Procedimiento Control de Documentos y Registro (SIG)

7/24/2019 Procedimiento Control de Documentos y Registro (SIG)

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14/11/2015 Sistema Integrado de Gestión

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PROCEDIMIENTO PARAELABORAR, MODIFICAR Y

CONTROLAR DOCUMENTOS YREGISTROS

GESTIóN DOCUMENTAL

P-GD-15

Rige a partir de:2012-10-18

Versión: 3

Historial de VersionesVersión Documento Rige a partir de

1 2008-10-222 2009-06-153 2012-10-18

Descripción de cambios realizados en versiones anteriores

OBJETIVO: Establecer la metodología para la elaboración, codificación, presentación, administración y control dela documentación interna y externa y la identificación, almacenamiento, protección, recuperación,tiempo de retención y disposición de los registros, para evidenciar el cumplimiento de los requisitos delSistema Integrado de Gestión y la conservación del conocimiento de la Universidad de Caldas.

ALCANCE: Este procedimiento aplica a los procesos de la Universidad y para todos los documentos y registros, yasean internos o externos del Sistema Integrado de Gestión, e involucra todas las actividadescom prendidas desde la detección de la necesidad de creación o modificación de un documento, surevisión y aprobación hasta la administración y control de los registros que evidencian su

implementación.

RESPONSABILIDAD: La responsabilidad de elaborar y/o modificar los documentos:Estratégicos: es del Administrador del SIG (Representante de la Dirección).Generales: es de los usuarios internos del Sistema, salvo las caracterizaciones, matrices decomunicación, mapas de riesgos y tablas de indicadores de los procesos, cuya responsabilidad esexclusiva de los líderes de procesos.

La administración y control de los documentos del Sistema Integrado de Gestión que involucra la

puesta en vigencia de los documentos actualizados y aprobados, su identificación, disposición,legibilidad, fácil acceso y la protección contra el uso no intencionado de los documentos obsoletos, esejercido por el Software SIG, adoptado como herramienta para este fin, a través del Acuerdo 011 de2008 del Consejo Superior.

Es responsable del control de los registros el proceso de Gestión Documental, a través de la adpción deTablas de Retención Documental en virtud de lo establecido por la Ley 594 de 2000 (Ley General deArchivo), al igual que la administración y control de la normativa interna y externa por medio delnormograma institucional.

DEFINICIONES Y TÉRMINOS:

http://sig.ucaldas.edu.co/gestionDocumental/vistaDetalleProcedimiento.php?codProceso=P&codTipoDoc=GD&codDoc=MTU=&versionDoc=3

http://sig.ucaldas.edu.co/gestionDocumental/vistaDetalleProcedimiento.php?codProceso=P&codTipoDoc=GD&codDoc=MTU=&versionDoc=3




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SISTEMA INTEGRADO DE GESTION: herramienta de Gestión que le permite a la Universidad eladecuado desempeño organizacional y la satisfacción del cliente, a través de la prestación de serviciosde calidad.

DOCUMENTO: información y su medio de soporte. El medio de soporte puede ser papel, discomagnético, óptico o electrónico, fotografía, muestra patrón o una combinación de éstos. (NTCGP1000:2009).

POLITICA: orientación documentada en cuanto a los compromisos organizacionales.

OBJETIVOS: condiciones futuras documentadas que la Universidad desea alcanzar.

MANUAL INTEGRADO DE GESTION: documento describe el funcionamiento del SistemaIntegrado de Gestión de la Universidad de Caldas.

PROCESO: conjunto de actividades relacionadas mutuamente o que interactúan para generar valor ylas cuales transforman elementos de entrada en resultados. (NTCGP 1000:2009).

CARACTERIZACION DE LOS PROCESOS: es la descripción documentada del funcionamiento deun proceso a través del ciclo P.H.V.A.

P.H.V.A: ciclo de Deming, describe las actividades relacionadas con el Planear, Hacer, Verificar yActuar y que se constituyen en el ciclo del mejoramiento continuo.

PROCEDIMIENTO: forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso. (NTCGP1000:2009). Un procedimiento documentado es un documento interno en el que se presenta lasecuencia de las etapas para el desarrollo de uno o varios componentes de un proceso de la Universidade identifica el responsable por el desarrollo de cada actividad, entre otro tipo de informacióncomplementaria.

