PROCEDIMIENTO GESTIÓN DOCUMENTAL...

Fecha de elaboración: 16 de septiembre de 2016

PROCEDIMIENTO

ELABORACION Y CONTROL DE

DOCUMENTOS

CÓDIGO: PR-ECD01 VERSIÓN: 1.0

PROCEDIMIENTO GESTIÓN DOCUMENTAL

(CNCL)

El presente documento tiene como objetivo dar a conocer una guía que permita normalizar la

metodología de elaboración, identificación y presentación de los documentos.


PROCEDIMIENTO


DOCUMENTOS


Establecer una guía y los controles necesarios para la elaboración, identificación,

aprobación, almacenamiento, protección y disposición final de los documentos.

Todos los documentos deben cumplir con las directrices establecidas en el presente

documento; la Coordinación Administrativa es responsable de velar por el cumplimiento

de los requisitos establecidos.

El procedimiento aplica a todos los documentos de origen interno tales como: manuales,

procedimientos, instructivos, circulares, memorandos, oficios, actas, entre otros, los

cuales hacen parte de la estructura documental de la CNCL.

Primero: La Ley 89 de 1993 Estableció la cuota de fomento ganadero y lechero y creó el

Fondo Nacional del Ganado para el manejo de los recursos provenientes del recaudo

de la parafiscalidad, el cual se ceñirá a los lineamientos del Ministerio de Agricultura

para el desarrollo del sector pecuario.

Segundo: El artículo séptimo (7º) de la Ley 89 de 1993 señala que “El Gobierno

Nacional, a través del Ministerio de Agricultura, contratará con la Federación

Colombiana de Ganaderos -FEDEGAN-, la administración y recaudo final de las Cuotas

de Fomento Ganadero y Lechero.”

Tercero: El artículo 106 de la Ley 1753 de 2015 señala que “Si la entidad administradora

no está en condiciones de garantizar el cumplimiento de las reglas y políticas que debe

regir la ejecución de las contribuciones parafiscales, el Ministerio de Agricultura y

Desarrollo Rural, por razones especiales definidas mediante reglamento, podrá asumir

temporalmente, a través de un encargo fiduciario, la administración de dichas

contribuciones y efectuar el recaudo.”

Cuarto: A través del artículo 2.10.5.1 del Decreto 2537 de 2015, el Ministerio de

Agricultura definió las razones especiales para la asunción temporal de la administración

de las contribuciones parafiscales por parte de la cartera ministerial en cita, dentro de las

cuales se encuentra la siguiente:

“Artículo 2.10.5.1. Razones especiales para la asunción temporal de la administración

de las contribuciones parafiscales por parte del Ministerio de Agricultura y Desarrollo

Rural. Se considerarán como razones especiales para que el Ministerio de Agricultura y

1. OBJETIVO

2. ALCANCE

3. MARCO LEGAL


PROCEDIMIENTO


DOCUMENTOS


Desarrollo Rural asuma temporalmente la administración de las contribuciones

parafiscales agropecuarias y pesqueras, las siguientes: (…)

2. Cuando el Fondo sea o haya sido admitido en proceso de reorganización en los

términos de la Ley 1116 de 2006 y normas concordantes, así como las normas que la

modifiquen, deroguen o sustituyan.

Quinto: A través del Auto 400 – 010328 del 4 de agosto de 2015, la Superintendencia

de Sociedades admitió al Fondo Nacional del Ganado, administrado por FEDEGAN, en

un proceso de reorganización regulado por la Ley 1116 de 2006, ordenando la

coordinación de dicho proceso con el que adelanta la sociedad FRIOGAN S.A.

Sexto: Vencido el plazo de cuatro (4) meses indicado en el artículo 31 de la Ley 1116 de

2006, para que el promotor del acuerdo de reestructuración presentara ante el juez del

concurso un acuerdo debidamente aprobado, con fundamento en el artículo 38 de la

ley en cita, la Superintendencia de Sociedades profirió el Auto 400 – 008393 del 26 de

mayo de 2016, en virtud del cual decretó “la terminación del proceso de reorganización

del Fondo Nacional del Ganado - FNG, administrado por la Sociedad Fiduciaria de

Desarrollo Agropecuario S.A.- FIDUAGRARIA, que actúa como mandataria del Ministerio

de Agricultura y Desarrollo Rural”; ordenó “la celebración del acuerdo de adjudicación

de los bienes del Fondo Nacional del Ganado” con la consecuente cesación de funciones

de los órganos sociales y de fiscalización, así como la separación de los administradores

y advirtió al deudor la imposibilidad para realizar operaciones en desarrollo de su objeto

social.

