Procedimiento de almacen

Elaborado: Eduardo Calderón Urquiso

PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE ALMACENES

Elaborado por Revisado por Eduardo Calderón Gustavo Altamirano Fecha de implementación: 27 de Abril 2013


INSTRUCTIVO

GESTION DE ALMACEN DE PROYECTOS

1. OBJETIVO

Establecer los mecanismos que aseguren una adecuada gestión de los almacenes de

proyectos relacionados con la recepción, verificación, almacenamiento y despacho. Así

como asegurar que los recursos adquiridos que físicamente ingresen al almacén cumplen

con los requisitos de compra especificados.

2. ALCANCE

Este instructivo es aplicable a las actividades desarrolladas en los almacenes de los

proyectos relacionados con la recepción, verificación, almacenamiento y despachos de los

recursos que físicamente ingresan al almacén para la realización de los servicios que se

prestan en diferentes proyectos.

3. RESPONSABLES

Responsable de Almacén y/o Jefe de Almacén: Responsable de la recepción, verificación,

almacenamiento y despacho de los materiales que físicamente ingresan al almacén.

Pudiendo delegar funciones a los Asistentes y Auxiliares del Área.

Solo el personal de almacén podrá ingresar y desplazarse dentro de sus instalaciones en

algún caso especial solo el Responsable de Almacén, podrá autorizar el ingreso del

personal que no sea del Área.

El Responsable de Almacén, es el único responsable del manejo de las llaves del almacén

del proyecto de abrir y cerrar diariamente las puertas del mismo, pudiendo delegar esta

función designando a otra personal del área.

4. DESCRIPCIÓN

En el siguiente instructivo define las actividades que deben de cumplir el Responsable de Almacén

y/o Jefe de Almacén, Asistentes de Almacén y Auxiliares de almacén de ser el caso, considerando

las siguientes actividades dentro de la Gestión:


1. Recepción de materiales

2. Verificación de materiales

3. Identificación y almacenamiento de materiales

4. Despacho de materiales

5. Manejo de Equipos de Seguimiento y Medición.

Actividad

Responsable

Documentos

1. Recepción y Verificación del Recurso

1.1 Los materiales provenientes de los

proveedores son verificados en relación a

las descripciones de lo detallado en la Orden

de Compra, Guía de Remisión y/o Factura

Responsable de

Almacén.

Asistentes de Almacén

-Guía de Remisión y/o

Factura

-Orden de Compra

1.2 En los casos de materiales

recepcionados por primera vez, se solicita la

asesoría del área técnica y/o solicitante en el

proyecto para dar la conformidad a la

recepción del material.

Responsable de

Almacén.


Factura

-Orden de Compra

1.3 Si el recurso es conforme según los

documentos de referencia ( Orden de

Compra, N/de Pedido, Guía de Remisión,

entre otros) El Responsable de Almacén

procede a colocar su sello , firma y fecha en

la guía de remisión y/o factura del proveedor

ó guía del almacén central, dando

conformidad del material recibido

Si el material no cumple con la descripción

encontrada en los documentos de referencia

o existe algún incumplimiento en las

características del producto, se seguirá de

las siguiente manera:

central para su rectificación.

ingresado al almacén, este se convierte en

un Producto No Conforme y será identificado

y separado de los conformes y si este

pudiese ser utilizado será autorizado por el

Ingeniero Especialista que solicito dicho

producto, Registrándolo en el formato de

Productos o servicio no conformes.

Responsable de

Almacén.


Factura

-Orden de Compra

-Identificación y

Tratamiento de Producto

No Conforme.


Actividad

Responsable

Documentos

2. Identificación, Almacenamiento y Despacho de Materiales

2.1 Se recibe los materiales provenientes de

los proveedores y/o almacén central y se

realiza la identificación de los mismos

colocándolos en sus anaqueles respectivos

Responsable de

Almacén.



