Programa de contabilidad para asociaciones sin ánimo de lucro y ...

Contabilidad

Para asociaciones y fundaciones

Programas de gestión de entidades no lucrativas

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Índice

0.- Características y objetivos ................................................................. 3

1.- Contabilidad analítica y presupuestaria .............................................. 4

2.- Gestión analítica y de centros de coste .............................................. 5

2.1.- Asientos predefinidos ....................................................................... 6

2.2.- Gestión de asientos .......................................................................... 6

2.3.- Múltiples listados de extractos de apuntes .......................................... 6

2.4.- Conciliación de cuentas .................................................................... 7

2.5.- Listados de Sumas y saldos .............................................................. 8

2.6.- Balances ......................................................................................... 8

2.7.- Facturas Emitidas y Recibidas ........................................................... 9

2.8.- Previsiones de cobro y pago ............................................................. 10

2.9.- Presupuestos ................................................................................. 11

2.10.- Cierres y aperturas ....................................................................... 12

3.- Otras utilidades ................................................................................. 12

Este documento sólo recoge algunas de las características del

programa. Para conocerlas todas, descargad gratuitamente la

versión demo desde www.suport.org.

http://www.suport.org/


0.- Características y objetivos

El programa de Contabilidad tiene como objetivo principal optimizar y agilizar la

gestión económica de la entidad.

Cada vez es más necesario llevar un control efectivo de los recursos para poder

obtener más fuentes de financiamiento y poder, así, ampliar y mejorar nuestros proyectos y6

actividades.

El programa de Contabilidad está especialmente pensado y diseñado para entidades

sin ánimo de lucro, con una introducción de datos sencilla y una amplia gama de listados que

proporcionan informaciones económicas fundamentales para la rendición de cuentas y la

planificación.

Listados del Diario, Mayor, Balances, Cuentas, Explotación, Registro de IVA,...

Control de Centros de Coste

Módulos de Facturación específicos

Control de Cobros y Pagos

Previsiones de Tesorería

Conciliaciones bancarias manuales y automáticas.

Elaboración de presupuestos con desglose mensual y por Centros de Coste.

Análisis de desviaciones presupuestarias.

Consolidación y fusión de entidades automática

Conectividad total con otros programas de SUPORT

Datos exportables a Microsoft Office (Word, Excel, Acces)


1.- Contabilidad analítica y presupuestaria

El programa de Contabilidad es una aplicación multientidad, analítica y

presupuestaria, destino de la información de otros módulos tales como Facturación, Gestión

de Socios, etc.

Por su carácter modular y definición de restricciones de accesos a opciones según los

usuarios, se permite acotar las opciones operativas. Está implementado en tres idiomas:

castellano, catalán y francés.

El programa permite:

Creación de tantas entidades

como se necesite.

Duplicar entidades

Extraer resultados a nivel de

balances consolidados entre

distintas entidades

Limitar el acceso selectivo en

función de usuarios.

Además, para cada entidad es seleccionable el mes de inicio. Por ejemplo:

Enero a Diciembre (tipo de ejercicio normal)

Septiembre a Agosto (tipo de ejercicio escolar)

Permite tener varios ejercicios en línea. Puede estar entrando asientos de diciembre

del 2007 y de enero del 2008, o bien emitir un listado de una cuenta de proveedor desde el

año 2000 hasta el 2005, comparar balances de dos años, etc.

También permite abrir y cerrar ejercicios cuando se desee, por ejemplo cerrar el

ejercicio 2008 en mayo del 2009, volver a abrir, modificar, y volver a cerrar en Junio. El

programa permite borrar Ejercicios muy antiguos guardándolos en históricos que se

comportan como otras Entidades de la Contabilidad.

Para cada entidad puede definirse sus propios modelos de balances (situación,

cuenta de explotación, variación del capital circulante, cuadro de financiación…).


Permite definir la exención del IVA o definir prorratas de IVA para las facturas

recibidas de proveedores.

Los niveles del código de las cuentas contables son definibles para cada entidad. Por

ejemplo la entidad A trabaja con cuatro niveles y 8 dígitos de trabajo (cuentas: 4, 43, 430 y

43000001) y la B trabaja con cinco niveles y 9 dígitos de trabajo (cuentas: 4, 43, 430, 4300

y 430000001).

