PRINCIPIOS DE ORDENAMIENTO

Técnica de OficinaRicardo Andrés Becerra A

SISTEMAS DE CLASIFICACIÓN

Los sistemas fundamentales de clasificación se resumen básicamente, en dos: Alfabético y numérico.

Se basa fundamentalmente en el uso del abecedario, tomando en consideración el nombre de las personas u organizaciones, razón por la cual es uno de los más conocidos. Se puede archivar alfabéticamente por: nombres de individuos u organizaciones, por localidades (geográfico), por categoría o tema (asunto).

Estos dos sistemas forman la base de toda ordenación. En algunos casos sus variantes se denominan sistemas, pero son sólo combinaciones realizadas con ellos.

SISTEMAS ALFABÉTICO

Sigue una secuencia lógica, basada en el arreglo de los nombres de acuerdo con el alfabeto, muy similar al usado en los diccionarios. Este sistema se ajusta a casi todos los negocios.

Ventajas: La organización de carpetas y guías es sencilla; no necesita de un archivo auxiliar; los apellidos y nombres se agrupan con facilidad en estricto orden alfabético.

En las empresas pequeñas para el archivo de las hojas de vida

En los departamentos de investigaciones científicas, donde la documentación es solicitada por áreas o temas.

Los ejecutivos, profesionales, profesores, y amas de casa, para sus asuntos profesionales, sociales y personales.

Para entidades que organizan, analizan, efectúan y controlan sus operaciones por medio de distritos geográficos, sucursales, regionales, etc.

En las empresas en general para la correspondencia de sus clientes

USOS GENERALES DEL SISTEMA ALFABÉTICO

El sistema alfabético se subdivide en:

1.Por nombres de personas naturales: «Las personas naturales son todos los individuos de la especie humana, cualquiera que sea su edad, sexo, estirpe o condición» (Código Civil)2.Por nombres de razones sociales: Razón social o firma social es el nombre con el cual se conoce la empresa. En Colombia debe registrarse en la Cámara de Comercio.3.Por nombres de lugares geográficos: También se llama archivo geográfico.4.Por nombre de asuntos, conceptos, temas, ideas, materia: Conocido más comúnmente como archivo por asuntos, o por temas, o clasificación analítica, por fundamentarse en el análisis del texto o contenido.

«Toda persona tiene derecho a su individualidad, y por consiguiente, al nombre que por ley le corresponde. Este comprende el nombre, los apellidos, y en su caso, el seudónimo» (Código Civil)

Si interpretamos esta definición para fines del archivo, los nombre de las personas naturales constan de dos unidades importantes: los nombres de pila y los apellidos (paterno y materno).

Así, tenemos entonces que los nombres constan de varias UNIDADES y cada unidad en varios ELEMENTOS que se desglosan de la siguiente manera en este ejemplo: PAULO ALFONSO COSTA TABARES.

NOMBRES DE PERSONAS NATURALES

Algunas personas llevan un solo apellido, por razones

personales o por costumbres. En tales casos, la

primera unidad sólo tendría un solo elemento e irá

separado de la segunda unidad con una coma.

REGLAS PARA ORDENAR NOMBRES DE PERSONAS NATURALES

PRIMERA REGLA: Los nombres de las personas constan de dos unidades: los apellidos y los nombres. Eje:

Gaspar Contreras Vélez José Daniel Betancur MuñozGenaro Atistizábal Torres Gloria María Colón Ch.Luis Felipe Castro Ramón Cruz Colorado

PRIMERA UNIDAD-APELLLIDOS SEGUNDA UNIDAD-NOMBRES

Primer elemento

Segundo elemento

Primer elemento

Segundo elemento

ARISTIZÁBAL Torres, Genaro

BETANCUR Muñoz, José

CASTRO, Luis Felipe

COLÓN Ch., Gloria María

CONTRERAS Vélez, Gaspar

CRUZ Colorado, Ramón

Observe cuidadosamente el siguiente ejemplo cuya característica es que todos los apellidos empiezan por la misma letra. Para facilitar la organización de cada unidad de clasificación, es conveniente descomponerla por letras así:

NOMBRE COMPLETO NOMBRE POR UNIDADES

Gaspar Carazo Vélez CARAZO Vélez, Gaspar

Oliver Castelar García CASTELAR García, Oliver

Luis Felipe Castro CASTRO, Luis Felipe

Michael Castañeda Jaramillo CASTAÑEDA Jaramillo, Michael

Gloria María Canales Paéz CANALES Páez, Gloria María

Lidia Casas Solano CASAS Solano, Lidia

Ramón Carranza Jaramillo CARRANZA Jaramillo, Ramón

Teodoro Camacho Cano CAMACHO Cano, Teodoro

Para ordenar es necesario comparar letra por letra como se observa en el ejemplo siguiente. Esto es siguiendo un total y correcto orden alfabético.

