Produccion Teatral. Presupuestos

8/10/2019 Produccion Teatral. Presupuestos

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ESPECIALIDADES: PRODUCCIÓN ARTÍSTICA

T4 LA PRODUCCIÓN DE ESPECTÁCULOSUNIVERSITAT DE BARCELONA Virtual

2. PRESUPUESTO

Es el instrumento que nos permite organizar y distribuir nuestros recursos y controlar el gasto hastaconseguir el objetivo, a saber, sacar adelante nuestro proyecto para poder estrenar en la fecha prevista.El presupuesto es fruto de una negociación entre artistas, suministradores de material y productorejecutivo.

Una máxima a tener en cuenta es que el presupuesto es cambiante. Lo que intentaremos es no salir-nos de los gastos presupuestados. En el caso que pueda economizar en una de las partidas, el sobran-

te irá a parar a otra más necesitada de recursos. Por lo tanto, además de la negociación previa, se dauna continua durante todo el desarrollo del proceso; por eso es fundamental una buena comunicación.

2.1. ESTIMACIÓN DE LOS INGRESOS

Es esencial saber si nuestro proyecto está concebido para ser autofinanciado (a través de los benefi-cios que origina) o si será viable a partir de la transferencia de rentas, ya sean públicas (subvenciones)o privadas (patrocinio, mecenazgo).

De entrada debemos contar con un capital para lanzarnos a la producción, con unos recursos propiosque nos aseguren que podemos hacer frente a los primeros pagos y cubrir algunos riesgos.

Planteamos las principales fuentes de ingresos posibles para una producción teatral:

– Ingresos de explotación del espectáculo.– Intercambios.– Patrocinios.– Merchandising .– Explotación para medios de comunicación.– Subvenciones.

2.1.1. INGRESOS DE EXPLOTACIÓN DEL ESPECTÁCULO

Pueden conseguirse a través de la venta de entradas por un pacto con los gestores del espacio dondese representa la obra, o bien a través de un caché que recibimos por representación.

Cabe recordar que se trata de ingresos que nos llegan a posteriori , cuando la producción ya se ha lle-vado a cabo –y dependen de su éxito y su posible explotación. Consecuentemente, realizaremos hipó-tesis moderadas con respecto a la ocupación prevista y el número de entradas vendidas.

El precio de las entradas debe fijarse con relación a los precios habituales del mercado para espectá-

culos y/o salas similares. Además, se deben prever correctamente los gastos vinculados a los ingre-sos de taquilla: impuestos, derechos de autor, comisiones sobre las ventas (tarjetas, venta anticipadaa través de bancos o cajas, descuentos a grupos, jóvenes...). En el caso de disponer de un acuerdoentre una compañía y la sala, se suele acordar una división de los costes de sala, montaje y desmon-



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taje, costes de publicidad, etc. La proporción habitual es del 60% para la compañía y el 40% para lasala (tanto costes como reparto de ingresos netos).

Cuando el espectáculo ya está acabado, se constituye como un producto que puede representar en dis-tintos espacios escénicos a cambio de un importe o caché . Se calculará el valor a partir del cual poda-mos cubrir los gastos que genera la movilización de todos los elementos necesarios para llevar esaobra de nuevo a escena, teniendo en cuenta la amortización de la producción, es decir, aquello que yahemos gastado o nos gustaría ganar. Algunos teatros o festivales pueden ser coproductores de nues-tro espectáculo, con lo cual podríamos negociar representaciones a bajo coste. En estos casos tam-bién se puede pactar el pago anticipado de la actuación.

Para la contratación de los actores y el mantenimiento de la compañía, es mejor acercar al máximo elciclo de explotación y la gira.

En el ejemplo es importante hacer una aproximación a los posibles ingresos calculando el aforo delteatro (número de butacas disponibles) por el precio que vamos a hacer pagar por cada una de ellas yel número de funciones. Se han de descontar todas las posibles comisiones y también pensar en elnúmero de invitaciones a patrocinadores, prensa etc. Podemos utilizar un programa informático parahacer aproximaciones simples y calcular los posibles ingresos por venta de entradas hasta conseguirel beneficio que equilibre la producción. En cualquier caso los precios del entorno o de espectáculossimilares acabarán influyendo en el precio final. A veces el hecho de tener un aforo reducido puedehacer que aún llenando el teatro realizar más funciones provoque un aumento de las pérdidas por elcomponente artesanal de las artes escénicas, que hace que se hayan de movilizar muchos recursoscada vez que tenga lugar un representación.