Séptimo: El Ministerio de Agricultura expidió el Decreto 947 de 2016, el cual “(…) tiene

por objeto reglamentar las medidas necesarias para garantizar la continuidad en el

recaudo e inversión de los recursos de los fondos parafiscales del sector agropecuario y

pesquero, en caso de liquidación de un fondo.” Puntualmente el parágrafo del artículo

segundo (2º) del Decreto en cita señala que “En caso de que se ordene la liquidación de

un fondo parafiscal del sector agropecuario y pesquero, el Ministerio de Agricultura y

Desarrollo Rural asumirá de manera temporal, por los términos máximos previstos en el

artículo 2.10.5.3 del presente decreto, contados a partir de la fecha de la decisión de

liquidación, a través de una fiduciaria contratada en las condiciones del artículo 106 de

la Ley 1753 de 2015 (…)”

Octavo: Con fundamento en lo dispuesto en los Decretos 2537 de 2015 y 947 de 2016,

el día 8 de julio de 2016 el Ministerio de Agricultura y FIDUAGRARIA S.A., suscribieron

el contrato de encargo fiduciario Nro. 20160655, denominado Cuenta Nacional de la

Carne y la Leche – CNCL MADR, “(…) para recibir el recaudo de la cuota de fomento

ganadero y lechero, para la administración y la inversión de las mismas de acuerdo a las

políticas formuladas por el Gobierno Nacional a través de EL FIDEICOMITENTE, en

cumplimiento de lo previsto en la Ley 89 de 1993, el Decreto 947 de 2016 del Ministerio

de Agricultura y Desarrollo Rural, y las demás normas que le sean aplicables.”


PROCEDIMIENTO


DOCUMENTOS


Noveno: En la cláusula sexta (6ª) del contrato de encargo fiduciario, las partes definieron

la conformación de un Comité Fiduciario, quien ejercería las funciones señaladas en el

parágrafo tercero (3º) de la cláusula en cita, entre otras, la señalada en su numeral

segundo (2º) así:

“SEXTA. Comité Fiduciario: El Comité Fiduciario estará conformado por: 3 representantes

designados por el MINISTERIO en su condición de FIDEICOMITENTE. (…)

PARÁGRAFO TERCERO. FUNCIONES DEL COMITÉ:

1. Aprobar el Manual Operativo del contrato y sus eventuales modificaciones. “

El aludido Manual Operativo fue aprobado por los integrantes del Comité Fiduciario en

cesión del 11 de agosto de 2016 con el objetivo es establecer procesos y procedimientos

necesarios para desarrollar las actividades requeridas para dar cumplimiento al objeto

contratado.

Aprobación: Acción o efecto que sirve para evidenciar que el documento contiene la

información verídica, necesaria y suficiente para hacer parte de la documentación

de un proceso de la organización. Quien ejecuta la acción debe conocer

suficientemente las políticas y objetivos de la organización, y es responsable por su

aplicación y logro.

Código: Nomenclatura asignada para la identificación del proceso, procedimiento,

registro.

CNCL: Cuenta Nacional de la Carne y la Leche.

Documento: Es un testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio

de sus funciones por instituciones o personas físicas, jurídicas, públicas o privadas,

registrado en una unidad de información en cualquier tipo de soporte (papel, cintas,

discos magnéticos, fotografías, etc.) en lengua natural o convencional.

Especificación: Documento que establece requisitos.

Fecha de aprobación: Día, mes y año en el cual se aprueba el documento.

Fecha de elaboración: Día, mes y año en el que se elabora el documento.

Información: Datos que poseen significado.

Normatividad: Preceptos jurídicos (leyes, decretos, resoluciones, circulares, entre

otros) a considerar o cumplir en el desarrollo del proceso o procedimiento.

PR-ECD01: Procedimiento para la elaboración y control de documentos de la CNCL.

Revisión: Actividad emprendida para asegurar la conveniencia, adecuación y eficacia

del tema objeto de la revisión, para alcanzar unos objetivos establecidos.

4. GLOSARIO


PROCEDIMIENTO


DOCUMENTOS


Versión: Número consecutivo que identifica los cambios sufridos por un documento

aprobado.

La CNCL considera que las diferentes alternativas para la presentación de

documentos puede ser en medio físico, magnético y/o electrónico, y audiovisual.

