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INFORME DE EVALUACIÓN

SELECCIÓN PÚBLICA Nº006-2009

Instituto Colombiano de Crédito Educativo y Estudios Técnicos en el Exterior

Línea de atención al usuario en Bogotá: 4173535 y Nacional: 01900 331 3777 www.icetex.gov.co Carrera 3 No. 18 - 32 Bogotá, D. C., Colombia PBX: 382 16 70

PROCESO DE SELECCIÓN PÚBLICA DEL CONTRATISTA No. 006 DE 2009

ARCHIVO Y GESTIÓN DOCUMENTAL

EL ICETEX informa que se declara desierto el Proceso de Selección Pública No. 006 de 2009, conforme al análisis y evaluación realizado por el Comité Evaluador, en razón a lo siguiente: La propuesta presentada por la Unión Temporal THOMAS LOGISTICS, no fue habilitada jurídicamente, por cuanto el objeto social del integrante de la U.T. THOMAS GREG EXPRESS no corresponde a la prestación de servicios de archivística y gestión documental, tal y como lo establece el literal d) del numeral 3.1.6. del pliego de condiciones, por lo que no fue procedente la calificación de la propuesta. La propuesta presentada por LOGISTICA Y CORREO S.A.S, fue rechazada técnicamente de conformidad con lo establecido en el numeral 2.12.14 que señala: “Cuando la propuesta no cumpla con todas las especificaciones técnicas mínimas solicitadas”, por lo que no fue procedente la calificación de la propuesta. Se adjunta informe de evaluación, elaborado por el Comité evaluador nombrado mediante memorando suscrito por la Presidenta del ICETEX de fecha 25 de enero de 2010.

MARTA LUCIA VILLEGAS BOTERO Presidenta





INFORME FINAL DE EVALUACIÓN Y ADJUDICACION DE PROPUESTAS

Seleccionar al contratista que ofrezca los servicios especializados en archivística y en la gestión documental, acorde con el alcance, condiciones, presupuesto, descripción o etapas que se señalen en

el pliego de condiciones.

CAPITULO I

Con el propósito de presentar la evaluación del proceso de Selección Pública N°006 de 2009, se confirma el resultado de la misma, en la cual participaron los siguientes dos (2) proponentes:

1. U.T THOMAS LOGISTICS, conformado por: MTI S.A. y THOMAS GREG EXPRESS.

2. LOGISTICA Y CORREO S.A.S De acuerdo con los requisitos de orden jurídico, financiero, técnico y económico, estipulados en el pliego de condiciones del presente proceso de selección, cada miembro del Comité Evaluador, designado por la Presidenta del ICETEX, procedió a efectuar la respectiva evaluación.

1. VERIFICACIÓN DE REQUISITOS DE ORDEN JURIDICO

1.1 CARTA DE PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA (NUMERAL 3.1.1 PLIEGO DE CONDICIONES) “De acuerdo con el modelo suministrado por El ICETEX, los proponentes deberán adjuntar con su PROPUESTA una carta de presentación que deberá estar firmada por el proponente, persona natural o por el Representante Legal de la Sociedad, Consorcio, Unión Temporal o cualquier tipo de asociación, indicando su nombre, documento de identidad, valor de la propuesta y demás datos requeridos en el formato suministrado con este Pliego de Condiciones…”. Verificado este requisito de orden jurídico, se establece que: U.T. THOMAS LOGISTICS Cumple LOGISTICA Y CORREO S.A.S Cumple

1.2 CERTIFICADO DE EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGAL (NUMERAL 3.1.2 PLIEGO DE

CONDICIONES) “Dentro del presente proceso de Selección Pública se considerarán todas las propuestas presentadas por personas naturales o jurídicas, consorcios y uniones temporales y demás entes legalmente constituidos y domiciliados en Colombia, cuyo objeto social corresponda a la prestación de servicios de archivística o





gestión documental, con capacidad legal para contratar y que no se encuentren incursos en las inhabilidades e incompatibilidades consagradas en la constitución política, la ley y de conformidad con lo señalado en el Acuerdo de Junta Directiva Del ICETEX No. 007 de 2008 “ Manual de Contratación del ICETEX…” . Verificado este requisito de orden jurídico, se establece que: U.T THOMAS LOGISTICS No Cumple, por cuanto el objeto Social del integrante de la UT, Thomas Greg Express NO corresponde a la prestación de servicios de archivistica ni gestión documental, tal y como lo exige el Pliego de Condiciones.

