradiciones, costumbres, hábitos, valores, modos de vida o desarrollos económicos, sociales, políticos, religiosos o estéticos propios de una comunidad y útiles para el conocimiento de su identidad. Valor fiscal: Utilidad o aptitud que tienen los documentos para el Tesoro o Hacienda Pública. Valor histórico: Cualidad atribuida a aquellos documentos que deben conservarse permanentemente por ser fuentes primarias de información, útiles para la reconstrucción de la memoria de una comunidad. Valor jurídico o legal: Valor del que se derivan derechos y obligaciones legales, regulados por el derecho común y que sirven de testimonio ante la ley. Valor permanente o secundario: Cualidad atribuida a aquellos documentos que, por su importancia histórica, científica y cultural, deben conservarse en un archivo. Valor primario: Cualidad inmediata que adquieren los documentos desde que se producen o se reciben hasta que cumplen sus fines administrativos, fiscales, legales y/o contables. Valor técnico: Atributo de los documentos producidos y recibidos por una institución en virtud de su aspecto misional. Valoración documental: Labor intelectual por la cual se determinan los valores primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del ciclo vital.


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CONTENIDO MARCO NORMATIVO

Ley 594 de 2000 Título V Gestión de Documentos, específicamente en el artículo 21 en el cual estable que “Las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos”. Decreto 2609 de 2012 “Por lo cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de gestión documental para todas las entidades del estado”. Directiva Presidencial NRO. 04 de 2012. “Eficiencia Administrativa y lineamientos de la política cero papel en la administración pública”. Ley 1712 de 2014 “Por medio de la cual se crea La Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a La Información Púbica Nacional y se Dictan Otras Disposiciones”, en su Artículo 15 establece el plazo para que los sujetos obligados adopten el Programa de Gestión Documental. El Artículo 17. “Sistemas de información” define las pautas para que los sistemas de información sean herramientas efectivas para el acceso a la información pública. Decreto 1080 de 2015 Libro II Parte 8 Título II Capítulo V – Gestión de documentos el cual integra entre otros Decretos el 2609 de 2012 “Por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de gestión documental para todas las entidades del Estado” Resolución 0277 de 2015. “Por medio de la cual se restructura el comité de historias clínicas de la Empresa Social del Estado Hospital Mental de Antioquia – HOMO Resolución 0318 de 2015. “Por medio de la cual se reestructura el comité interno de archivo de la Empresa Social del Estado Hospital Mental de Antioquia – HOMO”.


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Resolución 0541 de 2015. “Por medio de la cual implementa el orgánico-funcional para la actualización de las tablas de retención documental de la E.S.E. Hospital Mental de Antioquia – HOMO, y deroga Resolución 00098 de 2006”. Resolución 0542 de 2015. “Por medio de la cual se adopta la tercera versión de las tablas de retención documental y el manual de tablas de retención de la E.S.E. Hospital Mental de Antioquia – HOMO, y deroga la Resolución 0386 del 2011”.


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MARCO INSTITUCIONAL HISTORIA La Empresa Social del Estado Hospital Mental de Antioquia fue fundada el 13 de abril de 1878 mediante acuerdo de la Corporación Municipal de Medellín con el nombre de “Hospital para locos”. El 27 de Julio de 1888, mediante ordenanza 24 del mismo año se creó el “Manicomio Departamental”. En 1958 se inauguró el nuevo Hospital Mental de Antioquia en el Municipio de Bello y a partir de la década de los 70s se introdujo la era del área social permitiendo que el Hospital cumpliera su función de hospitalización, dejando de lado la idea de Institución asilar, donde se ve al paciente como un todo, con derechos y deberes. Desde 1994 con la transformación en Empresa Social del Estado, se han generado acciones en busca de la competitividad institucional acordes con los cambios en el entorno competitivo, para el año 2005 le fue otorgado el certificado de calidad bajo la Norma ISO 9001 versión 2000 para la atención integral a pacientes con patología psiquiátrica a través de los servicios de consulta externa, urgencias y hospitalización y en el 2007 el certificado de la Norma Técnica Colombiana de Gestión Pública NTCGP 1000 versión 2004. Buscando acercar la salud mental a la población, abrió una sede ambulatoria en el Municipio de Medellín en el año 2006, la cual abre las puertas a nuevas oportunidades de contratación con clientes del régimen contributivo y particulares, específicamente en psiquiatría infantil. Para la gestión a partir del año 2008 la E.S.E Hospital Mental de Antioquia – HOMO, centralizó sus acciones en la diversificación del portafolio de servicios basados en el mejoramiento continuo con altos estándares de calidad y seguridad para el paciente. Como resultado de los esfuerzos en la calidad de los procesos y posterior a una visita del INVIMA, mediante la Resolución 2011038910 del 11 de octubre de 2011, se otorgó la certificación en Buenas Prácticas Clínicas para investigaciones en seres humanos al centro de investigaciones de la E.S.E Hospital Mental de Antioquia – HOMO. Con 137 años, la E.S.E Hospital Mental de Antioquia – HOMO, logra un alto reconocimiento en Antioquia, Colombia y el Mundo, como prestadora de servicios integrales de salud mental con altos estándares de calidad.


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MISIÓN

Prestar servicios especializados en salud mental con altos estándares de calidad y eficiencia, a través de un talento humano competente, comprometido a nivel social, humano y científico orientado a satisfacer las necesidades de los usuarios. VISIÓN Para el año 2016, ser una empresa social del estado auto sostenible y líder en la prestación de servicios especializados en salud mental, a nivel regional, nacional e internacional con usuarios satisfechos. POLÍTICA DE CALIDAD Es nuestro compromiso garantizar la prestación de servicios de salud mental integrales, seguros y oportunos, con personal competente y amable, promoviendo la eficacia, eficiencia y efectividad del Sistema Integrado de Gestión, acorde con los planes y las normas vigentes. POLÍTICA DE RIESGO La ESE Hospital Mental de Antioquia se compromete a administrar los riesgos institucionales, determinando los factores internos y externos, identificando, analizando y valorando los riesgos y definiendo medidas encaminadas a evitar, prevenir, mitigar, compartir o transferir aquellos de mayor probabilidad de ocurrencia y que generan un impacto considerable en los objetivos institucionales, realizando un seguimiento periódico a la efectividad de los controles, con el compromiso y participación de todas las áreas de gestión. Todos los servidores públicos de la ESE Hospital Mental de Antioquia, nos comprometemos a controlar los riesgos y las no conformidades de los procesos del sistema de Gestión de Calidad, garantizando el cumplimiento de las normas y la misión institucional.

Vigilamos con ahínco los posibles actos que puedan generar el riesgo de corrupción, haciendo seguimiento y monitoreo a los controles establecidos para los mismos. Cada responsable o jefe de área y líderes de los procesos, elaboramos cada año el mapa de riesgos de corrupción, estructurando las medidas para reducirlos y evitarlos.


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POLÍTICA DE SEGURIDAD DEL PACIENTE La política de Seguridad del Paciente en la E.S.E Hospital Mental de Antioquia – HOMO, es el conjunto de prácticas institucionales tendientes a aumentar los niveles de seguridad en la prestación del servicio. A través de la gestión del riesgo, el fortalecimiento del reporte y de la cultura del autocontrol; propendemos por minimizar la posibilidad de materialización de aquellos riesgos identificados en un evento que cause daño a los pacientes. VALORES Respeto: Con acciones encaminadas al reconocimiento de la dignidad humana. Compromiso: Orientado al progreso institucional. Responsabilidad: Enfocada a la optimización de los recursos técnicos, sociales y ambientales de nuestro entorno. Honestidad: Orientada al respeto a la verdad, la ética y la integridad en relación con el mundo, los hechos y las personas, reflejando la transparencia y legalidad en las acciones realizadas. Liderazgo: Como la capacidad de tomar la iniciativa, gestionar, convocar, promover, incentivar, motivar y evaluar a un grupo o equipo.


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ESTRUCTURA ORGÁNICO-FUNCIONAL ADOPTADO PARA LA ELABORACIÓN DE TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL VERSIÓN 3 (Resolución 0541 del 24 de diciembre de 2015).


