PROCEDIMIENTO PARA LA DOTACIÓN Y CONTROL DE … de... · revisión de niveles mediante una...
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CAPUFE
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CPFM - 01
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL VEHICULAR
PROCEDIMIENTO PARA LA DOTACIÓN Y CONTROL DE VALES DE COMBUSTIBLE
OBJETIVO
Definir las actividades que se deben llevar a cabo para dotar de combustible al parque
vehicular del Organismo, con la finalidad de que las diferentes áreas cuenten con el apoyo de
combustible y con esto se contribuya en el desarrollo y logro de sus actividades.
CAPUFE
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CPFM - 01
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL VEHICULAR
PROCEDIMIENTO PARA DOTACIÓN Y CONTROL DE VALES DE COMBUSTIBLE
POLÍTICAS
1. Para solicitar la adquisición de los vales de combustible, se deberá establecer en los requisitos
técnicos de las bases, que únicamente se aceptarán en denominaciones de 100, 50 y 20 pesos.
2. Para la integración del estudio histórico de combustible, que sirva de antecedente para requerir
la contratación de vales de combustible, se deberá considerar e incluir el consumo de las
plantas de luz, montacargas y podadoras, si existen en el área.
3. Los vales de combustible son exclusivos para la compra de gasolina y diesel, para requerir
lubricantes los resguardatarios de vehículos oficiales, deberán solicitar al área de transporte la
revisión de niveles mediante una solicitud de mantenimiento.
4. Los vales de combustible que adquiere el Organismo para dotación a los vehículos oficiales, no
deberán ser utilizados para la dotación de combustible a vehículos de la red FARAC y
viceversa.
PROCEDIMIENTO PARA LA DOTACIÓN Y CONTROL DE VALES DE COMBUSTIBLE
CAPUFE
Gerencia de Innovación Gubernamental
CLAVE: 02 TITULO:
FECHA: 18 ABRIL 2006
PAG. 1 DE 2UNIDAD ADMINISTRATIVA: GERENCIA DE SERVICIOS GENERALES
RESPONSABLE No. ACTIVIDAD FORMA O DOCUMENTO
Subgerencia de Transportes / Superintendencia de Recursos Materiales
Subgerencia de Adquisiciones / Superintendencia de Recursos Materiales Proveedor Subgerencia de transportes / Superintendencia de Recursos Materiales Proveedor Subgerencia de transportes / Superintendencia de Recursos Materiales Resguardatario del vehículo Subgerencia de transportes / Superintendencia de Recursos Materiales
1. Elabora estudio, con base en el consumo histórico de combustible, y determina los
requerimientos por cada centro de costos, para efectos de solicitar presupuesto para esta partida. Ver procedimiento para la integración del anteproyecto de presupuesto – Manual De Finanzas.
2. Distribuye, al recibirlo, el presupuesto de la partida de combustible para cada centro de costo, según corresponda, en SIAC (transacción FMBB).
3. Elabora y envía, solicitud de pedido de bienes o servicios para la adquisición de
vales de combustibles en SIAC (Transacción ME51N), estableciendo para cada centro de costos, el techo presupuestal que le corresponde para esta partida.
4. Recibe y lleva a cabo el procedimiento de adquisición del servicio.
Ver Manual de Adquisiciones 5. Entrega los vales de combustible por medio de una compañía de traslado de
valores mensualmente, así como la factura correspondiente con copia.
6. Recibe los vales y verifica que la cantidad de vales corresponda a la factura, la firma de recibido y entrega, quedándose con la fotocopia misma que archiva.
7. Recibe factura original y tramita para pago.
Ver Procedimiento de Cuentas por Pagar Manual de Finanzas 8. Da entrada al almacén de vales de combustible en SIAC (Transacción MIGO) los
vales recibidos, integrando las cantidades por denominación.
9. Accesa al SIAC y da de alta (transacción ZPMEX01) los números de folio de los vales por denominación.
10. Elabora solicitud de vales de combustible para dotación normal o extraordinaria
de acuerdo a sus necesidades, y recaba las firmas que correspondan. Nota: Las solicitudes se requisitan en los formatos establecidos en las “Bases para la Asignación, Control, Uso y Mantenimiento de vehículos propiedad de Capufe”.
