PROGRAMA DE AUDITORIA CAJA Y BANCOS

OBJETIVO:Determinar si:1. El efectivo en caja se maneja sobre la base de fondo fijo con un individuo responsable del mismo y esta separado de otros fondos.2. Las responsabilidades de los fondos de caja, están separadas de las funcionesde ingreso y egresos y de las cuentas por cobrar.3. Los desembolsos están soportados por comprobantes aprobados previamente, prenumerados y con la debida identificación fiscal del beneficiario.4. Se realizan controles frecuentes a los fondos de caja

PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA DE CAJA Y BANCOS

1.Obtener conciliaciones de cuentas bancarias a la fecha delbalance general para verificar su detalle.

2. Investigue los cheques pendientes de cobro en la fecha dela revisión anterior cuya documentación no fue verificada.

3. Obtenga directamente de los bancos los extractos bancarios correspondientes al mes de la revisión interina y crúcelos con el saldo a fin del mes anterior, según reconciliación bancaria.

4. Compare todas las partidas debito indicadas en el extractobancario, contra el libro auxiliar del banco y partidas pendientes en la reconciliación anterior.

5. Examine todas las notas debito y crédito de los periodos derevisión y compruebe que dichos cargos o abonos se han imputado correctamente en las cuentas respectivas, o que estén en la reconciliación.

"PROGRAMA DE AUDITORÍA DE CUENTAS POR COBRAR"

AUDITORÍA Y CONTROL INTERNO

Las cuentas por cobrar representan los activos adquiridos por la empresa a través de letras, pagarés u otros documentos por cobrar proveniente de las operaciones comerciales de ventas de bienes o servicios y también no provenientes de ventas de bienes o servicios.

Por lo tanto, la empresa debe registrar de una manera adecuada Todos los movimientos referidos a estos documentos, ya que contituyen parte de su activo, y sobre todo debe controlar que éstos no pierdan su formalidad para convertirse en dinero.

De ahí la importancia de controlar y de auditar las “Cuentas por Cobrar”

El auditor financiero establece los objetivos y procedimientos para realizar el examen previsto en la planeación de la auditoría a estas cuentas.

Mostraremos un programa para auditar las “Cuentas por Cobrar”, tomando en cuenta los objetivos básicos de esta auditoría.

OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA DE CUENTAS POR COBRAR:

Comprobar si las cuentas por cobrar son auténticas y si tienen origen en operaciones de ventas.

Comprobar si los valores registrados son realizables en forma efectiva (cobrables en pesos).

Comprobar si estos valores corresponden a transacciones ysi no existen devoluciones descuentos o cualquier otro elemento que deba considerarse.

Comprobar si hay una valuación permanente –respecto de intereses y reajustes- del monto de las cuentas por cobrar para efectos del balance.

Verificar la existencia de deudores incobrables y su método de cálculo contable.

Los procedimientos de auditoría utilizados dependerán entre otros de los siguientes puntos:

Conocimiento del negocio y del sector donde esté incluido.

Conclusiones obtenidas sobre el control interno. Revisión de los procedimientos de contabilidad. Importancia relativa de los saldos respecto del total.

PROCEDIMIENTOS DE LA AUDITORIA DE CUENTAS PORCOBRAR:

1. Verificar físicamente junto con la persona responsable de las cuentas por cobrar los documentos que respalden los documentos por cobrar.

2. Comprobar físicamente la existencia de títulos, cheques, letras y documentos por cobrar e investigar cualquier irregularidad.

3. Comprobar físicamente la existencia de títulos en empresas relacionadas.

La mejor evidencia obtenida de los saldos deudores es la directa. El auditor pedirá a la empresa que redacte cartas (circularización) a los deudores que estime, según su criterio profesional, para poder obtener evidencia suficiente sobre los deudores.

El total de saldos que debe contemplar el auditor para circularizar, estará formado por los saldos de los deudores; clientes, efectos comerciales a cobrar; efectos comerciales descontados y otros saldos.

Las circularizaciones enviadas por el auditor, estarán en función de los resultados obtenidos en el control interno.

No es habitual utilizar la circularización para saldos deudores en los siguientes casos:

Cuando los clientes sean siempre de pequeñas cuantías (clientes de centros comerciales, entidades bancarias, etc.).

Cuando exista un departamento de auditoría interna en la empresa y se realicen las circularizaciones de forma habitual utilizando, a criterio del auditor, procedimientos razonables.

En las empresas que cobran habitualmente al contado, en las que el saldo de los clientes sea muy pequeño.

Así mismo el auditor debe determinar los saldos de cuentas a cobrar a aquellos que va a circularizar; entre los que figurarán:

Los que correspondan a productos o servicios en los que se detectaron problemas en el control interno.