DIAGRAMA DE FLUJO: representación gráfica de los pasos de un procedimiento que permite laobservación sistemática de su ejecución, mostrando la secuencia de trabajo de una forma dinámica ylógica.

INSTRUCTIVOS: documento que proporciona información sobre cómo efectuar una actividad demenor complejidad frente a un procedimiento documentado.

GUIA: documento que proporciona información complementaria frente a los procedimientos einstructivos y tiene por objetivo ilustrar una manera precisa de desarrollar una actividad.

FORMATO: documento empleado para el registro de información que da evidencia de la ejecución deuna actividad.

REGISTRO: documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividadesdesempeñadas. (NTCGP 1000:2009).

CODIGO: Identificación numérica o alfanumérica que se asigna a un documento para diferenciarlo delos demás de la institución, dándole un carácter único.

REVISION: Análisis objetivo del documento, realizado por una persona competente preparada para





ello. La revisión es de carácter técnico y metodológico.

APROBACION: manifiesto oficial sobre la validez de un documento. La aprobación es hecha por unaautoridad de nivel superior al creador del documento; con la aprobación, el documento adquierecarácter oficial a través del software especializado para administración del SIG.

MODIFICACION: es la actualización de un documento con el fin de ponerlo a punto con relación a lasmejoras en los procesos.

DOCUMENTO OBSOLETO: documento que ha sido reemplazado por la versión inmediatamentesiguiente.

DOCUMENTOS EXTERNOS: son los generados por organismos externos a la Universidad los cualesexigen condiciones que debe cumplir la entidad para el normal desarrollo del Sistema Integrado deGestión, incluye la normatividad y otros documentos de referencia de origen externo.

DESARROLLO: "

1. ELABORACION Y MODIFICACION DE DOCUMENTOS

Para la ejecución de todas las actividades descritas en este procedimiento, es necesario disponer delSoftware SIG y conocer la Guía para elaborar, modificar y consultar documentación en el software delSistema Integrado de Gestión - SIG (G-GD-59) que describe el paso a paso para desarrollar cualquierade las actividades descritas en este procedimiento.

Se consideran “usuarios” del Software SIG:- Usuarios externos constituidos por toda la sociedad, que tienen acceso al mismo para consultar todasu información.- Usuarios internos constituidos por el Administrador del SIG (Representante de la Dirección), Líderesde Procesos y servidores públicos incluidos los docentes ocasionales y catedráticos que tienen el accesoal sistema tanto para consultarlo como para operarlo.

1.1. CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION SIG:

DOCUMENTOS ESTRATÉGICOS:

• Políticas• Objetivos

• Manual del Sistema Integrado de Gestión• Códigos (por ejemplo, de ética, de buen gobierno)• Matrices (por ejemplo, de comunicación• Mapas (por ejemplo de riesgos)• Tablas (por ejemplo de indicadores)

Los documentos estratégicos son elaborados y modificados por el Administrador del SIG(Representante de la dirección), revisados por el Jefe de la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas yaprobados por el Rector de la Universidad.

DOCUMENTOS GENERALES:





• Caracterización de procesos• Procedimientos• Instructivos• Guías• Trámites

Las caracterizaciones son elaboradas exclusivamente por los líderes de procesos, revisadas por Jefe de

la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas y aprobadas por el Rector de la Universidad. Los demásdocumentos generales (procedimientos, instructivos y guías) son elaborados por los usuarios internosdel SIG, revisados por Jefe de la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas y aprobados por el líder del

proceso relacionado. Los líderes de procesos no pueden elaborar procedimientos, instructivos y guíasde su propio proceso, en tanto no pueden aprobar los documentos que elaboraron, pero si puedenhacerlo para otros procesos. Los trámites son elaborados por los líderes de procesos y dada su menor complejidad y relación directa con los procedimientos quedan automáticamente aprobados por el líder del proceso.

1.2. ELABORACIÓN Y CODIFICACION DE DOCUMENTOS:

La estructura de este procedimiento, es la base para la elaboración de todos los procedimientos,instructivos y/o guías pertenecientes al SIG.

El nombre de cada documento siempre se debe iniciar con las palabras política, objetivo,caracterización, procedimiento, instructivo, guía, formato, etc, según el tipo de documento que se estéelaborando. Para los últimos cuatro documentos citados, el nombre debe estar acompañado con la

palabra "para". Por ejemplo; “Procedimiento para", “Guía para".

La redacción de los documentos debe ser clara, precisa y coherente, de tal manera que se facilite sucomprensión y no permita falsas interpretaciones.

