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Proceso Administrativo
PROCESO ADMINISTRATIVO 1
Sesión No. 10
Nombre: Dirección
Objetivo
El estudiante identificará la importancia de la fase de la dirección dentro del
proceso administrativo, así como los problemas a los que se enfrenta un director
dentro de la organización.
Contextualización
Te has preguntado: ¿Cuál es la función de la dirección dentro de una
organización? Parecería obvia la respuesta. ¿No lo crees así?
Es una función del proceso administrativo
con su propio nivel de complejidad. Tiene que
ver en gran parte con el comportamiento
organizacional, tanto a nivel individual como de
grupo. Los responsables, llámense líderes,
administradores o directivos, deben saber la
importancia de relacionarse con los empleados.
Es básico para nuestra asignatura comprender
este hecho. Por ser las relaciones humanas un
asunto complejo, la administración se relaciona con otras áreas del conocimiento
para tratar de entenderlo.
Es el caso de la psicología que estudia la conducta de los individuos, su
actitud, personalidad y motivación; son aspectos importantes en la dirección de
la organización. Por ejemplo, la motivación se relaciona con la forma de ejercer y
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delegar la autoridad, la forma de asumir la responsabilidad; la influencia del líder
y los resultados de una supervisión, entre otros.
Con base en lo anterior, al finalizar la sesión el alumno explicará los factores
que conforman la dirección.
Introducción al Tema
Hoy en día existen factores que influyen en las organizaciones a buscar el
cambio, es el caso de la tecnología, las reglamentaciones, competencia, clientes
más exigentes, calidad de los productos, servicios más eficientes, entre otros.
Esto obliga a los responsables a realizar sus actividades de manera
distinta, y en algunos casos a realizar cambios hacia el interior de la
organización, que deriva en resultados positivos o negativos.
La necesidad de transformarla se
refleja en las soluciones administrativas
tomadas. Es aquí donde los
administradores, líderes o directivos,
entran en acción; son sujetos que
contribuyen a solucionar el problema
dentro de las organizaciones, mediante la
toma de decisiones, al elegir alternativas
óptimas para alcanzar los objetivos y,
delegando autoridad y responsabilidades a
sus subordinados. Es a través de la
comunicación que se transmite la
información al personal para poner en
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acción las decisiones tomadas, basadas en los planes establecidos. Esto
influye en el comportamiento, actitudes y conductas que el personal toma para
trabajar eficientemente. Su estudio es el objetivo de esta sesión.
Explicación
Definición y principios de dirección
La función de dirigir implica influir en el comportamiento de los subordinados
para que, con su labor, contribuyan en alcanzar las metas de la organización;
esta etapa del proceso administrativo centrará su atención en la motivación
para lograr un mejor desempeño en el trabajo.
Motivar tiene distintas caras para su comprensión; pueden ser las necesidades,
deseos o aspiraciones de alguien, sea de manera individual o grupal. Dentro de
las organizaciones, los tomadores de decisiones, consideran esos aspectos
subjetivos para influir en sus subordinados a realizar mejor las actividades en
cualquier área de la organización, y de esa manera alcanzar las metas
establecidas.
El término dirección lo entendemos en una acepción amplia, englobando al
conjunto de lo que suele denominarse dirección y mandos [ …] Este concepto
suele aplicarse específicamente a los grupos organizados formalmente, de tal
modo que las estructuras, subgrupos, comunicaciones, etc., se consideran
formales en la medida en que tienen su origen y apoyo en la dirección. (Uriz,
1994, p. 173).
“Se dice que la motivación es un estado psicológico que
existe siempre que fuerzas internas, externas o ambas
desencadenan, dirigen o mantienen comportamientos
orientados a los objetivos” (Hellriegel, 2002, p. 376).
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Autoridad y responsabilidad
El mando está investido de autoridad,
representando el poder institucional, un
inconveniente es quién lo legitima.
Se considera que un individuo tiene autoridad
porque es reconocido y apoyado por el superior
jerárquico, este enfoque es conocido como teoría
de la autoridad formal; por otro lado, existen las
teorías de la aceptación, reconoce la autoridad
desde abajo, desde los subordinados.
Te has preguntado: ¿El poder es compartido? Para responder analicemos
un concepto que está muy de moda.
El concepto empowerment ha cobrado importancia en la literatura de negocios
en los últimos años. En su sentido más amplio empowerment significa compartir
el poder con los demás, donde quienes tienen mucho poder incrementan el
poder de quienes tienen menos poder. En términos organizacionales, ello
significa que los que se encuentran en la parte alta de la estructura formal
delegan más poder, en especial para tomar decisiones, a los que se encuentran
más abajo en la estructura (Hitt, 2006, p. 360).