Factura

-Orden de Compra

2.2 Los materiales se ubican en el lugar

adecuado considerando condiciones

necesarias de temperatura, ventilación y

espacio teniendo en cuenta las

recomendaciones del proveedor y lo

indicado en las Hojas de datos de seguridad

(MSDS) y/o hojas de especificación técnica

de los materiales de ser el caso.

Responsable de

Almacén.


-Hojas de datos de

Seguridad de

materiales

-Hoja de especificación

técnica.

2.3 Para la atención y despacho de los

Materiales el solicitante debe presentar el

Pedido de Almacén debidamente autorizado

por ( Jefe de Oficina Técnica y/o Jefe oficina

de Costos, quienes deberían de ser los

únicos que autoricen las salidas de algún

material )

Responsable de

Almacén.


-Pedido de Almacén

-Vale de Salida

2.4 El despacho se realiza verificando el

stock de materiales. De tener stock

disponible, procede a entregar lo solicitado

mediante un Vale de Salida Almacén.

Asistentes de

Almacén

-Vale de Salida de

Almacén

2.5 En el caso de envíos al Almacén Central

u otro almacén, se realiza un adecuado

embalaje de los materiales y se elabora la

Guía de Remisión para el despacho de los

materiales, indicando en esta el motivo del

envío, informando al destinatario

Responsable de

Almacén.


-Guía de Remisión de

despacho


Actividad

Responsable

Documentos

3. Manejo de los Equipos de Seguimiento y Medición

3.1 Asimismo el Encargado de Almacén mantiene el archivo de los documentos de los equipos de medición recibidos. Para el despacho de los equipos de medición a los usuarios finales, almacén entregara una copia de los documentos.

Responsable de Almacén.


-Guía de Remisión y/o Factura -Certificados de calibración

3.2 En caso que algún equipo se des calibre o requiera mantenimiento el usuario deberá de hacer llegar un informe en Obra respecto al estado del equipo con copia al área de Compras, se coordina el envío de un equipo de reemplazo, para luego enviar el equipo al destino final para su calibración y mantenimiento.


-Informe del estado del equipo de medición.

3.3 Se embala adecuadamente el equipo de medición y se asegura que el envío se realice mediante la vía más apropiada para que el equipo no se deteriore Se genera la guía de remisión de envío indicando los detalles del equipo y adjunta el informe del estado del equipo de medición.


-Guia de Remisión .

- Informe del estado del equipo de medición.


INSTRUCTIVO

BUENAS PRACTICAS DE ALMACENSMIENTO BPA

1. OBJETIVO

Establecer los mecanismos que aseguren las buenas prácticas de almacenamiento de los

principales materiales e insumos en nuestros almacenes.

2. ALCANCE

Este instructivo es aplicable a las actividades de almacenamiento desarrolladas en los

almacenes de los proyectos de nuestra empresa.

3. RESPONSABILIDADES

Responsable de Almacén y/o Jefe de Almacén: Dirigir y supervisar las operaciones

de almacenamiento. Hacer cumplir las restricciones de las instalaciones y

recomendaciones de los fabricantes de los productos. Gestionar el mantenimiento de las

instalaciones de los almacenes y buscar en todo momento una adecuada conservación de

los inventarios ( Stocks)

Asistentes y Almaceneros: Custodiar y practicar las BPA´S, de acuerdo a las

recomendaciones dadas en este instructivo.

El Responsable de Almacén, es el único responsable del manejo de las llaves del almacén

del proyecto de abrir y cerrar diariamente las puertas del mismo, pudiendo delegar esta

función designando a otra personal del área.

