Cómo ser productivo: Las 4 reglas de oro de la productividad16 junio, 2014 Joaquin Peña Productividad 2.0 17

Benjamin Franklin tuvo un papel muy relevante en la fundación de los Estados Unidos y como inventor (pararrayos, lentes bifocales, etc.). Pero, además de por ésto, es muy conocido por sus hábitos productivos y su método para llevarlo a cabo.

Según recoge en su autobiografía,  en torno a 1728 (22 años), se propuso alcanzar la perfección moral. Elaboró una lista de 13 virtudes intentando trabajar con una cada semana. Al final del día evaluaba los errores cometidos

en cada una de ellas intentando no cometer ningún error en la virtud en la que estaba trabajando esa semana. (fuente Productividadpersonal.es).

Al igual que hacía Benjamin Franklin, o la propuesta de Steven Covey (Los 7 Hábitos de la gente altamente efectiva), considero que cultivar un conjunto de buenas prácticas con disciplina es clave para nuestro éxito y tranquilidad mental.

Sin embargo, para el común de los mortales, entre los que me incluyo, se hace muy difícil llevar a la práctica los hábitos de S. Covey o las virtudes de Franklin, a no ser que sientas un problema grave en esas líneas o que dediques tu vida a ello.

En mi experiencia es mucho más sencillo y efectivo seguir un conjunto de principios o reglas que guíen cómo actuar en el día a día de manera lo más tangible posible, como propone la metodología de productividad y gestión del tiempo GTD (Getting Things Done).

Llevo aplicando la metodología de gestión del tiempo GTD desde 2007 y en este largo camino he cometido muchos errores. El problema reside en que la primera vez que lees el libro (Organízate con Eficacia. David Allen) te quedas con un subconjunto de “principios” o “reglas” que no tienen por qué ser las más importantes. De hecho mis errores de principiante consistieron en enfocarme en un subconjunto equivocado. Con el tiempo, años en mi caso,  y a base de cometer errores y corregirlos, vas detectando poco a poco que es lo importante y qué es lo menos importante.

Si nos planteamos el objetivo de ser más productivos, es decir, usar el tiempo que tenemos de manera más sensata de modo que experimentemos buenas sensaciones, hay un conjunto de reglas que considero cruciales, algunas de GTD y otra, la última regla de este artículo que, aunque entra en la filosofía GTD, no se trata de manera explícita y con el suficiente peso en la misma.

En los talleres que imparto me gusta llamarlas las reglas de oro de la productividad y, en mi opinión, aunque en la metodología de productividad GTD se proponen muchas más pautas, estás son las mínimas a cumplir para empezar a obtener beneficios.

Regla de oro 1: Apuntar todo

Tu cabeza sólo puede gestionar unas 7-10 tareas pendientes sin saturarse. Esto es debido a que el trabajo pendiente se gestiona con la memoria a corto plazo.

Así la primera regla de oro consiste en:

Apuntar todas las cosas que te supongan una preocupación o que creas que puedes olvidar en una lista de tareas y sacarlas de tu cabeza.

Esto te ayudará a eliminar gran parte del estrés derivado del trabajo siempre y cuando confíes en que la lista contiene todo lo necesario y está actualizada. Todos hacemos listas de vez en cuando, el punto clave aquí es que si quieres conseguir no recordar mentalmente las cosas que tienes/quieres hacer, es muy importante que la lista sea completa (incluyendo cosas profesionales y personales) y esté actualizada (ver regla 3).

Para usarla sólo tienes que leerla a diario e ir haciendo las tareas en el orden que tu mente te dicte. No es necesario priorizar, ni poner fechas (que no sean inamovibles). También debes complementar la lista con un calendario para incluir única y exclusivamente tus citas.

Si quieres conocer esta regla en más detalle puedes ver mi entrada: La productividad consiste en vaciar tu cabeza.

Regla de oro 2: Hacer una lista de tareas motivadorasPara hacer una lista agradable de cumplir y no una lista de problemas, un listado que te anime a ocuparte y no a preocuparte, que te anime a no “dejar cosas para mañana“… en definitiva, cuando apuntes una tarea, sigue estos pasos que constituyen la segunda regla de oro:

1. Imagina que la tarea acaba satisfactoriamente.2. Determina el siguiente paso físico lo más pequeño posible para

moverte hacia el éxito.3. Anota sólo el siguiente paso en la lista de la regla anterior.

