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GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS

Procedimiento Administrativo para la Asignación y

Manejo de Caja Chica en Obra/Proyecto Código: PG-TES-02

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PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO PARA LA ASIGNACIÓN Y MANEJO DE CAJA CHICA EN

OBRA / PROYECTO

CONTROL DE EMISION Y CAMBIOS

Rev. Nº Fecha Descripción Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

1 09.12.1997

Procedimiento para la Asignación y Manejo de

Caja Chica en Obra/Proyecto

Juan M. Venegas Jefe de y Administradores

de Obra

Jorge Palacios Administrador de

Obra

Félix Arango Gerente de Adm.

Y Finanzas

2 16.07.2009


Caja Chica en Obra/Proyecto.

Wilford Peña Administrador General

María E. Hernández

Gerente de Contabilidad

Jorge Palacios Jefe de

Administración de Personal y

Administradores de Obra

Luis Ruiz Gerente de RRHH

3 24.04.2013


Caja Chica en Obra/Proyecto

Bruna Uribe Jefe de

Contabilidad

Carlos Ramirez. Coordinador de

Administradores de Obra


Administración de Obra

Renato Zolfi Gerente de

Administración y Finanzas.

4 05.09.2013



Bruna Uribe Jefe de

Contabilidad

Juan Diego Cañamero Administrador de

Proyectos




Administración y Finanzas

5 26.06.2014



Carlos Ramírez Coordinador de

Administración de Proyectos




Administración y Finanzas




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INDICE

1. OBJETIVO .............................................................................................................. 3 2. AMBITO DE APLICACIÓN. ....................................................................................................3 3. REFERENCIAS ....................................................................................................... 3 4. DEFINICIONES ....................................................................................................... 3 5. PROCEDIMIENTO ................................................................................................... 3 6. RESPONSABILIDADES. ........................................................................................... 6

7 ANEXOS .......................................................................................................................................... 7




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1. OBJETIVO

El contenido del presente procedimiento está orientado a establecer un orden correcto en el

proceso de asignación y manejo de la Caja Chica en Obra/Proyecto.

2. ÁMBITO DE APLICACIÓN

Este procedimiento rige par a todas las Obras/Proyectos de COSAPI S.A. en el territorio nacional y en los consorcios en el cual tengamos a cargo la Administración de Obra.

3. REFERENCIAS

Políticas y Prácticas de COSAPI S.A.

4. DEFINICIONES

4.1 ACTA.- Es aquel documento mediante el cual se deja constancia de la creación de

una Caja Chica, donde se indica el monto, inicio y responsable del manejo de la

misma. Dicha Acta debe ser firmada por el Gerente de Proyecto, Administrador de

Obra/Proyecto o la persona responsable de la custodia y manejo (Anexo 7.1).

4.2 GASTOS GENERALES: Son los gastos necesarios para mantener la actividad de una

empresa denominados gastos corrientes como por ejemplo: energía eléctrica, agua,

teléfono, internet, movilidades, peajes, almuerzos, etc.

5. PROCEDIMIENTO

5.1. Determinación del Monto

Al inicio de una Obra/Proyecto, el Administrador en coordinación con el Gerente de Proyecto

deberán determinar el monto de la Caja Chica a ser utilizada en Obra/Proyecto. En tal sentido

para determinar dicho monto deberán tomar en cuenta lo siguiente:




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o Normas de COSAPI S.A. sobre la asignación y manejo de Caja Chica.

o Distancia de la Obra/Proyecto al centro de comercio, es decir la distancia entre la

Obra/Proyecto y zona de proveedores.

o Envergadura de la Obra/Proyecto.

o Monto tal que le permita al Administrador de Obra/Proyecto reponer la Caja Chica una

vez por semana.

5.2. Asignación de Caja Chica mediante Acta:

Una vez determinado el monto de la caja chica, se deberá formalizar mediante Acta la

asignación y responsable del manejo de la misma. Dicha Acta deberá ser firmada por el

Gerente de Proyecto, Administrador y el responsable del manejo y custodia de la caja que el

Administrador designe, indicando fecha de inicio, monto y responsable. Una copia del Acta

deberá ser enviada al Área de Contabilidad y a la Jefatura de Administración de Obra (anexo

1).

5.3. Normas para la asignación y manejo de la Caja Chica.

Fondo máximo de S/. 35,000: El fondo de Caja Chica no debe exceder de S/.35,000.00

(Treinta y Cinco mil Nuevos Soles). En los casos en que se requiera un monto mayor, éste

deberá ser solicitado y justificado por el Administrador de Obra/Proyecto mediante una

comunicación al Área de Contabilidad, quien determinará su aprobación..

Gastos permitidos: La caja chica está hecha sólo para cubrir gastos generales (como los

descritos en la definición 4.2) debido a lo siguiente:

- Los gastos generales no forman parte del costo directo del proyecto. Si algún otro tipo de

gasto es incluido en la caja chica, estaría distorsionando el costo real.

