PROCEDIMIENTO: NORMA TÉCNICA DEL SUBSISTEMA DE FORMACIÓN … · Proporcionar una guía de apoyo a...

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Procedimiento

Fecha: 2014-06-12 Revisión: 01 Página: 1 de 15

Norma Técnica del Subsistema de Formación y Capacitación

Código: PR-SP-GAFSP-DC-01

PROCEDIMIENTO: NORMA TÉCNICA DEL SUBSISTEMA DE

FORMACIÓN Y CAPACITACIÓN

PR-SP-GAFSP-DC-01 Procedimiento Página 2 de 15

Tabla de contenido 1. Datos Generales ......................................................................................................................... 3

1.1 Identificación del procedimiento ............................................................................................. 3

1.2 Objetivo ..................................................................................................................................... 3

1.3 Alcance ..................................................................................................................................... 3

1.4 Base legal.................................................................................................................................. 3

1.5 Glosario de términos ................................................................................................................ 3

2. Perfiles y niveles de responsabilidad ........................................................................................ 4

3. Descripción ................................................................................................................................. 5

3.1 Entradas .................................................................................................................................... 5

3.2 Salidas ....................................................................................................................................... 6

3.3 Descripción de flujo del procedimiento .................................................................................. 8

3.4 Descripción del procedimiento ............................................................................................... 9

3.5 Indicadores de desempeño del procedimiento .................................................................... 13

4. Políticas ..................................................................................................................................... 14

5. Anexos ....................................................................................................................................... 14

6. Archivo y conservación ............................................................................................................... 15


1. Datos Generales

1.1 Identificación del procedimiento

MACROPROCESO: Gestión Estratégica del Servicio Público

PROCESO: Gestión Técnica de Fortalecimiento y Apoyo del Servicio Público en

Materia de Desarrollo Institucional, Talento Humano y Remuneraciones

del Sector Público

SUBPROCESO: Capacitación en Políticas y Normas de Desarrollo Institucional, Talento

Humano y Remuneraciones del Sector Público

RESPONSABLE: Dirección de Capacitación

1.2 Objetivo

Proporcionar una guía de apoyo a las UATH institucionales en base a la Norma Técnica del Subsistema de Formación y Capacitación, que les permita ejecutar las acciones definidas en la misma de manera detallada. 1.3 Alcance

El presente procedimiento establece la forma de planificar, ejecutar el plan de capacitación así como también detalla los instrumentos técnicos de apoyo a la norma, y finaliza con los informes que la UATH debe remitir al Ministerio de Relaciones Laborales. Esta norma es aplicable a todas las instituciones del Estado comprendidas en el artículo 3 de la Ley Orgánica del Servicio Público. 1.4 Base legal

Ley Orgánica del Servicio Público: Art. 51 literal a y literal g; Art. 69 - 75

Reglamento General a la Ley Orgánica del Servicio Público: Art. 195 - 214

Acuerdo Ministerial No. MRL-2014-0108, de 14 de mayo de 2014, mediante el cual se expide la delegación a las UATH de las instituciones del sector público, la programación y coordinación del plan institucional de formación y capacitación, publicado en el Registro Oficial No. 252, de 23 de mayo de 2014

Decreto Ejecutivo No. 149, de 27 de noviembre de 2013, Implementación del gobierno electrónico en la Administración Pública, publicado en el Registro Oficial Suplemento No. 146, de 18 de diciembre de 2013: Disposición General Cuarta

Acuerdo Ministerial No. MRL-2014-0117, de 05 de julio de 2013, mediante el cual se expide el Reglamento para absolución de consultas dirigidas al Ministerio de Relaciones Laborales, publicado en el Registro Oficial No. 41, de 22 de julio del 2013.

1.5 Glosario de términos

Brechas de conocimiento: Hace referencia a la diferencia que existe entre el perfil óptimo del puesto y el perfil del servidor que ocupa dicho puesto.


Convenio de devengación: Documento escrito mediante el cual, la o el servidor se obliga a prestar sus servicios por el triple del tiempo que duren los eventos.

Cronograma: Calendario de trabajo o de actividades ordenadas en detalle para que las capacitaciones planificadas se ejecuten de manera organizada.

