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AUDITORÍA INTERNA Código: PRO-SGC-006 Versión: 10 Vigente desde: 09/11/2015 Página :12 de 12

AUDITORÍA INTERNA

MODIFICADO POR VERIFICADO POR APROBADO POR

Nombre y Apellido: Ing. Laura Barreiro Ros

Nombre y Apellido: Ing.Agr. Hugo Bruning

Nombre y Apellido: Ing. Agr. Luis D. López

Cargo:

Encargada Unidad ISO

Cargo: Jefe Dpto. de Sistema de

Gestión de Calidad

Cargo:

Director

Firma:

Firma:

Firma:

Fecha : 21/09/2015 Fecha : 20/10/2015 Fecha : 09/11/2015


1. OBJETIVO

Coordinar la realización de la auditoria interna para la evaluación del sistema de calidad implementado.

2. ALCANCE

Abarca desde la planificación de la auditoria hasta la presentación del informe de AI.

3. SIGLAS Y DEFINICIONES

3.1 SIGLAS

• AI: Auditoria Interna • FOR: Formularios • NP ISO/IEC: Norma Paraguaya. De sus siglas en Inglés: Organización

Internacional para la Estandarización. Comisión Electrotécnica Internacional. • OIS: Organismo de Inspección SENAVE • PRO: Procedimientos • SENAVE: Servicio Nacional de Calidad y Sanidad Vegetal y de Semillas •• SGC: Sistema de Gestión de Calidad • UI: Unidad ISO/IEC 17020

3.2 DEFINICIONES • Auditoria interna de la calidad:

Se denomina, al proceso interno, sistemático, independiente y documentado que se realiza para obtener evidencias y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensión en que se cumplen los criterios de auditoria. (Según ISO 19011).

• Auditor interno: Persona con la competencia necesaria para realizar auditorías internas e independientes de la función a auditar.

• Auditor líder:

Auditor designado como líder del equipo auditor, que tiene conocimientos y experiencia para planificar y dirigir la auditoria.

• Auditor en formación:

Persona en proceso de formación como auditor interno.


• Alcance de la auditoría:

Extensión y límites de una auditoría. Incluye una descripción de las ubicaciones, las unidades de la organización, las actividades y los procesos, así como el periodo de tiempo cubierto.

• Competencia:

Habilidades personales y aptitud demostrada para aplicar conocimientos.

• Conclusiones de la auditoría: Resultado de una auditoria, que proporciona el equipo auditor tras considerar los objetivos de la auditoria y todos los hallazgos de la misma. (Según ISO 19011)

• Criterios de auditoría: Conjunto de procedimientos, requisitos o políticas frente a la cual se compara la evidencia de la auditoría. (Según ISO 19011).

• Evidencia de la auditoría: Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información que son pertinentes para los criterios de auditoría y que son verificables. La evidencia puede ser cualitativa o cuantitativa. (Según ISO 19011).

• Equipo Auditor: Uno o más auditores que llevan a cabo una auditoria, con el apoyo, si es necesario, de expertos técnicos.

• Experto técnico: Persona que aporta conocimientos o experiencia específicos al equipo auditor.

• Hallazgos de la auditoría:

Resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoría, recopilada frente a los criterios de auditoría. Los hallazgos pueden indicar tanto conformidad como no conformidad con los criterios de auditoría, como también oportunidades de mejora. (Según ISO 19011).

• No-conformidad: Incumplimiento de un requisito.

• Observación: Son desvíos puntuales o parciales en el cumplimiento de requisitos normativos o de las disposiciones internas del sistema de gestión de calidad.

• Oportunidad de Mejora: Acciones destinadas a la mejora continua del sistema.

• Plan de auditoría: Descripción de las actividades y de los detalles acordados de una auditoría.


• Principios de auditoría: Se consideran: conducta ética, presentación ecuánime los hallazgos, el debido cuidado profesional, independencia y el enfoque basado en la evidencia.

• Programa de auditoría:

Conjunto de una o más auditorías planificadas para un periodo de tiempo determinado y dirigidas hacia un propósito específico.

4. RESPONSABLE De la aplicación de este procedimiento es el encargado Unidad ISO y el equipo auditor. 5. ACTIVIDADES

5.1. Designación de auditores internos El desarrollo de la auditoria interna se inicia con la selección del equipo auditor, el cual es definido por el encargado Unidad ISO . El equipo se compone de al menos una persona que actúa como auditor líder, y se puede incluir a más personas de ser necesario que se desempeñen como auditor en formación y experto técnico. Las mismas pueden ser internas o externas al SENAVE y/o contratadas para el efecto.