LOGISTICA Y CORREO S.A.S Cumple

1.3 PROPUESTAS CONJUNTAS (CONSORCIOS O UNIONES TEMPORALES O CUALQUIER OTRA

FORMA DE PARTICIPACIÓN) (NUMERAL 3.1.6 PLIEGO DE CONDICIONES, LITERAL d.) “Acreditar la existencia, representación legal…acreditar que el objeto social de cada uno de sus integrantes le permita la prestación de los servicios de archivística o gestión documental… ”. Verificado este requisito de orden jurídico, se establece que: U.T. THOMAS LOGISTICS No Cumple LOGISTICA Y CORREO S.A.S No aplica

1.4 REGISTRO ÚNICO TRIBUTARIO (NUMERAL 3.1.7 PLIEGO DE CONDICIONES)

“El proponente deberá adjuntar con la propuesta el Registro Único Tributario (RUT), de acuerdo a lo estipulado en el Decreto 2788 del 31 de Agosto de 2004, Resolución 08502 del 21 de septiembre de 2004 expedida por la DIAN y demás normas concordantes…” Verificado este requisito de orden jurídico, se establece que: U.T THOMAS LOGISTICS Cumple

LOGISTICA Y CORREO S.A.S Cumple

1.5 GARANTÍA DE SERIEDAD DE LA PROPUESTA (NUMERAL 3.1.8 PLIEGO DE CONDICIONES) “El oferente deberá anexar con su propuesta una Garantía a favor del INSTITUTO COLOMBIANO DE CRÉDITO EDUCATIVO Y ESTUDIOS TÉCNICOS EN EL EXTERIOR “MARIANO OSPINA PÉREZ” -ICETEX- NIT. 899.999.035-7, con una compañía de seguros o entidad bancaria, establecida en el país y cuya póliza matriz esté aprobada por la Superintendencia Financiera de Colombia, GARANTÍA DE SERIEDAD DE LA





PROPUESTA expedida en “FORMATO ENTRE PARTICULARES”, que ampare la seriedad de su propuesta, por un valor equivalente al diez por ciento (10%) del valor del presupuesto oficial, con una vigencia de noventa (90) días calendario contados a partir de la fecha de cierre del presente proceso de selección…” Verificado este requisito de orden jurídico, se establece que: U.T THOMAS LOGISTICS Cumple LOGISTICA Y CORREO S.A.S Cumple

1.6 CERTIFICACIÓN DE PAGO DE APORTES PARAFISCALES (NUMERAL 3.1.9 PLIEGO DE

CONDICIONES) “Con el objeto de dar cumplimiento a lo señalado en el literal d) del artículo 18 del Acuerdo de Junta Directiva del ICETEX N° 007 del 22 de febrero de 2008, el proponente persona jurídica o las personas jurídicas que conforman la unión temporal, consorcio o la propuesta conjunta, deberán acreditar el cumplimiento de sus obligaciones con los sistemas de salud, riesgos profesionales, pensiones y aportes a las Cajas de Compensación Familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y Servicio Nacional de Aprendizaje SENA. Requisito que deberá ser acreditado también por el contratista para la realización de cada uno de los pagos derivados del contrato estatal…” Verificado este requisito de orden jurídico, se establece que: U.T THOMAS LOGISTICS Cumple LOGISTICA Y CORREO S.A.S Cumple

1.7 CERTIFICADO DE ANTECEDENTES DE RESPONSABILIDAD FISCAL EXPEDIDO POR LA

CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA (NUMERAL 3.1.10 PLIEGO DE CONDICIONES) “De conformidad con lo consagrado en el artículo 60 de Ley 610 de 2000 y el parágrafo primero del artículo 38 de la Ley 734 de 2002, ningún proponente ni los integrantes de consorcios o uniones temporales, podrá estar registrado en el Boletín de Responsables Fiscales de la Contraloría General de la República vigente a la fecha de cierre del presente proceso de selección y en caso de estarlo, será causal de rechazo…” Verificado este requisito de orden jurídico, se establece que: U.T. THOMAS LOGISTICS Cumple LOGISTICA Y CORREO S.A.S Cumple





