Qu es una hoja de clculo?Excel para WindowsIniciar Excel para Windowsrea de trabajoEtiquetas de hojas

Copiar CortarPegar Manejo de listasInsertar y eliminar hojas de clculoCambiar el nombre de una hoja de clculoOcultar o mostrar hojas de clculoTrabajar con Filas y ColumnasInsertar filaEliminar filaInsertar columnaEliminar columnaGuardar un archivoSalir de Excel

CeldaRangoIntroducir DatosModos de Seleccin

Introduccin a Excel

Ingreso de informacin Hoja de Clculo Excel 2007

Operaciones de Edicin

Facultad de Ingeniera Departamento de Ingeniera en Sistemas

Profesor: Alexander Herrera Castroalexander.herrera@javeriana.edu.co

Tabla de Contenido

1Qu es una hoja de clculo?

Excel para Windows

Una hoja de clculo es una aplicacin diseada para manipular datos y nmeros, su desarrollo est basado en el concepto de hoja tabular y se utiliza para resolver clculos matemticos en distintas disciplinas. Con una hoja de clculo podemos, calcular, ordenar, combinar, separar, hacer referencias, etc., adems, en la hoja de clculo se pueden hacer cambios fcilmente a las caractersticas, ubicacin, orientacin, etc., de los datos que se estn manipulando.

Excel es una de las hojas de clculo con mayor xito en el mercado por su facilidad de manejo para cualquier tipo de usuario, existen otras hojas de clculo como la que viene en Openoffice.

Introduccin a Excell

Excel para Windows o Excel como se le conoce en todo el mundo, es una poderosa hoja de clculo, que entre sus principales funciones incorpora el manejo de:

Frmulas y funciones Bases de datos Macros con MS Visual Basic para Aplicaciones Autoformato a tablas Grficos Imgenes Objetos

Como cualquier otra aplicacin que corre bajo el ambiente Windows, Excel maneja ventanas en un ambiente grfico. Posee la caracterstica de ser WYSIWYG (What You See Is What You Get; Lo que se ve es lo que se obtiene). Es decir, lo que vea en su monitor es lo que va a obtener en su impresin.

Excel tiene la capacidad de intercambiar informacin entre otras aplicaciones (sin importar el fabricante), siempre y cuando estas aplicaciones corran bajo Windows y soporten OLE. La tecnologa OLE 2.0 (Object Linking and Embedding; Ligado y Empotrado de Objetos) est basada en el concepto de que en nuestros documentos (contenedores) tendremos objetos de otras aplicaciones.

Estos objetos podrn ser editados directamente en la aplicacin contenedora sin la necesidad de abrir la aplicacin que le dio origen. Esta capacidad permite al usuario trabajar en cualquier aplicacin con mltiples objetos sin tener que realizar las ediciones en las aplicaciones origen, ahorrando tiempo y creando productos de alta calidad.

2Iniciar Excel para Windows

Los pasos que se requieren para ingresar a la Hoja de Clculo de Excel 2007 son los siguientes:Se hace clic en el men inicio, luego, todos los programas, Microsoft office, Microsoft office Excel 2007. El programa ejecutado por lo menos una vez, queda grabado en la barra de inicio y se puede arrancar desde all.

Desde el Icono de Excel en el escritorio se puede abrir la Hoja de Clculo.

Introduccin a Excel

3Al iniciar Excel automticamente se genera una nueva hoja de clculo en blanco.

La pantalla principal que aparece es similar a la que se muestra a continuacin:

Introduccin a Excel

Botn Microsoft Office

Barra de herramientas de acceso rpido

Insertar funcin

Indicador de cuadro de dilogo

Botn de comando

Barra de frmulas

Ayuda

Minimizar, restaurar, cerrar programa

Minimizar, restaurar, cerrar ventana

Cuadro de nombres

Nombre o ttulo de la columna

Expandir barra de frmulas

Dividir rea de trabajo vertical

Seleccionar toda la hoja de clculo

Celda activa

Barra de desplazamiento vertical

Nombre o ttulo de la fila

Barra de desplazamiento entre hojas de clculo

Hojas de clculo

Insertar nueva hoja de clculo

Barra de desplazamiento horizontal

Zoom

Dividir rea de trabajo horizontal

123456789 10 11

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4Cuando se inicia con la Hoja de Clculo se abre un archivo que se denomina Libro1, cada libro nuevo tiene tres hojas, como las pginas de un documento. Dentro de las hojas puede especificar datos.

