PROCEDIMIENTOS SUSTANTIVOS PARA INVENTARIOS

PROCEDIMIENTO SUSTANTIVO INVENTARIOS

Elaborado por: ZONACONTABLE

PROCEDIMIENTOS SUSTANTIVOS PARA INVENTARIOS

INTRODUCCIÓN

El objetivo de la auditoría del inventario es determinar que las materias primas, proceso de

producción, inventario de productos terminados y el costo de los productos vendidos estén

expresados correctamente en los estados financieros.

Los principios para el reconocimiento y medición de los inventarios los establece la sección 13 de

las NIIF para PYMES.

La auditoría del inventarios y almacenamiento se puede dividir en cinco partes:

1. Adquisición y registro de materias primas, mano de obra y costos indirectos;

2. Transferencia de activos y costos. Estas actividades se muestran en los registros de

contabilidad de costos, y son independientes de los demás ciclos y se prueban como parte

de la auditoría del ciclo de inventario y almacenamiento;

3. La entrada de productos y registro de ingresos y costos, forma parte del ciclo de ventas y

cobranza. Las pruebas de control y pruebas sustantivas, deben incluir procedimientos para

verificar, la precisión de los archivos maestros de inventario permanente;

El rubro de inventarios lo constituyen, los bienes de una entidad,

destinados a la venta o a la producción para su posterior venta, tales

como: materia prima, producción en proceso, artículos terminados

y otros materiales que se utilizan en el empaque, envase de

mercancías, que se consumen en el ciclo normal de operaciones,

incluyendo los inventarios en tránsito, así como los anticipos a

proveedores.

Esta inversión es uno de los rubros más importantes de los activos de las entidades y determinante del costo de ventas y, en consecuencia, de los resultados de los ejercicios.

4. Toma física de inventarios: Es necesario observar al cliente, realizando el conteo del

inventario físico, para determinar si en realidad existe un inventario registrado a la fecha,

del estado de situación financiera y si el conteo se realiza correctamente. El inventario,

es la primera área de la auditoría, para la cual un examen físico es un tipo esencial de

evidencia, para verificar el saldo de una cuenta; y

5. Precio y resumen de inventario. Los costos usados para valuar el inventario, deben

probarse, para determinar si el cliente ha seguido correctamente, un método acorde con

las normas NIIF para PYMES aplicables y que coinciden, con el de años anteriores. Los

procedimientos de auditoría que se utilizan, para verificar estos costos, se llaman pruebas de

precio. Por otro lado, el auditor debe verificar si las cuentas físicas, se resumieron de forma

correcta, si las cantidades y precios de inventario se extendieron debidamente, y si el



inventario extendido se totalizó de manera adecuada; a estas pruebas se conocen como

pruebas de resumen o recopilación.

Por otro lado, la parte más ardua del análisis del ciclo de inventario es comprender la

interrelación de las diversas pruebas que el auditor realiza para determinar si los inventarios

y costo de ventas se han expresado con imparcialidad, es decir: la interrelación de pruebas

del ciclo de adquisición, las pruebas del ciclo de nómina y personal, pruebas de inventario

final y pruebas de ventas y cobranza.

1. OBJETIVOS DE AUDITORÍA

Los objetivos de auditoría, a tener en cuenta, durante el examen de los inventarios y costo de ventas

incluyen:

1. Comprobar que las cifras que se muestran como inventarios, estén efectivamente

representadas por materiales, mercancías, suministros y productos que existan

físicamente.

2. Verificar que todos los inventarios incluidos en los estados financieros, sean

propiedad de la entidad, ya sea que estén mantenidos por la misma o por terceros para

ésta.

3. Determinar si todos los inventarios poseídos por la entidad a la fecha del corte están

incluidos en el estado financiero.

4. Identificar si la entidad posee o tiene derecho legal sobre todos los inventarios en la

fecha del estado financiero. Que todos los inventarios estén libres de embargos, prendas

u otros intereses colaterales en su propiedad o, de no ser así, dichos embargos, prendas u

otros intereses colaterales en su propiedad estén identificados.

5. Comprobar que los inventarios estén apropiadamente clasificados y descritos en los

estados financieros incluyendo sus notas, de conformidad con las normas contables. i.e.

suministros para la producción, materia prima, producto en proceso, producto terminado,

mercancía en tránsito, etc.

6. Determinar si la valuación de los inventarios se ha hecho de acuerdo a los principios de

contabilidad generalmente aceptados.

7. Verificar la consistencia en la aplicación de las fórmulas de asignación del costo de

inventarios.

8. Comprobar que los inventarios contengan solamente mercancías y materiales en buenas condiciones de uso o de venta y que se excluyan las existencias obsoletas y

defectuosas, o bien que se establezcan provisiones adecuadas para posibles pérdidas al

disponerse de dichas existencias.

9. Cerciorarse de que el costo de ventas, corresponda a transacciones y eventos

efectivamente realizados durante el período, y que se haya determinado en forma

razonable y consistente.

10. Determinar el cálculo adecuado de las utilidades, por medio del proceso de aplicar

acertadamente los costos y gastos a los ingresos.

11. Determinar la razonabilidad del sistema de acumulación de costos utilizado, que se haya

utilizado consistentemente de un período contable a otro y que sea el más adecuado de

acuerdo con las características de la entidad auditada.

12. Determinar, si la presentación y la revelación de los inventarios y del costo de los bienes

vendidos, son adecuadas.



