PROCEDIMIENTO DE CONSULTA,

COMUNICACIN INTERNA Y EXTERNA

Normas aplicadas Cdigo del Documento Fecha de Creacin Doc. Nmero de

paginas

ISO 9001 - ISO 14001 -OHSAS 18001 P-SGI-13 28/04/2006 1 de 6

Reviso Fecha Aprob Fecha Firma Aprob Revisin

Representante de Gerencia 27-08-2011 Gerente General 27-08-2011

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1. ALCANCE. Es aplicable a todos los trabajadores involucrados en las actividades de la Empresa. As tambin se aplica a la relacin con nuestros clientes y partes interesadas.

2. OBJETIVO. Establecer y estandarizar la forma mediante la cual se realizaran las comunicaciones y consultas relacionadas con el Sistema de Gestin Integrado de Geodatos.

3. REFERENCIAS. No aplica

4. DEFINICIONES.

Comunicacin Externa: Es la transmisin de informacin desde o hacia las partes interesadas externas de la organizacin, ya sea con fines de percepcin de imagen, de difusin o de respuesta a interrogantes concretas. Comunicacin Interna: Es la transmisin de informacin dentro de la organizacin, ya sea para registro, toma de decisiones o para difusin entre el personal. Parte Interesada: individuo o grupo involucrado o afectado por el desempeo relacionado con la Calidad, el Medio Ambiente, la Seguridad y Salud Ocupacional de la empresa. SAP: Sistema de Administracin de Proyectos de Geodatos.

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5. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD

ACTIVIDADES/RECURSOS Gerente General Representante de Gerencia

Comit Paritario de Higiene y Seguridad

Gerentes y Jefes de reas

Secretaria Ejecutiva Trabajadores

Metodologa del presente procedimiento A R I I

Mantener los canales de comunicacin de la empresa

(internos y externos) R R I I I

Representar a los trabajadores C C R I I C

Administrar y almacenar las actas de reuniones I R

Informa observaciones y oportunidades de mejora A C R C C R

Deteccin de Riesgos e incidentes I I R R

Utilizar formularios de mejora continua I I I R R R

Rol Descripcin R Responsable Este rol realiza el trabajo y es responsable por su realizacin.

A Aprobador Este rol se encarga de aprobar el trabajo finalizado y a partir de ese momento, se vuelve responsable por l.

C Consultado Este rol posee alguna informacin o capacidad necesaria para terminar el trabajo. I Informado Este rol debe ser informado sobre el progreso y los resultados del trabajo.

6. DESARROLLO.

6.1 Comunicaciones

La estrategia de comunicaciones est orientada a como se establecen las Comunicaciones Internas entre los diversos, niveles y funciones de la organizacin, con contratistas y otras visitas al lugar de trabajo y sobre recibir, documentar y responder a las comunicaciones pertinentes con las partes interesadas externas con el fin de recibir y responder a las preocupaciones provenientes del funcionamiento del Sistema de Gestin Integrado de Geodatos. El propsito de las Comunicaciones es:

Demostrar el compromiso con el Sistema de Gestin Integrado.

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Promover el conocimiento de la Poltica Integral, Objetivos, Metas, Programas de Gestin y Requisitos Legales.

Definir si sern informados a las partes interesadas los Riesgos Crticos y Aspectos Ambientales Significativos de la empresa.

Divulgar los esfuerzos de la empresa en la implementacin del Sistema de Gestin Integrado. 6.2 Comunicaciones Internas

Esta actividad se puede realizar a travs de:

Reuniones Talleres Folletos Diarios Murales Correo Electrnico Corporativo Comunicacin Personal Telfono Fax

El Personal puede comunicar sus sugerencias de mejora a travs del formulario de Proyecto de Mejora Continua (F-SGI-32) hacindolo llegar al Comit Paritario o directamente al Representante de la Gerencia. La informacin relacionada con el Sistema de Gestin Integrado, que vaya dirigida a la lnea de mando (Gerencia o Jefaturas) y viceversa se realiza mediante correos electrnicos. Aquella informacin destinada a los trabajadores es entregada a travs de reuniones, dirigidas por Representante de la Gerencia, Asesor en Prevencin de Riesgos u otro, la cual queda evidenciada en el Acta de Reunin (F-SGI-15). 6.3 Comunicaciones Externas por Proyecto Las comunicaciones y documentos especificados entre el Cliente y Geodatos se realizan mediante reuniones, documentos impresos o digitales enviados por correo electrnico, las copias digitales deben ser registradas en la carpeta del proyecto que se encuentra disponible en el SAP de Geodatos, en el caso de enviar documentacin impresa por correo convencional debe quedar como registro una copia firmada por el Cliente y en el registro de envo de la informacin (egreso de correspondencia en SAP de Geodatos). Cada comunicacin externa debe ser comunicada como recepcionada a la parte interesada y con la respuesta en caso de solicitarla en un plazo mximo de 48 horas, en caso de que la respuesta sea

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mayor al plazo estipulado, entonces se debe enviar respuesta mencionando que se recibe el pedido de la parte interesada y que se dar respuesta en un plazo mayor de lo establecido en el procedimiento.

