Procedimiento para la formulación, implementación y ... · El equipo técnico metodológico de...

PLANEACIÓN ESTRATÉGICA

Código: PLE-PGS-P001

PLANEACIÓN Y GESTIÓN SECTORIAL

Versión: 1

Procedimiento para la formulación, implementación y seguimiento de política pública.

Vigencia desde: 16 de abril de 2018

Método de Elaboración Revisa Aprueba

La construcción del documento se realizó a partir de mesas de trabajo, en las cuales participaron el equipo de Planeación Sectorial de la Oficina Asesora de Planeación y el analista del proceso de la OAP. En las mismas, se evaluaron la inclusión de las actividades y se ajustó el documento a las prácticas actuales. Al finalizar el proceso, se contó con una revisión técnica del documento por parte de los profesionales delegados por la OAP.

Liliana Patricia Casas Betancourt Jefe Oficina Asesora de Planeación

Edwin Harvey Rendón Peña Profesional – Normalización

Oficina Asesora de Planeación

Liliana Patricia Casas Betancourt Jefe Oficina Asesora de Planeación

Revisado y aprobado mediante caso en

aplicativo HOLA No. 15655

Control de cambios

Versión 1 Fecha Descripción de la modificación

1 16 de abril de 2018

Este documento reemplaza la Directiva 001 del 2014 de la Secretaría Distrital de Gobierno en la que se establece el “Procedimiento de formulación, implementación, seguimiento y evaluación de las políticas públicas, para los procesos misionales de la secretaria distrital de gobierno”, debido a la entrada en vigencia de la Resolución 2045 de 2017 “Por medio de la cual se adopta la Guía para la Formulación e Implementación de las Políticas Públicas del Distrito Capital” de la Secretaría Distrital de Planeación y al nuevo procedimiento CONPESD reglamentado mediante el Decreto 668 de 2017.

1 Por responsabilidad ambiental no imprima este documento. Si este documento se encuentra impreso se considera “Copia no Controlada”. La versión vigente se encuentra publicada en la intranet de la Secretaría Distrital de Gobierno”




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Nota: Por responsabilidad ambiental no imprima este documento. Si este documento se encuentra impreso se considera “Copia no Controlada”. La versión vigente se encuentra publicada en la intranet de la Secretaría Distrital de Gobierno”

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11.. IINNFFOORRMMAACCIIÓÓNN GGEENNEERRAALL

Objetivo del Procedimiento

Asesorar y acompañar técnica y metodológicamente la preparación, agenda pública, formulación, adopción, implementación y seguimiento de las políticas públicas que son lideradas por el sector gobierno, de acuerdo con los lineamientos establecidos por la Secretaría Distrital de Planeación, con el fin dar cumplimiento a la misionalidad del sector gobierno.

Alcance

Aplica integralmente desde la identificación de la iniciativa de política pública hasta el seguimiento periódico a la ejecución del plan de acción.

Políticas de Operación

1. El presente procedimiento tiene como base los lineamientos establecidos por la Secretaría Distrital de Planeación como lo son la guía de formulación e implementación de políticas públicas, procedimiento para la elaboración de documentos CONPESD, y demás documentos expedidos por esta entidad.

2. Toda comunicación oficial asociada al presente procedimiento se realiza a través de los medios de comunicación oficiales de la Entidad (Aplicativo de Gestión documental, correo electrónico institucional).

3. Las políticas públicas son consideradas herramientas de planeación con un horizonte temporal de largo plazo.

4. Para garantizar el derecho a la participación en el desarrollo de las distintas fases del ciclo de política pública, la SDG trabajará en coordinación con la Dirección de Participación y Comunicación para la Planeación de la SDP y el IDPAC, en el marco normativo vigente. La aplicación del proceso de participación es responsabilidad del líder al que corresponde la Política Pública.

