CÓMO ADOPTAR PROCESOS AUTOMATIZADOS DE DOCUMENTOS PARA REDUCIR COSTOS

El Estado y las empresas enfrentan la necesidad de implementar soluciones de administración de procesos de negocios que reduzcan el trabajo en papel

Las presiones económicas y políticas están forzando a las organizaciones a ser eficientes, productivas y competitivas, pero también transparentes y en cumplimiento de las regulaciones. En tiempos en que los presupuestos se reducen y las regulaciones se hacen más estrictas, es vital para las organizaciones y las compañías encontrar nuevas maneras de reducir dramáticamente los costos sin sacrificar la calidad de los servicios que ofrecen, al tiempo que cumplen con las regulaciones de seguridad, privacidad y transparencia.

En el sector público, las organizaciones de hoy en día luchan por incrementar y mejorar los servicios a los ciudadanos a pesar de la disminución en la recaudación. Para ello, deben buscar la manera de acelerar sus operaciones y ofrecer una gama más amplia de información a los ciudadanos, y mejorar al mismo tiempo el cumplimiento de las normas de privacidad y seguridad.

En el sector privado, las compañías enfrentan precisamente los mismos retos que las organizaciones del sector público. Deben mejorar el servicio a cliente y reducir los costos, al tiempo que cumplen con las regulaciones gubernamentales que rigen la privacidad y seguridad de la información.

Ambos tipos de organizaciones han encontrado un terreno común: la necesidad de implementar soluciones de Administración de Procesos de Negocios (Business Process Management BPM) que reduzcan el� trabajo en papel, mejoren los niveles de servicio y aceleren la toma de decisiones: todo esto al tiempo que aseguran el cumplimiento de las regulaciones. Las organizaciones públicas y privadas que implementan con éxito las soluciones BPM logran reducir los costos, acelerar los procesos, mejorar la calidad de los servicios e incrementar su eficiencia y competitividad.

Una de las maneras más rápidas y efectivas de que cualquier organización pública y privada reduzca sus costos y mejore sus niveles de servicio es cambiar a soluciones BPM que incorporen procesos de

automatización de documentos. Como están descubriendo cada vez más y más organizaciones gubernamentales y negocios, hasta las mejoras más pequeñas a soluciones BPM pueden producir un enorme impacto en costos y niveles de servicio. Así que una visión inteligente de las soluciones BPM tendrá efecto en la base central de cualquier organización.

Sin embargo, para la mayoría de las organizaciones, cambiar a procesos de automatización de documentos electrónicos representa riesgos y retos especiales. Las consecuencias de perder datos críticos pueden llevar al conocimiento público de las fallas de seguridad, pérdida de la confianza de los clientes, amenazas de la competencia debido a la fuga de información clave y multas por incumplimiento de las regulaciones gubernamentales. La tecnología digital hace que los documentos sean fáciles de alterar o copiar, lo que aumenta el riesgo de que múltiples versiones no-idénticas de un documento puedan usarse de forma no autorizada. Asimismo, aumenta el riesgo de que información crítica, como datos financieros, médicos, personal o criminal caiga en las manos equivocadas. Es por eso que las organizaciones en todo el mundo necesitan proteger la información clave de manera segura, confidencial y en cumplimiento de las regulaciones.

Tanto las organizaciones públicas como las privadas, también enfrentan el reto de diseñar nuevos procesos y sistemas atractivos para las personas dentro y fuera de las empresas: incluyendo ciudadanos, otras agencias, empleados, ejecutivos, clientes, socios y distribuidores.

Una vez que se implementan los procesos, también es clave saber qué tan bien están funcionando de manera de medir en tiempo real las acciones necesarias para mantener los procesos al día. Si se aprovecha la Supervisión de la Actividad de Negocios (Business Activity Monitoring BAM) como parte de la tecnología BPM, las organizaciones y� compañías pueden revisar los análisis de procesos y afinar las implementaciones a lo largo de los años. Este artículo se enfoca en cómo las organizaciones gubernamentales de todos los niveles han implementado soluciones creativas para mejorar sus modelos de flujo de trabajo y cumplir con las estrictas leyes acerca de la privacidad y autenticación de la información.

