PRO002GSS Pago de Viáticos y Gastos de Viaje por...

PROCEDIMIENTO

PAGO DE VIATICOS Y GASTOS DE VIAJE POR CAJA MENOR AL INTERIOR DEL PAIS

Código: PRO002GSS Versión: 05

Fecha de Aprobación: 26-11-2012 Página 1 de 12

Documento Oficial. Universidad Pedagógica Nacional

OBJETIVO Tramitar y pagar con oportunidad las solicitudes de viáticos y gastos de viaje requeridos para el normal funcionamiento de las actividades académicas y administrativas de la Universidad, en cumplimiento de su visión y misión institucional. NORMATIVIDAD Resolución 0805 del 13 de Julio de 2012, por la cual se restablece la nueva escala de viáticos y se reglamenta su reconocimiento Resolución 0289 del 17 de marzo de 2011, por la cual se reglamenta la constitución y funcionamiento de las cajas menores en la Universidad Pedagógica Nacional. Resolución anual de constitución de Caja Menor de la División de Servicios Generales. Resolución 1059 del 23 de mayo de 1988, por la cual se reglamentan las comisiones en la Universidad Pedagógica Nacional. Acuerdo 007 de 1994, del Consejo Académico, por el cual se reglamentan las salidas de campo. Acuerdo 014 de 1997, CSU, autoriza al Rector para que ordene el pago por los gastos que se ocasionen por concepto de los desplazamientos de los miembros de CSU, en cumplimientos de sus funciones. Resolución 0840 del 16 de julio de 2004, por medio de la cual se establece los procedimientos para asegurar la estadía de invitados nacionales e internacionales en la UPN. Resolución 0153 del 06 de febrero de 2009, por la cual se establece la suma correspondiente a viáticos internacionales para docentes, estudiantes y directivos de la UPN. Resolución 1316 del 08 de octubre de 2004, por la cual se modifica la Resolución 1059 del 23 de mayo de 1988. Acuerdo del Consejo Superior No. 033 del 04 de Noviembre de 2011, Por la cual se deroga el Acuerdo No 001 del 25 de febrero de 2005 y se reglamenta las comisiones para los profesores de planta de la Universidad Pedagógica Nacional y los del I.P.N. Acuerdo 016 del 10 de junio de 2005 del Consejo Superior, por el cual se crean y se reglamentan los estímulos académicos para los profesores ocasionales y los de cátedra de la Universidad Pedagógica Nacional. Resolución 0484 del 11 de abril de 2005, por la cual se reglamenta la prestación de un servicio y se fijan unas tarifas. Resolución 0485 del 11 de abril de 2005, por la cual se deroga la Resolución 0962 del 14 de septiembre de 2001 y se dictan medidas para el uso del Condominio “Los Tulipanes”. Resolución 0486 del 11 de abril de 2005, por la cual se deroga la Resolución 0755 del 30 de agosto de 2002 y se dictan medidas para el uso de la Finca “San José de Villeta”. Resolución 1302 del 14 de octubre de 2005, por la cual se aclara la Resolución 0840 del 16 de julio de 2004. Decreto anual que fija las escalas de viáticos. Estatuto Tributario y demás normas expedidas sobre impuestos, por el Gobierno Nacional y Distrital. Normas que se expidan modificando las anteriores.

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RESPONSABLE División de Servicios Generales – Proceso Gestión de Servicios APLICACIONES GRP - SIAFI DEFINICIONES Salidas de campo. Actividades programadas por los profesores, en desarrollo de los programas académicos que requiere el desplazamiento del profesor y de los estudiantes a sitios diferentes a las sedes de la Universidad, con el fin de complementar la formación recibida en el salón de clase y practicar los conocimientos en el ámbito social donde se debe desarrollar la actividad del futuro maestro. Salidas Administrativas: Son actividades en cumplimiento de obligaciones netamente administrativas, no son tomadas como salidas académicas y en la mayoría de los casos se ocasionan a lo largo del semestre. Dependiendo de su objeto requieren el pago de viáticos, gastos de viaje y servicios de transporte. Factura: Documento que relaciona los artículos vendidos en una operación comercial donde se indica cantidad, precio, valor del IVA, número, identificación del proveedor, dirección, teléfono y demás requisitos legales. Deben ser expedidas a nombre de la UNIVERSIDAD PEDAGOGICA NACIONAL Son documentos equivalentes a la factura entre otros los siguientes: los expedidos para el cobro de peajes, tiquetes de maquinas registradoras, los boletos de ingreso a espectáculos públicos, los tiquetes de servicio de transporte de pasajeros. Consultar Estatuto Tributario. Para bienes y servicios que se adquieren a empresas o personas del REGIMEN SIMPLIFICADO, en sitios donde es difícil conseguir el RUT, se debe anexar a la factura o documento equivalente fotocopia de la cédula o identificar al proveedor con el NIT, nombres, apellidos, dirección y teléfono, que permitan ser creados como proveedores en el aplicativo SIAFI. Rut: (Registro Único Tributario) Documento único para identificar, ubicar y clasificar a los sujetos de obligaciones administradas y controladas por la DIAN. Viáticos: Es el valor que se reconoce al servidor público vinculado a la Universidad Pedagógica Nacional, miembros del Consejo Superior y Contratistas en cumplimiento de su objeto contractual, siempre y cuando estén pactados en el respectivo contrato, para cubrir los gastos de manutención y alojamiento en cumplimiento de comisiones de servicio y desplazamientos y estadía en el interior o exterior del País. Gastos de Viaje: Corresponde a los gastos que se autorizan por concepto de transporte (aéreo o terrestre), peajes, combustible, repuestos y mantenimiento de los vehículos, por los desplazamientos de los servidores públicos de la Universidad Pedagógica Nacional, Miembros del

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Consejo Superior y Contratistas, siempre y cuando estén pactados en el respectivo contrato, en cumplimiento de comisiones de desplazamientos en el interior ó en el exterior del País. Legalización: Es el trámite mediante el cual se formalizan los gastos autorizados a un Servidor Público, Miembro del Consejo Superior o Contratista en cumplimiento de comisiones de servicio o desplazamientos en el interior o exterior del País, mediante la presentación del cumplido para legalizar los viáticos y las facturas o soportes autorizados para legalizar gastos de viaje y el transporte aéreo o terrestre.

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DIVISIÓN DE SERVICIOS

GENERALES DSG

DIVISIÓN

FINANCIERA

DFN

OBSERVACIONESESTÁNDAR DE

TIEMPOREGISTROTAREA

H

74. Envía memorando remisorio, acta de ejecución y facturas a la División Financiera, Contabilidad.

75. Recibe y realiza el PRO004GFN “Órdenes de pago”

FIN

MEMORANDO REMISORIO, FACTURAS Y ACTA DE EJECUCIÓN

MEMORANDO REMISORIO, FACTURAS Y ACTA DE EJECUCIÓN

CONTROL DE CAMBIOS

FECHA VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO

20-10-2011 04 Inclusión del aplicativo SIAFI y actividades derivadas de esta inclusión

26-11-2012 05

Modificación de las actividades descritas en el flujograma según la Resolución

0805 de 2012. Actualización de definiciones.

ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:

Líder Grupo de Caja Menor y Facilitador del proceso de

Gestión de Servicios

Damaris Reyes Castro Líder Proceso de Gestión

de Servicios.

Juan Carlos Orozco Cruz Rector

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