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ÍNDICE

Presentación

...................................................................................................14

..............................................................................................10

Marco Normativo

................................................................................. 8

Estructura del Sistema Institucional de Archivos .....................................9

Ejecución del PADA

Matriz de alcance .........................................................................................5

Cronograma de actividades

...........

Justificación ................................................................................................................. 3

Estructura del Programa Anual de Desarrollo Archivístico................. 3

Objetivos ...................................................................................................................... 4

Objetivo General ....................................................................................................... 4

Objetivos específicos ................................................................................................ 4

Planeación ......................... ............................................................................... 4

1

............................................................................................................... 2

............

2

Presentación

El Programa Anual de Desarrollo Archivístico (PADA), se puede definir como un instrumento que

contempla las acciones a emprender a escala institucional, con la actualización y mejoramiento

continuo de los servicios documentales y archivísticos, siendo una herramienta de planeación a corto

plazo que contempla un conjunto de procesos, proyectos, actividades, acciones y la asignación de

recursos para alcanzar los fines establecidos en las leyes en la materia.

En este sentido, uno de los propósitos de del PADA es mejorar y fortalecer las capacidades de

organización del Sistema Institucional de Archivos (SIA) de la Coordinación para la Atención de los

Derechos Humanos (CADH), por medio del establecimiento de estrategias, técnicas y metodologías

que permitan mejorar los procesos y procedimientos de la administración, organización y

conservación documental de los archivos en trámite, concentración e históricos.

Tal como lo establece la Ley General de Archivos, publicada en el Diario Oficial de la Federación el

15 de junio de 2018, en su capítulo V, artículos 23 y 24, cualquier autoridad, entidad, órgano y organismo

de los Poderes Legislativo, Ejecutivo y Judicial, órganos autónomos, partidos políticos, fideicomisos y fondos

públicos; así como cualquier persona física, moral o sindicato que reciba y ejerza recursos públicos o realice

actos de autoridad de la federación, las entidades federativas y los municipios, tienen la obligación de

elaborar un programa anual que considere los elementos de planeación, programación y evaluación

para el desarrollo de los archivos.

El PADA contempla varias actividades relacionadas con la implementación de las normas

internacionales archivísticas, siendo una herramienta para guiar y dar seguimientos a la gestión

administrativa de los archivos de la CADH, en apego a la normatividad mexicana en materia de

archivos cuyo interés y utilidad permite controlar adecuada y sistemáticamente el ciclo vital de los

documentos para contar con la información que comprueben las actividades y operaciones

institucionales.

En este orden de ideas, el PADA conlleva a la modernización y mejoramiento continuo de los

servicios documentales y archivísticos en la CADH, mismos que generan diversos beneficios, como

lo son: facilita la gestión administrativa, permite dar sustento mediante evidencias documentales a

las acciones que miden interna y externamente los indicadores del Sistema de Control Interno

Institucional, favorece el cumplimiento del derechos de acceso a la información auspiciando la

transparencia, rendición de cuentas y auditorías; entre otros.

Por lo anterior, con fundamento en lo establecido en el capítulo V artículo 23 de la Ley General de

Archivos, publicada en el diario oficial de la federación el 15 de junio de 2018, y en el marco de las

funciones del Área Coordinadora de Archivos establecidas en el artículo 28 de la citada Ley; se

elabora el presente documento denominado Programa Anual de Desarrollo Archivístico (PADA).

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Justificación

Con la obligación establecida en la Ley General de Archivos, se elabora el programa anual

a fin de ser publicado en el portal electrónico de la CADH.

En el PADA se establecen las acciones a desarrollar en la CADH durante el año 2020, para continuar

con la mejorara de la organización y clasificación de archivos, así como mantener actualizados los

instrumentos de control y consulta archivística, para que se construya una mejor gestión

gubernamental en base a las atribuciones de cada área administrativa, con la finalidad de contribuir

a garantizar el derecho a la información, a la verdad y memoria de las víctimas de violaciones a

derechos humanos.

