Docente: Flix Alberto Atncar Quispe

PROCESOS TCNICOS ARCHIVSTICOS

PROCESOS TCNICOS ARCHIVSTICOSACOPIO

AC acopiar documentacin archivos de gestin

ORGANIZACIN

Clasificacin Ordenacin Signatura

DESCRIPCIN

Inventario General de Fondos Inventario de TransferenciaInventario de Eliminacin

SELECCIN

Identificar, analizar y evaluar las series documentales. Separar los documentos de valor permanente.

CONSERVACIN

Mantener la integridad fsica de los documentos. AC contar con ambiente apropiado, equipo, mobiliario y materiales necesarios SERVICIOS

CertificacinConsulta

Bsqueda Prstamo Exhibicin

BASE LEGAL

Decreto Ley N 19414, Ley de Defensa, Conservacin e Incremento del Patrimonio Documental de la Nacin.Decreto Supremo N 022-75-ED, Reglamento del Decreto Ley N 19414.Decreto Legislativo N 120, Ley Orgnica del Archivo General de la Nacin.Decreto Supremo N 007-82-JUS, Reglamento de la Ley Orgnica del Archivo General de la Nacin.Resolucin Jefatural N 073-85/AGN-J, Normas Generales del Sistema Nacional de Archivos. Directiva N 005/86-AGN-DGAI, Normas para la Transferencia de documentos en los Archivos Administrativos del Sector Pblico Nacional, aprobada mediante Resolucin Jefatural N 173-86-AGN-J.Ley N 25323, Ley del Sistema Nacional de Archivos.Decreto Supremo N 008-92-JUS, Reglamento de la Ley N 25323, y su modificatoria mediante Decreto Supremo N 005-93-JUS. Ley N 28296, Ley General del Patrimonio Cultural de la Nacin.Decreto Supremo N 011-2006-ED, Reglamento de la Ley N 28296.

ACOPIO

Procedimiento habitual de ingreso de documentos de un archivo de gestin mediante traslado de las fracciones de series documentales, una vez que stas han cumplido el plazo de permanencia fijado por las normas establecidas en la valoracin para cada una de las etapas del ciclo vital de los documentos.

Programacin en el Plan Anual de Archivos.Solicitud de transferencia.Remisin de inventarios.Verificacin in situ del inventario de transferencia.Informe de conformidad.Traslado de la documentacin.Verificacin (muestreo).Firma del Acta de transferencia.Traslado y ubicacin.

IDENTIFICACIN

Descubre y define en cada documento: Los organismos de donde proceden (Archivo General de la Nacin).La oficina donde se gestiona o produce (Direccin de Archivos Pblicos).La funcin que documentan (Transferencia documental).La materia que contienen (Solicitud de transferencia del fondo documental de ENACE en Liquidacin).Y la fecha de emisin.Un archivo desorganizado debe ser primero identificado, antes de proceder a su reorganizacin.

ORGANIZACIN DOCUMENTAL

Proceso que mediante las etapas de clasificacin, ordenamiento y signatura de la documentacin, aplica las conclusiones establecidas en la fase de identificacin a la estructura de un fondo.

ClasificarOrdenarSignar

El mejor mtodo de organizacin de un archivo es recrear o simplemente respetar el orden originario que tuvieron o debieron tener los papeles en cada una de las oficinas productoras.Es un mtodo objetivo (el resultado debe ser el mismo).Puede ser: Orgnico funcional, procesos y sistmico.

Principio de procedencia.- Establece que los documentos producidos por una institucin u organismo no deben mezclarse con los de otro.Principio de orden original.- Establece que no se debe alterar la organizacin dada a un fondo por una unidad productora, cualquiera sea sta

Es juntar y separar grupos documentales (segn el principio de procedencia).Las bibliotecas se organizan por materia o contenidos.Mientras que los archivos se clasifican solo por:Fondos.Series.Expedientes (pieza documental).

