PROCEDIMIENTO PARA LA ADMINISTRACIÓN DE...

PROCEDIMIENTO

ADMINISTRACIÓN CAJA MENOR

CÓDIGO: PR-CM01 VERSIÓN: 1.2

PROCEDIMIENTO PARA LA ADMINISTRACIÓN DE

CAJA MENOR DE LA CUENTA NACIONAL DE LA

CARNE Y LA LECHE (CNCL)

El presente documento tiene como objetivo consolidar y estandarizar el

proceso para el manejo de Caja Menor y a su vez brindar apoyo a la

Coordinación Administrativa.

Fecha de modificación: 28 de abril de 2017

PROCEDIMIENTO



Suministrar los recursos económicos necesarios para dar cumplimiento al desarrollo de

las actividades que se presenten en la CNCL, en cuanto a gastos de menor cuantía se

refiere y así mismo poder brindar una mejor gestión en el manejo de estos.

El proceso da inicio con el requerimiento generado por los funcionarios de la CNCL,

seguido por la legalización del gasto y finaliza con el reembolso de los recursos a Caja

Menor, una vez alcance el porcentaje establecido.

Primero: La Ley 89 de 1993 Estableció la cuota de fomento ganadero y lechero y creó el

Fondo Nacional del Ganado para el manejo de los recursos provenientes del recaudo

de la parafiscalidad, el cual se ceñirá a los lineamientos del Ministerio de Agricultura

para el desarrollo del sector pecuario.

Segundo: El artículo séptimo (7º) de la Ley 89 de 1993 señala que “El Gobierno

Nacional, a través del Ministerio de Agricultura, contratará con la Federación

Colombiana de Ganaderos -FEDEGAN-, la administración y recaudo final de las Cuotas

de Fomento Ganadero y Lechero.”

Tercero: El artículo 106 de la Ley 1753 de 2015 señala que “Si la entidad administradora

no está en condiciones de garantizar el cumplimiento de las reglas y políticas que debe

regir la ejecución de las contribuciones parafiscales, el Ministerio de Agricultura y

Desarrollo Rural, por razones especiales definidas mediante reglamento, podrá asumir

temporalmente, a través de un encargo fiduciario, la administración de dichas

contribuciones y efectuar el recaudo.”

Cuarto: A través del artículo 2.10.5.1 del Decreto 2537 de 2015, el Ministerio de

Agricultura definió las razones especiales para la asunción temporal de la administración

de las contribuciones parafiscales por parte de la cartera ministerial en cita, dentro de las

cuales se encuentra la siguiente:

“Artículo 2.10.5.1. Razones especiales para la asunción temporal de la administración

de las contribuciones parafiscales por parte del Ministerio de Agricultura y Desarrollo

Rural. Se considerarán como razones especiales para que el Ministerio de Agricultura y

Desarrollo Rural asuma temporalmente la administración de las contribuciones

parafiscales agropecuarias y pesqueras, las siguientes: (…)

1. OBJETIVO

2. ALCANCE

3. MARCO LEGAL


PROCEDIMIENTO



2. Cuando el Fondo sea o haya sido admitido en proceso de reorganización en los

términos de la Ley 1116 de 2006 y normas concordantes, así como las normas que la

modifiquen, deroguen o sustituyan.

Quinto: A través del Auto 400 – 010328 del 4 de agosto de 2015, la Superintendencia

de Sociedades admitió al Fondo Nacional del Ganado, administrado por FEDEGAN, en

un proceso de reorganización regulado por la Ley 1116 de 2006, ordenando la

coordinación de dicho proceso con el que adelanta la sociedad FRIOGAN S.A.

Sexto: Vencido el plazo de cuatro (4) meses indicado en el artículo 31 de la Ley 1116 de

2006, para que el promotor del acuerdo de reestructuración presentara ante el juez del

concurso un acuerdo debidamente aprobado, con fundamento en el artículo 38 de la

ley en cita, la Superintendencia de Sociedades profirió el Auto 400 – 008393 del 26 de

mayo de 2016, en virtud del cual decretó “la terminación del proceso de reorganización

del Fondo Nacional del Ganado - FNG, administrado por la Sociedad Fiduciaria de

Desarrollo Agropecuario S.A. FIDUAGRARIA S.A., que actúa como mandataria del

Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural”; ordenó “la celebración del acuerdo de

adjudicación de los bienes del Fondo Nacional del Ganado” con la consecuente

cesación de funciones de los órganos sociales y de fiscalización, así como la separación

de los administradores y advirtió al deudor la imposibilidad para realizar operaciones en

desarrollo de su objeto social.