11. Presenta la solicitud anexando la bitácora de consumo de combustible.
12. Recibe y revisa los datos de la solicitud, así como del tipo de dotación solicitada
Consumo histórico de combustible Presupuesto autorizado Solicitud de pedido de bienes o servicios Solicitud de pedido de bienes o servicios Contrato Vales de combustible, factura Vales de combustible, factura Factura Vales de combustible Vales de combustible Solicitud de vales Solicitud de vales, Bitácora Solicitud de vales, Bitácora
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PROCEDIMIENTO PARA LA DOTACIÓN Y CONTROL DE VALES DE COMBUSTIBLE
CAPUFE
Gerencia de Innovación Gubernamental
CLAVE: 02 TITULO:
FECHA: 18 ABRIL 2006
PAG. 2 DE 2UNIDAD ADMINISTRATIVA: GERENCIA DE SERVICIOS GENERALES
RESPONSABLE No. ACTIVIDAD FORMA O DOCUMENTO
Subgerencia de transportes / Superintendencia de Recursos Materiales
Resguardatario del vehículo
Subgerencia de transportes / Superintendencia de Recursos Materiales
Dotación extraordinaria 13. Revisa físicamente la lectura del odómetro y el histórico del kilometraje del
vehículo en el SIAC (transacción ZPMEX001) Continúa en la actividad 16
Dotación Normal / Mensual 14. Revisa físicamente la lectura del odómetro y coteja contra el kilometraje
reportado en la bitácora, verificando que coincidan ambas cifras. No coincide el kilometraje
15. Devuelve la solicitud y bitácora, e informa motivos de rechazo, solicitando se
compruebe el consumo de los vales asignados en la dotación anterior. Fin
Si coincide el kilometraje
16. Crea registro en SIAC (transacción ZPMEX001) con los datos de la bitácora,
número económico del vehículo, rendimiento, tipo de dotación, tipo de combustible, fecha de entrega, kilometraje asignado, kilometraje inicial del mes y genera recibo de vales de combustible y lubricantes.
17. Presenta al responsable recibo anexo a los vales.
18. Recibe, coteja los vales y el recibo, firma de conformidad y entrega acuse.
19. Recibe acuse y elabora en SIAC (Transacción MB1A) salida del almacén de vales
de combustible, de los vales entregados, por denominación y por centro de costos según corresponda.
20. Archiva en el expediente del vehículo correspondiente, integrando la solicitud y
bitácora. Termina el procedimiento
Solicitud de vales, Bitácora Solicitud de vales, Bitácora Solicitud de vales, Bitácora Recibo de vales de combustible Recibo de vales de combustible y Vales Recibo de vales de combustible y Vales Solicitud de vales, Bitácora y Recibo de vales de combustible
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CONTRATO
FACTURA FOTOCOPIA
VALES DE COMBUSTIBLE
FACTURA
Titulo
PROCEDIMIENTO PARA DOTACIÓN Y CONTROLDE VALES DE COMBUSTIBLE
Manual:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL VEHICULAR
Autorizado:
18/04/2006
Sustituye:
14/02/2006
Página 1 de 3
Área:
SUBGERENCIA DE TRANSPORTES, SUBDELEGACIÓN O SUBGERENCIA DE TRAMO DE ADMON., DEPTO. DE ADMÓN. DEL CONEXO INDUSTRIAL
INICIO
VALES DE COMBUSTIBLE
SUBGERENCIA DE TRANSPORTES / SUPERINTENDENCIA DE RECURSOS MATERIALES
SUBGERENCIA DE ADQUISICIONES / SUPERINTENDENCIA DE RECURSOS MATERIALES
VER MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE CUENTAS POR PAGAR - MANUAL
DE FINANZAS
VALES DE COMBUSTIBLE
5
ENTREGA LOS VALES DE COMBUSTIBLE MENSUALMENTE, A
TRAVES DE COMPAÑÍA DE TRASLADO DE VALORES Y ENTREGA FACTURA
CON COPIA
9
ACCESA AL SIAC (TRANSACCIÓN ZPMEX001) Y DA DE ALTA LOS
FOLIOS DE LOS VALES POR DENOMINACIÓN
PROVEEDOR
ESTUDIO
1
ELABORA ESTUDIO DE LOS REQUERIMIENTOS POR CADA
CENTRO DE COSTOS, PARA EFECTOS DE SOLICITAR EL PRESUPUESTO
PARA LA PARTIDA DE COMBUSTIBLES
PRESUPUESTO AUTORIZADO SOLICITUD DE PEDIDO
DE BIENES Y SERVICIO
4
LLEVA A CABO EL PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIÓN DEL SERVICIO