5. En los procesos de empalme de administraciones distritales, la Oficina Asesora de Planeación realizará una contextualización de las políticas públicas que lidera el sector, para ser tenidas en cuenta por la administración para la formulación del Plan de Desarrollo Distrital, y los demás instrumentos de planeación.

6. Se deberá conformar el equipo técnico de formulación de política pública mediante comunicación oficial por parte del líder de proceso al que corresponda la política pública. Dicho equipo estará conformado por los integrantes designados de las áreas misionales relacionadas con la problemática o realidad social que requiere una atención por parte de la institucionalidad, la Oficina Asesora de Planeación y las entidades que tengan responsabilidad en la atención de la temática. El equipo técnico metodológico de formulación de política pública, deberá reunirse periódicamente con el fin de hacer seguimiento a las actividades planteadas en cada fase de política pública.

7. La Oficina Asesora de Planeación realizará el acompañamiento técnico y metodológico en las fases establecidas en este procedimiento.




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Glosario El presente procedimiento adopta los conceptos definidos en la guía de formulación e implementación de políticas públicas, el procedimiento para elaboración de documentos CONPESD y los que se presentan a continuación:

CABEZA DE SECTOR: es la entidad encargada de “orientar y liderar la formulación de las políticas, estrategias, planes y programas del sector, con la participación de los organismos y las entidades descentralizadas, funcionalmente o por servicios, que le estén adscritas o vinculadas” 2 COMITÉ SECTORIAL: Es la instancia que “articula las entidades para la formulación de las políticas y estrategias del sector, así como el seguimiento a la ejecución de las políticas sectoriales y de desarrollo administrativo”3. Cuando se considere pertinente, al comité podrán asistir delegados de entidades de otros sectores administrativos. COORDINACIÓN: De conformidad con lo establecido en la ley 489 de 1998, es el principio por medio del cual las autoridades administrativas deben garantizar la armonía en el ejercicio de sus respectivas funciones con el fin de lograr los fines y cometidos estatales. En consecuencia, prestarán su colaboración a las demás entidades para facilitar el ejercicio de sus funciones y se abstendrán de impedir o dificultar su cumplimiento por los órganos, dependencias, organismos y entidades titulares. EQUIPO TÉCNICO DE FORMULACIÓN DE POLÍTICA PÚBLICA: Conjunto de servidores públicos asignados mediante comunicación oficial, los cuales tiene la función de brindar el acompañamiento técnico en las fases: preparatoria, agenda pública y formulación y tomar las decisiones necesarias de acuerdo con la fase, para la continuidad del procedimiento. LÍDER/ESA DE FORMULACIÓN DE POLÍTICA PÚBLICA: Subsecretario (a), Director (ra), o Subdirector (ra) de la dependencia responsable de la formulación de la política pública. VIABILIDAD: Resultado que señala de manera preliminar la probabilidad de alcanzar con éxito los resultados esperados de la política pública, a partir de un análisis de aquellos factores y condiciones que inciden en el diseño, adopción, implementación, seguimiento y evaluación de la misma. VISTO BUENO: aprobación inicial de una actividad o serie de actividades para dar continuidad al procedimiento. Los vistos buenos generados en el presente procedimiento, se darán a conocer mediante comunicación oficial a la oficina asesora de planeación de la secretaría distrital de gobierno.

Siglas CONPESD: Consejo de Política Económica y Social del Distrito Capital DADEP: Departamento Administrativo de la Defensoría del Espacio Público IDPAC: Instituto Distrital de Participación y Acción Comunal OAP: Oficina Asesora de Planeación PDD: Plan Distrital de Desarrollo PP: Política Pública SDG: Secretaría Distrital de Gobierno SDP: Secretaría Distrital de Planeación

2 Acuerdo 257 de 2006. “Por el cual se dictan normas básicas sobre la estructura, organización y funcionamiento de los organismos y de las entidades de Bogotá, distrito capital, y se expiden otras disposiciones”. Art. 36 3 Acuerdo 257 de 2006. “Por el cual se dictan normas básicas sobre la estructura, organización y funcionamiento de los organismos y de las entidades de Bogotá, distrito capital, y se expiden otras disposiciones”. Art. 37




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Salidas generadas del procedimiento:

Salida o Resultado Descripción de la Salida o Resultado

Destinatario (Procesó misional) o

Cliente interno (Demás Procesos)

Política pública acorde a los lineamientos establecidos por la Secretaría Distrital de Planeación.