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PROGRAMA GESTIÓN DOCUMENTAL El Programa de Gestión Documental - PGD establece las estrategias a corto, mediano y largo plazo en la implementación y mejoramiento de los procesos y procedimientos de la gestión documental de la institución. Hace parte del Plan Estratégico Institucional y del Plan de Acción Anual, es aprobado por el Comité Interno de Archivo de la E.S.E. Hospital Mental de Antioquia - HOMO y está armonizado con los otros sistemas administrativos y de gestión establecidos por el gobierno nacional, dando alcance al cumplimiento de la aplicación de la normatividad vigente archivística (Ley 594 de 2000). POLÍTICA DE GESTIÓN DOCUMENTAL La E.S.E. Hospital Mental de Antioquia – HOMO, se compromete a custodiar y administrar todos los documentos producidos y recibidos por el ejercicios de sus funciones, aplicando los lineamientos establecidos por el Archivo General de la Nación, el ciclo vital del documento, la normatividad y la legislación archivística en formato físico y electrónico, con el fin de contribuir en la administración, la ciencia, la cultura y la tecnología, a través del Comité Interno de Archivo. PÚBLICO AL CUAL ESTA DIRIGIDO EL PGD El Programa de Gestión Documental – PGD de la E.S.E. Hospital Mental de Antioquia – HOMO está dirigido a los funcionarios públicos por el ejercicio de sus funciones, a los usuarios externos y entes de control. ELEMENTOS NECESARIOS PARA EL DESARROLLO DEL PGD NORMATIVOS La E.S.E. Hospital Mental de Antioquia - HOMO cuenta con un nomograma el cual incluye la legislación archivística vigente publicada en la página web del HOMO en el link Gestión Documental ubicado en la parte superior derecha, dando cumplimiento a la Ley 1712 de 2014 transparencia y acceso a la información pública.


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ADMINISTRATIVOS

La E.S.E. Hospital Mental de Antioquia – HOMO cuenta con Tablas de Retención Documental – TRD que hace parte del Programa de Gestión Documental - PGD y fueron aprobadas en su tercera versión por la Resolución 0542 de 2015. “Por medio de la cual adopta la tercera versión de las tablas de retención documental y el manual de tablas de retención de la E.S.E. Hospital Mental de Antioquia – HOMO y deroga Resolución 0386 del 29 de diciembre de 2011”.

Para ello se adoptó mediante la Resolución 0541 de 2015. “Por medio de la cual implementa el orgánico-funcional para la actualización de las tablas de retención documental de la E.S.E. Hospital Mental de Antioquia – HOMO, y deroga Resolución 00098 de 2006”.

La E.S.E. Hospital Mental de Antioquia - HOMO para la elaboración, aplicación y actualización del Programa de Gestión Documental-PGD realiza acciones para desarrollar las competencias del talento humano del área de gestión documental y cuenta con espacios locativos e insumos necesarios para la organización, conservación y preservación a corto, mediano y largo plazo del ciclo vital del documento (archivo de gestión, archivo central y archivo histórico).


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La estructura del Área de Gestión Documental del HOMO está distribuida de la siguiente forma:

GESTIÓN

DOCUMENTAL

PLANEA

FORMULA

IMPLEMENTA

ADMINISTRA

REALIZA SEGUIMIENTO

ACTUALIZA

RECEPCIÓN O

PRODUCCIÓN

RADICACIÓN

GESTIÓN Y TRÁMITE

PLANEACIÓN

PRODUCCIÓN

GESTIÓN Y TRÁMITE

ORGANIZACIÓN

CONSULTA Y PRÉSTAMO

TRANSFERENCIA

DESCRIPCIÓN E INVENTARIOS

ORGANIZACIÓN

DISPOSICIÓN DE DOCUMENTOS

DESCRIPCIÓN E INVENTARIOS


TRANSFERENCIA

RECIBO DE TRANSFERENCIA

ELIMINACIÓN

DIGITALIZACIÓN

VALORACIÓN

DISPOSICIÓN DE DOCUMENTOS

ORGANIZACIÓN

PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO


DESCRIPCIÓN E INVENTARIO

DIGITALIZACIÓN

RECIBO DE TRANSFERENCIA

UNIDAD DE

CORRESPONDENCIAARCHIVO DE GESTIÓN

ADMINISTRATIVO Y CLÍNICO

ARCHIVO CENTRALADMINISTRATIVO Y CLÍNICO

ARCHIVO HISTÓRICOADMINISTRATIVO Y CLÍNICO


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Equipo interdisciplinario para la elaboración, ejecución y mantenimiento del Programa de Gestión Documental - PGD.

CÓDIGO DEPENDENCIAS Y/O UNIDADES ADMINISTRATIVAS

100 Junta Directiva200 Gerencia210 Oficina Asesora Jurídica220 Oficina Asesora Control Interno230 Oficina Gestión del Talento Humano240 Oficina Comunicaciones y Mercadeo250 Subgerencia Administrativa y Financiera251 Almacén

252 Cartera

253 Contabilidad

253-1 Costos y Presupuesto

254 Facturación

255 Gestión Documental

256 Servicios Generales

257 Sistemas

258 Tesorería

260 Calidad270 Dirección Técnica de Planeación y Proyectos280 Subgerencia Prestación de Servicios281 Auditoría Médica

282 Centro de Investigación

283 Comité Ética en Investigación

284 Grupos Psicoeducativos

285 Orientación al Usuario


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ECONÓMICOS La Gestión Documental con sus procesos técnicos archivísticos y el PGD de la E.S.E. Hospital Mental de Antioquia – HOMO están formulados en el Plan Operativo Anual (POA) “Gestión del Ambiente Físico y Tecnológico – Programa/Proyecto Tecnología de la Información y Comunicaciones TICs”, Plan Operativo Anual de Inversión (POAI) y hace parte del proceso 10 Sistemas de Información dentro del Sistema Integrado de Gestión de Calidad SIGC. TECNOLÓGICOS La E.S.E. Hospital Mental de Antioquia – HOMO cuenta con el proceso Sistemas de Información el cual administra el software XENCO ADVANCED Y SAIA para automatizar el manejo de la información recibida y producida por el ejercicio de sus funciones. GESTIÓN DEL CAMBIO Para garantizar la aplicación y trazabilidad del Programa de Gestión Documental – PGD a corto, mediano y largo plazo el Área de Gestión Documental es la responsable de regular, verificar, hacer cumplir, actualizar, sensibilizar, capacitar, divulgar y realizar seguimiento de su quehacer archivístico en las unidades administrativas de la E.S.E. Hospital Mental de Antioquia – HOMO.


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LINEAMIENTOS PARA LOS PROCESOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL La E.S.E. Hospital Mental de Antioquia – HOMO dará cumplimiento al Decreto 2609 de 2012 “Por lo cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de gestión documental para todas las entidades del estado” y Decreto 1080 de 2015 “Por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario Único del Sector Cultura”, Articulo 2.8.2.5.9 lineamientos establecidos en el Manual de Implementación del Programa de Gestión Documental – PGD del Archivo General de la Nación.


26



PROCESOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL


27



PLANEACIÓN Consiste en la formulación e implementación del Programa de Gestión Documental – PGD de la E.S.E. Hospital Mental de Antioquia – HOMO el cual contempla el objetivo, políticas, estrategias, reglas, acciones, procedimientos y mecanismos adecuados para dar cumplimiento a la normatividad archivística utilizando recursos físicos, tecnológicos y talento humano. Se encuentran formulados en el Plan Operativo Anual (POA) “Gestión del Ambiente Físico y Tecnológico – Programa/Proyecto Tecnología de la Información y Comunicaciones TICs”, Plan Operativo Anual de Inversión (POAI) y hace parte del proceso 10 Sistemas de Información dentro del Sistema Integrado de Gestión de Calidad SIGC Se incluirá los recursos financieros necesarios para la implementación y sostenimiento de la implementación y trazabilidad del Programa de Gestión Documental, de acuerdo a las estrategias trazadas a corto, mediano y largo plazo.

Se elaborará y aplicará el Plan Institucional de Archivos PINAR de la E.S.E. Hospital Mental de Antioquia - HOMO, para contemplar cronogramas de actividades, los recursos y proyectos planteados en el PGD con los objetivos a lograr a corto, mediano y largo plazo.