Séptimo: El Ministerio de Agricultura expidió el Decreto 947 de 2016, el cual “(…) tiene

por objeto reglamentar las medidas necesarias para garantizar la continuidad en el

recaudo e inversión de los recursos de los fondos parafiscales del sector agropecuario y

pesquero, en caso de liquidación de un fondo.” Puntualmente el parágrafo del artículo

segundo (2º) del Decreto en cita señala que “En caso de que se ordene la liquidación de

un fondo parafiscal del sector agropecuario y pesquero, el Ministerio de Agricultura y

Desarrollo Rural asumirá de manera temporal, por los términos máximos previstos en el

artículo 2.10.5.3 del presente decreto, contados a partir de la fecha de la decisión de

liquidación, a través de una fiduciaria contratada en las condiciones del artículo 106 de

la Ley 1753 de 2015 (…)”

Octavo: Con fundamento en lo dispuesto en los Decretos 2537 de 2015 y 947 de 2016,

el día 8 de julio de 2016 el Ministerio de Agricultura y FIDUAGRARIA S.A., suscribieron

el contrato de encargo fiduciario Nro. 20160655, denominado Cuenta Nacional de la

Carne y la Leche – CNCL MADR, “(…) para recibir el recaudo de la cuota de fomento

ganadero y lechero, para la administración y la inversión de las mismas de acuerdo a las

políticas formuladas por el Gobierno Nacional a través de EL FIDEICOMITENTE, en

cumplimiento de lo previsto en la Ley 89 de 1993, el Decreto 947 de 2016 del Ministerio

de Agricultura y Desarrollo Rural, y las demás normas que le sean aplicables.”


PROCEDIMIENTO



Noveno: En la cláusula sexta (6ª) del contrato de encargo fiduciario, las partes definieron

la conformación de un Comité Fiduciario, quien ejercería las funciones señaladas en el

parágrafo tercero (3º) de la cláusula en cita, entre otras, la señalada en su numeral

segundo (2º) así:

“SEXTA. Comité Fiduciario: El Comité Fiduciario estará conformado por: 3 representantes

designados por el MINISTERIO en su condición de FIDEICOMITENTE. (…)

PARÁGRAFO TERCERO. FUNCIONES DEL COMITÉ:

1. Aprobar el Manual Operativo del contrato y sus eventuales modificaciones. “

El aludido Manual Operativo fue aprobado por los integrantes del Comité Fiduciario en

cesión del 11 de agosto de 2016 con el objetivo es establecer procesos y procedimientos

necesarios para desarrollar las actividades requeridas para dar cumplimiento al objeto

contratado.

Caja Menor: Fondo creado en la CNCL para atender los requerimientos de menor

cuantía solicitados por sus funcionarios.

CDP: Certificado de disponibilidad presupuestal.

CNLC: Cuenta Nacional de la Carne y la Leche.

Encargado de Caja Menor: Dentro de la CNCL el Profesional de Almacén, Inventarios

y Servicios Generales es quien maneja la caja menor, vela por el buen uso del efectivo

asignado y da cumplimiento a las normas establecidas.

Formato de reembolso caja menor: Es un formato definitivo que legaliza el recibo

provisional con los soportes necesarios.

Ordenador del Gasto: Representante Legal o quien haga de sus veces, facultado para

crear obligaciones en concreto con cargo a un presupuesto público.

PR-CM01: Procedimiento para la Administración de Caja Menor de la Cuenta

Nacional de la Carne y la Leche.

Responsable de Caja Menor: Dentro de la CNCL el Coordinador Administrativo es el

responsable de autorizar los gastos solicitados por las diferentes áreas.