De este modo tendrás una lista de soluciones, y no una lista de problemas. Por ejemplo, no es lo mismo anotar “Pelea con Jefe” (problema) que apuntar “llamar a Juan para quedar a desayunar juntos y contarle el problema” (primer paso hacia la solución).

Si quieres conocer esta regla con más detalle puedes ver mi entrada: El 85% de las preocupaciones no ocurren: ser productivo consiste en ocuparse, no en pre-ocuparse.

Regla de oro 3: Una vez en semana debes actualizarla y revisar tus avancesSi temes no ser capaz de cumplir las reglas anteriores, estarás en lo cierto. Durante la semana tendrás que gestionar numerosas interrupciones y tu lista de siguientes acciones se irá desactualizando paulatinamente: cosas no apuntadas, cosas terminadas no marcadas, tareas que ya no tienen sentido, etc. Así que al igual que en casa los fines de semana tienes que hacer una limpieza un poco más profunda debido a que durante la semana no podemos dedicar tiempo suficiente a mantener el orden, con tu lista de tareas ocurre igual:

Los viernes debes repasar tu lista de siguientes acciones para limpiar y actualizar.

 

Además, aunque el ritmo del mundo actual nos empuje a obsesionarnos con terminar cosas de la lista, el trabajo más importante que debes hacer como trabajador del conocimiento es pensar. Me gusta decir que una lista de siguientes acciones completa y actualizada no vale de nada si no sabes donde vas:

Determina tus objetivos/proyectos/mejoras en todas las áreas de tu vida, haz una lista con todos ellos y revísala semanalmente para evaluar tu avance en el pasado, pensar en cada uno de ellos y planificar la semana siguiente actualizando tu lista de siguientes acciones con las conclusiones sacadas.

Una vez hecha, al igual que hacía Franklin diariamente, revísala, pero una vez por semana (no es necesario hacerlo a diario) y asegúrate de que avanzas convenientemente en cada uno de ellos.

Si quieres saltarte el paso de “pensar” perderás mucho, pero si te saltas el paso de “limpiar ” será dificil que tu sistema de productividad funcione. Así que, aunque no debo de repetir lo ya dicho justo arriba, es el punto crítico para que tu sistema tenga éxito: no te olvides de que en esta revisión semanal debesactualizar, limpiar y complementar tu lista de siguientes acciones

y calendario para las semana siguiente planificando para cada uno de esos objetivos/proyectos/mejoras los pasos que quieres dar.

Esta regla es la más difícil de cumplir, pero insisto, es crítico para ser productivo, ¡no te la saltes!.

Regla de oro 4: El trabajo es sólo 1 parte de tu vida, dedica tiempo al restoLa última regla de oro, al igual que Franklin cultivaba un conjunto de virtudes en todos los aspectos de su vida, consiste en complementar las técnicas de productividad (principalmente aplicables al trabajo) con otros aspectos que le den equilibro a tu vida no laboral. Al fin y al cabo con la productividad buscamos ser más felices, y para ello no debes olvidarte de:

1. Dedicar tiempo de calidad a las cosas importantes que no son trabajo: pareja, hobbies y familia-amigos. Esto te ayuda a cargar las pilas y a estar equilibrado.

2. Dormir un número de horas adecuado para tu organismo. Dormir menos horas de las necesarias tiene efectos muy negativos en muchos aspectos, incluida tu productividad.

3. Hacer deporte regularmente. Ya lo decían los Griegos: Mens sana in corpore sano (aunque su traducción original difiere del uso que se le da actualmente, ver enlace)

4. Leer buenos libros técnicos sobre tu tema. En la era del conocimiento, la única forma de sobrevivir es estar en constante aprendizaje. El maestro S. Covey lo llama en su libro “Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva” el hábito: “Afilar la sierra“.

Si quieres leer más sobre esta regla, puedes ver mis entradas:

1. ¿Por qué lo llamamos productividad cuando queremos decir felicidad?

2. Dos trucos para cargar las pilas para el trabajo.

ConclusiónLa productividad es un camino, pero si quieres empezar a andarlo, estos son los primeros pasos. En mi caso, me costó mucho tiempo determinar cuál era el

principio, pero en base a mi experiencia, creo que si aplicas estas reglas conseguirás disfrutar de los beneficios desde el primer momento y ganar energía y motivación para seguir recorriendo el camino.