Contará con los requisitos mínimos establecidos por la SDP como, por ejemplo: visión de largo plazo, temas relevantes de ciudad, articulación intersectorial, implementación de diferentes enfoques, alternativas de solución, acciones, metas, indicadores y presupuesto, entre otras.

Dependencias de la SDG dependiendo de la naturaleza de la política pública.

Entidades del Sector Gobierno (DADEP e IDPAC)

Entidades distritales, dependiendo de la naturaleza de la política pública.

Ciudadanía en general.




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22.. DDEESSCCRRIIPPCCIIÓÓNN AACCTTIIVVIIDDAADDEESS DDEELL PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOO

AACCTTIIVVIIDDAADD RREESSPPOONNSSAABBLLEE DDEESSCCRRIIPPCCIIÓÓNN DDEE LLAA AACCTTIIVVIIDDAADD RREEGGIISSTTRROO

Inicio del procedimiento

Líder/esa de formulación de política pública

Identificar la iniciativa de formular política pública por parte de la Dependencia que lidera el proceso misional.

En coordinación con la OAP, se establecen las actividades necesarias para la realización del Documento de “propuesta para la estructuración de política pública”.

Nota: la iniciativa de formular política pública puede darse por un actor social, iniciativa del Concejo de Bogotá, porque este contemplado en el PDD, por territorialización de una política pública nacional, por iniciativa de la entidad o entidades del sector, entre otros.


Identifica las áreas y entidades que deben conformar el equipo técnico de formulación de política pública y solicita los delegados correspondientes.

Formaliza mediante comunicación oficial, la conformación del equipo técnico de formulación de política pública.

Nota: La Oficina Asesora de Planeación hará parte de todos los comités que se conformen, al igual que el delegado de la Subsecretaría de planeación socioeconómica de la SDP.

Equipo técnico de formulación de política pública

Se elabora el “documento de propuesta para la estructuración de política pública”, de acuerdo con los lineamientos establecidos en la guía para formulación e implementación de políticas públicas emitido por la SDP.


Presenta ante el Comité Sectorial o el que haga sus veces “la propuesta de estructuración de política pública” para viabilidad.

INICIO

1. IDENTIFICAR LA

INICIATIVA DE

POLÍTICA PÚBLICA

2. CONFORMAR EL

EQUIPO TÉCNICO

DE FORMULACIÓN

DE POLÍTICA

PÚBLICA

3. ELABORAR EL

DOCUMENTO

PROPUESTA PARA LA

ESTRUCTURACIÓN

DE POLÍTICA

PÚBLICA

4.

PRESENTAR LA

PROPUESTA DE

POLÍTICA PÚBLICA

A

Actas de reunión de mesas de trabajo y/o

comunicaciones oficiales

Memorandos/ oficios

Acta de Comité Sectorial

Documento de propuesta para la estructuración de política pública




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Comité Sectorial o el que haga sus veces

¿Se aprueba la “propuesta de estructuración de política pública”? Si: Continua en la actividad 6 No: Finaliza el proceso de formulación de política pública. Nota: el comité sectorial puede aprobar la propuesta de política pública sugiriendo ajustes en el contenido del documento.

Secretario Distrital de Gobierno

Una vez aprobado el documento y realizado los ajustes si fueran necesarios, envía el documento a la SDP a través de comunicación oficial.

SDP

¿Emite concepto técnico unificado de validación inicial sobre la propuesta de política pública?

