Procedimiento Auditorias Internas Al Sistema de Gestion de La Calidad

PROCEDIMIENTO AUDITORIAS INTERNAS AL SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD

Versin: 9 Fecha: 2011-07-21 Cdigo: SGC-PRO-007 Pgina: 1 de 9

ORIGINAL 2011-07-21

PROCEDIMIENTO AUDITORAS INTERNAS AL SISTEMA

DE GESTIN DE LA CALIDAD

NTC ISO - 9001:2008

NTC GP - 1000:2009

NTC-ISO/IEC 17025:2005



ORIGINAL 2011-07-21

TABLA DE CONTENIDO

1. OBJETIVO 3

2. ALCANCE 3

3. ABREVIATURAS/ DEFINICIONES 3

4. CONTENIDO 3

4.1 ETAPAS DE LA AUDITORA INTERNA DE CALIDAD 4

5. ROLES DEL AUDITOR INTERNO 7

6. RESPONSABILIDADES 8

6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA 9

7. ANEXOS 9



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1. OBJETIVO.

Planificar, implementar y mantener de manera eficaz el programa de auditoras internas

para determinar si el Sistema de Gestin de la Calidad es conforme con los servicios que

ofrece la Universidad, con los requisitos de las normas NTC-ISO 9001:2008, NTC-GP

1000:2009 Y NTC-ISO/IEC 17025:2005, internos, legales y con los del Sistema de

Gestin de la Calidad establecidos por la Universidad Tecnolgica de Pereira.

2. ALCANCE.

Las instrucciones de este procedimiento se aplican a todos los procesos y documentos del

Sistema de Gestin de la Calidad de la Universidad Tecnolgica de Pereira.

3. ABREVIATURAS / DEFINICIONES

Auditora: Proceso sistemtico, independiente y documentado para obtener evidencias y evaluarlas de manera objetiva, con el fin de determinar el grado en que se cumplen

los criterios de la auditora.

Hallazgo: Resultados de la evaluacin de la evidencia en una auditora frente a los requisitos establecidos por las normas. Los hallazgos pueden indicar conformidad, no

conformidad u oportunidad de mejora.

Auditor: Persona con la competencia para llevar a cabo una auditora.

4. CONTENIDO

Las auditoras internas de calidad son coordinadas por la Oficina de Gestin de Calidad,

para verificar el cumplimiento continuo de los requisitos del Sistema de Gestin de la

Calidad, internos, legales y de las normas NTC ISO 9001:2008 NTC-GP 1000:2009 Y

NTC-ISO/IEC 17025:2005.



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4.1 ETAPAS DE LA AUDITORA INTERNA DE CALIDAD

4.1.1 La Oficina de Gestin de Calidad selecciona al grupo de auditores internos los

cuales son funcionarios de la Universidad Tecnolgica de Pereira, cuyo inters particular y

voluntario, ha permitido su formacin, actualizacin y participacin en los ejercicios y

actividades derivadas de las auditoras internas, en cada una de las normas con las que se

encuentra certificado el sistema. Los Auditores Internos de cada vigencia son nombrados

mediante resolucin.

Los requisitos de un auditor interno son:

- Ser funcionario de la Universidad Tecnolgica de Pereira.

- Tener formacin certificada como auditor interno ISO 9001, GP 1000 ISO

17025.

- Contar con cursos de actualizacin en las versiones vigentes de las normas.

- Obtener calificacin positiva en la evaluacin de la vigencia anterior.

4.1.2 La Oficina de Gestin de Calidad conforma los grupos de auditores y realiza la

distribucin de los procesos a auditar, de tal manera que los auditores no auditen su propio

trabajo.

4.1.3 Cuando se considere necesario, las auditoras internas al Sistema de Gestin de

Calidad, podrn ser realizadas por profesionales externos, que demuestren experiencia e

idoneidad en la labor,

4.1.4 El programa anual de auditoras internas por proceso (SGC-FOR-07-01), es

elaborado anualmente por la Oficina de Gestin de Calidad, se socializa a los auditores

internos segn el proceso que les haya sido asignado. Las auditoras se realizan de

acuerdo a este programa donde se garantiza el cumplimiento de los numerales de las



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normas NTC-ISO 9001:2008, NTC GP-1000:2009, NTC-ISO/IEC 17025:2005, los

requisitos internos y legales.

