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PROCEDIMIENTO DE RECIBO Y ENTREGA DE MATERIALES, EQUIPO Y SERVICIOS NO PERSONA~ES DE LA

ADMINISTRACI6N CENTRAL DE LA UNIVERSIDAD DE PUERTO RICO

Procedimiento de Recibo y Entrega de Equipo y Servicio No Personal de Ia Administraci6n Central de Ia Universidad de Puerto Rico

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lndice

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I. Titulo. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3

II. Base Legal. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3

Ill. Prop6sito y Aplicaci6n......... . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3

IV. Funciones de Ia Secci6n de Recibo y Entrega . . . . . . . . . 3

V. Procedimiento............... .... . .. ..... . ....... 4

VI. Disposiciones Generales. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8

VII. Enmienda, Derogaci6n y Separabilidad.. . . . . . . . . . . . . . 8

VIII. Vigencia . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9

Procedimiento de Reclbo y Entreoa de EQuipo y Servicio No Personal de Ia Admlnistraci6n Central de Ia Universidad de Puerto Rico

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I. Trtulo

Este documento se conocera como el Procedimiento de Recibo y

Entrega de Materiales, Equipo y Servicios No Personates de Ia

Administraci6n Central de Ia Universidad de Puerto Rico.

II. Base Legal

Este Procedimiento se aprueba al amparo de lo dispuesto en Ia Ley

Num. 1 del 20 de enero de 1966, conocida como Ley de Ia

Universidad de Puerto Rico, segun enmendada, y lo dispuesto en

Ia Secci6n 7.5 del Artrculo 7 y 14.5 del Reglamento General de Ia

Universidad de Puerto Rico.

Ill. Prop6sito y Aplicaci6n

A. El prop6sito de este Procedimiento es establecer

mecanismos de control intemos en el recibo y entrega de los

materiales, equipos y servicios no personates que adquiera

Ia Administraci6n Central de Ia Universidad de Puerto Rico

mediante orden de compra.

B. Sera de aplicaci6n a Ia Administraci6n Central de Ia

Universidad de Puerto Rico.

IV. Funciones de Ia Secci6n de Recibo y Entrega

La Secci6n de Recibo y Entrega esta adscrita a Ia Divisi6n de

Servicios Generales de Ia Oficina de Servicios Administrativos. La

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misma pertenece a Ia Oficina del Presidente de Ia Universidad de

Puerto Rico.

A. Funciones:

1. Recibira los materiales y equipos adquiridos mediante

arden de compra.

2. lnspeccionara y verificara que lo que se recibe esta

conforme con las especificaciones establecidas en Ia

Orden de Compra.

3. Entregara a Ia oficina o divisi6n solicitante el material

J)~ o equipo recibido. r-~.J-r --~ #

V. Procedimiento

A. Secci6n de Recibo y Entrega

1. La Divisi6n de Compras enviara el original de Ia

Orden de Compra al suplidor, Ia copia identificada

como lnforme de Recibo a Ia Secci6n de Recibo y

Entrega y el resto de las capias a las oficinas o

divisiones correspondientes.

2. La Secci6n de Recibo y Entrega archivara el lnforme

de Recibo en el expediente de 6rdenes pendientes de

recibo total.

3. En caso de que no se reciba lo solicitado en el tiempo

establecido en Ia Orden de Compra, el Encargado de

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Ia Secci6n de Recibo y Entrega identificara las

6rdenes de compra que esten pendientes de entrega

total o parcial y lo notificara al Agente Comprador.

4. . Si Ia entrega es parcial. el Encargado de Ia Secci6n

de Recibo y Entrega preparara y firmara un lnforme

de Recibo Parcial, enviara a Ia Divisi6n de

Contabilidad el docu men to y retendra una copia para

el expediente de entregas parciales. Se archivara

junto con Ia Orden de Compra (lnforme de Recibo)

hasta que Ia orden se reciba en su totalidad o se -determine su cancelaci6n.

5. AI momenta de recibirse Ia mercancfa, el Encargado

de Ia Secci6n de Recibo y Entrega verificara Ia

condici6n y las caracterfsticas de lo recibido para

determinar si cumple con las especificaciones de Ia

Orden de Compra. De coincidir, se aceptara Ia

mercancia. Se procedera a firmar Ia evidencia de

recibo (conduce, lista de empaque o factura) y se

entregara lo recibido a Ia divisi6n solicitante.

6. Cuando media un acuerdo entre Ia Division de

Compras y el suplidor para entregar mercancia

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B.

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'1'incompleta, dicha informaci6n se indicara en

el conduce.

7. AI momenta de entregarse Ia mercancra a las

respectivas oficinas, Ia persona designada para esos

prop6sitos, debera confirmar conjuntamente con

el Encargado de Recibo y Entrega que Ia

mercancra cumple con las especificaciones y Ia

cantidad requisada.