Estructura del Programa Anual de Desarrollo Archivístico

El PADA contempla diversos programas o proyectos encaminados a la optimización de la

gestión de documentos, por lo que debe cubrir tres niveles:

• Nivel estructural. Establecimiento formal del Sistema Institucional de Archivos, que debe

contar con la estructura orgánica, infraestructura, recursos materiales, humanos y

financieros necesarios para un adecuado funcionamiento.

• Nivel documental. Elaboración, actualización y uso de los instrumentos de control y

consulta archivística para propiciar la organización, administración, conservación y

localización expedita de los archivos.

• Nivel normativo. Cumplimiento de las disposiciones emanadas de la normatividad vigente

y aplicable en materia de archivos, tendiente a regular la producción, uso y control de los

documentos, de conformidad con las atribuciones y funciones establecidas en la

normatividad interna de cada institución, las cuales están vinculadas con la transparencia, el

acceso a la información —y su clasificación— y la protección de datos personales.

El PADA es una herramienta de planeación, programación y evaluación orientada a mejorar

las capacidades de administración de archivos de las dependencias y entidades. Este

programa establece el trabajo en materia de archivos de la Coordinación para la Atención

de los Derechos Humanos (CADH) del año 2020.

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Objetivos

Objetivo General

Garantizar que los archivos de la CADH se conserven organizados y disponibles para

permitir un fácil acceso a la documentación que resguarden en los archivos de trámite, de

concentración, y cuando proceda del histórico, así como mantener actualizados nuestros

instrumentos de control y consulta archivística.

Objetivos específicos

• Capacitar a los integrantes del Sistema Institucional de Archivos y el Grupo

Interdisciplinario en materia archivística.

• Organizar y depurar los archivos de trámite.

• Organizar y depurar el archivo de concentración.

• Mantener actualizados los instrumentos de control y consulta archivística

Planeación

El Sistema Institucional de Archivos debe encontrarse encaminado a la mejora continua,

mediante acciones planeadas y programadas para que toda la documentación generada fluya

durante su gestión.

En lo que respecta a esta Coordinación para la Atención de los Derechos Humanos, no se

realizarán en el ejercicio 2020 baja documentales, en virtud de la información que la mayor

parte de los expedientes que se tienen en cuanto a temas relacionados con las medidas

cautelares y recomendaciones no se han concluido en su totalidad, ya que hay puntos

recomendatorios por cumplir por parte de otras instancias gubernamentales lo cual no nos

permite tener un oficio de conclusión de los expedientes.

Cabe precisar que, por la entrada en vigor de la Ley General de Archivos se están realizando

las modificaciones correspondientes al Catálogo de Disposición Documental Institucional,

en el cual se estarán determinando los plazos de conservación de los expedientes en los

archivos de trámite y concentración, esto en relación a lo estipulado en los Lineamientos

para la Organización, Conservación y Custodia de los Archivos de la Administración Pública

Estatal de Oaxaca.

Por lo anterior, es necesario realizar las siguientes estrategias que constituirán las actividades programadas para el cumplimiento de

los objetivos planteados:

MATRIZ DE ALCANCE, ENTREGABLES Y ACTIVIDADES

No. Actividad Unidad

Responsable

Recursos

Humanos Recursos Materiales

Recursos

Financieros Entregables Observaciones

NIVEL ESTRUCTURAL

1

Ratificación y/o

designación de

integrantes del Sistema

Institucional de

Archivos

Titulares de las áreas

administrativas de la

CADH

7 Sala de juntas, proyector,

computadora, impresora,

hojas, sellos, plumas.

De acuerdo a la

disponibilidad

presupuestal

asignada a la

CADH para el

ejercicio 2020.

Oficio de

designación y/o

ratificación.

