Proceso de Continuidad Operativa STL

División Administración y Finanzas2 Septiembre 2013

ANTECEDENTES

• Desde el 28 de Junio el Sistema Trámite en Línea ha presentado fallas, Desde el 28 de Junio el Sistema Trámite en Línea ha presentado fallas, creando múltiples problemas para los ciudadanos y empresas usuarios de los creando múltiples problemas para los ciudadanos y empresas usuarios de los Trámites de la Autoridad Sanitaria, de OIRS y de Ley de Transparencia y Trámites de la Autoridad Sanitaria, de OIRS y de Ley de Transparencia y operaciones de comercio exterior del país. operaciones de comercio exterior del país.

• Entre el 28 de junio y el 2 julio el Sistema Trámite en Línea (STL) dejó de Entre el 28 de junio y el 2 julio el Sistema Trámite en Línea (STL) dejó de funcionar impidiendo el normal ingreso de un número promedio de 1800 funcionar impidiendo el normal ingreso de un número promedio de 1800 trámites diarios de 18 tipos de trámites diferentes a nivel nacional.trámites diarios de 18 tipos de trámites diferentes a nivel nacional.

• Medidas de mitigación primarias.Medidas de mitigación primarias.

1.1. sistema de control diario sobre las operaciones ejecutadas por un sistema de control diario sobre las operaciones ejecutadas por un tercero.tercero.

2.2. Profundizar las exigencias de normalización operativa al proveedor del Profundizar las exigencias de normalización operativa al proveedor del servicio, gestión de comunicaciones servicio, gestión de comunicaciones

• Formulación Modelo de Contingencia y Continuidad Operativa.Formulación Modelo de Contingencia y Continuidad Operativa.

• Actualmente el servicio contratado sigue siendo deficiente, varias regiones Actualmente el servicio contratado sigue siendo deficiente, varias regiones operan bajo contingencia con su propio modelo.operan bajo contingencia con su propio modelo.

ACCIONES REALIZADAS A LA FECHA• Definición de una Coordinación Nacional del Trámite en Línea a Nivel Definición de una Coordinación Nacional del Trámite en Línea a Nivel

Central, como un punto único de administración de la crisis.Central, como un punto único de administración de la crisis.

• Gestión JurídicaGestión Jurídica. Trámites para el curso de multas al Proveedor. Trámites para el curso de multas al Proveedor y análisis y análisis contractual.contractual.

• Auditoria a instalaciones del proveedor, informe de no Conformidades Auditoria a instalaciones del proveedor, informe de no Conformidades emitido al proveedor.emitido al proveedor.

• Gestión de Stakeholders. RGestión de Stakeholders. Reuniones con Asociaciones Gremiales (Cámara euniones con Asociaciones Gremiales (Cámara de Agentes de Aduana, ANAGENA, Cámara de Comercio de Santiago), de Agentes de Aduana, ANAGENA, Cámara de Comercio de Santiago), además de SICEX (Ministerio de Hacienda)además de SICEX (Ministerio de Hacienda)

• Mesa de Trabajo con Referentes TIC de las Seremis con mayor movimiento Mesa de Trabajo con Referentes TIC de las Seremis con mayor movimiento de comercio exterior (Antofagasta – Valparaíso – Metropolitana – Maule – de comercio exterior (Antofagasta – Valparaíso – Metropolitana – Maule – Bío Bío – Araucanía – Los Lagos); para diseñar en forma conjunta un Bío Bío – Araucanía – Los Lagos); para diseñar en forma conjunta un Proceso de Contingencia para el TL.Proceso de Contingencia para el TL.

• Desarrollo de un Proceso de Continuidad Operativa, el que se está lanzando Desarrollo de un Proceso de Continuidad Operativa, el que se está lanzando hoy. hoy.

• Reuniones con las máximas autoridades del MINSAL para delinear acciones Reuniones con las máximas autoridades del MINSAL para delinear acciones de fondo y forma.de fondo y forma.

• Estudio y Planificación del Diseño de una Plataforma 100% MINSALEstudio y Planificación del Diseño de una Plataforma 100% MINSAL

• Se está homologando el proceso de OIRS del Hospital San José para toda la Se está homologando el proceso de OIRS del Hospital San José para toda la Red Salud.Red Salud.

• Está en proceso de adopción la Plataforma de Transparencia de la SEGPRES.Está en proceso de adopción la Plataforma de Transparencia de la SEGPRES.

RESUMEN DE INSTRUCTIVO

• Se envío junto con esta presentación, un instructivo a las 15 Seremis dando retroalimentación Se envío junto con esta presentación, un instructivo a las 15 Seremis dando retroalimentación respecto a la situación actualizada de la contingencia de Trámite en Línea, cuyos principales puntos respecto a la situación actualizada de la contingencia de Trámite en Línea, cuyos principales puntos son:son:

1.1. La Aplicación para la Continuidad Operacional (CO), producto del Proceso de Contingencia, NO La Aplicación para la Continuidad Operacional (CO), producto del Proceso de Contingencia, NO considera todas las funcionalidades de la Plataforma STL, sólo aquellas más relevantes. Este es considera todas las funcionalidades de la Plataforma STL, sólo aquellas más relevantes. Este es un modelo WEB – Manual de transición a la Plataforma para Trámites en Línea definitiva.un modelo WEB – Manual de transición a la Plataforma para Trámites en Línea definitiva.