Detección de necesidades: Proceso mediante el cual la UATH Institucional identifica los requerimientos de capacitación con los responsables de cada una de las unidades administrativas de la institución, para lo cual se debe tomar en cuenta los resultados de la evaluación del desempeño.

Instrumentos técnicos: Formatos estandarizados de reportes y registros de la gestión de la UATH institucional con respecto a capacitación.

Objetivo multiplicador: Hace referencia a que todo servidor o servidora que haya recibido capacitación por parte institución debe socializar y transmitir los conocimientos en la misma, de acuerdo a los mecanismos que la UATH establezca

Proceso: Es el conjunto de actividades que presenta entradas (insumos) que las transforma en salidas (productos / servicios), agregándoles valor.

UATH: Unidad de Administración de Talento Humano

2. Perfiles y niveles de responsabilidad

ROL O CARGO DEL

RESPONSABLE NIVEL DE RESPONSABILIDAD / FUNCIONES

Autoridad nominadora institucional

Aprobar el plan anual de capacitación institucional elaborado por la UATH, en el que constará el presupuesto requerido para su ejecución, el mismo que se hará constar en la proforma presupuestaria para el siguiente ejercicio fiscal para la aprobación del Ministerio de Finanzas;

Suscribir convenios y contratos de capacitación con personas naturales o jurídicas nacionales o extranjeras;

Conceder permisos de estudios regulares de especialización, licencias sin remuneración, comisión con remuneración o por cumplimiento de servicios institucionales, según el caso, para las y los servidores que asistan a programas de formación y/o capacitación en el país o en el exterior;

Suscribir los convenios de devengación de becas de formación y capacitación; y,

Las demás que establezca la LOSEP y su Reglamento General.

Unidades de Administración de Talento Humano

Gestionar todos los procesos establecidos en la Norma Técnica del Subsistema de Formación y Capacitación;

Mantener la información debidamente registrada en los formatos que para el efecto proporcione el Ministerio de Relaciones Laborales;

Realizar el proceso de detección de necesidades de formación y capacitación;

Elaborar el plan anual de formación y capacitación y poner en

http://definicion.de/trabajo/


conocimiento de la máxima autoridad para su aprobación;

Calificar y seleccionar los servicios especializados de capacitación con personas naturales y/o jurídicas nacionales o extranjeras;

Ejecutar el plan anual de capacitación, debidamente aprobado por la máxima autoridad y presupuestado por parte del Ministerio de Finanzas;

Elaborar informes y reportes de la ejecución de los eventos establecidos en el plan anual de capacitación y remitir al Ministerio de Relaciones Laborales hasta el 31 de marzo del año siguiente a la ejecución del plan; y,

Las demás que establezca la LOSEP, su Reglamento General y el Ministerio de Relaciones Laborales.

Ministerio de Relaciones Laborales

Establecer políticas nacionales y normas técnicas de capacitación, así como coordinar la ejecución de programas de formación y capacitación;

Receptar los reportes de los resultados de los programas de capacitación ejecutados y remitidos por las instituciones públicas en el instrumento técnico que se elabore para este efecto;

Consolidar los resultados de los programas de capacitación de las entidades del sector público y remitir el informe integrado para conocimiento del Comité Interinstitucional de Formación y Capacitación para su monitoreo y evaluación;

Mantener actualizado el listado de personas naturales y jurídicas públicas o privadas que prestarán servicios especializados de capacitación en el sector público, calificadas por las UATH, de conformidad a la delegación emitida por el Ministerio de Relaciones Laborales; y,

Las demás que establezca la LOSEP y su Reglamento General.

3. Descripción 3.1 Entradas

Detección de necesidades de capacitación, de acuerdo a las brechas de conocimiento y a las competencias necesarias determinadas en la evaluación del desempeño por parte de cada unidad administrativa de la institución, para lo cual la UATH debe proporcionar a cada director o jefe inmediato de unidad el Formato Detección Necesidades Unidades Adm FO-SP-GAFSP-DC-0, con la información completa del personal a su cargo, la cual corresponde a los siguientes campos:

a. Nombres y apellidos del servidor o servidora

b. Número de cédula

c. Denominación del cargo

d. Grupo ocupacional


e. Régimen laboral

f. Atención a grupos prioritarios

Consolidación de las necesidades de capacitación por parte de la UATH el Formato Detección Necesidades UATH FO-SP-GAFSP-DC-02, para lo cual se detalla el siguiente instructivo:

1. Responsable del proceso de capacitación de la UATH:

a. Desarrollar internamente el plan de detección de necesidades.

b. Capacitar en el levantamiento de información a los responsables o jefes inmediatos de las unidades administrativas.

c. Enviar el Formato Detección Necesidades Unidades Adm FO-SP-GAFSP-DC-01 vía electrónica a cada jefe inmediato o responsable de las diferentes unidades administrativas de la institución.