Ahora veamos la relación entre autoridad y responsabilidad, que va muy de la
mano con lo anterior. Muchas veces delegar autoridad a un subordinado con
responsabilidad o sin ella trae consecuencias. El superior jerárquico no deja de
“La autoridad en una organización es el derecho propio de un puesto (y por lo
tanto de la persona que lo ocupa) a ejercer discrecionalidad en la toma de
decisiones que afectan a otras personas. Se trata, por supuesto, de un tipo de
poder, pero el poder en el marco de una organización” (Koontz, 1998, p. 302).
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ser responsable, pero a quien se delega autoridad debe estar consciente que
comparte esa responsabilidad.
Toma de decisiones
Un concepto que mantiene una relación estrecha con el de autoridad es la
toma de decisiones.
Todo tipo de organización funciona con personas que son dirigidas por un
responsable de alcanzar las metas, llámese administrador, líder, directivo o
dueño de la empresa. Cuando
el responsable decide sobre
alguna situación, dentro de la
organización, debe delegar
parte de la autoridad a sus
subordinados para que se
lleve a cabo. Para comprender
el concepto es conveniente
hacer la siguiente aclaración.
La siguiente definición, en su primer parte, sólo refiere el significado en forma
general. En cambio la toma de decisiones individuales nos da una definición más
precisa y pragmática.
La toma de decisiones organizacionales se define formalmente como el
proceso de identificar y resolver problemas. El proceso contiene dos etapas
principales. En la fase de identificación del problema se vigila la información
sobre las condiciones ambientales y organizacionales, para determinar si el
desempeño es satisfactorio y para diagnosticar la causa de las insuficiencias. La
solución del problema tiene lugar cuando se consideran cursos alternativos de
acción y se selecciona e implanta una opción. […] La toma de decisiones
individuales puede describirse en dos formas. En primer lugar se halla el
enfoque racional, que sugiere como los ejecutivos deben tratar de decidir. En el
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segundo es la perspectiva de racionalidad limitada, que describe la forma en que
las decisiones tienen que tomarse realmente, de acuerdo con severas
restricciones de tiempo y recursos. El enfoque racional es un ideal que deben
perseguir los ejecutivos (Daft, 2005, pp. 446-447).
Comunicación y delegación
Para la identificación del problema es
necesario obtener la información del
entorno, tanto interno como externo. Se
debe responder a las condiciones
imperantes en el mercado nacional e
internacional, además tomar en cuenta
aspectos tan importantes como las
transformaciones económicas, políticas,
sociales y tecnológicas.
Los directivos, administradores o líderes “… que colaboren con sus colegas,
subordinados y clientes, para interpretar los datos, tendrán información veraz
para desarrollar estrategias que aseguren el éxito de la organización” (Font,
1999, p. 73).
La información es fundamental para establecer canales de comunicación. Al
respecto, Robbins (2004, p. 285) establece que el proceso de comunicación está
compuesto por siete partes: la fuente de la comunicación, codificación, mensaje,
canal, 5) decodificación, 6) receptor y 7) retroalimentación.
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Puede haber retroalimentación (cerrando el ciclo), o en su caso finaliza en quien
recibe el mensaje. Comunicar es tarea del responsable quien trasmite
información a los subordinados, estos la reciben y procesan a través de un
ejercicio reflexivo, la comprenden y ponen en práctica.
En alguna medida, todos los administradores reúnen información de otras
organizaciones e instituciones. Por lo regular, se informan leyendo revistas y
hablando con otras personas para enterarse de cambios en el gusto del público,
planes de la competencia, etc. Mintzberg lo llamó papel de monitoreo. Los
administradores también fungen como conductos para trasmitir información a los
integrantes de la organización en su papel de difundidores”. (Robbins, 2004, p. 5)
Supervisión y liderazgo
Un último aspecto que se debe analizar es la supervisión.
Los partidarios de la administración científica destacan la especialización;
sostienen que la experiencia es la única fuente de autoridad y que ningún
supervisor puede ser experto en todas las tareas bajo su mando. Por tanto, el
campo particular de especialización de cada supervisor debería convertirse en
un área de autoridad. Esta solución se conoce como supervisión funcional,
división del trabajo en que se asignan ocho supervisores a cada área laboral
(Hellriegel, 2002, p. 50).
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Es importante comprender lo anterior. La
supervisión se relaciona con los conceptos líder,
delegación, autoridad y responsabilidad.
Supervisión significa vigilar las actividades de
los subordinados, corregir y dar instrucciones
para un mejor desempeño.
El asunto es identificar qué ha cambiado la
forma de hacerlo. Hoy en día, una buena
selección del capital humano, su capacitación y la comunicación dan un sentido
distinto a la supervisión.
Hay un límite en el número de personas que los administradores pueden
supervisar eficazmente y respecto de los cuales puede tomar decisiones. En
cuanto rebasa este límite, la autoridad debe delegarse a los subordinados,
quienes en consecuencia habrán de tomar decisiones en la tarea de los deberes
que se les han asignado (Koontz, 1998, p. 341).
