Presidencia de la República de Colombia - GUÍA …...Administrativo de la Presidencia de la...
57
GUÍA PARA LA FORMULACIÓN Y SEGUIMIENTO A LA PLANEACIÓN INSTITUCIONAL BOGOTÁ D.C Abril de 2020
Transcript of Presidencia de la República de Colombia - GUÍA …...Administrativo de la Presidencia de la...
GUÍA PARA LA FORMULACIÓN Y
SEGUIMIENTO A LA PLANEACIÓN
INSTITUCIONAL
BOGOTÁ D.C Abril de 2020
GUÍA PARA LA
FORMULACIÓN Y
SEGUIMIENTO A LA
PLANEACIÓN INSTITUCIONAL
Proceso
asociado
Código
Versión
Direccionamiento
Estratégico
G-DE-02
19
1
CONTENIDO
1. OBJETIVO ........................................................................................................................ 3
2. ALCANCE ......................................................................................................................... 3
3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES ..................................................................................... 3
4. MARCO GENERAL DE LA PLANEACIÓN ESTRATÉGICA INSTITUCIONAL .... 5
5. ELABORACIÓN DEL CONTEXTO ESTRATÉGICO .................................................. 7
6. METODOLOGÍA DEL BALANCED SCORECARD .................................................. 10
7. SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN DE LA PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA .............................................................................................................................................. 12
8. FORMULACIÓN DE LOS PLANES DE ACCIÓN ................................................... 12
8.1 ALINEACIÓN DEL MODELO INTEGRADO DE PLANEACIÓN Y GESTIÓN CON LA PLANEACIÓN INSTITUCIONAL - MIPG .................................................. 15
8.1.1 Plan Estratégico Sectorial .................................................................... 15
8.1.2 Plan Anticorrupción, Atención y Participación Ciudadana .................... 15
8.1.4 Plan de Víctimas .................................................................................. 20
8.1.5 Gobierno Digital ................................................................................... 20
8.1.6 Gestión del Conocimiento y la Innovación ........................................... 20
8.1.7 Innovación ........................................................................................... 20
8.1.8 Evaluación de Resultados .................................................................... 21
8.1.9 Archivos y Gestión Documental ........................................................... 21
8.1.10 Gestión de Información estadística .................................................... 21
8.2 ESTRATEGIAS TRANSVERSALES ..................................................................... 21
8.3 CONVOCATORIA Y CONSULTA A LA CIUDADANÍA ..................................... 22
8.4 REGISTRO PLAN DE ACCIÓN EN EL SIGEPRE ............................................ 22
8.4.1 Crear plan de acción ............................................................................ 25
8.4.2 Formular las Estrategias ..................................................................... 29
8.4.3 Formulación de las actividades ........................................................... 31
8.4.4 Creación de indicadores ...................................................................... 34
GUÍA PARA LA
FORMULACIÓN Y
SEGUIMIENTO A LA
PLANEACIÓN INSTITUCIONAL
Proceso
asociado
Código
Versión
Direccionamiento
Estratégico
G-DE-02
19
2
8.4.5 Solicitud de aprobación del Plan de Acción ........................................ 34
8.5 MODIFICACIONES A LOS PLANES POR ESTRATEGIAS ............................ 40
8.6 CREACIÓN O MODIFICACIÓN DEL DOCUMENTO PLAN ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL O SECTORIAL O DE ACCIÓN .................................................... 42
9. SEGUIMIENTO Y REGISTRO DE INFORMACIÓN DEL PLAN DE ACCIÓN .... 43
9.1 REPORTE DE ACTIVIDADES ............................................................................... 43
9.2 REPORTE DE INDICADORES ............................................................................. 47
9.3 SEGUIMIENTO A LA PLANEACIÓN .................................................................. 50
9. MARCO LEGAL ............................................................................................................ 55
10. REQUISITOS TÉCNICOS .......................................................................................... 55
11. DOCUMENTOS ASOCIADOS ................................................................................... 56
12. RESPONSABLE DEL DOCUMENTO ...................................................................... 56
GUÍA PARA LA
FORMULACIÓN Y
SEGUIMIENTO A LA
PLANEACIÓN INSTITUCIONAL
Proceso
asociado
Código
Versión
Direccionamiento
Estratégico
G-DE-02
19
3
1. OBJETIVO
Brindar las orientaciones metodológicas para la formulación y seguimiento de la planeación institucional del Departamento Administrativo de la Presidencia (DAPRE).
2. ALCANCE
Este documento aplica para la formulación y seguimiento de la Planeación Estratégica y Plan de Acción Institucional. Las orientaciones de la guía deben ser atendidas por todos los responsables de formular y realizar seguimiento al plan estratégico y a los planes de acción.
3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES
Actividades: Conjunto de acciones desarrolladas para el logro de los resultados esperados del Plan de Acción. Las actividades no deben entenderse como funciones.
Balanced Scorecard- BSC: Herramienta de gestión que traduce la estrategia de la entidad en un conjunto coherente de indicadores. Generalmente es conocido en español como el Cuadro de Mando Integral.
Contexto Estratégico: Corresponde al análisis de los factores claves internos y externos que determinan la gestión de la entidad. El resultado de este análisis se ajustará o validará según se requiera.
Estrategias: Se definen como rutas fundamentales para alcanzar los objetivos Institucionales. Una estrategia muestra cómo la entidad proyecta conseguir los objetivos.