5. DESCRIPCION

Este instructivo define las actividades y/o funciones que deben cumplir el Encargado de Almacén,

Asistente de Almacén y Auxiliares de Almacén de ser el caso dentro de universo de los procesos de

almacenamiento


Actividad

Responsable

Documentos

4.1 Almacenamiento de Materiales Críticos ( Cementos )

Si es cemento a granel debe de almacenarse en depósitos secos, diseñados a prueba de agua, adecuadamente ventilados y con instalaciones apropiadas para evitar la absorción de la humedad. Si es cemento en sacos ( bolsas ), deberá almacenarse sobre Pallets de madera o piso de tablas; no se apilara en hileras superpuestas de más de 14 sacos de altura para almacenamientos de 30 días, ni de más de 7 sacos de altura para almacenamientos de más de 2 meses, para evitar que el cemento envejezca indebidamente, si en los parámetro de tiempo no ha rotado el material se informara al usuario para su evaluación antes de uso


Asistentes, Almaceneros

-Hoja MSDS y de especificación técnica.

Actividad

Responsable

Documentos

4.2 Almacenamiento de materiales Críticos ( Fierros y Derivados )

Se almacenara en un lugar seco, aislado del suelo y protegido de la humedad, manteniéndose libre de tierra, suciedad. En lo posible colocar sobre tacos de madera, separadas unas de otra por tipo.



-Hoja de especificación técnica.

Actividad

Responsable

Documentos

4.3 Almacenamiento de Materiales Críticos ( Hidrocarburos y Derivados )

La infraestructura será con techo anti lluvia y los rayos UV, ventilada de acceso restringido. Se almacenara en todo momento buscando ubicarlos en una sola zona o área en los posibles alejados, de los otros materiales de almacén. Se deberá de disponer de un sistema de contención contra posibles derrames. Se debe de contar con equipos, señalización clara y visible para combatir incendios.



-Hojas MSDS


Actividad

Responsable

Documentos

4.4 Almacenamiento de Materiales Críticos ( Gases )

Se almacenara los gases en todo momento en todo momento bajo techo anti lluvia y rayos UV, ventilada y de acceso restringido. Los envases serán sujetadas con cadenas en todo momento. Se evitara en todo momento almacenar junto con gases que por su naturaleza puedan reaccionar y generar peligros.



Actividad

Responsable

Documentos

4.5 Almacenamiento de Materiales Críticos (Pinturas, Soldaduras, Aditivos, Thiner, Pegamentos )

La infraestructura será con techo anti lluvia, ventilada, seco y de acceso restringido. Se deberá de disponer de un sistema de contención contra posibles derrames de cualquier producto químico. Se debe de contar con equipos, señalización clara y visible para combatir incendios. Todo producto deberá contar con su hojas MSDS y rotulados con los Rombos de Seguridad norma NFPA



-Hojas MSDS

Actividad

Responsable

Documentos

4.6 Almacenamiento de Materiales ( Repuestos EPP )

Se mantendrá en todo momento bajo techo, el acceso será restringido y bajo llave. Se mantendrá en una sola zona en lo posible la excepción será en los casos que por su naturaleza de volumen o de característica se requiera otra zona. Mantener en anaqueles, bandejas, cajas o Pallet de madera para evitar su deterioro.




Actividad

Responsable

Documentos

4.7 Almacenamiento de Equipos laboratorio ó Medición

Se mantendrá en custodia bajo llave en una zona segura. Debe de ser de fácil identificación y ubicación. El file de calibraciones, manuales o cualquier documento inherentes a los equipos deben estar cerca a los equipos en un lugar visible. Si se tienen equipos especiales o peligrosos en lo posible serán separados e identificados y deben contar con una cartilla de seguridad y emergencias además de señalización visible.



-Certificados de Calibración


PROCEDIMIENTO

OPERACIÓN DE ALMACENES CON SISTEMA

1. OBJETIVO

Establecer las pautas para las operaciones de recepción, almacenamiento, y despacho de

bienes tangibles que se movilizan en los almacenes de la obra.

2. ALCANCE

Este procedimiento es aplicable en los almacenes de la Obra que gestiona sus

operaciones mediante un sistema y/o software.