5.2. Calificación de los auditores internos Los requisitos de calificación establecidos para el equipo auditor se indican en la siguiente tabla:


Tabla 1: Requisitos de calificación del equipo auditor

Parámetro Auditor Líder Auditor en formación

Experto Técnico

Educación Educación secundaria completa y/o terciaria

Educación secundaria completa y/o terciaria

Ing. Agrónomo

Experiencia en el área de inspección

No aplica No aplica Tener conocimientos y haber desarrollado funciones en el área de inspección por lo menos 2 años.

Experiencia en el campo de Gestión de la Calidad.

Dos años Un año No aplica

Formación como auditor.

Haber participado y aprobado un curso de Auditoría Interna de sistemas de gestión de calidad.

Haber participado en cursos de formación en la Norma NP-ISO/IEC 17020 y NP ISO/IEC 19011.

Haber participado y aprobado un curso de Auditoría Interna de sistemas de gestión de calidad. Haber participado en cursos de formación en la Norma NP-ISO/IEC 17020 y NP ISO/IEC 19011.

No aplica

Experiencia en auditorias

Dos auditorías completas bajo la dirección de un auditor líder del equipo.

Una auditoria con bajo la dirección de un auditor líder del equipo.

No aplica

Atributos personales

• Ético • De actitud abierta (dispuesto a considerar ideas o puntos de vista alternativos) • Diplomático (de mucho tacto en las relaciones con la gente) • Observador (constante y activamente consciente de los entornos físicos y las actividades) • Perspicaz (instintivamente consciente y capaz de entender y adaptarse a las situaciones) • Versátil (capaz de adaptarse a diferentes situaciones) • Tenaz (persistente, orientado hacia el logro de de los objetivos) • Decidido (alcanza conclusiones oportunas basadas en el razonamiento lógico y el análisis) Seguro de si mismo (actúa y funciona independientemente a la vez que se relaciona eficazmente con otros)

Observación:

a) A los evaluadores de un organismo de acreditación, no se aplicaran los requisitos establecidos en la tabla 1.

b) La participación de auditores en formación es aceptada en todos los casos, previo cumplimiento de los requisitos establecidos en la Tabla 1, además de los requisitos de confidencialidad detallado en el PRO-SGC-002 “Imparcialidad, independencia y confidencialidad”. Los mismos participan de la auditoria con el fin de formarse para obtener experiencia y poder calificar como auditores líderes.

c) La calificación del equipo auditor es realizada por el responsable de calidad, en el FOR-SGC-027 “Calificación de auditores internos”.


5.3. Evaluación de Desempeño del Equipo Auditor

La evaluación de desempeño del equipo auditor es realizada por el Auditor Líder, cada vez que se realice una auditoria y es registrada para proporcionar un resultado que sea objetivo, coherente y razonable en el FOR-SGC-009 “Evaluación de desempeño de auditores internos”, que contiene los criterios para la evaluación y debe ser presentada como máximo 7 días hábiles después de haber culminado la auditoria interna al responsable de calidad. En el caso que los auditores en formación obtengan una calificación menor a 3, los mismos deberán participar de capacitaciones sobre auditoria para fortalecer sus conocimientos.

5.4. Programa anual de Auditoría Interna La auditoría interna es programada por el responsable de calidad en el FOR-SGC-011 “Programa anual de auditoría interna” y el mismo es aprobado por el Director. Si en el transcurso del tiempo, éste debiera por algún motivo alterarse, el responsable de calidad debe aclarar en el espacio designado a "Observaciones" dentro del formulario más arriba mencionado, el motivo y las nuevas fechas en las cuales se realizará o realizo la actividad. Los objetivos básicos del programa son:

• Verificar si el SGC ha sido adecuadamente implantado y documentado; • Evaluar la eficacia alcanzada con el establecimiento del SGC. • Identificar cualquier no conformidad o desviación del SGC. • Verificar la implementación de las acciones correctivas.

Se elabora teniendo en cuenta los siguientes criterios:

• Todas las áreas deberán ser auditadas al menos una vez al año. • Se podrá variar la frecuencia de la auditoria, teniendo en cuenta los resultados de auditorias anteriores y la relevancia de la función auditada sobre el SGC. • Los auditores deberán ser independientes al área auditada.


En los casos que sea necesario el responsable de calidad proponen al Director, la realización de auditorias extraordinarias, cuando:

• Se realicen cambios importantes en el SGC; • Exista sospecha de que la calidad de una actividad no alcanza el nivel previsto debido a deficiencias en el SGC; • Sea necesario comprobar la ejecución de las acciones correctivas establecidas.

