Proceso-cumplimiento-Promigas

PROMIGAS S.A. E.S.P.

Cumplimiento y su Contribución a la Cultura Ética de Promigas

Nuestro Programa de Cumplimiento

Asegura una cultura ética en la organización, minimizando el riesgo a la empresa, sus directivos y funcionarios.

Es un compromiso con una forma ética de hacer negocios y un sistema para ayudar a las personas a hacer lo correcto.

Integra personas, procesos, políticas y procedimientos para asegurar el cumplimiento de todas las leyes y regulaciones que rigen nuestro Gobierno Corporativo.

Es un proceso vivo, continuo que hace parte de la estructura de la organización.

Buena práctica de Gobierno Corporativo.

Crear y mantener una conciencia ética en la organización para mitigar el riesgo de fraude.

Cumplimiento con los requisitos de la Ley Sarbanes Oxley – SOX.

¿Porqué se implementó el Programa de Cumplimiento?

Compromiso de la Alta Dirección

Controles claros y escritos

Comunicacióny

Entrenamiento

Mecanismos confiables

para reportar

Refuerzo permanente

Debido cuidado

en la delegación

de autoridad

Análisis de riesgos y

mejoramiento continuo

del proceso

El programa debe ser auditado y monitoreado.

Elementos del Programa de Cumplimiento de Promigas



Comunicacióny

Entrenamiento


para reportar

Refuerzo permanente

Debido cuidado

en la delegación de

autoridad



del proceso


Apoyo al Programa de Cumplimiento.

Actuar como modelo a través de sus comportamientos, acciones y palabras hacia los demás y animarlos a hacer lo mismo.

Integración del programa de cumplimiento como parte del negocio, en la Política Corporativa: 2º Compromiso: “Conducta Ética y Transparente”

Mensaje claro: “El comportamiento ético prima sobre el cumplimiento de metas o interés comercial”.

Tomar acciones disciplinarias con los empleados por comportamientos inadecuados o violaciones al Código de Conducta, aunque sean de alto nivel y generen resultados positivos.

Definición de los valores de la organización (Respeto, Integridad, Solidaridad, Excelencia y Liderazgo)

Diseño de Código de Conducta con lineamientos claros y divulgarlo a Todos (Empleados y Terceros).

Contar con Código de Buen Gobierno Corporativo, Política Antifraude y Código de Conducta: “Pilares de Nuestra Cultura Ética”.

Asegurar la certificación anual de cumplimiento del Código de Conducta de todos los empleados.

Establecer políticas y procedimientos de Cumplimiento y divulgarlos a todo el personal.

Mantener las mejores prácticas de control interno y auditoría.

Incluir cláusulas de ética y conflictos de interés en los contratos con terceros.



Comunicacióny

Entrenamiento


para reportar

Refuerzo permanente

Debido cuidado

en la delegación

de autoridad



del proceso




Comunicacióny

Entrenamiento


para reportar

Refuerzo permanente

Debido cuidado

en la delegación

de autoridad



del proceso

Entrenamiento continuo a través de diferentes medios (capacitaciones en vivo y en línea).


Comunicar a todos los colaboradores en forma oportuna y transparente los hechos relevantes que se presentan en la organización.

Conflictos de interés Acoso Mecanismos para reportar Manejo de relaciones con funcionarios y

entidades del gobierno

Obsequios y atenciones Prevención del fraude Sistema de Prevención del Lavado de Activos y

Financiación del Terrorismo – SARLAFT - Ejemplos de la “vida real”

Diseño de programas de capacitación que respondan a las necesidades específicas en temas como;



Comunicacióny

Entrenamiento


para reportar

Refuerzo permanente

Debido cuidado

en la delegación

de autoridad



del proceso


Mantener mecanismos confidenciales y anónimos, contratados con un proveedor en el exterior, para reportar conductas inapropiadas.

LRC-018009120577 – www.reportesconfidencialespromigas.comLRC-018009120534 – www.reportesconfidencialesdistribuidoras.com

Presentar informes al Comité de Auditoría y de Buen Gobierno Corporativo sobre denuncias confirmadas y las acciones a tomar. Contar con un programa robusto de auditoría interna y externa de apoyo a la gestión de cumplimiento.

Asegurar que lo empleados perciban de los mecanismos de denuncias anónimas: La confidencialidad, anonimato e integridad del sistema; Disponibilidad 24/7; Todas denuncias son importantes y son recibidas, investigadas y respondidas.

http://www.reportesconfidencialespromigas.com/

http://www.reportesconfidencialesdistribuidoras.com/

Reforzar la Política de No Retaliación.

Tomar acciones disciplinarias con empleados que demuestren comportamientos inadecuados o de violación del Código de Conducta, aunque estos empleados:

Sean de la Alta Dirección yGeneren resultados positivos para la organización.