Hacer: Se establecerá los recursos necesarios a fin de cumplir con el cronograma establecido. Ver cronograma.

Verificar: El Comité Interno de Archivo de la E.S.E. Hospital Mental de Antioquia – HOMO como máximo regulador de la aplicación de la legislación y normatividad archivística realizará los seguimientos necesarios para que la ejecución de las actividades planteadas en el PINAR y PGD cumpla con el ejercicio de sus funciones establecidas.

Actuar: Se realizará los ajustes necesarios para la mejora continua del Programa de Gestión Documental con el fin de cumplir, sostener y actualizar en el tiempo los lineamientos establecidos por la legislación y normatividad archivística regulada por el Archivo General de la Nación.


28



PLANEACIÓN ESTRATÉGICA DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL La planeación estratégica de la gestión documental consiste en la creación, diseño y actualización de documentos, formatos y formularios teniendo en cuenta el contexto administrativo, legal, funcional y tecnológico de los mismos en concordancia con lo establecido en la Ley 1712 de 2014 transparencia y derecho de acceso a la Información pública. DESCRIPCIÓN 1. Diseño, revisión y aprobación del procedimiento Planeación estratégica de la gestión

documental 2. Registro del procedimiento Planeación estratégica de la gestión documental en el

Sistema Integrado de Gestión de Calidad SIGC 3. Implementación del procedimiento Planeación estratégica de la gestión documental

ADMINISTRATIVO LEGAL FUNCIONAL TECNOLÓGICO

ELABORACIÓN DIAGNÓSTICO INTEGRAL X X X X

ELABORAR, REVISAR, APROBAR, PUBLICAR E

IMPLEMENTAR EL CUADRO DE CLASIFICIACIÓN

DOCUMENTAL - CCD

X X X X

IMPLEMENTAR Y PUESTA EN FUNCIONAMIENTO LA

UNIDAD DE CORRESPONDENCIA DEL HOMOX X X X

ELABORAR, REVISAR, APROBAR, PUBLICAR,

IMPLEMENTAR Y ACTUALIZAR MANUAL DE UNIDAD DE

CORRESPONDENCIA

X X X X


IMPLEMENTAR LA ACTUALIZACIÓN DE LAS TABLAS DE

RETENCIÓN DOCUMENTAL - TRD DEL HOMO

X X X X


IMPLEMENTAR Y ACTUALIZAR MANUAL DE TABLAS DE

RETENCIÓN DOCUMENTAL

X X X X

HACER SEGUIMIENTO A LAS TRD Y ACTUALIZAR

CUANDO SE REQUIERAX X X X

REALIZAR Y PUBLICAR LA POLÍTICA DE GESTIÓN

DOCUMENTAL DEL HOMOX X X X

ELABORAR Y PUBLICAR EL NORMOGRAMA DEL HOMO X X X X


IMPLEMENTAR EL PROGRAMA DE GESTIÓN

DOCUMENTAL - PGD DEL HOMO

X X X X

HACER SEGUIMIENTO AL CUMPLIMIENTO DEL PGD Y

ACTUALIZAR CUANDO SE REQUIERAX X X X

ACTIVIDADES A DESARROLLARTIPO DE REQUISITO


29




IMPLEMENTAR LAS TABLAS DE VALORACIÓN

DOCUMENTAL - TVD DEL HOMO

X X X X



VALORACIÓN DOCUMENTAL

X X X X


IMPLEMENTAR PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS -

PINAR DEL HOMO

X X X X

HACER SEGUIMIENTO AL CUMPLIMIENTO DEL PINAR Y

ACTUALIZAR CUANDO SE REQUIERAX X X X

INTERVENIR LOS FONDOS ACUMULADOS DEL HOMO

(ADMINISTRATIVO Y CLINICO)X X X X

ELABORAR EL INVENTARIO DOCUMENTAL EN EL

FORMATO ÚNICO INVENTARIO DOCUMENTAL - FUID

DEL HOMO

X X X X

ELABORAR, REVISAR, APROBAR E IMPLEMENTAR

LOS PROGRAMAS ESPECÍFICOS ESTIPULADOS EN EL

MANUAL IMPLEMENTACIÓN PROGRAMA DE GESTIÓN

DOCUMENTAL

X X X X

ELABORAR, REVISAR, APROBAR E IMPLEMENTAR EL

PLAN DE INSTRUMENTOS ARCHIVÍSTICOS DANDO

CUMPLIMIENTO AL DECRETO 2609 DE 2012 ARTÍCULO 8

X X X X

AUTOMATIZAR FORMATOS Y PLANTILLAS EN EL

SISTEMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS

ELECTRÓNICOS DE ARCHIVO - SGDEA (XENCO

ADVANCE Y SAIA)

X X X X

ELABORAR EL BANCO TERMINOLÓGICOS DE TIPOS,

SERIES Y SUBSERIES DOCUMENTALES DEL HOMOX X X X


IMPLEMENTAR EL PLAN DE TRANSFERENCIAS

DOCUMENTALES DEL HOMO

X X X X

REALIZAR LAS TABLAS DE CONTROL, DERECHOS,

RESTRICCIÓN Y SEGURIDAD DE ACCESO PARA LOS

DOCUMENTOS DEL HOMO

X X X X

SESIBILIZAR Y CAPACITAR A LAS UNIDADES

ADMINISTRATIVAS DEL HOMOX X X X


30



PLANEACIÓN DOCUMENTAL Comprende la creación y diseño de formas, formularios y documentos, análisis de procesos y su registro en el sistema de gestión documental incluyendo la implementación y puesta en funcionamiento en los softwares XENCO ADVANCED y SAIA. DESCRIPCIÓN. 1. Diseño, revisión y aprobación del procedimiento Planeación documental 2. Registro del procedimiento Planeación documental en el Sistema Integrado de

Gestión de Calidad SIGC 3. Implementación del procedimiento Planeación estratégica de la gestión documental


ELABORAR DIAGNÓSTICO INTEGRAL X X X

CONTRATAR TECNICOS EXPERTOS EN ARCHIVO X X X X

ADECUAR ESPACIOS LOCATIVOS X X X X

SUMINISTRAR PUESTOS DE TRABAJO X X X

ELABORAR, REVISAR, APROBAR E IMPLEMENTAR EL

PLAN DE INSTRUMENTOS ARCHIVÍSTICOS DANDO

CUMPLIMIENTO AL DECRETO 2609 DE 2012 ARTÍCULO 8

X X X X

IMPLEMENTAR UNIDAD DE CORRESPONDENCIA X X X X


IMPLEMENTAR Y ACTUALIZAR EL MANUAL DE LA

UNIDAD DE CORRESPONDENCIA

X X X X

TRAZABILIDAD DE LA UNIDAD DE CORRESPONDENCIA X X X X

CAMBIAR EL SELLO INDELEBLE POR SELLO SECO

TIPO STIKER PARA LA RADICACIÓN DE DOCUMENTOS

CON CÓDIGO QR

X X X X

ELABORAR, REVISAR, APROBAR, PUBLICAR

EIMPLEMENTAR EL PLAN DE TRANSFERENCIAS

DOCUMENTALES DEL HOMO

X X X

IMPLEMENTAR, EJECUTAR Y DAR TRAZABILIDAD

ALCICLO VITAL DEL DOCUMENTO X X X

ELABORAR ENCUESTA DE ESTUDIO UNIDAD

DOCUMENTAL A UNIDADES ADMINISTRATIVASX X X X


IMPLEMENTAR EL CUADRO DE CLASIFICACIÓN

DOCUMENTAL - CCD

X X X X


IMPLEMENTAR LA ACTUALIZACIÓN DE LAS TABLAS DE

RETECIÓN DOCUMENTAL - TRD DEL HOMO.