Entregable: Corresponde al resultado o producto de la actividad realizada por la dependencia. Por ejemplo: reportes, informes, documentos, entre otros.
Indicadores: Representa la realidad de forma cuantitativa y directa que permite medir el estado del resultado a evaluar en un momento determinado.
GUÍA PARA LA
FORMULACIÓN Y
SEGUIMIENTO A LA
PLANEACIÓN INSTITUCIONAL
Proceso
asociado
Código
Versión
Direccionamiento
Estratégico
G-DE-02
19
4
Meta: Producto o resultado que la entidad prevé alcanzar en un periodo de tiempo determinado (cuatrienal y/o anual, semestral, trimestral, etc.).
Misión: Corresponde a la definición de la razón de ser de la entidad y su propósito fundamental.
Objetivos Institucionales: Son los propósitos que la entidad se ha propuesto alcanzar de acuerdo con su razón de ser (misión y visión) y su relación con el Plan Nacional de Desarrollo.
Periodicidad: Tiempo definido para realizar lo programado. Para el Plan Estratégico, cuatro (4) años y Plan de Acción, un (1) año.
Plan Estratégico: Documento que incluye los componentes de direccionamiento estratégico de la Entidad, definidos para el cuatrienio en el marco de los Objetivos de Desarrollo Sostenible y el Plan Nacional de Desarrollo respectivo. Los componentes de este plan son la misión, visión, objetivos institucionales, estrategias e indicadores en un horizonte de 4 años.
Plan de Acción: Es el instrumento mediante el cual las dependencias programan y realizan seguimiento en una vigencia a las estrategias, actividades e indicadores asociados a un objetivo institucional para el cumplimiento de los resultados previstos.
Presupuesto: Estimación de gastos necesarios para lograr el cumplimiento de cada estrategia. Se considera como un valor indicativo que se proyecta en el momento de la formulación del Plan de Acción y está asociado a cada actividad.
Seguimiento: Es la descripción del estado de avance de los resultados programados durante un período de tiempo, con el fin de poder aplicar acciones correctivas en caso necesario.
Riesgo: Posibilidad de ocurrencia del evento que puede afectar el producto o servicio generado de un proceso o el cumplimiento de los objetivos institucionales.
Sigepre: Sistema Integrado de Gestión de la Presidencia de la República.
Visión: Contiene aspectos que permitan a los usuarios y ciudadanos identificar lo que pueden esperar de la entidad, cómo espera ser reconocida y el futuro deseado.
GUÍA PARA LA
FORMULACIÓN Y
SEGUIMIENTO A LA
PLANEACIÓN INSTITUCIONAL
Proceso
asociado
Código
Versión
Direccionamiento
Estratégico
G-DE-02
19
5
4. MARCO GENERAL DE LA PLANEACIÓN ESTRATÉGICA INSTITUCIONAL
La Agenda 2030 para el Desarrollo Sostenible, aprobada en septiembre de 2015 por la Asamblea General de las Naciones Unidas, marca el curso de acción del país siguiendo una visión transformadora hacia la sostenibilidad económica, social y ambiental, en un horizonte de tiempo hasta el 2030. Integrando 17 Objetivos de Desarrollo Sostenible (ODS), la hoja de ruta incluye temas altamente prioritarios, como la erradicación de la pobreza, la reducción de la desigualdad en todas sus dimensiones, el crecimiento económico inclusivo con trabajo decente para todas las personas, y el logro de ciudades y comunidades sostenibles, entre otros.
Los ODS ligados a la Agenda, además de evaluar el punto de partida del país para alcanzar la nueva visión del desarrollo sostenible, configuran una herramienta de planificación para transitar por una senda de desarrollo sostenido, inclusivo y en armonía con el medio ambiente, mediante políticas públicas e instrumentos de presupuesto, monitoreo y evaluación.
En línea con lo anterior, la Presidencia de la República, concibe la planificación institucional como un medio de implementación de la Agenda 2030, en un esfuerzo por acoplar los planes de acción de sus dependencias con los 17 ODS.
GUÍA PARA LA
FORMULACIÓN Y
SEGUIMIENTO A LA
PLANEACIÓN INSTITUCIONAL
Proceso
asociado
Código
Versión
Direccionamiento
Estratégico
G-DE-02
19
6
Para mayor información se puede consultar https://www.un.org/sustainabledevelopment/es/
En el marco de lo dispuesto en la Ley 152 de 19941, el Decreto 1499 de 2017, Decreto 1299 de 2018 y el Decreto 612 de 2018, el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República DAPRE formula el Plan Estratégico y los Planes de Acción.
Gráfica No. 1 Plan Nacional de Desarrollo
1 Tiene por propósito establecer los procedimientos y mecanismos para la elaboración, aprobación, ejecución, seguimiento, evaluación y control de los planes de desarrollo.
GUÍA PARA LA
FORMULACIÓN Y
SEGUIMIENTO A LA
PLANEACIÓN INSTITUCIONAL
Proceso
asociado
Código
Versión
Direccionamiento
Estratégico
G-DE-02
19
7
Gráfica No. 02 Planeación Estratégica Institucional
El desarrollo de la Planeación Estratégica le permitirá a la Entidad obtener los siguientes beneficios:
Encaminar los esfuerzos hacia el cumplimiento de los objetivos institucionales planteados.