Responsable de Almacén y/o Jefe de Almacén: Responsable de los procesos de

recepción, almacenamiento, despacho y control de los bienes tangibles que ingresan a los

almacenes. El responsable de almacén asume la responsabilidad, pudiendo delegar

funciones tanto a los Asistentes y Auxiliares que están a su cargo.

Asistentes y Auxiliares de Almacén: Ejecutan las actividades descritas en el presente

procedimiento bajo la supervisión del Responsable de Almacén y asumir una

responsabilidad compartida.

4. DESCRIPCION

4.1 RECEPCION

RECEPCION DE MATERIALES POR TRASLADO Y DEL PROVEEDOR

El responsable del Almacén indica la zona de descarga o atención.

El responsable de Almacén o quien él indique procederá de la siguiente manera:

1. Recepciona y verifica lo indicado en la Guía de Remisión versus el físico y el Pedido de

Compra.

2. Ante cualquier duda sobre las características o datos técnicos de algún artículo durante

la recepción, acudirá al solicitante o el área técnica para la conformidad respectiva.

3. Verifica la documentación adicional ( hojas de seguridad, certificados de calibración etc)

según lo indicado en la Orden de Compra versus el físico y la Guía de Remisión.


4. Si la verificación documentaria y visual detecta que no concuerda la Guía de Remisión,

el físico y la Orden de Compra, coordina con la jefatura de Compras y el encargado de

envíos de las remesas para que se gestione la regularización, mientras se queda bajo

custodia de almacén, caso contrario procede con el rechazo y devuelve los artículos al

proveedor, informando vía correo electrónico a la jefatura de compras con copia a

administración.

5. En casos excepcionales podrá recibir artículos rechazados durante la recepción

rutinaria indicada en el punto anterior, colocando el sello de autorizado, informando la

recepción y haciendo firmar y registrar su nombre al responsable de la autorización (

Jefe/Residente/Gerente), se procederá de acuerdo al procedimiento de Control del

Producto no Conforme.

6. Cualquier anomalía durante la recepción será anotada en la Guía de Remisión.

7. Si en la verificación encuentra todo conforme, procede a sellar, firmar y colocar la fecha

en las Guías de Remisión.

8. Registra la documentación (Orden de Compra, Guía Remisión y/o factura ) en el

sistema o software.

9. Identifica desde la Orden de Compra, si la compra es para stock o sido imputada

directamente a un activo fijo, o a un determinado centro de coste, en cuyo caso se

despachara al usuario solicitante con un vale de ingreso.

10. Archiva los documentos recibidos identificándolos adecuadamente.

RECEPCION DE COMPRAS POR FONDO FIJO

En este caso el Administrador es quien gestiona un Pedido de compra con fondo fijo.

El Responsable de Almacén o quien él indique procederá de la siguiente manera:

1. Recepciona verifica lo indicado en la Guía de Remisión y/o factura versus el físico.

2. Identifica la modalidad de ingreso, si es con cargo directo o para stock. Si es cargo

directo se hace la entrega al usuario que solicito y si es para stock sigue el procedimiento

de recepción del proveedor.

3. Si en la verificación detecta que no concuerda la Guía de Remisión y/o factura con el

físico y el pedido de compra, informa al responsable de compra la regularización y queda

lo comprado en custodia mientras se regulariza.

4. Si en la verificación visual y documentaria detecta que el artículo está deteriorado,

siniestrado, no es el producto solicitado u otra observación de este tipo, se procede a

rechazarlo.

5. Si en la verificación encuentra todo conforme, procede a sellar, firmar y colocar la fecha

en las Guías de Remisión y/o factura.

6. Realiza el registro al Sistema o Software.

7. Rotula e identifica los artículos recibidos.

8. Archiva los documentos recibidos identificándolos adecuadamente.

4.2 ALMACENAMIENTO

Todo bien tangible será almacenado debidamente identificado y será locacionado para

una rápida ubicación.

