Procedimiento Gestionar Servicios de Exportación Aérea Gestionar servicio de... · Procedimiento...

Procedimiento Gestionar Servicios de Exportación Aérea Código: MXOP-PRO-03

Versión: 02Revisión: 01

Fecha de emisión 24/02/2020

Procedimiento Gestionar Servicios de Exportación Aérea Código: MXOP-PRO-03

Versión: 02Revisión: 01

Fecha de emisión 24/02/2020

Ejecutivo de Operaciones & Customer ServiceEjecutivo de Operaciones & Customer ServiceEjecutivo GTW (oficina Aeropuerto CDMX)Ejecutivo GTW (oficina Aeropuerto CDMX) Ejecutivo de Servicio de despacho aduanalEjecutivo de Servicio de despacho aduanalEjecutivo de Servicio de Transporte TerrestreEjecutivo de Servicio de Transporte Terrestre

1B. Asignar MAWB y gestionar reserva

Solicitud de reserva y asignación de MAWB

4A. Generar y notificar prealerta al cliente/

embarcador/corresponsal por Softcargo

Prealerta enviada

KPI. Prealerta

Imprimir MAWB, HAWB, manifiesto de carga y cartas de seguridad y

notificar disponibilidad de documentos al dueño del embarque

por email

Confirmación de documentos

2A. Notificar d isponibilidad de documentos al AA

Revisar tracking para confirmar la salida real del vuelo

Confirmación de documentos por parte del cliente y PDF de HAWB enviado a GTW

2B. G estionar docume ntación final

Ingreso exitoso al almacén fiscalizado

Documentos disponibles notificados(Servicio sin despacho aduanal)

Y

Confirmación de documentos

YEmail de confirmación de salida real del vuelo

MAWB asignada, reserva realizada y seguimiento creado

Generar reserva en el portal

de la aerolinea

Registrar fechas estimadas de

salida y llegada en Softcargo

Y Notificación al cliente de la finalización del despacho aduanal

Solicitud de Servicios de clientes nuevos, Agentes o clientes frecuentes

Notificar por email confirmación de reserva al dueño del embarque y

registrar f echa de solicitud y fecha de respuesta en Softcargo

INICIO

PDF de HAWB enviada

Validar la impresión de HAWB vs el PDF enviado por parte del

ejecutivo de operaciones

5. Registrar información de embarque en portal Valida Carga para transmitir AMS

Confirmar con el cliente/ AA la fecha y hora de ingreso aduana

Notificar a GTW vía email el AA al que se le entregará la

documentación del embarque

Rectificar con el cliente que los pesos y dimensiones sean los

finales

1A. Gestionar servicio sin recolección y sin ingreso a la aduana

Y

Confirmación de entrega en aduana(Servicio con despacho)

Confirmación de documentos por parte del cliente

(Servicio con ingreso a la aduana)

Y

Pesos y dimens iones finales proporcionados por el clienteServicio sin recolección y sin ingreso a la aduana

Y

Y

Confirmación de entrega en aduana(Servicio s in despacho)

AMS transmitido

KPI. Booking Confirmation GTW

Asignar MAWB, generar seguimiento e ingresar costo

del Flete Aéreo y en softcargo

Y

Solicitud de reserva y asignación de MAWBServicio sin recolección

KPI. Registro costo de flete aéreo

Solicitar reprogramación de reserva a GTW por email

Ingreso exitoso al almacén fiscalizado

Solicitud de corrección de provisión del flete aéreo o programación de reserva oY

3A. Corroborar ingreso en tiempo y forma al almacén fiscalizado con el AA

Solicitar corrección de la provisión del flete aéreo a

GTW por email

3B. Gestionar reprogramación de vuelo o actualizar costo del flete aéreo

Realizar reprogramación del flete aéreo y enviar

actualización por email a Ejecutivo de Operaciones

Enviar costo del flete aéreo actualizado por email al ejecutivo de Operaciones

Notificar salida real al Ejecutivo de Operaciones por softcargo y

registrar ATD en softcargo

Itinerario nuevo o costo del flete aéreo actualizado y notificado

Y Itinerario nuevo o costo del flete aéreo actualizado y notificado

Documentación para gestionar recolección y/o ingreso a la aduana

Y

Posicionamiento confirmadoServicio con ingreso a la aduana

YOPosicionamiento confirmado

Servicio sin ingreso a la aduana

KPI. AMS

4B. D ar seguimiento a la salida del vuelo

Confirmación realizada de que el servicio incluye

entrega en destino final

FINAL

Cambio de estatus en softcargo

G. Gestionar despacho aduanal

G. Gestionar despacho aduanal

https://www.track-trace.com/aircargo

Dentro del almacén México Cargo Handling (“el

Fránces”)

