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Procedimiento 11: Arqueo, cuadre y cierre de Caja 

El arqueo de caja se tiene que hacer diariamente y debe cuadrar el dinero de caja con las transacciones diarias de la sucursal. 

¿Cómo lo realizamos? 

a) Acceso a la caja: Desde la opción, órdenes de venta, pulsamos en el símbolo de euro, para acceder a la caja. 

 

ACCESO A CAJA DESDE ORDENES DE VENTAS 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

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b) Información de la pantalla de cuadre de caja. 

En esta pantalla se muestran todos los movimientos que realizamos  y afectan a la caja, también podemos ver aquellos efectos que se finalizan como forma de pago talón, tpv u otros y estos deben quedar registrados en el apartado correspondiente. 

 

 

         

 

 

 

 

 

 

 

 

 

En esta pantalla se muestran los saldos totales, externos  e internos por separado. 

Saldos de Caja actual, del día Anterior y Saldos de Caja d

Movimientos de salidas y entradas de efectivo (ingresos, entregas...) 

Si deseamos ver los movimientos de tpv, talones u otros, pulsaremos en el campo que deseemos.‐ 

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c) Movimientos de caja: 

 (Ingresos, envíos efectivo, comidas...) usaremos los botones de salidas y entradas de caja. 

Se abrirá un desplegable que muestra todas las opciones disponibles tanto en las salidas como en las entradas de caja. 

 

 

Se abrirá una pantalla que contiene un desplegable en el que aparecen  los movimientos más habituales,  los  ingresos  en  banco,  los  envíos  de  efectivo,  los  pagos  de  comidas. Seleccionaremos el código en función de la descripción del gasto: 

COMIDAS SUCURSALES. 

ENTREGAS ADMON EXTERNO. 

ENTREGAS ADMON INTERNO. 

INGRESO EN BANCO. 

Si el gasto ocasionado es habitual y no aparece en el desplegable anterior,  lo realizaremos a través de órdenes de compras. Introducimos el código del acreedor o proveedor en cuestión, y el importe de la factura, ya que en este caso, el Departamento de Administración, le crea por defecto el tipo de gasto “ADMON reparación”, en este ejemplo, vemos que el Acreedor tiene por  defecto  la  forma  de  pago,  EFECTIVO.  Una  vez  introduzcamos  el  gasto,  aparecerá  en nuestra caja, restando el importe. Poner el número de Factura para poder continuar. 

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Si el gasto, corresponde a un   Acreedor, que no está creado en el programa, y no se usa de forma habitual, el Departamento de Administración valorará la creación del mismo. 

Con  los proveedores no ocurre esto ya que todos  los proveedores han de estar previamente creados, para dar de entrada la factura en cuestión. 

d) Pasos para el Cierre de caja.‐ 

En primer lugar destacar que la salida de caja a la isla se realizará  dándole a “salida de caja” y se hará el apunte “entregas admon externo‐interno”. Tenemos que realizar esa salida de caja justo antes de enviar el dinero en la ruta a la Isla. No habrá que enviar ningún correo electrónico de ese envío, ya que diariamente administración verá las salidas de caja de cada sucursal. Si  hacemos el envío de esta manera, administración estará pendiente a que llegue esa ruta con el dinero. Una vez tenga administración el dinero en su poder os enviará un correo dando el ok de la entrega al mediodía siguiente. Si no lo recibís por favor poneros en contacto con ellos vía email. 

1º Paso.‐Arqueos de caja: Realizamos un conteo del dinero, para después introducir la información a través del aqueo de caja 

 

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En esta pantalla indicaremos los billetes y monedas que tenemos en el momento del cierre de caja,  una  vez  terminemos  automáticamente  nos  generará  un  apunte  en  caja  (de  salida  o entrada) indicándolo en la caja como diferencia. 

 

 

 

2º Paso Cierre de caja. 

Una vez hecho el arqueo, procederemos al cierre de caja, esto se puede hacer cuantas veces queramos  a  lo  largo  del  día,  únicamente  empezaremos  una  caja  nueva,  no  veremos  los movimientos anteriores al cierre. Pulsamos en el botón indicado.‐ 

 

En el campo Observaciones anotaremos cualquier tipo de incidencia con el arqueo de caja.- Estas incidencias se analizarán con el departamento Financiero.  

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Si  necesitamos  consultar  cajas  anteriores,  accedemos  desde  el menú  lateral,  pulsando  en 

cierres  de  caja,  a  continuación  pulsamos    en   

 

Seleccionamos  la  fecha  en  cuestión  y  pulsamos  aceptar,  en  este  ejemplo  se  pueden  ver diferentes cierres de caja, para acceder a  la vista  tota donde aparecen  todos  los apuntes de caja pulsamos dos veces sobre el que nos interese. 

 

 

3º  Paso.‐  Preparación  de  la  documentación  que  adjuntamos,  para  el  Dpto  de Administración. 

Documentación para acompañar.‐ 

Facturas de proveedores o acreedores, directos.  

Listado de tpv, acompañado de las facturas cobradas por tpv y el voleto de tpv. 

Listado  de  talones,  acompañado  de  las  facturas  cobradas  por  talón  y  el  talón  ,  el  resto  de documentación  obtenida  de  la  caja  del  día,  se  archivara  en  la  sucursal  por  un  periodo  de ……….meses. 

Desde la pantalla cierres de caja, imprimiremos los listados correspondientes a los cobros por cheques y por tpv´s que tengamos de ese día y que debemos adjuntar a la documentación de la caja. 

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Sobre  la pestaña de  talones  (o  tpv´s)  seleccionaremos en el desplegable de  la  impresora el listado que queramos imprimir. 

 

En esta pantalla seleccionaremos este tipo de listado y daremos a imprimir. 

 

Si pulsamos el botón previsualizar veremos en pantalla el listado que aparece. Este listado es el que debéis  grapar  a  los  tpv´s  y  cheques  y  así podréis  comprobar que  está  todo  cobrado correctamente. 

 

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