Foco en eficiencia y seguridadAún cuando el mundo se hace cada vez más digitalizado, muchas de las

organizaciones de hoy en día todavía se apoyan fuertemente en los procesos en papel, especialmente cuando deben proteger la seguridad y autenticidad de la información. Hasta hace poco, la Oficina de Imprenta del Gobierno de los Estados Unidos (United States Government Printing Office GPO) distribuía sus documentos prácticamente solo en papel. La� GPO ha sido el distribuidor oficial nacional de documentos de gobierno por casi 150 años. La agencia sirve como fuente centralizada para reunir, catalogar, producir, proveer y preservar la información gubernamental publicada en todas sus formas, y garantizar su autenticidad.

El aumento del uso de documentos electrónicos supone retos especiales. La tecnología digital hace que los documentos sean fáciles de alterar o copiar, lo que puede llevar a que múltiples versiones no-idénticas de un documento se utilicen de forma no autorizada. Además, la solicitud de documentos digitales ha aumentado tremendamente y la GPO ya no imprime los documentos de forma centralizada tan frecuentemente como solía hacer. A pesar de estos obstáculos, la GPO debe asegurar que sus materiales sean seguros y validados, lo que incluye la verificación de la autenticidad, asegurándose de que los usuarios no puedan alterar los documentos de su formato original y previniendo el uso ilegítimo o no autorizado de los documentos.

Para vencer estos retos, la GPO comenzó a evaluar soluciones para la distribución electrónica de documentos, con varios criterios clave en mente: La solución tenía que ser fácil de usar y disponible para todos los usuarios sin cargo. La GPO quería asegurar que los usuarios no necesitaran descargar ningún software especializado en sus computadoras para validar las firmas digitales de los documentos. El sistema debía contar con soporte para la autenticación de documentos a la escala industrial de millones de documentos por año. Era imprescindible contar con atributos robustos de seguridad, incluyendo soporte para módulos de seguridad de hardware que habilitarían las firmas digitales criptográficas. Además, el sistema debía mantener una autenticación continua inherente a los documentos sin importar su sitio de destino.

Para mejorar los servicios y acelerar la distribución de documentos, la GPO integró los documentos electrónicos como parte de los sistemas automatizados con el objetivo de asegurar los documentos. El sistema mezcla el Formato de Documento Portátil (PDF) con soluciones

basadas en servidor para generar, autenticar y distribuir documentos electrónicamente.

Ahora, cuando un miembro del Congreso, un ciudadano o algún otro solicitante requiere la re-impresión de un documento, la GPO convierte el documento en un PDF y usa un sistema de documento certificado para colocar un sello electrónico en el documento y asegurar su autenticidad. Con la entrega, los controles integrados al documento aseguran que el documento no haya sido modificado desde su certificación. Con el nuevo sistema, la GPO puede llevar los procesos de documentos fuera de la organización. Cualquier usuario en cualquier plataforma puede acceder a, ver y leer un documento en PDF usando software disponible gratuitamente.

Para la GPO, los beneficios de distribuir los documentos de forma electrónica y segura son reales. El cambio a la distribución online no solo protege la precisión de los datos y amplía el acceso público a la información, sino que además le ahorrará a la GPO cerca de 20 toneladas de papel, o aproximadamente 480 árboles, y cerca de un millón de dólares por los próximos cinco años.

Mejoras en cumplimiento de regulacionesLas organizaciones del sector público no están solas en la adopción de las soluciones de automatización de procesos y documentos que mejore las eficiencias y reduzca los costos, y al mismo tiempo cumpla con las regulaciones. Janus Health es una compañía que desarrolla tecnologías móviles patentadas que permiten que los médicos de cabecera ofrezcan un nivel excepcional de cuidado de salud a domicilio. El manejo de datos de cuidado de salud e información de paciente es complejo en cualquier circunstancia, pero los encargados de prestar servicios de salud "móvil" tienen un conjunto especial de retos: deben seguir los mismos estrictos procedimientos que cualquier proveedor de cuidado de salud que trabaje en instalaciones médicas, en todo lo relacionado con seguimiento, reportes e información segura del paciente, pero hacer todo esto en un dispositivo portátil, a menudo sin conexión a Internet.