2. RIESGOS DE AUDITORÍA

En la planeación de las pruebas de auditoría, a los inventarios y costo de

ventas, el auditor debe considerar, la materialidad de estos rubros en relación,

con los estados financieros en su conjunto, así como la importancia relativa

y factores que influyen en el riesgo de auditoría; dichos factores se pueden

relacionar, con el riesgo de error inherente, el riesgo de control (que los

controles relativos no lo detecten) o el riesgo de detección (que el auditor no

lo descubra). Algunos de los factores asociados a tener en cuenta durante la

evaluación de este ciclo son:

1. Naturaleza y especificaciones de las existencias. 2. Fluctuaciones en la demanda, precios de los materiales, niveles de la producción y/o del

inventario.

3. Características y cambios en las fórmulas utilizadas para determinar los costos. 4. Lanzamiento de nuevos productos o productos descontinuados.

5. Comportamiento de la competencia. Ej. nuevos productos, cambio en sus precios, etc. 6. Materialidad de la producción defectuosa o reprocesada y de los ajustes resultado de la

toma física así como de los inventarios obsoletos o de lento movimiento, no investigados ni registrados como corresponde.

7. Variaciones de la capacidad instalada y utilizada. 8. Producción y embarques representativos cerca del cierre del ejercicio contable.

9. Impacto de factores externos, tales como, regulaciones, control de precios, restricciones aduaneras, entre otros.

10. Contrataciones significativas con condiciones específicas relacionadas con fechas de entrega, calidad, penalidades por incumplimiento, etc.

11. No existencia o inadecuados procedimientos de: Manejo, almacenaje, salvaguarda, custodia y seguro, así como de revisión o actualización de costos unitarios, etc.

12. Tipos y frecuencia de los conteos físicos. 13. Inventarios en poder de terceros o recibidos de terceros.

14. Falta de controles adecuados sobre el ciclo de inventarios y costo de ventas, incluyendo control documental, segregación de funciones, revisiones de la gerencia, niveles de

autorización e indicadores claves de rendimiento, entre otros. 15. Variaciones relevantes en los indicadores financieros. Ej. márgenes de utilidad.

16. Inadecuados controles sistematizados asociados al ciclo, entre ellos, controles de configuración y mapeo de cuentas, controles de interfase y conversión, accesos al

sistema e informes de excepciones / correcciones. 17. Inadecuados controles sistematizados asociados al ciclo, entre ellos, controles de

configuración y mapeo de cuentas, controles de interfase y conversión, accesos al sistema e informes de excepciones / correcciones.

3. ASEVERACIONES

I Integridad X Exactitud E Existencia

P Presentación Pr Propiedad V Valuación

4. PROCEDIMIENTOS

Descripción del procedimiento a realizar:

1. Preparar sumaria de inventarios y costo de ventas. Complementar con análisis



horizontal y vertical.

Análisis vertical y horizontal

Código Descripción

cuenta

Año x 1

%

Año x 2

% Variación

Absoluta Relativa

2. Comparar las cifras a costos históricos y actualizados con las de ejercicios anteriores,

considerando las fluctuaciones de precios, cambiarias, etc. para entender la razonabilidad de las

variaciones; obtener explicación de las representativas. Considerar aspectos tales como:

a) Volumen de producción (unidades y cuantías) por línea de producto, ubicación y demás

clasificaciones posibles.

b) Cálculos globales de los costos de producción y de ventas. c) Revisión analítica del costo de ventas vs. los ingresos operacionales (tendencias) y

márgenes de utilidad. d) Porcentaje de costos de adquisición costos de transformación y otros costos.

e) Consumo de materiales y desperdicios.

f) Rotación y antigüedad del inventario. g) Índice de inventarios obsoletos o de lento movimiento.

h) Diferencias de inventario.

i) Conciliaciones entre cantidades embarcadas vs. las facturadas; entre las pedidas vs. lo

embarcado, etc.

j) De ser posible, hacer comparación de cifras con la información publicada y

disponible del sector al que pertenece la entidad.

3. Presupuesto. Analizar las variaciones entre el año corriente y el anterior contra el

presupuesto. Obtener explicación de las variaciones inusuales o inesperadas. Para este análisis

tener en cuenta los aspectos señalados en los literales a) a j) de la prueba de auditoría del

numeral anterior.

4. Solicitar la conciliación de los saldos con el libro mayor. Obtener suficiente explicación de

las diferencias.

5. Toma física de inventarios.

A continuación enumeramos algunos de los procedimientos que el Auditor puede ejecutar al

momento de la realización del inventario físico.

Estos procedimientos no pretenden abarcar la totalidad de situaciones, simplemente queremos que

sirvan de punto de partida para el mejoramiento de nuestra práctica de auditoría.

PROCEDIMIENTOS PREVIOS AL INVENTARIO:

Efectuar una revisión del instructivo del procedimiento de inventario físico de la compañía para

determinar si las instrucciones son adecuadas y claras (Tomar como punto de partida las buenas

prácticas de un inventario físico que se encuentran en esta guía). Es recomendable solicitar y revisar



el instructivo en los días previos al inventario. Lo anterior, en caso de que se determinen debilidades

por parte del auditor que deben ser comunicadas al cliente de forma oportuna. La evaluación de las

instrucciones debe incluir:

La aplicación de actividades de control adecuadas;

La identificación adecuada y suficiente de los inventarios en

proceso, inventarios de lento movimiento, obsoletos o dañados y del

inventario propiedad de un tercero;

Los procedimientos utilizados para estimar las cantidades físicas,

cuando se trate de inventarios en donde su conteo sea complejo.

