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PROCEDIMIENTO PARA APERTURA Y CONFORMACIÓN DE EXPEDIENTES

Proceso: GESTIÓN ADMINISTRATIVA

Versión: 02 Código: GA-PR-D02

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CONTENIDO

1. OBJETO 2. ALCANCE 3. DEFINICIONES 4. MARCO LEGAL 5. LINEAMIENTOS GENERALES PARA LA ORGANIZACIÓN DE

ARCHIVOS DE GESTIÓN 6. RESPONSABLES DEL PROCESO 7. DESARROLLO 8. ANEXOS 8.1 Formato Testigo Documental


Código: GA-PR-D02 Versión: 02

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1. OBJETO Establecer los criterios para la intervención archivística de los documentos de archivo recibidos o producidos por los diferentes Archivos de Gestión de LAS CEIBAS EMPRESAS PUBLICAS DE NEIVA. 2. ALCANCE Este documento aplica a todos los procesos que por razón de sus funciones generan y conservan bajo su cuidado documentación oficial de LAS CEIBAS EMPRESAS PUBLICAS DE NEIVA. 3. DEFINICIONES

Archivo de Gestión: Archivo de la oficina productora que reúne su documentación en trámite, sometida a continua utilización y consulta administrativa.

Carpeta: Unidad de conservación a manera de cubierta que protege los documentos para su almacenamiento y preservación.

Documento: Información registrada, cualquiera que sea su forma o el medio utilizado.

Documento de apoyo: Documento generado por la misma oficina o por otras oficinas o instituciones, que no hace parte

Expediente: Unidad documental compleja formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por una instancia productora en la resolución de un mismo asunto.

Documento misional: Documento producido o recibido por una institución en razón de su objeto social.

Folio: Cada una de las hojas que conforman un expediente. Está compuesto por dos páginas.

Foliación: La foliación es una acción administrativa u operación que consiste en numerar o enumerar correlativamente cada una de las hojas, fojas o folios, de todo documento archivístico o unidad documental recibida y/o generada por una institución o entidad.



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Ordenación documental: Fase del proceso de organización que consiste en establecer secuencias dentro de las agrupaciones documentales definidas en la fase de clasificación.

Organización documental: Proceso archivístico orientado a la clasificación, la ordenación y la descripción de los documentos de una institución.

Serie documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: historias laborales, contratos, actas e informes, entre otros.

Signatura topográfica: Identificación convencional que señala la ubicación de una unidad de conservación en el depósito y mobiliario de un archivo.

Subserie: Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas de forma separada de ésta por su contenido y sus características específicas Ej: Serie: Contratos, Subserie: Contratos de Obra Pública

Tipo documental: Unidad documental simple originada en una actividad administrativa, con diagramación, formato y contenido distintivos que sirven como elementos para clasificarla, describirla y asignarle categoría diplomática Ej: Serie: Contratos, Subserie: Contratos de Obra Pública, Tipología Documental: Acta de Inicio.

Tabla de Retención Documental: Listado de series y subseries con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

Unidad Administrativa: Unidad técnico - operativa de una institución.

Unidad de conservación: Cuerpo que contiene un conjunto de documentos de tal forma que garantice su preservación e identificación.

Unidad documental: Unidad de análisis en los procesos de identificación y caracterización documental. Puede ser simple, cuando está constituida por un solo tipo documental, o compleja, cuando la constituyen varios, formando un expediente.

Unidad de conservación: Cuerpo que contiene un conjunto de documentos de tal forma que garantice su preservación e identificación.

4. MARCO LEGAL



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Ley 594 de 2000, Ley General de Archivos; Artículo 4°, Literal d - “Los funcionarios son responsables de la Organización, conservación, uso y manejo de los documentos a su cargo ”

Ley 594 de 2000; Ley General de Archivos; Artículo 24° “Obligatoriedad de las tablas de retención. Será obligatorio para las entidades elaborar y adoptar las respectivas tablas de retención documental”

Ley 734 de 2002; Por la cual se expide el Código Disciplinario Único. Art. 34 Numeral 5 y Art. 35 Numeral 13 y 21.