*Factura comercial*Lista de empaque*Certificado de origen y/o permisos especiales de expo (cuando aplique)*MAWB, HAWB y manifiesto

de carga

Se tendrá máximo hasta el día de la salida del vuelohttps://www.validacarga.com/Default.aspx

El corte del vuelo es 8 horas antes de la salida del vueloCarga dimensionada y peligrosa considerar 24 hrs

*Utilizar plantilla precargada en gmail.

Para consulta y soporte ver:Guía Softcargo 2 (https://www.seacargo-c4.com/softcargo.html)

En caso de encontrar alguna discrepancia con la información, se notificará al operativo dueño del embarque por email.

La información que deberá de existir en el modulo de seguimiento es:*Tipo de Servicio*Cliente*Transportista (Nombre de la aerolínea)*Status (Confirmado o Reservado)*Master (liberada por parte del equipo GTW)*WR (Iniciales del ejecutivo de GTW que estará apoyando con esta actividad al dueño del embarque)*Monto de la compra del flete aéreo

Para consulta y soporte ver:Guía Softcargo 1 (https://www.seacargo-c4.com/softcargo.html)

B. Iniciar activación de embarque

B. Iniciar activación de embarque

E. Gestionar RecolecciónE. Gestionar Recolección

F. Gestionar ingreso a la aduana

F. Gestionar ingreso a la aduana

C. Iniciar tránsito del embarque

C. Iniciar tránsito del embarque

D. Iniciar cierre de posiciones

D. Iniciar cierre de posiciones

A. Gestionar Solicitud de servicio

A. Gestionar Solicitud de servicio

Considerar que para negocios cerrados por un vendedor en alguna de las oficinas a nivel nacional, el servicio deberá ser coordinado por el Branch correspondiente aun cuando se pague en otro país.

Instructivo. Gestionar Solicitud de Servicio EAInstructivo. Gestionar Solicitud de Servicio EA

Ejecutivo de Operaciones & Customer ServiceEjecutivo de Operaciones & Customer Service

¿Es un cliente nuevo?A.1.1 Participar en On-boarding

con Ejecutivo Comercial y Revisar Carta de Instrucciones

SI

A5. Confirmar disponibilidad, pesos y dimensiones finales de

la carga con el shipper

A6. Solicitar reserva del vuelo asignación de MAWB a GTW en

softcargo

A4. Enviar documentación para comenzar a gestionar servicios

adicionales

Solicitud de Servicios de clientes nuevos, Agentes o clientes frecuentes

A1. Revisar la solicitud de servicio

¿Es un Agente? A.1.2. Revisar notificación de nuevo embarque

¿Es un cliente recurrente? A.1.3. Revisar hoja de instrucciones

SI

SI

¿La información de la carta/hoja de instrucciones esta

completa?

A.1.4. Solicitar correcciones o información faltante por email

NOA2. Solicitar documentación y horarios disponibles de carga

con el sh ipper por email

A3. Subir documentación proporcionada por el shipper a

softcargo

¿El servicio incluye recole cción? SI

Y

Documentación para gestionar recolección y/o ingreso

a la aduana enviada

Solicitud de reserva y asignación de MAWB enviada a GTWServicio sin recolección

Actividad siguiente:1A. Gestionar servicio sin

recolección y sin ingreso a la aduana

Documento: Procedimiento EA




Actividad siguiente:1B. Asignar MAWBy gestionar

reservaDocumento: Procedimiento EA

Actividad siguiente:1B. Asignar MAWBy gestionar

reservaDocumento: Procedimiento EA

Solicitud de reserva y asignación de

MAWB enviada a GTW

INICIO

Código: MXOP-IST-01Versión: 02Revisión: 01Fecha de emisión 24/0 2/2020

La solicitud de Reserva de Aéreo deberá contener:Número de pzasDimensionesPesoTipo de cargaFecha de ingresoFecha de salida deseadaAdjuntar email de negociación de costos con la aerolínea por parte de pricing (cuando aplique)Utilizar plantilla precargada en email