Control apropiado sobre el movimiento del inventario entre el área

(almacén, proceso, producto terminado), así como el embarque y

recepción de inventario antes y después de la fecha del corte de los inventarios;

Verificar que la administración de la compañía comunicó a los participantes del inventario

el instructivo del procedimiento de inventario físico con anterioridad al conteo;

Verificar si la compañía tiene bajo custodia inventario de terceros. De ser así, asegurase que

este inventario no pueda ser incluido para cubrir posibles faltantes;

Realización de un recorrido por las instalaciones de la compañía, para determinar lo

adecuado del alistamiento de las existencias, en las diferentes ubicaciones previas a la

iniciación del conteo;

Verificar que el inventario obsoleto, dañado, discontinuado o de lenta rotación, se

encuentra debidamente identificado y separado;

Verificar que se suspendió la entrada y salida de inventario. (De no ser así, describir los

procedimientos utilizados para controlar el movimiento de inventario);

Verificar que las planillas del conteo están pre numeradas, en caso que no lo estén,

determinar las implicaciones para la efectividad del conteo;

Verificar la correcta estructuración de los grupos de conteo, en donde se

asegure una adecuada segregación, es decir que cada equipo de conteo incluya personal

que no tiene a su cargo la custodia del inventario. Igualmente, cada equipo de conteo debe

incluir una persona que esté familiarizada con el inventario.

Verificar si existe una adecuada segregación de funciones entre las personas

responsables de controlar las tarjetas de conteo, de realizar el conteo físico y de ingresar en

los registros de inventario las tarjetas de conteo utilizadas

Acompañamiento en la realización del corte de documentos por parte del cliente y

verificación de lo adecuado del mismo

PROCEDIMIENTOS DURANTE LA EJECUCIÓN DEL INVENTARIO

Verificar que el inventario se ejecuta de acuerdo con las instrucciones.

Verificar la correcta supervisión de los equipos de conteo. Verificar que no existan espacios vacíos entre los ítems que se están

contando.

Cuando el inventario está empacado, el Auditor puede solicitar la

apertura de algunos ítems (los más valiosos) para confirmar que dentro

del empaque se encuentra el ítem referenciado.

Selección de los ítems más representativos del inventario, conteo físico

de las existencias y cruce con los conteos del cliente por parte de auditor.

El tamaño de la muestra debe ser directamente proporcional al riesgo evaluado por el

auditor. Es decir, a mayor riesgo, mayor debe ser el tamaño de la muestra.



Con el fin de verificar la integridad del inventario, el auditor, dentro de su conteo, puede

incluir una muestra de inventario que se encuentra en la bodega y verificar que está

registrado en el Kardex

Verificación de las medidas de seguridad para el acceso a las distintas ubicaciones

dentro de la bodega

Verificación de la existencia de equipos contra incendio vigentes.

Identificación y cuantificación del inventario obsoleto, dañado, discontinuado o de lenta

rotación.

PROCEDIMIENTOS FINALES DEL INVENTARIO

Determinación de las diferencias entre el primer y segundo conteo

Verificación de la ejecución del tercer conteo por personal diferente al que ejecutó el primer

y segundo conteo

Verificación de la conciliación del conteo físico vs el Kardex, solicitando las

explicaciones de las diferencias importantes.

Verificación del ajuste de las diferencias presentadas entre el Kardex y el inventario físico

en los estados financieros. Las diferencias deben ser adecuadamente soportadas, por el

personal que custodia el inventario y el ajuste autorizado por una persona de nivel adecuado

que no tenga a su cargo la custodia del inventario

Verificación de la conciliación del Kardex valorizado y el libro

mayor

Con base en el inventario dañado, obsoleto, descontinuado o

de lenta rotación, identificado en la toma física de inventarios,

se debe determinar la provisión de inventarios que debe quedar

a 31 de diciembre.

ALGUNAS FORMAS DE CUBRIR FALTANTES

A continuación enumeramos algunos de los métodos, con los que se pueden cubrir faltantes en la

toma física, con el fin de que el auditor los conozca y los tenga presentes, al momento de realizar

el inventario.

Dejar espacios vacíos entre los productos.

Incluir cajas vacías o con productos que no corresponden a la referencia.

Incluir productos que han sido dados de baja por la compañía por estar, dañados,

obsoletos, descontinuados o con lenta rotación.

Incluir productos que no corresponden a la referencia.

Incluir en el inventario productos que no pertenecen a la compañía.

Intercambiar referencias, es decir, referencia que están sobrando trasladarlas a productos

que hacen falta.

Manipulación de equipos de medición.

Una inadecuada segregación de funciones.

Obtener evidencia de auditoría suficiente y apropiada respecto a la existencia y condición del

inventario por medio de:



a) Presencia en el conteo físico del inventario para:

i) Evaluar las instrucciones y procedimientos de la administración, para registrar y

controlar los resultados del conteo físico del inventario.

ii) Observar la realización de los procedimientos de conteo de la administración.

iii) Inspeccionar el inventario.

iv) Realizar pruebas físicas selectivas al recuento realizado por la entidad.

b) Realizar procedimientos de auditoría sobre las cifras de los registros finales del

inventario de la entidad para determinar si reflejan de manera exacta los resultados

reales del conteo del inventario.

c) Analizar las diferencias entre los saldos del libro mayor y el conteo del inventario físico

en la fecha del conteo. Considerar cuidadosamente cómo surgieron esas diferencias y si

las mismas se presentaron también en el inventario del corte anterior.

