TEORIA DE LOS PRESUPUESTOS FUNCIONES E IMPORTANCIA DE LOS PRESUPUESTOS

RESEA HISTRICA DE LOS PRESUPUESTOS Los fundamentos tericos y prcticos del presupuesto, como herramienta de planificacin y control, tuvo su origen en el sector gubernamental a finales del siglo XVIII cuando se presentaba al Parlamento Britnico los planes de gastos del reino y se daban pautas sobre su posible ejecucin y control.

RESEA HISTRICA DE LOS PRESUPUESTOSDesde el punto de vista tcnico de la palabra se deriva del francs antiguo bougette o bolsa. Dicha acepcin intent perfeccionarse posteriormente en el sistema ingls con el trmino budget de conocimiento comn y que recibe en nuestro idioma la denominacin de presupuesto.Entre 1912 y 1925, y en especial despus de la Primera Guerra Mundial, el sector privado not los beneficios que poda generar la utilizacin del presupuesto en materia de control de gastos, y destino recursos en aquellos aspectos necesarios para obtener mrgenes de rendimiento adecuados durante un ciclo de operacin determinado. En este perodo las industrias crecen con rapidez y se piensa en el empleo de mtodos de planeacin empresarial apropiados.

QUE ES UN PRESUPUESTO?Un presupuesto es un plan integrador y coordinador que se expresa en trminos financieros con respecto a las operaciones y recursos que forman parte de una empresa para un perodo determinado, con el fin de lograr los objetivos fijados por la alta gerencia.

Es un plan de accin dirigido a cumplir una meta prevista, expresada en trminos financieros que, debe cumplirse en determinado tiempo y bajo ciertas condiciones previstas.

Objetivos de los Presupuestos:Ser una gua de accin. Planear integral y sistemticamente todas las actividades que la empresa debe desarrollar en un periodo determinado. Permite comparar lo real con lo planificado.Evaluar la actuacin de la compaa.Optimizar el empleo econmico de los recursos.Trabajar en forma anticipada y previniendo los hechos.Controlar y medir los resultados cuantitativos, cualitativos y, fijar responsabilidades en las diferentes dependencias de la empresa para logar el cumplimiento de las metas previstas. Coordinar los diferentes centros de costo para que se asegure la marcha de la empresa en forma integral.

Funciones De Los Presupuestos: Las funciones que desempean los presupuestos dependen en gran parte de la propia direccin de la empresa. Las necesidades y expectativas de los directivos y el uso que hagan de los presupuestos, estn fuertemente influidos por una serie de factores relacionados con los antecedentes gerenciales y con el sistema empresarial. De manera ideal la Gerencia espera que la funcin presupuestal proporcione:Una herramienta analtica, precisa y oportuna.La capacidad para pretender el desempeo.El soporte para la asignacin de recursos.La capacidad para controlar el desempeo real en curso.Advertencias de las desviaciones respecto a los pronsticos.Indicios anticipados de las oportunidades o de los riesgos venideros.Capacidad para emplear el desempeo pasado como gua o instrumento de aprendizaje.Concepcin comprensible, que conduzca a un consenso y al respaldo del presupuesto anual.

Funciones De Los Presupuestos:La principal funcin de los presupuestos se relaciona con el control financiero de la organizacin.El control presupuestario es el proceso de descubrir qu es lo que se est haciendo, comparando los resultados con sus datos presupuestados correspondientes, para verificar los logros o medir las diferencias. Los presupuestos pueden desempear tanto roles preventivos como correctivos dentro de la organizacin.

Clasificacin de los Presupuestos:SEGN LA FLEXIBILIDAD Rgidos, estticos, fijos o asignados/Flexibles o Variables SEGN EL PERIODO DE TIEMPOA corto plazoA largo plazo SEGN EL CAMPO DE APLICACIN EN LA EMPRESADe operacin o econmicosPresupuestos de Ventas: Presupuestos de Produccin:. Presupuesto de ComprasPresupuesto de Costo-Produccin: Presupuesto de flujo de efectivo: Presupuesto MaestroFinancierosPresupuesto de cajaPresupuesto de erogaciones capitalizables SEGN EL SECTOR DE LA ECONOMA Presupuestos del Sector PblicoPresupuestos del Sector Privado

Clasificacin de los Presupuestos:Segn la flexibilidad:1. Rgidos, estticos, fijos o asignados Son aquellos que se elaboran para un nico nivel de actividad y no permiten realizar ajustes necesarios por la variacin que ocurre en la realidad. Dejan de lado el entorno de la empresa (econmico, poltico, cultural etc.). Este tipo de presupuestos se utilizaban anteriormente en el sector pblico.2. Flexibles o variables Son los que se elaboran para diferentes niveles de actividad y se pueden adaptar a las circunstancias cambiantes del entorno. Son de gran aceptacin en el campo de la presupuestacin moderna. Son dinmicos adaptativos, pero complicados y costosos.