Recibo provisional: Es un formato temporal que respalda la entrega del dinero.

Relación de gastos: Causación de los gastos a legalizar.

El Ordenador del Gasto o quien haga sus veces, tiene el poder de autorizar o no del

gasto, determinar los reembolsos a que haya lugar y estipular controles internos

5. GENERALIDADES

4. GLOSARIO


PROCEDIMIENTO



necesarios para garantizar el adecuado uso y manejo de los recursos. Son motivos

de cierre:

El mal uso, el mal manejo administrativo y financiero; estas faltas serán materia

de investigaciones disciplinarias, fiscal o penal según la normatividad legal

vigente.

Al término del ejercicio fiscal; la legalización definitiva se realiza en la fecha

programada por la Coordinación Financiera para el cierre de cada periodo fiscal,

en el cual se debe reintegrar el saldo y los soportes definitivos de los respectivos

gastos.

Al finalizar cada vigencia; se dará cierre de la caja menor y de igual forma la

apertura de la misma al inicio de la siguiente vigencia.

Por decisión del Ordenador del Gasto o quien haga sus veces, en este caso se

realiza el cierre de la Caja Menor sin importar el efectivo disponible en ese

momento.

El monto determinado para la Caja Menor de CNCL se fija en $ 2.000.000 (DOS

MILLONES DE PESOS).

El Ordenador del Gasto o quien haga sus veces, es el único que puede modificar el

monto establecido anteriormente. Esta modificación debe ser informada por escrito

al Coordinador Financiero, Coordinador Administrativo y Profesional de Almacén,

Inventarios y Servicios Generales.

Se establece como monto máximo a pagar por concepto de cada gasto menor, la

suma equivalente al 10% del monto total de la Caja Menor y dado el caso que se

presente una urgencia solo el Ordenador del Gasto o quien haga sus veces, puede

autorizar gastos equivalentes a un 20 %.

No es permitido el fraccionamiento de un gasto para efectuar pagos por valores

superiores al límite establecido.

El Coordinador Administrativo vela por el control y cumplimiento de la Caja Menor

autorizada.

El Profesional de Almacén, de Inventario y Servicios Generales son los responsables

del manejo operativo de la Caja Menor.


PROCEDIMIENTO



REQUISITOS PARA EL MANEJO

La urgencia del gasto es determinado de acuerdo a la solicitud y validado por el

funcionario a cargo de la Caja Menor.

Los recursos económicos deben ser custodiados en una caja de seguridad, que al

finalizar la jornada laboral debe ser guardada por el funcionario a cargo, pues es el

quien debe velar por su seguridad.

Cuando no se encuentre presente el funcionario encargado de la Caja Menor, el

responsable de esta establecerá quien asume el manejo de los recursos.

Cuando se requiera un anticipo para realizar una compra, se debe tramitar un recibo

provisional (FR-ADM-CM01) por el valor autorizado y se deben evidenciar las firmas

del responsable de Caja Menor y el solicitante y/o beneficiario según sea el caso.

Para el trámite de legalización de estos recursos, deberán presentar los respectivos

soportes (factura o documento equivalente) dentro de los 5 días siguientes. La fecha

de los soportes debe ser anterior o igual a la fecha del diligenciamiento del formato

de reembolso de Caja Menor (FR-ADM-CM03).

El total de la solicitud de reembolso debe coincidir con la sumatoria de los valores

registrados en los documentos soporte.

Los recursos solicitados y aprobados podrán ser utilizados para gastos de transporte

y comunicación, fletes, suministros para cafetería y aseo, mantenimiento y papelería.

REQUISITOS PARA PRESENTACION DE DOCUMENTOS

Los recibos de Caja Menor (FR-ADM-CM02) y documentos requeridos para la

legalización de los recursos, deben presentarse en forma original, legible y sin

enmendaduras o tachones.

Todos los recibos de Caja Menor deben estar firmados por el Responsable de Caja

Menor, el solicitante y /o beneficiario según corresponda.

Las fechas de los formatos deben corresponder al periodo vigente.


PROCEDIMIENTO



REQUISITOS PARA REEMBOLSOS A CAJA MENOR

En el documento de solicitud de reembolso a Caja Menor se debe evidenciar la firma

del encargado y responsable de esta.

