TECNICAS DE DISEO, DESARROLLO E IMPLENTACION DE SISTEMAS Y PROCESOS OPERACIONALESEmpresa PROSEG S.R.L.Trabajo Practico Individual Maestra en Organizacin Sistemas y Mtodos

Universidad Nacional de AsuncinLic. Deisy Sonia Ovelar SoteloMayo /2011

San Lorenzo Paraguay

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ContenidoContenido........................................................................................................... 2 INTRODUCCION...................................................................................................5 Base legal de la organizacin..............................................................................6 Visin............................................................................................................... 6 Misin............................................................................................................... 6 MARCO ESTRATEGICO......................................................................................7 CREENCIAS ......................................................................................................8 RESPONSABILIDAD SOCIAL EMPRESARIAL......................................................9 Conceptos de Mtodo, Sistema y Proceso o Procedimiento..............................10 Mtodo .......................................................................................................... 10 Sistema.......................................................................................................... 10 Trabajo de Campo Importancia...................................................................11 Importancia de los Manuales de Procesos o Procedimientos Operacionales o Administrativos en las Empresas...................................................................12 MANUAL DE PROCESOS O PROCEDIMIENTOS OPERACIONALES....................15 Presentacin..................................................................................................... 16 Sectores que Intervienen..................................................................................16 Documentos que intervienen en el procedimiento............................................16 Normas inherentes............................................................................................16 PROCESOS ACTUAL VENTA DEPARTAMENTO CORPORATIVO..........................18 PROYECTOS PARA LICITACIONES...................................................................18 Formularios para licitaciones.........................................................................19 Instrucciones de los Formularios....................................................................21 LICITACION FL-COR-01.................................................................................21 ESTADO DE LICITACION FL-COR-02 - LISTADO MAESTRO DE ACTIVIDADES Y TAREAS.......................................................................................................... 21 Diagrama actual.............................................................................................22 FLUJOGRAMA PROCESO ACTUAL.................................................................22 COMERCIALIZACION TRADICIONAL....................................................................24 Sectores que Intervienen...............................................................................24 Documentos que intervienen en el procedimiento........................................24

Pg. 3 Normas inherentes al proceso.......................................................................24 Procedimiento Actual........................................................................................25 Formularios para ventas tradicionales...........................................................27 Instrucciones de llenado de los Formularios..................................................28 HOJA DE RELEVAMIENTO FL-COM-02...........................................................28 DATOS DEL CLIENTE FL-COM-03..................................................................28 Diagrama actual.............................................................................................31 FLUJOGRAMA PROCESO ACTUAL.................................................................31 ANALISIS CRTICO DEL PROCEDIMIENTO DE VENTA ......................................32 PROCEDIMIENTOS PROPUESTO.........................................................................33 Sectores que Intervienen...............................................................................33 Documentos que intervienen en el procedimiento........................................33 Normas inherentes al procedimiento.............................................................33 Seccin Grande Obras o Proyectos.............................................................33 Proceso de Venta Seccin Grandes Obras o Proyectos...................................35 Formularios para licitaciones.........................................................................38 Instrucciones de los Formularios....................................................................40 LICITACION FL-COM-01................................................................................40 ESTADO DE LICITACION FL-COM-02 - LISTADO MAESTRO DE ACTIVIDADES Y TAREAS.......................................................................................................... 40 CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES FL-COM-05...............................................41 Proceso de Venta Seccin Hogar o Pymes......................................................44 Sectores que Intervienen..................................................................................44 Documentos que intervienen en el procedimiento............................................44 Normas inherentes al procedimiento................................................................44 PROCEDIMIENTO...............................................................................................45 Formularios para ventas tradicionales...........................................................47 Instrucciones de llenado de los Formularios..................................................48 HOJA DE RELEVAMIENTO FL-COM-02...........................................................48 DATOS DEL CLIENTE FL-COM-03..................................................................48 Diagrama de flujo del proceso.......................................................................51 RECOMENDACIONES.........................................................................................52 CONCLUSION.....................................................................................................53

Pg. 4 Bibliografa........................................................................................................ 54