A lo largo del texto se debe garantizar uniformidad en la terminología y en la redacción, empleando unmismo término para designar cada concepto. El texto debe estar libre de términos subjetivos comosuficientemente, generalmente, adecuadamente, apropiadamente o similares.

Los términos en lengua extranjera, no considerados estándar en el país, se deben presentar en elnumeral de definiciones y términos, así como cualquier término de tipo técnico que requiera ser especificado.

La identificación para los documentos del Sistema Integrado de Gestión lo asigna el software SIG,utilizando las dos siguientes consideraciones:

La codificación de los documentos, tiene la siguiente estructura: X–YY-###, donde:

X: identificación del tipo de Documento:

CAR para indicar caracterizaciones.P para indicar procedimientoI para indicar InstructivoG para indicar las guíasR para indicar formatos.





Los documentos estratégicos carecen de código, en tanto son documentos únicos para todo el sistema yse controla solo su vigencia y administración.

YY: Identificador del proceso asociado al documento, según el siguiente listado:

DI: Direccionamiento

PL: PlanificaciónIC: Información y ComunicaciónDC: DocenciaIN: InvestigaciónPR: ProyecciónGH: Gestión HumanaBN: BienestarRA: Recursos de Apoyo AcadémicoRF: Recursos FísicosGD: Gestión DocumentalGF: Gestión Financiera

CC: ContrataciónGJ: Gestión JurídicaMM: Medición, Análisis y MejoraCS: Control y Seguimiento

###: Código numérico, asignado automáticamente por el software SIG que identifica el documento demanera única. (No responde a un consecutivo).

La codificación de los formatos, tiene la siguiente estructura: R-AA–X-YY-###, donde:

R: Identifica el tipo de documento (R: Formato)AA: Código numérico del formato, asignado automáticamente por el software que identifica eldocumento de manera única (No responde a un consecutivo).X-YY-###: Código del documento al que pertenece el formato.

1.3. CONTENIDO DE UN DOCUMENTO:

1.3.1 CONTENIDO DE UNA POLITICA:

Información: Presenta el contenido de la política.

Aprobación: Presenta los responsables de la aprobación de la política de acuerdo a lo establecido en elnumeral 1.1 del presente procedimiento.





1.3.2 CONTENIDO DE LOS OBJETIVOS:

Información: Presenta el contenido de los objetivos.

Despliegue: Presenta los objetivos correlacionados con el proceso asociado, indicadores y pesoespecífico del objetivo frente al cumplimiento de la política del SIG.

Aprobación: Presenta los responsables de la aprobación de los objetivos de acuerdo a lo establecido en

el numeral 1.1 del presente procedimiento.

1.3.3 CONTENIDO DE UNA CARACTERIZACION DE PROCESO: Este se documenta en el marcodel ciclo P.H.V.A.

Generalidades:

Objetivo: Presenta el objetivo del proceso. El objetivo de la caracterización es construido con tantaclaridad, que permita al lector conocer a primera vista el proceso.

Líder: Presenta el servidor público o docente designado como líder del proceso acorde al cargo queejerce, su autoridad y su relación directa y responsable frente a las actividades del proceso.

Entrada y requisitos de entrada: Elemento (s) de entrada que activa o da inicio al proceso y suscorrespondientes requisitos.

Proceso Proveedor: Proceso (s) que aporta las entradas al proceso.

Salida y requisitos de salida: Producto (s) resultante de la ejecución del proceso y sus correspondientesrequsitos.

Proceso Cliente: Proceso (s) que recibe el producto resultante del proceso.Requisitos de las normas que le aplican al proceso: Referenciales normativos a los cuales da respuestael proceso (estos requisitos ya se encuentran documentados en el manual del sistema y en lacaracterización se constituyen solo de un vínculo a tal documento).

Recursos: Infraestructura, equipos, Talento Humano.

Normatividad del proceso: Presenta el listado de normativa interna, externa y otros documentos dereferencia externos documentos internos y externos utilizados para la ejecución de actividades del

proceso y que han sido anexados en toda la documentación del proceso como normativa y son

controlados por medio del normograma.

Planear - Hacer:

Número: Presenta el numeral secuencial que designa la actividad.

Proveedor: Presenta el responsable directo de suministrar la entrada para la ejecución de la actividad.

Entrada: Elemento (s) de entrada que activa o da inicio a la actividad.