6.4 Comunicaciones Externas a nivel de Empresa

Las comunicaciones a las partes interesadas se realizan mediante correo electrnico o cartas revisadas y aprobadas por el Gerente General o quien estos designen, quedando como registro una copia firmada por el receptor y en el registro de envo de la informacin (egreso de correspondencia en SAP de Geodatos), en caso de que la respuesta sea mayor al plazo estipulado, entonces se debe enviar respuesta mencionando que se recibe el pedido de la parte interesada y que se dar respuesta en un plazo mayor de lo establecido en el procedimiento. Nuestra organizacin a decidido no comunicar externamente la informacin acerca de sus aspectos ambientales significativos, sin embarga si se comunica de forma interna estando dispuesta en intranet de Geodatos.

6.5 La comunicacin con los contratistas Las comunicaciones con los contratistas en relacin a los peligros de seguridad y salud ocupacional se realizar mediante una Charla Induccin, que se ejecuta al inicio del primer da de trabajo del contratista, estando a cargo del representante de la gerencia o quien este designe. Adems tambin se entrega un folleto general de respuesta ante la emergencia para el personal contratista. 6.6 La comunicacin con las visitas al lugar de trabajo Las comunicaciones con las visitas al lugar de trabajo en relacin a los peligros de seguridad y salud ocupacional se realizar mediante la entrega de un folleto general de respuesta ante la emergencia, que orienta sobre las vas de evacuacin, zonas de seguridad en las instalaciones que visita.

6.5. Consulta y participacin

La participacin de los trabajadores en la temticas de;

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- Identificacin de peligros, evaluacin de riesgos y determinacin de controles. - Investigacin de incidentes. - Desarrollo y revisin de la Polticas y objetivos. - Sobre los cambios que afecte a su salud y seguridad. - Conocimiento de la Poltica Integrada. - Necesidades de capacitacin y entrenamiento.

Los trabajadores se encuentran informados sobre su forma de participacin y representacin de los en asuntos de seguridad y salud ocupacional por medio del Comit Paritario de Higiene y Seguridad. La consulta a los contratistas cuando aplique se realizar cuando existan cambios que afectan la seguridad y salud de sus trabajadores. Slo cuando sea apropiado las partes interesadas relevantes sern consultadas sobre temas pertinentes a seguridad y salud ocupacional, median lo expuesto en los puntos 6.3 y 6.4 de este procedimiento.

7. REGISTROS.

Acta de Reunin (F-SGI-15) Acta de Reunin de Comit Paritario de Higiene y Seguridad (F-SGI-27) Tabla de Reunin y Registro de Asistencia de Comit Paritario de Higiene y Seguridad (F-SGI-28) Proyecto de Mejora Continua (F-SGI-32) Diagrama de Comunicaciones (F-SGI-37) 8. ANEXOS.

No aplica.

9. MODIFICACIONES.

CONTROL DE MODIFICACIONES Revisin

N Fecha de

Modificacin Motivo del Cambio de Revisin

1 12-05-2006 Normalizacin

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2 21-10-2006

Se modifica el Punto 6.5 Consulta, donde se establece al Comit Paritario de Higiene y Seguridad, como el Representante de los Trabajadores.

Se elimina el N de Reunin y se modifica en forma, el Registro F-SGI-15 Acta de Reunin.

3 04-11-2006

Actualizacin en Revisin por la Gerencia En el Punto 5 Responsabilidades, se establece que el Representante de la

Gerencia, mantendr los canales de comunicacin internos y externos de la Empresa, en materias del SGI.

Se incorporan las responsabilidades del Comit Paritario y de los Responsables de rea.

En el Punto 6.2 se incorpora el prrafo: El Personal puede comunicar sus sugerencias de mejora a travs del formulario de Proyecto de Mejora Continua (F-SGI-32) hacindolo llegar al Comit Paritario o directamente al Representante de la Gerencia. y Aquella informacin destinada a los trabajadores es entregada a travs de reuniones, dirigidas por Representante de la Gerencia, Asesor en Prevencin de Riesgos u otro, la cual queda evidenciada en el Acta de Reunin (F-SGI-15).

Se incorporan los registros: Acta de Reunin de Comit Paritario de Higiene y Seguridad (F-SGI-27)

Tabla de Reunin y Registro de Asistencia de Comit Paritario de Higiene y Seguridad (F-SGI-28)

Proyecto de Mejora Continua (F-SGI-32) Se modific en forma el Registro F-SGI-15 Acta de Reunin

4 06-12-2006 Se incluye Registro Diagrama de Comunicaciones F-SGI-37

5 18-05-2007 Se reemplaza Geodatos Ltda. por Geodatos

6 14-12-2007 Se Revisa en Revisin por la Gerencia En punto 6.2 Comunicaciones Internas se reemplaza como canal de comunicacin

vlido Otros y se agrega Comunicacin Personal, Telfono y Fax

7 17-11-2008 Actualizacin de OHSAS 18001:2007 en puntos 6.2.6, Revisin por la Gerencia

8 30-10-2009 Actualizacin ISO 9001:2008 Incorporacin de tem Comunicacin con Partes Interesadas en F-SGI-37) Revisin por la Gerencia

9 27-08-2011 Se incorpora la Matriz RACI Cambio de Logo