Acta de la sesión en

la cual se realiza el

nombramiento de

forma oficial

2 Ratificación y/o

designación de

integrantes del Grupo

Interdisciplinario

Integrantes del

Grupo

Interdisciplinario

7 Sala de juntas, proyector,

computadora, impresora,

hojas, sellos, plumas.

De acuerdo a la

disponibilidad

presupuestal

asignada a la

CADH para el

ejercicio 2020.

Oficio de designación

y/o ratificación.

Acta de la sesión en

la cual se realiza el

nombramiento de

forma oficial

3 Capacitaciones

archivísticas

Responsable del área

coordinadora de

archivos de la CADH

7 Aula de capacitación,

equipo de cómputo, hojas

blancas, lápices, plumones,

proyector, bolígrafos,

libretas, cámara

fotográfica, rotafolio.

De acuerdo a la

disponibilidad

presupuestal

asignada a la

CADH para el

ejercicio 2020.

Informe fotográfico

de las capacitaciones

gestionadas durante

el ejercicio.

5

MATRIZ DE ALCANCE, ENTREGABLES Y ACTIVIDADES

No. Actividad Unidad

Responsable

Recursos

Humanos

Recursos

Materiales

Recursos

Financieros Entregables Observaciones

4 Actualización de

instrumentos de control y

consulta archivística.

Sistema

Institucional de

Archivos

7 Sala de juntas,

proyector,

computadora con

conexión a internet,

impresora, hojas,

sellos, plumas.

De acuerdo a la

disponibilidad

presupuestal

asignada a la

CADH para el

ejercicio 2020.

Acta de la sesión en la

que se aprueba la

actualización de los

instrumentos de

control y consulta

archivística.

Publicación en el

portal web oficial de

la CADH, los

instrumentos de

control y consulta

archivística.

5 Transferencia documental

primaria

Sistema

Institucional de

Archivos

7 Cajas, broches

baco, pegamento

computadora con

conexión a internet,

impresora, hojas,

sellos, plumas.

De acuerdo a la

disponibilidad

presupuestal

asignada a la

CADH para el

ejercicio 2020.

Calendario de

transferencias

primarias.

Listado documental

de transferencia

primaria.

6

NIVEL DOCUMENTAL

MATRIZ DE ALCANCE, ENTREGABLES Y ACTIVIDADES

No. Actividad Unidad

Responsable

Recursos

Humanos

Recursos

Materiales

Recursos

Financieros Entregables Observaciones

6 Diagnóstico de riesgos del PADA.

Sistema

Institucional de

Archivos

7 Sala de juntas,

proyector,

computadora con

conexión a internet,

impresora, hojas,

sellos, plumas.

De acuerdo a la

disponibilidad

presupuestal

asignada a la

CADH para el

ejercicio 2020.

Cédulas de

identificación del

riesgo, que contiene

el objetivo, el riesgo y

la mitigación del

riesgo. Plan de

contingencia de

control de

emergencias y

disminución de

consecuencias.

7

NIVEL NORMATIVO

Cronograma de actividades

No. Actividad E F M A M J J A S O N D

1 Ratificación y/o designación de

integrantes del Sistema Institucional

de Archivos.

2 Ratificación y/o designación de

integrantes del Grupo

Interdisciplinario

3 Capacitaciones archivísticas

4 Actualización de instrumentos de

control y consulta archivística.

5 Transferencia documental primaria

6 Diagnóstico de riesgos del PADA.

8

Estructura del Sistema Institucional de Archivos

• Coordinador de Archivos Unidad Administrativa

• Responsable del Área de Correspondencia

• Responsable del Archivo en Trámite de la Unidad Jurídica

• Responsable del Archivo en Trámite de la Unidad de Políticas Públicas

• Responsable del Archivo en Trámite de la Unidad Administrativa

• Responsable del Archivo en Concentración

• Responsable del Archivo Histórico

9

Ejecución del PADA

Recursos Humanos

El Sistema Institucional de Archivos se encuentra conformado de acuerdo a lo siguiente:

INTEGRANTE

DEL SIA FUNCIONES RESPONSABLE NIVEL

Área coordinadora

de archivos

I. Elaborar, con la colaboración de los responsables de los archivos de trámite,

de concentración y en su caso histórico, los instrumentos de control archivístico

previstos en esta Ley, las leyes locales y sus disposiciones reglamentarias, así

como la normativa que derive de ellos;

II. Elaborar criterios específicos y recomendaciones en materia de organización

y conservación de archivos, cuando la especialidad del sujeto obligado así lo

requiera;

III. Elaborar y someter a consideración del titular del sujeto obligado o a quien

éste designe, el programa anual;

IV. Coordinar los procesos de valoración y disposición documental que realicen

las áreas operativas;

V. Coordinar las actividades destinadas a la modernización y automatización de

los procesos archivísticos y a la gestión de documentos electrónicos de las áreas

operativas;

VI. Brindar asesoría técnica para la operación de los archivos;

VII. Elaborar programas de capacitación en gestión documental y administración

de archivos;

VIII. Coordinar, con las áreas o unidades administrativas, las políticas de acceso

y la conservación de los archivos;

IX. Coordinar la operación de los archivos de trámite, concentración y, en su

caso, histórico, de acuerdo con la normatividad;

Carmen Castillo

Sánchez

Jefa de unidad

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X. Autorizar la transferencia de los archivos cuando un área o unidad del sujeto

obligado sea sometida a procesos de fusión, escisión, extinción o cambio de

adscripción; o cualquier modificación de conformidad con las disposiciones

legales aplicables, y

XI. Las que establezcan las demás disposiciones jurídicas aplicables.

Área de

correspondencia

Las áreas de correspondencia son responsables de la recepción, registro,

seguimiento y despacho de la documentación para la integración de los

expedientes de los archivos de trámite.

Heydi Paola

Hernández Jarquín

Jefa de oficina

Archivo de trámite I. Integrar y organizar los expedientes que cada área o unidad produzca, use y

reciba;

II. Asegurar la localización y consulta de los expedientes mediante la elaboración

de los inventarios documentales;

III. Resguardar los archivos y la información que haya sido clasificada de acuerdo

con la legislación en materia de transparencia y acceso a la información pública,

en tanto conserve tal carácter;

IV. Colaborar con el área coordinadora de archivos en la elaboración de los

instrumentos de control archivístico previstos en esta Ley, las leyes locales y sus

disposiciones reglamentarias;

V. Trabajar de acuerdo con los criterios específicos y recomendaciones dictados

por el área coordinadora de archivos;

VI. Realizar las transferencias primarias al archivo de concentración, y VII. Las que establezcan las disposiciones jurídicas aplicables.

Dulce María

Carmona López-

Unidad jurídica

Jefa de unidad

Juan Carlos

Santiago Eugenio-

Unidad de

políticas públicas

Jefe de

departamento

Jorge Eduardo

Pérez Sibaja-

Unidad administrativa

Operativo

Archivo de

concentración

I. Asegurar y describir los fondos bajo su resguardo, así como la consulta de los

expedientes;

II. Recibir las transferencias primarias y brindar servicios de préstamo y consulta

a las unidades o áreas administrativas productoras de la documentación que

resguarda;

III. Conservar los expedientes hasta cumplir su vigencia documental de acuerdo

con lo establecido en el catálogo de disposición documental;

Jessica Jiménez

Martínez

Jefa de

departamento

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IV. Colaborar con el área coordinadora de archivos en la elaboración de los

instrumentos de control archivístico previstos en esta Ley, las leyes locales y en

sus disposiciones reglamentarias;

V. Participar con el área coordinadora de archivos en la elaboración de los

criterios de valoración documental y disposición documental;

VI. Promover la baja documental de los expedientes que integran las series

documentales que hayan cumplido su vigencia documental y, en su caso, plazos

de conservación y que no posean valores históricos, conforme a las disposiciones

jurídicas aplicables;