1.8 CERTIFICADO DE ANTECEDENTES DISCIPLINARIOS DE LA PROCURADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN (NUMERAL 3.1.11 PLIEGO DE CONDICIONES)

“Todo proponente y todos los integrantes de consorcios o uniones temporales, deberán presentar certificado de antecedentes vigente a la fecha de cierre del presente proceso de selección, emitido por la Procuraduría General de la Nación…” Verificado este requisito de orden jurídico, se establece que: U.T. THOMAS LOGISTICS Cumple LOGISTICA Y CORREO S.A.S Cumple

1.9 APOYO A LA INDUSTRIA NACIONAL (NUMERAL 3.1.12 PLIEGO DE CONDICIONES)

“Con el fin de establecer el apoyo a la industria nacional, los proponentes NACIONALES y EXTRANJEROS en virtud de lo dispuesto en el artículo 2 de la Ley 816 de 2003, DEBERÁN ANEXAR A LA PROPUESTA UNA DECLARACIÓN SOBRE LA PROCEDENCIA, nacional o extranjera de los bienes o servicios que serán dispuestos al servicio del contrato objeto de la presente selección pública…” Verificado este requisito de orden jurídico, se establece que: U.T. THOMAS LOGISTICS Cumple LOGISTICA Y CORREO S.A.S Cumple

1.10 CERTIFICACIÓN DE MIPYMES (NUMERAL 3.1.13 PLIEGO DE CONDICIONES)

“El representante legal de Micro-Pequeñas y Medianas Empresas deberá aportar declaración en la que acredite, que su empresa cumple con los requisitos establecidos en el artículo 2º de la Ley 905 del 2 de agosto de 2004 y demás normas vigentes y aplicables sobre la materia…” Verificado este requisito de orden jurídico, se establece que: U.T THOMAS LOGISTICS No Aplica LOGISTICA Y CORREO S.A.S Cumple

1.11 CONSULTA Y DOCUMENTO SIRI (NUMERAL 3.1.14 PLIEGO DE CONDICIONES)

“De conformidad con lo establecido en las Leyes 190 de 1995 y 1238 de 2008, todo proponente deberá adjuntar con la propuesta, el reporte generado por la Procuraduría General de la Nación, en cuanto a la





consulta al Sistema de Información de Registro de Sanciones y Causas de inhabilidad. No obstante el ICETEX al momento de la evaluación hará la consulta respectiva…” Verificado este requisito de orden jurídico, se establece que: THOMAS LOGISTICS Cumple LOGISTICA Y CORREO S.A.S Cumple

A continuación se presenta el cuadro resumen de la verificación jurídica:

PROP. PROPONENTE

VERIFICACION JURÍDICA Nº

1. U.T THOMAS LOGISTICS NO HABILITADA

2. LOGISTICA Y CORREO S.A.S

HABILITADA

2. VERIFICACIÓN DE REQUISITOS DE ORDEN FINANCIERO De acuerdo con lo estipulado en el numeral 3.2: DOCUMENTOS DE CONTENIDO FINANCIERO, del pliego de condiciones, se efectuó la verificación de los parámetros financieros exigidos en el numeral “3.2.8

Parámetros financieros Exigidos: El proponente deberá acreditar los siguientes indicadores

financieros: una razón corriente igual o mayor a una (1) vez, un capital de trabajo igual o superior

al 10% del presupuesto oficial total de la presente contratación, un nivel de endeudamiento total

máximo del 70% y una rentabilidad del patrimonio con resultado positivo. Los anteriores

indicadores financieros deben cumplirse en los dos períodos de análisis: Diciembre 31 de 2007 y

Diciembre 31 de 2008.