8. Si lo recibido es equipo, el Encargado de Recibo y

Entrega notificara al Encargado de Ia Propiedad para

codificar el mismo de acuerdo a Ia Reglamentaci6n

vigente. El Encargado de Recibo y Entrega entregara

el equipo a Ia divisi6n u oficina solicitante.

9. Una vez Ia oficina o divisi6n solicitante haya recibido

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Ia propiedad, el Encargado de Recibo y Entrega Jl

procedera a enviar el lnforme de Recibo a Ia Oficina "?. ~~

de Cuentas a Pagar para el tramite correspondiente. - l:>t.-V\O l~o-r

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Oficina o Divisi6n Solicitante

1. Cuando por circunstancias extraordinarias el

funcionario deslgnado por Ia oficina solicitante

requiera Ia entrega directa de materiales, equipos y

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servicios no personates sera responsable de verificar

Ia misma.

2. El funcionario designado verificara e inspeccionara

los materiales, equipos y servicios recibidos y enviara

el conduce o notificaci6n escrita a Ia Secci6n de V.

Recibo y Entrega en un maximo de dos dfas

laborables. El Encargado de Recibo y Entrega

procedera con el tramite de inspecci6n, registro, ~A

solicitud para codificar el mismo y :Jago 1 de

conformidad con Ia reglamentaci6n vigente.

3. El recibo de materiales y equipos para aquellas

divisiones, oficinas y otras que puedan ser creadas

por Ia Oficina del Presidente, que estan ubicadas

fuera de los predios del edificio de Ia Administraci6n

Central, se efectuara en el area designada para ese

prop6sito. De esa forma los usuarios podran disponer

de los materiales, equipos y servicios no personates

en un termino de tiempo menor.

C. Devoluci6n y Cambio de Mercancfa.

1. El Encargado de Recibo y Entrega identificara las

circunstancias y razones para Ia devoluci6n. y cambio

de mercancia.

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2. Se completara el formularia denaminada Tramite para

devoluci6n de mercancia. El Encargado de Recibo y

Entrega enviara a Ia Divisi6n de Campras, capia del

Formulario para Ia acci6n correspondiente.

3. Una vez iniciado el tramite administrative que

correspande, el Encargado de Recibo y Entrega

retendra el lnforme de Recibo y efectuara el

seguimie~to al suplidar en caardinaci6n con Ia

Divisi6n de ComprC: hasta concluir el mismo.

4. Cuando el suplidor efectue Ia devoluci6n o el cambia

correspondiente, firmara el Formulario de tramite en

el espacio pravisto. Ver Anejo. La gesti6n finalizara

una vez obtenida Ia autorizaci6n a vista bueno de Ia

oficina solicitante.

VI. Disposiciones Generales

A. Cuando se reciban equipos de

computadaras nose procedera a l!enar el lnfarme de Reciba

hasta tener el vista bueno de Ia Oficina de Sistemas de

lnfarmaci6n, excepta Ia Junta de Slndicos. La Junta de

Sindicas tendra un personal tecnico capacitada para este

tramite.

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B. Si Ia propiedad recibida no puede ser entregada el mismo

dia, el Encargado de Ia Secci6n de Recibo y Entrega es

responsable de su custodia y protecci6n.

C. En caso de ausencia del Encargado de Ia Secci6n de

Recibo y Entrega, las demas gestiones seran realizadas por

el Asistente de Ia Seccl6n de Recibo y Entrega o por el

Director de Servicios Generales.

VII. Enmienda, Derogaci6n y Separabilidad

A. Este Procedimiento podra ser enmendado por el Presidente

de Ia Universidad de Puerto Rico.

B. Se deroga cualquier norma, procedimiento o circular que

este en conflicto con las disposiciones contenidas en

este Procedimiento.

C. Las disposiciones de este Procedimiento son separables

entre sf y Ia nulidad de uno o mas articulos o secciones

no afecta a los otros que puedan ser aplicables

independientemente de los declarados nulos.

D. La aplicaci6n de este Procedimiento sera uno

complementario y estara en armonfa con las disposiciones

aplicables del Reglamento General para Ia Adquisici6n de

Equipo, Materiales y Servicios No Personates de Ia

Universidad de Puerto Rico, segun aprobadas en Ia

.-

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Certificaci6n NOm. 22, 19954 1996, de Ia Junta de Slndicos.

En casos de conflictos prevalecera este ultimo sobre

este Procedimiento.

VIII. Vigencia

Este Procedimiento entra en vigor inmediatamente despues de

su aprobaci6n.

Aprobado por:

Director Oficina de i ios Administrativos y Desarrollo Organizacional

Vo. Bo.

Antonio Garcf Presidente

9 de junio de 2005 Fecha