La información resultante del conteo físico no es un elemento suficiente, pues, debe compararse

con los saldos que tiene el Sistema de Kardex Físico. A esta fase se le denomina conciliación y el

objetivo final es la correcta determinación de las diferencias que producirán el ajuste contable, de

acuerdo al método de costeo utilizado por la Empresa.

d) Si el inventario es realizado por la entidad con un corte diferente al de los estados

financieros, el auditor deberá efectuar procedimientos que le permitan verificar las

entradas, salidas y otros movimientos realizados entre la fecha del conteo y la fecha de los

estados financieros.

Con base en la Norma Internacional de Auditoría (NIA) 501, emitida por la International Federation

of Accountants (IFAC), vigente a partir del 1 de enero de 2010, el objetivo primordial del auditor

es obtener evidencia de auditoría suficiente y apropiada respecto de la existencia y condición del

inventario.

REQUISITOS SEGÚN LA NIA 501

Completar el programa de observación registrando los procedimientos de la planeación del conteo,

la observación del mismo y el corte de operaciones.

6. Ausencia del auditor en toma f ísica de inventarios. En caso de no

haber observado el inventario físico, se debe evaluar la necesidad de

realizar otro conteo, para lo cual el auditor debe satisfacerse de la

razonabilidad de los movimientos (entradas, salidas, traspasos, etc.)

entre la fecha de su observación y las del inicio o del término del

ejercicio.

7. Procedimientos alternos incluyen:

a) Revisión documental de la toma física llevada a cabo por la entidad verificando lo adecuado de los

procedimientos que se siguieron para garantizar la correcta determinación de las existencias.

b)Verificar que los listados de los inventarios están recopilados, calculados, sumados y

resumidos correctamente, y si los totales se reflejan debidamente en la contabilidad.



c)Obtener confirmaciones de las existencias en poder de terceros.

d)Realizar conteos selectivos.

e)Confirmar la adecuada valuación a costos históricos y actualizados.

f)En el caso de pérdidas de valor, verificar si se traspasan pérdidas de un ejercicio a otro.

En el evento en que el auditor vea limitado su trabajo, deberá informarlo en su dictamen.

Al planear la asistencia del auditor a la toma física, se deben tener en cuenta los siguientes

aspectos:

Los riesgos de errores e irregularidades significativos que pueden estar presentes en

los inventarios de la entidad;

Los controles relacionados con el inventario;

Si se espera que se definan procedimientos adecuados y que se emitan instrucciones

para el conteo físico del inventario;

La oportunidad de la planeación del conteo físico del inventario; y

Si la entidad mantiene un sistema de inventarios perpetuo

Las localidades en donde se encuentra almacenado el inventario que sea significativo

para la entidad y los riesgos de errores e irregularidades significativos, al decidir en qué

almacenes es apropiado la presencia del auditor. La NIA 600 trata del involucramiento

de otros auditores y, en consecuencia, puede ser relevante si este involucramiento se

realiza en relación con la asistencia al conteo físico del inventario en otras localidades.

Si se necesita la asistencia de un experto que apoye al auditor. La NIA 620 trata del

apoyo de un experto para ayudar al auditor a obtener la evidencia suficiente y apropiada

de auditoría

La administración de la compañía tiene la responsabilidad de establecer procedimientos para

realizar un inventario físico preciso y efectuar y registrar los ajustes que surjan del conteo, cuando

menos una vez al año para que sirva como base en la preparación de los estados financieros y, si

es aplicable, para cerciorarse de la confiabilidad del sistema de inventarios perpetuos de la entidad,

el que le sea aplicable. La responsabilidad del auditor es evaluar y observar los procedimientos

físicos del cliente y llegar a conclusiones acerca de la efectividad del inventario físico.

Para la aplicación de unas Buenas prácticas, en un inventario físico, las metodologías pueden

ser variadas; pero siempre, una buena metodología de inventario físico debe estar dividida en tres

fases importantes claramente definidas.

8. Corte de operaciones.

a) Determinar la consistencia, entre el resultado del inventario físico y los registros

en libros, así como de la correcta asignación del costo de ventas, teniendo en cuenta el corte de



movimientos de las mercancías.

Entradas. En cuanto al corte de recepción, verificar que todo material recibido y en tránsito hasta la

fecha del inventario, ha sido considerado en el inventario y que el pasivo correspondiente ha sido reconocido: Inspeccionar las notas de existencias recibidas durante el período inmediatamente

anterior, a la fecha de corte o luego de la misma, para determinar que los pasivos sean registrados según ítems incluidos en el inventario. Ver procedimientos relacionados en Inventario en tránsito*

Salidas. En la verificación del corte de embarques, comprobar que todos los productos embarcados hasta la fecha de la toma física. Han quedado excluidos del inventario: Inspeccionar los informes

o conocimientos de embarque o notas de despacho y las facturas de ventas durante el período inmediatamente anterior al corte y luego del mismo, para asegurarse de que los embarques incluidos

en las ventas estén excluidos del inventario.

b) Verificar que las ventas y el costo de ventas, han sido afectados correctamente en la

contabilidad, dentro del período correspondiente y que otro tipo de embarques, también quedaron

debidamente contabilizados.

departamentos, en consignación, en almacenes de depósitos, maquilas, entre otros: Inspeccionar la

documentación de transferencias de existencias entre ubicaciones, departamentos y niveles de

producción y verificar las transferencias de existencias entre plantas, entre divisiones y entre

compañías registradas durante la observación con información similar registrada en otras

ubicaciones.