VER MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
DE ADQUISICIONES
2
DISTRIBUYE EL PRESUPUESTO AL RECIBIRLO, DE LA PARTIDA DE
COMBUSTIBLE, POR CADA CENTRO DE COSTOS SEGÚN CORRESPONDA EN SISTEMA SAP (TRANSACCIÓN
FMBB)
FACTURA
7
RECIBE FACTURA ORIGINAL Y TRAMITA PAGO
FACTURA
6
RECIBE LOS VALES Y VERIFICA LA CANTIDAD DE VALES CONTRA LA FACTURA, GENERA FOTOCOPIA Y
ARCHIVA
A
VER PROCEDIMIENTO
PARA LA INTEGRACIÓN DE ANTEPROYECTO
DE PRESUPUESTO - MANUAL DE
FINANZAS
SOLICITUD DE PEDIDO DE BIENES Y SERVICIOS
3
ELABORA SOLICITUD DE PEDIDO DE BIENES Y SERVICIOS PARA LA ADQUISICIÓN DE VALES DE
COMBUSTIBLES EN SIAC (TRANSACCIÓN ME51N),
ESTABLECIENDO PARA CADA CENTRO DE COSTOS TECHO
PRESUPUESTAL
VALES DE COMBUSTIBLE
8
DA ENTRADA AL ALMACÉN DE VALES DE COMBUSTIBLE EN SIAC
(TRANSACCIÓN MIGO), LOS VALES RECIBIDOS POR DENOMINACIÓN
16
BITÁCORABITÁCORA
BITÁCORA
Titulo
PROCEDIMIENTO PARA DOTACIÓN Y CONTROL DE VALES DE COMBUSTIBLE
Manual:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL VEHICULAR
Autorizado:
18/04/2006
Sustituye:
14/02/2006
Página 2 de 3
Área:
SUBGERENCIA DE TRANSPORTES, SUBDELEGACIÓN DE ADMON., SUBGERENCIA DE TRAMO DE ADMON., DEPTO. DE ADMINISTRACIÓN DEL
CONEXO INDUSTRIAL
RESGUARDATARIO DEL VEHÍCULO SUBGERENCIA DE TRANSPORTES /SUPERINTENDENCIA DE RECURSOS MATERIALES
PROVEEDOR
TIPO DE DOTACIÓN
EXTRAORDINARIA
SOLICITUD DE VALES DE COMBUSTIBLE
10
ELABORA SOLICITUD DE VALES PARA DOTACIÓN NORMAL O
EXTRAORDINARIA Y RECABA FIRMAS
SOLICITUD DE VALES DE COMBUSTIBLE
11
PRESENTA SOLICITUD ANEXA A BITÁCORA DE CONSUMO DE
COMBUSTIBLE
NOTA: LAS SOLICITUDES SE REQUISITAN DE ACUERDO A LOS LINEAMIENTOS Y EN LOS FORMATOS ESTABLECIDOS EN LAS “BASES PARA LA ASIGNACIÓN, CONTROL, USO Y MANTENIMIENTO DE VEHÍCULOS PROPIEDAD DE CAPUFE”.
SOLICITUD DE VALES DE COMBUSTIBLE
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RECIBE Y REVISA LOS DATOS DE LA SOLICITUD Y EL TIPO DE DOTACIÓN
NORMAL / MENSUAL
SOLICITUD DE VALES DE COMBUSTIBLE
13
REVISA FÍSICAMENTE LA LECTURA DEL ODÓMETRO Y EL HISTÓRICO DEL KILOMETRAJE DEL VEHÍCULO EN SIAC
(TRANSACCIÓN ZPMEX001)
SOLICITUD DE VALES DE COMBUSTIBLE
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REVISA FÍSICAMENTE LA LECTURA DEL ODÓMETRO Y COTEJA CONTRA EL KILOMETRAJE DE LA BITÁCORA,
VERIFICANDO QUE COINCIDAN
¿COINCIDEEL KILOMETRAJE?
SI NO
RECIBO DE VALES DE COMBUSTIBLE
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DEVUELVE SOLICITUD Y BITÁCORA, INFORMANDO MOTIVOS Y SOLICITA
COMPRUEBE LA DOTACIÓN ANTERIOR
BITÁCORA
SOLICITUD DE VALES DE COMBUSTIBLE
16
CREA REGISTRO EN SIAC (TRANSACCIÓN ZPMEX001), INTEGRA DATOS DE LA BITÁCORA Y GENERA
RECIBO
FIN
A
B
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RECIBO DE VALES DE COMBUSTIBLE
BITACORA
VALES
Titulo
PROCEDIMIENTO PARA DOTACIÓN Y CONTROL DE VALES DE COMBUSTIBLE
Manual:
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL VEHICULAR
Autorizado:
18/04/2006
Sustituye:
14/02/2005
Página 3 de 3
Área:
SUBGERENCIA DE TRANSPORTES, SUBDELEGACIÓN DE ADMON., SUBGERENCIA DE TRAMO DE ADMON., DEPTO. DE ADMINISTRACIÓN DEL
CONEXO INDUSTRIAL
RESGUARDATARIO DEL VEHÍCULO
SUBGERENCIA DE TRANSPORTES /SUPERINTENDENCIA DE RECURSOS MATERIALES
RECIBO DE VALES DE COMBUSTIBLE
17
PRESENTA RECIBO Y VALES
VALES
RECIBO DE VALES DE COMBUSTIBLE
18
RECIBE, COTEJA VALES Y RECIBO, FIRMA DE CONFORMIDAD Y ENTREGA
ACUSE
SOLICITUD DE VALES DE COMBUSTIBLE
20
ARCHIVA EN EL EXPEDIENTE DEL VEHÍCULO CORRESPONDIENTE, INTEGRANDO LA SOLICITUD Y
BITÁCORA
TERMINA PROCEDIMIENTO
B
RECIBO DE VALES DE COMBUSTIBLE
BITACORASOLICITUD DE VALES DE COMBUSTIBLE
19
RECIBE ACUSE, ELABORA EN SIAC (TRANSACCIÓN MB1A) SALIDA DE
DEL ALMACÉN DE VALES DE COMBUSTIBLE, DE LOS VALES
ENTREGADOS POR DENOMINACIÓN Y CENTRO DE COSTOS
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