Procedimiento de registro anual de los grupos 2014

ASOCIACION SCOUTS DE HONDURAS OFICINA NACIONAL COMITÉ EJECUTIVO

ASH-P-14/09

PROCEDIMIENTO

VERSION 3 2014

Página 1 de 7 copia del original versión No. 3 impreso el día 18/02/2014

PROCEDIMIENTO DE REGISTRO ANUAL DE

LOS GRUPOS

ELABORO REVISO AUTORIZO

José Ramón Pereira Alejandra Hernandez

Consejo Scout Nacional 2011-2014

Nelsón Pavón Presidente CSN

CONTROL DE CAMBIOS Revisión 15 de febrero de 2014


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Tabla de contenido Objetivos ...................................................................................................................................................... 3 Alcance ........................................................................................................................................................ 3 Responsabilidades........................................................................................................................................ 3 Equipo .......................................................................................................................................................... 4 Definiciones .................................................................................................................................................. 4 Actividades ................................................................................................................................................... 5

1) Consejo Scout Nacional ................................................................................................................... 5 2) Director de Operaciones ................................................................................................................... 5 3) Directores de Distrito ........................................................................................................................ 5 4) Representante de la Oficina Scout Nacional ...................................................................................... 5 5) Responsable de Grupo ..................................................................................................................... 5 6) Presidente de Consejo de Grupo ...................................................................................................... 6 7) Responsable de Unidad ................................................................................................................... 6 8) Director Administrativo...................................................................................................................... 6

Nuevos Ingresos ........................................................................................................................................... 6 Registro de la Información............................................................................................................................. 6 Referencias .................................................................................................................................................. 6


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Objetivos

Cumplir con el artículo 57 de los Estatutos de la Asociación Scouts de Honduras donde literalmente dice: Art. 57.- Cada Grupo Scout deberá reinscribirse anualmente en la fecha establecida por el CSN, y ante la instancia respectiva para poder gozar de sus derechos de los miembros y estar activos dentro de la Institución.

Es por esta razón que se presenta a continuación el procedimiento a seguir para reinscribirse y formar parte de la Asociación Scouts de Honduras.

Alcance

Todos los grupos que deseen seguir perteneciendo a la Asociación Scouts de Honduras.

Responsabilidades

1.1 la Dirección de Operaciones debe vigilar que el proceso se realice con los requerimientos solicitados.

1.2 El Responsable de Grupo debe coordinar que el proceso de Registro se lleve a

cabo. 1.3 El Responsable de Unidad debe hacer el levantamiento de la información

correspondiente. 1.4 El Presidente del Consejo de Grupo debe hacer la convocatoria de la Asamblea

General de Grupo con veinte (20) días de anticipación.

Nota: Los Directores de Distrito son los responsables de vigilar el proceso dentro de su Distrito. En el caso de los grupos que no pertenecen a un distrito es responsabilidad de la persona asignada por el Consejo Scout Nacional.


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Equipo

1. Sistema de registro 2. Impresora 3. Tinta o Tóner para Impresora 4. Computadora 5. Formato de Registro Anual (ASH-F/RG-14/09) 6. Carne de PVC 7. Insignia Anual 8. Certificado de Registro Anual de Grupo 9. Publicación de listado de grupos registrados

Definiciones

Art. 51.- La Asamblea Scout de Grupo, es el máximo órgano de gobierno del Grupo. Le corresponde aprobar y apoyar los planes y programas de su Grupo en base a las necesidades de los miembros beneficiarios que le conformen y nombrara de entre sus miembros al Consejo de Grupo con la misma estructura del CSN, contenida en el Art. 33, a excepción del cargo del Numeral 6, y, adicionalmente la integrara por el Jefe Scout de Grupo. Se reunirá ordinariamente cada año, a más tardar el último día del mes de Diciembre, antes de la Asamblea Scout de Distrito, para elegir su Junta Directiva y proponer al jefe Scout de Grupo para ser nombrado por el CSN, a través de su Presidente por un periodo de (3) tres años pudiendo ser reelecto. Art. 56. Para que un grupo pueda funcionar, debe contar con la autorización del CSN, estar debidamente registrado en la Oficina Scout Nacional, y cumplir con los requisitos que se establezcan en el Libro de Principios, Organización y Reglamentos. No puede darse ningún paso hacia la formación de un grupo scout, sin la aprobación provisional del Director de Distrito.