X X X X


IMPLEMENTAR Y ACTUALIZAR EL MANUAL DE TABLAS

DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

X X X



31



PRESENTAR Y CONVALIDAR LA ACTUALIZACIÓN DE

LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTALX X X

CAPACITAR Y/O SENSIBILIZAR LA APLICACIÓN TABLAS

DE RETENCIÓN DOCUMENTALX X

REALIZAR SEGUIMIENTO A LAS TRD Y ACTUALIZAR

CUANDO SE REQUIERAX X X

REALIZAR Y PUBLICAR LA POLITICA DE GESTIÓN

DOCUMENTAL DEL HOMOX X X

ELABORAR Y PUBLICAR EL NORMOGRAMA DEL HOMO X X X X


IMPLEMENTAR EL PROGRAMA DE GESTIÓN

DOCUMENTAL - PGD DEL HOMO

X X X X

HACER SEGUIMIENTO AL CUMPLIMIENTO DEL PGD Y

ACTUALIZAR CUANDO SE REQUIERAX X X


IMPLEMENTAR PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS -

PINAR DEL HOMO

X X X X

HACER SEGUIMIENTO AL CUMPLIMIENTO DEL PINAR Y

ACTUALIZAR CUANDO SE REQUIERAX X X

INTERVENIR LOS FONDOS ACUMULADOS DEL HOMO

(ADMINISTRATIVO Y CLINICO)X X X X

LEVANTAR INVENTARIO NATURAL X X X


IMPLEMENTAR LAS TABLAS DE VALORACIÓN

DOCUMENTAL - TVD DEL HOMO

X X X X



VALORACIÓN DOCUMENTAL

X X X

ELABORAR EL INVENTARIO DOCUMENTAL EN EL

FORMATO ÚNICO INVENTARIO DOCUMENTAL - FUID

DEL HOMO

X X X X

ELABORAR, REVISAR, APROBAR E IMPLEMENTAR

LOS PROGRAMAS ESPECÍFICOS ESTIPULADOS EN EL

MANUAL IMPLEMENTACIÓN PROGRAMA DE GESTIÓN

DOCUMENTAL

X X X X

ELABORAR EL BANCO TERMINOLÓGICOS DE TIPOS,

SERIES Y SUBSERIES DOCUMENTALES DEL HOMOX X X X

REALIZAR LAS TABLAS DE CONTROL, DERECHOS,

RESTRICCIÓN Y SEGURIDAD DE ACCESO PARA LOS

DOCUMENTOS DEL HOMO

X X X X


32



PRODUCCIÓN Son las actividades destinadas al estudio de los documentos en la forma de producción o ingreso, formato y estructura, finalidad, área competente para el trámite, proceso en que actúa y los resultados esperados para establecer y/o ajustar los procedimientos que permitan la estandarización. DESCRIPCIÓN. 1. Diseño, revisión y aprobación del procedimiento “Producción documental de la ESE

Hospital Mental de Antioquia-HOMO 2. Registro del procedimiento “Producción documental de la ESE Hospital Mental de

Antioquia-HOMO en el SIGC 3. Implementación del procedimiento “Producción documental de la ESE Hospital

Mental de Antioquia-HOMO


DISEÑAR Y NORMALIZAR PLANTILLAS, FORMATOS Y

DOCUMENTOS SIGUIENDO LOS LINEAMIENTOS DE LA

GUÍA TÉCNICA COLOMBIANA - GTC 185 DE 2009

X X X X

REGISTRAR LAS PLANTILLAS, FORMATOS Y

DOCUMENTOS DISEÑADOS SIGUIENDO LOS

LINEAMIENTOS DE LA GUÍA TÉCNICA COLOMBIANA -

GTC 185 DE 2009 EN EL SISTEMA INTEGRADO DE

GESTIÓN DE CALIDAD SIGC

X X X X

AUTOMATIZAR FORMATOS Y PLANTILLAS EN EL

SISTEMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS

ELECTRÓNICOS DE ARCHIVOS - SGDEA (SOFTWARE

XENCO ADVANCE Y SAIA) TENIENDO EN CUENTA LAS

CARACTERÍSTICAS DE CADA TIPO DOCUMENTAL

EXIGIDA POR LA NORMATIVIDAD VIGENTE

X X X X

GENERAR POLÍTICAS DE PRODUCCIÓN DOCUMENTAL

EN LOS SOFTWARE XENCO ADVANCE Y SAIA QUE

INCLUYA: PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO,

DOCUMENTOS EN SOPORTE ANÁLOGO, DIGITAL Y

ELECTRÓNICO.

X X X X

PRODUCIR LA INFORMACIÓN DE CADA UNA DE LAS

UNIDADES ADMINISTRATIVAS EN LOS SOFTWARE

XENCO ADVANCE Y SAIA

X X X X

ELABORAR LAS COMUNICACIONES OFICIALES DANDO

CUMPLIMIENTO AL ACUERDO 060 DE 2001X X X X

IMPLEMENTAR Y ADOPTAR LA UNIDAD DE

CORRESPONDENCIA EN EL HOMO PARA EL CONTROL

DE LA DOCUMENTACIÓN INTERNA Y ORIGEN EXTERNO

X X X X

REALIZAR CAMBIO EN EL SOPORTE PAPEL BOND POR

PAPEL ECOLÓGICOX X X

DESARROLLAR CAMPAÑAS PARA EL CUMPLIMIENTO

DE LA CIRCURLAR DIRECTIVA PRESIDENCIAL N° 04 DE

2012

X X X X

ELABORAR CERTIFICADOS CLÍNICOS MEDIANTE

PLANTILLAS ÚNICAS EN LA PÁGINA WEB DEL HOMOX X X X

CAPACITAR A LOS FUNCIONARIOS DEL HOMO PARA

LA PRODUCCIÓN DE LA INFORMACIÓN SIGUIENDO LOS

LINEAMIENTOS ESTIPULADOS EN EL MANUAL DE

TABLAS DE RETENCIÓN

X X X X



33



GESTIÓN Y TRÁMITE Es el conjunto de actuaciones necesarias para el registro, la vinculación a un trámite, la distribución incluidas las actuaciones o delegaciones, la descripción (metadatos), disponibilidad, recuperación y acceso para consulta de los documentos, el control y seguimiento a los trámites que surte el documento hasta la resolución de asuntos para realizar la trazabilidad de las comunicaciones oficiales producidas, recepcionadas, radicadas, destruidas y tramitadas en la E.S.E. Hospital Mental de Antioquia – HOMO. Comprende desde la recepción de la información externa e interna hasta la finalización de su trámite en el Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo – SGDEA (software SAIA), utilizando los registros de entrega de mensajería externa e interna adoptados por la unidad de correspondencia del HOMO, permitiendo evidenciar la entrega de la información en formato físico y electrónico. DESCRIPCIÓN 1. Diseño, revisión y aprobación del procedimiento de “Gestión y trámite documental”

de la E.S.E. Hospital Mental de Antioquia – HOMO 2. Registro del procedimiento “Gestión y trámite documental” en el Sistema Integrado

Gestión de Calidad SIGC del HOMO. 3. Implementación del procedimiento de “Gestión y trámite documental” de la E.S.E.

Hospital Mental de Antioquia – HOMO


34




COMUNICIONES EXTERNAS RECIBIDAS X X X X

RECEPCIONAR: LAS COMUNICACIONES OFICIALES

EXTERNAS SE RECEPCIONARÁN EN LA UNIDAD DE

CORRESPONDENCIA DEL HOMO, POR LA AUXILIAR

ADMINISTRATIVA DEL ÁREA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

DE FORMA PERSONAL, CORREO FÍSICO (EMPRESAS DE

MENSAJERÍA), CORREO ELECTRÓNICO

[email protected] O

[email protected] Y FAX.

