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Portal de la competitividad - Office 365. Escenario

“Necesito movilidad y colaboración: estar fuera de la oficina y tener acceso a la información”

Hoja de Producto Técnica (para Pymes).

Todas las empresas y, entre ellas, las pymes, dependemos cada vez más de poder trabajar en movilidad.

Esta necesidad se acentúa en los pequeños negocios, donde debido al reducido equipo de profesionales cada uno de

los trabajadores tiene múltiples responsabilidades (gestión, ventas, ejecución,…)

La capacidad de poder trabajar en cualquier lugar y en cualquier momento (en la oficina, en casa – teletrabajo- o

donde estemos –“tercer lugar”-), acceder a la información de la empresa, comunicarnos con nuestros colaboradores,

proveedores y clientes, nos permite mejorar eficiencia y competitividad.

Las tecnologías de la información (TI) ‘en la nube’ (“cloud computing”) nos aportan funcionalidades para facilitar esta

comunicación, colaboración y trabajo a distancia.

Con Microsoft Office 365 dispondremos de un entorno de trabajo ‘online’ (desde cualquier lugar) con acceso a nuestro

correo electrónico (Exchange Online), herramientas de audio y videoconferencia (Lync Online), un repositorio de

documentos e información y una web (SharePoint Online) para comunicarnos mejor, y más rápido, tanto con nuestros

compañeros como con los clientes.

Principales beneficios para una pyme del uso de la plataforma Microsoft

Office 365

Unificación de las comunicaciones de la empresa en un

entorno online, accesible desde cualquier PC y dispositivo

móvil

Correo Exchange, accesible desde cliente Outlook

instalado, desde Outlook Web Access (en un navegador) o

desde dispositivos móviles

Compartir Calendarios y Contactos con los compañeros

mejora la unificación de las fuentes de datos globales de la

empresa y la capacidad de trabajo colaborativo,

trabajando y colaborando en función de la disponibilidad

(en el Calendario) y del estado (en las comunicaciones, con

Lync).

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Correo protegido ante el SPAM, que reduce costes en

antivirus de correo y su mantenimiento en nuestros

servidores

La compartición remota del escritorio permite trabajar

colaborativamente sobre documentos o sobre

aplicaciones, evitando realizar desplazamientos poco

productivos y ahorrando costes de los mismos

La simplicidad de la videoconferencia o la

audioconferencia permite que nos comuniquemos a un

alto nivel evitando desplazamientos y viajes,

especialmente los de bajo valor añadido. Esto reduce el

esfuerzo de los equipos comerciales y todos los gastos y

tiempos perdidos asociados

Integración de Office 365 con el Office ya existente en la

empresa (2207 ó 2010), lo que facilita usar el interfaz más

adecuado en cada momento. Office cuando estoy en mi

PC, Office Web Apps desde un navegador o bien Office

Mobile desde los terminales Windows Phone

La colaboración tiene un enorme potencial en nuestra

empresa y nos permite ser más ágiles y competitivos. La

publicación de documentos en entornos web privados con

SharePoint Online nos permite trabajar de una forma

coordinada y altamente productiva

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La integración de las comunicaciones con Microsoft Lync

(chat, audio y videoconferencia) en los mismos espacios

web de compartición de documentos aporta un plus a la

productividad, ya que nos permite comunicarnos en

diferentes escenarios de trabajo y sin salir del mismo

entorno

Microsoft nos garantiza por contrato la disponibilidad de

un 99,9% de la plataforma. Además de ello, el alojamiento

de documentos y aplicaciones en sus “datacenters”

distribuidos por todo el globo nos da la garantía y

seguridad que necesitamos

¿Qué ofrece Office 365 para mi Pyme? “Una historia real” (información detallada

complementaria)

Nuestra actividad

Nuestra empresa es una Pyme de 5 trabajadores, creada hace 10 años y con sede en una población del área

metropolitana de una gran capital.

De los 5 trabajadores, dos de ellos realizan su actividad de forma fija en la oficina, aunque de vez en cuando

algunos se conectan desde casa para ultimar algún trabajo, dar respuesta a algún correo, etc.

El resto es personal representante y comercial de nuestros productos, de forma que habitualmente se

encuentran dando servicio a nuestros clientes y captando nuevas oportunidades. Es decir, trabajan en un

modelo de movilidad y con un horario muy flexible, ya que se adapta a las necesidades y horario de terceras

personas y empresas.

El personal de oficina dispone de PCs de sobremesa, conectados a Internet por ADSL.

