EL PROCESO

ADMINISTRATIVOFunciones “secuenciales”.

La administración como un proceso busca responder a la

pregunta cómo se administra, los enfoques varían de acuerdo

a los autores. Un enfoque de los más difundido y aceptado

considera a la organización como un proceso en el cual se

manifiesta la interacción de cuatro funciones en secuencia:

planificación, organización, dirección y control.

Planificar, organizar, dirigir y controlar constituyen las cuatro

funciones básicas y en secuencia de la administración y

conforman el clásico proceso administrativo, que resumimos a

continuación:

Planificar significa proyectar de antemano metas y acciones,

constituyendo el punto de partida del proceso. Organizar

implica coordinar recursos materiales, financieros y humanos,

ordenándolos para buscar eficiencia. Dirigir, llamada también

ejecución, es la función de administración orientada a

influenciar los subordinados para que ejecuten las tareas,

creando una atmósfera adecuada y ayudándolos a dar su

mayor esfuerzo. Controlar significa asegurarse de que la

organización sigue la administración correcta, detectar por

qué no lo logra y determinar las acciones correctivas para

arreglar las cosas.

PLANIFICACIÓN

La planificación es la función primaria y el fundamento de la

administración. Comprende la definición previa de los

objetivos a lograr, el tiempo, medios y métodos para su

ejecución y los niveles responsables de su cumplimiento.

Planificar implica tomar decisiones, seleccionar los cursos de

acción que seguirá una organización. Es decidir con

anticipación: ¿qué va a realizarse?. ¿por qué debe realizarse?,

¿cómo se va a realizar?, ¿dónde?, ¿cuándo? y ¿quiénes deben

realizarlo?. Decidir ahora lo que tiene que efectuarse en el

futuro.

La planificación hace posible que ocurran cosas que de otra

manera no sucederían. Consiste en concretar un futuro

deseado y los medios reales para alcanzarlo. Con la

planificación se responde al interrogante que debe formularse

todo administrador: ¿Qué hacer en un presente conocido, para

alcanzar un futuro deseado?.

La importancia de la planificación dentro del proceso

administrativo se concreta en los siguientes aspectos:

Concentra la atención en los objetivos

Considera el futuro y reconoce la necesidad periódica de

revisar y ajustar planes para el logro de los objetivos

Reduce la incertidumbre y el riesgo

Hace que sea posible la operación económica, en la

medida que contribuye a minimizar costos a través de

estudios previos de factibilidad

Posibilita el control, a través de la fijación de metas y

objetivos como principales normas o patrones que

facilitan la medición y la detección de desviaciones.

Maximiza el aprovechamiento del tiempo y los recursos,

en todos los niveles de la organización

La planificación presenta la primacía dentro de las funciones

generales de la administración. Precede al resto de las

funciones, aunque, en la práctica, todas se entrelazan. Esta

primacía se evidencia porque la planificación decide:

o ¿con qué estructura se va a trabajar (organización)?,

lo que ayuda a saber:

o ¿con qué clase de personas trabajamos?, lo que

decide el estilo de mando;

o ¿cómo vamos a dirigir de forma más efectiva a las

personas?, con el objeto de asegurar el éxito de los

planes,

o proporcionando normas de control.

ORGANIZACIÓN

La función de organización consiste en el ordenamiento de las

relaciones de trabajo con todos los que participan en una

actividad, la asignación de los medios e instrumentos de

trabajo, así como la interrelación de la dirigencia entre sus

diferentes niveles.

Cuando las personas se integran en una entidad para alcanzar

un objetivo necesitan algún tipo de estructura. La estructura

define las relaciones formales de las personas en el interior de

las organizaciones, relacionándose básicamente con el poder

y los deberes.

La función de organización es aquella parte del proceso

administrativo que establece una estructura intencional de

papeles que las personas de una organización deben

desempeñar, logrando el ajuste entre los objetivos de los

puestos de trabajo y el esfuerzo grupal.

Por tanto, organizar es el proceso de identificación y

agrupación de actividades a la cual se le asigna una autoridad

que propicie la coordinación efectiva de las mismas. Dicho

accionar presupone:

Identificación y clasificación de las actividades

necesarias para alcanzar lo planificado.

Agrupación de actividades atendiendo a los recursos

disponibles, considerando su uso eficiente.

Coordinar las áreas de forma horizontal y vertical con sus

respectivas relaciones de autoridad y flujo informativo.

Establecer la autoridad para la administración de los

grupos, lo cual la vincula con la función de dirección o

ejecución que es la que se encarga de concretar cómo se

ejerce esa autoridad.

