PROCEDIMIENTO PARA EL DESARROLLO DE PROCESOS DE … · 1082 de 2015, el Código Contencioso...

PROCEDIMIENTO PARA EL DESARROLLO DE PROCESOS DE

SELECCIÓN, ELABORACIÓN, PERFECCIONAMIENTO Y LEGALIZACIÓN DE

CONTRATOS O CONVENIOS DEL MINISTERIO Y LOS FONDOS A SU CARGO

Código: GC-P-02

Versión: 08

Vigente Desde: 03/07/2015

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1. OBJETIVO

Establecer las condiciones para la planeación de la contratación del Ministerio del Interior y los Fondos a su cargo, así como los lineamientos para la elaboración de estudios previos que justifiquen la necesidad de adquirir bienes y/o servicios u obras a realizar, igualmente, orientar la definición de criterios para adelantar procesos de selección de contratistas a través de procesos públicos o para desarrollar contrataciones directas de acuerdo con la ley, hasta la celebración, perfeccionamiento y legalización del contrato o convenio. 2. ALCANCE Contiene el paso a paso del trámite contractual, desde la descripción de la necesidad que se pretende satisfacer con la contratación hasta la legalización del contrato o convenio, con el fundamento del presupuesto aprobado. Tiene en cuenta los diferentes procedimientos a seguir dependiendo de la modalidad de contratación 3. DEFINICIONES Área o dependencia Interesada: Dependencia del Ministerio que de acuerdo con las funciones que le han sido asignadas, es la responsable de elaborar los estudios previos del proceso contractual, acompañar el desarrollo del proceso y supervisar la ejecución del contrato. Contratista. Persona que ejecuta un servicio o entrega un bien. Contrato Estatal: Acuerdo de voluntades tendiente a producir efectos jurídicos, suscrito por las entidades a que se refiere el artículo 2 de la Ley 80 de 1993, el cual debe constar por escrito. Convenio. Acuerdo de voluntades, suscrito entre dos o más personas, tendiente a aunar esfuerzos para el logro de un objetivo común. Plazo de ejecución. Período comprendido entre la iniciación y el vencimiento del término para la ejecución del contrato. Rubros Presupuestales. Son los identificadores presupuestales en que se clasifican las apropiaciones establecidas en el anexo del decreto de liquidación presupuestal. Supervisor: El supervisor es el servidor público o contratista de la entidad que ha sido designado por el ordenador del gasto para hacer el seguimiento técnico, administrativo. Financiero, contable, y jurídico sobre el cumplimiento del objeto del contrato, cuando estas actividades no requieren conocimientos especializados. El supervisor actuará como contacto constante y directo entre el contratista, el interventor, si es el caso, y el Ministerio o el Fondo respectivo. Certificado de Disponibilidad Presupuestal - CDP: Documento expedido por la Subdirección Administrativa y Financiera, que garantiza la existencia de apropiación presupuestal disponible y libre de afectación para la asunción de compromisos con cargo al presupuesto de la vigencia fiscal. Registro Presupuestal R.P.: Documento en el que conste que se ha afectado la apropiación presupuestal de manera definitiva, garantizando que ésta no se desvíe a ningún otro fin. Es requisito de perfeccionamiento de los contratos que afectan el presupuesto. SECOP Sistema electrónico para la contratación pública. Es el sistema que utilizan las entidades que se encuentran inscritas en el Portal Único de Contratación




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SIIF Sistema Integrado de Información Financiera. Es una herramienta modular automatizada que integra y estandariza el registro de la gestión financiera pública, propicia una mayor eficiencia en el uso de los recursos de la Nación y brinda información oportuna y confiable. 4. NORMATIVIDAD 4.1 LEYES

Ley 80 de 1993, “por la cual se expide el Estatuto General Contratación Estatal”.

Ley 1150 de 2007, “por la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratación con recursos públicos”.

Ley 1474 de 2011, “Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública”.

4.2 DECRETOS

Decreto 2893 de 2011, “Por el cual se modifican los objetivos, la estructura orgánica y funciones del Ministerio del Interior y se integra el Sector Administrativo del Interior”.

Decreto 019 de 2012, “Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Publica”.

Decreto 1066 de 2015 “Por medio del cual se expide el Decreto Unico Reglamentario del Sector Administrativo del Interior”.

Decreto 1082 de 2015, “Por medio del cual se expide el Decreto único reglamentario del sector Administrativo de Planeación Nacional”.

Las demás disposiciones legales relacionadas con la contratación pública. 4.3 RESOLUCIONES

Resolución 0805 del 31 de julio de 2013, “por la cual se expide el manual de contratación del Ministerio del Interior y los Fondos a su cargo”.

Resolución 1636 del 22 de diciembre de 2014 “por la cual se modifica el numeral 1 del Artículo 64 de la Resolución 0805 del 31 de Julio de 2014”.

Resolución 0311 del 12 de marzo de 2015,”por el cual se deroga la Resolución 0102 del 02 de febrero de 2015”.