2. Responsables o jefes inmediatos de las unidades administrativas

a. Llenar y firmar el Formato Detección Necesidades Unidades Adm FO-SP-GAFSP-DC-01, de acuerdo a la planificación de la UATH.

b. Remitir el formato de manera electrónica al responsable de UATH, para la elaboración del plan anual de capacitación.

Elaboración del plan anual de capacitación que establece la norma, en base a la recopilación de necesidades y acorde al Formato Plan Anual Capacitación FO-SP-GAFSP-DC-03, considerando que la detección de necesidades debe contemplar la misión, visión, objetivos estratégicos de la institución así como también los objetivos operativos, productos, servicios, procesos internos de la unidad administrativa y el manual de clasificación de puestos.

Calificación de prestadores de servicios de capacitación, verificando que se cumplan todos los requisitos establecidos en la norma, los cuales se registrarán en los siguientes formatos:

Formato Calificación Personas Naturales FO-SP-GAFSP-DC-04

Formato Calificación Personas Jurídicas FO-SP-GAFSP-DC-05

3.2 Salidas

Listado de prestadores de servicios de capacitación calificados, enviado por la UATH institucional al Ministerio de Relaciones Laborales de manera trimestral, a la dirección de correo electrónico [email protected], con el detalle íntegro de los prestadores de servicios calificados hasta la fecha; la información deberá ser remitida en formato Excel y PDF adjuntando las respectivas firmas de responsabilidad en el Formato Capacitadores Calificados FO-SP-GAFSP-DC-06.

Informe de ejecución de eventos, el cual está compuesto por el oficio elaborado por la UATH institucional y por la información de respaldo que se detallará en los siguientes instrumentos técnicos:

Formato Capacitaciones Ejecutadas FO-SP-GAFSP-DC-07

mailto:[email protected]


Formato Evaluación Facilitador FO-SP-GAFSP-DC-10

Evaluación del evento de capacitación

a. La UATH debe ejecutar la evaluación del evento en el Formato Evaluación Evento FO-SP-GAFSP-DC-08 en el cual cada uno de los participantes evaluará al facilitador y al organizador del evento.

b. El resultado promedio de las evaluaciones efectuadas al facilitador deben registrarse en el Formato Tabulación Resultados FO-SP-GAFSP-DC-09, considerando que el formulario está dividido en dos partes, evaluación al facilitador y evaluación a la organización del evento.

c. Para cada prestador de servicios de capacitación se debe usar un Formato Tabulación Resultados FO-SP-GAFSP-DC-09, con el propósito de obtener su promedio general de evaluación, y cada fila reflejará la evaluación obtenida de un evento de capacitación.

d. Registrar el promedio de evaluación obtenido por el organizador del evento y por cada prestador de servicios de capacitación y en el Formato Evaluación General FO-SP-GAFSP-DC-10 y remitirlo al Ministerio de Relaciones Laborales

Evaluación a los participantes a. En caso de que se trate de una capacitación de aprobación, los proveedores

de servicios de capacitación deben evaluar a los participantes conforme a los parámetros establecidos: 80% de asistencia y 70% de aprovechamiento.

b. Si corresponde a una capacitación exclusivamente de participación, deberá considerarse el 80% de la permanencia en el evento.

c. La UATH deberá incluir la información antes mencionada en el Formato Capacitaciones Ejecutadas FO-SP-GAFSP-DC-07.