X X X X

RADICAR DOCUMENTOS DE ENTRADA: RECEPCIONAR LA

COMUNICACIÓN OFICIAL EXTERNA, LA AUXILIAR

ADMINISTRATIVA DEL ÁREA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

INGRESARÁ AL SOFTWARE SAIA CON SU USUARIO Y

CLAVE DE ACCESO PERSONAL, UNA VEZ HABILITADO

SU USUARIO DIRIGIRSE AL MÓDULO 2 RADICACIÓN

X X X X

DISTRIBUIR: RADICAR Y ASIGNAR EN EL SOFTWARE

SAIA, EL RESPONSABLE DE RECIBIR Y TRAMITAR LA

COMUNICACIÓN OFICIAL EN LA UNIDAD DE

CORRESPONDENCIA DEBERÁ UBICAR LA

COMUNICACIÓN EN EL CUBÍCULO DEL CASILLERO

CORRESPONDIENTE ASIGNADADO A CADA UNIDAD

ADMINISTRATIVA DEL HOMO

X X X X

REGISTRAR LAS COMUNICACIONES OFCIALES RECBIDAS

EN EL FORMATO “SI - FR -17 REGISTRO ENTREGA DE

MENSAJERÍA INTERNA” Y DIRIGIRSE AL MÓDULO 2

RADICACIÓN EN EL SOFTWARE SAIA PARA DAR

CUMPLIMIENTO A LA DISTRIBUCIÓN Y ENTREGA DE LAS

COMUNICACIONES EXTERNAS RECIBIDAS MEDIANTE LA

MENSAJERÍA INTERNA A CADA UNA DE LAS UNIDADES

ADMINISTRATIVAS DEL HOMO

X X X X



35



ALISTAR DE LA DISTRIBUCIÓN DE LOS RECORRIDOS DE

MENSAJERÍA INTERNA Y UBICAR LAS COMUNICACIONES

OFICIALES EN LOS SOBRES DE CORRESPONDENCIA DE

COLOR VERDE O BLANCO (SOBRE VERDE PARA EL

RECORRIDO DE LA MAÑANA Y SOBRE BLANCO PARA EL

RECORRIDO DE LA TARDE) LOS CUALES SE

ECONTRARAN UBICADOS EN EL CUBÍCULO DEL

CASILLERO CORRESPONDIENTE ASIGNADADO A CADA

UNIDAD ADMINISTRATIVA DEL HOMO

X X X X

SE PROGRAMARÁ LA DISTRIBUCIÓN DE LOS

RECORRIDOS DE MENSAJERÍA INTERNA EN EL HOMO DE

LUNES A VIERNES EN EL SIGUIENTE HORARIO:

DISTRIBUCIÓN DEL RECORRIDO DE MENSAJERÍA

INTERNA EN LA MAÑANA ES A LAS 09:30 AM Y

DISTRIBUCIÓN DEL RECORRIDO DE MENSAJERÍA

INTERNA EN LA TARDE ES A LAS 02:30 PM.

X X X X

SE REVISARÁ LOS SOBRES DE CORRESPONDENCIA DE

COLOR VERDE O BLANCO CON EL FIN DE: A) VERIFICAR

QUE LA DOCUMENTACIÓN ENVIADA HAYA SIDO

RECIBIDA Y FIRMADA POR LA UNIDAD ADMINISTRATIVA

RESPONSABLE DEL TRÁMITE, B) QUÉ DOCUMENTACIÓN

HA SIDO ENVIADA DE UNA UNIDAD ADMINISTRATIVA A

OTRA C) CUALES DOCUMENTOS O EXPEDIENTES HAN

SIDO ENVIADOS AL ÁREA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

PARA SER ARCHIVADOS EN SU RESPECTIVA SERIE O

SUBSERIE DOCUMENTAL.

X X X X

VINCULAR EL SOPORTE DE ENTREGA DE LA

DISTRIBUCIÓN DE LOS RECORRIDOS DE MENSAJERÍA

INTERNA DE LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS

DIRIGIENDOSE AL MÓDULO 2 RADICACIÓN DEL

SOFTWARE SAIA

X X X X

TRÁMITAR: LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS DE LA

E.S.E. HOSPITAL MENTAL DE ANTIOQUIA – HOMO,

DEBERÁN DAR RESPUESTA POR EL SOFTWARE SAIA A

CADA UNA DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES

RECIBIDAS EN FORMATO ELECTRÓNICO Y FÍSICO.

X X X X


36




COMUNICIONES EXTERNAS ENVIADAS X X X X

PRODUCIR: LOS FUNCIONARIOS DE LA E.S.E. HOSPITAL

MENTAL DE ANTIOQUIA – HOMO, TIENE ASIGNADO UN

USUARIO Y CLAVE DE ACCESO SOLO PARA EL MÓDULO

1 MIS DOCUMENTOS EN EL SOFTWARE SAIA, PARA

PRODUCIR, RECEPCIONAR, ENVIAR Y EVIDENCIAR LA

TRAZABILIDAD DE LOS DOCUMENTOS GENERADOS Y

RECIBIDOS DE MANERA EXTERNA E INTERNA.

X X X X

RECEPCIONAR: LAS COMUNICACIONES OFICIALES

EXTERNAS ENVIADAS POR LOS FUNCIONARIOS DEL

HOMO SERAN RECEPCIONADAS AUTOMÁTICAMENTE EN

LA UNIDAD DE CORRESPONDENCIA DEL HOMO

MEDIANTE EL SOFTWARE SAIA

X X X X

EL FUNCIONARIO DEL ÁREA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

RESPONSABLE DE LA UNIDAD DE CORRESPONDENCIA

SERÁ EL ENCARGADO DE DESCARGAR E IMPRIMIR LA

COMUNICACIÓN

X X X X

RADICAR DOCUMENTOS DE SALIDA: CONFIRMADA LA

COMUNICACIÓN OFICIAL EXTERNA ENVIADA, EL

SOFTWARE SAIA AUTOMÁTICAMENTE ASIGNARÁ EL

NÚMERO CONSECUTIVO CORRESPONDIENTE DE FORMA

ASCENDENTE, ESTE CONSECUTIVO NUMÉRICO SERÁ

CONTINUO E INICIARÁ EN 0000 DESDE EL 01 DE ENERO

DE CADA AÑO

X X X X

DISTRIBUIR: CONFIRMADO, RADICADO Y

RECEPCIONADA LA COMUNICACIÓN OFICIAL EXTERNA

ENVIADA EN EL SOFTWARE SAIA, LA UNIDAD DE

CORRESPONDENCIA ES LA RESPONSABLE DE REALIZAR

EL DESCARGUE, IMPRESIÓN Y EMPAQUE DE LA

COMUNICACIÓN OFICIAL EXTERNA ENVIADA GENERADAS

POR LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS DEL HOMO Y LA

ÚNICA QUE REALIZARÁ ESTE PROCEDIMIENTO CON EL

FIN DE CENTRALIZAR Y NORMALIZAR LA DISTRIBUCIÓN

DE LA CORRESPONDENCIA EN EL HOMO

X X X X

REGISTRAR LAS COMUNICACIONES OFICIALES

RECBIDAS EN EL FORMATO “SI - FR -18 REGISTRO

ENTREGA DE MENSAJERÍA EXTERNA” Y DIRIGIRSE AL

MÓDULO 2 RADICACIÓN EN EL SOFTWARE SAIA PARA

DAR CUMPLIMIENTO A LA DISTRIBUCIÓN Y ENTREGA DE

LAS COMUNICACIONES OFICIALES EXTERNAS ENVIADAS

MEDIANTE EL MENSAJERO EXTERNO DEL HOMO O

CORREO FÍSICO (EMPRESA DE MENSAJERÍA)

X X X X

TRAMITAR: EL MENSAJERO EXTERNO O CORREO FÍSICO

(EMPRESA DE MENSAJERÍA) ENTREGARÁ LAS

COMUNICACIONES OFICIALES EXTERNAS ENVIADAS CON

SUS SOPORTES O ANEXOS A LOS DESTINATARIOS

CORRESPONDIENTES Y EL SOPORTE DE RECIBIDO O EL

REGISTRO ENTREGA DE MENSAJERÍA EXTERNA SERÁ

RECEPCIONADA EN LA UNIDAD DE CORRESPONDENCIA

COMO PRUEBA DE ENTREGA

X X X X



37




COMUNICIONES INTERNAS RECIBIDAS X X X X

RECEPCIONAR: LAS COMUNICACIONES INTERNAS

RECIBIDAS SE RECEPCIONARÁN AUTOMÁTICAMENTE

POR EL SOFTWARE SAIA, CADA VEZ QUE LOS

FUNCIONARIOS DE LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS SE

COMUNIQUEN ENTRE SÍ.