Clasificacin de los Presupuestos:Segn el periodo de tiempo:1. A corto plazo Son los que se realizan para cubrir la planeacin de la organizacin en el ciclo de operaciones de un ao. Este sistema se adapta a los pases con economas inflacionarias.2. A largo plazo Este tipo de presupuestos corresponden a los planes de desarrollo que, generalmente, adoptan los estados y grandes empresas.

Clasificacin de los Presupuestos:Segn el campo de aplicacin en la empresa:1. De operacin o econmicos Tienen en cuenta la planeacin detallada de las actividades que se desarrollarn en el periodo siguiente al cual se elaboran y, su contenido se resume en un Estado de Ganancias y Prdidas. Entre estos presupuestos se pueden destacar:Presupuestos de Ventas: Generalmente son preparados por meses, reas geogrficas y productos. Presupuestos de Produccin: Comnmente se expresan en unidades fsicas. La informacin necesaria para preparar este presupuesto incluye tipos y capacidades de mquinas, cantidades econmicas a producir y disponibilidad de los materiales. Presupuesto de Compras: Es el presupuesto que prev las compras de materias primas y/o mercancas que se harn durante determinado periodo. Generalmente se hacen en unidades y costos.Presupuesto de Costo-Produccin: Algunas veces esta informacin se incluye en el presupuesto de produccin. Al comparar el costo de produccin con el precio de venta, muestra si los mrgenes de utilidad son adecuados. Presupuesto de flujo de efectivo: Es esencial en cualquier compaa. Debe ser preparado luego de que todas los dems presupuestos hayan sido completados. El presupuesto de flujo muestra los recibos anticipados y los gastos, la cantidad de capital de trabajo. Presupuesto Maestro: Este presupuesto incluye las principales actividades de la empresa. Conjunta y coordina todas las actividades de los otros presupuestos y puede ser concebido como el "presupuesto de presupuestos".

Clasificacin de los Presupuestos:2. Financieros En estos presupuestos se incluyen los rubros y/o partidas que inciden en el balance. Hay dos tipos: 1) el de Caja o Tesorera y 2) el de Capital o erogaciones capitalizables.Presupuesto de Tesorera Tiene en cuenta las estimaciones previstas de fondos disponibles en caja, bancos y valores de fciles de realizar. Se puede llamar tambin presupuesto de caja o de flujo de fondos porque se utiliza para prever los recursos monetarios que la organizacin necesita para desarrollar sus operaciones. Se formula por cortos periodos mensual o trimestralmente.Presupuesto de erogaciones capitalizables Es el que controla, bsicamente todas las inversiones en activos fijos. Permite evaluar las diferentes alternativas de inversin y el monto de recursos financieros que se requieren para llevarlas a cabo.

Clasificacin de los Presupuestos:Segn el sector de la economa en el cual se utilizan:1. Presupuestos del Sector Pblico Son los que involucran los planes, polticas, programas, proyectos, estrategias y objetivos del Estado. Son el medio ms efectivo de control del gasto pblico y en ellos se contempla las diferentes alternativas de asignacin de recursos para gastos e inversiones.2. Presupuestos del Sector Privado Son los usados por las empresas particulares,. Se conocen tambin como presupuestos empresariales. Buscan planificar todas las actividades de una empresa.

Principios de los presupuestos:PRINCIPIOS DE PLANEACIN1)Previsin. 2) Costeabilidad, 3)Flexibilidad, 4)Unidad, 5)Confianza, 6)Participacin, 7)Oportunidad y, 8) Contabilidad por reas de responsabilidad. PRINCIPIOS DE ORGANIZACIN1)Orden y 2)Comunicacin. PRINCIPIOS DE DIRECCIN1)Autoridad y 2)Coordinacin. PRINCIPIOS DE CONTROL1)Reconocimiento, 2)Excepcin, 3)Normas y, 3)Conciencia de Costos.