Resolución 0531 del 30 de abril de 2015, “por el cual se modifica el numeral 6 del Articulo 46de la Resolución 0805 del 31 de julio de 2014”

5. DESARROLLO 5.1. LINEAMIENTOS GENERALES 5.1.1. Podrán contratar con el Ministerio del Interior y los Fondos a su cargo las personas naturales y jurídicas públicas y privadas, consorcios y uniones temporales con capacidad para ello, conforme a la ley y los principios consagrados en la Constitución Política, la Ley 80 de 1993, la Ley 1150 de 2007, la Ley 489 de 1998, el Decreto 1082 de 2015, el Código Contencioso Administrativo y, demás normas concordantes. 5.1.2. Con fundamento en el presupuesto anual aprobado y la información suministrada por la Subdirección Administrativa y Financiera, la Subdirección de Gestión Contractual anualmente efectuará el cálculo de las cuantías por modalidades de selección, de acuerdo al salario mínimo legal mensual vigente y lo establecido en las normas respectivas. 5.1.3. El Ministerio del Interior y los Fondos a su cargo tienen la capacidad de contratar y comprometer a nombre de la Nación, y solicitar el gasto de las apropiaciones autorizadas, con base en lo dispuesto en el artículo 211 de la Constitución política, el artículo 110 del Decreto 111 de 1996, el artículo 12 de la ley 80 de 1993, adicionado por el artículo 21 de la Ley 1150 de 2007.




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5.1.4. Los contratos o convenios financiados en su totalidad o en sumas iguales o superiores al cincuenta por ciento (50%) con fondos de los organismos de cooperación, asistencia o ayudas internacionales, podrán someterse a los reglamentos de tales entidades. En caso contrario, se someterán a los procedimientos establecidos en la Ley 80 de 1993. Los recursos de contrapartida vinculados a estas operaciones podrán tener el mismo tratamiento. 5.1.5. La dependencia que haya elaborado el estudio y los documentos previos para adelantar cualquier proceso de contratación, será responsable de la veracidad y la exactitud de su contenido. 5.1.6. Para la contratación de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, la dependencia interesada debe solicitar a la Subdirección de Gestión Humana, la expedición de la certificación de insuficiencia de personal de planta idóneo para cumplir con el objeto requerido, para estos efectos, así mismo debe señalar un perfil preciso con el cual debe contar la persona a contratar. La dependencia interesada será la responsable de certificar que el referido perfil cumpla con las condiciones para desarrollar cabalmente el objeto y las obligaciones del contrato. 5.1.7. Cuando los recursos de la contratación provengan del presupuesto de inversión de la vigencia, la dependencia interesada debe, antes de solicitar la expedición del CDP, solicitar un concepto de viabilidad al Jefe de la Oficina Asesora de Planeación, a fin de verificar que las actividades y costos sean las aprobadas por el DNP, aplicando el procedimiento que se establezca para el efecto. 5.1.8. La dependencia interesada será responsable de fijar los criterios para la selección objetiva de los proponentes, en condiciones de igualdad, cuando se trate de modalidades de selección diferentes a la contratación directa. Para definir los criterios financieros de selección, la dependencia interesada deberá solicitar aprobación a la Subdirección Administrativa y Financiera, previa radicación de los documentos ante la Subdirección de Gestión Contractual. 5.1.9. La responsabilidad por la viabilidad jurídica de los estudios y documentos previos de la contratación, de acuerdo con las modalidades de selección es de la Subdirección de Gestión Contractual 5.1.10. La dependencia interesada en la contratación responderá las observaciones planteadas por los interesados en el proceso respectivo, siempre que no sean aspectos jurídicos o financieros propios de las áreas de contratación y financiera respectivamente y deberá asistir a todas las audiencias que se programen en el desarrollo del proceso. Los delegados de la dependencia interesada se entienden facultados por parte de su Director, Subdirector o Jefe, para tomar decisiones a nombre de la dependencia. 5.1.11. En todo proceso de selección primará lo sustancial sobre lo formal, por lo tanto no se podrá rechazar una propuesta por la ausencia de requisitos o la falta de documentos que verifiquen las condiciones del proponente o soporten el contenido de la oferta, siempre y cuando el requisito o el documento no constituya factor de escogencia establecido en el pliego de condiciones o mejora de su ofrecimiento. En estos casos, los profesionales encargados de la evaluación respectiva podrán solicitar los documentos y otorgar un plazo para su entrega, en igualdad de condiciones para todos los proponentes. 5.1.12. Cuando se emplee la modalidad de selección abreviada por subasta inversa o adquisición por bolsa de productos, la dependencia interesada elaborará para cada bien o servicio a ser adquirido, una ficha técnica en el formato establecido, que incluirá las características y especificaciones requeridas. Igualmente, si es el caso, definirá las condiciones de la negociación. 5.1.13. Para el caso de contratación de obras civiles por el Ministerio o los fondos a su cargo, los estudios previos deberán tener en cuenta la organización lógica y coherente de los plazos del proyecto, por lo cual deberán considerar de manera paralela los tiempos de contratación de su respectiva interventoría, si a ello hubiere lugar. Lo anterior con el fin de dar inicio oportuno a proyectos de estas características.




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No. Actividad Tarea Punto de Control Responsable

1 Elaborar los

estudios previos

Los estudios previos deben elaborarse de conformidad con lo establecido en el Decreto 1082 de 2015, o las normas que lo modifiquen, adicionen o sustituyan y según las indicaciones establecidas en el Manual de Contratación del Ministerio. El contenido mínimo del estudio es el siguiente: 1. La descripción de la necesidad que la entidad estatal pretende satisfacer con la contratación. 2. La descripción del objeto a contratar con sus especificaciones y la identificación del contrato a celebrar. Se debe definir un objeto claro y preciso, congruente con la justificación de la necesidad de la contratación. 3. Los fundamentos jurídicos que soportan la modalidad de selección. Esta debe ser, de acuerdo con las normas vigentes: - Contratación Directa - Licitación Pública - Selección Abreviada - Concurso de Méritos - Mínima Cuantía. 4. El análisis que soporta el valor estimado del contrato. (Ver Anexo 2. Tabla de equivalencias, para el caso de contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión) (Anexo 3. Formato Análisis del Sector Económico Anexo 4. Formato de estudio de mercado). 5. La justificación de los factores de selección que permitan identificar la oferta más favorable, de acuerdo con lo señalado en las normas vigentes y en el Manual de Contratación. Será responsabilidad de la dependencia interesada propender porque los criterios sean objetivos para la selección y que permitan la participación de un número plural de proponentes, en condiciones de igualdad. 6. El soporte que permita la tipificación, estimación y asignación de los riesgos previsibles que puedan afectar el equilibrio económico del contrato y la forma de mitigarlos. 7. Las garantías destinadas a amparar los perjuicios de naturaleza contractual o extracontractual, derivados del