Nota 1: Este concepto unificado se compone de una serie de conceptos técnicos necesarios para dar inicio a la fase de Agenda Pública, los cuales se dan al interior de la SDP.

Si: continua a la siguiente actividad

No: Finaliza el proceso de formulación de política pública.

Nota 2: Cuando la SDP aprueba la propuesta de política pública, pero solicite ajustes, se deberán realizar y enviar nuevamente mediante comunicación oficial a la SDP.


Publica el documento de propuesta de política pública en la página web de la SDG como cabeza de sector.

Esta información se puede consultar en la siguiente ruta: Inicio» Entidad» Planeación» Participación en la formulación de políticas

NO

SI

NO

SI

NO

Documento ajustado de propuesta para la estructuración de política pública. Comunicación Oficial Oficio

5. ¿SE

APRUEBA?

A

6. ENVIAR EL

DOCUMENTO

PROPUESTA A LA

SECRETARÍA DEL

CONPESD DE LA SDP

7. ¿EMITE

CONCEPTO TÉCNICO

FAVORABLE?

8. PUBLICAR

DOCUMENTO PROPUESTA

40

40

B


Concepto técnico y comunicaciones

oficiales

Documento propuesta publicado




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Elabora un plan de trabajo para el desarrollo de la fase de agenda pública.

Nota: El plan de trabajo se elaborará coordinadamente con la SDP y deberá contener como mínimo: cronograma, metodología de participación, elaboración documento diagnóstico, y técnicas de investigación cuantitativa y cualitativa.


Ejecuta las actividades de acuerdo con el plan de trabajo.

Nota: Se podrá publicar información en la página web, según las acciones realizadas en coordinación con la OAP.

Dependencia Líder de la política pública

Elabora el documento de diagnóstico de acuerdo a los parámetros establecidos por la SDP, este documento contará con el visto bueno del líder de la política pública y será enviado al despacho mediante comunicación oficial.

Nota 1: el documento de diagnóstico se podrá elaborar simultáneamente a la ejecución del plan de trabajo.

Nota 2: La OAP, acompañará técnicamente todo el proceso de elaboración del diagnóstico, al igual que la SDP.


Envía documento diagnóstico a la SDP para revisión y dar concepto técnico dirigido al Sector.

9. ELABORAR UN PLAN DE TRABAJO PARA FASE DE AGENDA

PÚBLICA

10. EJECUTAR EL PLAN

DE TRABAJO

11. ELABORAR EL

DIAGNÓSTICO

12. ENVIAR

DIAGNÓSTICO A LA

SDP

B

C

Plan de trabajo de la fase de Agenda Pública.

Documento de metodología de participación

Actas

Documento diagnóstico Comunicación oficial

Comunicación oficial

Fotografías Videos




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SDP

¿Emite concepto técnico unificado de validación sobre el documento diagnóstico? Si: Continua con la actividad no. 15 No: se debe ajustar el documento diagnóstico, continua con la actividad No. 14.


Ajusta el documento diagnóstico de la política pública y se envía mediante comunicación oficial a la SDP.


Presenta documento diagnóstico de política pública, en coordinación con la OAP.


Publica el documento de diagnóstico de política pública en la página web de la SDG como cabeza de sector.

Esta información se puede consultar en la siguiente ruta: Inicio» Entidad» Planeación» Participación en la formulación de políticas


Elabora un plan de trabajo para el desarrollo de la fase de formulación.

Nota: El plan de trabajo se elaborará coordinadamente con la SDP y deberá contener como mínimo: cronograma, metodología de participación, metodología de construcción de objetivos, elaboración documento de política pública y formulación del plan de acción.

SI

NO

15. PRESENTAR EL

DIAGNÓSTICO AL

COMITÉ SECTORIAL

13. ¿EMITE

CONCEPTO TÉCNICO DE

VALIDACIÓN?

