Principios basicos 2

Metodologas de Administracin de Proyectos con MS-Project y MS-Sharepoint RESUMEN

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Contenido de la presentacin

Analizar qu es un proyecto y qu es el ciclo de vida de un proyecto. Analizar qu es la Administracin de Alcance. Analizar el aspecto humano de los proyectos.Habilidades del Gerente del Proyecto Organizaciones Matriciales Administracin del Cambio Organizacional

Analizar el proceso de Planificacin de un proyecto.

Administracin de Proyectos

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Qu es un proyecto? Definicin operativaDEFINICION OPERATIVAQu es un proyecto? Es un grupo de tareas orientadas a crear un producto o servicio nicos. Estas tareas son ejecutadas por un equipo en un perodo de tiempo definido y organizadas bajo la direccin de un Gerente de Proyecto. Qu es la Administracin de Proyectos? Es el proceso por el cual un proyecto es definido e iniciado, controlado en su desarrollo y llevado a su conclusin en forma exitosa.

DEFINICION ESTRATEGICADesde el punto de vista de negocios: un proyecto es la forma en que cambian las organizaciones para ser ms competitivas para diferenciarse de la competencia para lograr un mejor posicionamiento en el mercado. Administracin de Proyectos 3 www.iaap.com.ar


Ejemplos de proyectos en empresas

Implementacin de un sistema informtico de gestin. Implementacin de un programa de capacitacin gerencial. Implementacin de un Call Center. Lanzamiento comercial de un nuevo producto al mercado. Implementacin de nuevas normas de contabilidad a nivel global.


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El Ciclo de Vida del Proyecto

ESTRUCTURAR

PLANIFICAR

CONTROLAR

REPORTAR

CONCLUIR

80%ESTRUCTURAR CONTROLAR PLANIFICAR REPORTAR CONCLUIR

T0Comienzo del ProyectoAdministracin de Proyectos 5

T1Final del Proyectowww.iaap.com.ar


Caractersticas de la Administracin de ProyectosLa Administracin de Proyectos... Es visible y pblica. Es medible. Es predecible. Es repetible.


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Cmo se ve nuestro proyecto?

ACambios al AlcanceAlcance Original

AAlcance Final

Un buen plan te permite controlar el avance de las tareas. Una bitcora de incidentes o issues te permite controlar las excepciones.


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Los dos planos de la Administracin del Alcance

P1 P2 T0Comienzo del Proyecto Desvos

Tareas del Cronograma Excepciones

T1Final del Proyecto

.........Perodo de Control Correcciones al CronogramaAdministracin de Proyectos 8Este documento no puede ser reproducido sin la autorizacin escrita del Instituto Argentino de Administracin de Proyectos

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Trabajando con Tareas


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Las Habilidades del Gerente de ProyectoPROYECTO PEQUEO < 6 MESES, < 6 PERSONAS PROYECTO GRANDE > 6 MESES, > 6 PERSONAS

Negocio

Tcnico

PM

Negocio

Tcnico

PM

HABILIDADES DEL NEGOCIO Conocimiento general del sector de la industria. Conocimiento especfico del negocio de la compaa.

HABILIDADES TECNICAS Habilidades tcnicas relacionadas a los Entregables. Habilidades de Anlisis Tcnico. Razonamiento Lgico y Poder de Inferencia. Conocimiento de las Herramientas. 10

HABILIDADES DE PROJECT MANAGEMENT Habilidades de Comunicacin Oral Escrita Formal Informal. Habilidades de Liderazgo. Coaching, Construccin de Equipos. Negociacin y poder de persuasin. Resolucin de Problemas. www.iaap.com.ar



Organigrama tpico de un proyectoProyecto: Implementacin de un Sistema de Gestin

Director Finanzas Director Regional

Director Sistemas Gerente General

Project Manager

COMIT DE DIRECCIONLderes funcionales Lderes tcnicos Programadores Resp.Infraestructura DBA Analistas Funcionales

EQUIPO DEL PROYECTOUsuarios Area Finanzas Prov. HW Prov. SW Otros Profesionales Area de Sistemas Facilitador Area RRHH

EQUIPO EXTENDIDO


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La Hoja de Recursos


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Tipos de Organizacin

FUNCIONALDG DF DV DO

BASADA EN PROYECTOSDG

MATRICIALDG

... ...

PM1

PM2

PM3

...PM1 PM2 PM3 PM4

DF1 2 2 2 1

DV

DO2 1 1 2 2 1 4 4

...

... ... ... ...

...

3 1

4 1 3

4

4

3

...Director General Director de Finanzas Director de Ventas Director de Operaciones ... Administracin de Proyectos Director General Project Manager 1 Project Manager 2 Project Manager 3 ... 13 Director General Directores de Area Project Managers Recursos Asignados a Proyectos ... www.iaap.com.ar


Cmo se construye el compromiso con el Cambio?