En el caso de Consorcios y/o Uniones Temporales, para la verificación de sus indicadores

financieros se consolidarán los estados financieros, ponderando de acuerdo con el porcentaje de

participación de cada integrante, previamente establecido en el documento del Consorcio o de la

Unión Temporal, con los cuales se determinarán los factores de verificación y se ubicarán en el

rango respectivo…”

La verificación del Capital de Trabajo se efectuó teniendo en cuenta el presupuesto oficial disponible, estipulado en el numeral 1.4 del pliego de condiciones, así:

Presupuesto de la Selección Pública 006 de 2009 Pesos

Valor del Presupuesto 4.849.306.420

10% 484.930.642





2.1 UT THOMAS LOGISTICS

INDICADOR CUMPLE INDICADOR CUMPLE

CAPITAL DE TRABAJO (miles de pesos) $ 2.695.490,2 SI $ 806.192,7 SI

RAZON CORRIENTE O DE LIQUIDEZ 1,65 SI 1,27 SI

NIVEL DE ENDEUDAMIENTO 51,72% SI 56,47% SI

RENTABILIDAD DEL PATRIMONIO 23,74% SI 48,89% SI

RAZONES FINANCIERASAÑO 2008

UT THOMAS LOGISTICS

AÑO 2007

Cumple a cabalidad con los parámetros financieros.

2.2 LOGISTICA Y CORREO S.A.S

INDICADOR CUMPLE INDICADOR CUMPLE

CAPITAL DE TRABAJO (miles de pesos) $ 1.439.487,1 SI $ 597.521,6 SI

RAZON CORRIENTE O DE LIQUIDEZ 1,61 SI 1,61 SI

NIVEL DE ENDEUDAMIENTO 33,03% SI 48,20% SI

RENTABILIDAD DEL PATRIMONIO 2,50% SI 33,71% SI

RAZONES FINANCIERASAÑO 2008

LOGISTICA Y CORREO S.A.

AÑO 2007

Cumple a cabalidad con los parámetros financieros. A continuación se presenta el cuadro resumen de la verificación financiera:

PROP. PROPONENTE

VERIFICACIÓN FINANCIERA Nº

1 U.T THOMAS LOGISTICS HABILITADA

2 LOGISTICA Y CORREO S.A.S HABILITADA

Nota: Ver anexo de Evaluación Financiera

(06 folios) 3. EVALUACIÓN TÉCNICA En consideración a que la propuesta presentada por la U.T THOMAS LOGISTICS, no fue habilitada jurídicamente y que la propuesta presentada por LOGISTICA Y CORREO S.A.S fue rechazada de acuerdo con lo establecido en el numeral 2.12.14: “Cuando la PROPUESTA no cumpla con todas las especificaciones técnicas mínimas solicitadas”, no procede la evaluación de las mencionadas propuestas, toda vez que el cumplimiento de todas las especificaciones técnicas mínimas son la esencia del presente proceso de selección.





No obstante lo anterior y en aras de garantizar el principio de la transparencia contractual, se procedió a analizar la solicitud efectuada por el proponente LOGISTICA Y CORREO S.A.S recibida con fecha febrero 22 de 2010 (4:42 pm) y radicada bajo el número 2010007750-R, corroborando que la propuesta no cumple con todas las especificaciones técnicas mínimas solicitadas. 4. EVALUACIÓN TECNICA Y ECONOMICA Teniendo en cuenta lo establecido en el numeral anterior, no procede la evaluación técnica y económica.

CAPITULO II

OBSERVACIONES REALIZADAS POR LOS PROPONENTES Y RESPUESTAS A LAS MISMAS

A. En razón a las observaciones realizadas por el proponente LOGYCOR S.A.S mediante oficio C/ 11285 del 12 de febrero de 2010, el Comité Evaluador procede a la verificación y aclaración de las mismas:

Observación No. 1 “Con referencia al Certificado de Competencia Laboral del Señor Alejandro Docel Cortés, Coordinador del Grupo de Administración de los Archivos de gestión, nos permitimos manifestar lo siguiente: El Coordinador propuesto señor Alejandro Docel Cortés, si cumple con el requisito exigido por el pliego de condiciones, pues no sólo se acredita el Certificado de Competencia Laboral del SENA en Asistencia en Análisis y Producción de Información Administrativa, que fue el único que fue objeto de evaluación por parte de la Entidad, sino que además se aporta a folio (336) de la propuesta un certificado expedido por el Instituto GADIER – Sistemas Profesionales de Información LTDA ., debidamente autorizado por la Secretaría de Educación del Distrito Capital según Resolución No. 7990 del 128 de noviembre de 1997, donde se lo acredita como Técnico Laboral en Administración Documental el cual se acompaña con la respectiva Acta Individual de Grado de fecha 9 de febrero del año 2007. Adicionalmente se aporta el Certificado expedido por El Servicio Nacional de Aprendizaje SENA (folio 338) donde se certifica que el mencionado profesional cursó y aprobó el curso de “Fundamentos Básicos de Administración Documental”. También se aportaron con la propuesta las certificaciones de los cursos: Gerencia de Proyectos; Gerencia para el Emprendimiento, Gestión Tecnológica y Resultados (folio 339), Certificado de Competencia laboral Título del SENA en Asistencia en Análisis y Producción de Información Nivel III Administrativa y otros más: el de tecnólogo de la Universidad del Tolima en Gestión Bancaria y Financiera (folio 349), Diplomado de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas y la Secretaria General de la Alcaldía Mayor de Bogotá en Gestión Pública Distrital (folio 351), Diplomado de la Universidad Nacional Abierta y a Distancia (folio 352), Con estos documentos no sólo se acredita la idoneidad sino la experiencia en organización de archivos de gestión y manejo de grupo del Coordinador, de conformidad con las certificaciones expedidas por el Instituto de Desarrollo Urbano, Técnidocumentos, E.A.T., y en especial la expedida por la Cooperativa Intrasalud, en





la cual se observa que desempeñó el cargo de Coordinador de Archivo, acorde con su función y responsabilidad dentro de la ejecución del contrato. Adviértase que el pliego de condiciones exige formación profesional en Archivística y no título profesional en archivística, tal y como se afirma en el Informe Preliminar, y no podría ser de otra forma teniendo en cuenta que este tipo de profesión se acredita como una de las carreras técnicas de las cuales se obtiene el título de Técnico o Tecnólogo, según se trate. Por último, si verificado lo expuesto anteriormente, la Entidad considera necesario, solicitamos dar aplicación a lo previsto en el mismo numeral 4.7 del pliego de condiciones que establece: “El ICETEX podrá en cualquier momento verificar dicha información y en caso de incumplimiento de los requisitos podrá solicitar el cambio de personal”. Por lo tanto solicitamos se califique nuestra propuesta como CUMPLE”. Respuesta a la Observación No. 1 El Comité evaluador reitera lo expresado en el informe de evaluación preliminar, en el sentido de que el Coordinador propuesto para el grupo de administración de los archivos de gestión no cumple con el titulo de profesional en archivística. Lo anterior se fundamenta en lo estipulado en las Leyes 30 de 1992 y 115 de 1994 y el Decreto 1860 de 1994, donde se define la educación formal como aquella que se imparte en establecimientos educativos aprobados, en una secuencia regular de ciclos lectivos, con sujeción a pautas curriculares progresivas, y conducente a grados y títulos. Así mismo, la ley 30 de 1992 señala que el título, es el reconocimiento expreso de carácter académico, otorgado a una persona natural, a la culminación de un programa, por haber adquirido un saber determinado en una Institución de Educación Superior. Tal reconocimiento se hará constar en un diploma. El otorgamiento de títulos en la Educación Superior es de competencia exclusiva de las instituciones de ese nivel de conformidad con dicha Ley. Los programas académicos de acuerdo con su campo de acción, cuando son ofrecidos por una Institución Técnica Profesional, conducen al título en la ocupación o área correspondiente. Al título deberá anteponerse la denominación de: "Técnico Profesional en . . ".Los ofrecidos por las instituciones universitarias o escuelas tecnológicas, o por una universidad, conducen al título en la respectiva ocupación, caso en el cual deberá anteponerse la denominación de" Técnico Profesional en...". Si hacen relación a profesiones o disciplinas académicas, al título podrá anteponerse la denominación de:"Profesional en . . . " o "Tecnólogo en . . . ". Los programas de pregrado en Artes conducen al título de: "Maestro. De otra parte, la educación no formal se encuentra regulada por las Leyes 1064 de 2006 y 115 de 1994, y los Decretos 3011 de 1997 y 114 de 1996, señalando que los programas adelantados bajo esta denominación conducen a certificados de Aptitud Ocupacional impartidos por las instituciones de Educación para el