Decreto 2609 de 2012; Art. 3 "Responsabilidad de la gestión de documentos"

Acuerdo 042 del 31 de octubre de 2002; Art. 1, “establece los criterios que deben seguirse para la organización de los archivos de gestión”

Acuerdo 042 de 31 de Octubre de 2002; Art. 2, “Obligatoriedad de la organización de los archivos de gestión”

Acuerdo 042 de 31 de Octubre de 2002; Art. 3, “Conformación de los Archivos de Gestión y Responsabilidad de los jefes de unidades administrativas”

Acuerdo 042 del 31 de octubre de 2002, Art. 4, criterios de para la organización de archivos de gestión.

Acuerdo 042 del 31 de octubre de 2002, Art. 7, Inventario Documental.

Circular 004 del 6 de junio de 2003, Organización de las Historias Laborales

Instructivo de Foliación en Archivos, Archivo General de la Nación 5. LINEAMIENTOS GENERALES PARA LA ORGANIZACIÓN DE

ARCHIVOS DE GESTIÓN 5.1 Las dependencias de LAS CEIBAS EMPRESAS PUBLICAS DE NEIVA, con

fundamento en la Tabla de Retención Documental aprobada y adoptada, deben velar por la conformación, organización, preservación y control de los archivos de gestión.

5.2 El responsable de cada proceso velará por la organización, consulta,

conservación y custodia del archivo de gestión de su dependencia. 5.3 Cualquier novedad o cambio que se genere en las Tablas de Retención

Documental de las dependencias, resultante de la aplicación de este documento, debe ser reportado al subproceso de Gestión Documental,



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quien brindará asesoría y tramitará la actualización de las mismas, a través del Comité Interno de Archivo. Adicionalmente, se pueden generar requerimientos de asesoría cuando: no aparece registrada la serie/subserie documental en la TRD, cuando no aparece registrado un tipo documental en una serie/subserie, cuando aparece una serie/ subserie documental o un tipo documental que ya no se utiliza, la dependencia se cree, fusione o suprima.

5.4 Para LAS CEIBAS EMPRESAS PUBLICAS DE NEIVA, la única unidad de conservación autorizada y de forma estandarizada será la carpeta en tamaño oficio en propalcote o yute, desacidificado, libres de acidez, con PH neutro y para el caso de series documentales esenciales la carpeta 4 aletas con las mismas características (Las especificaciones que deben cumplir los materiales con los cuales se elaboran las carpetas, están dadas en la NTC 4436:1999. Papel para documentos de archivo. Requisitos para la permanencia y la durabilidad, y en la NTC 5397:2005 Materiales para documentos de archivo con soporte papel. Características de calidad). No se permitirán como unidades de conservación pastas 3 argollas, AZ o similares, el subproceso de Gestión Documental a través del Archivo Central velará por la aplicación de este criterio y se abstendrá de recibir unidades documentales en una transferencia primaria que no cumplan con este criterio.

5.5 Los documentos serán archivados de forma exclusiva con ganchos plásticos.

5.6 Como unidad de almacenamiento se establece para la producción documental a partir de la fecha solo la caja de archivo referencia X200. (Las especificaciones que deben cumplir los materiales con los cuales se elaboran las carpetas, están dadas en la NTC 4436:1999. Papel para documentos de archivo. Requisitos para la permanencia y la durabilidad, y en la NTC 5397:2005 Materiales para documentos de archivo con soporte papel. Características de calidad). Por ello a partir de la fecha se estandariza al producción e impresión de documentos de archivo en soporte papel con un tamaño máximo de oficio. Durante el proceso de intervención de fondos acumulados serán utilizadas otras referencias por necesidad funcional de algunos casos atípicos, en la producción de documentos, especialmente en el área contable.