Clientes con saldo acreedor. Clientes que tengan movimientos extraños en las cuentas.

Clientes con mayor saldo.

Aquellos seleccionados por el auditor según su criterio profesional.

Las cartas de circularización tiene que prepararlas la empresa, pero deben ser supervisadas y enviadas por el auditor, y la respuesta ha de recibirla él mismo.

Existen dos tipos de circularizaciones

Positiva. El destinatario debe contestar; es decir, ha de responder si está conforme o disconforme con el saldo.

Negativa. Del destinatario se solicita saldo y composición. Normalmente este tipo no se utiliza.

En la carta de circularización se debe pedir confirmación del saldo; es decir, al cliente se le indica el importe que debe según los libros de la empresa y él tiene que dar o no su conformidad con el mismo.

Si no se recibe contestación después de varias circularizaciones, como mínimo dos, el auditor debe utilizar procedimientos alternativos; por ejemplo, comprobar los cobros en los extractos bancarios, revisar facturas, verificar las órdenes de venta, albaranes, etc.

Las diferencias que surjan de las circularizaciones, se presentarán a la empresa para su conciliación, siendo verificadas posteriormente por el auditor.

La fecha para circularizar será al cierre del ejercicio, o en días anteriores. Si se realiza en estas fechas el auditor debe, por medio de procedimientos alternativos, verificar los movimientos de estas cuentas desde el momento de circularización hasta el cierre.

4. Comparar el resultado de la comprobación física con el mayor de Inversiones en Empresas Relacionadas.

5. Verificar con los estados financieros de las empresas relacionadas si el monto de las utilidades a repartir corresponde a los documentos por cobrar a empresas relacionadas.

PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA A INVERSIONES FINANCIERAS

1. Verificar la autorización y propiedad por medio de la técnica de indagación que las inversiones realizadas hayan sido debidamente autorizadas por el gerente financiero.

2. Obtener comprobación por escrito de las entidades involucradas en las respectivas inversiones realizadas.

3. Realizar una revisión analítica de los Estados Financieros para confirmar que la totalidad de las inversiones están contenidas en ellos.

4. Verificar si la base de evaluación se aplica consistentemente, de acuerdo con la política aprobada por el consejo de dirección

5. A través de la técnica de reprocesamiento de transacciones verificar que están registradas correctamente.

7. Evaluar el corte de documentos para determinar si las inversiones están valuadas correctamente.

8. Comprobar que todos los movimientos en materia de inversiones estén reflejados en los Estados Financieros.

9. Verificar que los intereses, dividendos y demás a que hayan dado lugar las inversiones se registren de forma clara y en concordancia con los PCGA

10. Si alguna de las inversiones ha sido vendida, verificar que el precio de dicha transacción haya sido autorizado por la Junta Directiva

PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA A GASTOS ANTICIPADOS

Los Principales Procedimientos de auditoría son los siguientes:

a) Verifique el cumplimiento, confiabilidad y suficiencia del control interno;

b) Prepare una cédula sumaria que muestre la composición de los saldos al inicio y al cierre del ejercicio objeto del examen, así como los movimientos ocurridos durante el período;

c) Seleccione las partidas más importantes de la cédula del punto anterior y prepare un análisis de su movimiento, revisando los cargos con los documentos originales;

d) Obtener y revisar los resúmenes de cambios habidos durante el período objeto de revisión;

e) Los resúmenes deben indicar el saldo inicial de los gastos anticipados, las adiciones durante

el año, los cargos a gastos y el saldo final;

f) Verifique los documentos originales que amparen los pagos y compruebe su autorización;

g) Cuando sea aplicable confirme directamente con terceras personas la información sobre el importe, vigencia y demás características del gasto pagado por anticipado;

h) Examinar las cuentas de gastos para determinar si los cargos directos por concepto de dichos gastos se han tratado en forma adecuada y si traerán beneficios en el ejercicio siguiente de que se hayan tratado como gastos anticipados.

i) Obtener un detalle de las pólizas de seguros que están vigentes a la fecha de la revisión y de aquellas que se cancelaron durante el período para su respectivo análisis;

j) Inspeccionar o confirmar las pólizas de seguros, en relación a cobertura, beneficiarios y evidencia de gravámenes sobre propiedades. Se debe tomar en consideración la suficiencia de la cobertura;

k) Obtenga los contratos de alquileres y verifique si están autorizados;

l) En relación con los anticipos por gastos de viajes, asegúrese de que han sido liquidados a la fecha del balance y hayan sido contabilizados; es decir, que hayan afectado los gastos del ejercicio objeto de examen;

m) Verifique los cálculos de la amortizaciones durante el período y si corresponden a los servicios devengados o recibidos o a los artículos consumidos.