Realizar mediciones que ayudarán a la toma de decisiones de manera eficaz y oportuna.
Marcar la hoja de ruta de la entidad hacia el cumplimiento de la misión, visión y objetivos.
Impulsar las políticas del Presidente de la República. Articular instrumentos y mecanismos que permitan obtener
resultados efectivos. Focalizar los recursos de acuerdo con las prioridades de la entidad.
5. ELABORACIÓN DEL CONTEXTO ESTRATÉGICO
El contexto estratégico es un diagnóstico de capacidades y entornos, que el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República elabora
1 año
4 años
4 años
4 años
Año 2030
GUÍA PARA LA
FORMULACIÓN Y
SEGUIMIENTO A LA
PLANEACIÓN INSTITUCIONAL
Proceso
asociado
Código
Versión
Direccionamiento
Estratégico
G-DE-02
19
8
a partir de un ejercicio participativo, orientado por la Oficina de Planeación para el cual se emplea la herramienta DOFA (debilidades, oportunidades, fortalezas y amenazas) que permite hacer un análisis de los factores internos y externos que afectan la gestión de la Entidad.
Gráfico No. 3 Matriz DOFA
Para realizar este ejercicio se usan los canales de comunicación interna con el propósito de identificar las oportunidades, amenazas, fortalezas y debilidades, las cuales se consolidan en el Formato F-DE-15 Análisis DOFA. Esta información será insumo para la revisión y ajuste de los lineamientos estratégicos Misión, Visión, Políticas, Objetivos Institucionales, Principios y Valores.
La revisión del contexto estratégico se realizará como mínimo cada cuatro años, de acuerdo con el periodo de gobierno que inicie y se tendrá en cuenta como un referente para la formulación de los planes de acción, así mismo se actualizará de manera anual promoviendo la participación de los servidores públicos de la Entidad.
GUÍA PARA LA
FORMULACIÓN Y
SEGUIMIENTO A LA
PLANEACIÓN INSTITUCIONAL
Proceso
asociado
Código
Versión
Direccionamiento
Estratégico
G-DE-02
19
9
Los aspectos2 internos y externos pueden estar relacionados con los temas que se relacionan a continuación:
Así mismo, a partir de las debilidades y amenazas identificadas, y en el marco del L-DE-01 Lineamientos para la Administración del Riesgo, las dependencias pueden identificar riesgos de gestión, corrupción u oportunidades de mejora, para lo cual podrán solicitar el acompañamiento de la Oficina de Planeación.
Gráfico No. 4. Operación MIPG3
2 Manual Operativo MIPG. Consejo para la Gestión y Desempeño Institucional, página 32. 3 Manual Operativo MIPG. Consejo para la Gestión y Desempeño Institucional, página 13.
GUÍA PARA LA
FORMULACIÓN Y
SEGUIMIENTO A LA
PLANEACIÓN INSTITUCIONAL
Proceso
asociado
Código
Versión
Direccionamiento
Estratégico
G-DE-02
19
10
6. METODOLOGÍA DEL BALANCED SCORECARD
El Balanced Scorecard (BSC) es una herramienta estratégica de administración que muestra cuándo la Entidad alcanza los resultados y objetivos definidos en el mapa estratégico. El Departamento Administrativo de la Presidencia de la Republica adoptó como perspectivas del BSC las siete dimensiones4 a través de las cuales opera el Modelo Integrado de Planeación y Gestión – MIPG. Cada dimensión se desarrolla a través de las Políticas de Gestión y Desempeño Institucional5.
Gráfico No. 5. Dimensiones vs Políticas de Gestión y Desempeño Institucional
Para cada una de las perspectivas se definen objetivos institucionales directamente relacionados con los ejes y bases transversales del Plan Nacional de Desarrollo, quedando un esquema de alineación circular, 4 Manual Operativo MIPG. Consejo para la Gestión y Desempeño Institucional, página 20. 5 Establecidas en el Decreto 1499 de 2017, el Decreto 1299 de 2018 y el Decreto 454 de 2020.
Corazón de MIPG: Primera Dimensión Talento Humano. Planear: Segunda Dimensión Direccionamiento Estratégico y Planeación. Hacer: Tercera Dimensión Gestión con Valores para el Resultado. Verificar y actuar: Cuarta Dimensión Evaluación para el Resultado y Séptima Dimensión Control Interno; el Control Interno se integra, a través del MECI, como una dimensión del Modelo. Dimensiones transversales: Quinta Dimensión Información y Comunicación y Sexta Dimensión Gestión del Conocimiento y la Innovación. Siendo los motores de MIPG, los principios de Integridad y la Legalidad.
GUÍA PARA LA
FORMULACIÓN Y
SEGUIMIENTO A LA
PLANEACIÓN INSTITUCIONAL
Proceso
asociado
Código
Versión
Direccionamiento
Estratégico
G-DE-02
19
11
partiendo de los objetivos institucionales alineados a las dimensiones mencionadas.
Una vez que se definen los objetivos institucionales se construye el mapa estratégico, el cual se representa de manera gráfica mostrando la alineación entre los ejes y bases transver
sales del Plan Nacional de Desarrollo, las dimensiones que se desarrollan a través de las Políticas de Gestión y Desempeño Institucional.