2.1.2. INTERCAMBIOS

Los intercambios son un sistema habitual y factible para conseguir financiación indirecta ya que, másque de un ingreso, se trata de una reducción de costes y, por lo tanto, disminuye el riesgo del proyecto.Se utilizan sobre todo en casos de publicidad y promoción (funciones para prensa, radio, intercambio deentradas por publicidad...), a cambio de la inserción de logotipos en el material publicitario. No obs-tante, también puede ser una aportación de material necesario o incluso la participación de artistasen la producción.

La aportaciones en especie suponen una reducción de costes y pueden ser de mucha utilidad, porejemplo la cesión de una sala para ensayar, el uso de un taller de escenografía, la cesión de un piano.Algunos teatros ceden su espacio durante un tiempo en residencia para que las compañías acaben susespectáculos, (habitualmente los diseños de luz y sonido) a cambio de una función de preestreno o deun caché más bajo.

El hecho de que Ruth Randall sea una directora de mucho prestigio internacional y el tema del fomen-to a la natalidad puede hacer que algunos artistas de la región estén dispuestos a actuar por un costemenor que el habitual, aunque posiblemente cueste más motivarlos para realizar la gira. Quizás poda-mos ensayar con el coro en la escuela de música local y también realizar allí el casting , con lo que nosahorraremos alquileres de salas y también alquiler de piano. Como el evento se realiza en unos díasmuy concretos hemos de provocar un gran impacto publicitario y por lo tanto será esencial aliarnos conel medio de comunicación que tenga más impacto en la región a base de intercambios, que puedenconcretarse, por ejemplo, en un número determinado de entradas para la función del preestreno.



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2.1.3. PATROCINIOS

Aunque se habla mucho de ellos, son difíciles de obtener ya que el concepto supone que existe unaaportación mayor a la contraprestación en especie, por lo que debe darse una coincidencia de intere-ses y circunstancias.

Aunque posiblemente no acabe siendo un patrocinio sino un intercambio, se deben concentrar esfuer-zos en algunas empresas que pueden aportar dinero para llevar a cabo algunas acciones de publici-dad, como la edición de programas de mano o la publicidad de calle, aunque finalmente pidan la inser-ción de su logotipo publicitario. Vale la pena intentarlo.

2.1.4. MERCHANDISING

En pequeña cantidad, estos productos pueden cubrir una parte de los gastos a partir del momento en

que se consigue su amortización. Por ejemplo, podemos plantear la edición de un CD en el caso de unconcierto o espectáculo musical, de un programa de mano, etc.

En espectáculos donde se mueve un público muy numeroso siempre podemos observar los puestos deventa de gorras, camisetas y otros productos, dado que el coste es bajo comparado con el beneficioque puede aportar la oportunidad de tenerlo a la venta el día de la función.

Sin abandonar esa idea se pueden calcular los costes de la edición del CD y su posible comercializa-ción y decidir si incluir esa variable dentro de las fuentes de ingresos y de gastos.

2.1.5. EXPLOTACIÓN PARA MEDIOS DE COMUNICACIÓN

Si el espectáculo es viable en estos medios, pueden suponer una aportación importante. Por ejemplo,la grabación para televisión puede ser un producto más de merchandising . En este caso, debe incluir-se dicho aspecto en la negociación de los contratos con los artistas.

No parece que pueda ser una fuente de ingresos en nuestro ejemplo puesto que las televisiones loca-les no disponen habitualmente de capital. Sin embargo pueden ayudarnos a la promoción. Si se con-sigue que el interés del espectáculo trascienda lo local iniciaremos gestiones con varias televisionespara la posible transmisión del evento y recibir ingresos por ello. Contamos con la ventaja que el even-to fue transmitido por varias televisiones, como se explica en el enunciado del caso y puede despertarinterés el hecho de que se lleve a cabo una nueva producción en España.