DIRECCIÓN

La dirección o ejecución se puede definir como el proceso de

influir sobre las personas para que intenten en forma

voluntaria y entusiasta lograr las metas de la organización.

Para ello se requiere una comprensión de lo que motiva a las

personas y de lo que ocasiona satisfacción al contribuir a las

metas y, además, presupone una percepción consciente de

intereses, objetivos y motivos de cada subordinado. La

dirección puede presentarse en tres niveles diferentes: Nivel

global o estratégico. Nivel departamental o táctico. Nivel

operacional u operativo.

Esta función es una actividad interpersonal, por lo que un

liderazgo efectivo es vital para alcanzar una armonía de

intereses individuales y organizacionales. También es vital la

creación de un medio ambiente en el que las personas,

trabajando en equipo, sean conducidas al logro de los

objetivos.

El liderazgo puede resumirse en una palabra: influencia; pues

es el arte o proceso de influir sobre las personas para que

luchen por el logro de metas grupales, logrando que las

personas trabajen no sólo con disposición, sino también con

entusiasmo.

La comunicación resulta un elemento vital en este proceso,

pues es el principal medio a través del cual se logra el

liderazgo. La comunicación cumple dos propósitos esenciales:

a) proporciona la información y la explicación necesaria para

que el personal pueda desempeñar sus tareas, y b)

proporcionar las actitudes necesarias que promuevan la

motivación, la cooperación y la satisfacción laboral.

CONTROL

El control es un sistema que detecta las desviaciones entre lo

real y lo deseado o previsto. Verifica si todo ocurre de

conformidad con el plan adoptado, las instrucciones

impartidas y los principios establecidos. Tiene como objetivo

señalar las debilidades y los errores para rectificarlos.

El proceso de control tiene cuatro etapas básicas:

1. Determinación de estándares y criterios de desempeño

2. Medición del desempeño real

3. Comparación del desempeño con los estándares

establecidos

4. Corrección de las variaciones entre el desempeño real y el

desempeño planificado.

El hecho de posibilitar acciones correctivas es lo que más

acerca al control a la planificación y lo refuerza como una

función de administración. Hoy día, la retroalimentación es

cada vez más importante debido a la debilitación de la

planificación tradicional como resultado de las características

del entorno contemporáneo. En tal sentido, el control asume

un grupo de funciones que hasta ahora venía desempeñando

la planificación.

Para efectos de una mejor comprensión del proceso

administrativo, se exponen a continuación algunos criterios de

diversos autores acerca de las etapas del proceso

administrativo:

Henry Fayol.

Etapas: Previsión, organización, comando, coordinación y

control.

Koontz & O'Donnell.

Etapas: Planeación, organización, integración, dirección y

control.

G. R. Terry.

Etapas: Planeación, organización, ejecución y control.

Burt K. Scanlan.

Etapas: Planeación, organización, dirección y control.

Alex Makenzie.

Etapas: Planear, organizar, integrar, dirigir y controlar.

De acuerdo a las anteriores propuestas acerca del proceso

administrativo, puede concluirse que, seis son las etapas

básicas para su estudio y conformación de sus dos principales

fases.

Fase estática, compuesta por la previsión,

planificación y la organización, en donde se da

respuesta a los cuestionamientos de ¿Qué se va a

hacer? y ¿Cómo se va a realizar? respectivamente.

La otra fase, la dinámica cuya implantación dentro de

la organización, permite ver con mayor claridad lo que

al momento se esta haciendo y así mismo poder

evaluar tales acciones, y aquí se encuentran las fases

de integración, dirección y control.

Otra razón por la cual se les ha dado en llamar fase estática y

dinámica, es debido a la relación que se tiene con las

personas. Generalmente en la fase estática se tiene poca o

nula relación con personas, en tanto que en la fase dinámica,

existe gran actividad e interacción con otros seres humanos.

Características del proceso administrativo:

Ciclo de acción: los elementos o funciones se suceden de

manera que forman un ciclo de acción, donde la última

conduce a la primera. 

Desarrollo simultáneo: en todo organismo social el

proceso administrativo se desarrolla simultáneamente en

todos y cada uno de los niveles jerárquicos que hacen a

su estructura organizacional.

No siempre es una secuencia regular y ordenada.

Las funciones empleadas dentro el proceso

administrativo abarcan diferentes campos de la

administración y diferentes tipos de funciones,

operaciones y tareas concretas. 

El proceso administrativo es constante y universal. 

GUIA Compendio08

Omar Torcatt M.

torcat@gmail.com