2.- Gestión analítica y de centros de coste

La aplicación de centros de coste permite múltiples selecciones en listados de

extractos de apuntes, al confeccionar balances, en el control de efectos de cobro y pago, en

las comparativas de presupuestos, etc.

Se pueden definir a nivel directo o indirecto. Por ejemplo: se puede indicar

directamente cargo de Teléfono al departamento A o indirectamente cargo de teléfono de

50% al departamento A, 30% al departamento B y 20% al departamento C, en un único

apunte.


2.1.- Asientos predefinidos

Tan sencillo como marcar como predefinido un asiento mientras se introduce,

indicando su concepto (Nóminas, Amortizaciones, etc.). Posteriormente se podrá seleccionar

para proponerlo automáticamente con diferentes características (fechas, cuentas, textos,…).

2.2.- Gestión de asientos

La introducción manual de asientos es muy sencilla, permitiendo desde la misma

pantalla dar de alta, modificar y borrar asientos, dar de alta facturas, hacer cobros y pagos

de efectos, consultar cuentas de mayor, etc.

La entrada de asientos puede ser directa a los libros de mayor/diario, o diferida,

guardándose primero en bolsas temporales, y tras su verificación se actualizan

automáticamente.

2.3.- Múltiples listados de extractos de apuntes

Diferentes listados del mayor y del diario.

Listados por Nº de asiento o por Nº documento.

Listados por centros de coste, tanto a nivel directo como indirecto.

Selectivos entre fechas, cuentas, centros de coste, conceptos contables, consolidados

de empresas, etc.


La opción “Apuntes” se utiliza para consultar el archivo de apuntes y buscar por

contenidos de texto (concepto), o por importes, por Nºs de documentos, poder

ordenar y filtrar por diferentes conceptos (cuentas, conceptos, importes, …).

Listado oficial del diario resumido por meses.

2.4.- Conciliación de cuentas

Posibilidad de "marcar" apuntes de unas cuentas determinadas, de una forma

sencilla, con el fin de extraer listados de comprobación de que todos han sido revisados,

entre unas fechas determinadas (mediante cuadre de saldo de la cuenta a un día). La

entrada de Asientos avisa si se intenta modificar un Apunte marcado.


La Conciliación también se puede realizar semiautomáticamente capturando los

archivos de Extractos Bancarios del banco (en Norma Bancaria 43) y comparando con los

Apuntes existentes en la Contabilidad.

2.5.- Listados de Sumas y saldos

Seleccionando por cualquiera de los 5 niveles posibles y eligiendo si se desean

subtotales por niveles superiores. Tres listados:

Para un mes determinado, saldo inicial, actual y final

Mes a Mes, saldo inicial anual, importe mes a mes

Mes a Mes, saldo inicial anual, importe acumulando meses

Múltiples condiciones de

selección, como fechas, cuentas,

posibilidad de definir resumidos

grupos a 3 dígitos, se pueden

solicitar con subtotales por

niveles, en diferente moneda

(contravalor en pesetas),

definición de márgenes para la

encuadernación, etc.

2.6.- Balances

De situación, explotación, real-estimado, capital circulante, cuadro de financiación,

comparativas de resultados por centros de coste. Además se puede seleccionar que

aparezcan el año actual y el anterior o bien solo el actual.

Selectivos por centros de coste, que salgan cuentas o acumulados, dejando margen para encuadernación, etc.

Permite consolidación de

entidades.


2.7.- Facturas Emitidas y Recibidas

Sistema cómodo y fácil de introducir las facturas, proponiendo el programa

automáticamente las cuentas de contrapartida (gastos, ingresos, IRPF, IVA, tesorería) según

las series de numeración o datos fiscales de los clientes y proveedores, pero pudiendo

cambiarlas el usuario, y los centros de coste.

Creación de los asientos automáticos.

Listados oficiales trimestrales de IVA, fichero para el 347.

Creación de vencimientos automática según condiciones de cobro/pago de los

clientes/proveedores, modificables. Creando asientos automáticos de cobros o pagos

al contado.


Posibilidad de impresión a hoja completa, de los datos de una factura, Cliente /

Proveedor, nº de asiento donde se registró, importes, contrapartidas y vencimientos.

Útil para graparlo con la factura real.