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INTRODUCCIONTodos en algn momento hemos utilizado las palabras mtodos, procesos o sistemas para referirnos a puntos importantes en nuestra vida diaria o a temas didcticos; inconscientemente estamos siempre dentro de ese esquema como si fuera una rueda del cual formamos parte en forma cotidiana. Si analizamos en profundidad dichos conceptos, podemos comprender la trascendencia que tiene contar con una rutina estructurada en nuestro estilo de vida l cual se desarrolla bajo un orden cronolgico, permitindonos hacer un rpido repaso mental de todo lo realizado para llegar al resultado, lastimosamente solo lo hacemos esto si el resultado no es lo que esperbamos, es decir no logramos nuestro objetivo; y como una organizacin o institucin tambin tiene visa esta misma premisa es aplicable a las mismas. La mayor parte de los directivos, gerentes y jefes asumen que sus procesos son los correctos pues ha perdurado en el tiempo; por lo que dejan que se acumule polvo sobre ellos y despus la realidad los sacude; el cambio de los procesos debe ir acompaado con la tecnologa, esto permitir que se cuenten con sistemas eficientes que respondan a la realidad Actualmente la mayora de las empresas ponen nfasis en los procesos y mtodos de una estructura organizacional, y esto se debe a que las empresas y/o las organizaciones son tan eficientes como lo son sus procesos. Es decir se da importancia a los sistemas en los cuales se encuentran estos procesos, procurando cada da reducir la ineficiencia de sus nichos de poder creando una inercia de cambio a travs de un foco comn y trabajando con una visin de objetivo en el cliente

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Base legal de la organizacinEn fecha 16 de julio del ao 1990 nace PROSEG S.R.L., como un grupo empresarial dedicado al segmento de seguridad electrnica, con la misin de satisfacer la creciente demanda en el pas con proyeccin Latinoamericano. EL vacio en el cual se encontraba este mercado a nivel local y los deseos de brindar un servicios de primera lnea, impulso a quienes son los socios PROSEG a invertir, a trabajar y crecer en un pas en el cual la tecnologa an no contaba con la aprobacin de la ciudadana; con el transcurrir de los aos se ha hecho acreedora de varios premios a nivel Nacional como internacional convirtindola de esta forma en una de las empresas Lideres y pioneras en el rubro El Grupo PROSEG est compuesto por empresas que ofrecen servicios integrados de seguridad electrnica, orientado a proteger a sus clientes y sus bienes, brindndoles de esta forma tranquilidad y calidad de vida.

Visin

Con el estilo y la mstica PROSEG de hacer las cosas, ser la empresa lder del MERCOSUR en sistemas integrados de seguridad electrnica

Misin

Proteger la vida y los bienes de nuestros clientes para dar tranquilidad y calidad de vida

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MARCO ESTRATEGICOEn PROSEG nos especializamos en seguridad preventiva y activa mediante sistemas de seguridad electrnica y respuestas de patrullas, con equipos confiables y tecnologa de punta, sumando al personal tcnico capacitado y el adiestramiento personalizado a los usuarios. Trabajamos con Capital Humano competente, tecnologa de punta, y con el compromiso de mejora continua en los procesos. Nuestros Servicios Monitoreo Contamos con una estacin central de monitoreo que controla el funcionamiento de los sistemas de alarmas contra robo e incendio. La estacin central de monitoreo est conectada por medio de mdem a la lnea telefnica del inmueble donde se presta el servicio, la que a su vez se conecta al sistema de alarma contra robo e incendio. Si la alarma es activada, inmediatamente la estacin central recibir esta informacin va telefnica. Alianzas estratgicas con clientes corporativos PROSED trabaja con un gerenciamiento diferenciado, nos enfocamos netamente en contratos de largo plazo, donde lo fundamental es entender cualquier criterio que sume VALOR para el CLIENTE. A partir de esta filosofa, damos prioridad a: 1. Cambiar los paradigmas empresariales 2. Enfoque de Alto Nivel a una cartera Seleccionada de Clientes. Siendo as tres pilares fundamentales dentro del departamento Corporativo, que nos permiten trabajar en forma sustentable con nuestros aliados; A. GERENCIAMIENTO DE COSTOS: fuentes primarias de fabricacin, conseguir los mejores precios de los fabricantes, menores imprevistos. B. GERENCIAMIENTO DE CALIDAD: tecnologa de primer nivel homologada y testeada, certificacin ISO 9001, altos padrones de instalacin, hacer los trabajos en forma rpida. C. GERENCIAMIENTO DEL TIEMPO/ PLAZO: planificacin detallada, identificacin de caminos crticos, actuar con sentido de urgencia. De esta forma: KNOW HOW CORPORATIVO + ENFOQUE como ESTRATEGIA de RELACIONAMIENTO + APOYO CORPORATIVO de nuestros proveedores, mantenidos en el enfoque de INVERSIONES CONVENIENTES + MAYOR CALIDAD + MENOR PLAZO, dan como resultado un RELACIONAMIENTO SUSTENTABLE CON NUESTROS CLIENES

Pg. 8 Apertura a nuevos clientes y sostenibilidad. Satisfaciendo las necesidades del segmento medio del mercado, contamos con sistemas de seguridad electrnica para residencias pequeas o mediano porte y/o PYMES (pequeas y medianas empresas), servicios de monitoreo y asistencia de patrullas.

