Proceso Adm. - Planificacion

PLANEACIONCtedra de Introduccin a las Organizaciones

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Ctedra de Introduccin a las OrganizacionesTESTCules son los pasos bsicos a seguir en un proceso de planificacin ?Cmo diferenciamos la planificacin estratgica de la planeacin tctica y operativa ?Para qu es importante analizar el medio ambiente y los recursos internos de la organizacin ?Cules son los requisitos o lista de verificacin para determinar si una situacin planteada es o no es un objetivo ?


Ctedra de Introduccin a las OrganizacionesPlanear Organizar Dirigir Coordinar - Controlar

El PROCESO ADMINISTRATIVO Planear, es la primera funcin administrativa; que sirve de base a las dems.Definicin es la accin de tomar decisiones para el futuro. No es un acto, es un proceso.Al proceso en el que se definen las situaciones que queremos alcanzar en el futuro, y se disean los caminos para lograrlo, lo llamamos Planificacin.


PASOS

NECESARIOS

ParaDnde Voy?CmoTrabajo?Qu he logrado Planificar

Planificar

OrganizarDirigir Evaluar

Quin soyY qu hago?FUNCIONES ADMINISTRATIVAS

Quin soyY qu hago?ParaDnde Voy?CmoTrabajo?Diagnstico Estatutos legales (ordenanza)Misin Visin EstructuraOrganizativaProyectosPersonal convenios

Objetivo general Anual

Objetivos especficos

Proyectos especficos por cada objetivo planteado

Indicadores

Metas

Procedimientos internos.Manual de cargosFormatos de proyectosRegistros de condiciones de instalacionesRegistro de instancia debidamente registradas Medios de evaluacinCanales de comunicacinMedios de financiamientosPoblacin Presupuesto

Propuesta Gerencial Qu he logrado IndicadoresDe gestinMetasProductos

La planificacin como fase del proceso Administrativo (Pienso, luego existo).Rene descartesLa planificacin abarca la definicin de las metas de una organizacin, el establecimiento de una estrategia general para lograr esas metas y el desarrollo de una jerarqua amplia de los planes para integrar y coordinar las actividades. Se relaciona, por lo tanto, con los fines (qu debe hacerse) as como tambin con los medios (cmo debe hacerse). Robbins 2000.PLANIFICACI N

IMPORTANCIAPropicia el desarrollo de la empresaReduce los niveles de incertidumbrePrepara a la empresa para hacer frente a las contingenciasVisin del porvenir y un afn de lograr y mejorar las cosasCondiciones del ambiente que lo rodeaEstablece un sistema racional para la toma de decisionesReducir riesgos y aprovechar oportunidadesDecisiones basadas en hechosEstablecer un modelo de trabajoEficienciaControlRendimiento

PRINCIPIOSFactibilidad: lo que se planea debe ser realizableObjetividad y cuantificacin: basarse en datos reales, razonamientos precisos y exactas, y nunca opiniones subjetivas, especulaciones o clculos arbitrariosCtedra de Introduccin a las Organizaciones


PRINCIPIOSFlexibilidad: establecer mrgenes respecto a las futuras situaciones imprevistasUnidad: todos los planes especficos de la empresa deben integrarse a un plan general Ctedra de Introduccin a las Organizaciones


PRINCIPIOSCambio estrategias: modificacin de los cursos de accin (estrategias) mediante el tiempo



La planificacin como fase del proceso Administrativo PLANIFICACI N

ETAPAS Y ELEMENTOS QU HACER? MISIONES O PROPSITOSMETAS U OBJETIVOSESTRATEGIASPOLTICASPLANESPROGRAMASPROCEDIMIENTOSPRESUPESTOS

www.auladeeconomia.comPasos de la planeacin1. Anlisis situacional:Ambiente interno:FortalezasDebilidadesAmbiente externo:OportunidadesAmenazas

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www.auladeeconomia.comPasos de la planeacin2. Establecimiento de objetivos y metas:Responder a preguntas como:Dnde se quiere estar?Qu se desea hacer y cundo?Etc.Jerarquizar objetivos: plantear objetivos claveObjetivos por jerarqua organizacional: estratgicos, operacionales, generales, individuales, etc.


www.auladeeconomia.comPasos de la planeacin3. Desarrollo de premisas:Pronosticar condiciones internas y externas en que se operar:Volumen de ventas? Precios? Productos? Adelantos tcnicos? Costos? Salarios? Polticas fiscales? Condiciones sociales? Etc.