Verifica que los estudios previos se ajusten a los requisitos del

Manual de Contratación y a

este procedimiento, e igualmente revisa

y avala la justificación de la necesidad de la contratación y el

presupuesto estimado para la

misma.

Director, Subdirector o jefe

o de la dependencia interesada




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incumplimiento del ofrecimiento o del contrato según el caso. 8. La indicación si la contratación respectiva esta cobijada por algún Acuerdo Internacional o un Tratado de Libre Comercio vigente para el Estado Colombiano. 9. Con el fin de garantizar el inicio oportuno de los proyectos relacionados con obra Civil, los estudios y documentos previos para este tipo de contrataciones deberán ser presentados a la Subdirección de Gestión Contractual, de manera simultánea junto con los Estudios previos de su respectiva interventoría, cuando a ello hubiera lugar, a efectos de que las obras cuenten con el control y la vigilancia respectiva a partir de la ejecución del proyecto y las mismas inicien en los tiempos programados. 10. Cuando los proyectos de obra civil se realicen a través de convenios interadministrativos con entes Territoriales y/o gubernamentales, en los estudios previos se deberá considerar que dichas entidades deberán iniciar los procesos precontractuales requeridos para el desarrollo del proyecto y la(s) interventoría(s) correspondiente(s), de forma simultánea en un término máximo de treinta (30) días, contados a partir de la suscripción del acta de inicio del respectivo convenio, con el objeto de que las obras cuenten con el control y la vigilancia respectiva a partir de la ejecución del proyecto y las mismas inicien en los tiempos programados. 11. Cuando se trate de adquisición de bienes y servicios de características técnicas uniformes se deberá incluir dentro del estudio previo la justificación a la que se refiere el artículo 2.2.1.2.1.2.12 del Decreto 1082 de 2015. 12. Para el caso de que la solicitud de contratación se trate de una operación secundaria a realizar a través de un Acuerdo Marco de Precios, la dependencia solicitante deberá radicar el respectivo estudio previo junto con los siguientes soportes, previo al envío de la solicitud para aprobación del Ordenador del Gasto:




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CDP

Acuerdo Marco de Precios, junto con sus apéndices y modificaciones.

Cotizaciones (si aplica).

Documentos del posible proveedor seleccionado.

Una vez verificados los soportes y la viabilidad de la solicitud por parte de la Subdirección de Gestión Contractual, será esta quien de aval para realizar la solicitud de compra y enviar al Ordenador del Gasto para la Aprobación.

2

Solicitar el certificado de disponibilidad presupuestal y la autorización

de uso de vigencias

futuras, si es el caso.

El Jefe, Director o Subdirector de la dependencia interesada en la contratación deberá solicitar el certificado de disponibilidad presupuestal a la Subdirección Administrativa y Financiera, de acuerdo con el procedimiento establecido para el efecto. El rubro presupuestal señalado en el CDP debe ser acorde con el objeto contractual propuesto, de modo que se garantice que los recursos están siendo destinados para el propósito para el cual fueron apropiados. Si se requiere, la dependencia interesada deberá adelantar el proceso de solicitud de autorización de uso de vigencias futuras, de acuerdo con los procedimientos definidos por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público y el Departamento Nacional de Planeación, según sea el caso. En el caso en que los recursos destinados al contrato sean de inversión, la dependencia interesada deberá anexar el Concepto de la Oficina Asesora de Planeación en relación con la posibilidad de invertir los recursos para los fines propuestos. Para la adquisición de bienes o servicios en bolsa de productos, la dependencia interesada deberá tener en cuenta el valor del contrato de comisión, el de la operación que por cuenta suya celebrará el comisionista a través de la bolsa, así como todo pago que deba hacerse por causa o con ocasión de aquella, incluyendo las garantías y demás pagos establecidos en el reglamento de la bolsa en donde se vaya a realizar la negociación. Este análisis deberá incluirse en el estudio previo.

Jefe, Director o Subdirector de la

dependencia interesada




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Radicar los estudios

previos ante la Subdirección de Gestión Contractual

El Jefe, Director o Subdirector de la dependencia interesada deberá remitir, mediante memorando dirigido a la Subdirección de Gestión Contractual, el estudio previo debidamente suscrito anexando los documentos precontractuales necesarios para iniciar el proceso, de acuerdo con las normas vigentes y el Manual de Contratación del Ministerio. Los documentos que se anexen deben estar debidamente foliados. El memorando remisorio deberá indicar el número de folios que se adjuntan e identificar cada uno de los documentos anexos.