6 RESPONSABLES DEL PROCESO 6.1 Por cumplimiento normativo, es responsabilidad de los servidores y

empleados públicos así como los contratistas que presten servicios a las entidades públicas, aplicar las normas en materia archivística para asegurar



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la gestión de documentos, entre otras realizar la apertura o conformación de nuevos expedientes de su proceso y transferiros en su debido momento al Archivo Central.

7 DESARROLLO Todos los funcionarios, pasantes, temporales y contratistas de LAS CEIBAS EMPRESAS PUBLICAS DE NEIVA al momento de abrir una unidad documental o conformar un expediente deben hacerlo aplicando los siguientes criterios: 7.1 La apertura e identificación de los expedientes debe reflejar únicamente las

series y subseries documentales especificadas en las Tablas de Retención Documental - TRD de cada proceso.

7.2 Las Unidades Documentales deben ser rotuladas en la tapa frontal

diligenciando el rotulo pre impreso.

Unidad Administrativa:

Serie Documental:

Subserie Documental:

Nombre de Unidad Documental:

No. Volumen: x de x

Folios: 7.3 Una vez abierta la unidad documental será registrada inmediatamente en el

gestor documental (EXTRANET) que se encargará de administrar los registros en el formato único de inventario documental - FUID electrónico del Gestor Documental de la siguiente forma:

7.3.1 Unidad de Conservación: Se selecciona el tipo de unidad en que se

encuentra archivada la documentación de la unidad a registrar.

7.3.2 Macro Proceso/proceso/Dependencia/Serie/Subserie: Selecciona una subserie documental aplicando las TRD aprobadas que estarna cargadas previamente en el Gestor Documental.

7.3.3 Fecha de Apertura: Debe registrar la fecha inicial, es decir la del primer

documento con que abre la unidad documental (Carpeta). Las fechas que aplicaran para este metadato son las de radicación, elaboración o diligenciamiento de formatos y formularios.

7.3.4 Fecha de Cierre: Debe registrarse la fecha final, es decir la del último documento archivado en cada unidad documental (Carpeta). Esta fecha será dada solo al momento de cerrar la unidad documental con el



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promedio de 200 folios. (Respetando la integridad física del último documento)

7.3.5 Titulo: Se registra el nombre dado al expediente de forma clara y precisa.

7.3.6 Contenido: Este campo permite registrar al detalle el contenido de un expediente.

7.3.7 Ubicación en Gestión: Se registra la signatura topográfica en donde se encuentra ubicada la unidad documental dentro del archivo de Gestión del proceso a cargo del expediente.

7.3.8 Folios: Se registra la cantidad de folios que contiene la unidad documental. A medida que se actualiza el expedientes con nuevos folios, este dato debe ser actualizado en el Gestor Documental (EXTRANET)

7.3.9 Volumen: Se debe registrar el número de la unidad documental (Carpeta) al que hace parte dentro un expediente.

7.4 Los documentos serán organizados aplicando los sistemas de ordenación

alfabético, numérico, alfanumérico y cronológico; según sea el caso. Cuando el expediente sea organizado con el sistema cronológico, el documento con la fecha más antigua de producción o radicación debe ser el primer documento que se encuentre al abrir la carpeta (arriba) y el de la fecha más reciente se debe encontrar al final (abajo). Esto se logra colocando el gancho legajador al revés.

Fecha Antigua

01 Ene 2009Fecha Reciente

23 Dic 2009

Cuando el expediente sea organizado con el sistema numérico, el documento con el consecutivo menor debe ser el primer documento que se encuentre al abrir la carpeta (arriba) y el consecutivo mayor se debe



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encontrar al final (abajo). Esto se logra colocando el gancho legajador al revés.

a) A cada unidad documental al momento de archivar o actualizar nuevos

folios, se le efectuará una validación del contenido para confirmar que todas las piezas documentales correspondan a esta.

b) Al momento de ser perforados para efectos de archivo en la unidad de

conservación, se apilarían de forma alineada en la parte superior y se perforarán con referencia al tamaño oficio.

c) En aquellos casos que se detecten duplicaciones se efectuará descarte documental de las piezas de más. El descarte se hará bajo los criterios de originalidad y calidad.