3.3 Descripción de flujo del procedimiento


3.4 Descripción del procedimiento

No. ACTIVIDAD DEL FLUJO RESPONSABLE DETALLE DE LA ACTIVIDAD

1 Determinar necesidades de capacitación cada servidor

UATH institucional

a. Las UATH institucionales determinarán las necesidades de capacitación de cada servidor como insumo para diseñar el plan anual de capacitación, para lo cual la UATH deberá entregar a cada jefe inmediato o responsable de las unidades administrativas el Formato Detección Necesidades Unidades Adm FO-SP-GAFSP-DC-01, para que sea llenado de acuerdo a lo indicado en cada uno de los campos del formato.

b. Posteriormente deberá consolidar la información obtenida y consolidarla en el Formato Detección Necesidades UATH FO-SP-GAFSP-DC-02, en donde registrará los datos obtenidos de todas sus unidades administrativas.

2 Diseñar el plan anual de capacitación

UATH institucional

La UATH institucional elaborará el plan anual de capacitación en el Formato Plan Anual Capacitación FO-SP-GAFSP-DC-03, centrándose en el desarrollo de conocimientos, destrezas y habilidades técnicas y conductuales, de conformidad al perfil de competencias establecido en la descripción del puesto y considerando las brechas existentes entre el perfil del puesto y el disponible por la o el servidor público.

3 Enviar el plan anual de capacitación a la autoridad nominadora institucional

UATH institucional La UATH institucional debe enviar el plan anual de capacitación para someterlo a la aprobación de la Autoridad Nominadora Institucional.

4 Recibir plan anual de capacitación

Autoridad Nominadora Institucional

Recibe el plan de anual de capacitación elaborado por la UATH institucional.

5 Analizar viabilidad del plan anual de capacitación


La Autoridad Nominadora Institucional estudia la viabilidad de la ejecución del plan anual de capacitación, de no ser viable se remite a la UATH Institucional para que realice nuevamente el diseño del plan anual de capacitación.

6 Aprobar el plan anual de capacitación


Una vez analizado el plan y determinada su viabilidad aprueba el plan anual de capacitación para su posterior ejecución por parte de la UATH Institucional.

7 Elaborar cronograma de capacitación

UATH institucional Se realizará el cronograma de eventos detallando los recursos necesarios para su ejecución.



8 Elaborar lista de participantes UATH institucional Se detallan los participantes de cada evento de capacitación de acuerdo a la planificación establecida.

9 Elaborar solicitud de certificación presupuestaria

UATH institucional Se establece el presupuesto para la ejecución del programa de capacitación y se envía la solicitud de certificación presupuestaria a la Dirección Financiera.

10 Recibir solicitud de certificación presupuestaria

Dirección Financiera Recibe la solicitud de certificación presupuestaria para la ejecución del plan anual de capacitación.

11 Analizar solicitud de certificación presupuestaria

Dirección Financiera

Analiza la viabilidad de la ejecución presupuestaria del plan anual de capacitación y determina si es favorable o no favorable y remite contestación a la UATH. a. Si la respuesta a la solicitud presupuestaria NO fue favorable la UATH

deberá elaborar una nueva solicitud de certificación presupuestaria ajustándose al presupuesto disponible y someterla nuevamente a aprobación

b. En caso de que la solicitud presupuestaria sea favorable, la UATH podrá ejecutar los eventos planificados en el cronograma.

12 Buscar prestadores de servicios de capacitación

UATH institucional Seleccionar o buscar prestadores de servicios de capacitación de acuerdo a la planificación establecida por la UATH.

13 Verificar cumplimiento de requisitos para calificación

UATH institucional Las UATH institucionales verificarán el cumplimiento de los requisitos establecidos en los artículos 26 y 27 de la Norma Técnica del Subsistema de Formación y Capacitación.

14 Calificar y registrar prestadores de servicios de capacitación

UATH institucional

Una vez validado el cumplimiento de los requisitos la UATH procederá a

calificar y registrar los prestadores de servicios de capacitación en los

siguientes instrumentos técnicos:

Formato Calificación Personas Naturales FO-SP-GAFSP-DC-04

Formato Calificación Personas Jurídicas FO-SP-GAFSP-DC-05.

15 Verificar listado de proveedores de servicios de capacitación

UATH institucional

La UATH puede verificar si dentro de los proveedores de servicios de

capacitación calificados por otras instituciones encuentra la oferta de servicios

de capacitación que requiere.