Jefe, Director o Subdirector de la


5

Elaborar Fichas

técnicas para procesos de

subasta inversa o bolsa de

productos

Incluir en los estudios y documentos previos las fichas técnicas que contengan las características y especificaciones, en términos de desempeño y calidad, de los bienes o servicios de características técnicas uniformes y de común utilización que se vayan a adquirir mediante la subasta inversa. Estas fichas técnicas deberán contener como mínimo la denominación técnica del bien o servicio, la unidad de medida, las cantidades requeridas, si es el caso, las condiciones de entrega del bien o de prestación del servicio, las características técnicas mínimas de los bienes y los amparos que se deben incluir en la garantía única. Cuando se pretenda la adquisición por bolsa de productos, adicionalmente, el estudio previo deberá indicar: 1. El precio máximo de la comisión que la entidad estatal pagará al comisionista que por cuenta de ella adquirirá los bienes y/o servicios a través de bolsa y los demás gastos asociados con la operación en la bolsa mercantil. Estos valores deben estar de acuerdo con la Resolución que para el efecto establezca la Bolsa Mercantil. 2. El precio máximo de compra de los bienes y/o servicios a adquirir a través de la bolsa. 3. Las garantías adecuadas y proporcionales al objeto a contratar y a su valor, adicionales a las establecidas por el organismo de compensación de la bolsa de que se trate, si es el caso. Al estudio previo se deberá adjuntar la ficha técnica de la negociación y la ficha técnica del producto, debidamente diligenciadas, en

Verifica las condiciones

técnicas de los bienes o servicios

a adquirir, la unidad de

medida, las cantidades

requeridas, si es el caso, las

condiciones de entrega del bien o de prestación del

servicio, las características

técnicas mínimas de los bienes, los amparos que se

deben incluir en la garantía única y las condiciones incorporadas en la ficha técnica

de la negociación, cuando

corresponda

Jefe, director o subdirector de la





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el formato que para el efecto establezca la bolsa Mercantil.

6

Recibir y revisar la

solicitud de contratación

Verificar que la solicitud se encuentra debidamente suscrita, radicada, y que a la misma se adjunten los documentos necesarios para iniciar el proceso de contratación. En el caso en que la documentación se presente incompleta o no se encuentre debidamente suscrita, no se recibirá y será devuelta inmediatamente por parte de la Subdirección de Gestión Contractual. Si la documentación radicada se encuentra completa, el funcionario o contratista encargado del recibo de las solicitudes, remitirá a la persona encargada del Plan Anual de Adquisiciones, para que constate que dicha solicitud de Contratación se encuentre incluida dentro del mismo, Una vez efectuada la anterior revisión se procederá a entregar a un abogado que le corresponda por reparto de la Subdirección de Gestión Contractual para que efectúe la revisión jurídica de los documentos.

Solicitud debidamente presentada y diligenciada

correspondiente a los requisitos del Anexo No. 5 del

presente procedimiento.

Funcionario o Contratista de la Subdirección de

Gestión Contractual

encargado de la recepción de los documentos –

Subdirector (a) de Gestión

Contractual.

7 Revisar el Plan de

Contratación

Verificar que los procesos de selección o contratación que se le soliciten se encuentren incluidos dentro del mismo y en el caso en que no se encuentren, devolverá la solicitud a la dependencia interesada. En el caso en que se encuentren incluidos en el Plan Anual de Adquisiciones, verificará el debido diligenciamiento del formato que corresponda del Anexo No. 5, que contiene la relación de los documentos necesarios para el inicio del proceso, y lo incorporará en el expediente respectivo.

Matriz de seguimiento al Plan Anual de

Adquisiciones con su respectivo visto bueno.

Funcionario o contratista

responsable del Plan Anual de

Adquisiciones de la Subdirección

de Gestión Contractual

8

Consultar actas de comités

Cuando la solicitud de contratación se refiera a la adquisición de bienes y/o servicios con recursos de alguno de los Fondos a cargo del Ministerio, el abogado encargado de la revisión de la solicitud deberá verificar que exista un acta del Comité encargado de la administración, asesoría o evaluación de los proyectos a cargo del respectivo Fondo, en la cual se autorice claramente la respectiva contratación. El acta debe estar debidamente suscrita por el presidente y el secretario del Comité,

Acta del Comité

Abogado de la Subdirección de





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pues en caso contrario, la solicitud debe devolverse a la dependencia interesada

9 Elaborar el pliego de

condiciones

Una vez verificado el cumplimiento de los requisitos y el aporte de los documentos necesarios para adelantar el proceso de contratación, la Subdirección de Gestión Contractual elaborará el proyecto de pliego de condiciones respectivo.

Verifica que se cuente con los

requisitos y documentos

necesarios para iniciar el proceso contractual, de acuerdo con el

Manual de Contratación.

Funcionario o contratista de la Subdirección de


10 Convocar al Comité de

Contratación

Convocar al Comité de Contratación, al menos con tres (3) días hábiles de anticipación, mediante memorando o correo electrónico, al cual se anexarán la ficha de comité, junto con los documentos que serán objeto de revisión y aquellos que sean necesarios para el análisis y toma de las decisiones.

Ficha de Comité Subdirector de Gestión

Contractual

11 Reunir al Comité de

Contratación

El delegado de la Subdirección de Gestión Contractual verificará la existencia de quórum deliberatorio y levantará un acta que deberá ser suscrita por el/la Presidente del Comité y el/la Secretario/a Técnico del mismo y en la cual se dejará constancia de los votos emitidos por cada miembro en relación con la aprobación de los estudios previos y pliegos de condiciones elaborados, y de las razones que motiven cada decisión. El Comité podrá suspender las reuniones, con el fin de que la dependencia interesada o la Subdirección de Gestión Contractual, según sea el caso, efectúen las correcciones correspondientes. De esta decisión deberá quedar constancia en el acta.