Establecer dentro de las series, expedientes y documentos, ya clasificados:Una secuencia natural (orden segn los momentos de la gestin que los origin).Alfabtica (expedientes personales o de materias). Orden abierto.Geogrfica (series y documentos referidos a ciudades o barrios o calles).Numrica (documentos contables, documentos de correspondencia). El orden numrico es cerrado y no permite interpolaciones ni prdidas.

Es asignar smbolos de codificacin. Pueden ser letras o nmeros o la combinacin de ambos para su identificacin. Dichos smbolos representan a los nombres o ttulos facilitando su inmediata localizacin. Ejemplo:OFICINA CENTRAL DE SERVICIOS GENERALESSEGE/03

GERENCIA DE PERSONALPERS/01

SECCINORDEN DE LA SERIEPRIMERA SERIE DE PERSONALSECCIN PERSONAL

El PCD es un documento de gestin archivstica que establece las series documentales que produce o recibe una Entidad de la Administracin Pblica, como resultado de su actividad y que precisa el nmero de aos de conservacin y periodos de retencin en cada nivel de archivo, hasta su transferencia al AGN o su eliminacin.

El PCD est conformado por:

Inventario de las Series Documentales.Tabla General de Retencin de Documentos.ndice alfabtico de las Series Documentales.

El CED es el encargado de conducir el proceso de formulacin del PCD.

SECCIN (O SUBSECCIN):CDIGO: 7.2 RESPONSABLE : Arch. JORGE REVELO CABALLEROARCHIVOS PBLICOSSERIE DOCUMENTALREGLAS DE CONTROLCDIGONOMBRE DE LA SERIE O SUBSERIEASUNTO O CONTENIDOVALORPERODO DE RETENCINA.G.A.P.A.C.TOTAL AOS7.2.1TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOSDocumentacin sobre transferencia documentalP1020307.2.2 INSTRUMENTOS DESCRIPTIVOSInventarios e ndices de las series de los fondos documentales que custodia7.2.2.1INVENTARIO DE FONDOSInstrumentos de descripcin de los fondos documentales elaborados por la Direccin de los fondos que custodia.P291307.2.2.2NDICESndices alfabticos de las series documentales de los diferentes fondos documentales que la Direccin conserva.P291307.2.3PROPUESTAS DE ELIMINACIN DNDAAIInformes sobre documentacin que custodia, que han sido seleccionadasP291307.2.4PROGRAMACION DE ACTIVIDADESFormularios que consignan las actividades programadas y metas cuantitativas ha efectuarse en el ao, as como evaluacin y memoria T29117.2.5SERVICIOS ARCHIVISTICOS7.2.5.1CERTIFICACIONESFormularios sobre expedicin de copias, donde se adjunta recibo de pagos T28107.2.5.2CONSTANCIASCopias de los recibos de pagos por concepto de expedicin de constancias y la respectiva copia de la constancia otorgada al usuario.T28107.2.5.3CONSULTASInformes tcnicos emitidos sobre documentos que custodia Archivos PblicosT2357.2.5.4BSQUEDASFormularios por bsqueda con recibo de pagos T28107.2.5.5EXHIBICIONES DOCUMENTALESCopias de los recibos de pagos de los usuarios por defecto de exhibicin de documentos.T28107.2.5.6PRSTAMOS DE DOCUMENTOSPapeletas de atencin a los investigadores a travs de la Sala de investigacin.T2357.2.6CORRESPONDENCIADocumentos informativos que comunican diversos asuntos de menor trascendencia mediante oficios, cartas, informes, memorandos, etc.T235

Es un rgano designado por la ms alta autoridad de la Entidad, para la formulacin del PCD y evaluacin de los documentos a conservar y/o eliminar.Lo integran:Un representante de la Alta Direccin, quien lo presidir.El Jefe de la OAJ o su representante.El Jefe de la unidad Orgnica, cuya documentacin es evaluada.El Jefe del OAA, quien actuar como secretario

DESCRIPCIN

Describir es referir en bases de datos o en libros tradicionales los contenidos y la situacin exacta de los documentos de archivo.