Gráfico No. 6. Esquema Mapa Estratégico
GUÍA PARA LA
FORMULACIÓN Y
SEGUIMIENTO A LA
PLANEACIÓN INSTITUCIONAL
Proceso
asociado
Código
Versión
Direccionamiento
Estratégico
G-DE-02
19
12
7. SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN DE LA PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA
A través del Decreto 1499 de 2017, se actualiza el Modelo Integrado de Planeación y Gestión –MIPG, articulando los Sistemas de Gestión y de Control Interno. El Sistema de Gestión tiene como objeto dirigir la gestión pública al mejor desempeño institucional y a la consecución de resultados para la satisfacción de las necesidades y el goce efectivo de los derechos de los ciudadanos, en el marco de la legalidad y la integridad. El Sistema de Gestión se complementa y articula con otros sistemas, modelos y estrategias que establecen lineamientos y directrices en materia de gestión y desempeño para las entidades públicas, tales como el Sistema Nacional de Servicio al Ciudadano y el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo, de Gestión Ambiental y de Seguridad de la Información6. En este contexto, los elementos de calidad que se pueden observar en cada una de las dimensiones del modelo, orientan a la Entidad hacia estándares de calidad como parte esencial de su operación. Es de resaltar, que los elementos de calidad de MIPG responden a los requerimientos normativos de la ISO 9001 de 2015.
El Sistema Integrado de Gestión de la Presidencia de la República, certificado bajo las Normas ISO 9001:2015 e ISO 27001:2013, permite armonizar los procesos para propender por una gestión eficiente, eficaz y transparente, con el fin de aumentar la satisfacción de los clientes. En este sentido, el sistema de gestión se enfoca en el pensamiento basado en riesgos, como una actividad inherente al proceso de planeación estratégica, permitiendo direccionar la planeación hacia los resultados esperados, generando controles preventivos, reduciendo efectos no deseados y aprovechando las oportunidades que contribuyan con el cumplimiento de los objetivos y metas institucionales, bajo un ambiente controlado y seguro.
8. FORMULACIÓN DE LOS PLANES DE ACCIÓN
Todas las dependencias del Departamento Administrativo de Presidencia de la República – Dapre, conforme con el Decreto de estructura vigente, deben formular planes de acción con el propósito de alinearlos al mecanismo de evaluación del desempeño, articulándolos a los objetivos institucionales en el marco de sus competencias legales. Es de aclarar que para el Despacho del Presidente de la República y de la Vicepresidencia de
6 Manual Operativo del Modelo Integrado de Planeación y Gestión V3, página 7. Consejo para la Gestión y Desempeño Institucional, Departamento Administrativo de la Función Pública.
GUÍA PARA LA
FORMULACIÓN Y
SEGUIMIENTO A LA
PLANEACIÓN INSTITUCIONAL
Proceso
asociado
Código
Versión
Direccionamiento
Estratégico
G-DE-02
19
13
la República, no se formulará plan de acción, teniendo en cuenta que estos cargos son de elección popular, por tal razón, son considerados los principales clientes de la Entidad.
El Jefe de la dependencia es el responsable, junto con su equipo de trabajo, de formular la propuesta del plan de acción para la vigencia a partir de los siguientes lineamientos:
I. Identificar dentro de los cinco (5) objetivos institucionales definidos para el periodo de Gobierno 2019-2022, el objetivo al que está alineada de forma directa la gestión de la dependencia.
II. Definir estrategias alineadas al objetivo identificado considerando los
siguientes aspectos:
Definir las estrategias para el cuatrienio. En lo posible debe darse continuidad a las estrategias planteadas al inicio del cuatrienio, teniendo en cuenta el horizonte del objetivo institucional (4 años). Por lo tanto, en las estrategias que permanecen se agregarán las actividades correspondientes a la vigencia.
Las estrategias definidas deben estar alineadas a los Objetivos de Desarrollo Sostenible.
Las estrategias definidas deben estar alineadas a las Políticas de Gestión y Desempeño Institucional establecidas en el Decreto 1499 de 2017, el Decreto 1299 de 2018 y el Decreto 454 de 2020. (Ver gráfico No. 5).
Las estrategias deberán responder a la gestión de las dependencias de acuerdo con sus funciones y competencias, establecidas en el decreto de estructura vigente del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República y en las demás que les aplique.
En el caso de tener proyectos de inversión, las estrategias deben corresponder a los objetivos específicos del proyecto. Estas dependencias pueden formular estrategias adicionales.
III. Formular indicadores por estrategia:
Cada estrategia debe contar con al menos un indicador de gestión,
producto o resultado. Para cada indicador se debe diligenciar el formato de
caracterización de indicadores F-DE-30.
GUÍA PARA LA
FORMULACIÓN Y
SEGUIMIENTO A LA
PLANEACIÓN INSTITUCIONAL
Proceso
asociado
Código
Versión
Direccionamiento
Estratégico
G-DE-02
19
14
Los indicadores deben medir la gestión de la dependencia, sin extralimitarse a medir los indicadores de gobierno que dependan de la gestión de otras entidades, a excepción de indicadores ODS o PND.
Los indicadores registrados en el Sistema de Seguimiento a Metas de Gobierno -Sinergia- se priorizarán en el Plan Estratégico Institucional, manteniendo el tipo de acumulación definido.
Los indicadores priorizados en el Plan Estratégico Sectorial se priorizan en el Plan Estratégico Institucional y hacen parte del plan de acción.