X X X X

RADICACIÓN DOCUMENTOS DE ENTRADA: SE

RECEPCIONARÁ LA COMUNICACIÓN INTERNA EN EL

BUZÓN DE LOS FUNCIONARIOS DEL HOMO EN EL

SOFTWARE SAIA Y AUTOMÁTICAMENTE SERÁ

ASIGNADO UN NÚMERO CONSECUTIVO ASCENDENTE A

LAS COMUNICACIONES INTERNAS

X X X X

DISTRIBUIR: EL SOFTWARE SAIA DISTRIBUIRÁ

AUTOMÁTICAMENTE LAS COMUNICONES INTERNAS

PERMITIENDO VISUALIZAR EN EL BUZÓN DE ENTRADA

DE LOS FUNCIONARIOS DE LAS UNIDADES

ADMINISTRATIVAS DEL HOMO QUE TENGAN RELACIÓN

CON SU RESPECTIVO TRÁMITE

X X X X

TRAMITAR: LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS DE LA



CADA UNA DE LAS COMUNICACIONES INTERNAS

RECIBIDAS EN FORMATO ELECTRÓNICO PARA DAR

CUMPLIMIENTO A SU TRAZABILIDAD

X X X X



38




COMUNICIONES INTERNAS ENVIADAS X X X X

PRODUCIR: LOS FUNCIONARIOS DE LA E.S.E. HOSPITAL

MENTAL DE ANTIOQUIA – HOMO, TIENE ASIGNADO UN

USUARIO Y CLAVE DE ACCESO SOLO PARA EL MÓDULO

1 MIS DOCUMENTOS EN EL SOFTWARE SAIA, PARA

PRODUCIR, RECEPCIONAR, ENVIAR Y EVIDENCIAR LA

TRAZABILIDAD DE LOS DOCUMENTOS GENERADOS Y

RECIBIDOS DE MANERA EXTERNA E INTERNA.

X X X X

RECEPCIONAR: LAS COMUNICACIONES INTERNAS

RECIBIDAS SERÁN RECEPCIONADAS

AUTOMÁTICAMENTE POR EL SOFTWARE SAIA, CADA

VEZ QUE LOS FUNCIONARIOS DE LAS UNIDADES

ADMINISTRATIVAS SE COMUNIQUEN ENTRE SÍ.

X X X X

RADICAR DOCUMENTOS DE SALIDA: CONFIRMADA LA

COMUNICACIÓN INTERNA POR LOS FUNCIONARIOS DEL

HOMO, EL SOFTWARE SAIA AUTOMÁTICAMENTE

ASIGNARÁ UN NÚMERO CONSECUTIVO ASCENDENTE A

LAS COMUNICACIONES INTERNAS

X X X X

DISTRIBUIR: EL SOFTWARE SAIA DISTRIBUIRÁ

AUTOMÁTICAMENTE LAS COMUNICONES INTERNAS

PERMITIENDO VISUALIZAR EN EL BUZÓN DE ENTRADA

DE LOS FUNCIONARIOS DE LAS UNIDADES

ADMINISTRATIVAS DEL HOMO QUE TENGAN RELACIÓN

CON SU RESPECTIVO TRÁMITE

X X X X

TRAMITAR: LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS DE LA



CADA UNA DE LAS COMUNICACIONES INTERNAS

RECIBIDAS EN FORMATO ELECTRÓNICO PARA DAR

CUMPLIMIENTO A SU TRAZABILIDAD

X X X X



39




ELABORAR E IMPLEMENTAR EL SOLICITUD DILIGENCIA

DE MENSAJERÍA EL SOFTWARE SAIAX X X

ELABORAR E IMPLEMENTAR LA SOLICITUD DE

CARPETAS Y/O DOCUMENTOS EN EL SOFTWARE SAIAX X X

SEGUIMIENTO Y CONTROL A LA TRAZABILIDAD DE LAS

COMUNICACIONES OFICIALESX X X X

SEGUIMIENTO, CONTROL Y DISPONIBILIDAD DE LOS

EXPEDIENTES EN EL CICLO VITAL DEL DOCUMENTOX X X X

SEGUIMIENTO, CONTROL Y AMPLIACIÓN DE CANALES DE

ATENCIÓN, DIFUSIÓN, ACCESO E INFORMACIÓN PARA

FACILITR LA CONSULTA DE LOS DOCUMENTOS DE

ARCHIVOS A LOS USUARIOS EXTERNO E INTERNOS

X X X X

ACTUALIZAR PERIODICAMENTE EL CONTENDIDO DE LA

PAGINA WEB DEL HOMO EN EL LINK ASIGNADO AL ÁREA

DE GESTIÓN DOCUMENTAL

X X X X

ACTUALIZAR EL CONTENDIDO DEL AUDIO INSTITUCIONAL

INDICANDO INFORMACIÓN RELACIONADA CON LA

PRESTACIÓN DE LOS SERVICIOS, CANALES Y HORARIOS

DE ATENCIÓN

X X X X



40



ORGANIZACIÓN El conjunto de operaciones técnicas para declarar el documento en el sistema de gestión documental, clasificarlo, ubicarlo en el nivel adecuado, ordenarlo y describirlo adecuadamente. DESCRIPCIÓN 1. Diseñar, revisar y aprobar el procedimiento de “Organización documental” de la

E.S.E. Hospital Mental de Antioquia – HOMO. 2. Registrar el procedimiento “Organización documental” en el Sistema Integrado

Gestión de Calidad SIGC del HOMO. 3. Implementar el procedimiento de “Organización documental” de la E.S.E. Hospital

Mental de Antioquia – HOMO con el fin de dar cumplimiento al Decreto 2609 de 2012. Artículo 9. Numeral d. “Gestión y trámite” y Decreto 1080 de 2015 Articulo 2.8.2.5.9. Numeral d. “Organización documental”.

4. La organización documental en la E.S.E. Hospital Mental de Antioquia – HOMO, dará cumplimiento a lo estipulado en el MANUAL DE TABLAS DE RETENCIÓN Y MANUAL DE TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL integrados al Sistema Integrado de Gestión de Calidad SIGC.


41




APLICAR TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL - TRD X X X X

CLASIFICAR EL ARCHIVOS DE GESTIÓN

(ADMINISTRATIVOS Y CLÍNICOS)X X X

ORDENAR EL ARCHIVOS DE GESTIÓN

(ADMINISTRATIVOS Y CLÍNICOS)X X X

RETIRAR MATERIAL ABRASIVO DE LAS SERIES Y

TIPOS DOCUMENTALES DE LAS UNIDADES


X X X

REALIZAR LIMPIEZA MECÁNICA A LAS SERIES Y TIPOS

DOCUMENTALES DE LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS

DEL HOMO

X X X

DESCRIBIR EL ARCHIVO DE GESTIÓN

(ADMINISTRATIVOS Y CLÍNICOS)X X X X

CLASIFICAR EL ARCHIVO CENTRAL (ADMINISTRATIVOS

Y CLÍNICOS)X X X

ORDENAR EL ARCHIVO CENTRAL (ADMINISTRATIVOS Y

CLÍNICOS)X X X

RETIRAR MATERIAL ABRASIVO DE LAS SERIES Y

TIPOS DOCUMENTALES DE LAS UNIDADES


X X X

REALIZAR LIMPIEZA MECÁNICA A LAS SERIES Y TIPOS

DOCUMENTALES DE LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS

DEL HOMO

X X X

DESCRIBIR EL ARCHIVO CENTRAL (ADMINISTRATIVOS

Y CLÍNICOS)X X X X

DIGITALIZAR EL ARCHIVO CENTRAL E HISTÓRICO DEL

HOMO EN EL SISTEMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS

ELECTRÓNICOS DE ARCHIVO - SGDEA (XENCO

ADVANCE Y SAIA)

X X X X

ELABORAR EL INVENTARIO NATURAL DEL FONDO

ACUMULADOX X X

REALIZAR SEGUIMIENTO AL MANUAL DE TABLAS DE

RETECIÓN DOCUMENTALX X X X

APLICAR TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL -

TVDX X X X

CLASIFICAR, ORDENAR Y DESCRIBIR EL FONDO

ACUMULADO DEL HOMOX X X

RETIRAR MATERIAL ABRASIVO DE LOS ASUNTOS O

SERIES DOCUMENTALES DEL FONDO ACUMULADOX X X

REALIZAR LIMPIEZA MECÁNICA DE LOS ASUNTOS O

SERIES DOCUMENTALES DEL FONDO ACUMULADOX X X

REALIZAR CAMBIO DE UNIDADES DE CONSERVACIÓN

A LOS ASUNTOS O SERIES DOCUMENTALES DEL

FONDO ACUMULADO

X X X

ELABORAR EL INVENATRIO DOCUMENTAL DEL CICLO

VITAL DEL DOCUMENTO (ARCHIVO DE GESTIÓN,

CENTRAL E HISTÓRICO) EN EL FORMATO ÚNICO

INVENTARIO DOCUMENTAL - FUID

X X X X

REALIZAR ASIGNATURA TOPOGRÁFICA A LOS

ARCHIVOS DURANTE LAS ETAPAS DEL CICLO VITAL

DEL DOCUMENTO (ARCHIVO DE GESTIÓN, CENTRAL E

HISTÓRICO)