2.1.6. SUBVENCIONES

Las subvenciones dependerán de la normativa y la disponibilidad de las instituciones, y debe estu-diarse su viabilidad a fondo antes de empezar el proyecto si su concesión condiciona la financiaciónprevista. En un proyecto de este tipo, la dependencia de las subvenciones, aunque a veces es difícilde evitar (especialmente en proyectos de alto riesgo), provoca un efecto perverso porque no es un capi-tal que debiera utilizarse para pagos a corto término.

En el caso se ha conseguido ayuda del ayuntamiento y parece que también el ministerio es sensible adar alguna aportación aunque no disponen de capital en este momento. No dejaremos de llamar a lapuerta de todas las administraciones locales, regionales y nacionales aunque esos pagos lleguen des-

pués de la realización del proyecto y provoquen problemas de liquidez. Con el certificado de concesiónde la subvención, aunque no es un sistema aconsejable, podemos conseguir que una entidad banca-ria nos facilite un crédito para hacer frente a algunos pagos. En este caso se deben tener en cuentalos intereses que estos pagos generen.



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Se da frecuentemente el caso de festivales o teatros que participan como coproductores del espec-táculo, es decir, dentro de su partida de programación tienen previsto aportar una cantidad para la

producción de espectáculos. Suele ser el caso de los estrenos, que aumentan así el prestigio de la ins-titución. Dependiendo de la cantidad aportada la clasificaremos como subvención (caso de un festivalpúblico), intercambio (estreno y aparición del logo en la publicidad) o patrocinio.

Basándonos en todas las posibles fuentes de ingresos organizaremos un plan de financiación que ser-virá para establecer mecanismos de control y mejora del proceso, sobre todo a partir del momento enque vayan llegando las primeras facturas.

ESTIMACIÓN DE INGRESOS

PLAN DE FINANCIACIÓN

Recursos propios

Explotaciónen temporada

Explotación en gira

Intercambios

Patrocinios

Merchandising

Subvenciones

Explotación para mediosde comunicación

POSIBILIDADES DE INGRESO PARA

LA OBRA DE TEATRO

Aportaciones de capital inicial.

Número de funciones por precio mediode la entrada.Espectadores por función. Númeroprevisto de espectadores.Porcentaje ingresos para la compañía.

Número representaciones por caché

(calculado a partir de los costes quegenera la función).

Prensa escrita.Radio.Televisión local.

Empresas.

Edición CD.Otros productos.

Ayuntamiento.Otras administraciones.

FECHAS DE LA FINANCIACIÓN

Dinero que apor ta la productora parahacer frente a los gastos y que inten-tará recuperar con la explotación.

Venta anticipada de localidades unmes antes del estreno.Ingresos a taquilla el día de la repre-sentación.

Caché que se cobrará después de la

representación.Coproductor: posible avance delcaché .

Ahorro en los costes.

Aportaciones en dinero o aceptaciónde facturas de algunos gastos de pro-moción.

Ventas en el vestíbulo del teatro y entiendas de la ciudad.

Después de la representación y pre-via presentación de facturas justifi-cando un importe superior al gastoque se subvenciona.

Posibilidades de grabación de la fun-ción y su explotación para TV.



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2.2. ESTIMACIÓN DE COSTES

Vamos a aportar una lista de algunas variables que pueden aparecer en un proyecto teatral, aunquesin entrar el detalle de su descripción. En cualquier caso, cabe recordar que es importante definir par-tidas o conceptos que permitan trabajar cómodamente. También se verán afectados por el tipo de rela-ción establecida con los integrantes del equipo, es decir, si es personal contratado o profesionalesindependientes. El presupuesto nos servirá para hacer un seguimiento de los gastos e ir acercando lasprevisiones a la realidad, controlando posibles desviaciones.

2.2.1. GASTOS DE PERSONAL

• Salarios (relación laboral-nómina)Aquellos a los que decidimos contratar por conveniencias de la producción. Hay varias fórmulasde contratación que debemos estudiar con un asesor. Podemos establecer una contratación con-tinua para los ensayos y la temporada y una discontinua para las actuaciones en gira. El régimende artistas tiene un estatus específico dentro de la seguridad social, por lo que debemos aseso-rarnos correctamente.