PROGRAMA DE AUDITORÍA DE INMUEBLE MAQUINARIA Y EQUIPO

Este componente representa los activos tangibles adquiridos, construidos con la

intención de emplearlos en forma permanente, para la producción o suministro de

otros bienes y servicios, para arrendarlos, o para usarlos en la administración del ente

económico, que no están destinados para la venta en el curso normal de los negocios y

cuya vida útil excede de un año.

El valor de estos activos incluye todas las erogaciones y cargos necesarios hasta colocarlos en condiciones de utilización, tales como los de ingeniería, supervisión, impuestos, intereses, etc.

Este valor debe incrementarse con el de las adiciones, mejoras y reparaciones, que aumenten significativamente la cantidad o calidad de la producción o la vida útil del activo.

PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO

1. Verificar la existencia y aplicación de una política para el manejo de la propiedad, planta y equipo.

2. Determinar la eficiencia de la política para el manejo de Propiedad, planta y equipo.

3. Verificar que los soportes de la Propiedad planta y equipo, se encuentren en orden y de acuerdo a las disposiciones legales.

4. Observar si los movimientos en las cuentas de activos fijos se registran adecuadamente.

5. Revisar que exista un completo sistema de control de los activos fijos, actualizado y adecuado a las condiciones de la compañía.

6. Comprobar que las modificaciones en la propiedad, planta y equipo sean correctamente autorizadas.

7. Realizar conteos físicos de la propiedad, planta y equipo existentes periódicamente.

8. Verificar que los activos fijos estén adecuadamente asegurados.

9. Comprobar que el estado de los activos fijos sea el óptimo y que las medidas de seguridad se apliquen correctamente.

10. Verificar que los ajustes a los activos por concepto de inflación y depreciación sean calculados y registrados adecuada y oportunamente.

11. Confirmar que las condiciones de conservación de los activos sean las optimas.

12. Verificar la existencia de un manual de funciones del personal encargado del manejo de Propiedad, planta y equipo. Al igual que el conocimiento y cumplimiento de este por parte de los empleados.

La propiedad, planta y equipo son todos aquellos activos que no están destinados para la venta en el curso normal de los negocios y cuya vida útil excede de un año

PRUEBAS SUSTANTIVAS

1. Determinar si las adiciones son partidas propiamente capitalizables y representan costos reales de los activos físicamente instalados o construidos.

2. Comprobar las bases para la valuación de las cuentas de activo fijo.

3. Verificar el cargo a mantenimiento o a otras cuentas de resultado, de partidas importantes que deberían ser capitalizadas

4. Comprobar si los costos y las depreciaciones o amortizaciones respectivas, por bajas, obsolescencia o disposiciones importantes de bienes, han sido eliminadas de las cuentas correspondientes.

5. Determinar si las desvalorizaciones han sido reconocidas en las cuentas respectivas, y contabilizadas de acuerdo con las prescripciones legales y principios de contabilidad de general aceptación.

6. Observar si las provisiones y amortizaciones acumuladas son adecuadas, sin ser excesivas, y se han calculado sobre bases aceptables y uniformes con las aplicadas en periodos anteriores.

7. Verificar tablas de vidas útiles de los activos, las cuales serán utilizadas en el cálculo de las depreciaciones.

8. Si los saldos de las depreciaciones y amortizaciones acumuladas, son razonables considerando la vida probable de los activos y los posibles valores de desecho.

9. Verificar que la cuenta de construcciones en proceso no contenga cargos por reparaciones y mantenimiento.

10. Verificar si las autorizaciones para la adquisición de elementos nuevos indican las unidades que van a ser reemplazadas, de acuerdo a las correspondientes cotizaciones.

AUDITORÍA DE CUENTAS A PAGAR

DESCRIPCIÓN:

Básicamente se incluyen todas las cuentas que corresponden a deudas contraídas por las compras de mercancías necesarias para el desarrollo de la actividad de la empresa. También están aquellas que corresponden a las deudas de suministradores de bienes y servicios que no tienen la consideración de proveedores.

Objetivos de auditoría

El objetivo del auditor es formarse una opinión razonable de las cuentas a pagar, por lo que debe obtener información suficiente sobre los siguientes aspectos:

1. Si los saldos de los proveedores son razonables y el importe de las compras es acorde con las necesidades de la empresa.

2. Que exista una correlación entre el pedido, la mercancía recibida y el importe facturado.

3. Verificar la existencia de la autorización correspondiente para cada pedido.

4. Comprobar que los saldos de pasivo no están infravalorados y que están adecuadamente descritos y clasificados en los estados financieros.