Pero, al igual que Franklin nos enseñó con su ejemplo y tenacidad, falta un ingrediente primordial más de la receta:

¡Hacer que estas reglas se conviertan en un hábito en tu vida!

Por favor, déjame un comentario con tus impresiones sobre lo leído o cuéntame cuáles son las pautas que tu sigues para ser productivo.

Aprende a decir NO sin esfuerzo: decide qué árboles cortar20 abril, 2014 Joaquin Peña Productividad 2.0 8

Me meto en demasiados charcos…, acabo haciendo lo de todos menos lo mío…, no me da tiempo a hacer todo…,suelen ser frases que muchos decimos frecuentemente. Otra frase típica que nos solemos decir esTengo que aprender a decir NO

Pero aunque muchos somos conscientes que tenemos un problema en este aspecto, no solemos tener éxito a la hora de solucionarlo. En mi caso, yo sufría este problema y poco a poco he ido consiguiendo paliarlo. En este post, voy a exponer las conclusiones a las que he llegado tras mucho luchar contra mi mismo para aprender a decir NO con las siguientes conclusiones:

1. Decidir pensando, no por gustos/deseos: Si no nos paramos a pensar en nuestras prioridades y objetivos, nos guiaremos por los gustos/deseos y estos nos llevarán a meternos en más cosas de las que podemos abordar. Se trata de no talar los árboles que nos gusten, sino aquellos que decido talar.

2. No usar la fuerza de voluntad sino ser conscientes de nuestros compromisos: No es cuestión de fuerza de voluntad, es cuestión de ser conscientes de los compromisos que adquirimos con nosotros mismos y decidir que parte del bosque quiero talar y que parte NO quiero talar.

Veamos estos puntos en detalle:

1. Decidir pensando, no por gustos/deseos

A la hora de decidir si nos embarcamos en un proyecto o si aceptamos una nueva tarea, solemos hacerlo sin pensar demasiado, pero con criterio. El criterio que solemos aplicar es si nos encaja el proyecto o tarea con nuestros gustos o deseos, pero por regla general no tenemos un criterio elaborado en esta línea.

Por ejemplo, supongamos que somos leñadores y que nuestra tarea consiste en cortar árboles todos los días.

Si cortamos árboles guiándonos por nuestros gustos, nos adentraremos en el bosque y talaremos aquellos árboles que sean grandes, fáciles de transportar, con buena madera, etcétera, es decir, aquellos que nos llamen la atención. Siguiendo esta pauta, si aparece otro leñador y nos dice “mira que árbol tan fantástico he encontrado, ¿me ayudas a talarlo?” será difícil resistirse o decir NO.

Sin embargo, si pensamos en nuestros objetivos, en lo que queremos conseguir, y decidimos que queremos construir una casa de madera en algún lugar del bosque, en primer lugar buscaremos una buena zona para la casa. Una zona cercana a un río, con buenas vistas, con un terreno llano, etc. Tras esto, comenzaremos a talar los árboles en esa zona con el objetivo de hacerle espacio para la casa. Además de talar para hacer hueco, también talaremos aquellos árboles con un grosor adecuado para construir las paredes, vigas de la casa, … y así poco a poco, iremos acercándonos a lo que queremos.

De esta forma, si pensamos cuáles son los árboles que quiero cortar y para qué quiero cortarlos, si aparece el compañero leñador diciendo “mira que árbol tan fantástico he encontrado, ¿me ayudas a talarlo?” será muy sencillo decir NO alegando que ese árbol no está en la zona de la casa o su madera no nos vale para construir la casa.

2. No usar la fuerza de voluntad, sino ser conscientes de nuestros compromisosAún así, normalmente no vamos a conseguir ser tan estrictos y no todo en la vida consiste en hacer sólo lo que nos aporta 100% a nuestros objetivos. Solemos tener muchos roles en nuestra vida que también queremos llevar adelante: empleado, pareja de alguien, padre/madre, mis hobbies, amigo,… en  y esto nos hace que queramos ayudar a otras personas a llevar sus prioridades adelante.

Por ejemplo, si el jefe de los leñadores nos pide que talemos un árbol, sería insensato y contraproducente negarnos alegando que no aporta a nuestro objetivo, pues al fin y al cabo, el leñador jefe es el que nos proporciona las herramientas y el salario para construirnos una casa tan fantástica.