Acta suscrita por el/la Presidente

del Comité y el/la Secretario/a

Técnico

Comité de Contratación

12

Elaborar el acto de

apertura y acto mediante

el cual se designa el

Comité Evaluador.

Una vez aprobados los documentos precontractuales por parte del Comité de Contratación en el caso que los requiera, la Subdirección de Gestión Contractual, según sea el caso, el abogado encargado del proceso en la Subdirección de Gestión Contractual elabora la Resolución por la cual se ordene la apertura del proceso y la Resolución mediante la cual se designa los funcionarios y contratista que conforman el comité evaluador.

Acto de apertura y acto mediante el cual se designa el Comité Evaluador

Funcionario o Contratista de la Subdirección de


Subdirector de Gestión

Contractual – Ordenador del

gasto.




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El Subdirector de Gestión Contractual revisa y avala los actos administrativos relacionados anteriormente y los remite para suscripción del ordenador del gasto.

13 Recibir las propuestas

El recibo de las propuestas se realizará en la fecha y hora o dentro de los períodos previstos en el cronograma del proceso. En todos los procesos que se adelanten por convocatoria pública, el recibo de las propuestas se hará de manera pública en la Subdirección de Gestión Contractual y se elaborará un acta en la que consten la totalidad de las propuestas recibidas, números de folios, los proponentes y los representantes de veedurías ciudadanas que asistan al acto de cierre, si es el caso. El acta será suscrita por el funcionario o contratista respectivo de la Subdirección Contractual, los miembros del comité evaluador (si asisten), los proponentes y representantes de las veedurías ciudadanas que asistan y el Subdirector/a de Gestión Contractual.

Acto administrativo de designación del

Comité.

Funcionario designado de la Subdirección de

Gestión Contractual -

Subdirector/a de Gestión

Contractual. .

14 Evaluar las propuestas

En los procesos de selección por Licitación Pública, Concurso de Méritos y selección Abreviada, la evaluación será efectuada por un Comité Evaluador, conformado por funcionarios o contratistas designados por el Ordenador del Gasto, mediante acto administrativo. El Comité Asesor Evaluador debe presentar un informe con el resultado de la revisión detallada de las propuestas presentadas frente al contenido del respectivo pliego de condiciones y de la verificación de los requisitos habilitantes y los criterios de calificación, adicionalmente deberá cumplir con los demás deberes designados para el efecto en el Manual de Contratación. El informe de evaluación debe estar suscrito por los miembros del Comité Asesor Evaluador y debe ser claro, conciso y debidamente sustentado. La Subdirección de Gestión Contractual pondrá a disposición de los proponentes el informe de evaluación preliminar, en las fechas y lugar señalados en el pliego de condiciones, y lo publicará en el Portal Único de Contratación, para que los proponentes

Verifica que la propuesta se ajuste a los

requerimientos del pliego de condiciones y presenta el informe de evaluación.

Comité Asesor Evaluador




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formulen por escrito las observaciones que estimen pertinentes. Una vez revisadas las observaciones, el Comité Evaluador corregirá o ajustará el informe y la calificación de las ofertas, si fuera el caso, y respondiera las observaciones que se presenten. Igualmente, hará las recomendaciones que considere pertinentes al ordenador del gasto sobre la adjudicación o declaratoria de desierta del proceso de selección.. La recomendación clara sobre el proponente al cual se considera se debe adjudicar el contrato y el valor que deberá tener el mismo debe constar en un acta suscrita por la totalidad de los miembros del Comité, indicando si existen miembros que se aparten de la decisión. Si no se presentan observaciones a la evaluación preliminar o no requiere realizar ningún ajuste o variación, esta será considerada como evaluación definitiva.

15 Adjudicar

Para todos los procesos de convocatoria pública efectuada en procesos de selección abreviada y concursos de méritos se adjudicará el contrato mediante acto administrativo motivado, que deberá ser proyectado por la Subdirección de Gestión Contractual y una vez suscrito por el ordenador del gasto, se publicará y notificará de acuerdo con la ley. En los procesos en los cuales la adjudicación se lleve a cabo en audiencia se levantará un acta por parte de la Subdirección de Gestión Contractual. Del desarrollo de la audiencia también se dejará constancia en un audio.

Verifica que se adjudique el

contrato al mejor proponente, de acuerdo con las

condiciones señaladas en el

pliego de condiciones.


Contractual - Ordenador del

gasto

16

Proyectar acto que justifica la

contratación directa

En los casos en que la norma lo exija para la contratación directa, la Subdirección de Gestión Contractual proyectará para firma del ordenador del gasto un acto administrativo que contenga el señalamiento de la causal que se invoca, en los términos y condiciones establecidos para el efecto en el Decreto 1082 de 2015, la determinación del objeto a contratar, el presupuesto de la contratación y las condiciones que se exigirán al contratista, la indicación del lugar en donde se podrán consultar los estudios y documentos

Acto administrativo

para justificar la contratación

directa

Subdirección de Gestión

Contractual - Ordenador del

gasto




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previos, salvo en caso de contratación por urgencia manifiesta.

17

Elaborar minuta de contrato

Elaborar la minuta, teniendo en cuenta lo establecido en el estudio y documentos previos, el contenido mínimo señalado en el Manual de Contratación, las cláusulas necesarias para cada clase de contrato y los Anexos N°. 7, 8, 9, 10, 11, 12 y 13. Todos los contratos o convenios deberán constar por escrito. Para el caso de contratos o convenios que se pretendan suscribir para financiar o cofinanciar proyectos con recursos del Fondo para la Seguridad y la Convivencia Ciudadana (FONSECON), se utilizará el Anexo No. 6 de este procedimiento.