X X X X



42



TRANSFERENCIA El conjunto de operaciones adoptadas por la entidad para transferir los documentos durante las fases de archivo, verificando la estructura, la validación del formato de generación, la migración, refreshing, emulación o conversión, los metadatos técnicos de formato, los metadatos de preservación y los metadatos descriptivos. DESCRIPCIÓN 1. Diseñar, revisar y aprobar el procedimiento de “Transferencia documental” de la

E.S.E. Hospital Mental de Antioquia – HOMO. 2. Registrar el procedimiento “Transferencia documental” en el Sistema Integrado

Gestión de Calidad SIGC del HOMO. 3. Implementar el procedimiento de “Transferencia documental” de la E.S.E. Hospital

Mental de Antioquia – HOMO con el fin de dar cumplimiento al Decreto 2609 de 2012. Artículo 9. Numeral e. “Transferencia documental” y Decreto 1080 de 2015 Articulo 2.8.2.5.9. Numeral e. “Transferencia documental”.


43





IMPLEMENTAR Y ACTUALIZAR EL PLAN DE

TRANSFERENCIAS ANUALES DEL HOMO

X X X X

GARANTIZAR EL CUMPLIMIENTO DEL PLAN DE

TRANSFERENCIASX X X X

ELABORAR Y PUBLICAR EL CRONOGRAMA DE

TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES DE LAS

UNIDADES ADMINISTRATIVAS DEL HOMO

X X X X

APLICAR LOS TIEMPOS ESTIPULADOS EN LAS TABLAS

DE RETENCIÓN DOCUMENTAL - TRD PARA EFECTUAR

LAS TRANSFERENCIAS PRIMARIAS Y SECUNDARIAS

X X X X

LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS DEL HOMO

PREPARARÁN LOS DOCUMENTOS FÍSICO Y

ELECTRÓNICOS A TRANSFERIR AL ÁREA DE GESTIÓN

DOCUMENTAL

X X X X

LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS DILIGENCIARÁN EL

FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL AL

MOMENTO DE REALIZAR LA TRANSFERENCIA

DOCUMENTAL

X X X X

LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS DILIGENCIARÁN EL

FORMATO DE ACTA DE ENTREGA AL MOMENTO DE

REALIZAR LA TRANSFERENCIA DOCUMENTAL

X X X X

EL ÁREA DE GESTIÓN DOCUMENTAL SERÁ LA

RESPONSABLE DE VERIFICACIÓN LA INFORMACIÓN

TRANSFERIDA

X X X X

GARANTIZAR QUE LAS UNIDADES DE CONSERVACIÓN

CUMPLAN CON LA PRESERVACIÓN Y CONSERVACIÓN

ESTABLECIDA POR LA LEGISLACIÓN ARCHIVÍSTICA

X X X X



44



DISPOSICIÓN DE DOCUMENTOS Es la selección de los documentos en cualquier etapa del archivo, con miras a su conservación temporal, permanente o a su eliminación, de acuerdo con lo establecido en las tablas de retención documental – TRD o en las tablas de valoración documental – TVD. DESCRIPCIÓN 1. Diseñar, revisar y aprobar el procedimiento de “Disposición de documentos” de la

E.S.E. Hospital Mental de Antioquia – HOMO. 2. Registrar el procedimiento “Disposición de documentos” en el Sistema Integrado

Gestión de Calidad SIGC del HOMO. 3. Implementar el procedimiento de “Disposición de documentos” de la E.S.E. Hospital

Mental de Antioquia – HOMO con el fin de dar cumplimiento al Decreto 2609 de 2012. Artículo 9. Numeral f. “Disposición de documentos” y Decreto 1080 de 2015 Articulo 2.8.2.5.9. Numeral f. “Disposición de documentos”.


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APLICAR TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL - TRD X X X X

APLICAR TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL -

TVDX X X X



ELIMINACIÓN DOCUMENTAL

X X X X

PROGRAMAR ACTIVIDADES PARA LA ELIMINACIÓN

DOCUMENTAL X X X X

REALIZAR EL INVENTARIO DE LA DOCUMENTACIÓN A

ELIMINAR QUE HA CUMPLIDO EL TIEMPO DE

RETENCIÓN

X X X X

PRESENTAR EL INVENTARIO DE LA DOCUMENTACIÓN

A ELIMINAR AL COMITÉ INTERNO DE ARCHIVO DEL

HOMO PARA SU APROBACIÓN

X X X X

PUBLICAR EL INVENTARIO DE LA DOCUMENTACIÓN A

ELIMINAR EN LA PÁGINA WEB DEL HOMO DURANTE 30

DÍAS HÁBILES

X X X X

ELIMINAR LA DOCUMENTACIÓN QUE HA CUMPLIDO EL

TIEMPO DE RETENCIÓN Y SERÁ LEGALIZADA CON UN

ACTA DE ELIMINACIÓN

X X X X

SELECCIONAR LA DOCUMENTACIÓN QUE A CUMPLIDO

EL TIEMPO DE RETENCIÓN QUE TIENEN VALORES

PARA LA CULTURA, CIENCIA, TECNOLOGIA E

INVESTIGACIÓN

X X X X



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PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO El conjunto de acciones y estándares aplicados a los documentos durante su gestión para garantizar su preservación en el tiempo, independientemente de su medio y forma de registro o almacenamiento. DESCRIPCIÓN 1. Diseñar, revisar y aprobar el procedimiento de “Preservación a largo plazo” de la

E.S.E. Hospital Mental de Antioquia – HOMO. 2. Registrar el procedimiento “Preservación a largo plazo” en el Sistema Integrado

Gestión de Calidad SIGC del HOMO. 3. Implementar el procedimiento de “Preservación a largo plazo” de la E.S.E. Hospital

Mental de Antioquia – HOMO con el fin de dar cumplimiento al Decreto 2609 de 2012. Artículo 9. Numeral g. “Preservación a largo plazo” y Decreto 1080 de 2015 Articulo 2.8.2.5.9. Numeral g. “Preservación a largo plazo”.




CONSERVACIÓN DOCUMENTAL

X X X X



PRESERVACIÓN DOCUMENTAL

X X X X

GARANTIZAR LA PRESERVACIÓN Y CONSERVACIÓN

DE LOS DOCUMENTOS SIN IMPORTAR EL SOPORTE

FÍSICO, DIGITAL Y ELECTRÓNICO

X X X X



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VALORACIÓN. El proceso permanente y continuo, que inicia desde la planificación de los documentos y por medio del cual se determinan sus valores primarios y secundarios, con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del archivo y determinan su destino final (eliminación o conservación temporal o definitiva). DESCRIPCIÓN 1. Diseñar, revisar y aprobar el procedimiento de “Valoración” de la E.S.E. Hospital

Mental de Antioquia – HOMO. 2. Registrar el procedimiento “Valoración” en el Sistema Integrado Gestión de Calidad

SIGC del HOMO. 3. Implementar el procedimiento de “Valoración” de la E.S.E. Hospital Mental de

Antioquia – HOMO con el fin de dar cumplimiento al Decreto 2609 de 2012. Artículo 9. Numeral h. “Valoración” y Decreto 1080 de 2015 Articulo 2.8.2.5.9. Numeral h. “Valoración”.