TIPOS DE DOCUMENTOS

Los tipos de documento son:

Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso.

Guía que describe de manera específica, secuencial y ordenada la forma de llevar a

cabo una actividad y que responde a las preguntas ¿Qué (hace)?, ¿Quién (hace)? y

siempre que se considere necesario, ¿Cuándo?, ¿Dónde?, ¿Cómo? (los hace) y ¿en

cuánto tiempo?

Instructivo: Documento que explica o sugiere los pasos para poder realizar una

actividad en particular.

Formato: Modelo o plantilla usado para poner un registro.

Circular: Documento de carácter general mediante la cual se pretende informar, dar

conceptos, reglamentar y/o solicitar algo. Va dirigido a un grupo de personas en

general (directivos, veterinarios, personal, entre otros.).

Memorando: Documento de carácter particular; comunicación escrita de manejo

interno donde se solicita o se da información, se solicitan servicios internos (compra,

suministro, gestión, entre otros), se envían documentos y/o se invita a reuniones. Va

dirigido a una persona o un grupo reducido de personas.

Oficio: Documento físico y/o magnético / electrónico, de manejo externo, donde se

solicita y/o se suministra información.

Acta: Relación escrita que sirve de constancia oficial de lo sucedido, tratado o

acordado por un grupo, comité o junta.

5. GENERALIDADES


PROCEDIMIENTO


DOCUMENTOS


*Nota: Para los documentos anteriormente mencionados se han establecido plantillas

o modelos (ver Anexos), los cuales se constituyen como una guía general para su

elaboración, sin perjuicio de que sufran cambios o modificaciones menores en cuanto

a su forma o contenido, según se requiera.

Video: Documento visual en formato de cinta de video o DVD de distintos tamaños,

que contiene cuñas publicitarias y/o material periodístico.

Grabación: Documento auditivo que viene en formato de cinta, casete, CD o DVD.

Arte: Diseño de piezas publicitarias institucionales en formatos digitales.

Fotografía: Documento visual en papel o digital de la historia de las imágenes del

gremio, del sector o de la organización.

Una distinción general pero importante radica en las diferencias entre documentos,

formatos y registros, las cuales se enumeran a continuación:

DOCUMENTOS FORMATOS REGISTROS

Información y su medio de

soporte

Modelo o plantilla usado

para poner un registro.

Documento que presenta

resultados obtenidos o

proporciona evidencia de

actividades

desempeñadas. (Formato

diligenciado)

Se leen Se diligencian Se archivan y conservan

Numeral 4.2.3 de la NTC

ISO 9001 No aplica numeral

Numeral 4.2.4 de la NTC

ISO 9001

Un documento no es un

registro.

Hace parte de un

documento

Es un tipo especial de

documento


PROCEDIMIENTO


DOCUMENTOS


DOCUMENTOS FORMATOS REGISTROS

Incluye manuales,

procedimientos,

instructivos, guías, etc.

Se dividen en internos y

externos:

Interno: procedimiento

Externo: leyes,

resoluciones, etc.

Generalmente son

internos.

Siempre son internos.

Los registros que entregan

los proveedores o clientes

se consideran documentos

externos.

ABREVIATURAS

MADR – Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural

SAF – Subdirección Administrativa y Financiera

ADM – Administrativa

SJ – Subdirección Jurídica

TECN – Técnica

TEC – Tecnología

JRC – Jefatura de Recaudo y Cartera

CGA – Coordinación Grupo Auditor

REDACCION Y TEXTO

Los documentos deben redactarse de manera impersonal, con los verbos conjugados

en tiempo presente, utilizando un lenguaje claro y sencillo, evitando el empleo de un

lenguaje coloquial y de expresiones extranjeras; se debe evitar el uso de verbos en

infinitivo (terminados en ar, er, ir, or, ur) y en gerundio (terminados en ando, endo).

El contenido del documento debe ser coherente con las actividades que se desarrollen

en el proceso de aplicación y en general debe mantener la uniformidad en la

terminología y estilo de redacción, dentro del mismo y en el conjunto de ellos.

Los Documentos que emitan los funcionarios de la CNCL, se elaboraran en papel

tamaño carta y preferiblemente usar letra Futura Lt BT tamaño 12. De igual manera


PROCEDIMIENTO


DOCUMENTOS


el texto debe comenzar en el margen izquierdo y debe estar justificado. El interlineado

es sencillo.