El responsable de la Caja Menor debe gestionar la solicitud de reembolso, cuando

se haya desembolsado aproximadamente el 50% del total de los recursos, siempre y

cuando estos se encuentren previamente legalizados. La solicitud de reembolso se

realiza siguiendo las actividades del Procedimiento de Pagos.

Adjuntar a la orden de pago el memorando solicitando el reembolso debidamente

firmado por el Responsable de la Caja Menor anexando los soportes gastos

generados.

El reembolso sale a nombre del responsable que está a cargo de la caja menor.

REQUISITOS PARA EL ARQUEO

El responsable de Caja Menor deber realizar un arqueo mínimo una vez al mes

utilizando el formato de Arqueo de Caja Menor (FR-ADM-CM04); este formato deber

ser diligenciado correctamente y firmado por el encargado de caja menor y el

funcionario que lo realiza. Se debe conservar copia del formato como evidencia.

Auditoria Interna puede realizar arqueo de Caja Menor en el momento que lo crea

necesario.

Cuando se presente alguna irregularidad en cuanto a algún faltante, sobrante o uso

indebido del dinero, se debe registrar en el formato de arqueo y es el Ordenador del

Gasto o quien haga sus veces el responsable de determinar la acción y medidas a

seguir, con el fin de evitar o prevenir su ocurrencia.

Cuando no se encuentre presente el Encargado de la Caja Menor, deberá realizarse

el arqueo antes y después.

Cuando se cambie al Responsable y/o Encargado de la Caja Menor, se debe dejar

constancia del mismo en el Acta de Entrega de la Caja Menor (FR-ADM-CM05).


PROCEDIMIENTO



RETENCIONES

La Coordinación Financiera informará cada año al encargado de la caja menor, las

modificaciones de las bases de retención en la fuente, IVA.

Si los gastos generados en los reembolsos de caja mensual superan las bases de

retención, el funcionario encargado deberá realizar las correspondientes gestiones de

retenciones y reembolsar dichos recursos por concepto de retenciones, a las cuentas

destinadas para tal fin.

Aplicar la retención en la fuente a los servicios generales cuando la base sea igual o

superior al monto informado por la Coordinación Financiera, así:

- Persona natural: 6% de retención. – Persona Jurídica: 4% de retención.

Aplicar la retención del IVA para el régimen común según establecido por el estatuto

tributario.

Aplicar la retención del ICA según lo establecido por el estatuto tributario.

*Nota: En caso que el encargado de caja menor no aplique alguna retención, será

quien asuma el monto de la misma.

PROHIBICIONES

Incorporar dinero proveniente de otras fuentes en la Caja Menor.

Autorizar desembolsos cuando no se disponga de recursos para cubrirlos.

Cambiar cheques o realizar préstamos a funcionarios con recursos de la Caja Menor.

El responsable de la Caja Menor no puede ser el mismo Ordenador del Gasto en

ninguno de los casos.

En caso de efectuarse un pago de propina o pago voluntario, debe ser asumido por

el solicitante.

El Responsable y el Encargado de la Caja Menor, deberán asumir las faltas

disciplinarias, fiscales y penales por el incumplimiento de lo establecido en este

documento.


PROCEDIMIENTO



N° ACTIVIDADES RESPONSABLE DOCUMENTO

1. Generar necesidad de un gasto de

menor cuantía o urgencia. Área Solicitante.

2. Autorizar el gasto por parte del jefe

inmediato. Área Solicitante.

Firma del Recibo

provisional.

(FR-ADM-CM01)

3. ¿Requieren recursos de forma

anticipada? Área Solicitante.

4.

Si se requieren recursos de manera

anticipada, elaborar el recibo

provisional por el monto aproximado

del gasto.

Encargado de

caja menor.

Recibo provisional

de caja menor.

(FR-ADM-CM01)

5. Firmar el recibo provisional.

Responsable caja

menor y

solicitante.

Recibo provisional

de caja menor.

(FR-ADM-CM01)

6. Ejecutar el gasto. Solicitante y/o

beneficiario.