– Personal artístico: actores, músicos....– Personal técnico: regidor, director técnico....– Personal administrativo: jefe de producción, secretaría, contabilidad...

No debemos olvidar los seguros sociales.

• Colaboraciones externas-diseños (factura)

Podemos trabajar con algunos profesionales independientes que nos presentarán una factura alfinalizar el trabajo. Tanto puede tratarse del mismo director como de los diseñadores de luces osonido. En cualquier caso puede ser una formula conveniente si negociamos bien el precio del ser-vicio, ya que ahorra las gestiones y los costos de la seguridad social.

– Otros artistas: composición musical y coreográfica.– Diseño de escenografía, vestuario, luces.– Otros, dependiendo del tipo de proyecto: ayudantes, especialistas...

2.2.2. GASTOS DE PRODUCCIÓN

Dependen del proyecto específico, de las necesidades del propio espectáculo o de las ideas que apor-tan los creativos que intervienen en la producción. Se enumeran los que pueden ser más impor tantes:

• Casting y pruebas

– Alquiler de servicios y colaboraciones: local, cámara de vídeo, etc.

• Autor

– Derechos de autor.– Encargo de obras.– Guiones, adaptaciones.



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• Construcción y confección

– Escenografía (maquinaria, decorados).– Vestuario.– Atrezzo, efectos especiales.

• Otros

– Peluquería, maquillaje.– Equipos técnicos: luces, sonido, motores, etc.– Electricidad.– Locales: ensayos, almacén para guardar escenografía y vestuario...– Música: grabaciones, etc.– Otras aportaciones creativas: foto, vídeo, cine...

– Transportes.– Varios.

2.2.3. GASTOS GENERALES

Aquellos que comporta el mantenimiento de la compañía o de la empresa teatral y su propio funcio-namiento, independientemente de la producción. Una buena parte del personal de la oficina dedicarábuenas horas de su trabajo a la producción en curso.

• Administración

– Teléfono, fax.– Correos, paquetería.– Seguros.– Papelería e imprenta.– Licencias legales.– Contabilidad y auditorías.– Gastos de financiación.– Consultas legales y profesionales.– Compra de equipos.– Formación y reciclaje.– Otros.

• Gastos generales y varios

– Alquileres.– Agua, calefacción.– Limpieza.– Mantenimiento.

2.2.4. GASTOS DE MARKETING Y PROMOCIÓN

Dependerán de la campaña prevista y de los posibles acuerdos con algunos medios de comunicación.

– Promoción y relaciones públicas (dietas, viajes...).– Diseño gráfico: carteles, invitaciones, programas, etc.– Diseño de spot y anuncios.



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– Anuncios prensa.– Envíos y distribución.

– Reportaje fotográfico.– Vídeo promoción.– Promociones adicionales.

2.2.5. GASTOS DE EXPLOTACIÓN O GIRA

Al hacer el presupuesto debemos calcular lo que nos cuesta una actuación, desde los contratos de losartistas para la función hasta los traslados de la escenografía o alquileres de materiales. Esto nos ser-virá para calcular nuestro caché . Algunas variable propias de las funciones en gira serían:

– Viajes: compañía, personal técnico...– Transportes: billetes, alquileres camiones autobuses, etc.

– Viajes.– Dietas: alojamiento, manutención...– Personal adicional: carga, descarga, técnicos, etc.

2.2.6. GASTOS COMUNES EN TODAS ESTAS PARTIDAS

– Obligaciones tributarias.

– Imprevistos. Deberíamos utilizar un método que nos permita aproximaciones sucesivas a loscostes de las variables implicadas en la producción, para conocer como se ajustan nuestrasexpectativas de gasto con la realidad en cada momento. La variación respecto al primer mes

en algunos conceptos puede llegar a ser del 10% sobre el total, que debemos tener calcula-do dentro de los imprevistos. Ese control nos indicará si la producción nos provoca un déficito un superávit y con ello podemos adoptar algunas medidas correctivas (aplazar pagos, tra-mitar créditos bancarios, alargar o reducir la gira, promociones especiales, más o menos pro-moción...)