9. Inventario en tránsito.

a) Examinar la documentación que compruebe la propiedad del bien

(contrato de compra-venta, orden de pedido, factura del

proveedor, etc.) y su registro en el período correspondiente.

b) Verificar la recepción posterior de los inventarios en

tránsito.

c) Obtener confirmación de proveedores, agentes de aduana y demás

intermediarios y partes relacionadas.

d) Analizar las partidas conciliatorias con proveedores y la justificación de la

existencia de mercancía en tránsito antigua, si existe.

e) Comprobar la actualización de las cifras en el estado financiero.

10. Anticipos a proveedores. Verificar la existencia de anticipos a proveedores:

a) Revisar documentación soporte, incluyendo contratos, acuerdos, convenios, recibos de pago, entre otros, determinando la existencia de restricciones o compromisos en

las condiciones de la operación. b) Verificar la posterior recepción de los inventarios.

c) Obtener confirmación de los anticipos entregados. d) Obtener las conciliaciones con proveedores analizando anticipos antiguos.

e) Comprobar la actualización de las cifras en el estado financiero, en la cuenta correspondiente.

11. Inventario en poder de terceros. Verificar las existencias físicas de la entidad en poder de

terceros, puede ser mediante toma física, confirmación directa con el tercero y/o examinando la

documentación soporte.



12. Inventario de terceros en poder de la entidad. Obtener evidencia de las existencias de

terceros en poder de la entidad. Ej. Para maquila, en consignación etc., ya sea mediante

confirmación con los propietarios y/o examinando los documentos soporte.

Verificar que tales existencias, no estén registradas como propias.

caso, actualizados, cumplan con lo dispuesto en las normas de información financiera

aplicables.

14. Fórmulas de asignación del costo. Comprobar que las fórmulas de asignación del costo de

inventarios sean las adecuadas a las necesidades de la entidad, que hayan sido autorizadas y

aplicadas consistentemente.

15. Estimaciones. Comprobar la suficiencia de la constitución de la provisión para protección

de inventarios, para disminuciones físicas o monetarias tales como, merma, obsolescencia, pérdida,

desperdicio técnico en los procesos productivos o desvalorización en el mercado.

La estimación suficiente para absorber las pérdidas en inventario aplica tanto a producto terminado

como semi-terminado, en proceso de fabricación, materias primas, mercadería en tránsito e

inventario en poder de terceros.

Tener en cuenta que la pérdida por baja de valor de los inventarios puede darse por condiciones

como:

a) Lento movimiento o exceso de existencias.

b) Mal estado físico.

c) Obsolescencia por cambios tecnológicos, cambios estacionales,

moda, baja demanda en el mercado. d) Materiales que no se utilizarán en futuras producciones.

e) Cambios en los precios en el mercado.

f) Limitaciones para su reposición por cambios en las regulaciones o en las

condiciones de mercado.

El valor de las provisiones constituidas debe revelarse por separado como un menor valor de

la cuenta de inventario.

16. Declaraciones de la administración. Cerciorarse que en la Carta de Gerencia o Carta de

Representación, la entidad indique los aspectos relevantes de inventarios y costo de ventas, tales

como, fórmulas usadas, consistencia en su aplicación, pérdidas por baja de valor, existencia de

gravámenes o demás restricciones, etc.

17. Razones financieras. Utilizar indicadores financieros, suministrar la lectura e interpretación

de sus resultados, basándose en el conocimiento general del negocio y de su entorno. En estas

razones incluir:

a) Rotación de Inventario [Costo de bienes vendidos / Inventario]

b) Edad Promedio de Inventario [360 / Rotación de Inventario]

La rotación de los inventarios indica el movimiento de mercancías terminadas, materiales,



productos defectuosos, productos dañados y productos de segunda, para convertirse en cuentas

por cobrar o en dinero en efectivo durante el período contable.

El índice de rotación de inventarios es diferente su resultado en los diferentes tipos de industrias,

tanto por la naturaleza como por su administración que se le haya impreso o por predisposición de

mejor gestión en la venta rápida de la mercancía, mediante cualquier ayuda administrativa.

Si la rotación de inventarios es alta involucra mayor eficiencia en la gestión, mejor utilización del

capital de trabajo, menos gastos financieros, gran competitividad en el mercado con productos

nuevos, alta calidad y rentabilidad.

18. Emitir conclusión sobre el área auditada considerando los objetivos y basándose en los

resultados de las pruebas de auditoría.

La documentación de los resultados debe ser precisa y entendible. PRESENTACIÓN Y REVELACIÓN EN LOS ESTADOS FINANCIEROS:

Información a revelar El auditor debe cerciorarse de la presentación y revelación adecuadas de los inventarios y costo de

ventas, en los estados financieros y sus notas; para ello debe tener en cuenta aspectos tales como:

1.Las políticas contables adoptadas para la medición de los inventarios incluyendo la fórmula de

medición de los costos que se haya utilizado así como la divulgación y justificación de los cambios

en las fórmulas.

2.Clasificaciones y grupos que conforman el inventario.

3.El importe total en libros de los inventarios y los importes parciales según la clasificación

que resulte apropiada para la entidad.

4.Estimaciones por pérdidas de valor.

5.Los inventarios reconocidos como gasto durante el período así como el importe de las rebajas de

valor de los inventarios que se ha reconocido como gasto en el período.