Verifica que se cuente con la

totalidad de los documentos

necesarios para suscribir el contrato, de

acuerdo con el Manual de

Contratación y este

procedimiento.

Funcionario o contratista asignado--

Subdirector/a de Gestión

Contractual

18 Revisión de

la minuta

El Subdirector de Gestión Contractual y los demás funcionarios o contratistas que señale el ordenador del gasto designados para el efecto, de acuerdo a la organización interna del Equipo, revisa y avalan la minuta y posteriormente la Subdirección de Gestión Contractual la remite al Ordenador del Gasto para su respectiva suscripción.

Verifica que se cuente con la

totalidad de los documentos

necesarios para suscribir el contrato, de

acuerdo con el Manual de

Contratación y este

procedimiento.


Contractual – Ordenador del

Gasto - Contratista

19 Suscribir el contrato.

Una vez aceptada la minuta por las partes, debe ser suscrita por las mismas o por sus apoderados. El contratista o su representante legal, en el caso de personas naturales, deberá identificarse plenamente en el momento de la firma del contrato. En el caso en que se suscriba mediante apoderado, deberá aportarse el poder debidamente constituido, el cual deberá indicar expresamente las facultades que se confiere mediante el poder concedido.

Ordenador del Gasto -

Contratista

20 Perfeccionar y legalizar el

contrato

El contrato se perfecciona con la suscripción de las partes. Después de la firma del contrato por las partes, la Subdirección de Gestión Contractual del Ministerio le asignará fecha y número, para lo cual se debe llevar un registro único de los contratos y convenios suscritos por el Ministerio o los Fondos a su cargo, con numeración consecutiva, que

Ordenador del Gasto -

Contratista




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cumpla con los requisitos señalados en el Manual de Contratación. Una vez perfeccionado y numerado el contrato, la Subdirección de Gestión Contractual remitirá los documentos necesarios a la Subdirección Administrativa y Financiera, la cual expedirá el registro presupuestal respectivo, de acuerdo con el procedimiento establecido para el efecto.


Contractual – Subdirector de Administrativa y

Financiera

21

Constituir y Aprobar la Garantía

Única

El contratista deberá constituir las garantías que el contrato exija de acuerdo con el objeto contractual. El Subdirector de Gestión Contractual deberá verificar que los amparos de la garantía sean acordes con lo exigido en el contrato y aprobará la garantía, independientemente de la cuantía o tipo de contrato. En el caso en que la garantía no se ajuste a lo solicitado en el contrato, informará al supervisor para que éste requiera al contratista. (Anexo No. 14. Formato de Aprobación de Garantías)

Verifica que los amparos de las pólizas que se

constituyan correspondan a

los exigidos en el contrato.


Contractual

22

Cumplir requisitos

para la ejecución del

contrato

Para iniciar la ejecución del contrato o convenio se requiere de la aprobación de la garantía única y la expedición del respectivo registro presupuestal, si es el caso, así como de la suscripción del acta de inicio, cuando así se pacte, la cual deberá ser suscrita por el contratista y el supervisor designado y en ella se dejará constancia del cumplimiento de los requisitos de ejecución. El supervisor será responsable de verificar que no se inicie la ejecución del contrato sin que previamente se haya expedido el registro presupuestal y aprobado la garantía única y, en los casos que corresponda.

Constancia de Estudio y

Aprobación De La Póliza Anexo

Nº 14

Supervisor

23 Publicación del Contrato

La actividad contractual de las entidades que ejecutan recursos públicos debe estar publicada en el SECOP de acuerdo con lo establecido en la Ley 1150 de 2007 y en el Decreto Ley 019 de 2012 y el Decreto 1082 de 2015. El funcionario o contratista designado por el Subdirector de Gestión Contractual debe ingresar a la Página Web del Portal Único de Contratación – SECOP y publicar el contrato en formato PDF. La Subdirección de Gestión Contractual cuenta con (3) tres días

Funcionario asignado -


Contractual




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hábiles para publicar contados a partir de la fecha de expedición del documento.

27

Revisar el expediente

contractual e incorporación

al archivo.

En la medida en que se vayan surtiendo cada una de las etapas a las que hace referencia este procedimiento, verificar que se vaya conformando el expediente contractual y que los documentos estén completos y debidamente diligenciados. En el caso que se trate de procesos de selección, el expediente deberá abrirse un expediente del proceso independientemente de que se adjudique el contrato o que se revoque el acto de apertura. Verificar que todos los documentos a los que hace referencia este procedimiento se encuentren debidamente diligenciados, y que el funcionario o contratista que se designe para el efecto los haya archivado cronológicamente y foliado, y hará entrega del expediente al funcionario o contratista encargado del archivo, quien será el encargado de organizar y rotular el expediente de acuerdo con la normatividad de archivo vigente y será responsable de la custodia del mismo.

Verifica que los documentos que se archiven se

encuentren cronológicamente dispuestos, que se encuentren completos y firmados y

diligenciada la Hoja de Ruta del

expediente. Anexo N° 15.



Contractual

28 Incorporar el Contrato al

SIC

Ingresar al Sistema de Información Contractual (SIC; carpeta compartida) del Ministerio del Interior y registrar datos del contrato o convenio. Escanear la Minuta, el registro presupuestal y la aprobación de la Póliza.