De acuerdo con el impacto de los indicadores, los responsables de las dependencias, con la asesoría de la Oficina de Planeación, realizan la priorización de aquellos que midan el cumplimiento de los objetivos estratégicos.
Los indicadores de procesos hacen parte del Plan Estratégico Institucional.
Los indicadores de las estrategias asociadas a objetivos específicos de proyectos de inversión, deben corresponder a los que el gerente del proyecto priorice para el seguimiento desde el plan de acción, a los demás se les realizará el seguimiento a través del Sistema de Seguimiento a Proyectos - SPI.
Los indicadores que hacen parte del Plan Estratégico Institucional deberán, en lo posible, continuar priorizados para el cuatrienio con el fin de mantener la trazabilidad.
IV. Para las dependencias con presupuesto asignado:
En la formulación de las estrategias y actividades, es necesario tener en cuenta el presupuesto asignado de inversión, funcionamiento o cooperación, el cual se constituirá en un referente. El presupuesto, como un referente, se visualiza en el documento F-DE-46 Plan de Acción.
V. Para la formulación y aprobación de las actividades se debe tener en cuenta:
Con el fin de que cada funcionario del Dapre pueda desarrollar su
evaluación de desempeño laboral, la cual debe estar alineada con las actividades definidas en el plan de acción de la dependencia, es
GUÍA PARA LA
FORMULACIÓN Y
SEGUIMIENTO A LA
PLANEACIÓN INSTITUCIONAL
Proceso
asociado
Código
Versión
Direccionamiento
Estratégico
G-DE-02
19
15
necesario que todos los funcionarios se vean reflejados, es decir, ya sea como responsables de las actividades o recursos de las mismas.
Cada actividad o tarea debe tener fecha de inicio y fecha de fin. La descripción de la actividad deberá detallar las acciones y
productos que se van a generar y tener relación directa con los entregables esperados.
La actividad o tarea debe tener un peso asignado. La sumatoria del peso de las actividades de la estrategia debe ser igual a 100 puntos.
En el caso de tener proyectos de inversión, las actividades deben corresponder a las definidas en la cadena de valor y que cuenten con presupuesto asignado para la vigencia. Estas dependencias pueden formular estrategias o actividades adicionales que no sean del proyecto, pero sí que se requieran para el cumplimiento de la estrategia.
La solicitud de aprobación del plan de acción a través del sistema Sigepre, módulo de mejoras, debe contar con el formato F-DE-46 Plan de Acción y con las fichas de los indicadores F-DE-30 asociados a las estrategias. Dichas fichas deben estar completamente diligenciadas.
8.1 ALINEACIÓN DEL MODELO INTEGRADO DE PLANEACIÓN Y GESTIÓN CON LA PLANEACIÓN INSTITUCIONAL - MIPG
En el marco de los Decretos 1499 de 2017, 1299 de 2018 y 454 de 2020, el MIPG se enfoca en prácticas y procesos que se desarrollan para transformar insumos en resultados que generen el impacto esperado.
8.1.1 Plan Estratégico Sectorial
Los indicadores alineados al Plan Estratégico Sectorial también deben alinearse al Plan Estratégico Institucional y por ende en el Plan de Acción. En el Plan de Acción deberá incluirse las actividades que contribuyen al cumplimiento de dichos indicadores.
8.1.2 Plan Anticorrupción, Atención y Participación Ciudadana
I. Administración de Riesgos
GUÍA PARA LA
FORMULACIÓN Y
SEGUIMIENTO A LA
PLANEACIÓN INSTITUCIONAL
Proceso
asociado
Código
Versión
Direccionamiento
Estratégico
G-DE-02
19
16
Cada dependencia contará con la estrategia transversal Mantener el Sistema Integrado de Gestión de la Presidencia de la Republica, en la cual se incluirá la actividad Administración de los riesgos de la dependencia.
El desarrollo de esta actividad incluye los siguientes aspectos: Actualización de la documentación de administración de
riesgos. Actualización de los riesgos existentes. Creación de nuevos riesgos y participación de los mismos a la
ciudadanía. Construcción del mapa de riesgos de corrupción de manera
participativa. Monitoreo trimestral de los riesgos.
Las actividades relacionadas con este componente deberán tener el identificador R-PAAPC-AÑO VIGENCIA, al final del nombre.
II. Racionalización de Trámites Las dependencias que tienen a cargo trámites u otros
procedimientos administrativos que sean susceptibles de racionalizar, deberán incluir las actividades que desarrollarán.
Se debe tener en cuenta que la racionalización implica: Disminución de costos. Disminución de requisitos para llevar a cabo el trámite. Disminución de tiempos de ejecución del trámite. Evitar la presencia del ciudadano o la parte interesada que
accede al trámite en las ventanillas del Estado haciendo uso de medios tecnológicos y de comunicación (Automatización).
Ampliación de la vigencia de certificados, registros, licencias, documentos, etc.
Otros aspectos que representen una menor carga para el ciudadano o la parte interesada que accede al trámite y un mayor valor agregado.