OBSERVEMOS:

C A M A C H O

C A N A L E S

C A R A Z O

C A R R A N Z A

C A S A S

C A S T A Ñ E D A

C A S T E L A R

C A S T R O

PRIMERA UNIDADAPELLLIDOS

SEGUNDA UNIDADNOMBRES

Primer elemento

Segundo elemento

Primer elemento

Segundo elemento

CAMACHO Cano, Teodoro

CANALES Páez, Gloria María

CARAZO Vélez, Gaspar

CARRANZA Jaramillo, Ramón

CASAS Solano, Lidia

CASTAÑEDA Jaramillo, Michael

CASTELAR García, Oliver

CASTRO, Luis Felipe

VEAMOS COMO QUEDA ORDENADOS EN ORDEN ALFABÉTICO:

SEGUNDA REGLA: Si los nombres tienen la primera unidad igual, se considera la segunda unidad para el ordenamiento.

PRIMERA UNIDADAPELLLIDOS

SEGUNDA UNIDADNOMBRES

Primer elemento

Segundo elemento

Primer elemento

Segundo elemento

RÍOS ROJAS Alberto

RÍOS ROJAS Ana Cristina

RÍOS ROJAS Ana María

RÍOS ROJAS Dagoberto

RÍOS ROJAS John

RÍOS ROJAS José

RÍOS ROJAS José Manuel

TERCERA REGLA: Si los nombres de los individuos son totalmente iguales, se considerará el documento de identidad, la dirección o cualquier otro dato para diferenciarlos. El nuevo dato no representa una unidad, sino un elemento adicional.

OBSERVEMOS EL SIGUIENTE EJEMPLO

ROSAS TABARES, Carmen Cecilia Calle 40 40ª-21

ROSAS TABARES, Carmen Cecilia Diagonal 20 80-10

REYES ALVAREZ, Fabio Alfonso Cédula 3.976.220

REYES ALVAREZ, Fabio Alfonso Cédula 5.227.310

CUARTA REGLA: apellidos con prefijos y apellidos compuestos: las preposiciones, contracciones, artículos y otras voces que hacen parte de algunos apellidos, no se consideran elementos separados dentro de cada unidad sino que hacen parte integral de cada elemento.PRIMERA UNIDAD APELLLIDOS SEGUNDA UNIDAD NOMBRES

Primer elemento

Segundo elemento

Primer elemento

Segundo elemento

De la Fuente Rizo, María José

De la Osa Mejía, Raúl

De la Rosa Amado, Ángel

De la Torre, Juan Diego

De la Vega Delgado, Fabián

O`Neill, Rober

QUINTA REGLA: Títulos académicos, religiosos, militares, nobiliarios. Cuando están acompañados del nombre completo, porque así son solicitados, este dato se coloca al final, entre paréntesis.

OBSERVEMOS EL SIGUIENTE EJEMPLO

Cardenal Aníbal Duque DUQUE, Aníbal (Cardenal)

Coronel Fausto Martínez MARTÍNEZ, Fausto (Coronel)

Ingeniero Antonio Páez PÁEZ, Antonio (Ingeniero)

Sor Consuelo Pérez PÉREZ, Consuelo (Sor)

Hermana Mariana Restrepo RESTREPO, Mariana (Hermana)

Monseñor Ángel Trujillo TRUJILLO, Ángel (Monseñor)

SEXTA REGLA: Nombres de mujeres casadas. Existen dos criterios originados por dos necesidades específicas:

En los países de habla hispana, el apellido paterno no desaparece para efectos legales o comerciales. Basados en esta norma, las entidades toman como primer apellido el paterno y la clasificación es así según el ejemplo:

María Victoria Rueda de Pérez Martha Dora García de SuárezRueda de Pérez, María Victoria García de Suárez Martha

Dora Emilia Posada viuda de Escobar Martina Morales de

MoraPosada viuda de Escobar, Emilia Morales de Mora

Martina

Rosario Espinosa de Polanco Gloria Cristina Russo de GómezEspinosa de Polanco, Rosario Russo de Gómez, Gloria

Cristina

PRIMERA UNIDAD APELLLIDOS SEGUNDA UNIDAD NOMBRES

Primer elemento

Segundo elemento

Primer elemento

Segundo elemento

ESPINOSA (de)

Polanco, Rosario

GARCÍA (de) Suárez Martha Dora

MORALES (de) Mora Martina

POSADA (viuda de)

Escobar, Emilia

RUEDA (de) Pérez, María Victoria

RUSSO (de) Gómez, María Cristina

Observemos el ejemplo anterior ordenado alfabéticamente y por sus respectivas unidades:

La preposición de y la expresión viuda de pueden escribirse entre paréntesis, pero no es indispensable hacerlo. De todas maneras no debe considerarse como unidad de clasificación.Algunas mujeres acompañan sus nombres con los dos apellidos del esposo (de Ospina Pérez) para efectos de archivo.