d) Aquellas piezas documentales que por su tamaño no puedan ser

archivadas en el gancho legajador después de alinearlas con referencia al tamaño oficio, serán pegadas en una hoja de papel tamaña carta. Este proceso puede aplicarse a varias piezas en una sola hoja siempre y cuando conserven su orden natural y que una pieza no quede remontada sobre otra cubriendo parte de la información de la pieza documental.

e) A efectos de calidad de la información y fines de preservación y

conservación, no podrán imprimirse documentos de archivo sobre papel de reciclaje. Este tipo de papel debe ser utilizado para impresión de documentos de apoyo o documentos diferentes a los de archivo.

f) Aquellos documentos impresos en papel químico tipo fax, que no fueron incluidos en el proceso de radicación y registro en el gestor documental, serán reproducidos por medio del fotocopiado en papel de 75 gramos para asegurar la información contenida en ellos, antes de ser incluidos en el expediente.

7.5 Cada unidad documental debe contener en promedio de 200 folios,

respetando la integridad del último documento a archivar, con un máximo de 230 folios por unidad documental.

7.6 Los documentos de tipo especial, correspondientes a los Centros de

Información Técnica (Mapas, Planos, CD-ROM entre otros) que estén incluidos dentro de expedientes de una serie documental que deba transferirse al Archivo Central deben ser reemplazados por un testigo documental (Ver anexo No. 1), es decir, se debe dejar evidencia de la existencia del documento dentro expediente haciendo alusión a su ubicación en el Archivo Central



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7.7 Los tipos documentales que integran las unidades documentales deben ser foliadas una vez creadas o actualizadas, con el fin de facilitar su ordenación, consulta y control. La foliación de los documentos se hará en el riguroso orden de conformación del expediente de tal manera que se evidencie la trazabilidad de los diferentes trámites, teniendo en cuenta los siguientes criterios:

7.7.1 La numeración se aplica en forma consecutiva, asignando el número (1)

al primer documento de la unidad documental, e irá aumentando con los documentos generados durante el trámite independientemente del número de expedientes, por ejemplo: Volumen 1: Folios 1-189, Volumen 2: Folios 190-405.

7.7.2 La numeración debe ir en la esquina superior derecha de la cara recta, en

el mismo sentido del texto del documento.

7.7.3 Se debe escribir el número de manera legible y sin enmendaduras sobre un espacio en blanco, sin alterar membretes, sellos, textos o numeraciones originales.

7.7.4 Las hojas que estén impresas por ambas caras deberán ser numeradas por los dos lados, continuando con la numeración consecutiva. La página posterior debe ser numerada en la esquina superior izquierdo. Esta acción es necesaria a efectos de control en el proceso de digitalización, ya que este proceso toma imagen por cada cara sin importar que este impresa en una o las dos partes del folio.

7.7.5 Se debe utilizar lápiz # 2 de mina negra y blanda (HB o B), pero teniendo

en cuenta las características de reserva o de seguridad de los documentos de riesgo, se puede utilizar lapicero de tinta negra.

7.7.6 La foliación se realiza, respetando el orden natural de los documentos.



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7.7.7 No debe anteponerse a las cifras ningún término como pueden ser “número” o “folio”, es decir debe ir únicamente el número del folio correspondiente. Ejemplo: 1, 2, 3, 4, 5, 6...etc.

7.7.8 Se deben utilizar números arábigos. 7.7.9 Los impresos (folletos, boletines, plegables, publicaciones) incluidos

dentro de un expediente deben numerarse en un solo folio y en el campo de notas del formato único de inventario documental - FUID electrónico del Gestor Documental, se registrará el número de folio asignado y los datos descriptivos del impreso, incluyendo el número total de páginas que lo componen.