CREENCIAS

Dar importancia a las personasCreemos que el desarrollo del capital humano contribuye en forma contundente para la obtencin de resultados inimaginables

Trabajo en equipo y liderazgo situacionalCreemos en el trabajo en equipo donde no existen los imprescindibles, asimismo creemos en el liderazgo situacional donde para cada desafo hay un lder

La competencia nos impulsaCreemos que la competencia nos debe impulsar a ser siempre lideres en el mercado en el cual estamos insertos y en la necesidad de las alianzas estratgicas con proveedores y empresas afines

El cambio y los desafos constantesCreemos que el cambio es siempre una oportunidad; Buscamos permanentemente desafos y nadamos contra la corriente desafiando a lo convencional

Responsabilidad socialCreemos que no podemos dar la espalda a las necesidades de las comunidades en la que estamos insertos por eso nos sentimos y somos actores principales en la solucin de sus problemas

Dejar un legadoCreemos que nuestras empresas hacen historia y sern en el futuro, ejemplo e inspiracin de las generaciones venideras

Visin compartidaNo me digan que no se puede hacer. Franklin Delano Roosevelt

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RESPONSABILIDAD SOCIAL EMPRESARIALLa Responsabilidad Social es uno de los Pilares que nos sostiene, creemos que no podemos dar la espalda a las necesidades de las comunidades en las que estamos insertos por eso nos sentimos y somos actores principales en la solucin de sus problemas. Como una de las respuestas a necesidades de nuestra comunidad surge la Fundacin Pas Seguro, la cual busca mejorar la calidad de vida de la comunidad en la que estamos insertos y colaborar para evitar que el crimen, la inseguridad y la violencia sigan creciendo y propagndose. Formar trabajadores honestos y capacitados que influyan en las comunidades en las que estn inmersos, buscamos la excelencia y el capacitarnos es parte del camino que nos conduce a ello. Tenemos una visin y aceptamos los desafos para cumplirla. Cada da es uno de desafos y experiencias nicas, para ello hemos fundado el Club de lderes del Grupo Protek. Un grupo de personas comprometidas que comparten herramientas para que el Liderazgo crezca da a da.

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Conceptos de Mtodo, ProcedimientoMtodo

Sistema

y

Proceso

o

Del griego meta (ms all) y hodos (camino), literalmente camino o va para llegar ms lejos, se refiere al medio utilizado para llegar a su fin. Su significado original seala el camino que conduce a un lugar Significa camino o va. Se refiere a los medios utilizados para conseguir un objetivo. Es la forma de hacer algo. Por ejemplo, se puede utilizar mtodo manual, mecnico o electrnico para el registro de las operaciones contables, registro de inventarios, para el control de cobranzas, etc.

Sistema Un sistema (del latn systema, proveniente del griego ) es un objeto compuesto cuyos componentes se relacionan con al menos algn otro componente; puede ser material o conceptual. Un sistema es un conjunto de partes o elementos organizados y relacionados que interactan entre s para lograr un objetivo. Los sistemas reciben (entrada) datos, energa o materia del ambiente y proveen (salida) informacin, energa o materia. Un sistema puede ser fsico o concreto (una computadora, un televisor, un humano) o puede ser abstracto o conceptual (un software) Cada sistema existe dentro de otro ms grande, por lo tanto un sistema puede estar formado por subsistemas y partes, y a la vez puede ser parte de un supe sistema. Conjunto de partes, elementos, componentes interrelacionados, interactivos e interdependientes que forma un todo unitario y organizado para el logro de objetivos comunes, en un ambiente y tiempo determinado. Tambin se puede definir el sistema como el conjunto ordenado de procesos o procedimientos (mtodos y operaciones) interrelacionados, interactivos e interdependientes que contribuyen a realizar una funcin.

Proceso o Procedimiento El o un procedimiento es el modo de ejecutar determinadas acciones que suelen realizarse de la misma forma, con una serie comn de pasos claramente definidos, que permiten realizar una ocupacin, trabajo, investigacin, o estudio, se puede aplicar a cualquier empresa.

Pg. 11 El Procedimiento administrativo es el cauce formal de la serie de actos en que se concreta la actuacin administrativa para la realizacin de un fin. El procedimiento tiene por finalidad esencial la emisin de un acto administrativo. A diferencia de la actividad privada, la actuacin pblica requiere seguir unos cauces formales, ms o menos estrictos, que constituyen la garanta de los ciudadanos en el doble sentido de que la actuacin es conforme con el ordenamiento jurdico y que esta puede ser conocida y fiscalizada por los ciudadanos. El procedimiento administrativo se configura como una garanta que tiene el ciudadano de que la Administracin no va a actuar de un modo arbitrario y discrecional, sino siguiendo las pautas del procedimiento administrativo, procedimiento que por otra parte el administrado puede conocer y que por tanto no va a generar indefensin. La palabra Proceso tiene su origen en el termino latino processus. De acuerdo al diccionario de la Real Academia Espaola, el concepto hace referencia a la accin de ir adelante, al transcurso del tiempo, al conjunto de las fases sucesivas de un fenmeno natural o de una operacin artificial. Procedimiento, es el conjunto de acciones o actividades interrelacionadas e interdependientes, debidamente estructuradas y organizadas para alcanzar un objetivo comn. El proceso es la sucesin cronolgica o secuencia de operaciones concatenadas realizadas para lograr los objetivos organizacionales Transformacin de las entradas (inputs) en los productos o servicios (outputs) deseados, mediante el uso de los recursos empresariales.