6.El importe de las reversiones en las rebajas de valor anteriores, que se ha

reconocido como una reducción en la cuantía del gasto por inventarios en el período.

7.Las circunstancias o eventos que hayan producido la reversión de las rebajas de valor.

8.El importe en libros de los inventarios pignorados en garantía del cumplimiento de deudas.

9.Presentación de cifras actualizadas en los estados financieros, en cumplimiento a la normativa

vigente de información financiera.

Si los inventarios se venden, se debe reconocer el valor en libros de éstos como un gasto en el período

en el que se reconozcan los correspondientes ingresos de actividades ordinarias. Algunos

inventarios se pueden distribuir a otras cuentas de activo. Los inventarios distribuidos a otro activo

de esta se contabilizan posteriormente de acuerdo con la sección aplicable a este tipo de activo.

Las normas internacionales requieren que al final de cada período de presentación del reporte la

entidad valore si los inventarios están deteriorados. Un inventario está deteriorado cuando el valor

en libros no es absolutamente recuperable, a causa de daño, obsolescencia o disminución de los

precios de venta.



ASPECTOS RELEVANTES EN EL EXAMEN DE AUDITOR

Materiales primas: El costo de adquisición de la materia prima comprende

el precio de compra, aranceles de importación y otros impuestos no

recuperables, transporte, manipulación y otros costos directamente atribuibles

a la adquisición de los materiales. Cuando el costo de adquisición de los

materiales comprende descuentos, rebajas y otras partidas similares éstas se

deducen para determinar el costo.

Productos en proceso: La medición inicial de los inventarios incluyen; mano de obra directa,

distribución técnica de los costos indirectos de producción variables en los que se incurra.

Se reconocen como costos indirectos de producción fijos: la depreciación y el

mantenimiento de edificios y equipos de la fábrica, así como el costo de gestión y administración

de la planta.

Productos terminados: La entidad los mide sus inventarios al costo, que incluye todos los costos

de producción necesarios para la terminación del producto.

La medición inicial de los productos terminados es al costo, que incluye todos los costos de

producción necesarios para la terminación del producto.

Los inventarios se muestran en el estado financiera como activos corrientes, ya que se mantiene

el producto terminado con fines comerciales.

Cuando se trate de prestación de servicios, se miden por los costos que suponga la producción.

Estos costos son: Mano de obra y otros costos del personal directamente involucrados en la

prestación del servicio, incluyendo personal de supervisión y otros costos directos atribuibles.

Uno de los riesgos más significativos del ciclo de inventarios, es la sobreestimación del valor

del inventario y la subestimación del costo de ventas, con el fin de mostrar unos estados financieros

atractivos a terceras partes (Bancos, Inversionistas, Accionistas, etc.). Para este riesgo el auditor

debe enfatizar, en sus pruebas sustantivas sin dejar de lado la posibilidad de subestimación de

inventarios, que puede generar una mala toma de decisiones a la administración de la compañía.

Estas son algunas de las situaciones más comunes de sobrestimación y la subestimación del costo

de ventas:

Mostrando cantidades de inventario que no existen;

Inflando el costo de los productos del inventario al momento de la asignación;

No trasladar la totalidad del costo de los productos vendidos a la cuenta de costo de ventas; y

Inventarios obsoletos, dañados o de lenta rotación no provisionados.

La diferencia en el énfasis, en la auditoría de activos y pasivos es consecuencia directa de la

responsabilidad legal, de los contadores públicos. Si los inversionistas, acreedores y otros

usuarios de la información financiera determinan, después de la emisión de los estados financieros

auditados; que el patrimonio de los propietarios estaba sobrevaluado materialmente, es muy

probable que se demande a la firma de auditoría y/o al contador público independiente. La

sobrevaluación del patrimonio, se puede generar sobreestimando los activos y/o subestimando los

pasivos de la compañía.

Identificados los riesgos que se pueden materializar y teniendo en cuenta los resultados de nuestras

pruebas a los controles, identificamos que tipo de prueba nos puede ayudar a detectar la

ocurrencia del riesgo.



El objetivo global en la auditoría del ciclo de inventarios, es evaluar si los saldos de las cuentas

relacionadas, se presentan de acuerdo con las normas de contabilidad, generalmente aceptadas. En

el ciclo de ciclo de inventarios, identificamos las siguientes transacciones:

•Almacenamiento de productos

•Registro de utilización de materia prima, costos directos e indirectos

(Gastos de personal, servicios públicos, etc.)

•Costeo de los productos

•Salida de productos

•Ajustes al inventario y al costo de ventas

Las cuentas que incluiremos serán:

Inventarios

Costo de ventas

El proceso de Inventarios es único debido a su estrecha relación con otros procesos de operaciones

(Compras, Ventas y Recursos Humanos) y a la complejidad de sus transacciones.

Algunos de los factores que afectan la complejidad de la auditoría de inventarios son:

En la mayoría de las compañía el inventario es una partida significativa en los

estados financieros

El costo del inventario comprado o manufacturado necesita ser determinado y

dicho costo es retenido en las cuentas de inventario de la empresa hasta que el

producto es vendido.

Se puede encontrar en diferentes ubicaciones.

La diversidad de inventarios, puede generar dificultades, para el auditor relacionadas con la

valuación y observación

La valuación del inventario también es compleja debido a factores como la obsolescencia.

Existen varios métodos de valuación de inventarios que son aceptados pero los clientes los deben aplicar de manera uniforme año tras año.