www.auladeeconomia.comPasos de la planeacin4. Identificacin de cursos de accin alternativos:Es necesario identificar las mejores alternativas de accinExaminar sus ventajas y desventajas


www.auladeeconomia.comPasos de la planeacin5. Evaluacin de las alternativas:Evaluar los distintos cursos alternativos de accin a la luz de las premisas establecidas (paso 3) y las metas que se desea alcanzar (paso 2) de acuerdo con el entorno que enfrenta la empresa (paso 1)


www.auladeeconomia.comPasos de la planeacin6. Seleccin de un curso de accin:Se toma una decisinSe elige el que se pueda considerar como el mejor curso de accin


www.auladeeconomia.comPasos de la planeacin7. Formulacin de planes de apoyo:Se elaboran planes derivados en apoyo al plan bsicoPor ejemplo: plan de compra de equipo, plan de compra de materiales, plan de capacitacin, etc.


www.auladeeconomia.comPasos de la planeacin8. Presupuestacin:Los planes se trasladan a cifras a travs de los presupuestos:Presupuestos de ventas, de gastos de operacin, de efectivo, estados financieros, inversiones de capital, entre otros


Ctedra de Introduccin a las OrganizacionesFases de la PlanificacinDeterminacin de Objetivos a alcanzarToma de decisionesElaboracin de planesAcciones empresariales


Ctedra de Introduccin a las OrganizacionesDeterminacin de ObjetivosEs la primera actividad: saber adnde pretendemos llegar.Los objetivos son la expresin de una situacin que queremos vivir en el futuro.Lista de verificacin: ser especfico, ser realista, ser verificable, tener un plazo, incluir metas intermedias, plantear un desafo y plantear un compromiso.


Ctedra de Introduccin a las OrganizacionesRed de Objetivos en la OrganizacinJerarqua de objetivos algunos son ms importantes y predominan.Objetivos organizacionalesObjetivos de la divisinObjetivos del departamentoObjetivos operacionalesEl resultado es una red jerrquica e integrada que orienta la accin de la organizacin en direccin de los objetivos organizacionales.


Ctedra de Introduccin a las OrganizacionesDesdoblamiento de los objetivos

Objetivos organizacionalesPolticasDirectricesMetasProgramasProcedimientosMtodosNormasMenorDETALLEMayorAMPLITUD


Ctedra de Introduccin a las OrganizacionesToma de decisionesDebemos tomar decisiones para conseguir los objetivos fijados. Ello implica un proceso de comparar alternativas posibles y elegir las ms adecuadas.

Diagnstico Alternativas posibles Evaluacin de alternativas Seleccin Ejecucin (Resultados)


www.auladeeconomia.comSeleccin de una alternativaExperienciaExperimentacinInvestigaciny anlisisCulalternativaseleccionar?Decisintomada


www.auladeeconomia.comCertidumbre, incertidumbre y riesgoCerteza: Cuando se conocen los efectos que generar cierta accinRiesgo: El efecto de la decisin se conoce solo en trminos de probabilidadesIncertidumbre: Se desconocen los efectos futuros de las decisiones presentes


Ctedra de Introduccin a las OrganizacionesDiferentes Tipos de PlaneacinConsideramos dos o ms tipos, de acuerdo a una jerarqua de la planeacin:

Planificacin estratgica es la planeacin ms amplia. Tiene que ver con los objetivos organizacionales y la estrategia.Planificacin tctica realizada a nivel departamental.Planificacin operativa realizada para cada actividad, ms detallada y de corto plazo.


HABILIDADES Y NIVELES ADMINISTRATIVOS

Ctedra de Introduccin a las OrganizacionesPlanificacin EstratgicaEst definida en la cpula estratgica.Abarca a la organizacin en su totalidadEst proyectada a largo plazo, efectos y consecuencias en el futuro.Implica analizar y comprender el medio ambiente (Oportunidades vs Amenazas).Implica analizar los distintos factores internos (Fortalezas vs Debilidades)


Ctedra de Introduccin a las OrganizacionesPlanificacin OperativaEst definida en el centro operativo para cada tarea o actividad.Detalles necesarios para incorporar los planes estratgicos en las operaciones diarias de la empresa.Pueden ser para actividades recurrentes o no recurrentes.Proyectado para el futuro inmediato.Metas especficas; muestra actividades por separado.