Actividad: Presenta la acción concreta que transforma la entrada (s) en salida (s).

Responsable: Presenta el sujeto que ejecuta la actividad.

Salida: Producto(s) resultante de la ejecución de la actividad.

Cliente: Presenta el sujeto al que se le entrega la salida (s) de la actividad.

Verificar:

Parámetros de Control: Puntos críticos de control o factores de riesgo de las actividades que conformanel proceso. Son ejemplos de parámetros de control: Debido proceso, contenido, pertinencia, vigencia,competencia del personal, coherencia, soporte, fuente, oportunidad, términos, cálculos, adecuación,recursos, alcance, conducencia, conveniencia, difusión, participación, diligencia, suficiencia,cumplimiento, efectividad, medición y seguimiento, caracterización, estandarización, previsión,seguridad, operatividad, utilización, método, confiabilidad, entre otros. Incluye además la definición delos instrumentos de control o técnica de medición, documentos normativos de referencia para elcontrol, responsable del control y el registro del control.

Mediciones: Relaciona los indicadores e índices asociados al proceso. Se constituyen de un vínculo a latabla de indicadores del mismo.

Riesgos: Eventos potenciales que ponen en riesgo el logro del objetivo del proceso. Condición anormalo desviación sobre el parámetro de control. Se constituyen en un enlace al mapa de riesgos del proceso

Actuar:

Mejora: Presenta las actividades que desarrolla el proceso en busca de detectar, analizar y actuar frentea situaciones no conformes, potencialmente riesgosas u oportunidades de mejora e incluye:

- Formulación e implementación de acciones correctivas preventivas y de mejora resultantes deactividades normales de control, seguimiento y evaluación.- Identificación y tratamiento del servicio no conforme: Servicios que presta el proceso, descripción delservicio no conforme, quien informa y a quien reporta, medio utilizado para reportar el servicio noconforme, acción remedial inmediata a tomar, responsable de implementar la acción y registro de laacción de corrección.

Aprobación: Presenta los responsables de la aprobación de la caracterización de acuerdo a loestablecido en el numeral 1.1 del presente procedimiento.

Para elaborar una caracterización en el software SIG, siga los pasos descritos en la Guía para elaborar,modificar y consultar documentación en el software del Sistema Integrado de Gestión - SIG (G-GD-59)

1.3.4 CONTENIDO DE UN PROCEDIMIENTO

Información:

Objetivo: Presenta el propósito que se persigue con la aplicación del procedimiento. El objetivo del procedimiento es construido con tanta claridad y conveniencia, que permita al lector conocer sucontenido a primera vista, sin requerir consultarlo a fondo.





Alcance: Presenta los límites del procedimiento, es decir, desde donde parten sus actividades y hastadonde culminan. Incluye la información relacionada con los responsables de su uso o aplicación.

Responsabilidad: Establece el directo responsable sobre la ejecución del procedimiento, por su carácter de afinidad y autoridad frente al mismo.

Definiciones y Términos: Describe el significado de los términos de carácter técnico que se empleen en

la redacción del documento y no sean de amplio conocimiento o que su interpretación pueda generar confusión.

Desarrollo:

Establece las generalidades, los requerimientos, las directrices o las disposiciones que deben ser tenidasen cuenta para la ejecución de las actividades contempladas en el procedimiento.

Flujograma: Establece las actividades secuenciales para el desarrollo de un procedimiento incluye:

Paso: asignado por el software SIG.

Símbolo: asignado por el software SIG, cuando se escoge una actividad de flujo.

Actividad: presenta la acción concreta frente al paso del procedimiento. Debe ser redactada en términosde la acción frente al responsable. (ejemplo; Identifica, Envía, Registra, etc,.)

Precede: paso que precede a la actividad. Es un campo que puede ser modificado por el usuario.

Responsable: Presenta los directos responsables de la ejecución de la actividad. Los responsables,cuando se trata de servidores públicos, se definen con base en la planta de cargos, en virtud del

Acuerdo No. 07 (Acta 04 del 9 de marzo de 2008) del Consejo Superior.

Descripción: Establece las generalidades, los requerimientos, las políticas o las disposiciones que debenser tenidas en cuenta para la ejecución de la actividad en particular. Incluye la referencia y acceso a losregistros que dan evidencia de su ejecución. Se debe incluir los tiempos promedio de ejecución de laactividad, exceptuando aquellas de responsabilidad de una entidad externa al no existir control sobrelas mismas.