Puede existir inventario en poder de terceros que por lo general no es controlado de

forma adecuada.

Una forma sencilla de plantear el tipo de pruebas y el alcance de las mismas es identificar que

riesgos en los estados financieros se pueden materializar.

Este cuadro no pretende abarcar la totalidad de las situaciones, simplemente esperamos que sirva

de guía a los auditores en el planteamiento de las pruebas que se van a realizar a los estados

financieros del cierre a 31 de diciembre.

RIESGOS EN LOS ESTADOS FINANCIEROS CON CORTE A 31 DE DICIEMBRE

Pruebas Sustantivas Sobreestimación de

inventarios

Subestimación del costo

de Ventas

Inventarios

Participación en la toma física de inventarios de Fin de año. X



Verificación de que el inventario de fin de año fue ajustado

de acuerdo con los resultados de la Toma física. X

Revisión de la conciliación entre el

libro mayor y el módulo de inventarios (Kardex) X

Revisión de la asignación de costos a los productos. X


Pruebas Sustantivas Sobreestimación de

inventarios

Subestimación del costo

de Ventas

Inventarios

Confirmación de inventario en poder de terceros (operadores logísticos, inventario en Consignación, etc.)

X

Revisión de la suficiencia de la provisión por inventario obsoleto, dañado o de lenta rotación.

X

Revisión de los registros de entrada y Salida de inventarios

X

Evaluar la necesidad de una provisión

por desvalorización del inventario

(costo o Mercado, el más bajo).

X


Pruebas Sustantivas Subestimación

del costo de

Ventas.

Sobreestimación

de inventarios

Costo de ventas

Revisión analítica del comportamiento del costo de ventas vs los ingresos operacionales de la compañía durante el 2008. (Tendencias de Enero a diciembre).

X

Revisión de la asignación de costos a los Productos vendidos.

X

Verificación del ajuste del costo estándar al costo real. X

Realizar una conciliación entre el inventario y el

costo de productos vendidos

X

Revisión del presupuesto de costos vs costos reales (Para esta prueba debemos tener confianza en el presupuesto, bases de Preparación, revisión, aprobación etc.)

X

Uno de los principales problemas con los inventarios es el control de las unidades que entran y

salen del almacén, debido a la facilidad de fraude en la entidad a través de este medio. Hoy en día

se implementa código de barras que permite el control al momento de registrar una venta.

PRESENTACIÓN Y REVELACIÓN EN LOS ESTADOS FINANCIEROS:

El auditor debe cerciorarse de la presentación y revelación adecuadas de los inventarios y costo de

ventas, en los estados financieros y sus notas; para ello debe tener en cuenta aspectos tales como:

1. Las políticas contables adoptadas para la medición de los inventarios incluyendo la



fórmula de medición de los costos que se haya utilizado así como la divulgación y justificación de

los cambios en las fórmulas.

2. Clasificaciones y grupos que conforman el inventario.

3. El importe total en libros de los inventarios y los importes parciales según la

clasificación que resulte apropiada para la entidad.

4. Estimaciones por pérdidas de valor.

5. Los inventarios reconocidos como gasto durante el período así como el importe de las

rebajas de valor de los inventarios que se ha reconocido como gasto en el período.

6. El importe de las reversiones en las rebajas de valor anteriores, que se ha reconocido

como una reducción en la cuantía del gasto por inventarios en el período.

7. Las circunstancias o eventos que hayan producido la reversión de las rebajas de valor.

8. El importe en libros de los inventarios pignorados en garantía del cumplimiento de deudas.

9. Presentación de cifras actualizadas en los estados financieros, en cumplimiento a la

normativa vigente de información financiera.

PROGRAMA TOMA FISICA INVENTARIOS

ZONACONTABLE S.A.

PROGRAMA PARA LA TOMA FISICA DE INVENTARIOS

Dirección : Fecha del inventario: Referencia

Bodega: Hora: E-11

Propósito El objeto de este papel de trabajo, es registrar los procedimientos y controles establecidos por la

administración antes, durante y después del inventario, de tal forma que dicho inventario se ejecute

dentro de un adecuado marco de control. Contenido

1. Aplicabilidad

2. Evidencia de revisión

3. Objetivo

4. Procedimientos

5. Resultados 6. Conclusión

1. Aplicabilidad

Este papel de trabajo deberá ser completado y revisado en su totalidad. 2. Evidencia de Revisión

Como evidencia de revisión, este papel de trabajo debe ser firmado por quien lo elaboró y revisó.



Nombre

Fecha

(dd/mm/aaaa): Firma

Elaborado por:

Revisado por:

Aprobado por:

3. Objetivo

Validar la aplicación de controles adecuados en cada una de las etapas del inventario, de tal forma

que se minimice el riesgo de desviaciones con relación a cada uno de los objetivos de control

(existencia, integridad y completitud) para los elementos que conforman el inventario, así como

de los resultados del mismo.

4. Procedimientos

Diligenciar el siguiente papel de trabajo, identificando las debilidades importantes, que puedan

desviar los resultados de los inventarios. En caso que alguna de las actividades descritas, no

apliquen en el proceso, se deberá diligenciar la casilla de N/A, así como se deberán realizar los

correspondientes comentarios y anexar la documentación soporte de todas aquellas situaciones que

no correspondan a los lineamientos dados en la política y procedimientos de inventarios.

Es importante que el auditor soporte cada comentario con evidencia suficiente y valida.