Contractual

6. REGISTROS - Libro de Registro consecutivo de contratos. - Sistema de Información Contractual (carpeta compartida). - Expedientes contractuales - Portal Único de Contratación – SECOP - Libros con las resoluciones expedidas por los ordenadores del gasto. - Tabla de equivalencias diligenciada conforme a los incrementos efectuados.




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7. INFORMACIÓN

INFORMACIÓN GENERADA

RESPONSABLE FRECUENCIA UBICACIÓN

Proyectos de pliegos de condiciones y pliegos de condiciones definitivos

Subdirección de Gestión Contractual

Siempre que se emitan SECOP

Actas de cierre de los procesos



Informes de Evaluación y respuesta a las

observaciones a los mismos.

Comité Evaluador elabora los documentos. El responsable de su publicación es la Subdirección de Gestión Contractual


Resoluciones que se emitan en el desarrollo

de los procesos de contratación



Contratos Subdirección de Gestión

Contractual Una vez perfeccionados y

legalizados SECOP

8. SISTEMAS DE INFORMACIÓN

SISTEMA DE INFORMACIÓN

DESCRIPCIÓN RESPONSABLE UBICACIÓN

SECOP

Sistema Electrónico para la Contratación Pública; en esta plataforma se publica todas las actuaciones de los procesos de selección públicos y los contratos resultantes


Gobierno en Línea, Colombia Compra Eficiente

SIIF Sistema de Información

Integrada Financiera

Subdirección Administrativa y

Financiera

Ministerio de Hacienda y Crédito Público

Sistema de Información Contractual (SIC)

Plataforma con la información integral

sobre contratos.

Supervisores y Subdirección de Gestión

Contractual Ministerio del Interior




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9. ANEXOS Anexo 01 Formato de elaboración de estudios previos GC-P02-F01 V05

Anexo 02 Formato Tabla de equivalencias GC-P02-F02 V03

Anexo 03 Formato Análisis del Sector Económico GC-P02-F03 V04

Anexo 04 Formato Documentos requeridos para el inicio del proceso contractual GC-P02-F04 V04

Anexo 05 Formato Minuta de convenio para la cofinanciación de proyectos con recursos del fondo nacional de seguridad y

convivencia ciudadana – Fonsecon GC-P02-F05 V04

Anexo 06 Formato Constancia de estudio y aprobación de la póliza GC-P02-F06 V04

Anexo 07 Formato Minuta de Contrato de Prestación de Servicios y/o Apoyo a la Gestión

Anexo 08 Formato Minuta de Contrato para Proceso de Licitación Pública

Anexo 09 Formato Minuta de Contrato para Proceso de Selección Abreviada de Menor Cuantía

Anexo 10 Formato Minuta de Contrato para Proceso de Selección Abreviada de Característica Técnicas, Uniformes y de

común Utilización

Anexo 11 Formato Minuta de Contrato para Procesos de Concurso de Méritos Pre – Calificación

Anexo 12 Formato Minuta Contrato de Comodato Bienes Muebles

Anexo 13 Formato Minuta Convenio Interadministrativo que no Genera Erogación

Anexo 14 Formato Ficha de Prestamos Expedientes Contractuales GC-P02-F07-V02

Anexo 15 Formato Hoja de Control GC-P-02-F08-V01

10. CONTROL DE CAMBIOS

FECHA CAMBIO VERSIÓN

06-05-2011 Formato de Seguimiento y Revisión del clausulado Relevante –Contratos.

CP-P01-F02

06-05-2011

Se modifica la versión 01 del procedimiento para la elaboración, aprobación y publicación de contratos, al cual se anexan los formatos Seguimiento y Revisión del clausulado Relevante de contratos y convenios.

Formato Anexo 12 Formato de Seguimiento y Revisión del clausulado Relevante -Contratos.

Formato Anexo 13 Formato de Seguimiento y Revisión del clausulado Relevante –Convenios

Se ingresó en actividades el tema de Contratación por Prestación de Servicios donde se documenta el proceso de contratación, por lo cual se adiciona dos anexos :

Formato Anexo 10 Solicitud certificación de insuficiencia de personal

Formato Anexo 11 Certificación de Insuficiencia de Personal de Planta

02

21/11/2011

Se modifica en su totalidad la versión 02 del procedimiento para la elaboración aprobación y publicación de contratos, en razón de la expedición del Manual de Contratación del Ministerio del Interior, con la resolución 2015 de 2011

03

15/06/2012 Se ajusta la versión 03 del procedimiento para el desarrollo de procesos de selección, elaboración, perfeccionamiento y legalización

04

https://www.mininterior.gov.co/content/anexo-01-formato-de-elaboracion-de-estudios-previos-gc-p02-f01-v05

https://www.mininterior.gov.co/content/anexo-02-formatotabla-de-equivalencias-gc-p02-f02-v03

https://www.mininterior.gov.co/content/anexo-03-formato-analisis-del-sector-economico-gc-p02-f03-v04

https://www.mininterior.gov.co/content/anexo-04-formato-documentos-requeridos-para-el-inicio-del-proceso-contractual-gc-p02-f04-v04

https://www.mininterior.gov.co/content/anexo-05-formato-minuta-de-convenio-para-la-cofinanciacion-de-proyectos-con-recursos-del-fondo-nacional-de-seguridad-y-convivencia-ciudadana-fonsecon-gc-p02-f05-v04

https://www.mininterior.gov.co/content/anexo-05-formato-minuta-de-convenio-para-la-cofinanciacion-de-proyectos-con-recursos-del-fondo-nacional-de-seguridad-y-convivencia-ciudadana-fonsecon-gc-p02-f05-v04