La información mínima que deberá contener la carta/hoja de instrucciones será:*Tarifa de venta*Soportes de la compra (en caso de aplicar)*Peso y dimensiones*Origen destino*Confirmar el alta del cliente*Shipper*Consignatario*Validar que el cliente tenga crédito con Comercial o Cuentas por cobrar*Horarios de almacén y contactos (disponibilidad de la mercancía)*Manejo especial de la mercancía (cuando aplique)*Recolección (cuando aplique)*Despacho (cuando aplique)*Validar cliente dado de alta en sistema

*Carta de instrucciones*Facturas comerciales

*Lista de empaque*Certificado (origen,

sanitario, etc. Cuando

apliquen)

La documentación a enviar es:*Factura comercial*Packing list*Certificado de origen y/o permisos especiales de exportqción(cuando aplique)*ficha técnica cuando

aplique

2. Gestionar Recolección2. Gestionar Recolección

2. Gestionar Recolección2. Gestionar Recolección

Instructivo. Iniciar activación de embarque EAInstructivo. Iniciar activación de embarque EA


Actividad anterior:1A. Gestionar servicio sin



Vincular número de seguimiento en softcargo

Ingresar provisiones en softcargo

KPI. Provisión

B2 . Notificar el itinerario y enviar draft de HAWB al cliente

y AA y/o destinos (cuando aplique) para su Vo.Bo.

B1 . Generar registros en softcargo

Crear posición, MAWB y HAWB

B3. Registrar fecha de Booking confirmation en softargo

B5. Registrar fecha de Draft final en softargo

KPI. Draft final

KPI. Booking Confirmation

¿El cliente solicita correcciones o nuevo itinerario?

B4.1. Generar correcciones en HAWB o solicitar nuevo

itinerario a GTW por email

SIB4. Dar seguimiento al Vo.Bo del HAWB por parte del cliente

B6. Enviar PDF de HAWB confirmado por el cliente y

documentos comerciales por email a GTW

Y

MAWB asignada, reserva realizada y seguimiento creado

Pesos y dimensiones finales proporcionados por el clienteServicio sin recolección y sin ingreso a la aduana

Actividad anterior:

1B. Asignar MAWB y gestionar reserva


Confirmación de documentos por parte del

cliente y PDF de HAWB enviado a GTW

Actividad siguiente:2A.Notificar disponibilidad de

documentos al AADocumento: Procedimiento EA

Actividad siguiente:2A.Notificar disponibilidad de


Y



Actividad siguiente:2B. Gest ionar documentación final


Actividad siguiente:2B. Gest ionar documentación final


PDF de HAWB enviada a GTW


Es la documentación que necesitamos por parte del cliente y que se tendrá que enviar al AA y/o destinos cuando aplique:

*Carta de instrucciones*Facturas comerciales*Lista de empaque*Certificado de origen y/o permisos especiales de

importación(cuando aplique)

Cuando “sean guías B2B” se usará la misma posición que se genera en Softcargo.

Cuando “sean guías consolidadas” se usara la misma posición que se genera en Softcargo agregando la letra consecutiva del Abecedario de acuerdo a la cantidad de HAWB que se generen.

Ejemplo Posición original: EA07-00509-2019/015HAWB 1: EA07-00509-2019/015AHAWB 2: EA07-00509-2019/015B

HAWB 3: EA07-00509-2019/015C

6. Gestionar ingreso a la aduana

6. Gestionar ingreso a la aduana

Instructivo. Iniciar Tránsito de Embarque EAInstructivo. Iniciar Tránsito de Embarque EA


Actividad anterior:5. Registrar información de

embarque en portal Valida Carga para transmitir AMS


C2. Notificar mercancía volada al cliente por Softcargo

C1. Registrar fecha real de la salida del vuelo en softcargo

KPI. ATD

Validar que la compra y venta en softcargo sean correctas

Generar hoja control en softcargo

Enviar hoja control por email a Comercial para aprobación

Enviar hoja control a facturación por email

C3. Procesar Hoja Control

C4. Realizar seguimiento de vuelo y correcto arribo en

pagina de la aerolínea

C5. Confirmar que la carga no tenga incidencias

Notificar al cliente y GTW que la carga tuvo incidencias

Gestionar Incidencia

¿La carga tiene incidencias? SI

C6. Notificar llegada a destino al cliente/agente

Solicitar pago del servicio al cliente por email

Confirmar con finanzas por email pago en firme

¿El cliente cuenta con crédito?

NO

C9. Confirmar que el servicio incluya entrega en destino final

C9.1 Gestionar entre ga en de stino final

Dar seguimiento en destino del despacho aduanal y entrega

Solicitar documentos al agente en destino

Confirmar instrucciones de liberación en destino agente/

consignatario

Notificar y enviar prueba de entrega al cliente (POD) por

Softcargo

¿El servicio incluye entrega en destino final?