16 Seleccionar capacitador y/o facilitador

UATH institucional Las UATH seleccionará el proveedor de servicios de capacitación de acuerdo a los procesos que su institución tenga definidos

17 Elaborar lista de prestadores de servicios de capacitación

UATH institucional El listado de prestadores de servicios de capacitación se remitirá trimestralmente al Ministerio de Relaciones Laborales en el Formato Capacitadores Calificados FO-SP-GAFSP-DC-06.

18 Recibir listado de prestadores de servicios de capacitación calificados


El Ministerio de Relaciones Laborales recibe el listado de proveedores calificados por parte de la UATH Institucional.

19 Actualizar lista de prestadores de servicios de capacitación calificados


El MRL mantendrá actualizado el listado de prestadores de servicios especializados de capacitación en el sector público, calificadas por las UATH.

20 Publicar lista de prestadores de servicios de capacitación calificados


El MRL establecerá los mecanismos para publicar el listado de proveedores de servicios calificados con su respectiva valoración recibida en las evaluaciones, para ser consultado de manera oportuna por los interesados.

21 Contratar al proveedor de servicios de capacitación

UATH institucional Para la ejecución del plan de capacitación institucional debidamente aprobado y presupuestado, podrán contratar servicios especializados de capacitación de acuerdo a lo citado en la norma.

22 Ejecutar el evento de capacitación de conformidad al cronograma

UATH institucional La UATH institucional previa aprobación del plan anual de capacitación institucional, ejecutará los eventos de conformidad al cronograma elaborado para este efecto.

23 Ejecutar evaluación del evento de capacitación

UATH institucional

a. La UATH debe ejecutar la evaluación del evento en el Formato Evaluación Evento FO-SP-GAFSP-DC-08 en el cual cada uno de los participantes evaluará al facilitador y al organizador del evento.

b. El resultado promedio de las evaluaciones efectuadas al facilitador deben registrarse en el Formato Tabulación Resultados FO-SP-GAFSP-DC-09, considerando que el formulario está dividido en dos partes, evaluación al facilitador y evaluación a la organización del evento.

c. Para cada prestador de servicios de capacitación se debe usar un Formato Tabulación Resultados FO-SP-GAFSP-DC-09, con el propósito de obtener su promedio general de evaluación, y cada fila reflejará la evaluación obtenida de un evento de capacitación.

d. Registrar el promedio de evaluación obtenido por el organizador del



evento y por cada prestador de servicios de capacitación y en el Formato Evaluación General FO-SP-GAFSP-DC-10 y remitirlo al Ministerio de Relaciones Laborales

24 Emitir de certificados de aprobación y/o asistencia

UATH institucional

La emisión y el registro de certificados de aprobación y/o asistencia a los programas de capacitación interna es responsabilidad de la Unidad de Administración de Talento Humano. a. Capacitación que requiera prueba de aprobación debe cumplir:

80% de asistencia; y, 70% de aprovechamiento.

b. Capacitación de participación:

Deberá considerarse el 80% de la permanencia en el evento.

25 Registrar certificados de aprobación y/o asistencia

UATH institucional La UATH realizará el registro de los certificados de aprobación o asistencia a los programas de capacitación interna.

26 Elaborar informe de ejecución de eventos establecidos en el plan anual de capacitación

UATH institucional

Elaborar el informe de ejecución de los eventos establecidos en el plan anual de capacitación y adjuntar al informe el Formato Capacitaciones Ejecutadas FO-SP-GAFSP-DC-07

27 Enviar el informe de ejecución de eventos al Ministerio de Relaciones Laborales

UATH institucional

Remitir al Ministerio de Relaciones Laborales hasta el 31 de marzo del año siguiente a la ejecución del plan lo siguiente: a. Informe de ejecución de eventos b. Formato Capacitaciones Ejecutadas FO-SP-GAFSP-DC-07 c. Formato Evaluación de CapacitaciónFO-SP-GAFSP-DC-10.

28 Receptar los informes de los resultados de los programas de capacitación ejecutados


El Ministerio de Relaciones Laborales registrará las UATH institucionales que remitan sus informes hasta la fecha indicada en la norma.

29 Consolidar los resultados recibidos.


El Ministerio de Relaciones Laborales consolidará la información recibida por parte de la UATH en una base de datos general.

30 Elaborar informe integrado Ministerio de Relaciones Laborales

Este informe será presentado al Comité Interinstitucional de Formación y Capacitación.