El segundo criterio difundido por algunas empresas privadas y oficiales, tiene su origen en la costumbre norteamericana, de tomar como primer apellido el del esposo y con base en este criterio, observemos el siguiente ejemplo:

María Victoria Rueda de Pérez Martha Dora García de SuárezPérez, María Victoria Rueda de Suárez, Martha Dora García de Emilia Posada viuda de Escobar Martina Morales de MoraEscobar, Emilia Posada viuda deMora, Martina Morales de

Rosario Espinosa de Polanco Gloria Cristina Russo de GómezPolanco, Rosario Espinosa de Gómez, Gloria Cristina Russo de

Cuando se presentan dudas en la escritura de nombre de una persona natural, es conveniente optar por la forma como aparece registrado en el documento de identificación

«Se llama persona jurídica, una persona ficticia, capaz de ejercer derechos y contraer obligaciones civiles, y de ser representada judicial y extrajudicialmente» (Código Civil)

PRIMERA REGLA: Los nombres de razones o firmas sociales se ordenan tal como aparecen registrados. Eje:

Banco Mundial

REGLAS PARA ORDENAR NOMBRES DE RAZONES O FIRMAS SOCIALES

Primera unidad

Segunda unidad

NOMBRES DE RAZONES O FIRMAS SOCIALES

Esta norma se aplica a toda clase de empresas como hospitales, hoteles, restaurantes, tabernas, librerías, instituciones religiosas, civiles, políticas, militares, educativas, oficiales o privadas.

Las empresas tienen tantas unidades cuantas resulten salvo el caso de los artículos, preposiciones y conjunciones que no se consideran como unidades de clasificación. Los artículos serán considerados únicamente cuando vaya al comienzo de la razón social, por ejemplo:

La Casa de los JóvenesPrimera unidad

Segunda unidad

Tercera unidad

Descompongamos en unidades los siguientes nombres de empresas:

Industria Nacional de AutomóvilesLa Industria del CalzadoLa ErmitaBar y Restaurante «La Cabaña»Diario «El Liberal»Diario «Tribuna Libre»PRIMERA UNIDAD SEGUNDA

UNIDADTERCERA UNIDAD

Industria Nacional de Automóviles

La Industria del Calzado

La Ermita

Bar y Restaurante «La Cabaña»

Diario El Liberal

Diario Tribuna Libre

SEGUNDA REGLA: En las razones sociales o firmas se debe evitar toda abreviatura que puede inducir a error, salvo que esté registrada en esa forma. Igualmente debe evitar el abuso de siglas cuando la empresa no sea conocida por su sigla, ya que ésta se puede colocar al final, entre paréntesis, como un dato aclaratorio.

Instituto Colombiano de Administración (INCOLDA)Asociación Protectora de AnimalesInstituto de Desarrollo Económico Agropecuario

(IDEA)

Observemos la división en Unidades de estas empresas:

PRIMERA UNIDAD

SEGUNDA UNIDAD

TERCERA UNIDAD

CUARTA UNIDAD

Instituto Colombiano de

Administración

Asociación Protectora de Animales

Instituto de Desarrollo Económico Agropecuario

TERCERA REGLA: Cuando en el nombre de una empresa existen números, deben tratarse como si estuvieran escritos en letras. Sin embargo cuando en el nombre de una razón social existe un número que es consecutivo, como es el caso de notarías, juzgados, almacenes de cadena, etc., este conserva el orden y la escritura numéricos. Eje:

Juzgado 25 civil municipal Juzgado 25 civil municipalEmisora 1110 Emisora mil cienAlmacén Avenida 39 Almacén Avenida treinta y nueveNotaría 13 Notaría 13

PRIMERA UNIDAD

SEGUNDA UNIDAD

TERCERA UNIDAD

CUARTA UNIDAD

QUINTA UNIDAD

Emisora Mil Cien

Juzgado 25 Civil Municipal

Almacén Avenida Treinta y Nueve

Notaría 13

Clasificado por unidades quedaría de la siguiente manera:

CUARTA REGLA: Los nombres completos de personas naturales, en algunas ocasiones forman parte de la razón social. El criterio más común para organizarlos es la regla general: tal como aparecen, pero también existe otra norma que es aceptada y es ordenarla tal como se hace con los nombres de las personas naturales o sea por el primer apellido. Eje:

Juan Iguazú e Hijos Limitada Iguazú e Hijos Limitada, Juan

QUINTA REGLA: Algunas razones sociales tienen palabras comunes, tales como compañía, sociedad, empresa, instituto, almacén. Cuando en un archivo existen más de cinco razones sociales con palabras comunes, éstas constituyen un grupo genérico y para efectos de archivo no son palabras de orden o sea que vayan al comienzo, sino a partir de la segunda unidad. Observemos los siguientes ejemplo:

NOMBRE NORMAL NOMBRE ORGANIZADO

Empresa Colombiana de Gas S.A. Colombiana de Gas S.A. (Empresa)Empresa Nacional de Electricidad S.A. Nacional de Electricidad S.A. (Empresa)Empresa Venezolana de Aviación & Cía. Venezolana de Aviación & Cía. (Empresa)Empresa Mexicana de Módulos S.A. Mexicana de Módulos S.A. (Empresa)