SI

Confirmación de que el servicio incluye entrega en destino final realizada

C7. Registrar fecha de ATA en softcargo

Actividad siguiente:D1. Validar la existencia de gastos

adicionalesDocumento: D. Iniciar Cierre del

embarque

Actividad siguiente:D1. Validar la existencia de gastos

adicionalesDocumento: D. Iniciar Cierre del

embarque

Y

AMS transmitido

Email de confirmación

de salida real del vuelo

Actividad anterior:4B. Dar seguimiento a la salida del

vuelo Documento: Procedimiento EA


https://www.track-trace.com/aircargo

Incidencias recurrentes:*Faltantes*Daño (solo puede ser confirmado por nuestra contraparte en destino)

*Parcialidad, etc.

C5.1 Atender incidencia

C8. Confirmar si el cliente cuenta con crédito

KPI. ATA

C8.1 Confirmar pago de clientes sin crédito

KPI Liberación

Instructivo. Iniciar cierre de embarque EAInstructivo. Iniciar cierre de embarque EA

Ejecutivo de Servicio de Transporte TerrestreEjecutivo de Servicio de Transporte Terrestre

Actividad anterior:C9. Confirmar que el servicio incluya

entrega en dest ino finalDocumento: Procedimiento EA

D4. Cambiar status a “Finanzas” en softcargo

D3. Subir checklist de cierre de pos iciones en Softcargo

FINALFINAL

Cambio de estatus en softcargo

KPI. Cierre de file

D2. Preparar cierre de file

Validar registro correcto y completo de provisiones y

compras en softcargo

Validar E-file completo y enviar facturas proveedores con sello

D1. Validar la existencia de gastos adicionales

Validar que exista factura hacia el cliente

Validar registro completo y correcto de KPI´s en softcargo

¿Existen gastos adicionales? SI

Ingresar compra y venta adicionales correctas en

softcargo

Generar hoja control en softcargo

Enviar hoja control por email a Comercial para aprobación

Enviar hoja control a facturación por email

D1. 1 Procesar H oja Control para gastos adicionales

D2.1. Completar el file con a información y/o

documentación faltante en softcargo

¿El file esta incompleto?

Asegurar que el E-fiile contenga*Facturas de proveedores *comprobante de pago cliente sin crédito (cuando aplique)

SI

Confirmación de que el servicio incluye

entrega en destino final realizada

MXOP-FOR-01Check list Cierre de posiciones


Instructivo. Gestionar Recolección EAInstructivo. Gestionar Recolección EA


Servi cio con recolección

E1.Validar que la mercancía requiera seguro, custodia e

ingreso

¿El servicio incluye el ingreso a aduana?

SI

E.1.2. Notificar a la custodia y confirmar datos de la custodia

al transportista

¿La mercancía requiere seguro?

E1.1. Generar póliza de seguro electrónica y enviar al cliente

SI

¿La mercancía requiere custodia?

SI

¿Se realiza cross dock sin recole cción?

E.1.3.Notificar a proveedor Cross Dock de la llegada de la

mercancía agregando en copia a GTW

SI

¿La carga se encuentra pesada y debidamente acondicionada?

NO

E3.1. Notificar al Comercial y Solicitar al cliente autorización

de acondicionamiento

Posicionamiento confirmado(Servicio con ingreso a la aduana)

o

Posicionamiento confirmado(Servicio sin ingreso a la aduana)

Ver Instructivo 2:Gestionar Ingreso a la Aduana

Ver Instructivo 2:Gestionar Ingreso a la Aduana

E4. Notificar datos del transporte al cliente,

embarcador y AA

E5. Confirmar posicionamiento con embarcador y transportista

E3. Generar carta de instrucciones al transportista

para recolección

E2. Buscar disponibilidad de equipo con el transportista

E6. Notificar datos del transporte al cliente,

embarcador y AA por Softcargo

E8. Confirmar posicionamiento con embarcador y transportista

E7. Generar y enviar carta porte al cliente por email

Actividad anterior:A.4. Enviar documentación para comenzar a gestionar servicios

adicionalesDocumento: A. Gest ionar solicitud

de servicio

Actividad siguiente:F1. Revisar en carta de instrucciones

de la recolección para saber si el ingreso será directo o con cross

dockDocumento: F. Gestionar Ingreso a

la Aduana

Actividad siguiente:F1. Revisar en carta de instrucciones

de la recolección para saber si el ingreso será directo o con cross

dockDocumento: F. Gestionar Ingreso a

la Aduana


recolección, sin ingreso a la aduana

y sin despacho aduanalDocumento: Procedimiento EA


recolección, sin ingreso a la aduana

y sin despacho aduanalDocumento: Procedimiento EA

KPI. Recolección


Carta Porte

Instructivo. Gestionar ingreso a la aduana EAInstructivo. Gestionar ingreso a la aduana EA


¿El ingreso a la aduana es directo?