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3. PROMOCIÓN Y DIFUSIÓN

La promoción es un medio de comunicación y de cambio. Se determinará claramente desde la compa-ñía y con ayuda de profesionales la imagen que se divulgará (carteles, programas de mano, anunciosen los medios de comunicación), además de cuáles son aquellos aspectos que pueden hacer que laoferta de nuestro espectáculo se diferencie de las demás existentes en el mercado y, por lo tanto,pueda facilitar nuestro éxito y despertar el interés del público.

Se trabajará en dos líneas de actuación: por una parte, la difusión del estreno y, paralelamente, seinformará a los programadores potenciales que puedan comprar el espectáculo.

Éstos son los útiles de la variable promoción:

– Publicidad.– La venta personal.– Las relaciones públicas.

3.1. PUBLICIDAD

Se trata del conjunto de medios no personalizados por los cuales la empresa tiene que pagar parapoder comunicarse con su mercado (público potencial). Dado que el espectáculo es un evento especialdurante unos días determinados y dentro de una campaña, interesa enmarcarlo dentro del impacto quetendrán todas las acciones realizadas para incentivar la natalidad. Utilizaremos la misma imagen peroprocurando diferenciarnos a partir de la presencia en la calle. Trabajaremos con el diseñador en variasaplicaciones de póster en la que haya una imagen atractiva pero con clase.

3.2. LA VENTA PERSONAL

Consiste en establecer y continuar en contacto con todos los programadores y/o coproductores con losque se ha tenido relación. Además, se intenta encontrar contactos nuevos para abrir nuevos merca-dos, con la finalidad de vender el espectáculo (bolos).

Para la venta personal, se utilizan todos los instrumentos posibles: fax, teléfono, mailing , correo elec-trónico, venta directa, entrevista personal.

Determinaremos nuestros clientes potenciales entre festivales o teatros a partir de bases de datosactualizadas, y deberíamos plantearnos el momento del estreno.

El management (venta) puede llevarlo el equipo de gestión de la compañía, o bien se puede encargara una empresa ajena (a cambio de un porcentaje sobre el caché , en torno al 15%).

Es importante que los contactos se inicien antes de estrenar la producción, para así facilitar la conti-nuidad entre el estreno y el inicio de la gira, cosa que permite sostener los pagos a la plantilla de acto-

res o intérpretes.



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En nuestro caso, al elaborar la base de datos (clientes potenciales) hay un indicador importante: muni-cipios que se encuentre en una situación semejante, es decir, que quieran potenciar la natalidad.

Deberíamos estar totalmente informados sobre datos demográficos, censos, etc.

3.3. LAS RELACIONES PÚBLICAS

Son los medios utilizados para promover un producto en los medios sin tener que pagar un anuncio,como por ejemplo los comunicados de prensa, las conferencias de prensa, el tiempo gratuito de ante-na por radio o televisión y la cobertura mediática.

El hecho de que trabajemos con productos de tipo cultural puede hacer más fácil la repercusión den-tro de los medios de comunicación, pero ello no significa que no deba cuidarse en especial todo lo rela-cionado con la prensa. Podemos buscar excusas para ser noticia: aniversario, comunicados de prensa,

ruedas de prensa, etc. En definitiva, se trata de ocasiones que nos permitan seguir presentes en elmercado incluso después del estreno, aunque sin llegar a saturar a los medios.

Es esencial cuidar al máximo las relaciones con la prensa; debemos facilitarles material informativo ygráfico para que cubran la noticia de nuestro estreno. Nuestro dossier de prensa incluirá informaciónacerca del espectáculo, la compañía, los integrantes del proyecto y su trayectoria, además de todaaquella información de que se disponga en el momento (dibujos de la escenografía, etc. ). También esimportante incluir artículos o críticas aparecidas en otros medios de comunicación, pero este no esnuestro caso ya que todavía no se habrá estrenado. Sin embargo tenemos el precedente de Basilea ysería interesante incluirlo en el dossier.

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