Ctedra de Introduccin a las OrganizacionesClases de PlanesProgramas consideracin de actividades y del marco temporal. Relacionados con el tiempo.Presupuestos expresin monetaria de los programas. Relacionados con el dinero.Proyectos programas especficos.Polticas son guas para las decisiones.Procedimientos son instrucciones para una accin. Relacionados con los mtodos.Reglas medidas especficas para situaciones dadas. Relacionados con los comportamientos.


Ctedra de Introduccin a las OrganizacionesMisin - VisinPara comprender la planificacin estratgica, debemos definir algunos conceptos que influirn en este tipo de planificacin:VisinMisinPlaneamiento Estratgico


Ctedra de Introduccin a las OrganizacionesMisin - VisinVisin se define con los siguientes elementos:

Propsito principal de la empresaSu futuroDefinicin de mercados a atenderValores, conductas y actitudes deseadasEscenarios esperados


Ctedra de Introduccin a las OrganizacionesMisin - VisinMisin la declaracin de la misin incluye:

Que es lo que hacemos (cul es el negocio)En dnde lo hacemos (cul es el mercado)Para quin lo hacemos (que necesidad satisfacemos y cmo lo hacemos)


Ctedra de Introduccin a las OrganizacionesMisin - VisinEjemplo de una consultora internacional instalada en nuestro pas (1):

Visin: Ser reconocidos como la firma profesional que presta, en todas las reas de actuacin, los servicios de la ms alta calidadMisin: Aportamos valor basados en el conocimiento y la experiencia de nuestros profesionales, en beneficio de nuestros clientes, nuestra gente y nuestra comunidad

(1) KPMG Uruguay tomado el 15/6/05 de su sitio web: www.kpmg.com.uy


Ctedra de Introduccin a las OrganizacionesPrincipios de administracin aplicados a la PlanificacinDefinicin del objetivo la finalidad de la planificacin es determinar quin, cmo y cuando se alcanzar la idea o el objetivo.Flexibilidad en la planeacin la planeacin es permanente; debe tener flexibilidad y corregir defectos durante el desarrollo.


CARACTERSTICAS

La planificacin es un proceso permanente y continuo: no se agota en ningn plan de accin, sino que se realiza continuamente en la empresa.La planificacin est siempre orientada hacia el futuro: la planificacin se halla ligada a la previsin.La planificacin busca la racionalidad en la toma de decisiones: al establecer esquemas para el futuro, la planificacin funciona como un medio orientador del proceso decisorio, que le da mayor racionalidad y disminuye la incertidumbre inherente en cualquier toma de decisin.La planificacin busca seleccionar un curso de accin entre varias alternativas: la planificacin constituye un curso de accin escogido entre varias alternativas de caminos potenciales.La planificacin es sistemtica: la planificacin debe tener en cuenta el sistema y subsistemas que lo conforman; debe abarcar la organizacin como totalidad.La planificacin es repetitiva: incluye pasos o fases que se suceden. Es un proceso que forma parte de otro mayor: el proceso administrativo.La planificacin es una tcnica de asignacin de recursos: tiene por fin la definicin, el dimensionamiento y la asignacin de los recursos humanos y no humanos de la empresa, segn se haya estudiado y decidido con anterioridad.

Ctedra de Introduccin a las OrganizacionesPrincipales caractersticas de la Planeacin - IEs un proceso permanente y continuoEst siempre orientado hacia el futuroBusca la racionalidad en la toma de decisionesBusca seleccionar un curso de accin entre varias alternativasLa planeacin es sistmica considera sistemas y subsistemas que la conforman


Ctedra de Introduccin a las OrganizacionesPrincipales caractersticas de la Planeacin - IILa planeacin es repetitiva, es un proceso que forma parte de otro mayorEs una tcnica de asignacin de recursosEs cclica, permite evaluacin y medicin para establecer nueva planeacinEs una funcin del proceso que interacta con las demsEs una tcnica de coordinacin e integracinEs una tcnica de cambio e innovacin


Ctedra de Introduccin a las OrganizacionesAnlisis FODAAnlisis ambiental Oportunidades y AmenazasAnlisis:De la industria y el mercadoDe los competidoresPoltico y regulatorioSocial aspectos sociales y grupos de intersDe recursos humanosMacroeconmicoTecnolgico


Ctedra de Introduccin a las OrganizacionesAnlisis FODAAnlisis de recursos internos Fortalezas y DebilidadesAnlisis:FinancieroEvaluacin de recursos humanosDe comercializacin y marketingDe operacionesDe otros recursos internos administracin, I + D, compras, informtica


**Fuente: Introduccin a la teora general de la administracin. 5Idalberto Chiavenato.

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