GRUYTRANSPORT S.A.S.

PROCEDIMIENTO PARA EL SERVICIO NO CONFORME

CDIGO: HSEQ - P - 03FECHA: 06 OCTUBRE 2015

VERSIN: 01PGINA 8 DE 8

PROCEDIMIENTO PARA TRATAMIENTO DE EL SERVICIO NO CONFORME

1. OBJETIVOEste procedimiento tiene por objeto establecer las condiciones, actividades, responsabilidades, controles a seguir para lograr e identificar un adecuado tratamiento y control de los servicios no conforme que no cumplen con los requisitos establecidos.2. ALCANCEEste procedimiento aplica para todos los procesos que hacen parte del Sistema. Que estn directamente involucrados con la satisfaccin del cliente.Los lineamientos establecidos en este procedimiento son aplicados por el personal responsable en el proceso, en el que se detecte el servicio no conforme que no cumplan con algunas de las caractersticas especificadas para su uso, proceso y entrega.3. RESPONSABLE Son responsables el Gerente, representante de la direccin de establecer las disposiciones y garantizar su cumplimiento; as como tambin todos los trabajadores involucrados en el proceso son responsables de generar un reporte de servicio No conforme en el momento en que se detecte y ejercer acciones inmediatas.

4. DEFINICIONES

ACCIN CORRECTIVA: Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una no conformidad detectada u otra situacin indeseable.

ACCIN PREVENTIVA: Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una no conformidad potencial u otra situacin potencialmente indeseable.

CALIDAD: Grado en el que un conjunto de caractersticas inherentes cumple con los requisitos.

CLIENTE: Organizacin, entidad o persona que recibe un producto y/o servicio.

CONCESIN: Autorizacin para utilizar o liberar un producto que no es conforme con los requisitos especificados.

CONFORMIDAD: Cumplimiento de un requisito.

CORRECCIN: Accin tomada para eliminar una no conformidad detectada. EFICACIA: Extensin en la que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los resultados planificados.

EFICIENCIA: Relacin entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados.

NO CONFORMIDAD: Incumplimiento de un requisito.

PROCEDIMIENTO: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso.

PROCESO: Conjunto de actividades relacionadas mutuamente o que interactan para generar valor y las cuales transforman elementos de entrada en resultados.

REGISTRO: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeadas.

REQUISITO: Necesidad o expectativa establecida, generalmente implcita u obligatoria. REPARACIN: Accin tomada sobre un producto No Conforme para convertirlo en aceptable para su utilizacin prevista.

SATISFACCIN DEL CLIENTE: Percepcin del cliente sobre el grado en que se han cumplido sus requisitos y expectativas.

5. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTOINICIO

DETECCION DE LA NO CONFORMIDAD

INFORMAR AL COORDINADOR HSEQINFORMAR AL AREA RESPONSABLEIDENTIFICAR Y REGISTRAR EL SERVICIO NO CONFORME

IDENTIFICAR LAS CAUSAS DEFINIR TRATAMIENTO A SEGUIR ABRIR ACCIN CORRECTIVA

GENERAR ACCIONES CORRECTIVAS

SI

NODEFINIR ACCIONES A IMPLEMENTAR

IMPLEMENTAR ACCIONES

REALIZAR SEGUIMIENTO

FUE EFICIENTE?

NO

SI FIN.

CONVENCIONES

INICIO / FIN

ACTIVIDAD

DECISIN

6. DESCRIPCIN DE LAS ACTIVIDADES DEL PROCESOTabla N1. Descripcin de las actividades del procesoACTIVIDADDESCRIPCINDOCUMENTO DE REFERENCIARESPONSABLE

Deteccin de la no conformidadSe da inicio al procedimiento en el momento en que el cliente manifiesta la no conformidad con los servicios ofrecidos por la organizacin. Esta No Conformidad se informar a travs del formato para reporte de servicio no conforme.Formato para el Reporte de Servicio No Conforme Coordinador HSEQ

Identificar y registrar el servicio no conformeEl Coordinador HSEQ registrar la informacin como parte del desarrollo de su proceso, e identificar la naturaleza de la no conformidad detectada.Formato para el Reporte de Servicio No Conforme Coordinador HSEQ

Informar al rea responsableUna vez identificada la naturaleza de la no conformidad y las causas que originaron el servicio no conforme, se le informar al proceso que est en capacidad de realizar las acciones conducentes a solucionar la no conformidad detectada.Formato para el Reporte de Servicio No Conforme Coordinador HSEQ

Informar al coordinador HSEQEl Coordinador HSEQ realizar seguimiento para la solucin de la no conformidad detectada.-Lderes de Proceso/ Coord. HSEQ

Definir el tratamiento a seguir Se identifica el tipo de servicio no conforme y determina el tratamiento a seguir de acuerdo a las caractersticas como (reparacin, permiso de desviacin, reclasificacin, etc.) asignando un responsable. Formato para el Reporte de Servicio No Conforme Personal involucrado en la solucin de la no conformidad.

Identificar las causasEn cualquiera de los casos anteriores, es necesario como primera medida identificar la o las causas que originaron la ocurrencia del servicio no conforme.Acta anlisis de causasPersonal involucrado en el proceso o partes interesadas

Generar acciones correctivasEs necesario determinar la gravedad o el alcance con el fin de abrir acciones correctivas en los casos que sea pertinente.Formato para plan de Accin CorrectivaCoordinador HSEQ y personal involucrado en la solucin de la no conformidad.

Abrir accin correctivaEn caso de que se lleve a abrir una accin correctiva se debe proceder segn lo estipulado en el Procedimiento de Acciones Correctivas.Procedimiento de Acciones CorrectivasPersonal involucrado en el proceso o partes interesadas

Definir acciones a implementarEs necesario definir las acciones necesarias para eliminar la no conformidad detectada (comunicacin con el cliente o correcciones).Formato para Reporte de Servicio No ConformePersonal involucrado en el proceso o partes interesadas.

Implementar accionesLa o las acciones que se consideren necesarias para eliminar la no conformidad necesaria detectada debern ser implementadas. Se debern sustentar las acciones implementadas mediante evidencia objetiva (registros, comunicados).Evidencia ObjetivaPersonal involucrado en el proceso o partes interesadas.

Realizar el seguimiento El coordinador HSEQ de la empresa realizar el seguimiento de las acciones implementadas respecto a la ocurrencia de servicio no conforme.Evidencia ObjetivaLder de proceso / Coordinador HSEQ

Fue eficiente? Segn los resultados del seguimiento a las acciones implementadas se determinara la eficacia de las mismas para eliminar las causas de la No conformidad.Evidencia ObjetivaLder de proceso / Coordinador HSEQ

Registrar InformacinEl Coordinador HSEQ registrara la informacin del servicio no conforme en el cuadro correspondiente para su respectivo seguimiento. Seguimiento a servicios no conforme Coordinador HSEQ

7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

ACTA DE REUNION PROCEDIMIENTO DE ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS FORMATO PLAN DE ACCION CORRECTIVA Y PREVENTIVA FORMATO PARA EL REPORTE DE SERVICIO NO CONFORME SEGUIMIENTO A SERVICIOS NO CONFORMES

8. REVISIN Y APROBACIN

ELABORADO POR:REVISADO POR:APROVADO POR:

Coordinador HSEQCoordinador HSEQGerente General

Richard Avella

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