Realizar todas las tareas anteriores de identificacin y organizacin.Permite al archivero el gobierno intelectual y material de todos los documentos: Saber su contenido, su existencia o desaparicin y el lugar o caja donde se hallan.

Son herramientas de trabajo archivstico que nos facilitan las tareas de ubicacin, valoracin, conservacin y servicio. Pueden ser:Guas.Inventarios.Catlogos.ndices.Censos.

Los inventarios son relaciones de signaturas topogrficas, contenidos, accesibilidad y fechas de todas las unidades archivsticas de instalacin.

Sirven para testimoniar la existencia o ausencia de una caja o expediente.Para facilitar los recuentos peridicos y reglamentarios.Garantizan el orden de los documentos en caso de un eventual desorden.Facilitan las bsqueda de un documento.

Inventarios de registro (a nivel de serie transferencia o eliminacin).Inventarios analticos (a nivel de expediente o pieza documental).

SELECCIN DOCUMENTAL

Actualmente el Consejo Internacional de archivos en diversos foros internacionales (FIED) ha discutido el concepto y definicin del proceso de seleccin documental, dejando atrs este ltimo y reemplazndolo por el de evaluacin documental, que englobara las actividades de identificacin, valoracin y seleccin.

Fase del tratamiento archivstico que consiste en analizar y determinar los valores primarios y secundarios de las series documentales, fijando los plazos de transferencia, acceso, y conservacin o eliminacin total o parcial.

El valor temporal o permanente de la documentacin segn los siguientes criterios:Administrativa (memoria de la administracin).Jurdica (justificacin de derechos y obligaciones).Fiscal (obligaciones con el fisco, tributarias y de control).Informativa (informacin al ciudadano).Histrica (informacin sobre el pasado remoto).

La accesibilidad o el secreto e intimidad de los documentos.La conservacin o en la destruccin.

Es un rgano designado por la ms alta autoridad de la Entidad, para la formulacin del PCD y evaluacin de los documentos a conservar y/o eliminar.Lo integran:Un representante de la Alta Direccin, quien lo presidir.El Jefe de la OAJ o su representante.El Jefe de la unidad Orgnica, cuya documentacin es evaluada.El Jefe del OAA, quien actuar como secretario

Operacin intelectual y material de localizacin de las fracciones de serie que han de ser eliminadas o conservadas en virtud de los plazos establecidos en el proceso de valoracin.

Identificacin de series que han perdido su vigencia temporal.Elaboracin de inventario de eliminacin.Preparacin de muestras documentales.Elaboracin de informe de eliminacin.En el caso de no contar con PCD, se determinar la procedencia en una sesin del CED (firma de Acta).Remisin de informe al AGN o AR.AGN o AR (en sus instancia de CTNA o CTRA) determinar si procede o no.

CONSERVACIN

Conjunto de procedimientos y medidas destinadas a asegurar, por una parte, la preservacin o prevencin de posibles alteraciones fsicas en los documentos, y, por otra, la restauracin de stos cuando la alteracin se ha producido (DTA-MCE).

Cuando mantiene tanto su aspecto corpreo (fsico), as como su capacidad para transmitir la informacin que contiene (intelectual), o sea su funcionalidad. Por lo tanto, si un documento conserva su integridad fsica, pero ha perdido o se ve amenazada su capacidad para transmitir informacin, no podr considerarse que est en buen estado. Lo mismo si se da lo contrario; es decir, que su composicin fsica sea frgil pese a que su contenido original puede ser fcilmente transmitido.

Son todas aquellas medidas que se toman para prevenir el deterioro en la documentacin. Por tanto, la preservacin se anticipa al dao que puede sufrir el documento por factores o mecanismos que propician su alteracin o deterioro, cuya mayora son de carcter extrnseco, o sea que se ciernen en el medio que rodea al documento. En consecuencia, la preservacin busca eliminar el dao ocasionable, no el ocasionado.

1. Propiciar un medio ambiente idneo a las necesidades de permanencia y durabilidad de los documentos. Para ello, es necesario conocer: a) la composicin fsica y qumica de los documentos almacenados en las rea de depsito, as como sus reacciones ante factores y mecanismos de alteracin; b) las causas potenciales de su deterioro.