7.7.10 Aquellas piezas documentales que por su tamaño fueron pegadas en

una hoja de tamaño carta, serán foliados en la parte superior derecha de la pieza original y no la hoja de respaldo. Cuando se encuentren varias piezas pegadas en una sola hoja, a esta se le escribirá su respectivo número de folio, dejando en el área de notas del formato único de inventario documental - FUID electrónico del Gestor Documental, las características del documento foliado: cantidad de piezas pegadas, titulo, asunto, y fecha de los mismos.

7.8 En marco al Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo - SGDEA, para la producción de documentos de tamaño no estándar como reportes contables generados por sistemas de información contables, deberán ser generados en formato PDF o PDF/A a nivel electrónico y no serán impresos para su archivo y custodia. Este tipo de documentos serán producidos, administrados y conservados de forma electrónica, de tal modo que se creará el registro en el gestor documental (metadatos del numeral 7.3) y en remplazo de una imagen digitalizada se le cargará al gestor documental el archivo en formato PDF o PDF/A.

A partir del 4.6 PROGRAMA DE DOCUMENTOS ESPECIALES del PDG, por la naturaleza de producción y por ser consideradas series documentales especiales, a continuación se describen criterios para apertura y conformación de estos expedientes.

7.9 Expediente Cliente (Matrícula): Expediente misional del que se produce información en diferentes áreas de la subgerencia comercial, se debe conformar, administrar y custodiar de forma centralizada en el Archivo de Gestión de Comercial teniendo en cuenta:

7.9.1 La apertura del expediente se debe hacer bajo los criterios definidos en los numerales 7.3 a 7.7



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7.9.2 Para la actualización de este expediente de forma continua hasta su cierre, cada área productora enviará de forma periódica al Archivo de Gestión de Comercial toda la información recibida o producida de cada matricula relacionada en el formato GA-FR-D14 Formato Inventario para Actualización Expedientes Este formato será firmado por el jefe de proceso y encargado de preparar la documentación para entrega al Archivo de Gestión. Una vez sea implementado el gestor documental, este proceso se hará desde este de forma electrónica.

7.9.3 Los responsables del Archivo de Gestión de Comercial, verificarán el contenido relacionado en el formato GA-FR-D14 Formato Inventario para Actualización Expedientes y firmarán en constancia de recibo para actualización de expedientes de matriculas.

7.9.4 Los responsables del Archivo de Gestión actualizarán cada expediente con cada documento remitido por el Archivo de Gestión al expediente de la matricula. En caso de encontrar duplicaciones o fotocopias adicionales se aplicará el proceso de descarte documental de la tal modo que el expediente solo cuente con una pieza de cada documento y evitar así duplicaciones innecesarias.

7.9.5 Una vez actualizado el expediente físico, se actualiza su foliación según instrucciones del numeral 7.7 y se actualizan datos de inventario documental a efectos de control y facilidad en el manejo del expediente (Cantidad de folios, fecha final, Notas si es necesario).

7.9.6 En cumplimiento con los tiempos de retención de la TRD, este expediente solo será transferido al Archivo Central una vez haya transcurrido 1 año contado a partir de su cierre del expediente como matricula.

7.10 Historia Laboral: Expediente reglamentado por la circular 004 de 2003

del Departamento Administrativo de La Función Pública y Archivo General De La Nación, que debe ser administrado con estrictos controles para manejo y custodia, dado que esta serie documental es considerada esencial. En marco al Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo - SGDEA, esta serie documental será administrada física y electrónicamente a través del gestor documental así.

7.10.1 Dada la naturaleza de producción y el tiempo de conservación la

documentación de esta serie documental no deberá ser perforada para archivar en ganchos legajadores, evitando así focos de propagación de contaminación o deterioro a mediano y largo plazo. Por ello se deberá utilizar carpetas cuatro aletas.

7.10.2 Una vez abierta a la unidad documental será registrada inmediatamente en el gestor documental (EXTRANET) que se encargará de administrar los registros en el formato único de inventario documental - FUID



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electrónico y la hoja de control de contenidos del Gestor Documental de la siguiente forma:

7.10.3 Unidad de Conservación: Se selecciona el tipo de unidad en que se encuentra archivada la documentación de la unidad a registrar.