5. Resultados

Actividad Si No N/A Comentarios

Antes del inventario

Preparación

Se tienen identificados, separados y

organizados por localización y/o bodega los

diferentes tipos de inventario.(materias primas,

productos en proceso, productos terminados e

insumos, entre otros)

Se cuenta con un cronograma de entrega de

mercancías previo a la fecha del inventario, de

tal forma que en los días de inventarios no se

tenga mercancía facturada y no entregada.

Se encuentra plenamente identificada

y separada la mercancía que corresponde a

clientes y la cual no es retirada de la bodega.


Se cuenta con evidencia formal de las

solicitudes realizadas a los clientes para el

retiro de la mercancía de forma oportuna.

Se ha identificado la mercancía que se

encuentra en tránsito bien sea de proveedores o

de otra sucursal.



Se encuentra identificada y separada toda

aquella mercancía considerada obsoleta,

dañada y de lenta rotación.

Se encuentra identificada y

separada toda aquella mercancía que no es de

propiedad de la compañía.

Registrar los nombre de los funcionarios

responsables de supervisar el inventario, así

como analizar la idoneidad para desempeñar

dicha función (experiencia, capacitación,

independencia).

Verificar la realización de la capacitación y

entrega de las instrucciones del inventario a los

funcionarios que participan.

Verificar si en la capacitación dada a los

funcionarios se dieron instrucciones claras con

relación a las medidas a utilizar de acuerdo al

tipo de producto y su nivel de procesamiento.


Se cuentan con procedimientos a seguir para la

comprobación de los conteos que generen

diferencias, y los cuales incluyen que los

nuevos conteos sean realizados por personal

diferente al que realizó el primer conteo.

Verificar si se cuenta formalmente con un

programa alterno para la recepción y despacho

de mercancía, en caso de no ser posible parar

la operación al 100% durante el inventario.

Validar la definición formal de grupos de

conteo y su distribución por localización.

Verificar si se cuentan con tarjetas y/o planillas

para el registro del inventario y si las mismas

se encuentran pre- numeradas.

Registrar el número de inicio y finalización del

consecutivo de planillas.

Se entregaron elementos de seguridad y

protección a los funcionarios que participan en

el inventario (guantes, tapabocas, batas, botas

aceradas, etc.).

Verificar si la bodega se encuentra aseada y

organizada para el inventario.


Los productos se encuentran

identificados de tal forma que los funcionarios visualizan su referencia

y características de forma fácil y rápida.

Verifique el corte de documentos en el sistema

antes de iniciar el inventario y luego de



terminado el inventario.

Durante el inventario

Los supervisores del inventario acompañan de

forma continua a los grupos de conteo

Todos los funcionarios asignados al conteo

asistieron de forma puntal y completa a la

jornada de inventario.

Los grupos de conteos fueron constituidos

tanto por funcionarios del área como por

funcionarios externos.

Verifique si los conteos son realizados por los

equipos de forma ordenada así como el que

cada ítem contado es identificado.

Verifique si las planillas o tarjetas para el

registro de los inventarios, cuentan una

descripción clara del producto así como su

referencia.


Verifique que las planillas o tarjetas en donde

se registra el conteo, no presentan el saldo

registrado en el sistema.

Los elementos de mayor valor y susceptibles a

pérdida se encuentran correctamente

custodiados.

Todos los elementos que se encontraban en

cajas selladas, fueron abiertos de tal forma que

se validó su contenido. En caso contrario se

verificó que tanto las cajas como los sellos

correspondieran al proveedor.

Se utilizaron tarjetas o planillas especiales pare

el registro de los ítems de lenta rotación,

obsoletos o dañados.

Verifique que la mesa de control está

conformada por funcionarios externos a la

operación, los cuales no deben participar en el

conteo, así como no pueden observar los saldos

de las cantidades registradas en el sistema al

momento de ingresar los resultados de los

conteos.

Las planillas o tarjetas de firmas son ordenadas

de acuerdo al consecutivo y localización

correspondiente


Registrar el nombre y cargo de los

funcionarios encargados de investigar las

diferencias generadas luego de cruzados los

resultados del inventario con los saldos del

sistema



Realice la selección de ítems a contar por el

auditor según criterios establecidos, registre los

resultados del conteo y compare sus resultados

con los de la administración. En caso de

encontrar diferencias investigue la razón y

documente el proceso adelantado.

Verifique que los reconteos son realizados por

funcionarios diferentes a los que realizaron el

primer y segundo conteo.

Finalizado el Inventario

De acuerdo a los resultados del conteo y

reconteo, indague sobre los sobrantes y

faltantes de ítems, analice su razonabilidad para

ser ajustados y verifique tanto la

correspondiente autorización del ajuste como

su correcto registro contable.

Discutir con la Administración la antigüedad de

los ítems obsoletos, dañados y de lenta

rotación, documentando lo manifestado por la

administración así como validando la

periodicidad de retiro de dichos ítems.


Establecer con el responsable de la

administración la entrega de todos los

informes emitidos como resultado del

inventario, de tal forma que se realice un

seguimiento a los resultaos obtenidos en el

inventario reportados por la

administración e identificados por Auditoría.

Conclusión

Con base en el diligenciamiento del anterior papel de trabajo, concluya sobre lo adecuado o no, de

los procedimientos adelantados en el inventario y la confiabilidad los resultados obtenidos.

PROCEDIMIENTOS SUSTANTIVOS PARA INVENTARIOS

Documents

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