3.5 Indicadores de desempeño del procedimiento

No. NOMBRE DEL INDICADOR

DESCRIPCIÓN UNIDAD DE

MEDIDA FÓRMULA DE CÁLCULO

RESPONSABLE DE LA

MEDICIÓN

RESPONSABLE DE REVISIÓN

FRECUENCIA DE

MEDICIÓN

FRECUENCIA DE

REVISIÓN

FUENTE DE INFORMACIÓN / CAPTURA DE

DATOS

1 %CPAC Porcentaje de

cumplimiento del plan anual de capacitación

%

X100adasonesejecutcapacitaci#

icadasonesplanifcapacitaci#%CPAC

UATH Institucional

Director UATH

Institucional Semestral Anual UATH


4. Políticas

Se establece que para realizar la calificación de los proveedores de capacitación se requerirán copias simples de la documentación.

Todos los procesos implicados en la Norma Técnica del Subsistema de Formación y Capacitación son de absoluta responsabilidad de las UATH institucionales.

Los instrumentos técnicos establecidos por el Ministerio de Relaciones Laborales proporcionan son de aplicación obligatoria para las instituciones del Estado.

Se requerirá que los proveedores de capacitación estén calificados y registrados por una única institución para constar como proveedores y prestar servicios en todas las instituciones estatales dentro del período de un año calendario a partir de su registro y calificación.

La UATH institucional deberá reportar trimestralmente al Ministerio de Relaciones Laborales el listado de prestadores de servicios de capacitación calificados y registrados.

El Ministerio de Relaciones Laborales difundirá el listado de proveedores de capacitación calificados.

Las consultas que se generen a partir de esta norma se dirigirán a esta Cartera de Estado acogiéndose al Reglamento para absolución de consultas dirigidas al Ministerio de Relaciones Laborales, publicado en el Registro Oficial No. 41, de 22 de julio del 2013.

Cada UATH institucional debe establecer los mecanismos para cumplir con el efecto multiplicador, mediante la transmisión y/o socialización de los conocimientos, de acuerdo a lo establecido en el Ley Orgánica de Servicio Público, generando un cronograma para el efecto.

Los convenios de devengación deben ser suscritos obligatoriamente por una sola vez en la institución, por cada uno de los servidores y servidoras al inicio de su gestión. En el caso de los servidores que ya se encuentren laborando en la institución, la UATH se encargará de la suscripción del convenio correspondiente.

La capacitación inductiva deberá ejecutarse como máximo al mes de que el servidor o servidora haya ingresado en la institución y considerará dos aspectos de acuerdo a las particularidades y especificidad de la institución: Inducción general, de exclusiva responsabilidad de la UATH y la Inducción específica del puesto que será de responsabilidad de la unidad administrativa Formato Capacitación Inductiva FO-SP-GAFSP-DC-1

5. Anexos

Anexo 1: Formato Detección Necesidades Unidades Adm FO-SP-GAFSP-DC-01

Anexo 2: Formato Detección Necesidades UATH FO-SP-GAFSP-DC-02

Anexo 3: Formato Plan Anual Capacitación FO-SP-GAFSP-DC-03

Anexo 4: Formato Calificación Personas Naturales FO-SP-GAFSP-DC-04


Anexo 5: Formato Calificación Personas Jurídicas FO-SP-GAFSP-DC-05

Anexo 6: Formato Capacitadores Calificados FO-SP-GAFSP-DC-06

Anexo 7: Formato Capacitaciones Ejecutadas FO-SP-GAFSP-DC-07

Anexo 8: Formato Evaluación Evento FO-SP-GAFSP-DC-08

Anexo 9: Formato Tabulación Resultados FO-SP-GAFSP-DC-09

Anexo 10: Formato Evaluación General FO-SP-GAFSP-DC-10

Anexo 11: Formato Capacitación Inductiva FO-SP-GAFSP-DC-11

6. Archivo y conservación

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NOMBRE DOCUMENTO CÓDIGO UBICACIÓN RESPONSABLE DEL ARCHIVO TIEMPO DE RETENCIÓN

Procedimiento Norma técnica del

subsistema de formación y capacitación

PR-SP-GAFSP-DC-01

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Asistente de la Dirección de Procesos

2 años

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