Registros: Presenta el listado de registros que evidencian la ejecución de las actividades del procedimiento. Este listado se alimenta automáticamente con la elaboración del flujograma.

Normatividad del documento: Presenta el listado de normativa interna y externa que se constituyen enla referencia para la ejecución de actividades del procedimiento. Permite acceder directamente alnormograma institucional para su consulta. Este listado de normativa se alimenta automáticamente conla elaboración del documento.

Aprobación: presenta los responsables de la aprobación del procedimiento de acuerdo a lo establecidoen el numeral 1.1 del presente procedimiento.

Para elaborar un procedimiento en el software SIG, siga los pasos descritos en la Guía para elaborar,modificar y consultar documentación en el software del Sistema Integrado de Gestión - SIG (G-GD-59)





1.3.5 CONTENIDO DE UN INSTRUCTIVO

Información:

Objetivo: Presenta brevemente el propósito que se persigue con la aplicación del instructivo. Elobjetivo del instructivo es construido con tanta claridad y conveniencia, que permita al lector conocer su contenido a primera vista, sin requerir consultarlo a fondo.

Desarrollo:

Establece las generalidades, los requerimientos, las políticas o las disposiciones que deben ser tenidasen cuenta para la ejecución de la actividad.

Flujograma:

Establece las actividades secuenciales para el desarrollo de un instructivo. Incluye la mismainformación descrita en el flujograma del procedimiento (ver 1.3.4)

Para elaborar un instructivo en el software SIG, siga los pasos descritos en la Guía para elaborar,modificar y consultar documentación en el software del Sistema Integrado de Gestión - SIG (G-GD-59)

1.3.6 CONTENIDO DE UNA GUIA

Información:

Objetivo: Presenta brevemente el propósito que persigue la guía al proporcionar informacióncomplementaria frente a los procedimientos e instructivos. Es construido con tanta claridad yconveniencia, que permite al lector conocer su contenido sin realizar una consulta a fondo.

Desarrollo: presenta el contenido de la guía.

Aprobación: presenta los responsables de la aprobación de la guía de acuerdo a lo establecido en elnumeral 1.1 del presente procedimiento.

Para elaborar una guía en el software SIG, siga los pasos descritos en la Guía para elaborar, modificar yconsultar documentación en el software del Sistema Integrado de Gestión - SIG (G-GD-59)

2. ADMINISTRACION Y CONTROL DE DOCUMENTOS

El administrador del SIG (Representante de la Dirección), es el único usuario que tiene control ymedidas de protección de todas las claves de acceso de los usuarios al SIG.

Las solicitudes para elaboración o modificación de un documento pueden detectarse por cualquier usuario del Sistema Integrado de Gestión.

El usuario interesado en la elaboración o modificación del documento debe seguir la secuencia deactividades descrita en la Guía para elaborar, modificar y consultar documentación en el software delSistema Integrado de Gestión - SIG (G-GD-59), que le indica los pasos a seguir para elaborar omodificar el documento.





Una vez elaborado o modificado el documento y seleccionados los responsables de su revisión yaprobación en la pestaña "aprobación", éste es enviado por automáticamente el Software SIG, comouna solicitud al responsable de su revisión. El responsable de la revisión puede considerar la necesidadde hacer ajutes al documento, consignando las observaciones en el campo previsto para tal fin, las queson retornadas automáticamente al responsable de la elaboración o modificación para su ajuste. Estetránsito, se dará tantas veces, como observaciones haga el responsable de la revisión. Solo podrá ser editado el documento por el funcionario que lo está elaborando o moficando.

Cuando el responsable de la revisión, considera que no es necesario enviar más observaciones alresponsable de la elaboración o modificación, el Software SIG, envía el documento como una solicitudal responsable de su aprobación. El responsable de la aprobación realiza las observaciones de la mismamanera y el Software SIG las envía al responsable de la elaboración o modificación para su ajuste. Unavez se ha realizado el ajuste, el Software SIG envía el documento al responsable de la revisión. Estetránsito se dará tantas veces como necesidades de ajuste se requieran realizar, antes de que elresponsable de aprobar, considere que el documento es adecuado y lo aprueba.

Únicamente con la aprobación del documento por parte de su responsable, se considera que estecontrolado y entra en vigencia para su implementación. Si el documento aprobado fué la modificaciónde uno existente, se considera obsoleta la versión anterior y el Software SIG la controla, asegurandoque solo sea visible la versión vigente.