Trabajo y el Desarrollo Humano debidamente certificadas. Ahora bien, y con base en lo expuesto anteriormente, el señor Alejandro Doncel Cortés no cumple con lo exigido en el numeral 4.7 del pliego de condiciones, toda vez que el Certificado expedido por el Instituto GADIER- Sistemas Profesionales de Información LTDA anexado en folio 336 de la propuesta, donde se establece que es Técnico Laboral en Administración Documental por haber cursado y aprobado los estudios correspondientes a los planes y programas vigentes en el Proyecto Educativo Institucional es de Educación no formal, hoy Educación para el Trabajo y el Desarrollo Humano. Así mismo, el Certificado expedido por El Servicio Nacional de Aprendizaje SENA (folio 338) donde se certifica que el señor Alejandro Doncel aprobó el curso de “Fundamentos Básicos de Administración Documental”, se observa que dicho curso tuvo una intensidad de 30 horas, curso que no conduce a titulación formal del nivel profesional. Adicionalmente, las demás certificaciones de cursos y diplomados no tienen relación con el perfil requerido estipulado en los Pliegos. Observación No. 2 “Con referencia a los 10 auxiliares requeridos, de los cuales de acuerdo a la evaluación preliminar dos no cumplen con la acreditación de la experiencia de un año y dos no presentan certificación de experiencia laboral, nos permitimos manifestar que el personal presentado si cumple, de acuerdo a la siguiente relación, con los análisis individuales de cada perfil:… Así las cosas teniendo nuestra propuesta 10 auxiliares que cumplen a cabalidad con als exigencias de los pliegos debe ser calificada como CUMPLE” Respuesta a la Observación No. 2 El Comité evaluador encuentra que el proponente LOGYCOR en su propuesta presenta trece (13) candidatos para el equipo de auxiliares, de los cuales dos (2) no cumplen con el requisito de un (1) año de experiencia (Mario Contreras Rodríguez y Liliana Yate). Adicionalmente, para otros cuatro (4) auxiliares (Yennifer Coy Salinas, Hernán Darío Córdoba Molina, Pedro Antonio Zubieta Ojeda y Luz Mery Umbarila), no se anexan certificaciones que evidencien la experiencia laboral exigida en el pliego de condiciones.

B. En razón a la observación realizada por el proponente UT THOMAS LOGISTICS mediante oficio de fecha 11 de febrero de 2010, el Comité Evaluador procede a la verificación y aclaración de la misma:

Observación No. 3 “…En desarrollo de su objeto social y en calidad de licenciatario para la prestación de servicios postales de mensajería, Thomas Greg Expresss S.A presta servicios de transporte, monitoreo y clasificación documental, así como de administración de centros de correspondencia, gestión, creación, administración, actualización, desarrollo, análisis y segmentación de bases de datos, actividades todas contenidas dentro del concepto de





gestión documental, cuya prestación le está legal y estatutariamente autorizada……2. las precisiones del numeral anterior, denotan que para la prestación de un servicio no es necesario que todos los miembros de la unión temporal o consorcio cuenten con un objeto social exacto al objeto de lo que se pretende contratar por la entidad, lo relevante será que cada miembro cuente con un objeto social que le permita desarrollar actividades u obligaciones que tendrá a cargo durante la ejecución del futuro contrato…..el miembro T.G. Express durante la ejecución del contrato tendrá a cargo el transporte de los títulos valores, actividad que guarda total correspondencia con el objeto de la sociedad en mención….hecha la anterior precisión o aclaración, no es dable para la entidad, rechazar la propuesta de la UT Thomas Logistics, pues la misma cumple con lo exigido en el pliego de condiciones…..solicitamos a la entidad que admita la propuesta presentada por la Unión Temporal Thomas Logistics, por cumplir con los requisitos de carácter habilitable necesarios para la correcta y eficiente prestación de los servicios a contratar….” Respuesta a la Observación No. 3 El procedimiento de selección del contratista está sometido a los principios de transparencia, selección objetiva e igualdad, por virtud de los cuales surgen, entre otras, la obligación de someter a todos los oferentes y sus propuestas a las mismas reglas del pliego de condiciones. Para garantizar la libre concurrencia y la igualdad de los oferentes, el pliego es, por regla general, inmodificable, toda vez que no puede alterarse caprichosamente durante el desarrollo de la Selección Pública. Los términos de referencia – pliegos son el conjunto de documentos en los que la entidad contratante consigna los aspectos que deberán tener en cuenta para la elaboración de sus propuestas las personas que deseen participar en el proceso de selección, este documento es ley para las partes del proceso precontractual y a él deben ajustarse íntegramente las propuestas que formulen los oferentes. En sentencia de marzo 26 de 1992 del Consejo de Estado, siendo Magistrado Ponente el Dr. Carlos Betancur Jaramillo estableció respecto a los pliegos de condiciones lo siguiente: "... el pliego de condiciones garantiza la igualdad de trato a los proponentes, es la base de las ofertas y de la competencia esencial del concurso; por lo tanto, dentro de este sistema, el contrato que se celebre como resultado de la licitación, no puede ser distinto en su naturaleza y condiciones esenciales al señalado por la administración en el pliego de condiciones; si así sucediera, se convertiría el contrato por concurso en contrato privado de la administración lo que sería ilegal." Por inferencia lógica, en un proceso contractual como el que hoy nos ocupa, no son subsanables aquellos documentos necesarios para la comparación objetiva de las propuestas.