2. Establecer polticas racionales de facilitacin del acervo documental, con el objeto de proteger los documentos de la excesiva manipulacin. Para ello, se recomienda: a) Seleccionar los documentos ms valiosos y representativos de todo el acervo documental y hacer una rplica o copia de ellos para salvaguardar los originales (digitalizacin).

Son todas aquellas tareas que tienen por fin, intervenir directamente el documento con el objeto de devolverle su integridad fsica, aunque no precisamente original. En vista de que la intervencin se lleva a cabo sobre el soporte del documento, la persona responsable de hacer el trabajo debe tener el cuidado de respetar tanto su valor fsico como el valor funcional (intelectual). Por ende, el tratamiento que se le d al documento (paso que en el mejor de los casos debe evitarse) entraa cuidados especiales para no alterar su composicin estructural y la informacin consignada en l. Es, por tanto, un compromiso tico e histrico.

LA RESTAURACIN ES EL RESULTADO DE LA INEFICACIA O AUSENCIA DE POLTICAS Y PROGRAMAS DE CONSERVACIN PREVENTIVA (Caldern Delgado).

1. INTRNSECAS Son las que se encuentran en la propia naturaleza de las materias primas del papel, o bien en los componentes que se agregan en su proceso de fabricacin. Pueden ser:Oxidacin (Influencia de elementos metlicos, por ejemplo, tinta ferroglica).Acidez (PH) (prdida gradual de reserva de agua alcalinidad- del papel).

2. EXTRNSECAS Son todos aquellos factores externos que alteran el medio ocasionando reacciones mediatas o inmediatas en los documentos. Son:Fsicas (luz, humedad, temperatura). Qumicas (presencia de elementos qumicos en el ambiente; manipulacin; oxidacin por clips, grapas, etc.).Biolgicas (agentes que producen deterioro: el hombre mismo, hasta los roedores, insectos, hongos y bacterias).Mecnicas (condiciones de almacenamiento).

SERVICIOS ARCHIVSTICOS

Del latn servitum Servicio define la accin y efecto de servir (RAE).Mrito que se adquiere sirviendo al Estado o a otra entidad o persona (RAE).Es una obra, una realizacin o un acto que es esencialmente intangible. Su creacin puede o no estar relacionada con un producto fsico.

Las actividades que supone el suministro de informacin acerca o procedente de los fondos, incluyendo el hacer que los fondos estn disponibles en las salas de atencin o en el ciberespacio, a los usuarios en general.

Si la finalidad ltima de cualquier archivo es la facilitacin de la informacin para los fines ms diversos, una de las actuaciones que deben poner mayor atencin los archiveros es potenciar la apertura de los archivos al mayor nmero de personas y por ende, a la sociedad en general.

Ciudadanos Instituciones

USUARIOSSERVICIO ARCHIVSTICO

La persona u organizacin que hace uso de su derecho para tener acceso a la documentacin e informacin, con las limitaciones determinadas por el grado de accesibilidad de los documentos.

(Fuente: Vctor Arvalo, 1998: 233)

1. Interno: aquellos que forman parte de la organizacin y que requieren informacin para efectos de la gestin institucional.

2. Externos: la sociedad civil en general (personas u organizaciones).

3. Potencial: aquellos que en algn momento pueden hacer uso de los servicios del archivo.

Bsqueda.Consulta (lectura en Sala, por telfono, va electrnica etc.).Prstamo.Expedicin de copias (simples o certificadas).Constancias.Otras: Restauracin de documentos, reprografa (digital, facsmil), custodia, asistencia o asesora tcnica, transcripcin paleogrfica, etc.

07/06/2013*GRACIAS POR SU ATENCIN

Direccin Nacional de Desarrollo Archivstico Y Archivo Intermedio

Archivo General de la Nacin del PerJr. Manuel Cuadros S/N Palacio de Justicia

TELFONO 01-4263631

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