Las hojas reciben a veces el nombre de hojas de clculo. Cada hoja tiene un nombre en su ficha situada en la parte inferior izquierda de la ventana del libro: Hoja1, Hoja2 y Hoja3.

Para ver una hoja de clculo, tiene que hacer clic en la ficha correspondiente. Puede agregar hojas de clculo si necesita ms de tres o bien, si no necesita tres, puede eliminar una o dos (pero no tiene por qu hacerlo).

Excel maneja lo que se conoce como Libros de trabajo, stos contienen mltiples hojas, a cada una de las hojas le corresponde una etiqueta.

Dando clic sobre la etiqueta correspondiente podemos cambiar a las diferentes hojas que contiene el libro.

Introduccin a Excel

rea de trabajo

Etiquetas de hojas

Una vez ubicados dentro del interfaz, se requiere familiarizarse, de los siguientes instrumentos: la cinta de opciones se encuentra las barras de mens donde se despliegan los submens que posibilitan completar los propsitos.

5CeldasEn la Hoja de Clculo existen celdas, que no son ms que la interseccin, entre filas y columnas, por ejemplo en la interseccin de la fila 7 con la columna D, nos da la celda D7. La Celda activa es donde el cursor est posicionado y se identifica porque aparece ms remarcada que las dems.

El de Rango es un bloque rectangular de una o ms celdas que se trata como una unidad. Los rangos son vitales en la Hoja de Clculo, ya que todo tipo de operaciones se realizan con base en rangos.

Las hojas de clculo estn formadas por columnas (16384) y filas (1048576)

Ingreso de informacin Hoja de Clculo Excel 2007

Rango

6Excel tiene listo un libro nuevo para que se comience a utilizar. La captura o introduccin de datos a una hoja de clculo, se debe hacer celda por celda. Para capturar informacin, se debe estar en la celda deseada y comenzar a escribir, al hacer esto, la barra de frmulas toma diferente aspecto y adquiere las siguientes funciones:

En una hoja de clculo puede seleccionar celdas, rangos (dos o ms celdas de una hoja), filas o columnas. Tambin puede poner una celda en modo de edicin y seleccionar todo o parte de su contenido.

Modos de seleccin

Ingreso de informacin Hoja de Clculo Excel 2007

Introducir datos

Celda

FuncionesAceptar

Cancelar

Contenido

de la Celda

Encabezado de Columna

Encabezado de fila

7La accin Copiar coloca la informacin en el Portapapeles y no borra el original. Funciona de la siguiente forma:

La opcin Cortar coloca la informacin en el Portapapeles, pero borra la informacin original. Es la opcin ideal para mover la informacin a un nuevo destino y funciona de la siguiente forma:

La accin Pegar, que es el final de las dos acciones anteriores, va a colocar el contenido del Portapapeles en la hoja de clculo, en el lugar deseado. Esta accin se puede realizar cuantas veces sea necesario despus de Copiar. Cuando utilizamos la opcin Cortar, slo podremos Pegar una vez la informacin. La informacin que contiene el Portapapeles despus de Copiar no cambia hasta que se realicen cualquiera de las operaciones Cortar o Copiar otra vez.

Copiar

Cortar

Pegar

Operaciones de edicin

8Con el controlador de relleno puede llenar rpidamente las celdas de un rango con una serie de nmeros o fechas, o con una serie integrada para das, das de la semana, meses o aos.Seleccione la primera celda del rango que desea rellenar. Escriba el valor inicial de la serie. Escriba un valor en la siguiente celda para establecer un modelo. Por ejemplo, si desea utilizar la serie 1, 2, 3, 4, 5,..., escriba 1 y 2 en las primeras dos celdas. Si desea usar la serie 2, 4, 6, 8,..., escriba 2 y 4. Si desea que la serie sea 2, 2, 2, 2,..., puede dejar en blanco la segunda celda.

Otros ejemplos de series que se puede rellenar:

Manejo de listas

Operaciones de edicin

9Para eliminar una hoja de clculo, vaya a la ficha Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en la flecha situada junto a Eliminar y, despus, en Eliminar hoja.

Operaciones de edicin

Para insertar una hoja de clculo nueva hay que proceder de la siguiente manera: Para insertar rpidamente una hoja de clculo vaya al final de las hojas de clculo existentes, haga clic en la ficha Insertar hoja de clculo en la parte inferior de la pantalla. Para insertar una hoja de clculo nueva antes de otra ya existente, seleccione esa hoja de clculo y, a continuacin, en la ficha Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en Insertar y, a continuacin, en Insertar hoja.