Trabajo de Campo ImportanciaEl trabajo de campo es aquel que se origina y termina en el lugar de trabajo y es importante determinar las necesidades reales de los futuros clientes o usuarios. Por otra parte es importante que estos participen del diseo y desarrollo de los trabajos, pues son ellos quienes tienen las ideas claras de lo que necesitan y quienes los aplicarn una vez concluidos. Al respecto el Filsofo A. N. Whitehead afirma la principal causa de la mediocridad del mundo intelectual estriba en que todo lo conoce de segunda mano. El mtodo de trabajo de campo consiste en la obtencin de datos, informaciones, documentos y hechos relacionados con la organizacin y funcionamiento de una empresa o de un sector de la misma, mediante entrevista s y observacin directa al personal en su lugar de trabajo (in-situ).

Pg. 12 El trabajo de campo es un mtodo experimental, de prueba de hiptesis, de alimentacin de modelos tericos o de simple obtencin de datos especficos para responder preguntas concretas. Su gran caracterstica es que acta sobre el terreno en donde se dan los hechos utilizando tcnicas distintas al trabajo en gabinete o laboratorio. Su importancia radica en la informacin recopilada en el tiempo de duracin del mismo, pues a travs de este mtodo se logra dispones de datos e informaciones fidedignas de los lugares de trabajo respectivo

Importancia de los Manuales de Procesos o Procedimientos Operacionales o Administrativos en las EmpresasLos manuales administrativos son documentos tanto en papel como en forma electrnica, que sirven como medios de comunicacin y coordinacin que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y sistemtica la informacin de una organizacin referentes a los objetivos, polticas, estructura organizacional, tareas y responsabilidades, sistemas y procesos o procedimientos operacionales, normas, etc., de manera que sirva como instrumento de referencia y consulta de los usuarios para proporcionar servicios eficientes y de alta calidad a los clientes internos y externos de la empresa. A tales efectos el analista de Organizacin y Procesos debe conocer y aplicar las tcnicas que permitan resolver las situaciones emergentes de los cambios que se generan en un mundo empresarial globalizado y dinmico. Tipos de manuales administrativos. Entre los principales tipos de manuales, impresos y/o electrnicos, se pueden citar: 1. Manual de Polticas. 2. Manual de Estructura Organizacional. 3. Manual de Organizacin y Funciones. 4. Manual de Procesos y Procedimientos Operacionales. 5. Manual de Historias. Manual de procesos o procedimientos operacionales. Este manual contiene las normas generales y especficas as como el conjunto de definiciones operacionales con indicacin de las secuencias de las acciones o pasos a seguir para la realizacin de determinados trabajos. El manual de proceso o procedimiento establece con claridad y precisin la forma de proceder para lograr determinados objetivos. Indica quin debe realizar y cmo realizar cada paso de un proceso para lograr los resultados previstos. Es decir, delimita claramente las responsabilidades individuales de la organizacin

Pg. 13 En este manual se incluyen: Quin hace cada paso del proceso o procedimiento. Cmo hace cada paso del proceso o procedimiento. Dnde se realizan las acciones. Cundo se realizan las acciones.

Contenido del Manual de Procesos o Procedimientos Este manual consta de siguientes partes: La clasificacin de los temas, el ndice y la numeracin de las pginas del contenido del manual. Puede incluir tambin el ndice de los grficos y cuadros estadsticos comparativos que se presentan, como: fluxograma o flujograma, diagramas de flujo de procesos, otros tipos de diagramas, formularios, etc. La presentacin del manual

La introduccin, en el cual se incluyen: La fundamentacin de la necesidad del manual. La filosofa o valores de la empresa u organizacin. Las polticas vigentes para cada proceso o procedimiento, como: poltica de compras, poltica de ventas, poltica de pagos y otras. El o los objetivos del manual. Los sectores o dependencias que intervienen en el proceso o procedimiento. Las normas inherentes a cada proceso o procedimiento. Glosario de trminos utilizados, si fuere necesario.