Los repuestos para maquinaria serán almacenados y organizados de preferencia por

familia de máquinas, buscando en un ambiente y/o estantería exclusiva. Los equipos de

protección personal ( EPP´S ) serán almacenados en un ambiente y/o estantería exclusiva


separados de otros materiales y las herramientas serán almacenadas en un ambiente,

zona y/o estantería exclusiva.

Los materiales de volumen y peso considerables serán almacenados en zonas o

ambientes exclusivos teniendo en cuenta las especificaciones técnicas del material,

asimismo, los derivados de hidrocarburos (aceites, grasas, combustibles, aditivos y otros )

serán almacenados en zonas o ambientes exclusivos y delimitados.

Los materiales peligrosos y contaminantes serán almacenados en zonas o ambientes

aislados con sus respectivas hojas de seguridad ( MSDS ).

Los instrumentos de medición serán almacenados en ambientes, zonas o estantes

separados y exclusivos, debidamente identificados.

Los almacenes y sub almacenes tendrán identificación clara y deben mantenerse bajo

llave cuando no estén operando, además se colocara una señal que indique “solo personal

autorizado “. Las zonas que se usan al aire libre para almacenamiento deben de ser

cercadas con cinta e inventariadas frecuentemente y debe de informarse a la vigilancia

para su custodia en los horarios que no opera el almacén.

Los almacenes se inspeccionaran al inicio y al término de las labores.

4.3 DESPACHO DE ARTICULOS DE ALMACEN

Todo artículo será solicitado al almacén con un vale de salida impresa y/o Vale de salida

manual, debidamente llenado y autorizado por la jefatura de oficina técnica, jefatura de

costos o jefe del área solicitante.

El Responsable de Almacén o quien él indique procederá de la siguiente manera:

1. Con el vale de salida impreso y/o vale de salida manual, ubica los artículos solicitados,

los identifica por su código y separa la cantidad indicada.

2. Entrega lo solicitado y hace firmar el vale de salida como conformidad de entrega.

3. Registra el movimiento de salida en el sistema y/o software.

4. Archiva el vale de salida.


PROCEDIMIENTO

CONTROL DE INVENTARIOS EN ALMACENES

1. OBJETIVO

El procedimiento tiene como objeto establecer las pautas y los controles de los inventarios en los almacenes.

2. ALCANCE

Este procedimiento es aplicable en los almacenes de la Obra que gestiona sus operaciones mediante un sistema y/o software (con status en libre disponibilidad).

3. DEFINICIONES

Inventario Cíclico: Es el inventario Automático que el sistema propone según el nivel de rotación por valor de los bienes del almacén. La clasificación del inventario en el sistema para los inventarios cíclicos lo define la Jefatura de administración en coordinación con el Responsable de Almacén y/o Jefe de Almacén.

Inventario Manual: Inventario en el cual la jefatura de administración conjuntamente con la jefatura de almacén deciden fecha y hora a realizar y que bienes se van a contar, etc. Mediante este tipo de inventario se realizan inventarios generales o particulares para determinada línea de producto o material.


Administrador de Obra: Responsable de la planificación del inventario manual y cíclico

y de informar las diferencias del Inventario al área central de la empresa.

Responsable de Almacén y/o Jefe de Almacén: Responsable de controlar los inventarios en el almacén y dirigir las actividades de toma de inventario físico. Pudiendo delegar funciones a los asistentes y auxiliares de almacén que están a su cargo.

Asistentes y Almaceneros: Ejecutar las actividades descritas en este procedimiento bajo la supervisión del Responsable de Almacén. Estos cargos asumen una responsabilidad compartida.

5 DESCRIPCION 5.1 TOMA DE INVENTARIO FISICO: El Responsable de almacen realiza las siguientes actividades para la toma de inventarios físico:

Prepara y acondiciona los almacenes e inventarios para la toma del inventario físico de acuerdo a la planificación de administración.

de inventarios.

de acuerdo a los documentos de inventario.

trar las cantidades de conteo en el sistema.

reconteos que sean necesarios.

del Administrador quien autorizara los ajustes de inventarios.

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