APLICAR LOS LINEAMIENTOS BÁSICOS PARA LA

VALORACIÓN DE LOS DOCUMENTOS PRODUCIDOS O

RECIBIDOS DEL HOMO

X X X X

ESTABLECER LOS LINEAMIENTOS PARA EVALUAR LA

AUTENTICIDAD E INTEGRIDAD DE DOCUMENTOS

FÍSICOS, DIGITALES Y ELCTRÓNICOS

X X X X



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FASES DE IMPLEMENTACIÓN DEL PGD Para la implementación del Programa de Gestión Documental se aplicará el ciclo PHVA (Planea, Hacer, Verificar y Actuar) con el fin de brindar mejora continua a la Gestión Documental de la E.S.E. Hospital Mental de Antioquia – HOMO.


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PROGRAMAS ESPECÍFICOS

PROGRAMA DE NORMALIZACIÓN DE FORMAS Y FORMULARIOS ELECTRÓNICOS PROPÓSITO

Normalizar la creación de formas, formatos y formularios electrónicos a fin de establecer la estructura, autenticidad y tipología para facilitar su identificación, clasificación, descripción, trámite e integración en la tablas de retención documental –TRD. DESCRIPCIÓN

Realización del análisis de la producción documental específicamente los formatos y plantillas para automatizarlos y producirlos electrónicamente.

Definición de los atributos y características necesarios para su producción e inclusión de los mismos en las tablas de retención documental - TRD.

Elaboración de los bancos terminológicos de tipos, series y subseries documentales del HOMO.

Definición y descripción del el esquema de metadatos.

Establecimiento del Modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos.

Automatización de formatos.


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PROGRAMA DE DOCUMENTOS VITALES O ESENCIALES (ASOCIADOS AL PLAN DE RIESGO OPERATIVO DE LA ENTIDAD EN CASO DE EMERGENCIA) PROPÓSITO Elaborar e implementar el programa de documentos vitales o esenciales con el fin de Identificar, seleccionar, evaluar y proteger los documentos principales que ante una eventual emergencia y/o perdida se pueda garantizar la continuidad de la actividades que soportan los procesos misionales del HOMO. DESCRIPCIÓN

Actualización de Plan de Continuidad de Negocio.

Análisis de los riesgos.

Identificación de los documentos vitales de los procesos considerados como críticos.

Elaboración de la guía de recuperación de documentos.

Asignación del responsable de su administración.

Socialización del programa de documentos vitales o esenciales, implementarlo y evaluar su aplicabilidad, hacer los ajustes necesarios a fin de mantenerlo en el tiempo.

PROGRAMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS PROPÓSITO

Elaborar e implementar el programa de gestión de documentos electrónicos fundamentado en la política de cero papel, gobierno en línea y los lineamientos dados por el Archivo General de la Nación, describiendo los elementos esenciales para su gestión, que garanticen su valor de evidencia a lo largo del ciclo de vida, incluye los expedientes mixtos (híbridos), digitales y electrónicos. DESCRIPCIÓN


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Adopción del modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos del hospital, según el Decreto 1080 de 2015, Artículo 2.8.2.6.3, Acuerdo 003 de 2015 Archivo General de la Nación.

Identificación de los documentos electrónicos que actualmente genera los Sistemas de Información del HOMO y documentar los métodos para preservarlos.

Definición de los controles de acceso, los métodos de protección, almacenamiento y preservación.

Elaboración de la guía de recuperación de documentos electrónicos.

Verificación del Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo - SGDEA (XENCO ADVANCE Y SAIA) que el HOMO posee integre los soportes especiales entre los que se encuentran: gráficos, fotográficos, sonoros, audiovisuales, orales. Socializar el Programa de gestión de documentos electrónicos.

PROGRAMA DE REPROGRAFÍA (INCLUYE LOS SISTEMAS DE FOTOCOPIADO, IMPRESIÓN, DIGITALIZACIÓN Y MICROFILMACIÓN) PROPÓSITO Elaborar e implementar el programa de reprografía a fin de implementar estrategias para la conservación e integración de los documentos de archivo específicamente los que se encuentran en soporte papel que ameritan un trato especial y garantizar su unidad e integridad con los soportes electrónicos. DESCRIPCIÓN

Elaboración del Programa de reprografía acorde a los parámetros establecidos por la normatividad y legislación archivística vigente.

Adopción de los lineamientos para la digitalización, dados por el Archivo General de la Nación a través de la normatividad, guías y protocolos.

Identificación de las series que por su valor requieren ser digitalizadas y/o microfilmadas.


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Levantar inventario de los equipos de reprografía existente en la institución (escáner, fotocopiadoras etc.).

Establecer roles respecto al servicio de reprografía.

Intervención de los fondos acumulados, el Archivo central y los documentos estén técnicamente organizados se realizará los requerimientos de los equipos de reprografía.

Elaboración del cronograma de trabajo para su implementación.

PROGRAMA DE DOCUMENTOS ESPECIALES (GRÁFICOS, SONOROS, AUDIOVISUALES, ORALES, DE COMUNIDADES INDÍGENAS O AFRODESCENDIENTES, ETC.) PROPÓSITO Establecer el conjunto de operaciones técnicas para la organización, conservación, consulta y difusión de los documentos especiales. DESCRIPCIÓN

Elaboración del Programa de Documentos Especiales acorde a los parámetros establecidos.

Actualización del Plan de Continuidad de Negocio.

Análisis de los riesgos.

Identificación de los documentos vitales de los procesos considerados como críticos.

Velar porque el Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivos - SGDEA (XENCO ADVANCE Y SAIA) que el HOMO posee integre a los demás sistemas de Gestión de Documentos Electrónicos e igualmente incorporar los soportes especiales entre los que se encuentran: gráficos, fotográficos, sonoros, audiovisuales, orales.


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Elaboración del cronograma de trabajo para su implementación. CAPACITACIÓN

PROPÓSITO Brindar capacitación en temas relacionados con el programa de gestión documental, administración de archivos y temas relacionados la aplicación de instrumentos archivísticos en el HOMO.

DESCRIPCIÓN

Disposición de los recursos necesarios para la formación básica y avanzada en gestión documental para el personal involucrado directamente en este proceso.

Realización de alianzas con entidades especializadas en la formación técnica en organización de archivos.

Sensibilización del personal sobre el valor de los documentos.

Difundir a todo nivel la importancia de la gestión documental.

Impartir conocimientos teóricos prácticos en temas archivísticos al personal que tenga algún tipo de responsabilidad en la gestión documental.

Divulgación de los documentos establecidos para el desarrollo de la gestión documental.

Capacitación en el tema de aplicación de Tablas de Retención Documental.

Realización de la referenciación a entidades públicas que cumplan con la normatividad y legislación archivística.

PROGRAMA DE AUDITORÍA Y CONTROL PROPÓSITO


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Para verificar que el HOMO cumpla de forma eficaz y eficiente con las actividades planteadas en el Programa de Gestión Documental – PGD, la oficina de Control Interno en coordinación con el Área de Gestión Documental establecerá las acciones necesarias a fin de monitorear su aplicación.

DESCRIPCIÓN

Fortalecimiento de la cultura del autocontrol y evaluación de los procedimientos archivísticos

Establecimiento del cronograma de auditoría de aplicación de: los instrumentos archivísticos.

Elaboración del cronograma de seguimiento a los planes de mejora estipulados por cada área, como producto de las auditorías a la gestión documental.

Actualización del mapa de riesgos a los que está sometida la gestión documental.

ARMONIZACIÓN CON LOS PLANES Y SISTEMAS DE GESTIÓN DE LA ENTIDAD El Programa de Gestión Documental- PGD, se articula con los siguientes planes:

Plan de desarrollo

Plan Anual de Compras

Plan Institucional de Archivos- PINAR

Seguridad y Salud en el Trabajo

Sistema Integrado Gestión de la Calidad SIGC


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ANEXOS

Diagnóstico de la gestión documental del HOMO

Cronograma de implementación

Mapa de proceso

Recursos para su implementación


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TABLA DE CAMBIOS

VERSIÓN NUMERAL DESCRIPCIÓN MOTIVO

Primera

TABLA DE REVISIÓN Y APROBACIÓN

PROYECTÓ REVISÓ APROBÓ VIGENCIA

CARGO

Técnico Administrativo

Gestión Documental

Profesional especializado de

calidad

Gerente (e)

NOMBRE Yeison Cifuentes Liliana Morales Z Paulo Gutiérrez Muñoz

FIRMA

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