Notificar datos del transporte al embarcador y AA

Confirmar posicionamiento con embarcador, AA y transportista

SI

F1. Revisar en carta de instrucciones de la

recolección para saber si el ingreso será directo o con

cross dock

F3. Confirmar datos de unidad y operador con

transportista

F6. Confirmar entrega en aduana con transportista y

notificar al embarcador

F5. Confirmar que la carga se encuentre pesada y

acondicionada

F6. Confirmar fecha y horario de pos icionamiento a la

aduana con AA

F4. Notificar datos del transporte al proveedor cross

dock y AA

F1.1. Gestionar Ingreso directo a la aduana

F2. Notificar a proveedor cross dock de la llegada de la

mercancía

Y

Confirmación de entrega en aduana(Servicio con despacho aduanal)

Confirmación de entrega en aduana(servicio sin despacho aduanal)

Actividad anterior:E8. Confirmar posicionamiento con

embarcador y transportistaDocumento: E. Gestionar

Recolección

Actividad siguiente:G1. Solicitar proforma de

pedimento al AADocumento: G. Gestionar Despacho

Aduanal

Actividad siguiente:G1. Solicitar proforma de

pedimento al AADocumento: G. Gestionar Despacho

Aduanal

Actividad siguiente:2A. Notificar disponibilidad de


Actividad siguiente:2A. Notificar disponibilidad de





Instructivo. Gestionar despacho aduanal EAInstructivo. Gestionar despacho aduanal EA

Ejecutivo de Servicio de despacho aduanalEjecutivo de Servicio de despacho aduanal

Documentaci ón envi ada al AA pa ra e l despacho

G5. Programar ingreso a la aduana

G1. Solicitar proforma de pedimento al AA

G2. Enviar proforma al cliente para su Vo.Bo.

Solicitar correcciones al AA

G8. Notificar y enviar z ip de despacho al cliente

confirmando la finalización del despacho aduanal

G4. Enviar guías finales MAWB & HAWB al AA

¿La proforma esta correcta y completa?

NO

G6. Dar seguimiento al despacho

¿Se tiene reconocimiento aduanero?

Notificar y resolver incidencia conforme las instrucciones del

clienteSI

KPI. Despacho

¿El AA requiere algún documento adicional?

SISolicitar documentación al

cliente cuando aplique

G3. Dar instrucción al AA de pagar pedimento final

G7. Solicitar cuenta de gastos al AA por email y subir zip de

despacho a softcargo

Actividad anterior:F6. Confirmar entrega en aduana

con transportista y notificar al embarcador

Documento: Instructivo Gestionar Ingreso a la aduana

Actividad siguiente:4A. Generar y notificar prealerta al cliente/ embarcador/corresponsal

por SoftcargoDocumento: Procedimiento EA

Actividad siguiente:4A. Generar y notificar prealerta al cliente/ embarcador/corresponsal

por SoftcargoDocumento: Procedimiento EA

Despacho finalizado


Ejemplo: Carta de No enajenación, Carta de no uso militar, Cartas

exonerativas

Tipos de incidencias más frecuentes: reacondicionamiento o

documental.

Documentación a enviar al cliente:

*Pedimento pagado (simplificado y/o completo)

*Facturas de proveedores *Pedimento pagado /simplificado y/o completo)*Factura del AA

SimbologíaSimbologíaD

efi

nic

ion

es

De

fin

icio

ne

s

Actividades Opcionales

Macro instrucciones

Actividades secuenciales

O Y A

KPI.

INICIO

FINAL

Decisión de instructivo

GTW = Gateway, oficina AICM CDMX

AA = Agente Aduanal

B2B = Back to back

Hace referencia a que hay que ver un Instructivo

Hace referencia a que hay que ver un Instructivo

Conectores entre actividades

Flujo de secuencia

Flujo de que existe una pregunta de autocontrol o comentario en la actividad

Iconos de instructivo para preguntas de autocontrol

POD = Proof of delivery

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