Descripcin del proceso o procedimiento: Para describir los procesos o procedimientos operacionales se deben considerar las posibles fallas que puedan cometer las personas que van a realizar las actividades y/o partes del proceso as como se sabe, ni las personas ni las mquinas son perfectas. Sin embargo, hoy da con la moderna tecnologa de la informtica los sistemas aplicativos y de gerenciamiento electrnicos de documentos e informaciones, los procesos operacionales son diseados, desarrollados e implementados de modo que los errores sean detectados automticamente y corregidos con facilidad. No obstante es necesario recordar

Pg. 14 que tanto las maquinas como personas tienen sus imperfecciones y que es muy difcil predecir con un 100% de seguridad lo que pueda ocurrir. Cabe destacar que la definicin e implementacin de sistemas y procesos operacionales, adecuados a las caractersticas y necesidades de las organizaciones, proporcionan los medios para un gerenciamiento eficiente y eficaz y el logro de los objetivos empresariales. Redaccin del texto de los manuales de procesos o

procedimientos. As como los dems manuales administrativos, no existe un modelo o una nica mejor forma de elaborar los manuales de procesos o procedimientos operacionales. La redaccin debe ser clara, sencilla y precisa, debe ser utilizado trminos que estn al alcance de interpretacin de todos. Sin embargo, si debido a la naturaleza del contenido de un manual es necesario utilizar trminos tcnicos, es aconsejable incluir los mimos en el glosario de la parte introductora del manual Formularios e instrucciones para el llenado de los mismos. En esta parte se incluyen: Un ejemplar de todos los formularios que se utilizan en el proceso o procedimiento. Las instrucciones para el llenado de cada formulario, que contiene: o o o o La denominacin del formulario. El objetivo del formulario. La denominacin formulario. del sector o dependencia que emite el

El nmero de ejemplares o cantidad de copias y sus destinatarios. Por ejemplo: original para el cliente, duplicado para contabilidad y triplicado para archivo del sector emisor. Explicacin, en forma detallada, de cmo llenar cada campo o espacio del formulario.

o

Formularios e instrucciones para el llenado de los mismos. En esta parte se incluyen los flujogramas o diagramas de cada proceso o procedimiento desarrollado en el manual.

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MANUAL DE PROCESOS O

PROCEDIMIENTOS OPERACIONALES

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PresentacinEl presente manual de Procesos y normas de Venta del Departamento Corporativo a efectos de precisar responsabilidad operativa, contando con un sistema de comercializacin que involucre en forma eficiente, tanto al cliente como a las reas tcnicas y administrativo, a travs de mtodos y estrategias de venta legales aprobadas por la empresa . El objetivo del departamento es generar y mantener clientes corporativos a mediano y largo plazo, ofreciendo tecnologas de punta y calidad humana tcnica, en conformidad al Sistema de Gestin de Calidad ISO.

Sectores que Intervienen Gerencia General Departamento Corporativo Departamento Tcnico Corporativo Sector de Compras y Suministros Gerencia Administrativa Gerencia General

Documentos que intervienen en el procedimiento Llamado de licitacin o carta de invitacin Planilla de Licitacin Diagrama de cables Planos de instalacin de equipos Formularios FL-COR 01 y 02. Propuesta tcnica y comercial

Normas inherentesDEPARTAMENTO CORPORATIVO Se estipula que es de exclusiva competencia del Departamento Corporativo el mercado de Bancos, Financieras y las Cooperativas de Ahorro y Prstamo: Coomecipar, Universitaria, San Cristbal y Medalla Milagrosa (excluyndose a los citados del portafolio de productos). Comprenden adems los siguientes segmentos: Casas de cambio, Compaas de Seguro y en general, todas las entidades regidas por la Superintendencia de Bancos del BCP, excepto los indicados en tem anterior.

Pg. 17 Entes Antrticos, Entidades Binacionales y Dependencias del gobierno. Grandes Industrias. SISTEMAS DE PRESUPUESTOS Los presupuestos presentados por los asesores corporativos, debern estar confeccionados en el programa que la empresa tiene para tal efecto. Solo en caso de competencia directa y/o licitaciones se podr utilizar la Matriz de Licitaciones para el costeo, con la anuencia de la Gerencia Corporativa (Ver Apartado CONDICIONES ESPEIALES) y realizar la presentacin por carta oferta u otro formato distinto al del sistema. CONDICIONES ESPECIALES Para contratos cuyo monto est entre los 10.000 U$S Y 30.000 U$S, se autoriza el uso de la Matriz de Licitaciones. Son responsables por la actualizacin y mantenimiento de dicha planilla las gerencias de marketing y administrativa. Los costos en la planilla de clculo deben estar respaldados por una cotizacin o lista de precios oficial del fabricante. Las propuestas debern contar con el respaldo y revisin tcnica (Gerencia Tcnica y/o Gerencia de Marketing) y respaldo y revisin financiera (Gerencia General o Gerencia de Marketing o Gerencia Administrativa). Los mismos deben ser por escrito. En estos casos los precios ofertados debern ser globales, pudiendo, a pedido del cliente, cotizarse en forma unitaria. CONTRATOS SIGNIFICATIVOS Y LICITACIONES>30.000 U$S Para contratos y licitaciones cuyo monto supere los 30.000U$S, el criterio de retribucin ser segn la utilidad bruta de las obras, donde la administracin de la empresa llevar un centro de costos por contrato. En caso de que la utilidad prevista, segn planilla de licitaciones se vaya cumpliendo conforme a lo proyectado y el porcentaje aplicado no sea inferior a 25% la administracin podr aplicar el sistema normal de comisiones.