MARGENES

El texto se escribirá con los siguientes márgenes:

Superior: 3.0 cm a 5.0 cm.

Inferior: 2.0 cm a 3.0 cm.

Izquierdo: 1.5 cm a 3.0 cm.

Derecho: 1.5 cm a 3.0 cm.

Encabezado desde arriba: 1.5 cm a 2.0 cm

Pie de página desde abajo: 1.5 cm a 2.0 cm

Las márgenes establecidas aplican para todo documento, a excepción de las tablas

y gráficos, los cuales se elaboran en un tamaño mayor, igual o inferior a éste, acorde

con las necesidades.

ESTRUCTURA

Procedimientos :

Los procedimientos se estructuran teniendo en cuenta los siguientes ítems:

Presentación o Introducción: Exposición sobre el documento, su contenido,

objeto, áreas de aplicación e importancia de revisión y actualización.

Objetivo: Indica el propósito por el cual se elabora el documento y amplía la

información establecida en el título. Contiene una breve descripción de los fines

sugeridos para el procedimiento y/o instructivo.

Alcance: Relaciona las áreas funcionales o los cargos a los cuales les corresponde

aplicar los aspectos desarrollados en el documento. Define los límites del proceso

o actividad a describir, dónde inicia y dónde termina.


PROCEDIMIENTO


DOCUMENTOS


Glosario: Términos y/o definiciones utilizados en el documento, que por su

naturaleza pueden no ser conocidos o pueden tener diversas interpretaciones

dependiendo del contexto o idioma en que se utilicen; también incluye la

identificación abreviada de los términos que se considere pertinente abreviar en

el documento. Los términos y abreviaturas deben registrarse en orden alfabético,

en negrilla y seguidos de dos puntos. Adicionalmente es necesario asegurarse que

no sea utilizado otro término con la misma definición o viceversa, en otros

documentos, de ser así, el nuevo documento debe ceñirse a lo registrado en el ya

existente.

Generalidades: Aspectos que se deben tener en cuenta siempre de la misma

manera para la aplicación de las actividades descritas en el documento como

políticas, normas específicas, entre otras.

Desarrollo: Descripción en forma secuencial de cada una de las operaciones que

se realizan en el procedimiento, explicando en qué consisten y señalando los

responsables (título del cargo) de llevarlas a cabo - ¿Qué (hace)? - ¿Quién

(hace)? y siempre que sea pertinente, ¿Cuándo?, ¿Dónde?, ¿Con qué? y en

¿Cuánto tiempo (se hacen)?. Cuando se referencien formatos se debe hacer por

su nombre.

Control de Cambios: Se especifica cualquier modificación que se haga al

documento; para este fin se utiliza la matriz propuesta. Este registro es importante

para que las personas que revisan un documento en una nueva versión, puedan

identificar de manera rápida y resumida los principales cambios que ha tenido.

Descripción del Cambio Fecha de Modificación Nueva Versión

Versión del documento: Identifica el número de la revisión del documento o el

número de ediciones que ha tenido. El número de la versión de los documentos

inicia con 1.0. Y se incrementa consecutivamente cuando se realizan

modificaciones al mismo de la siguiente manera:

o Cuando se presentan cambios menores en los procesos documentados, el número

de la versión cambia y se actualiza al número decimal consecutivo al que llevaba

anteriormente. Se entiende por cambio menor una modificación de nombre,

cargo y/o medio de control que no afecten la esencia del Proceso.


PROCEDIMIENTO


DOCUMENTOS


Ejemplo:

Versión 1: “Los documentos de origen externo se identifican y controlan por medio

de sellos”.

Versión 1.1: “Los documentos de origen externo se identifican y controlan por

medio de stickers”.

o Cuando se presentan cambios mayores en los procesos documentados, el número

de la versión cambia y se actualiza al número entero consecutivo al que llevaba

anteriormente. Se entiende como cambio mayor cuando el número de cambios

menores en el documento sea mayor a nueve o existan cambios esenciales o de

fondo en el proceso, procedimiento o actividad descrita.

Anexos: Es una relación de los documentos que se requieren para la ejecución

del procedimiento y/o instructivo.

Instructivo

Los instructivos se estructuran teniendo en cuenta los siguientes ítems:

Objetivo: Indica el propósito por el cual se elabora el documento y amplía la

información establecida en el título. Contiene una breve descripción de los fines

sugeridos para el instructivo.