Elementos de los Presupuestos:Integrador:Indica que toma en cuenta todas las reas y actividades de la empresa. Coordinador :Significa que los planes para toda la empresa deben ser preparados en conjunto y coordinadamente.Operaciones :Uno de los objetivos principales de los presupuesto es determinar los ingresos que se pretenden obtener, as como los gastos en los que se incurrir. Recursos:No es suficiente con conocer los ingresos y gastos futuros, la empresa debe planear los recursos necesarios y su asignacin, lo cual se logra, con la planeacin financiera.

Importancia de Los Presupuestos: Las organizaciones son parte de un medio econmico en el que predomina la incertidumbre, por ello deben planear sus actividades si pretenden sostenerse en un mercado competitivo, puesto que cuanto mayor sea la incertidumbre, mayores sern los riesgos por asumir. En consecuencia los presupuestos son importantes porque ayudan a minimizar el riesgo en las operaciones de la organizacin.

Importancia de Los Presupuestos:Por medio de los presupuestos se mantiene el plan de operaciones de la empresa en lmites razonables. Sirven como mecanismo para la revisin de polticas y estrategias de la empresa y direccionarlas hacia lo que verdaderamente se busca. Cuantifican en trminos financieros los diversos componentes de su plan total de accin. Las partidas del presupuesto sirven como guas durante la ejecucin de programas. Los procedimientos inducen a los especialistas de asesora a pensar en las necesidades totales de las compaas.Los presupuestos sirven como medios de comunicacin entre unidades a determinado nivel y verticalmente entre ejecutivos de un nivel a otro.

Los Presupuestos Nos Permiten: Tomar DecisionesPorqu sucedi as?Qu est sucediendo?Cmo lo estamos haciendo respecto al plan?Dnde estamos?Cmo organizamosnuestros recursos?Cmo logramosnuestros objetivos?Qu tenemosque hacer?Cmo nos comparamoscon nuestros iguales?Hacia dndequeremos ir?Cul es el impactode nuestras decisiones?Qu decisionespodemos tomar?Cules sonlas alternativas?

Ventajas de los Presupuestos:Presionan por informacin vital para que la alta gerencia defina adecuadamente los objetivos bsicos.Propician que se defina una estructura organizacional adecuada, determinando la responsabilidad y autoridad de cada rea.Incrementan la participacin de toda la organizacin.Obligan a mantener un archivo de datos histricos controlables.Facilitan la utilizacin ptima de los diferentes recursos.Facilitan la coparticipacin e integracin de las diferentes reas.Obligan a realizar un auto anlisis peridico y facilitan el control.Son un reto para ejercitar la creatividad y criterio profesional.Ayudan a lograr mejor eficiencia en las operaciones. En general ayudan a la planeacin y control en las empresas.

Limitaciones de los Presupuestos:Estn basados en estimaciones.Deben ser adaptados constantemente a los cambios de importancia que surjan.Su ejecucin no es automtica, se necesita que el elemento humano comprenda su importancia.Es un instrumento que no debe tomar el lugar de la administracin. Es una herramienta.El presupuesto no debe ser una camisa de fuerza implantada por la alta gerencia a la organizacin. La gerencia debe organizar sus recursos financieros, establecer bases de operacin slidas y contar con elementos de apoyo que de ayuden a cumplir sus objetivos:Se suele centrar el anlisis solamente en informacin de tipo financiera.

Por Que Suelen Fracasar Los Presupuestos?Cuando slo se estudian las cifras y cuadros del momento sin tener en cuenta los antecedentes y las causas de los resultados. Cuando no est definida claramente la responsabilidad administrativa de cada rea y sus responsables no comprenden su papel en el logro de las metas. Cuando no hay buen nivel de comunicacin y por lo tanto, se presentan resquemores que perturban e impiden el aporte de los colaboradores para el logro de las metas.Cuando no existe un sistema contable que genere confianza y credibilidad. Cuando se tiene la "ilusin del control" es decir, que los directivos se confan de los presupuestos y se olvidan de actuar en pro de los resultados. Cuando no se tienen controles efectivos respecto de la presupuestacin.

Mtodos Para Determinar un Presupuesto de Ventas:Existen dos mtodos para pronosticar las ventas: los subjetivos basados en la experiencia y los objetivos basados en una serie de anlisis mucho ms complejos.