Para priorizar los trámites susceptibles de priorización se debe
analizar lo siguiente:
GUÍA PARA LA
FORMULACIÓN Y
SEGUIMIENTO A LA
PLANEACIÓN INSTITUCIONAL
Proceso
asociado
Código
Versión
Direccionamiento
Estratégico
G-DE-02
19
17
Trámites que generan mayor valor al usuario. Trámite insignia de la entidad. Trámites de gran impacto para la ciudadanía. Trámites con mayor número de errores y/o devoluciones. Trámites con mayor tiempo de ciclo. Trámites con mayor frecuencia de solicitud. Trámites con mayores costos para el usuario y/o entidad. Trámites relacionados con la implementación del Acuerdo de
Paz. Trámites susceptibles de riesgos de corrupción. Trámites identificados mediante los diferentes espacios de
participación ciudadana. Trámites identificados en auditorías externas e internas.
Las actividades relacionadas con este componente deberán identificarse T-PAAPC-AÑO VIGENCIA, al final de nombre.
III. Participación Ciudadana y Rendición de Cuentas
Las dependencias deben identificar acciones encaminadas a promover la Participación Ciudadana y la Rendición de Cuentas, como ejercicios adicionales de la audiencia pública, de acuerdo con lo establecido en los Lineamientos para la Ejecución de Acciones de Participación Ciudadana y Rendición de Cuentas L-DE-03. Estas acciones podrán estar relacionadas con:
Elaboración de normatividad. Formulación y ejecución de políticas públicas, programas o
proyectos. Publicación de informes o documentos elaborados por la
dependencia. Acciones de apertura de datos. Acciones, actividades o eventos que involucren a la
ciudadanía (virtual o presencial).
GUÍA PARA LA
FORMULACIÓN Y
SEGUIMIENTO A LA
PLANEACIÓN INSTITUCIONAL
Proceso
asociado
Código
Versión
Direccionamiento
Estratégico
G-DE-02
19
18
Acciones de asistencia y coordinación interinstitucional en temas de víctimas.
Acciones de innovación abierta. Creación de riesgos de manera participativa.
Para el desarrollo de las acciones de participación ciudadana y rendición de cuentas, los canales que las dependencias pueden usar son los siguientes, y deben ser registrados en el seguimiento y desarrollo de cada una de las acciones definidas: (1) Foros ciudadanos participativos por proyectos, temas o servicios, (2) Foros Virtuales, (3) Ferias de la gestión con pabellones temáticos, (4) Audiencias públicas participativas, (5) Audiencias públicas participativas virtuales, (6) Tiendas temáticas o sectoriales, (7) Mesas de diálogo regionales o temáticas, (8) Reuniones zonales, (9) Blog, (10) Teleconferencias interactivas, (11) Redes Sociales, (12) Chat, (13) Llamadas telefónicas, (14) Observatorios ciudadanos, entre otros. Ver L-DE-03.
Para la formulación de acciones de rendición de cuentas se debe tener en cuenta los componentes de esta política:
Fuente: Elaboración Departamento Administrativo de la Función Pública.
Se debe incluir en la descripción, el incentivo que defina la
dependencia para motivar la cultura de rendición de cuentas.
GUÍA PARA LA
FORMULACIÓN Y
SEGUIMIENTO A LA
PLANEACIÓN INSTITUCIONAL
Proceso
asociado
Código
Versión
Direccionamiento
Estratégico
G-DE-02
19
19
Las dependencias deben realizar de manera conjunta con sus grupos de interés el plan de acción. De acuerdo con lo anterior, la dependencia acordará con sus partes interesadas los periodos y metodologías para realizar los espacios de diálogo sobre temas específicos.
Las actividades relacionadas con este componente deberán identificarse como PCRC-PAAPC-AÑO VIGENCIA, al final del nombre.
Las actividades relacionadas con rendición de cuentas del Acuerdo de Paz deberán identificarse como PCRC-PAAPC-PAZ– AÑO VIGENCIA.
IV. Mecanismos para mejorar la Atención al Ciudadano
El Grupo de Atención a la Ciudadanía deberá incorporar actividades relacionadas con el mejoramiento de la calidad de la atención que se brinda al ciudadano.
La Oficina de Planeación coordinará la medición de la percepción del cliente y otras partes interesadas.
El Grupo de Atención a la Ciudadanía en coordinación con el Área de Talento Humano deberán incorporar actividades relacionadas con el fortalecimiento de las competencias de los servidores públicos en atención a la ciudadanía.
Se creará una actividad en la estrategia transversal Mantener el Sistema Integrado de Gestión de la Presidencia de la Republica relacionada con Atender y realizar seguimiento a las Peticiones, Quejas, reclamos o Sugerencias responsabilidad de la dependencia.
Las actividades relacionadas con este componente deberán identificarse como AC-PAAPC-AÑO VIGENCIA, al final del nombre.
V. Mecanismos para la Transparencia y Acceso a la Información
Las dependencias deberán formular actividades relacionadas con la promoción e implementación de la política de acceso a la información pública, es decir, transparencia activa, transparencia
GUÍA PARA LA
FORMULACIÓN Y
SEGUIMIENTO A LA
PLANEACIÓN INSTITUCIONAL
Proceso
asociado
Código
Versión
Direccionamiento
Estratégico
G-DE-02
19
20
pasiva, instrumentos de gestión de información y la aplicación de criterio diferencial7.
Las actividades relacionadas con este componente deberán identificarse como TAI-PAAPC-AÑO VIGENCIA, al final del nombre.