El Software SIG, está diseñado para controlar la documentación aprobada por el Sistema Integrado deGestión SIG, identificando el documento, asegurando que las versiones pertinentes de los documentosaplicables se encuentran disponibles permanentemente, asegurando que los documentos permanecenlegibles y fácilmente identificables por cualquier usuario interno o externo del Sistema y previniendo eluso no intencionado de documentos obsoletos y aplicándoles una identificación y disposiciónadecuada.

La documentación controlada del Sistema Integrado de Gestión está disponible únicamente en la página web de la Universidad y está blindada contra la modificación indebida. El Sistema no se haceresponsable por los documentos aprobados que se copien o impriman; para ello, cuando esto suceda, elsistema automaticamente coloca una marca de agua en todo el documento que indica que esedocumento se considera no controlado e informa acerca de la necesidad e consultar la página web

premanentemente para consultar los documentos controlados.

La difusión de los documentos aprobados por el Sistema Integrado de Gestión se asegura a través de ladisposición permenente de la documentación en la web institucional como fuente única de consulta y

posibilidad de descarga de los formatos que se utilizan para el registro de la operación de lainsititución. Es responsabilidad de los líderes de procesos garantizar que los servidores públicos

adscritos a sus procesos actúan en consideración a lo establecido en los documentos del sistema.

A través de la web de la Universidad, se socializa las novedades de la documentación del SIG en elcampo de "noticias" de la página principal.

Se asegura la integridad y disponibilidad de la documentación contenida en el Software SIG a través dedos backups diarios realizados por el sistema automáticamente sobre toda su operación y copias deseguridad en los servidores de almacenamiento de conformidad con las directrices para la conservacióny custodia de los sistemas de información de la Institución.





2.1 CONTROL DE CAMBIOS EN LA DOCUMENTACIÓN

El Software controla los cambios en la documentación del SIG y dispone de tres campos que visualizany describen los cambios realizados a los documentos en versiones anteriores así:

Cuando un usuario del sistema modifica un documento, el software le exige que para guardar cualquier cambio debe describir en el campo "Cambios"” todas las modificaciones que realizó. El campocambios aparece como un emergente para ser diligenciado inmediatamente se realice el cambio en el

documento. Esta información se visualiza cuando se aprueba el documento en el espacio de "cambiosrealizados en versiones anteriores", justo en la primera parte del documento.

Para información de todos los usuarios del SIG, en el enlace consultas aparece el historial de cambiosque ha tenido el documento, equivalentes a todas las modificaciones de las versiones anteriores, sin quese muestren los documentos obsoletos.

Únicamente el Administrador del SIG (Representante de la Dirección), tiene acceso al historial de lasversiones anteriores de los documentos (documentos obsoletos completos) para asegurar que losusuarios no tengan la posibilidad del uso no intencionado de versiones obsoletas y la trazabilidad yconservación de los documentos. Este historial aparece en el enlace "consultas" de dicho usuario.

2.2 DOCUMENTOS NORMATIVOS INTERNOS Y EXTERNOS

Los documentos normativos de origen interno y externo constituyen el NORMOGRAMA, fuente deconsulta para todos los procesos del SIG. Estos documentos conservan su estructura original, sinnecesidad de adecuarlos a la estructura de codificación implementada en el Sistema Integrado deGestión de la Universidad.

La responsabilidad general sobre la administración del NORMOGRAMA es de la Secretaría General.El Coordinador del Grupo Interno de Trabajo Jurídico, revisa y actualiza trimestralmente la

normatividad interna y externa vigente y aplicable, quien a través del software Admiarchi, publica ydispone dichos documento para su consulta por el SIG.

La normativa interna (acuerdos y resoluciones) se alimentan a una base de datos interna y la normativaexterna se vincula a las páginas web fuente oficial y se asegura su disponibilidad y vigencia por mediode la revisión que hace la Secretaría General.

3. ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE REGISTROS

3.1 DETERMINACIÓN DE LOS REGISTROS A CONTROLAR POR EL SIG:

La identificación de los registros de la Universidad, se ajusta a las disposiciones establecidas en la ley594 de 2000, y las Tablas de Retención Documental se constituyen en el documento de control yadministración de los registros que la conforman.