7. ¿Se cuenta con soporte? Solicitante y/o

beneficiario.

8. Si cuenta con el soporte del gasto,

legalizar el mismo.

Solicitante y/o

beneficiario.

Factura,

Documento

Equivalente

9.

Si no cuenta con el soporte del gasto,

el encargado de caja menor debe

elaborar el recibo de caja menor.

Encargado de

caja menor.

Recibo de caja

menor.

(FR-ADM-CM02)

10. Registrar los gastos en la planilla para

el detalle del mismo.

Encargado de

caja menor.

Planilla para

Detalle de Gastos

(FR-ADM-CM06)

11. Realizar reembolso al funcionario por el

valor del gasto soportado.

Encargado de

caja menor.

12. ¿Se ha utilizado el 50% de los recursos

de Caja Menor?

Encargado de

caja menor.

13.

Si se ha utilizado el 50% de los recursos

de Caja Menor, se debe solicitar e

informar al responsable la necesidad

del reembolso; adjuntando relación de

gasto con sus respectivos soportes.

Encargado de

caja menor.

Legalización

Reembolso Caja

Menor

(FR-ADM-CM03)

Planilla para

Detalle de Gastos

(FR-ADM-CM06)

6. DESARROLLO

3.


PROCEDIMIENTO



14. Revisar y dar visto bueno a la solicitud

de reembolso.

Responsable de

caja menor.

Legalización

Reembolso Caja

Menor

(FR-ADM-CM03)

Planilla para

Detalle de Gastos

(FR-ADM-CM06).

15. Elaborar Memorando remisorio. Responsable de

caja menor.

Memorando

remisorio.

16. Entregar memorando con soportes a la

Coordinación Financiera.

Responsable de

caja menor.

Legalización

Reembolso Caja

Menor

(FR-ADM-CM03)

Planilla para

Detalle de Gastos

(FR-ADM-CM06).

Memorando

remisorio.

17. Recibir solicitud de reembolso.

Coordinación

Financiera.

Legalización

Reembolso Caja

Menor

(FR-ADM-CM03)

Planilla para

Detalle de Gastos

(FR-ADM-CM06).

Memorando

remisorio.

18.

Adjuntar el comprobante de causación

donde se evidencie las retenciones

aplicadas.

Contabilidad Comprobante

contable.

19.

Solicitar la orden de pago;

diligenciando el formato de orden de

pago y elaborando memorando con la

solicitud.

Tesorería

Orden de Pago

(FR-CF-PG01)

Memorando.

20.

Informar al Encargado de Caja Menor

la confirmación del pago mediante

correo electrónico. Adjuntando PIN.

Tesorería

PIN de pago.

Correo

electrónico.

21. Retornar dinero a Caja Menor. Encargado de

caja menor.

PROCEDIMIENTO



- FR-ADM-CM01. Recibo Caja Provisional.

- FR-ADM-CM02. Recibo de Caja Menor.

- FR-ADM-CM03. Legalización Reembolso de Caja Menor.

- FR-ADM-CM04. Arqueo de Caja Menor.

- FR-ADM-CM05. Acta de Entrega de Caja Menor.

- FR-ADM-CM06. Planilla Detalle de Gastos.

- DF-ADM-CM01. Diagrama de flujo.

Descripción del cambio Fecha Modificación Nueva Versión

Versión Inicial 01/10/16 1.0

Para los requisitos de reembolso de

caja menor, el encargado debe

tramitar la solicitud de reembolso

cuando haya utilizado

aproximadamente el 70% del total del

valor de la caja menor, se modifica al

50 %.

02/02/2017 1.1

Se crea e implementa codificación y

versión de los formatos.

Se crea diagrama de flujo del proceso.

Se modifica cuadro de actividades,

aclarando detalladamente paso a

paso.

28/04/17

1.2

Elaborado por:

Lida Ariza Puentes

Ángela Vanessa Sánchez

Profesionales de Gestión

Revisado por:

Henry Martinez Longas

Coordinador

Administrativo

Aprobado por:

Rocío Triana Méndez

Subgerente Admón. y

Financiera

8. ANEXOS

7. CONTROL DE CAMBIOS


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