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Actividades

1) Consejo Scout Nacional a) Establecer el Periodo de Registro Anual b) Emitir Certificación de autorización del Grupo Scout

2) Director de Operaciones a) Envía convocatoria de Registro Anual (Fecha inicio y finalización) a los Directores de Distrito

y Responsables de Grupo vía correo electrónico y subir a la página Web la información y los formatos necesarios.

b) Revisar documentación. c) Presentar documentación al CSN para emitir autorización de registro anual del grupo. d) Trasladar la documentación a la Dirección Administrativa

3) Directores de Distrito

a) Participar en las asambleas de Grupo, para asegurar la conformación del grupo. b) Validar el acta de dicha asamblea firmándola y sellándola. c) Validar la documentación de registro, firmarla y sellarla. d) Dejar copia de la documentación de registro

4) Representante que el Consejo Scout Nacional designe

a) Participar en las asambleas de Grupo, para asegurar la conformación del grupo. b) Validar el acta de dicha asamblea firmándola y sellándola. c) Validar la documentación de registro, firmarla y sellarla. d) Dejar copia de la documentación de registro

5) Responsable de Grupo

a) Participación en la Jornada de Inducción b) Preparar junto con los responsables de unidad la Planificación Anual c) Entregar los formatos a los responsables de Unidad d) Recolectar formatos, fotografías, y cuota de registro. e) Llenar información de grupo en el Formato de Registro Anual f) Firmar Formato de Registro Anual g) Presentar documentación al Director de Distrito o representante que el Consejo Scout

Nacional designe (Únicamente para grupos que no pertenezcan a un distrito) para su Visto Bueno. i) Plan Estratégico de Grupo y Plan Operativo de Grupo ii) Acta de Asamblea de Grupo iii) Formato de Registro Anual ASH-F/RG-14/09 iv) Fotografías v) Constancia de Solvencia del Grupo

h) Entregar documentación a la Dirección Administrativa, pagar cuota de registro de los miembros y del grupo. i) Formato de Registro Anual ASH-F/RG-14/09 ii) Fotografías iii) Cuota de Registro (Miembros y Grupo) iv) Constancia de Solvencia de Grupo


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i) Recibir constancia de pago de registro junto con la insignia anual y carne.

6) Presidente de Consejo de Grupo

a) Participación en la Jornada de Inducción b) Realizar convocatoria de Asamblea General de Grupo con veinte (20) días de Anticipación c) Presidir Asamblea General de Grupo. d) Firmar acta de Asamblea General de Grupo. e) Firmar Formato de Registro Anual. f) Recolectar cuota anual de grupo

7) Responsable de Unidad

a) Preparar Planificación Anual de su Unidad. b) Llenar los datos en el formato de Registro Anual de los miembros de su unidad. c) Recolectar fotografías y cuota de registro por miembro. d) Entregar documentación al responsable de Grupo.

8) Director Administrativo

a) Generar Constancias de Solvencia de grupo o en su defecto listado de miembros del grupo que tienen créditos vencidos.

b) Recibir documentación. c) Recibir cuota de miembros y cuota de grupo según documentación presentada.* d) Emitir recibo del valor cancelado.* e) Entregar recibo firmado y sellado.* f) Entregar Insignia anual.* g) Entregar carne de los miembros registrados* h) Entregar certificación de grupo*

*Estas actividades son realizadas una vez que el CSN autoriza el registro anual del Grupo.

Nuevos Ingresos Para el registro de nuevos miembros se debe utilizar el formato ASH-F/RG-15/11

Registro de la Información ASH-F/RG-14/09 Formato de Registro Anual ASH-F/RG-15/11 Formato de Registro de Nuevos Ingresos

Referencias Art. 51, 56 y 57 de los Estatutos de la Asociación Scouts de Honduras


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FLUJOGRAMA Inicio

El Grupo Pertence a un Distrito?

Realizar Asamblea de Grupo

Generar Acta de AsambleaCon Vo. Bo.

DD

Generar invitacion a la OSN para para participar en

Asamblea

Generar Acta de AsambleaCon Vo. Bo.

Representante OSN

Llenado de formulario ASH/OP/01

Presentación Documentación al DD u Operaciones para

aprobación y Vo.Bo.

Esta la Documentacion

Completa

Presentar documentacion OSN

Pagar inscripcion y retirar Marchamos

Retirar Carne de la OSN

FIN

SINo

No

Realizar Asamblea de Grupo

Generar invitación al DD para participar en Asamblea

Listado de confirmacion

Plan de Grupo

Formulario ASH-F/RG-14/09

Acta de asamblea

Fotografias

Constancia de solvencia de grupo

CSN Define Fechas de Inscripcion

Se envia convocatoria de registro

Jornada Nacional de Induccion

Emitir Certficación de Vo.BoPor CSN

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Documents

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