VII. Identificar los expedientes que integran las series documentales que hayan

cumplido su vigencia documental y que cuenten con valores históricos, y que

serán transferidos a los archivos históricos de los sujetos obligados, según corresponda;

VIII. Integrar a sus respectivos expedientes, el registro de los procesos de

disposición documental, incluyendo dictámenes, actas e inventarios;

IX. Publicar, al final de cada año, los dictámenes y actas de baja documental y

transferencia secundaria, en los términos que establezcan las disposiciones en la

materia y conservarlos en el archivo de concentración por un periodo mínimo

de siete años a partir de la fecha de su elaboración;

X. Realizar la transferencia secundaria de las series documentales que hayan

cumplido su vigencia documental y posean valores evidénciales, testimoniales e

informativos al archivo histórico del sujeto obligado, o al Archivo General, o

equivalente en las entidades federativas, según corresponda, y

XI. Las que establezca el Consejo Nacional y las disposiciones jurídicas aplicables.

Archivo histórico I. Recibir las transferencias secundarias y organizar y conservar los

expedientes bajo su resguardo;

II. Brindar servicios de préstamo y consulta al público, así como difundir

el patrimonio documental;

III. Establecer los procedimientos de consulta de los acervos que resguarda;

IV. Colaborar con el área coordinadora de archivos en la elaboración

de los instrumentos de control archivístico previstos en esta Ley,

Candelaria

Castellanos

Alvarado

Operativo

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así como en la demás normativa aplicable;

V. Implementar políticas y estrategias de preservación que permitan

conservar los documentos históricos y aplicar los mecanismos y

las herramientas que proporcionan las tecnológicas de información

(SIC) para mantenerlos a disposición de los usuarios; y

VI. Las demás que establezcan las disposiciones jurídicas aplicables.

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Marco Normativo

Para la integración del Programa Anual de Desarrollo Archivístico 2020 de la Coordinación

para la Atención de los Derechos Humanos, se consideró el siguiente marco normativo:

• Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos.

• Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Oaxaca.

• Ley General de Archivos.

• Ley General de Transparencia y Acceso a la información Pública.

• Acuerdo del Consejo Nacional del Sistema Nacional de Transparencia, Acceso a la

Información y Protección de Datos Personales, por el que se aprueban los

Lineamientos para la Organización y Conservación de Archivos.

• Ley Orgánica del Poder Ejecutivo del Estado de Oaxaca.

• Ley de Archivos del Estado de Oaxaca.

• Reglamento de los Archivos del Poder Ejecutivo del Estado de Oaxaca.

• Lineamientos para la organización, conservación y custodia de los archivos de la

Administración Pública Estatal de Oaxaca.

• Decreto de creación de la Coordinación para la Atención de los Derechos

Humanos.

• Reglamento Interno de la Coordinación para la Atención de los Derechos Humanos.

• Manual de Procedimientos de la Coordinación para la Atención de los Derechos

Humanos.

• Manual de Organización de la Coordinación para la Atención de los Derechos

Humanos.

• Ley contra la violencia y acoso entre iguales para el estado de Oaxaca.

• Ley de igualdad entre mujeres y hombres para el estado de Oaxaca.

• Ley de los derechos de las personas con discapacidad en el estado de Oaxaca.

• Ley de víctimas del estado de Oaxaca.

• Ley para atender, prevenir y eliminar la discriminación en el estado de Oaxaca.

• Ley para atender, prevenir y eliminar la discriminación en el estado de Oaxaca.

• Ley para prevenir, investigar y sancionar la tortura y otros tratos o penas crueles,

inhumanas o degradantes de estado de Oaxaca.

• Ley para prevenir, sancionar y erradicar los delitos en materia de trata de personas

y para la protección y asistencia a las víctimas de estos delitos en el estado de

Oaxaca.

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