5. Asegurarse que los pagos realizados están adecuadamente autorizados.

6. Cerciorarse que la contabilización se ha realizado según las normas recogidas en el PGC en lo referente a intereses devengados y gastos cargados.

7. Verificar que los saldos de las cuentas a pagar representan deudas reales de la empresa.

8. Efectuar un análisis de la antigüedad de los saldos.

9. Comprobar que los pasivos están contabilizados en el período que les corresponde según criterios contables.

10. Confirmar que los sistemas de control interno utilizados en éste área, son eficaces.

OBJETIVOS DE CONTROL INTERNO

Tiene especial relevancia en este área el sistema de control interno establecido por la empresa; por ello, el auditor debe conocer los circuitos establecidos por la empresa en el flujograma para las compras y demás cuentas a pagar. De la información obtenida y de su comprobación dependerá el grado de fiablidad que tenga el auditor y, en función

de ello, realizará un mayor o menor número de pruebas tanto de cumplimiento como sustantivas.

Aspectos fundamentales en el control interno, son los siguientes:

Una adecuada segregación de funciones, con personas independientes para cada uno de los departamentos que intervienen.

• Autorización de compras.

• Verificación de factura.

• Recepción de productos.

• Contabilización.

• Autorización de pago.

Verificar la existencia de albaranes de entrada prenumerados. Existencia de un control en el momento de recepción de la mercancía (conteo y

control de calidad). Establecimiento de la forma y condiciones de pago. Listado de proveedores y

acreedores autorizados, especificando cuál o cuáles son los mejores para la empresa (por las ofertas que realizan). Supervisión de las facturas de proveedores y acreedores, comprobando: precios, condiciones de pago, descuentos, órdenes de compra, etc.

Realización de conciliaciones periódicas entre fichas individuales de proveedores y acreedores, y los saldos del mayor al final de cada mes.

Registro y control de las mercancías recibidas, comprobando que se acompaña la documentación correspondiente (albaranes de entrada, orden de pedido, etc.).

Control de los vencimientos de los pagos a realizar. Envío periódico, por persona independiente, de conciliaciones a proveedores y acreedores, aclarando las diferencias existentes.

Imputación adecuada de las recepciones de mercancías al final del ejercicio económico Se entiende por corte de compras el procedimiento establecido para asegurar que las compras cuya entrega se ha realizado (y las correspondientes devoluciones y reclamaciones hechas a proveedores) hasta el final del ejercicio, están reflejadas en los estados financieros del ejercicio.

Comprobar toda la documentación soporte de una compra antes de la autorización del pago

PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA

Los procedimientos utilizados dependerán fundamentalmente de los siguientes factores:

Conocimiento del negocio y del sector donde se encuentra incluida la empresa. Conclusiones obtenidas sobre el control interno. Importancia relativa de los saldos.

Éstos, se pueden dividir en dos grandes grupos:

1- PROCEDIMIENTOS PARA LA VERIFICACIÓN DE CUENTAS A PAGAR

Mediante la verificación de cuentas a pagar:

El auditor obtendrá la mejor evidencia sobre ésta área de los propios proveedores y acreedores. Para ello solicitará de la empresa la redacción de cartas de circularización para todos los seleccionados.

Se tendrán en cuenta todas las cuentas de proveedores y acreedores incluyendo las deudas recogidas en efectos comerciales.

El tamaño de la muestra a circularizar estará en función del resultado del control interno y del criterio utilizado por el auditor. Entre otros, elegirá:

Tengan saldos más importantes. Posean saldo deudor. Recojan movimientos muy importantes. No hubieran tenido movimientos durante el ejercicio. Proveedores que tuvieran deudas recogidas en varias cuentas (efectos, facturas

pendientes de recibir, etc.). Algunos con saldo cero.

Para decidir el número de cuentas, al igual que en la circularización a los clientes, se debe tener el objetivo del mínimo número de cuentas para obtener el mejor resultado.

Las cartas de circularización, las debe preparar la empresa, pero, han de ser comprobadas, enviadas y recibidas por el auditor. La circularización empleada, será habitualmente la negativa.

Si en un tiempo prudencial no se recibe respuesta el auditor efectuará un segundo envío de circularización. Si tampoco se obtiene contestación, tendrá que comprobar los saldos por procedimientos alternativos (revisar las órdenes de compra, albaranes de entrada, facturas, extractos bancarios.

Las diferencias que surjan de las circularizaciones recibidas, han de presentarse a la empresa para su conciliación verificándolas posteriormente el auditor.

La fecha para circularizar será la del cierre del ejercicio, o unos días antes. Así mismo, se revisarán los pagos realizados y las facturas recibidas en los quince o treinta días siguientes al cierre del ejercicio, para detectar posibles pasivos como hechos posteriores.