8.1.4 Plan de Víctimas
Se creará una actividad en la estrategia transversal Mantener el Sistema Integrado de Gestión de la Presidencia de la Republica relacionada con Realizar seguimiento a las actividades que hacen parte del Plan de Víctimas.
8.1.5 Gobierno Digital
El Área de Tecnologías y Sistemas de Información lidera al interior de la Entidad la implementación de la política de Gobierno Digital, adicionalmente, otras dependencias pueden contribuir o participar en el desarrollo de la política.
8.1.6 Gestión del Conocimiento
Se creará una actividad en la estrategia transversal Mantener el Sistema Integrado de Gestión de la Presidencia de la Republica relacionada con Documentar o actualizar los procesos, procedimientos, manuales, lineamientos, guías, instructivos, formatos u otros documentos a cargo de la dependencia.
8.1.7 Innovación
7 Para mayor información consultar el documento “Estrategias para la construcción del plan anticorrupción y de atención al ciudadano, en la ruta: http://www.secretariatransparencia.gov.co/secretaria/Documents/Estrategia-Construccion-Plan-Anticorrupcion-Atencion-Ciudadano-v2.pdf
GUÍA PARA LA
FORMULACIÓN Y
SEGUIMIENTO A LA
PLANEACIÓN INSTITUCIONAL
Proceso
asociado
Código
Versión
Direccionamiento
Estratégico
G-DE-02
19
21
Se creará una actividad dentro de la estrategia transversal Mantener el Sistema Integrado de Gestión de la Presidencia de la Republica relacionada con cuya finalidad será identificar e implementar ejercicio(s) de innovación de acuerdo con sus funciones y responsabilidades.
8.1.8 Evaluación de Resultados Las dependencias que tengan responsabilidades en documentos
Conpes, incluidos Objetivos de Desarrollo Sostenible -ODS, Sinergia o Plan Marco de Implementación - PMI deberán incluir una actividad relacionada con el seguimiento a estos temas y alineada a la estrategia transversal Mantener el Sistema Integrado de Gestión de la Presidencia de la Republica.
8.1.9 Archivos y Gestión Documental
Se creará una actividad en la estrategia transversal Mantener el Sistema Integrado de Gestión de la Presidencia de la Republica relacionada con Ejecutar las actividades orientadas a la correcta y oportuna organización de los archivos de gestión.
8.1.10 Gestión de Información estadística
Las actividades relacionadas con la política de Gestión de Información Estadística se identifican con GIE-AÑO VIGENCIA, al final del nombre.
8.2 ESTRATEGIAS TRANSVERSALES
Desde la Oficina de Planeación se han planteado las siguientes estrategias transversales relacionadas con:
El mantenimiento del Sistema Integrado de Gestión de la Presidencia de la Republica.
La optimización de la ejecución de los recursos financieros asignados.
GUÍA PARA LA
FORMULACIÓN Y
SEGUIMIENTO A LA
PLANEACIÓN INSTITUCIONAL
Proceso
asociado
Código
Versión
Direccionamiento
Estratégico
G-DE-02
19
22
8.3 CONVOCATORIA Y CONSULTA A LA CIUDADANÍA
La versión preliminar del plan de acción de las dependencias se unifica y se pone a consideración de los grupos de valora través de espacios como:
Reuniones colectivas. Consulta individual. Encuesta a organizaciones sociales. Vía internet (Foros virtuales, chat, redes sociales, correo
electrónico, etc). Llamadas telefónicas (Fijo y móvil). Pantallas de la Entidad.
Es de aclarar que uno de los mecanismos a usar de forma estándar y general será la Página web de la Entidad y de las dependencias. Las dependencias pueden tener en cuenta otros insumos para la formulación del plan de acción como encuestas, PSQRD´s, evaluación de servicios misionales, observatorios o estadísticas de las diferentes temáticas, experiencias, resultados de indicadores y planes de años anteriores u otros. Las observaciones recibidas de igual forma se deberán publicar e informar las acciones tomadas frente a éstas, de acuerdo con lo establecido en los Lineamientos para la ejecución de acciones de participación ciudadana (L-DE-03).
8.4 REGISTRO PLAN DE ACCIÓN EN EL SIGEPRE
Para la formulación de los Planes de acción en el aplicativo, se debe tener en cuenta el siguiente flujo:
GUÍA PARA LA
FORMULACIÓN Y
SEGUIMIENTO A LA
PLANEACIÓN INSTITUCIONAL
Proceso
asociado
Código
Versión
Direccionamiento
Estratégico
G-DE-02
19
23
Gráfica No. 8. Flujo de formulación de los Planes de Acción
A continuación, se muestra el paso a paso para el registro de la información en el aplicativo Sigepre.
Se debe ingresar el aplicativo Sigepre a través de la Intranet o del acceso directo que se encuentra en su escritorio.
Para ingresar al aplicativo, es necesario ingresar el usuario y contraseña (asignado a su equipo).