5.5. Actividades de preparación de la auditoria interna El auditor líder es responsable de definir el alcance, objetivo, y criterio en conformidad con el programa anual de auditoria interna. El equipo auditor, debe reunirse por lo menos una semana antes de ejecutar la auditoria, para la preparación de la misma, para lo cual verifica si dispone de las siguientes informaciones:

• Documentación de referencia aplicable a lo que vaya a auditar, como ser: NP-ISO/IEC 17020, manuales; procedimientos; y otros documentos relacionados con las actividades o funciones a auditar. • FOR-SGC-012 “Lista de verificación • No conformidades detectadas y acciones correctivas definidas en auditorias anteriores.

El auditor líder asigna las tareas correspondientes a su equipo auditor y prepara el FOR-SGC-013 “Plan de auditoría interna”. Antes de las actividades de auditoria in situ, la documentación del auditado será revisada por el equipo auditor. Los miembros del equipo auditor revisarán la información pertinente a las tareas asignadas y prepararán los documentos de trabajo que sean necesarios como referencia y registro del desarrollo de la auditoria. Tales documentos de trabajo pueden incluir:

• Listas de verificación y planes de muestreo de auditoria, y • Formularios para registrar información, tal como evidencias de apoyo, hallazgos de auditoria y registros de las reuniones.

El equipo auditor, con un mínimo de una semana de antelación de la fecha de inicio de la auditoria, solicita al responsable de calidad que comuniquen mediante el envío del plan de auditoria a los responsables de las dependencias a auditar.


Generalmente este plan de auditoría interna (FOR-SGC-013) debe estipular:

• Auditoria N° • Fecha • Área/s a auditar • Criterio de auditoría (Documentación a tener en cuenta) • Objetivo y alcance de la auditoria • Horario y fecha • Requisitos • Entrevistado (s) • Auditor/es • Especificar la participación de Auditor Líder, Auditor/es en formación, y/o Experto/s técnico/s • Nombre, cargo, firma de quien elabora el plan y fecha de elaboración.

Si el responsable de la dependencia a ser auditada tiene observaciones o considera imposible que la auditoria se efectúe en las fechas fijadas, debe comunicar al responsable de calidad, por escrito las causas o impedimentos, proponiendo además, una fecha alternativa lo más próxima posible a la inicialmente prevista, que podrá ser acordada entre las partes.

5.6. Ejecución de la auditoria interna

5.6.1 Reunión de apertura El equipo auditor realiza la reunión de apertura con los representantes del sector que será auditado. Las actividades mínimas son: • Presentación del equipo y del personal auditado; • Confirmación del objetivo y alcance de la auditoria; • Confirmación del programa y plan de trabajo (secuencia de operaciones); • Discusión para concretar horarios y fechas; • Decisión sobre la fecha y hora de la reunión de cierre; • Establecimiento de los canales de comunicación. • Registro de los participantes en el FOR-SGC-026 “Lista de asistencia a reuniones

de auditoria”. • Comunicar si se realiza algún cambio en el plan de auditoria

Durante la auditoria debe estar presente el responsable de la dependencia auditada o un interlocutor válido, quien facilitará los documentos, registros y datos solicitados por el auditor.


5.6.2 Recopilación de evidencias

Durante la auditoria, debe recopilarse la información de aquellos elementos específicos del SGC que previamente se han seleccionado para verificar si han sido puestos en práctica con efectividad. Esta verificación puede realizarse por medio de supervisión, inspección y revisión de las actividades y de la documentación. La recolección de evidencias se hace basada en la norma de referencia (auditoria de conformidad), teniendo en cuenta: • Seguir el plan de auditoria utilizando el FOR-SGC-013 “Plan de auditoria interna”; • Buscar evidencias objetivas tales como informes, firmas, certificados, registros, etc.; • Examinar con suficiente profundidad para determinar si el SGC está

aceptablemente establecido; • Si se encuentra una potencial no conformidad, conseguir la confirmación o una

explicación satisfactoria de uno de los miembros del personal auditado; • Tomar nota de todas las deficiencias en el momento que se observan, a fin de que

las conclusiones de la auditoria puedan ser presentadas con exactitud y con suficiente detalle;

• Registrar las no conformidades, observaciones u oportunidades de mejora en el formulario FOR-SGC-014 "Registro de hallazgos”.

• Anotar detalles específicos que se puedan comprobar (número de los procedimientos, revisión, fechas, nombres, denominación, etc.)