7.10.4 Macro Proceso/proceso/Dependencia: Selecciona nombre del proceso como está definido dentro de la estructura orgánico funcional y las TRD de la empresa.

7.10.5 Serie y subserie documental: Se selecciona la serie: Historias y seguidamente en el campo subserie documental: Historias Laborales.

7.10.6 Número de identificación: En este campo se digita el numero de cedula del empleado a registrar sin puntos ni caracteres especiales.

7.10.7 Fecha de Apertura: Debe registrar la fecha inicial, es decir la del primer

documento con que abre la unidad documental (Carpeta). Las fechas que aplicaran para este metadato son las de radicación, elaboración o diligenciamiento de formatos y formularios.

7.10.8 Fecha de Cierre: Debe registrarse la fecha final, es decir la del último documento archivado en cada unidad documental (Carpeta). Esta fecha será dada solo al momento de cerrar la unidad documental con el promedio de 200 folios. (Respetando la integridad física del último documento)

7.10.9 Titulo: Se registra el nombre del empleado en mayúscula sostenida registrando primero los apellidos y seguidamente los nombres, en ambos casos completos.

7.10.10 Contenido: Este campo permite registrar al detalle el contenido de un expediente.

7.10.11 Ubicación en Gestión: Se registra la signatura topográfica en donde se encuentra ubicada la unidad documental dentro del archivo de Gestión del proceso a cargo del expediente.

7.10.12 Folios: Se registra la cantidad de folios que contiene la unidad documental. A medida que se actualiza el expedientes con nuevos folios, este dato debe ser actualizado en el Gestor Documental (EXTRANET)

7.10.13 Volumen: Se debe registrar el número de la unidad documental (Carpeta) al que hace parte dentro un expediente.



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7.10.14 Creado por: El Gestor Documental (EXTRANET) seleccionará de forma automática, el nombre de quien crea el registro en el sistema.

7.10.15 Inventariado por: Se selecciona el nombre de quien realiza el inventario y que en muchos de los casos será la misma persona que crea el registro en el sistema.

7.10.16 Responsable: Se selecciona el nombre del funcionario responsable de la información (Jefe de Proceso al que corresponde el expediente).

7.11 Cada expediente debe contener los documentos ordenados atendiendo la secuencia propia de su producción, de tal modo que su disposición refleje el vínculo que se establece entre el funcionario y LAS CEIBAS EMPRESAS PUBLICAS DE NEIVA, desde su vinculación hasta la desvinculación de la entidad.

7.12 Cada expediente podrá estar contenido en varias unidades de conservación de acuerdo con el volumen de la misma, en donde en cada unidad documental se archivarán en promedio 200 folios, respetando la integridad física del último documento.

7.13 Una vez creado o actualizado el expediente físico, se adelanta la foliación según instrucciones del numeral 7.7. Cada vez que sea actualizado el expediente se hará lo mismo con la foliación.

7.14 Cada documento o tipo documental archivado en el expediente será registrado en el gestor documental a través de la opción tipologías Documentales o vinculación en caso de que el registro a archivar sea una comunicación generada en el gestor documental. Una vez registrada la tipología documental o documento, el gestor documental asignará un número de remisión y en donde este registro de control evitará la pérdida o ingreso indebido de documentos al expediente.

7.15 Una vez registrado cada documento como tipología, debe ser digitalizado y migrado al gestor documental para su consulta en línea. En caso de que el documento haya sido vinculado desde el mismo gestor documental y este ya este digitalizado no es necesario repetir el proceso pues el trabajara con un registro oficial ya digitalizado.

7.16 En cumplimiento con los tiempos de retención de la TRD, este expediente solo será transferido al Archivo Central una vez haya transcurrido 1 año contado a partir de su cierre del expediente.

8 ANEXOS



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8.1 GA-FR-D16 Testigo Documental

CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO FECHA

01 Creación del documento 07/12/2016

02 Se modifica procedimiento teniendo en cuenta según la herramienta Extranet el uso

que se dará

2017/11/22

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