El Pliego de Condiciones señala:

“2.2. REQUISITOS EXIGIDOS PARA PRESENTAR PROPUESTAS Para presentar PROPUESTA el proponente deberá cumplir previamente los siguientes requisitos: 2.2.1. Las personas jurídicas deberán acreditar que su objeto social le permite contratar los servicios especializados de archivística o gestión documental, por medio del certificado de existencia y representación





expedido con una vigencia no superior a treinta (30) días de antelación a la fecha de cierre del presente proceso de selección por la Cámara de Comercio respectiva, en donde conste que su duración no será inferior a la vigencia del contrato y un (1) año más. En el caso de consorcios y/o uniones temporales cada una de las empresas que lo conforman deberán tener dentro de su objeto social la prestación de los servicios de archivística o gestión documental” (subraya nuestra) A su vez el numeral 2.12 del pliego señala: “2.12. CAUSALES DE RECHAZO DE LA PROPUESTA Habrá lugar al rechazo de la PROPUESTA en los siguientes casos: 2.12.3. La no acreditación por las personas jurídicas PROPONENTES de que su objeto social le permite desarrollar el objeto del proceso de selección o que el término de duración no sea superior al de la vigencia del contrato y un (1) año más. 2.12.6. Cuando el proponente se presente bajo la figura de Consorcio o Unión Temporal deberá cumplir con lo establecido en el numeral 3.1.6 del presente pliego de condiciones so pena de rechazo.” De otra parte el numeral 3.1.2 señala; “3.1.2. Certificado de Existencia y Representación Legal Dentro del presente proceso de Selección Pública se considerarán todas las propuestas presentadas por personas naturales o jurídicas, consorcios y uniones temporales y demás entes legalmente constituidos y domiciliados en Colombia, cuyo objeto social corresponda a la prestación de servicios de archivística o gestión documental, con capacidad legal para contratar y que no se encuentren incursos en las inhabilidades e incompatibilidades consagradas en la constitución política, la ley y de conformidad con lo señalado en el Acuerdo de Junta Directiva Del ICETEX No. 007 de 2008 “ Manual de Contratación del ICETEX (subraya nuestra) (….) 3.1.6. Propuestas Conjuntas (Consorcios o Uniones Temporales o cualquier otra forma de participación) (Anexo No. 006 y Anexo No. 007) Se entenderá por propuesta conjunta, una propuesta presentada en Consorcio o Unión Temporal o cualquier otra modalidad de asociación. En tal caso se tendrá como proponente, para todos los efectos, el grupo conformado por la pluralidad de personas, y no las personas que lo conforman individualmente consideradas. Podrán participar Consorcios y Uniones Temporales, para lo cual deberán cumplir los siguientes requisitos:





d) Acreditar la existencia, representación legal, capacidad legal, y capacidad jurídica de las personas jurídicas consorciadas o asociadas en unión temporal, y la capacidad de sus representantes para la constitución del consorcio o unión temporal, así como para la presentación de la propuesta y la celebración y ejecución del contrato; Acreditar que el objeto social de cada uno de sus integrantes le permite la prestación de los servicios de archivística o gestión documental.” (Subraya nuestra) Conclusión: Con fundamento en lo establecido en el Pliego de Condiciones se requiere que el objeto social de los integrantes de la Unión Temporal guarde relación directa con el objeto de la Selección Pública No. 006 de 2009. Lo anteriormente expuesto tiene que ser así, toda vez que es importante que la administración tenga en cuenta que los miembros de una Unión Temporal o Consorcio responden solidariamente durante la ejecución del contrato. Sin embargo, tal responsabilidad puede ser diluida si uno de los miembros no tiene la capacidad para llevar a cabo todo el objeto del contrato.