Posibilidad de empresas exentas de IVA, definidas con aplicación de porcentaje de

prorratas de IVA, asignación automática de cuentas de gastos según prorrata….

2.8.- Previsiones de cobro y pago

Los efectos generados por las facturas emitidas y recibidas tienen una gestión

completa con múltiples listados como extractos de pendientes por cuenta de

cliente/proveedor, por fechas, por cuentas de tesorería, etc.

Flujos de tesorería a diferentes niveles de cuentas y periodos (día a día, semanal,

mensual, anual).

En un solo archivo, se almacenan:

Previsiones de Cobros (vencimientos de Facturas Emitidas)

Previsiones de Pagos (vencimientos de Facturas Recibidas)

Previsiones Presupuestarias (Cuentas Presupuestarias)

Previsiones Generales (Gastos/Ingresos, alquileres, nóminas).


Todos ellos son traspasables a Contabilidad. Cobros, Pagos y Previsiones Generales

se podrán agrupar en Grupos de Previsiones con el fin de extraer listados.

Creación de asientos automáticos al indicar la fecha de cobro o pago.

Impresión de documentos de pago (talones, pagarés, letras y las cartas de pago).

Órdenes de pago por soporte magnético (Norma 34), para los efectos de

proveedores, nóminas, alquileres, abonos, etc.

Control de efectos presentados pendientes de vencimiento.

2.9.- Presupuestos

El programa permite definir y comparar presupuestos a nivel de Cuenta

presupuestaria o a nivel de Centros de Coste. Las Cuentas Presupuestarias se engloban en

Grupos Presupuestarios, con el fin de seleccionar y emitir listados totalizando por dichos

grupos.

Existen listados y consultas de desviaciones, mes a mes o por periodos a seleccionar.

Las comparaciones se establecen a nivel de Debe, Haber o Saldo según la selección en cada

cuenta.

Fácil introducción pudiendo seleccionar importes mes a mes o dejando que el

programa prorratee totales anuales.

Dentro de un mismo ejercicio se permiten hacer diferentes revisiones de

presupuestos. Todos los listados se podrán emitir referenciados a una Revisión determinada.


El programa incorpora procesos para copiar presupuestos a otro ejercicio

incrementando con porcentajes según los grupos presupuestarios. También permite copiar

presupuestos con diferente centro de coste. Otro proceso permite crear un presupuesto a

partir del contabilizado del año anterior, etc.

2.10.- Cierres y aperturas

El programa permite abrir ejercicios anteriores y volver a cerrarlos cuando se desee.

También dispone de un cierre parcial, a mitad de ejercicio, que evita que los usuarios

puedan modificar datos anteriores a una fecha.

3.- Otras utilidades

Proceso de cambio de cuentas entre fechas, para poder sustituir un código de cuenta por

otro, de forma automática, en un intervalo de fechas. Otro proceso permite el cambio

masivo de centros de coste, también en un intervalo de fechas.

Ampliar o reducir dígitos de cuentas, con el fin de cambiar la definición de dígitos de

trabajo de una empresa. Por ejemplo pasar de 8 dígitos a 9 dígitos.

Renumeración física de numeración de asientos, para eliminar los huecos de asientos

eliminados.

Capturar asientos de otra empresa, incluso se puede capturar todo un ejercicio

cambiando de mes de inicio (se septiembre a enero por ejemplo).

Etiquetas de datos fiscales para confeccionar mailings.

Definición de los modelos de balances de situación, explotación, cuadro de financiación y

capital circulante. Se pueden crear tantos como se deseen, incluso traspasarlos de una

empresa a otras.

Definición de cuadres y ejecución de diferencias, donde podrán definir que la suma de

unas cuentas tiene que ser igual a la suma de otras, en caso contrario el programa avisa.

Guiones para confeccionar memorias para empresas, para entidades sin afán de lucro,

para fundaciones y para federaciones deportivas.


El manual está incluido en el propio programa y es sensible al contexto. Es decir,

estando situados en una opción de menú o en un dato de entrada, pulsado la tecla F1 el

programa explicará que se puede hacer en ese caso. Pulsando de nuevo F1 la Ayuda

aparecerá el índice.

Desde el índice de la ayuda el usuario podrá imprimirse el manual por capítulos, en

cualquier tipo de impresora.

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