Desarrollo: Descripción en forma secuencial de cada una de las operaciones que

se realizan, explicando en qué consisten y señalando los responsables (título del

cargo) de llevarlas a cabo - ¿Qué (hace)? - ¿Quién (hace)? y siempre que sea

pertinente, ¿Cuándo?, ¿Dónde?, ¿Con qué? y en ¿Cuánto tiempo (se hacen)?.

Cuando se referencien formatos se debe hacer por su nombre.

Circular y Memorando

Las circulares y memorandos se estructuran teniendo en cuenta los siguientes ítems

(ANEXO N°1)


PROCEDIMIENTO


DOCUMENTOS


Codificación

La codificación de los documentos se realiza a través de consecutivos, la cual tiene la

siguiente estructura:

Ejemplo: CNCL – TECN -2016-001

*Nota: Lo anterior aplica para cualquier tipo de documento, la plantilla del documento

se encuentra estructurada así:

Membrete o Logo:

Será el logo símbolo adoptado institucionalmente.

Abreviatura Cuenta Nacional de la Carne y la Leche

Identificador por área

Consecutivo Numérico por año


PROCEDIMIENTO


DOCUMENTOS


Tipo Documental

Se escribirá tipo de documento siempre y cuando corresponda a Memorando o Circular

Interna, la cual se debe centrar en la parte superior del documento.

Justificación o Contenido

Se enuncia lo que se quiere informar.

Firmas

o El nombre, firma y cargo del funcionario competente.

o Proyectó: nombre, cargo y firma del funcionario asignado

o Aprobó: nombre, cargo y firma del responsable del proceso

o Revisión: si el funcionario competente lo considera pertinente

Oficio

Los oficios se estructuran teniendo en cuenta los siguientes ítems (ANEXO N° 2)

Membrete o Logo:

Será el logo símbolo adoptado institucionalmente.

Codificación

La codificación de los documentos se realiza a través de consecutivos, con la estructura

mencionada anteriormente.

Justificación o Contenido

Se enuncia lo que se quiere informar.

Firmas

o El nombre, firma y cargo del funcionario competente.

o Anexo lo enunciado en: N° de folios (si aplica).


PROCEDIMIENTO


DOCUMENTOS


o CC: Con Copia

o Proyectó: Nombre-Cargo del funcionario asignado.

o Aprobó: Nombre-Cargo del responsable del proceso.

o Revisión: Si el funcionario competente lo considera pertinente.

*Nota: La plantilla del documento se encuentra estructurada así:


PROCEDIMIENTO


DOCUMENTOS


NOMENCLATURA DE LOS DOCUMENTOS

Tipo de Documento ID

Manual M

Procedimiento PR

Instructivo IN

Formato/ Registro/Plantilla FR

Diagramas de flujo DF

Reporte (Aplicativos) RP

Videos VD

Los códigos de los documentos (manuales, procedimientos), deben tener la siguiente

estructura:

Ejemplo: PR-FC01 “Procedimiento Fomento al Consumo”

Dónde: PR corresponde a la nomenclatura del proceso al que pertenece el documento

(manual, procedimiento, entre otros), - FC nombre del procedimiento y 01 es el

consecutivo de la versión del documento.

PRESENTACIÓN Y UBICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS

La documentación de la CNCL se maneja preferiblemente en la red institucional

(carpetas públicas compartidas), por lo tanto la ubicación de los documentos en

formato PDF y archivo físico se custodiará en archivos digitales, AZ o fólderes.

Manejo de documentos por medios electrónicos o magnéticos

Cuando un documento (procedimiento, memorando, circular, oficio, etc.) pueda

manejarse de manera electrónica (correo electrónico, carpeta pública) deben

guardarse los principios generales de manejo de documentos:

Usar los formatos o plantillas preestablecidos.


PROCEDIMIENTO


DOCUMENTOS


Deben redactarse de manera impersonal, en un lenguaje claro y sencillo. Se debe

evitar el empleo de un lenguaje coloquial y de expresiones extranjeras.

Deben comunicarse de manera oportuna a quienes van dirigidos los documentos,

procurando guardar registro de dicha comunicación (p.e. copia del correo

electrónico enviado).

Deben archivarse y retenerse de acuerdo con los parámetros establecidos en este

procedimiento.