Insertar y eliminar hojas de clculo

Tambin puede hacer clic con el botn secundario del mouse (ratn) en una hoja de clculo existente y, a continuacin, hacer clic en Insertar.

En la ficha General, haga clic en Hoja de clculo y, a continuacin, haga clic en Aceptar.

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En la barra de las fichas de hojas, haga clic con el botn secundario del mouse en la ficha de hoja cuyo nombre desea cambiar y, a continuacin, haga clic en Cambiar nombre y a continuacin, escriba el nombre nuevo.

Cambiar el nombre de una hoja de clculo

Operaciones de edicin

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Ubiquese sobre la hoja y con el clic derecho del mouse, seleccionar Ocultar.

Para volver a mostrar la hoja oculta, debe ubicarse sobre una hoja activa y con el clic derecho del mouse sealar Mostrar

Indique en la nueva ventana la hoja que desea mostrar y haga clic en Aceptar

Ocultar o mostrar hojas de clculo

Operaciones de edicin

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Trabajar con filas y columnas

Para seleccionar una fila, debe ubicar el cursor sobre el encabezado de la fila.

Para seleccionar una columna, debe ubicar el cursor sobre el encabezado de la columna.

Operaciones de edicin

En ambos casos debe mover el cursor a tantas filas/columnas que desee seleccionar

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Insertar fila

Eliminar fila

Insertar columna

Eliminar columna

Para insertar una nica fila, seleccione la fila o una celda situada en la fila existente por encima de aquella en la que desea insertar la nueva fila. Para insertar varias filas, seleccione las filas situadas por encima de la cual desea insertar las nuevas filas.

Para eliminar una nica fila, seleccione la fila o una celda situada en la fila existente. Para eliminar varias filas, seleccione las filas que desea eliminar. Seleccione el mismo nmero de filas que desea eliminar.

Para insertar una nica columna, seleccione la columna o una celda situada en la columna existente a la derecha de aquella en la que desea insertar la nueva columna. Para insertar varias columnas, seleccione las columnas situadas a la izquierda de la cual desea insertar las nuevas columnas. Seleccione el mismo nmero de columnas que desea insertar.

Para eliminar una nica columna, seleccione la columna o una celda situada en la columna existente. Para eliminar varias columnas, seleccione las columnas que desea eliminar.

Operaciones de edicin

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Guardar un archivo

Una vez que hemos capturado el texto debemos guardarlo, esto se puede hacer de dos maneras: Seleccionar el botn de office el comando Guardar.Presionar + .

En Guardar en se encuentra la carpeta en la cual se alojar el archivo a guardar, para moverse a travs de las carpetas, unidades y discos se puede utilizar la lista Guardar en. Para moverse un nivel hacia arriba en las carpetas se puede utilizar el icono, con el ico-no se pueden ver los lugares favoritos y con el icono podemos crear una nueva carpeta.

En Nombre de Archivo debemos especificar el nombre que tendr nuestro documento.A los documentos se les asignar automticamente la extensin .XLSX. Recuerde que ahora en Windows se pueden escribir nombres de hasta 255 caracteres. En Guardar archivo como: seleccionaremos como qu tipo de archivo queremos guardar el documento, en esta opcin podremos escoger plantilla, documento.

Con los iconos podemos ver los archivos y carpetas contenidas en forma de Lista, Detalles y Propiedades respectivamente.

Sin importar que mtodo hayamos utilizado aparecer la siguiente caja de dilogo:

Operaciones de edicin

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En esta caja aparece tambin el botn Herramientas y en esta Opciones Generales.

Al presionarlo aparece la siguiente caja de dilogo:

Operaciones de edicin

Crear siempre copia de seguridad va a crear un archivo de respaldo con el mismo nombre y localizacin pero con la extensin .BAK. Contrasea de proteccin define una contrasea para poder abrir el documento. Contrasea contra escritura permite a otros usuarios abrir el documento como slo lectura, es decir, podrn abrirlo pero no hacerle cambios.

Se recomienda slo lectura recomienda al usuario que abra el archivo como Slo - Lectura. Una vez que se le asignaron por primera vez las opciones, unidad, directorio, nombre y extensin al documento, ya no es necesario volver a especificrselas. Si se vuelve a salvar el documento, Excel lo guardar sin que aparezca una nueva caja de dilogo. Si se desea cambiar alguno de los parmetros se utiliza el comando Guardar como del men Archivo.

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Operaciones de edicin

Salir de Excel

Para salir de Excel utilizamos del men Archivo el comando Salir.

Tambin se puede usar la combinacin de teclas ALT+F4.

Salir de Excel

Cerrar archivo