- Las compras de materiales realizadas con la Caja Chica no ingresan al Almacén ni al

stock, por lo que tanto no debemos comprar materiales con la caja chica. Si lo hacemos,

tendremos una distorsión en el stock del inventario.




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Reposición de Caja Chica semanal: El fondo de Caja Chica deberá ser un monto tal que

cubra los desembolsos de una semana, salvo casos excepcionales en que por la naturaleza de

la Obra/Proyecto y su ubicación, se requiera que ésta cubra un período mayor.

Tope máximo por cada desembolso de Caja Chica: El desembolso a pagar por Caja Chica

no deberá exceder del 10% del monto total de la misma. Cualquier monto mayor a éste, deberá

ser cancelado mediante cheque o transferencia bancaria. En caso de tratarse de un caso

especial, deberá ser consultado con el área de Contabilidad (además deberá tener la

aprobación del Administrador de Obra y Gerente del Proyecto).

El Vale de Caja Chica: El sustento de los gastos debe ser la factura correspondiente u otro

comprobante de pago autorizado por la SUNAT, solamente en casos excepcionales se utilizará

Vale de Caja Chica, sobre todo, para gastos de movilidad o taxis que se adjuntan a la planilla

de movilidad. Tener en cuenta que los gastos realizados y rendidos con vales de Caja Chica

son considerados por la SUNAT como no deducibles del Impuesto a la Renta.

De la reposición del Fondo Fijo: Todos los comprobantes de Caja Chica deberán tener un

Sello-Fechador de “PAGADO”, con la fecha en que se efectuó el desembolso. Este sello

deberá ser condición previa a la reposición de la Caja Chica. Asimismo, deberán ser visados

todos los desembolsos por el Gerente de Proyecto y Administrador de Obra.

Del Traspaso de la Caja Chica en Obra: Si por necesidad de obra se realiza un cambio de

responsable de la Caja Chica en el proyecto, se debe realizar un Acta de Entrega de Caja

Chica, donde el responsable inicial declare detalladamente los documentos, efectivo y monto

en cuenta que componen el monto asignado de Caja Chica, el cual entregará en su totalidad al

nuevo responsable. Dicha Acta debe ser firmada por el responsable inicial, el nuevo

responsable, el Administrador del Proyecto y el Gerente del Proyecto (anexo 2). Además, se

debe enviar copia del Acta a Contabilidad para que realice el respectivo cambio de responsable

en el sistema ORACLE.

De los incrementos ó reducciones de Caja Chica: Todo incremento ó reducción del fondo de

Caja Chica debe quedar registrado mediante Acta, indicando el monto incrementado ó reducido

y el nuevo valor de Caja Chica. Dicha Acta debe ser firmada por el Gerente/Jefe del Proyecto,

el Administrador y el responsable de la Caja Chica en obra (anexo 3). Además, se debe enviar




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copia del acta a Contabilidad.

Del Cierre de Caja Chica: El cierre de Caja Chica deberá ser comunicado al área de

Contabilidad-Sede Central y a la Jefatura de Administración de obra (Sede Central). Asimismo,

según corresponda, deberá enviarse el voucher original del depósito bancario efectuado a la

cuenta de COSAPI por el saldo de cierre de Caja Chica (anexo 4).

6. RESPONSABILIDADES

El Gerente de Proyecto y el Administrador de Obra/Proyecto, son los responsables de asignar el

monto de Caja Chica, mediante Acta firmada.

El Administrador de Obra/Proyecto es el responsable del buen uso y manejo de la Caja Chica,

pudiendo delegar, constando en Acta, la custodia de la misma.

Los fondos y la cuenta bancaria de la Caja Chica sólo deben ser utilizados para los gastos

generales del proyecto, al cual fue asignada. Si se encuentran evidencias de haber realizado

gastos u operaciones personales con dichos fondos, se procederá a evaluar los hechos y,

posteriormente, a tomar las medidas y/o sanciones disciplinarias que correspondan.

Al Administrador de Obra/Proyecto y/o responsable de la Caja Chica, se le descontará de sus

haberes y/o beneficios sociales, si se detecta y comprueba que existe un déficit en la misma.

La jefatura de Administración de Obra, es la responsable de actualizar y realizar las modificaciones

del presente documento.




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7. ANEXOS

ANEXO 1: Formato de Acta de Apertura Fondo Fijo (Caja Chica)




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ANEXO 2: Formato de Acta de Transferencia de Fondo Fijo (Caja Chica)




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ANEXO 3: Formato de Acta de Ampliación/Disminución de Fondo Fijo (Caja Chica)




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ANEXO 4: Formato de Acta de Cierre de Fondo Fijo (Caja Chica)

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