Siempre hay y habrá muchas personas junto a nosotros que demandan nuestro tiempo y a las que queremos ayudar por distintos motivos. ¿Cómo podemos gestionar esto entonces? ¿Cómo saber cuando decir NO?

En mi experiencia el problema reside en que no somos conscientes de los árboles que aceptamos talar debido a las limitaciones del cerebro (leer más sobre las limitaciones del cerebro a la hora de gestionar trabajo pendiente) , pero cuando lo somos, es fácil decir “NO puedo talar ese árbol pues tengo otros muchos árboles importantes que talar y siendo realistas no voy a poder ayudarte“.

Por ejemplo, si nuestro leñador tiene como objetivo construir una casa de madera en un sitio genial, pero además quiere cumplir con los requerimientos de su jefe de conseguir buena madera, ayudar a sus compañeros con su tarea, incluso dedicar tiempo a pescar cuando acabe de talar, etc. tendrá que talar bastantes árboles, probablemente más de los que pueda abordar en un día.

Si nuestro leñador, atendiendo a todos esos requerimientos y deseos, elabora un listado de los 30 árboles que quiere cortar, empezará a ser completamente consciente del trabajo que tiene por delante y empezará a ser capaz de determinar en qué orden debería cortarlos. Así, si algún compañero le pide que le ayude a talar un árbol que es menos importante o urgente que los 30 ya acordados con otras personas, será fácil decir ahora NO, un poco más adelante, o no voy a poder ayudarte debido a que tengo estos 30 árboles que cortar.

Conclusiones

En conclusión, si queremos aprender a decir NO de manera sencilla sólo tenemos qué:

1. Hacer un listado de proyectos/objetivos y revisarlo semanalmente: para ello deberías dedicar tiempo a pensar en tus objetivos y prioridades, para determinar que árboles te encajan y qué árboles no, siendo consciente de que siempre habrá más de los que puedas afrontar. Concretamente te recomiendo que tengas un listado de proyectos/objetivos y que lo revises semanalmente para asegurarte de que estás trabajando en las zonas del bosque que quieres.

2. Hacer un listado de tareas y revisarla a diario: te recomiendo que hagas un listado de las tareas que quieres hacer (árboles que quieres cortar) y que lo revises cada día para decidir cuáles son los que vas a abordar. Además, cuando alguien aparezca con un árbol nuevo pidiéndote que lo cortes, decide si entra dentro de tus objetivos/proyectos o responsabilidades, y si entra, ponlo en la lista y córtalo cuando le toque, no cuando aparezca.

¿Qué técnicas/trucos usas tú para decir NO?

Por favor, ve un poco más abajo y ¡déjame un comentario con tus trucos!

La productividad consiste en vaciar tu cabeza2 junio, 2014 Joaquin Peña Productividad 2.0 12

Nan-in, un maestro japonés durante la era Meiji (1868-1912), recibió a un discípulo que venía a preguntar sobre el zen.

Nan-in sirvió té. Llenó la taza de su visitante, y continuó vertiendo té.

El discípulo observaba cómo la taza rebosaba hasta que no pudo contenerse. «¿No ve que la taza está completamente llena? ¡Ya no cabe más!».

«Como esta taza —dijo Nan-in—, estás lleno de tus propias opiniones y especulaciones.¿Cómo puedo enseñarte el zen a menos que primero vacíes tu taza?».

Fuente wikipedia

¿Qué efectos produce mantener la taza llena?Al igual que le ocurre al discípulo de esta fábula, nuestra cabeza suele estar llena de especulaciones y preocupaciones. En el mundo actual ponemos demasiadas cosas en la taza: ese correo que tenemos que enviar mañana, la reunión del jueves, el marrón con nuestro jefe, etc.

La taza a la que se refiere esta fábula Zen, nuestra memoria de trabajo o memoria a corto plazo, ha sido muy analizada en el campo de la psicología y no deberíamos ignorar las conclusiones de los numerosos estudios realizados ya que sobrecargarla afecta negativamente a:

la calidad de tus decisiones, tu nivel de estrés, tu capacidad de aprendizaje, y tus niveles de productividad.

Creo que dados los efectos negativos que implica el mantener la taza demasiado llena, no nos queda más remedio que aprender a mantenerla bajo control.

¿Cuánto podemos manejar con nuestra memoria a corto plazo sin tener problemas?Si nuestra memoria es similar a la taza de té, entonces ¿qué cantidad de cosas podemos albergar en ella?