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PROCESOS ACTUAL VENTA DEPARTAMENTO CORPORATIVOPROYECTOS PARA LICITACIONESPaso Responsable Comercial Corporativo Actividad Est atento a los posibles llamados a Licitaciones de las empresas privadas. Diariamente accede a la pgina Web de Licitaciones pblicas y busca Licitaciones en las que pueda participar la empresa. En caso que detecte licitaciones tanto pblicas o privadas, o reciba invitaciones, prepara una carpeta con los papeles preliminares. Completa elFL-COR-01 Licitaciones y anexa a la carpeta Remite al Gerente Comercial Corporativo la carpeta

1. Bsqueda delicitaciones y recepcin de invitaciones

2. Designacin de un responsable

Gerente Comercial Corporativo

Designa un Responsable del Proyecto que se encargar deimpulsar la presentacin en tiempo y forma de todos los requerimientos de la licitacin. Le entrega la carpeta.

3. Organiza un comit de trabajo

4. Preparacin de Proyecto

5. CarpetaCorporativa

tcnica, legal, comercial. Se reparten las tareas a realizar. Se crea una planilla con las tareas especficas, responsables y plazos de entrega, y completan FL-COR-02 Estado de Licitacin Comit de Trabajo: Se encarga el rea comercial conjuntamente con el rea rea tcnico y tcnica de realizar la propuesta de solucin tecnolgica. Comercial Entrega la carpeta con la documentacin exigida lo antes posible a la fecha de presentacin de oferta en la forma exigida. Asistente Se debe tener en stock las carpetas corporativas para la Corporativo entrega de grandes proyectos Asesor Corporativo Se debe realizar el plano con la ubicacin sugerida de los equipos y debe estar firmado por el Gerente tcnico.

Responsable de Proyecto

En caso necesario convoca a un comit de trabajo: rea

6. Planos enAutocad/Diagram a con ubicacin de dispositivos 7. Planilla de Cantidades 8. Presupuesto

Asesor Corporativo Asesor Corporativo

Se realiza una planilla con las cantidades de los equipos aser instalados

tem izado valorizado de nuevos suministrado.

9. DiagramaTcnico 10. Preparacin de Documentacin 11. Catlogos 12. Preparacin de la Carpeta de Oferta 13. Control de la

Asesor Corporativo Diagrama donde se debe demostrar la estructura de la instalacin de los equipos. Comit de Trabajo: Solicita la documentacin requerida a quien corresponda. Legal Recopila las documentaciones legales y documentos varios requeridos en el pliego. Asistente Incluir los catlogos de los equipos presupuestados Corporativa Comit de Trabajo Se prepara la carpeta con la documentacin requerida. Gerente Comercial Realizar un control final de la Carpeta de Oferta.

Pg. 19Paso Carpeta de Oferta 14. Presentacin de la Oferta Responsable Corporativo Comit de Trabajo Actividad OBS.: Comunica al comit si encuentra alguna irregularidad o faltante de documentacin. Se realiza la presentacin de la Oferta. Se analizan las dems propuestas, y se deja constancia si se encontrase alguna irregularidad.

Formularios para licitacionesFL-COR-01 REV00

LICITACIN

LLAMADO POR:

TIPO DE LLAMADO:

SERVICIO O PRODUCTO:

NRO. DE LICITACIN

FECHA DE LLAMADO:

FECHA DE PRESENTACIN:

RESPONSABLE:

OBSERVACIONES:

FIRMA DEL RESPONSABLE

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FL-COR-02

ESTADO LICITACINLISTADO MAESTRO DE ACTIVIDADES Y TAREAS FECHA: LLAMADO POR: RUBROCERTIFICADOS CERTIFICADOS SEGUROS Y DOCUMENTOS 4. 3. 2. EMPRESA 1. PRIVADOS PUBLICOS FIANZAS

NRO.: DESCRIPCION Escritura de Constitucin Empresa Balance del ltimo ejercicio fiscal Patente Municipal Carta poder representantes de la empresa Garanta de mantenimiento de oferta Garanta de fiel cumplimiento de contrato Fianza bancaria sobre anticipo ESTADO PLAZO FINAL RESPONSABLE