2.2. Operación de Back Office según protocolos en SEREMIS regionales.Operación de Back Office según protocolos en SEREMIS regionales.

3.3. Las regiones que participaran en la Marcha Blanca del Proceso de CO son Valparaíso; Las regiones que participaran en la Marcha Blanca del Proceso de CO son Valparaíso; Metropolitana; Bío Bío y Araucanía. Regiones con los mayores volumen de operaciones. Las Metropolitana; Bío Bío y Araucanía. Regiones con los mayores volumen de operaciones. Las Seremis restantes se integrarán a partir de la semana del 9 de septiembre.Seremis restantes se integrarán a partir de la semana del 9 de septiembre.

4.4. Los trámites considerados para el Proceso de Continuidad Operativa son:Los trámites considerados para el Proceso de Continuidad Operativa son:

• Certificado de Disposición Aduanera CDA y Certificado de Uso y Disposición, semana del Certificado de Disposición Aduanera CDA y Certificado de Uso y Disposición, semana del 2 de Septiembre2 de Septiembre

• Autorización de Alimentos, Certificado de Libre Venta y Certificado de Desratización: Autorización de Alimentos, Certificado de Libre Venta y Certificado de Desratización: semana del 9 de Septiembre. semana del 9 de Septiembre.

• La Capacitación en la Operación del Proceso de Continuidad Operativa, será coordinada La Capacitación en la Operación del Proceso de Continuidad Operativa, será coordinada en cada Seremi con los contenidos emitidos desde el Nivel Central. Se diseñará una guía en cada Seremi con los contenidos emitidos desde el Nivel Central. Se diseñará una guía de operación en línea (Banner en Página WEB) para funcionarios y usuarios externos.de operación en línea (Banner en Página WEB) para funcionarios y usuarios externos.

Equipo RegionalEquipo RegionalGestión Manual de Gestión Manual de

Documentación Documentación (Back Office) (Back Office)

PROCESO DE CONTIGENCIA

Recursos Back OfficeRecursos Back Office1.1.Compra de Servicios Digitación Compra de Servicios Digitación Soporte Back Office Soporte Back Office2.2.Equipamiento Mobiliario.Equipamiento Mobiliario.

Recursos (Front Office)Recursos (Front Office)1.1.Compra de Servicios Atención Usuarios Compra de Servicios Atención Usuarios y Recaudación, Soporte Front Office.y Recaudación, Soporte Front Office.2.2.Equipamiento Mobiliario.Equipamiento Mobiliario.

34

5

FRONT OFFICEFRONT OFFICE(Recepción)(Recepción)

Cliente llena formulario Cliente llena formulario electrónico WEB o lo electrónico WEB o lo hace Atención Cliente hace Atención Cliente

SEREMISEREMI

2

RECAUDACIONRECAUDACIONUtilización de Módulo de Utilización de Módulo de

Caja Desarrollado por Caja Desarrollado por Seremi AraucaníaSeremi Araucanía

BACK OFFICEBACK OFFICETramita manualmente la Tramita manualmente la

Solicitud de Trámite y Solicitud de Trámite y Genera ResoluciónGenera Resolución

RESOLUCIONRESOLUCIONFirma Manual de Firma Manual de

Resolución y Entrega al Resolución y Entrega al UsuarioUsuario

SEREMISEREMISEREMISEREMISEREMISEREMI

Cierre Cierre Diario/Semanal Diario/Semanal

Cuadratura Cuadratura Recaudación Recaudación

Regional con NC. Regional con NC.

DAF – FINANZAS DAF – FINANZAS (NC)(NC)

Cuadratura Cuadratura DiariaDiariaFormularios Formularios

CursadosCursados

1SEREMISEREMI

Intercambio de Intercambio de Información manual Información manual

con otras con otras institucionesinstituciones

1. INGRESO DEL TRAMITE.1.Atención al Cliente de la Seremi rescata Formulario Electrónico o lo ingresa de acuerdo a solicitud del Usuario.2.Asigna folio (formato a definir)3.Calcula el monto del tramite (Herramienta de cálculo en Excel)4.Emite Comprobante de Pago (triplicado)

2. RECAUDACIÓN (CAJA)1.Recepciona el Pago en efectivo o cheque o comprobante de depósito. Si Procede, si trámite es sin costo va al punto 52.Usuario paga o presenta comprobante de depósito. 3.Registra el Pago en Módulo de Recaudación.4.Envía Carpeta a Back Office.

3. BACK OFFICE (BO)1.BO Recepciona carpeta y recupera trámite de formulario electrónico2.Tramita la solicitud del Usuario3.Si esta todo en regla, redacta Resolución (formato único nacional).

4. FIRMA DE RESOLUCION1.Seremi o quien este facultado firma resolución manualmente.2.Avisar a Usuario (E-mail) para retirar resolución.

5. CIERRE DIARIO / SEMANAL / CUADRATURA1.Recaudación envía cuadratura de caja a Finanzas NC (frecuencia definida por NC)2.Finanzas NC efectúa cuadratura e informa diferencias si las hay.

5. CIERRE DIARIO Y CUADRATURA

FLUJO OPERACION