4.1.5 El plan de la auditora (SGC-FOR-007-02) es definido por los auditores internos en

compaa de la oficina de Gestin de Calidad y posteriormente es enviado al Jefe del

Proceso o Director del Laboratorio a auditar.

4.1.6 Los auditores internos diligencian la Hoja de Chequeo (SGC-FOR-007-03), e

incluyen las preguntas que consideren pertinentes segn el proceso a auditar. Los

auditores debern conservar las hojas de chequeo del ltimo ciclo de auditoras realizado.

4.1.7 Al iniciar la auditora el auditor debe realizar una reunin de apertura con los

funcionarios del proceso que considere pertinentes, con el fin de presentar al grupo auditor,

dar a conocer el objetivo, alcance y aclarar las dudas a que haya lugar.

4.1.8 En el desarrollo de la auditora, el auditor registra los hallazgos y la evidencia

soporte en el formato Hoja de Chequeo (SGC-FOR-007-03), e informa las posibles no

conformidades detectadas en el proceso.

4.1.9 El auditor consigna las No Conformidades encontradas en el Reporte de No

Conformidad (SGC-FOR-007-04), ste se da a conocer al Jefe del Proceso o Director del

Laboratorio auditado para su revisin y aprobacin.

4.1.10 Cuando exista conflicto entre el auditor y los auditados con respecto a las no

conformidades encontradas en el proceso, se acudir a una segunda instancia ejercida

por la Oficina de Gestin de Calidad y la Oficina de Control Interno.

4.1.11 El auditor diligencia el formato informe final de auditora (SGC-FOR-007-05), el

cual contiene las fortalezas, oportunidades de mejora, hallazgos y comentarios del grupo

auditor. El informe deber contener las firmas de los auditores que participaron en la

auditoria.



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4.1.12 El auditor debe realizar una reunin de cierre al finalizar el proceso de auditora,

para dar a conocer la totalidad de los hallazgos encontrados en cada proceso, hacer

entrega de los reportes de no conformidades y el informe final.

4.1.13 Los auditores envan en medio fsico y magntico a la Oficina de Gestin de

Calidad el Informe de la auditora en el formato (SGC-FOR-007-05).

4.1.14 El cierre de las no conformidades encontradas luego de la Auditora Interna, es

responsabilidad del proceso auditado y se deben registrar en el formato Reporte de no

Conformidad (SGC-FOR-007-04). Es necesario que los procesos auditados tomen las

acciones correctivas y/o correcciones de manera inmediata, con el objetivo de eliminar la

no conformidad y la causa de la misma. Las acciones correctivas planteadas deben ser

registradas en el aplicativo de acciones correctivas, preventivas y de mejora del Sistema

de Gestin de la Calidad.

4.1.15 Los procesos auditados del SGC, tienen 15 das a partir de la fecha de la reunin

de cierre de auditora, para plantear las acciones correctivas y consignarlas en el formato

Reporte de no conformidades y en el aplicativo de acciones; para el cierre de las no

conformidades el proceso contar con mximo 90 das a partir de la formulacin de la

accin correctiva.

4.1.16 Los Auditores Internos de Calidad, deben realizar seguimiento y verificacin a las

acciones planteadas por los procesos para el levantamiento de las no conformidades, de

acuerdo a las fechas programadas por los auditados para el cierre de las mismas.

4.1.17 Finalizada la auditora, la Oficina de Gestin de Calidad hace el informe general del

ciclo de auditora, el cual es presentado como insumo para la revisin de la alta direccin.

4.1.18 Los registros de las auditoras internas de calidad se llevan como lo establece el

Procedimiento de Control de los Registros (SGC-PRO-003).



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4.1.19 Los auditores internos son evaluados por el Jefe del Proceso auditado y la

Coordinacin de la Oficina de Gestin de Calidad, mediante el formato de evaluacin de

auditores internos (SGC-FOR-007-06), luego se elabora el informe consolidado de la

evaluacin de los auditores y se socializan los resultados con los mismos.