• Seguir los puntos abiertos detectados en auditorias anteriores • Cuando una no conformidad es detectada, tratar de comprobar si fue accidental o

es un problema mas complicado; • Anotar las faltas menores a fin de asegurar que se toman las acciones correctivas

pertinentes.

5.6.3 Hallazgos de la auditoria

La evidencia de la auditoria debe ser evaluada frente a los criterios establecidos para generar los hallazgos. Los hallazgos pueden indicar No conformidad, Observación, Oportunidad de mejora según los criterios de la auditoria. Los criterios con los cuales comparar los hallazgos podrían ser entre otros:

• Normas • Requisitos • Leyes • Políticas • Reglamentos


• Manuales • Procedimientos • Política • Objetivos

5.6.4 Preparación de las conclusiones

El equipo auditor debe reunirse antes de la reunión de cierre para:

• Revisar los hallazgos de la auditoria y cualquier otra información apropiada recopilada, frente a los objetivos de la misma;

• Acordar las conclusiones de la auditoria, teniendo en cuenta la incertidumbre inherente al proceso de auditoria;

• Comentar el seguimiento de la auditoria, si estuviera incluido en el plan de la misma.

5.6.5 Registro de hallazgos

Los hallazgos según el criterio de la auditoria pueden indicar:

• No conformidad • Observación • Oportunidad de mejora

Estos hallazgos son registrados en el FOR-SGC-014 "Registro de hallazgos", para auditorías internas. Los hallazgos de auditorías externas son registrados en los formularios asignados por el organismo de acreditación.

5.6.6 Tiempos para el tratamiento de los hallazgos

Los hallazgos debe ser tratado a más tardar 15 días hábiles después de haber concluido la actividad. Las acciones a ser tomadas pueden ser implementadas en un periodo de 3 meses o más, dependiendo de la gravedad del hallazgo y los medios con los que se cuente.

5.6.7 Evaluación de la eficacia de las acciones

Se evalúa la eficacia de las acciones tomadas para el levantamiento de los hallazgos en el FOR-SGC-014 "Registro de hallazgos", una vez implementada la acción y transcurrido un mes. Una vez corroborada la eficacia, esta evaluación es aprobada por el director.


5.6.8 Reunión final de la auditoria interna

Una vez terminada la recolección de evidencias se procede a realizar la reunión de cierre, entre el equipo auditor y los responsables de la sección auditada, con el fin de realizar aclaraciones y la presentación de los resultados de la auditoria (no conformidades, observaciones y oportunidades de mejora). Se avisa al área auditada que un informe detallado será emitido en un corto período de tiempo, al cual deben contestar identificando las acciones correctivas, o dar en su caso, una prueba razonable de que éstas no son necesarias, en un plazo definido y que queda acordado por ambas partes. Cualquier acción correctiva adoptada está sujeta a una nueva auditoria, si el auditor líder lo estima necesario. Durante la reunión de cierre, el auditor líder informa los resultados de la auditoria y se registra a los participantes en el FOR-SGC-026 “Lista de asistencia a reuniones de auditoria”.

5.7. Informe de auditoria interna El equipo auditor, dentro de los 7 días hábiles a partir de la fecha de finalización de la auditoria, emite el Informe de auditoria interna, utilizando el formulario FOR-SGC-015 “Informe de auditoría interna” El auditor líder remite el informe de auditoría al responsable de calidad, el cual a su vez debe dar difusión del mismo al Director y áreas involucradas.

5.8. Análisis o tratamiento de los hallazgos El tratamiento de los hallazgos es realizado conforme al PRO-SGC-009 “Acciones correctivas y Preventivas”. 6. REFERENCIAS

NP-ISO/IEC 17020.2013 Evaluación de la conformidad. Requisitos `para el funcionamiento de diferentes tipos de organismos que realizan inspección.

NP-ISO-19011.2011 “Directrices para la auditorias de sistemas de gestión de la calidad y ambiental”

PRO-SGC-009 “Acciones correctivas y preventivas”


7. REGISTROS

Nombre del Registro Código Área de archivo Evaluación de Desempeño de Auditores Internos

FOR-SGC-009

UI

Programa Anual de Auditoria Interna FOR-SGC-011

Lista de Verificación FOR-SGC-012

Plan de Auditoria Interna FOR-SGC-013

"Registro de hallazgos" FOR-SGC-014

Informe de Auditoria Interna FOR-SGC-015

Lista de asistencia a reuniones de auditoria

FOR-SGC-026

Calificación de Auditores Internos FOR-SGC-027 8. ANEXOS

No aplica

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