14. AJUSTAR EL

DIAGNÓSTICO

17. ELABORAR UN PLAN DE TRABAJO PARA

FASE DE FORMULACIÓN

16. PÚBLICAR

DIAGNÓSTICO

C

D

Concepto técnico

Documento ajustado de diagnóstico Comunicación oficial


Plan de trabajo de la fase de formulación

15

Documento diagnóstico de PP




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Ejecuta las actividades de acuerdo con el plan de trabajo.


Elabora el documento de política pública de acuerdo con los parámetros establecidos por la SDP y envía al líder de formulación de política pública.

Nota 1: el documento de política pública se podrá elaborar simultáneamente al plan de acción. Nota 2: La OAP, acompañará técnicamente todo el proceso de elaboración del documento de política pública y plan de acción, al igual que la SDP.


Revisa y emite visto bueno al documento de política pública.

Nota: enviar a la OAP, el documento con visto bueno.

Si: El equipo técnico de formulación de política pública realiza los ajustes y pasa a la actividad no. 20.

No: Continua la actividad no. 22


Lidera y formula el plan de acción de la política pública de acuerdo con los parámetros establecidos por la SDP, y en concertación con las entidades corresponsables de la implementación de la política pública.

Nota: La OAP, acompañará técnicamente todo el proceso de elaboración del plan de acción, al igual que la SDP.

18. EJECUTAR PLAN DE

TRABAJO

19. ELABORAR

DOCUMENTO DE

POLÍTICA PÚBLICA

20. EMITIR VISTO

BUENO AL

DOCUMENTO DE

POLÍTICA PÚBLICA

22. FORMULAR EL PLAN

DE ACCIÓN DE

POLÍTICA PÚBLICA

D

E

Actas de reunión

Comunicación oficial

Actas de reunión

Actas

Documento de política pública con visto por líder /esa de formulación de política pública.

Fotografías Videos

21. ¿SE

REQUIERE AJUSTES?

NO

SI

20




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Revisa y emite visto bueno del plan de acción de la política pública.

Nota: enviar a la OAP, el plan de acción con visto bueno.


Si: El equipo técnico de formulación de política pública realiza los ajustes y pasa a la actividad no. 23

No: Continua la actividad no. 25


Elabora presentación de acuerdo con los lineamientos de la SDP.


Oficina Asesora de Planeación de la

SDG

Presentan documento de política pública y plan de acción.

Oficina Asesora de Planeación de la

SDG

Presenta a través de comunicación oficial el documento de política pública y plan de acción al pre CONPESD

SI

NO

23. EMITIR VISTO

BUENO DEL PLAN

DE ACCIÓN

27. PRESENTAR

POLÍTICA PÚBLICA AL PRE CONPESD

26. PRESENTAR EL

DOCUMENTO Y

PLAN DE ACCIÓN AL

COMITÉ SECTORIAL

25. ELABORAR

PRESENTACIÓN

F

E

Plan de acción de política pública con visto por líder /esa de formulación de política pública. Comunicación oficial


Comunicación oficial CONPESD documento de política pública y plan de acción

24. ¿SE

REQUIERE AJUSTES?

23

Presentación




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PRE CONPESD

Revisa metodológicamente el documento de política pública y plan de acción y envía a la SDG ayuda de memoria (acta) y matriz de comentarios.

PRE CONPESD Si: continua a la actividad no. 30

No: pasa la actividad no. 31


Ajusta el documento de política pública, el plan de acción y la presentación para el CONPESD.


Presenta y somete a consideración la política pública al CONPESD de acuerdo con los lineamientos de la SDP.


Elabora y envía hoja de vida de la política pública, según los parámetros establecidos por la SDP.

SDP

Publica el documento de política pública, el plan de acción y hoja de vida en la página web oficial de la SDP.

NO

SI

33. PUBLICAR POLÍTICA

PÚBLICA

29. ¿SE

REQUIERE AJUSTES?