Los comerciales disponen de ordenadores portátiles con conexión 3G y terminales Blackberry con tarifa

plana de voz y datos.

También disponemos de un terminal iPhone y estamos investigando sobre los terminales Windows Phone,

aunque de momento no tenemos ninguno. Todo el equipamiento informático se ha ido comprando y

actualizando a medida en que lo hemos ido necesitando y según las ofertas del mercado, de forma que hay

grandes diferencias entre los ordenadores y los terminales de que disponemos.

¿Cómo hemos funcionado hasta ahora?

Hasta ahora nuestra infraestructura informática de soporte a nuestra actividad ha sido muy básica.

Comenzamos utilizando cuentas de correo públicas de Hotmail y Yahoo y Microsoft Office como herramienta

ofimática (básicamente Word, Excel y PowerPoint) con la que gestionar nuestra presentaciones de producto,

ofertas a clientes, contabilidad, gestión de stocks, etc.

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Como herramientas de comunicación solamente hemos usado telefonía fija y telefonía móvil (sólo voz),

aunque desde hace unos años, los comerciales disponen de terminales Blackberry desde donde acceden a su

correo. También ha habido algunos comerciales que comenzaron a usar Messenger y Skype para

comunicarse con algunos clientes que se lo pedían y para abaratar en parte los costes de las llamadas

telefónicas.

Los comerciales tienen la obligación de realizar copias de seguridad del contenido de su disco duro en un

disco duro externo, como mínimo una vez por semana.

En la oficina, disponemos de un sistema de copias de seguridad del contenido de nuestros ordenadores en

un servidor en nuestra propia oficina.

Utilizamos un antivirus gratuito que instalamos en cada ordenador y que cada uno mantiene actualizado.

En 2008 creamos nuestra página web, bajo un dominio propio, que alojamos en un proveedor externo.

Con el dominio configuramos algunas cuentas de correo “de empresa” genéricas, a través de las que

recibimos contactos externos que suelen provenir desde la web.

A pesar de eso, no hemos dejado de usar las cuentas de correo públicas, ya que mantenemos ahí el histórico

de correos de cada uno de nosotros.

Nuestra necesidad

En 2010 sufrimos una importante pérdida de datos muy relevantes motivada por un virus.

En ese mismo año tuvimos dos bajas en la compañía y la posterior necesidad de incorporar a 3 empleados

nuevos tras la firma de un importante contrato, de forma que nos planteamos re-planificar toda nuestra

infraestructura informática y mejorar nuestras comunicaciones.

A modo de resumen, estas eran nuestras necesidades:

- unificar todos nuestros buzones de correo electrónico y comunicaciones

- agilizar los procesos comerciales

- mejorar la velocidad de las comunicaciones internas

- gestionar mejor los calendarios del equipo comercial

- mantener toda la documentación de la empresa en un lugar seguro y accesible

- y por supuesto, reducir costes informáticos básicamente en dos aspectos

� eliminando infraestructuras que tengamos que mantener nosotros

� cambiando el sistema de licencias informáticas, que hasta ahora ha producido excesivos

costes y gestión

Dado que nuestra actividad poco tiene que ver con la informática, queríamos que el nuevo sistema integrado

fuese familiar y fácil de usar, de forma que la decisión ha sido optar por Office 365 como plataforma de

comunicaciones, movilidad y colaboración.

Correo, Calendario y Contactos

Las cuentas de correo de Office 365 nos proporcionan hasta 25GB de cuota para cada trabajador, y nos

permite acceder desde el cliente Outlook 2007 o 2010, desde un navegador con Outlook Web Access (la

versión web de Outlook) o bien desde cualquier dispositivo móvil, sea PC, Mac o smartphones como iPhone,

Blackberry, Android o Windows Phone, lo que nos ofrece también una capacidad de trabajo desde cualquier

lugar.

Con Outlook disponemos además del Calendario y Contactos, lo que ha hecho que podamos integrar

información importantísima para agilizar nuestros procesos internos.

Descubrir el potencial de los calendarios compartidos ha supuesto para nuestra empresa un avance

importantísimo, ya que nos permite mejorar nuestra organización comercial conociendo la disponibilidad y

ubicación de cada uno de los comerciales.

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Al principio nos costó un poco cambiar el hábito de trabajo, ¡pero ahora no lo cambiamos por nada! Un

pequeño cambio ha supuesto un enorme beneficio.