ITEM 1.1.a 1.1.b 1.1.d 1.2.a 2.1.a 2.1.b 2.1.c

3.1.a 3.1.b

Certificado de cumplimiento tributario Certificado de no estar en quiebra ni convocatoria

4.1.a 4.2

Certificados de trabajo similares Carta de representacin de marcas ofertadas

5.1.1 5.2 5.3 5.4.1 5.4.2 5.4.3 5.4.4 5.5 5.6 5.7.1 5.7.2 5.8

Catlogos de equipos WorkStatement Cronograma Manuales de usuario Manuales de Instalacin Manuales de operacin Manuales de mantenimiento Alcance del suministro Listado de repuestos y consumibles PIT Test de Aceptacin en Fabrica (FAT) PIT Test de Aceptacin en Campo (TAC) Ensayo de Disponibilidad Relevamiento de sitios Acuerdo proveedores Lista de empresas mercerizadles Logstica Transporte

ACTIVIDADES 6. VARIAS

DOCUMENTOS TECNICOS5.

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Instrucciones de los Formularios LICITACION FL-COR-01El Formulario LICITACION FL-COR-01, se utiliza como caratula de la carpeta de un proceso licitatorio, en l se deben completar los siguientes campos: LLAMADO POR: Identifica la Organizacin, Empresa o Institucin que realizo el llamado a licitacin, es decir el posible cliente TIPO DE LLAMADO: la forma en la cual PROSEG se enter del proceso licitatorio SERVICIO O PRODUCTO: Bien o producto que se solicita en el llamado a licitacin NRO. DE LICITACIN; Nro. de licitacin que provee la organizacin o Institucin que est llevando a cabo la licitacin FECHA DE LLAMADO: fecha en la cual se realiza el llamado a licitacin FECHA DE PRESENTACIN: fecha lmite para presentacin de documentos del proceso de licitacin RESPONSABLE: Nombre del Encargado del Comit de Trabajo OBSERVACIONES: Informaciones, restricciones y/o notificaciones que hacen referencia al proceso licitatorio FIRMA DEL RESPONSABLE: Firma del encargado del comit de trabajo

ESTADO DE LICITACION FL-COR-02 Y TAREAS

LISTADO MAESTRO DE ACTIVIDADES

El formulario ESTADO DE LICITACION cuenta con dos secciones bien definidas, la primera es el encabezado el cual hace referencia a la generalidad del proyecto para su identificacin FECHA: es la fecha en la cual se habilita la carpeta de Licitacin LLAMADO POR: es el nombre de la empresa que llama a licitacin NRO.: Numero de cotizacin dado por el Sistema informtico de Gestin Y la segunda, la cual hace al detalle de cada punto que se debe cumplir en el proceso licitatorio o de cualquier proyecto: Rubros: son las grandes clasificaciones que se debe cumplir dentro de un proceso de licitacin tem: cantidad de puntos a cumplir que cuenta el proceso licitatorio Descripcin: Nombre o detalle del punto a cumplir dentro del proceso licitatorio

Pg. 22 Estado: Etapa en la cual se encuentra ese punto dentro del proceso licitatorio Plazo Final: Tiempo mximo para el cumplimiento de ese punto dentro del proceso licitatorio

Diagrama actual

FLUJOGRAMA PROCESO ACTUAL

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COMERCIALIZACION TRADICIONALSectores que Intervienen Departamento Departamento Departamento Departamento Corporativo Tcnico Corporativo Administrativo de Atencin al Cliente (CAU)

Documentos que intervienen en el procedimientoFormulario HOJA DE RELEVAMEINTO FL-COM-02 Planos para instalacin de equipos Formularios FL-COM 03 Propuesta tcnica y comercial

Normas inherentes al procesoDEPARTAMENTO CORPORATIVO Se estipula que es de exclusiva competencia del Departamento Corporativo el mercado de Bancos, Financieras y las Cooperativas de Ahorro y Prstamo: Coomecipar, Universitaria, San Cristbal y Medalla Milagrosa (excluyndose a los citados del portafolio de productos). Comprenden adems los siguientes segmentos: Casas de cambio, Compaas de Seguro y en general, todas las entidades regidas por la Superintendencia de Bancos del BCP, excepto los indicados en tem anterior. Entes Antrticos, Entidades Binacionales y Dependencias del gobierno. Grandes Industrias. SISTEMAS DE PRESUPUESTOS Los presupuestos presentados por los asesores corporativos, debern estar confeccionados en el programa que la empresa tiene para tal efecto. Solo en caso de competencia directa y/o licitaciones se podr utilizar la Matriz de Licitaciones para el costeo, con la anuencia de la Gerencia Corporativa (Ver Apartado CONDICIONES ESPEIALES) y realizar la presentacin por carta oferta u otro formato distinto al del sistema. CONDICIONES ESPECIALES Para contratos cuyo monto est entre los 10.000 U$S Y 30.000 U$S, se autoriza el uso de la Matriz de Licitaciones. Son responsables por la actualizacin y mantenimiento de dicha planilla las gerencias de marketing y administrativa. Los costos en la planilla de clculo deben estar respaldados por una cotizacin o lista de precios oficial del fabricante.