Janus Health construyó una solución que combina los documentos sin papel y las tecnologías basadas en la Web y los sistemas de escritorio para hacer que el cuidado de salud a domicilio sea fácil, intuitivo y seguro, y que esté en cumplimiento de las regulaciones y la precisión de los datos. La compañía ha creado una aplicación rica de Internet (RIA), el portal Registros Médicos Electrónicos (Electronic Medical Records - EMR),

que permite a los doctores ofrecer servicio completo de atención médica a pacientes en el hogar o en cualquier punto de una manera digna y efectiva en costos.

El sistema seguro y sin papel cumple con todas las regulaciones de privacidad del paciente, permite la recepción y transmisión de toda la serie de servicios médicos como rayos X, reportes e imágenes de resonancia magnética, interacciones con agencias de salud a domicilio, y permite a los doctores realizar pre-admisiones de pacientes a hospitales, sin obstáculos. La RIA de Janus corre en cualquier computadora portátil, permite capacidades de firma digital y mantiene actualizados los cuadros médicos del paciente en los servidores centrales de Janus, sea que el doctor esté trabajando en ambientes online u offline.

Usando la solución Janus, todas las interacciones entre los doctores, los pacientes y otros encargados de prestar servicios de salud a domicilio están encriptadas localmente y documentadas de manera segura vía PDF y firmas digitales. El proceso electrónico evita los largos retrasos que pueden ser causados por los envíos de reportes médicos vía fax o correo electrónico, u otros métodos lentos o problemáticos. Y, si un paciente necesita ser admitido en un hospital, la solución Janus también realiza pre-admisiones y envía todo el proceso en papel, cuadros médicos, imágenes y órdenes necesarios al hospital con antelación de forma tan segura como en archivos PDF, evitando lo que hubiera podido ser 12 horas de espera y un cargo de u$s3.000 dólares si el paciente hubiera tenido que esperar en la sala de emergencia por una habitación.

Las ventajas de usar la RIA de Janus basada en herramientas de automatización de procesos y PDF son sustanciales. Actualmente, hay más de 100 prácticas médicas usando el servicio en seis estados de los Estados Unidos. Estas prácticas reportan que han reducido los típicos formularios de 26 páginas a un estándar de nuevo paciente porque todos los formularios pueden completarse, guardarse y entregarse electrónicamente en PDF. Las prácticas pueden revisar los formularios PDF en una hora, para hacerlos cumplir con las cambiantes regulaciones, y enviar formularios actualizados sobre la red en un instante a todos los involucrados con un paciente. Las prácticas médicas pueden hacer crecer su negocio porque la solución de Janus incrementa drásticamente el número de llamadas que es posible completar en un día. La solución ahorra costos del programa Medicare y acelera el pedido

de prescripciones, imágenes y otros servicios médicos en lista. Todos estos beneficios de eficiencia y negocios se logran en el contexto del cumplimiento de regulaciones HIPPA.

ConclusionesTanto las organizaciones públicas como las privadas están bajo más presión que nunca en el complicado clima económico de hoy en día de ser más competitivas: reducir costos, mejorar los niveles de servicio y hacer más con menos. Muchas reconocen que la automatización de procesos puede tener un impacto positivo significativo en la habilidad de incrementar la eficiencia y reducir los costos. Sin embargo, muchas organizaciones líderes no automatizan los procesos manuales por la necesidad de asegurar la información crítica. Pero las soluciones de administración de procesos de hoy en día, que incluyen manejo de derechos, certificación de documentos, firmas digitales y otras importantes capacidades, permiten a las organizaciones reducir dramáticamente los costos al tiempo que mejoran la calidad del servicio y aseguran que cumplen con las regulaciones relacionadas con la seguridad, privacidad y transparencia.

Los beneficios y el retorno de la inversión a partir de la automatización de procesos son muy significativos como para que las organizaciones los ignoren. Las organizaciones públicas y privadas han encontrado un terreno común: ambas pueden ser más efectivas, más eficientes y más capaces de adaptarse a ambientes en cambio constante: todo esto al tiempo que aseguran la información crítica.