5. ROLES DEL AUDITOR INTERNO

En el desarrollo de las auditoras internas y en la conformacin de los grupos auditores, se

pueden desempear los siguientes roles, teniendo en cuenta la experiencia, formacin y

capacitacin:

Rol Perfil Funcin

Auditor Externo Profesional externo

contratado con

experiencia e idoneidad

Acompaa y asesora a los grupos en el

proceso

Puede realizar auditorias

Auditor Lder Funcionario de la

Universidad formado

como auditor interno, que

haya participado en la

realizacin de auditoras y

que su desempeo ha

sido bien calificado

Orienta al grupo de trabajo

Planea la Auditoras a su cargo

Revisa y aprueba documentos

Toma decisiones con relacin al desarrollo

de las auditorias

Dirige las reuniones de apertura y cierre de

auditoria

Acompaante Funcionario de la

Universidad formado

como auditor interno que

ha participado en la

realizacin de auditoras

internas

Prepara la auditora

Participa activamente en la auditora

Elabora documentos

Observador Funcionario de la

Universidad que se ha

Ayuda en la preparacin de la auditora

Presencia la auditora (no interviene)



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formado como auditor

interno y no tiene

experiencia en la

realizacin de , pero no

ha desarrollado auditorias

Colabora en elaboracin de los documentos

6. RESPONSABILIDADES

RESPONSABLE RESPONSABILIDAD(ES)

Rector Nombrar auditores internos, mediante acto administrativo

Jefe de Calidad y Oficina

de Gestin de Calidad

Coordinar las auditoras internas Seleccionar al grupo de auditores internos. Elaborar el programa anual de auditoras internas por proceso. Dirimir conflictos entre auditor y auditados. Coordinar la evaluacin de los auditores internos. Elaborar y presentar el informe general de auditoras internas.

Jefe de Proceso Director de Laboratorio

Ejecutar las acciones correctivas, preventivas para eliminar la causa y la nueva ocurrencia de las no conformidades encontradas en la auditora interna.

Hacer seguimiento a los hallazgos encontrados en las auditoras internas.

Evaluar a los auditores internos de su proceso.

Funcionarios Administrativos

Ejecutar las acciones correctivas, preventivas para eliminar la causa y la nueva ocurrencia de las no conformidades encontradas en la auditora interna.

Hacer seguimiento a los hallazgos encontrados en las auditoras internas.

Auditor Interno

Realizar la auditora interna siguiendo este procedimiento. Desempear el rol asignado de acuerdo a lo establecido en el

procedimiento Informar oportunamente a los procesos y a la Oficina de Calidad,

acerca de los resultados de las auditoras. Realizar seguimiento y verificacin a los hallazgos en cada

proceso auditado, dentro de los plazos establecidos. Diligenciar correctamente los formatos.



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Jefe de Control Interno y Oficina de

Control Interno Dirimir conflictos entre auditor y auditados.

7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

NTC-ISO 9000:2000 Sistema de Gestin de la Calidad. Fundamentos y Vocabulario.

NTC-ISO 9001:2008 Sistema de Gestin de la Calidad. Requisitos

NTC-GP-1000:2009 Norma Tcnica de Calidad en la Gestin Pblica. Requisitos

NTC-ISO-19011 Directrices para la auditora de los Sistemas de Gestin de la Calidad.

8. ANEXOS (SGC-FOR-007-01) Programa Anual de Auditoras Internas por Proceso.

(SGC-FOR-007-02) Plan de Auditora interna de Calidad.

(SGC-FOR-007-03) Hoja de Chequeo.

(SGC-FOR-007-04) Reporte de No Conformidad

(SGC-FOR-007-05) Informe de Auditora por Proceso

(SGC-FOR-007-06) Evaluacin del Auditor Interno.

Elaborado por: ____________________ Personal de la UTP

Revisado por: ____________________ Jefe de Calidad

Aprobado por: ____________________

Vicerrector Administrativo

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