Pg. 25 Las propuestas debern contar con el respaldo y revisin tcnica (Gerencia Tcnica y/o Gerencia de Marketing) y respaldo y revisin financiera (Gerencia General o Gerencia de Marketing o Gerencia Administrativa). Los mismos deben ser por escrito. En estos casos los precios ofertados debern ser globales, pudiendo, a pedido del cliente, cotizarse en forma unitaria.

Procedimiento ActualPaso 1. Presentacin de los servicios de la empresa Responsable Asesor de Seguridad Actividad Se rene con el cliente y en el caso que sea un cliente nuevo que debe incluir: o Presentacin de los servicios de las empresas del Grupo PROSEG o Sistemas de alarmas y servicios de monitoreo que brinda. o Otros servicios que puede interesar al cliente. o Materiales publicitarios.

2. Relevamiento de datos

Asesor de Seguridad

Releva los datos necesarios del lugar a ser protegido ylos principales aspectos de seguridad que el cliente requerir. Acuerda con el cliente una fecha de presentacin de la propuesta. Registra los datos relevados en el Formulario de Relevamiento de datos FL-COM-02. Si el cliente cuenta y cede con un plano digitalizado, se trabaja con el mismo.

3. Definicin de estrategia

Asesor de Seguridad/Gerencia Corporativo

En base al Informe Comercial del cliente y dems datosrelevados, define la estrategia tcnica y comercial a proponer al cliente, si hace falta recurre al gerente corporativo (Equipamiento, servicios, precios, facilidades de pago, seguridad mnima, etc.). Se prepara la Propuesta para ser presentado al cliente segn fecha acordada con el cliente. Para obras nuevas el comercial deber contar con un plano con la propuesta de ubicacin de equipos.

4. Entrega de la Propuesta.

Asesor de Seguridad

Presenta la Propuesta al Cliente desarrollando sutcnica comercial. Obs.: En caso que se traten de equipos de baja rotacin, informa al cliente el plazo de entrega. Y coordina con Stock el pedido de los mismos en caso que se traten de equipos de baja rotacin.

5. Aceptacin de la Propuesta

Asesor de Seguridad/Cliente

Una vez aceptada, el cliente deber firmar propuesta de instalacin de equipos, Solicitud y Contrato de Servicio de Monitoreo si lo requiere, define la forma de pago. Se debe solicitar al cliente los documentos pertinentes solicitados por la Administracin de PROSEG. Si rechaza la propuesta, el procedimiento queda sin efecto. Obs.: Si la propuesta es aceptada en forma telefnica por el cliente, el Gerente Corporativo tiene el atributo de firmar

Pg. 26Paso Responsable Actividad dicha propuesta para la facturacin, liberacin e instalacin de los equipos. Todos los contratos de servicio de monitoreo, que estn por debajo del precio establecido, deber ser autorizado por el Gerente Corporativo, dejando como evidencia su firma en la Solicitud de Servicio. Si la solicitud es aceptada va mail, se liberan los equipos sin la necesidad de que el Gerente Corporativo firme los documentos. OBS.: Al cerrar la venta, el asesor deber dejar por escrito la moneda en que se deber facturar, e informar al departamento administrativo Recibe los documentos solicitados y requeridos de acuerdo al tipo de venta. Remite los mismos a la Asistente Corporativos para que luego de hacer el control de calidad enve a la Asistente de facturacin. Enva los datos del cliente de acuerdo al FL-COM-03 por e-mail al Gte. Comercial Corporativo, Administracin, Stock, al Gerente Tcnico Corporativo, Gerente Tcnico produccin y al Operador CAU Corporativo: Nombre del Cliente Telfono Direccin de Instalacin Tipo de Obra: Reinstalacin, Obra en curso, Ampliacin, Obra nueva. Monitoreo s o no. Asesor Comercial Equipos que necesitar. Forma de pago. El sistema genera un nmero de cotizacin.

6. Recibe y remite los documentos

Asesor de Seguridad

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Formularios para ventas tradicionales

HOJA DE RELEVAMIENTOCliente: Nombre del contacto: Direccin de la Obra: Tipo de Obra: Telfono: RUC: FAX:

FL-COM-O2

Descripcin de los ambientesPB PB PB PB PB PB PB PB PB PA PA PA PA PA PA PA PA PA Puerta Ventana Puerta Ventana Puerta Ventana Puerta Ventana Puerta Ventana Puerta Ventana Puerta Ventana Puerta Ventana Puerta Ventana m m m m m m m m m M M M M M M M M M

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