También hemos podido olvidarnos del peligro del SPAM de correo, ya que todo nuestro correo se encuentra

protegido con Forefront Online para Exchange. La seguridad corre a cargo de Microsoft.

Comunicaciones con Lync

Como ya comentábamos, algunos de nuestros empleados ya utilizaban sistemas para mensajería instantánea

(Messenger) o para comunicaciones de voz y video con Skype.

Descubrir Lync Online dentro de Office 365 ha supuesto para nosotros dar un enorme paso adelante en

agilidad y mejora de la colaboración interna.

Con Lync podemos escoger entre diversos “canales” de comunicación según lo que necesitemos comunicar.

Así que hemos comenzado a usar muy activamente la Mensajería instantánea (chat), las comunicaciones por

voz y video entre empleados y también con personas externas (clientes y proveedores) y un potencial que

acabamos de descubrir tal como la compartición remota de escritorio y aplicaciones, estemos dentro o fuera

de nuestra empresa.

Esta posibilidad de compartición remota ha modificado en parte nuestros métodos de trabajo, ya que ha

posibilitado la reducción de un gran número de desplazamientos de nuestros comerciales, especialmente en

visitas de bajo valor añadido.

Esto lo hemos conseguido realizando conferencias en línea con voz, video y la posibilidad de compartir

documentos como presentaciones, propuestas o presupuestos.

Nuestros clientes y proveedores lo agradecen por su agilidad al no robarles más tiempo del imprescindible y

sin que tengan que desplazarse de su oficina.

Y para nuestro equipo comercial ha supuesto una enorme reducción de desplazamientos y la posibilidad de

corregir presupuestos y otros documentos de forma inmediata.

En cuanto tengamos un poco de tiempo queremos analizar con profundidad el ahorro de costes que nos ha

supuesto.

Además, los empleados que usaban Messenger no han perdido sus contactos gracias a que Lync también se

sincroniza con usuarios de Windows Live y Messenger.

Y en breve también dispondremos de Lync en nuestros smartphones con Windows Phone.

Edición de documentos

Con las Office Web Apps (la versión gratuita y online de Office), Office 365 nos permite seguir trabajando en

nuestros documentos corporativos incluso sin disponer de Office instalado en el ordenador.

Podemos crear, editar, revisar documentos de Office (Word, Excel, PowerPoint y OneNote) desde un

navegador y de forma totalmente segura disponiendo solamente de una conexión a Internet.

Las Office Web Apps disponen de una interfaz prácticamente idéntica a la de Office, además de que los

documentos conservan totalmente su aspecto, por lo que no supone ningún trauma para los empleados

utilizar esta versión.

De la misma forma, con nuestros nuevos terminales Windows Phone podemos acceder, crear o editar los

mismos documentos con una experiencia similar

Con este cambio hemos conseguido racionalizar la compra de licencias de Office, especialmente para

aquellos trabajadores que lo usan de una forma menos intensiva, ofreciendo una experiencia casi idéntica

aunque con funcionalidades más reducidas.

Ah!, y además no tenemos que preocuparnos si editamos el mismo documento al mismo tiempo varias

personas, porque Office 365 permite la edición simultánea de documentos, visualizando quién está haciendo

los cambios en el documento, ¡en tiempo real!

Sitios web y colaboración

Nuestra siguiente pregunta fue ¿y dónde almacenamos los documentos de forma segura y accesible?

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Microsoft Office 365 como solución “en la nube”, nos ofrece el almacenamiento como un servicio base, pero

además lo hace a través de SharePoint Online, una de las plataformas de gestión del conocimiento mejor

avaladas de la industria, y que hasta ahora por costes y dimensiones era inaccesible para empresas como la

nuestra.

Con SharePoint Online podemos crear espacios web de trabajo donde archivar todos los documentos que

necesitemos, compartirlo con nuestros compañeros y proteger mediante permisos. A partir de ahora ya

trabajaremos con un sistema en que los documentos se archivan en un repositorio único, donde podemos

colaborar en la edición de documentos o aportando nuevos a un espacio ya creado, comunicarnos en estos

espacios mediante Lync de forma integrada y muchas más funcionalidades. Y todo ello sin necesidad de

instalar nada en mi ordenador, solamente con un navegador y una conexión a Internet.

Sin duda alguna, SharePoint Online ha supuesto para nuestra Pyme un salto adelante en cuanto a

metodologías de trabajo, acceso a la información (especialmente en movilidad), colaboración entre equipos

y, muy importante, la seguridad de nuestra información.