APOYO AL CAMBIO

Fase de Compromiso

Internalizacin Institucionalizacin Adopcin Asimilacin UMBRAL DE COMPROMISO

Fase de Aceptacin

Percepcin Positiva Entendimiento Conciencia Contacto

Fase de Preparacin

UMBRAL DE ACEPTACION

TIEMPO


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Para qu sirve PM en las empresas?

Para implementar cualquier proyecto en la organizacin de la misma forma: Enfoque homogneo, se comparte la misma terminologa. Reduccin de riesgo y de improvisacin. Ms calidad en el trabajo realizado. Rapidez en la curva de aprendizaje. Para poner en prctica mecnicamente planes estratgicos. Para apalancar recursos y as reducir costos. Para establecer mtricas homogneas de control. Para asegurar un Tiempo al Mercado (Time to Market) ms rpido. Para soportar una transicin hacia un esquema de ventas basado en soluciones.


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Cmo implementar PM en mi organizacin?

Romper con el Estereotipo PM. Trnsito gradual hacia un esquema matricial y creacin de un rea funcional dedicada a PM. Identificar a la Administracin de Proyectos como competencia clave en todas las reas funcionales. Desarrollar e implementar un Programa de Capacitacin en Administracin de Proyectos. Adoptar e internalizar una metodologa para implementar proyectos: Tcnicas y herramientas, consejos, advertencias. Mtricas uniformes y universales. Tablero de control basado en proyectos.


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Bibliografa en espaol e ingls

Administracin de Proyectos. Marion E. Haynes, Grupo Editorial Iberoamerica 1993. Administracin y Direccin de Proyectos. Pedro Briceo Lazo, McGraw-Hill Interamericana 1996. La Nueva Direccin de Proyectos. J. Davidson Frame, Ediciones Granica 2002. La Direccin de Proyectos en las Organizaciones. J. Davidson Frame, Ediciones Granica 2002. Tcnicas de Programacin y Control de Proyectos. C. Romero , Pirmide, 1988. Gestin de Proyectos. J. Brand, Elsevier 1990. Teora General del Proyecto. M. De Cos, Sntesis, 1995. Direccin de Proyectos Informticos: Gua Prctica del Jefe de Proyecto. Pham Thu Quang, Jean-Jacques Gonin. Ediciones Gestion 2000, S.A. 1994. Desarrollo y Gestin de Proyectos Informticos. Steve McConnell. Ed.McConnell. 1997.


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Bibliografa en espaol e ingls (Cont.)

Project Management: A Systems Approach to Planning, Scheduling, and Controlling. Harold Kerzner, John Wiley & Sons 2003. Project Leadership, Wendy Briner, Michael Geddes, Colin Hastings, Van Nostrand Reinhold 1990. The Fast Forward MBA in Project Management. Eric Verzuh, John Wiley & Sons 1999. PMP Project Management Professional Study Guide. Kim Heldman, Sybex 2002. Strategic Planning for Project Management using a Project Management Maturity Model. Harold Kerzner, PhD, John Wiley & Sons, Inc. 2001. The Little Black Book of Project Management. Michael C. Thomsett, AMACOM Books 1990. Project Management Practitioner's Handbook. Ralph Kleim and Irwin S. Ludin, AMACOM Books 1998. Project Office, The. J. Davidson Frame, Thomas Block, Crisp Publications 1998. Project Management for Dummies. Stanley E. Portny, John Wiley & Sons 2000.Administracin de Proyectos 20Este documento no puede ser reproducido sin la autorizacin escrita del Instituto Argentino de Administracin de Proyectos

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Enlaces (links)

www.pmi.org - sitio del Project Management Institute. www.risksig.com - sitio del SIG (Special Interest Group) de Riesgo en Proyectos del PMI. Existen cientos de SIGs en actividad en el PMI. www.asapm.org - American Society for the Advancement of Project Management. www.pmforum.org - Organizacin no comercial para el desarrollo de la Administracin de Proyectos. Buena lista bibliogrfica, muy buenos artculos gratis. www.etsimo.uniovi.es/regespro - excelente sitio de Administracin de Proyectos de la Universidad de Oviedo (Espaa). www.allpm.com - Muy buenos artculos, hay que registrarse en el sitio (gratis). Tiene algunos artculos en espaol.


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Enlaces (links) (Cont.)

www.pmboulevard.com - Tiene un Knowledge Center muy rico en artculos, hay que registrarse (gratis). www.pmprofessional.com - Se puede bajar un artculo (gratis) llamado "PM Competency Framework", en donde se describen las competencias y habilidades necesarias de los participantes en un proyecto. www.gantthead.com - Excelente sitio con muchos planes de proyecto y plantillas para bajar gratis. Requiere registrarse. www.projectkickstart.com - Comercializan un paquete para Administracin de Proyectos, pero tienen muy buenos consejos ("Tips") en el sitio. www.4pm.com - Muy buenos artculos (gratis) en formato PDF. Producen el newsletter PMTalk. www.iaap.com.ar - Artculos en espaol. BoletinPM bisemanal y gratuito.


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