https://www.mininterior.gov.co/content/anexo-06-formato-constancia-de-estudio-y-aprobacion-de-la-poliza-gc-p02-f06-v04

https://www.mininterior.gov.co/content/anexo-07-formato-minuta-de-contrato-de-prestacion-de-servicios-yo-apoyo-la-gestion

https://www.mininterior.gov.co/content/anexo-08-formato-minuta-de-contrato-para-proceso-de-licitacion-publica

https://www.mininterior.gov.co/content/anexo-09-formato-minuta-de-contrato-para-proceso-de-selecion-abreviada-de-menor-cuantia

https://www.mininterior.gov.co/content/anexo-10-formato-minuta-de-contrato-para-proceso-de-seleccion-abreviada-de-caracteristica-tecnicas-uniformes-y-de-comun-utilizacion

https://www.mininterior.gov.co/content/anexo-10-formato-minuta-de-contrato-para-proceso-de-seleccion-abreviada-de-caracteristica-tecnicas-uniformes-y-de-comun-utilizacion

https://www.mininterior.gov.co/content/anexo-11-formato-minuta-de-contrato-para-procesos-de-cconcurso-de-meritos-pre-calificacion

https://www.mininterior.gov.co/content/anexo-12-formato-minuta-contrato-de-comodato-bienes-muebles

https://www.mininterior.gov.co/content/anexo-13-formato-minuta-convenio-interadministrativo-que-no-genera-erogacion

https://www.mininterior.gov.co/content/anexo-14-formato-ficha-de-prestamos-expedientes-contractuales-gc-p02-f07-v02

https://www.mininterior.gov.co/content/anexo-15-formato-hoja-de-control-gc-p-02-f-15




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de contratos o convenios, en los ítems que se relacionan a continuación:

Definiciones: Se elimina lo referido al SICE, en atención a la derogación de esta figura mediante el Decreto – Ley 019 de 2012.

Normatividad: Se suprime la Ley 598 de 2000, por cuanto fue derogada por el Decreto - Ley 019 de 2012.

Decretos: Se suprimen los Decretos 679 de 1994, 3512 de 2003, 2474 de 2008, 4444 de 2008, 4533 de 2008, 4828 de 2008, 931 de 2009, 2025 de 2009, 2493 de 2009, 3576 de 2009, 4266 de 2010 y 1464 de 2010, en atención a su derogatoria por el decreto 734 de 2012, el cual se incluye.

Resoluciones: Se corrige el número de la resolución por la cual se expide el manual de interventoría de obra del Ministerio del Interior y los Fondos a su Cargo.

Desarrollo: Se ajusta la tabla del procedimiento, a efectos de ajustar el mismo a la normatividad vigente. (Decreto 734 de 2012)

Registros: Se relaciona la tabla de equivalencias.

Sistemas de Información: Se elimina lo referido al SICE, en atención a la derogación de esta figura mediante el Decreto – Ley 019 de 2012.

- Anexos: Se incluyen los formatos de minutas para los diferentes procesos contractuales: Prestación de servicios profesionales o de apoyo a la gestión, Licitación Pública, Selección Abreviada de Menor Cuantía, Selección Abreviada de Características Técnicas, Uniformes y de Común Utilización y Concurso de Méritos con pre – calificación.

28/06/2012

Se ajusta la versión 04 del procedimiento para el desarrollo de procesos de selección, elaboración, perfeccionamiento y legalización de contratos o convenios, en los ítems que se relacionan a continuación:

Desarrollo: Se incluyo en el numeral 5.1. LINEAMIENTOS GENERALES, el numeral 5.1.13 relacionado con estudios previos de obras civiles e interventorías

Desarrollo: Se ajusta la tabla del procedimiento, a efectos incluir requerimientos a tener en cuenta por parte de las dependencias en los estudios previos para procesos de contratación relacionados con obra civil e interventoría

Se incluye en el numeral No. 9 ANEXOS, formatos de minutas para celebración de convenios interadministrativos que no generan erogación alguna y contrato de comodato. Así como el formato de ficha para el préstamo de expedientes contractuales.

05

17/09/2013 Se modifica la versión 5 con el fin de actualizar la imagen del Ministerio del Interior en el procedimiento y en los formatos, se ajustó el contenido de formatos a la normatividad vigente

06




Código: GC-P-02

Versión: 08


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30/10/2013

Se modifica la versión 6, en el numeral de normas y se actualizan todos los formatos correspondientes a los anexos del 1, y del 3 al 13 del Grupo GC-PO-2 acorde con el nuevo Manual de Contratación del Ministerio del Interior y los Fondos a su cargo ( Resolución 1442 del 6 de septiembre de 2013)

07

30/06/2015

Se modifica la versión 07 con el fin de actualizar logotipo institucional del Ministerio del Interior en el procedimiento y en los formatos, se ajusta el contenido de formatos a la normatividad vigente y las actividades realizadas en el desarrollo de los procesos de contratación, se incluye en las actividades: subasta inversa y bolsa de productos. Se elabora e incluye Formato de estudio del mercado GC-P-02F-04 y la Hoja de Control Anexo N° 15.

08

Elaboró: _________________________ Angie Tatiana Beltrán López Contratista SGC

Revisó: ____________________-__ Lissette Amalia Carpio. SGC

Aprobó ________________________ Luz Mary Rincón Romero Subdirectora de Gestión Contractual

“Archivar en” 1103.47.05 Procesos y Procedimientos Apoyo – Proceso de Gestión Contractual

PROCEDIMIENTO PARA EL DESARROLLO DE PROCESOS DE … · 1082 de 2015, el Código Contencioso...

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