28. REVISAR

METODOLOGICAMENTE

30. AJUSTAR

DOCUMENTOS

31. PRESENTAR

POLÍTICA PÚBLICA

32. ELABORAR HOJA DE

VIDA DE

DOCUMENTO

CONPESD

F

G

Documento de política pública, plan de acción y presentación ajustados

Comunicación oficial de Pre CONPESD

Hoja de vida de la política pública

31

Comunicación oficial de envió de los documentos al Pre CONPESD

Documento de PP, HV, plan acción publicados




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Publica el documento de política pública, el plan de acción, hoja de vida, presentación y demás documentos que se crean pertinentes, en la página web oficial de la Secretaría Distrital de Gobierno.


Define y realiza la gestión para la conformación de la instancia de coordinación de la implementación de la Política Pública.

Nota: Esta actividad se realizará en caso de no contar con una instancia a nivel distrital de coordinación. En cualquier escenario la OAP hará parta de la instancia de coordinación

Instancia de coordinación de la implementación de

la PP

Define y ejecuta las acciones para la divulgación de la Política Publica

Entidades corresponsables

Ejecutan las acciones establecidas en el plan de acción

Instancia de coordinación de la implementación de

la PP

Hace seguimiento periódico a la ejecución del plan de acción

Líder/esa de la política pública

Presenta al comité sectorial los resultados de seguimiento de la política pública con el apoyo de la OAP de la Secretaría Distrital de Gobierno

Fin del procedimiento

34. PUBLICAR POLÍTICA

PÚBLICA

35. DEFINIR LA

INSTANCIA DE

COORDINACION

36. DEFINIR ACCIONES

PARA DIVULGACIÓN

37. EJECUTAR EL PLAN

DE ACCION

40. FIN

38. HACER

SEGUIMIENTO

PERIODICO

39. PRESENTAR

SEGUIMIENTO

PERIODICO

G

Acta Comité sectorial de desarrollo administrativo.

Reporte de seguimiento

Actas y Comunicaciones Oficiales

Actas y Comunicaciones Oficiales

Documento de PP, HV, plan acción publicados




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Página 13 de 13 Nota: “Si este documento se encuentra impreso no se garantiza su vigencia, por lo tanto se considera “Copia no Controlada. La

versión vigente se encuentra publicada en la intranet de la Secretaría Distrital de Gobierno”

33.. DDOOCCUUMMEENNTTOOSS RREELLAACCIIOONNAADDOOSS

3.1 Documentos internos

Código Documento

N/A

3.2 Normatividad vigente

Norma Año Epígrafe Artículo(s)

Acuerdo 257 2006

"Por el cual se dictan normas básicas sobre la estructura, organización y funcionamiento de los organismos y de las entidades de Bogotá, distrito capital, y se expiden otras disposiciones"

Artículos: 49, 50, 51 y 52

Decreto 411 2016 “Por medio del cual se modifica la Estructura Organizacional de la Secretaría Distrital de Gobierno"

Todo

Decreto 668 2017 Por medio del cual se reglamentan los artículos 127 y 128 del Acuerdo 645 de 2016 y se dictan otras disposiciones

Todo

Resolución 2045 2017 Por medio de la cual se adopta la Guía para la Formulación e Implementación de las Políticas Públicas del Distrito Capital"

Todo

3.3. Documentos externos

Nombre Fecha de

publicación o versión

Entidad que lo emite Medio de consulta

Guía para la formulación e

implementación de políticas públicas del

Distrito

2017 Secretaría Distrital de

Planeación

http://www.sdp.gov.co/portal/page/portal/PortalSDP/SeguimientoPoliticas/PoliticasSectoriales/recursos_politica_pu

Caja de Herramientas 2017 Secretaría Distrital de

Planeación

http://www.sdp.gov.co/portal/page/portal/PortalSDP/SeguimientoPoliticas/PoliticasSectoriales/recursos_politica_pu

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