De esta forma, al tener la Unión Temporal o el Consorcio un integrante incapaz de desarrollar el objeto del contrato, la responsabilidad sobre la ejecución del mismo empieza a comprometerse. Para evitar esto, el Código de Comercio establece que al crearse una persona jurídica o natural dentro del registro mercantil, el objeto de su actividad debe tener relación directa con lo que llevará a cabo. Si lo que hace es diferente a lo establecido en su objeto social, tal registro es ineficaz de pleno derecho.

La capacidad legal para llevar a cabo el objeto del contrato no se refiere más que a la relación directa que se establece entre el objeto social del contratista y el objeto del contrato.

Verificado el certificado de existencia y representación legal de Thomas Greg Express S.A. ( folios 34 a 41) que integra la Unión Temporal Thomas Logistics se observa que su objeto social no contempla los servicios especializados de archivística o gestión documental, de suerte que no estaría en capacidad de ejecutar el contrato objeto de la presente Selección Pública, lo cual implica que dicha propuesta debe ser rechazada al tenor de lo preceptuado en los numerales 2.12.3 y 2.12.6 del Pliego de Condiciones arriba transcritos.

En consecuencia no prospera la observación presentada.

COMUNICACIÓN SUSCRITA POR EL REPRESENTANTE LEGAL DE LA FIRMA LOGISTICA Y CORREO S.A.S RECIBIDA EN EL ICETEX EL DÍA 22 DE FEBRERO DE 2010, RADICADA BAJO EL NO. 2010007750-R, mediante la cual se solicita: “…se proceda a evaluar los requisitos técnicos y otorgar el puntaje correspondiente a esta propuesta, antes de la publicación de la evaluación definitiva de conformidad a lo dispuesto en el capítulo V del pliego de condiciones…”

En atención a esta solicitud el Comité Evaluador de las propuestas procedió a revisar dicha solicitud y determinar si era procedente o no dar aplicación a lo consagrado en el capitulo V del pliego de condiciones, encontrando que efectivamente la propuesta presentada por LOGISTICA Y CORREO S.A.S NO CUMPLE con los requerimientos mínimos técnicos para la prestación del servicio que pretende contratar la entidad,





tales como el recurso humano, la experiencia de la firma proponente y la infraestructura, quedando así tipificada la causal de rechazo señalada en el numeral 2.12.14 del pliego de condiciones que establece: “ Cuando la PROPUESTA no cumpla con todas las especificaciones técnicas mínimas solicitadas” (Subrayado fuera de texto) y por lo tanto no procede la evaluación técnica y económica de la propuesta presentada por la Firma LOGISTICA Y CORREO S.A.S.

CAPITULO III

RECOMENDACIÓN En consecuencia, teniendo en cuenta lo anteriormente expuesto, los integrantes del Comité Evaluador recomiendan a la Presidencia del ICETEX no adjudicar el contrato objeto del proceso de selección pública No 006 de 2009 y declarar desierta la Selección Pública del Contratista. Aprobado por:

COMITÉ EVALUADOR

ISABEL CRISTINA ESCOBAR ARELLANO CAMPO ELÍAS VACA PERILLA Vicepresidenta Financiera Jefe Oficina Asesora Jurídica ALVARO REYES LIS RODRIGO ACOSTA TRUJILLO Profesional Especializado -Secretaría General Jefe Oficina de Planeación GLORIA NANCY MENDEZ MARTHA SÁNCHEZ HERRERA Asesora - Secretaría General Coordinadora - Grupo de Contratación Bogotá, Febrero 24 de 2010 Vo. Bo. MARIA EUGENÍA MÉNDEZ MUNAR Secretaria General Consolidó: Doris Poveda Beltrán

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