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Conclusión
Siguiendo el orden del programa, la función de dirección es la tercera
etapa del proceso administrativo. Hoy en día ese orden ha sido ampliado por
otras actividades, aunque se sigue respetando la propuesta original hecha por
Fayol.
Como se pudo apreciar, el
estudio del comportamiento
organizacional, como área de
estudio especializada, es
fundamental en esta etapa del
proceso. La actitud de los
individuos, su motivación,
comportamiento, responsabilidad,
autoridad del líder y comunicación con los demás, entre otros, son aspectos que
se abordan desde distintos ángulos.
Lo anterior, es de mucha ayuda para los responsables dentro de las
organizaciones. Conocer qué motiva a los individuos a actuar de cierta manera,
permitirá adecuar los procesos y la toma de decisiones.
Para cerrar el estudio de las etapas del proceso administrativo, en la
siguiente sesión daremos inicio al análisis del control como última etapa del
proceso.
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Para aprender más
¿Qué papel juega el directivo, líder o administrador en la Dirección
Estratégica frente a un mundo globalizado?
Porras, S. y Morales, J. (2007) Colaboración en la Dirección Estratégica
¿Cómo la gerencia moderna logra el éxito organizacional? Consultado el
27 de abril de 2013: http://brd.unid.edu.mx/como-la-gerencia-moderna-
logra-el-exito-organizacional/
Analiza el empowerment como nueva práctica organizacional
Gallardo, A. y Zarur, A. (2010). Los nuevos usos de Taylor en el
comportamiento humano. Consultado el 27 de abril de
2013: http://brd.unid.edu.mx/los-nuevos-usos-de-taylor-en-el-
comportamiento-humano/
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Actividad de Aprendizaje
Con base en lo aprendido en esta sesión y considerando la lectura del artículo
Perspectivas para el desarrollo de la administración y retos para la dirección de
las organizaciones, realiza lo que se te pide a continuación:
En el blog que creaste en la sesión 4, abre una nueva entrada relacionada en
la cual:
a. Expliques las tres grandes variables de la función de dirección.
b. Explica con tus propias palabras la siguiente cita:
“…no es el entorno per se lo que cuenta, sino la capacidad de organización para hacer
frente al mismo (para predecirlo, comprenderlo, enfrentarse con su diversidad y
reaccionar rápidamente ante él)” p. 150
c. Indica si estás de acuerdo o no con el contenido. Justifica tu respuesta.
d. Explica qué importancia da el autor al concepto estrategia dentro de la
organización.
e. Finalmente, indica cuáles son los problemas que Scott indica, considerando
la siguiente cita:
“… en la organización existen diferentes problemas que afecta tanto a los actores que las
conforman como a las organizaciones en sí y a los intereses que ella representa, precisa
que para los actores individuales hay tres problemas comunes y recurrentes”.
Sube la liga de la entrada de tu blog dentro de un documento en PDF, con las
indicaciones que establece la actividad.
Esta actividad representa el 5% de tu calificación.
Artículo a consultar: Castro, G. (2011). Perspectivas para el desarrollo de la
administración y retos para la dirección de las organizaciones. Consultado el 27
de abril de 2013: http://brd.unid.edu.mx/perspectivas-para-el-desarrollo-de-
la-administracion-y-retos-para-la-direccion-de-las-organizaciones/
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Bibliografía
Hitt, M. (2004). Administración Estratégica: competitividad y conceptos de
globalización. México: Thompson Learning.
Daft, R. (2005).Teoría y diseño organizacional. México: Thomson.
Hellriegel, D. (2002). Administración un enfoque basado en competencias.
México: Thomson Learning.
Koontz, H. y Weihrich, H. (1998). Administración una perspectiva global.
México: McGraw Hill.
Robbins, S. (2004). Comportamiento organizacional. México: Pearson
Prentice Hall.
Uriz, J. (1994). La subjetividad de la organización. España: Editorial Siglo
XXI.
Hemerografía
Castro, G. (2011). Perspectivas para el desarrollo de la administración y
retos para la dirección de las organizaciones. Universidad & Empresa,
núm. 20, enero – junio. Colombia: Universidad del Rosario.
Gallardo, An. y Zarur, A. (2010). Los nuevos usos de Taylor en el
comportamiento humano. Revista Gestión y Estrategia. México:
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Universidad Autónoma Metropolitana – Azcapotzalco, Núm. 38, julio –
diciembre.
Porras, S. y Morales, J. (2007). Colaboración en la Dirección Estratégica
¿Cómo la gerencia moderna logra el éxito organizacional? Revista
Gestión y Estrategia. México: Universidad Autónoma Metropolitana –
Azcapotzalco, Núm. 32, julio – diciembre.