Recordar a través de diferentes mecanismos cómo reportar conductas inapropiadas.



Comunicacióny

Entrenamiento


para reportar

Refuerzo permanente

Debido cuidado

en la delegación

de autoridad



del proceso


Independencia del Funcionario de Cumplimiento y acceso a todos los niveles de la compañía con disponibilidad de los recursos necesarios para realizar el trabajo.

Políticas de contratación definida por la dependencia de Gestión Humana de la compañía que incluye una debida diligencia en las contrataciones de sus funcionarios.

Debida diligencia a las donaciones a entidades de beneficencia.

Reportes a Junta Directiva de Transacciones con partes relacionadas a los Administradores.



Comunicacióny

Entrenamiento


para reportar

Refuerzo permanente

Debido cuidado

en la delegación

de autoridad



del proceso


Mantener un programa de gestión de riesgos de procesos críticos de cumplimiento en la organización.

CapacitaciónDivulgación

Prevenir Detectar Monitorear

Mecanismos de Denuncia (Jefe inmediato o de forma anónima)

Auditorías Internas y Externas

Informes al Comité de Auditoría y Buen Gobierno Corporativo

Seguimiento a Acciones y Señales de Alerta

Establecer y evaluar periódicamente indicadores de la Gerencia de Cumplimiento.

Benchmarking para conocer la percepción de los empleados de programa de Cumplimiento.



Comunicacióny

Entrenamiento


para reportar

Refuerzo permanente

Debido cuidado

en la delegación

de autoridad



del proceso


Ana María Buitrago – Gerente de Cumplimiento, certificada por la Sociedad de Ética y Cumplimiento Corporativo (SCCE)Encuentro Anual de

Capacitación SCCE

Gerente de CumplimientoOficiales de Enlace de empresasGerente de Control Corporativo Auditores internos de empresas

Impacto del Programa de Cumplimiento de Promigas

PROMIGASGASES DE

OCCIDENTESURTIGAS CEO TRANSMETANO PROMIORIENTE

TRANSOCCIDENTE Y ENERCOLSA

Código de Conducta Empleados

362 503 579 188 21 39 35 1,727

Código de Conducta Terceros 103 83 90 66 27 17 19 405

Taller de Valores 263 469 215 17 33 997

Tarjetas Política de Obsequios

627 243 438 303 30 91 1,732

Lavado Activos/Financiación Terrorismo

51 34 38 26 21 6 176

Mejores Prácticas en Ética y Cumplimiento

2 2 3 1 1 1 10

Total 1,408 1,334 1,148 799 117 96 145 5,047

Capacitaciones/EventosParticipantes

Total

Impacto del Programa de Cumplimiento de Promigas

7646%

8954%

2939%

4257%

34%

4646%

5554%

Denuncias No.

Confirmadas 46

No confirmadas 55

Total 101

Denuncias No.

Confirmadas 76

No confirmadas 89

Total 165

Denuncias No.

Confirmadas 29

No confirmadas 42

En investigación 3

Total 74

No Confirmadas Confirmadas En Investigación

Denuncias Promigas y sus Empresas Vinculadas

2011 2012 2013

Iniciativa y apoyo de Presidente y Comité de Auditoría y Buen Gobierno Corporativo.

Factores que han facilitado el proceso

Haber sido subsidiaria de una compañía americana que ya tenía implementado un programa de Cumplimiento. (Punto de Partida)

Compromiso y Ejemplo de la Alta Dirección. Independencia organizacional de la Gerencia de Cumplimiento.Trabajo en equipo con Auditoría Interna y Gestión Humana.

Presupuesto para desarrollo del programa y herramientas tecnológicas (Navex Global, LRN).Contar con mecanismos para reportar de forma anónima. Indagación de experiencias con empresas que han implementado este programa.

Falta de compromiso con el programa en los mandos medios.

Factores que han dificultado el proceso

Demora en la toma de decisiones para la remediación de conductas inapropiadas.

Miedo a reportar conductas inapropiadas por temor a represalias.

Resistencia al cambio de los empleados y terceros.

Minimiza el riesgo para la empresa, sus directivos y funcionarios

Identifica y previene conductas antiéticas.

Fomenta en los empleados el reporte de problemas potenciales.

Proporciona un sistema de “alerta temprana” para la identificación de problemas.

Desarrolla procedimientos que permiten identificar supuesta conducta inapropiada.

Estimula la confianza de los clientes.

Promueve la moral, transparencia y productividad del talento humano y un ambiente positivo de trabajo.

Protege

Beneficios del Programa de Cumplimiento

la reputación corporativa.

¡Muchas Gracias!

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