¡El número es sorprendentemente bajo! El psicólogo cognitivo George A. Miller publicó un ensayo en 1956 donde llegaba a la conclusión de que el límite se encuentra, alrededor de lo que él llamaba, el mágico número siete.

Esto quiere decir que en el momento que tengamos más de 7 cosas por hacer (tareas), nuestra taza estará llena y empezaremos a tener problemas.

Si hacemos un pequeño ejercicio podemos experimentar fácilmente los efectos que tiene sobre nosotros:

1. Mira estas figuras durante 15 segundos intentando memorizarlas todas.

2. Cuando se cumpla el tiempo, espera unos segundos e intenta anotar todas las que recuerdes en un papel (sin mirar la imagen)

¿Cuántas has conseguido?

Seguramente habrás conseguido recordar un número cercano a siete. Pero lo importante de este pequeño experimento es que si observas las sensaciones que has tenido durante el ejercicio habrás notado lo siguiente:

Estrés por olvidar alguna figura: Habrás tenido una sensación de tensión/estrés derivada de la sensación de que vas a olvidar alguna figura

Problema inabordable: Sensación de que el problema es demasiado complejo

Repetirte las figuras a ti mismo para no olvidar: Probablemente, te habrás repetido la secuencia de figuras para intentar recordarlas.

Si te detienes a pensarlo un poco, con el trabajo por hacer sufrimos los mismos síntomas:

Estrés derivado de la sensación de que algo importante se escapa: Experimentamos tensión, estrés, una sensación de que nos vamos a dejar algo importante por hacer. Y esta percepción es acertada,

pues siempre que tengamos más de 7 cosas por hacer, nuestra taza se verá desbordada.

Problema inabordable: Sensación de que tenemos más trabajo del que podemos hacer con cierto control.

Repetirte el trabajo a ti mismo para no olvidar: Al igual que hemos hecho con las figuras, nos vamos a casa repitiéndonos a nosotros mismos que mañana tenemos que contestar un email, ir a una reunión o llevar a nuestra mascota al veterinario, intentando paliar la falta de espacio en la taza.

¿Cómo podemos mantener nuestra memoria a corto plazo a máximo rendimiento?Mi taza allá por 2007 solía estar siempre llena y esto me provocaba muchos problemas: me dejaba las llaves de la moto puestas, olvidaba las citas y en el tiempo libre estaba dándole vueltas a la cabeza constantemente.

En la actualidad, algunas veces me despisto y se llena mi taza, pero al contrario que antes, estas situaciones son la excepción y no la regla. Ahora, cuando me doy cuenta de que la taza está llena me ocupo de vaciarla de nuevo lo antes posible.

La solución es relativamente sencilla una vez que has conseguido identificar la raíz del problema:

¡tu taza está llena!

Así, si nuestra memoria de trabajo es tan limitada, la única forma de solucionarlo es hacerse una ampliación de memoria: comprar lápiz y papel para apuntar todo el trabajo pendiente (tareas) que tenemos en la cabeza ;-).

Así, si sacamos todo eso de nuestra memoria a corto plazo y lo pasamos a un papel (o herramienta electrónica si lo prefieres), conseguiremos mantener nuestra taza vacía para usarla al 100% con la tarea en la que estemos trabajando sin necesidad de recordar el resto de cosas. O visto de otro modo, podremos salir del trabajo sin necesidad de recordar que cosas tenemos por hacer para el día siguiente, pues todas estarán apuntadas y no será necesario recordarlas.

Apunta todo para ser más productivo y eliminar el estrés por trabajoPara mi esto supuso un cambio vital tan importante que aquí me tenéis, varios años después, escribiendo sobre el tema.

Los beneficios son múltiples, como el aumento de productividad, pero lo más importante bajo mi punto de vista es hacer desaparecer esa sensación de estar sobrepasado, de tener demasiado trabajo, de falta de control, es decir hacer desaparecer el estrés eliminando ese diálogo interior en el que te dices, “no te olvides de …“, “tienes que ir a …“, “deberías estar haciendo …“.

Muchos piensan que llevar todo apuntado te hace esclavo de la agenda y te quita libertad. En mi experiencia ocurre todo lo contrario, me libera de tener que poner en mi taza todas esas cosas y me permite mantenerla vacía para disfrutar de lo que estoy haciendo en cada momento sin necesidad de preocuparme por el resto…