Mtodos Para Determinar un Presupuesto de Ventas:Mtodos Objetivos:

Prueba de MercadoAnlisis de Series de TiempoMtodo de Regresin Simple.Mtodos Subjetivos:

1. Basado en Las Expectativas del Usuario 2. Basado en la opinin y experiencia de la Fuerza de Ventas3. Basado en la Opiniones de Ejecutivos y Directivos: Tcnica Delfos

Mtodos Subjetivos: 1.Basado en Las Expectativas del Usuario:Es conocido como el mtodo de las intensiones del comprador ya que depende de las respuestas que los consumidores en en cuanto al consumo o las compras que esperan realizar del producto. Se refiere al potencial del mercado o de las ventas y as poder las necesidades de los consumidores que no han sido explotadas. Ventajas:Las estimaciones del pronstico se obtienen directamente de los compradores La informacin que se obtiene es muy detallada, estos datos ayudan al rea de marketing en el lanzamiento o mejora de los productos.Desventajas:Los clientes en perspectiva deben ser pocos y estar bien definidos No aplica para bienes de consumo Es caro y depende del tiempo que te quiera dedicar al comprador que sabemos que no es mucho.

Mtodos Subjetivos: 2. Basado en la experiencia de la Fuerza de VentasAqu lo que interesa es la opinin de los vendedores de campo y cada uno expone cuanto espera vender durante el periodo del pronstico, estas estimaciones suelen ajustarse en los distintos niveles en donde se va revisando el presupuesto.Ventajas:Abarca a las personas que tendrn la responsabilidad de los resultados Es bastante exacto Ayuda a controlar y dirigir el esfuerzo de ventas El pronstico est disponible para territorios individuales de ventas Desventajas:Los vendedores tienen un inters manifiesto y los resultados podran estar alterados y si se vende menos de lo esperado perjudica a toda la empresa.

Mtodos Subjetivos: 3. Basado en la Opiniones de Ejecutivos y DirectivosTcnica Delphi:

Es una metodologa intuitiva para organizar y compartir el pronstico de los expertos sobre el futuro quienes hacen estas conjeturas basadas en un juicio racional y en la informacin disponible sobre el tema. Se hace un sondeo interno individual de la opinin de los ejecutivos clave de la empresa o de los expertos, par saber como evalan las posibilidades de las ventas. Y luego se realizan comits de resultados. Ventajas:Es fcil de realizar y muy rpidoNo requiere estadsticas elaboradas

Desventajas:La responsabilidad no la toman los vendedores Los pronsticos pueden ser ms elevados de lo que realmente podran ser

Mtodos Objetivos: 1.Prueba de MercadoSe pone un producto a disposicin de los compradores en uno o varios territorios de prueba. Luego se miden las compras y la respuesta del consumidor a diferentes mezclas de mercadeo. Con base en esta informacin se proyectan las ventas para unidades geogrficas ms grandes. Ventajas:

Es til para pronosticar las ventas de nuevos productos o las de productos existentes en nuevos territorios. Desventajas:

Estas pruebas son costosas en tiempo y dinero.Alertan a la competencia.

Mtodos Objetivos: 2. Basado en el Anlisis de Series de Tiempo.Se utilizan los datos histricos de ventas de la empresa para descubrir tendencias de tipo estacional, cclico y aleatorio o errtico. Por medio de los promedios mviles determinamos primero si hay presente un factor estacional. Con un sistema de regresin lineal simple determinamos la lnea de tendencia de los datos para establecer si hay presente un factor cclico. El factor aleatorio estar presente si podemos atribuir un comportamiento errtico a las ventas debido a acontecimientos aleatorios no recurrentes. Ventajas:

Es un mtodo efectivo para productos de demanda razonablemente estable.

Mtodos Objetivos: 3. Mtodo de Regresin SimpleSe trata de encontrar una relacin entre las ventas histricas (variable dependiente) y una o ms variables independientes, como poblacin, ingreso per cpita o producto interno bruto (PIB). Ventajas:Este mtodo puede ser til cuando se dispone de datos histricos que cubren amplios perodos de tiempo.

Desventajas: Es ineficaz para pronosticar las ventas de nuevos productos.

Secuencia del Presupuesto Anual:

FRMULA DEL PRESUPUESTO DE VENTAS:PV= [( V F) E] D

PV= presupuesto de ventas.V = ventas del ao anterior.F = factores especficos de ventas:a) factores de ajuste.b) factores de cambio.c) factores corrientes de crecimiento.E = Fuerzas econmicas generales (% estimado de realizacin de prevista)D = Influencia administrativa. ( % estimada de realizacin por la Administracin).