Identificación De Documentos Obsoletos

Cuando un documento interno pierde vigencia es necesario que se identifique como

documento obsoleto, con el fin de prevenir el uso no intencionado del mismo, para

lo cual deben seguirse los lineamientos que se presentan a continuación:

Documentos en medio magnético/electrónico: En la red interna/usuario CNCL se

dispone de una carpeta para identificación y almacenamiento temporal de

documentos obsoletos con el nombre de “Documentos Obsoletos”.

Documento medio físico: Su identificación se realiza mediante un sello o marca

visible como “Documento Obsoleto” en la portada del documento.

Documentos medio audiovisual: La identificación de los documentos obsoletos en

este medio se efectúa mediante un sticker o marca en un lugar visible (puede ser

la caratula cuando aplique) con la palabra “Obsoleto”.

De igual forma, los documentos de origen externos cuando pierden vigencia deben estar

debidamente identificados como obsoletos, como se especifica a continuación:

Documentos en medio magnético/electrónico: En la pública de la oficina Jurídica,

se archivan los documentos en la carpeta llamada “Documentos externos

obsoletos”.

Documentos en medio Físico: Se establece una carpeta con una marca visible de

“obsoleto” donde se archivan los documentos que pierden vigencia.

NIVELES DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD

Comentado [LAP1]: Jaime habilite la carpeta compartida


PROCEDIMIENTO


DOCUMENTOS


La revisión y aprobación de un documento lo realiza el Gerente, Subgerente,

Subdirectores y/o Jefes de Oficina, en su calidad de responsables de proceso.

Los subdirectores de Área, Jefes de Oficina y Coordinadores de Área de la CNCL,

son los responsables de determinar la elaboración de un nuevo documento o la

corrección de uno ya existente.

Los Subgerentes, Jefes de Oficina, Coordinadores de área son los responsables de

los procesos de la EF CNCL, deben garantizar que la documentación, tanto interna

como externa, relacionada con las actividades que se desarrollan en su área, se

encuentre disponible y actualizada.

APROBACIÓN, COMUNICACIÓN Y DIVULGACIÓN DE LOS DOCUMENTOS

Serán los Subdirectores, Jefes de Oficina, Coordinadores de área de EF-CNCL

quienes tendrán la competencia para aprobar los documentos así como los cambios

en sus versiones, será a través de las carpetas públicas compartidas por cada una de

las áreas y posteriormente se realizara el trámite correspondiente.

En los casos de ser necesario extraer cualquier tipo de documentación de los medios

anteriormente descritos, para su análisis o entrega a un tercero, deberá solicitarse vía

e-mail por el interesado al responsable encargado especificando el nombre del

documento, el código de identificación, el medio (físico o digital) además de una

breve descripción del uso previsto.

SOLICITUD Y ANULACION DE CONSECUTIVOS

Cuando se trate de solicitud de consecutivos referentes a MADR O SAF, estos deberán

ser solicitados a la Asistente de Gerencia, a través de correo electrónico, así mismo

las copias de los consecutivos requeridos deberán entregarse con el fin de que los

mismos reposen en la carpeta correspondiente.

En caso de que se requiera la anulación de un consecutivo, la solicitud se deberá

hacer mediante correo electrónico a la dependencia origen e indicando la causal de

anulación.

ALMACENAMIENTO Y PROTECCION

Comentado [LAP2]: Control de cambios


PROCEDIMIENTO


DOCUMENTOS


Para organizar los documentos que se encuentran en la CNCL, se debe tener en

cuenta la ubicación y métodos de protección tales como: cajas, carpetas,

archivadores, estantes, mobiliarios, etc.

DISPOSICION FINAL

La disposición final de una serie documental se determina mediante la importancia

que el documento represente para CNCL después de haber cumplido su vigencia.

Para esto se contemplan los siguientes aspectos opcionales según lo anterior:

selección, conservación total, digitalización y destrucción.

*Nota: Cualquiera de estas opciones es de elección excluyente, es decir, si se

conserva se puede digitalizar y no se destruye ni se hace selección, pero si se decide

digitalizar, se puede seleccionar otra opción y conservar totalmente o destruir.

Este procedimiento es la versión única e inicial del Procedimiento de Elaboración y

Control de Documentos.

Anexo N° 1. Plantilla modelo Memorando o Circular

Anexo N° 2. Plantilla modelo Oficio

Elaborado por:

Lyda Jazmin Daza Daza

Coordinadora Administrativa

Revisado y Aprobado por:

María Fernanda Zambrano Mora.

Subgerente Admón. y Financiera

6. CONTROL DE CAMBIOS

7. ANEXOS

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