Todos los registros se identifican de acuerdo a las series documentales especificadas en las Tablas deRetención Documental de la siguiente manera:

Al elaborar el flujograma de un procedimiento o instructivo, donde se requiera la referencia a unregistro, este se identifica a través la asignación de un código (serie documental) coherente con lasTablas de Retención Documental, por parte de la Líder del Proceso de Gestión Documental.





Cuando el registro se realice con el diligenciamiento de un formato específico, éste se vincula y elSoftware SIG, asigna un código único para su control como documento (formato), así como el controlde sus versiones.

De acuerdo a lo anterior, los registros tendrán un código único de identificación (serie documental) sino están contenidos en un formato especificado y tendrán dos códigos (serie documental para el controldel registro y código del SIG para el control de documentos) si el registro obligará la utilización de un

formato.

3.2 CONSIDERACIONES RELACIONADAS CON EL BUEN USO Y MANTENIMIENTO DE LOSREGISTROS:

De conformidad con el artículo 3 del acuerdo 042 de 2002 emanado por el Archivo General de la Nación, "CONFORMACION DE LOS ARCHIVOS DE GESTION Y RESPONSABILIDAD DE LOSJEFES DE UNIDADES ADMINISTRARIVAS. Las unidades administrativas y funcionales de lasentidades deben, con fundamento en la Tabla de Retención aprobada, velar por la conformación,organización, preservación y control de los archivos de gestión, teniendo en cuenta los principios de

procedencia y orden original, el ciclo vitar de los documentos y la normatividad archivistica. Elrespectivo Jefe de la oficina, será el responsable de velar por la organización, consulta, conservación ycustodia del archivo de gestión de su dependencia, ..."

Los criterios para la organización de los archivos de gestión se encuentran documentados en el Manualde Archivo de Gestión, aprobado mediante Resolución de Rectoría No. 00523 de Julio 12 de 2004 y enel Procedimiento para administrar el archivo de gestión, central e histórico de la Universidad (P-GD-103).

Los registros deben ser legibles y coherentes con el tiempo, lugar y actividad, independientemente delmedio de presentación (impreso o no impreso).

Ningún registro en medio impreso (manuscrito específicamente) se debe generar a lápiz.

Los registros en medio impreso se deben proteger de factores que impliquen humedad, polvo yelevadas temperaturas (fuentes caloríficas y luz solar).

Los registros en medio electrónico, electromagnético u otro medio diferente al impreso se deben proteger de elevadas temperaturas, polvo, humedad y virus electrónicos.

Con el fin de proteger los registros en medio electrónico, se asegura que el Coordinador del Grupo deSistemas realiza almacenamiento en servidores y copias de seguridad como un mecanismo de soporte.

Los registros del proceso de Gestión Financiera, se manejan de acuerdo con lo establecido por los entesexternos de control y están bajo su responsabilidad.

Es responsabilidad exclusiva del Líder del Proceso de Gestión Documental, velar por la aplicación delas Tablas de Retención Documental.

"




Normatividad del Documento: Tipo: Normatividad ExternaNorma Año Descripción Emitida Por Observaciones Consultar

LEY 594 2000

por medio de la cual sedicta la Ley General de

Archivos y se dictanotras disposiciones.

CONGRESODE LA

REPÚBLICA

Tipo: OtrosDescripción ConsultarMECI 1000:2005

Manual Archivo Gestión Universidad de Caldas

NTC-GP 1000_2004

Elaborado Por: Encargado Revisión: Encargado Aprobación:

Luz Stella Salazar Arbelaez

PROFESIONALUNIVERSITARIO

Mauricio ArbelÁez Rendon

JEFE DE OFICINA ASESORA

FERNANDO DUQUE GARCÍA

SECRETARIO GENERAL DEINSTITUCIONUNIVERSITARIA

Documento ControladoSi usted copia o imprime este documento, el Sistema Integrado de Gestión de la Universidad de Caldas

lo considerará No Controlado y no se hace responsable por su consulta o uso.Si desea consultar la versión actualizada y controlada de este documento, consulte siempre la página

web http://www.ucaldas.edu.co/, en el enlace SIG

http://sig.ucaldas.edu.co/gestionDocumental/anexos/NTC-GP%201000_2004.pdf

http://sig.ucaldas.edu.co/gestionDocumental/anexos/MANUAL_ARCHIVO_DE_GESTION_UCALDAS.doc

http://sig.ucaldas.edu.co/gestionDocumental/anexos/meci%201000%202005.pdf

http://190.26.215.130/?idcategoria=2023

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