Imagen No. 1. Ingreso aplicativo Sigepre
GUÍA PARA LA
FORMULACIÓN Y
SEGUIMIENTO A LA
PLANEACIÓN INSTITUCIONAL
Proceso
asociado
Código
Versión
Direccionamiento
Estratégico
G-DE-02
19
24
Cuando entre al aplicativo Sigepre, ingrese al módulo de planificación,
planes, imagen , como se muestra a continuación:
GUÍA PARA LA
FORMULACIÓN Y
SEGUIMIENTO A LA
PLANEACIÓN INSTITUCIONAL
Proceso
asociado
Código
Versión
Direccionamiento
Estratégico
G-DE-02
19
25
A continuación, se describen los campos que se deben diligenciar en el configurador de los planes en el aplicativo Sigepre para la creación o formulación de los planes por estrategias. En el evento en que la estrategia existente tenga continuidad, dentro del cuatrienio actual, sólo bastará agregar la categoría con el año, y continuar con las instrucciones del numeral 8.4.2 Formular las estrategias dentro las actividades asociadas.
8.4.1 Crear plan de acción
La primera etapa de formulación hace referencia al diligenciamiento de los campos, en cada una de las pestañas, para la creación del Plan de acción:
Nombre: se registra la denominación del plan por estrategia. Es necesario que el nombre del plan conserve el formato: PA–2019-2022 Nombre dependencia - Estrategia N.
Ejemplo:
PA-2019-2022 Oficina de Planeación - Estrategia 1
Descripción: se debe especificar el nombre de la estrategia que se está formulando.
Fecha inicial: una vez se registren las actividades el sistema reflejará la fecha de inicio.
Fecha final: una vez se registren las actividades el sistema reflejará la fecha final.
Responsable: indicar el nombre del jefe de la dependencia. Cuando se crea por primera vez es necesario indicar el nombre del responsable de cargar el plan y al final cambiar por el nombre del jefe de la dependencia.
Objetivos de Desarrollo Sostenible: seleccionar de la lista el objetivo al cual se encuentra alineada la estrategia.
Pactos Plan Nacional de Desarrollo: seleccionar de la lista el pacto del Plan Nacional de Desarrollo del periodo del gobierno a la que apunta el plan.
Dimensión de MIPG: seleccionar la dimensión a la cual se alinea la estrategia.
Políticas de Gestión y Desempeño Institucional: identificar a cuál de las políticas de la dimensión está alineada la estrategia y seleccionarla del listado.
GUÍA PARA LA
FORMULACIÓN Y
SEGUIMIENTO A LA
PLANEACIÓN INSTITUCIONAL
Proceso
asociado
Código
Versión
Direccionamiento
Estratégico
G-DE-02
19
26
Objetivo institucional: seleccione el objetivo institucional al cual está alineada la estrategia.
Estrategia priorizada: seleccione si la estrategia actual es priorizada o no, si aplica. Se prioriza cuando el indicador que mide la estrategia se prioriza.
Indicador priorizado: si la estrategia es priorizada, registre el nombre del indicador priorizado. En este punto es importante tener en cuenta que los indicadores de Sinergia siempre deben estar priorizados. Los indicadores priorizados conformarán el plan estratégico de la entidad.
Riesgo asociado: se debe digitar el nombre del riesgo(s) asociado con la estrategia. Los riesgos identificados en el proyecto de inversión se deben incluir. Si el riesgo está documentado se debe agregar desde el sistema como concepto asociado.
Responsable línea base: nombre de la persona que está formulando el plan.
Proceso: se selecciona de la lista predeterminada en el aplicativo el proceso en el cual se desarrolla la estrategia de la dependencia.
Área organizativa: escoger en el aplicativo el nombre de la dependencia responsable del plan por estrategia.
Escala: seleccionar la opción Escala para indicadores – flexible. Crear iniciativa: si la estrategia es priorizada se debe seleccionar esta
opción ya que esta estrategia hará parte del Plan Estratégico de la Entidad y por ende del BSC, al escoger esta opción automáticamente se creará una iniciativa en el módulo BSC.
Rechazo de tareas: se debe seleccionar la opción flexible. Modo de acceso: se debe seleccionar la opción Colaborativo. Superar presupuesto tarea: se debe seleccionar la opción Si. Plantilla de Notificación: escoger la que aparece en el aplicativo
Típica.
GUÍA PARA LA
FORMULACIÓN Y
SEGUIMIENTO A LA
PLANEACIÓN INSTITUCIONAL
Proceso
asociado
Código
Versión
Direccionamiento
Estratégico
G-DE-02
19
27
Imagen No. 3. Creación de estrategia en el aplicativo Sigepre
Ejes y bases transversales: Ejes y bases transversales:
Dimensiones MIPG:
Ejes y bases transversales:
Ejes y bases transversales:
GUÍA PARA LA
FORMULACIÓN Y
SEGUIMIENTO A LA
PLANEACIÓN INSTITUCIONAL
Proceso
asociado
Código
Versión
Direccionamiento
Estratégico
G-DE-02
19
28
Una vez diligenciados los campos anteriores es necesario hacer clic en Guardar. El sistema muestra el mensaje Operación Exitosa.
Una vez creado es necesario darle seguridad al plan de acción a través de la opción Seguridad.
GUÍA PARA LA
FORMULACIÓN Y
SEGUIMIENTO A LA
PLANEACIÓN INSTITUCIONAL
Proceso
asociado
Código
Versión
Direccionamiento
Estratégico
G-DE-02
19
29
Imagen No. 4. Activar la seguridad del plan
8.4.2 Formular las Estrategias
Una vez creado el plan de acción, la siguiente etapa hace referencia a la formulación de estrategias (Categorías). Esta etapa se realiza por el Módulo Planes- consultar. Al identificar el plan creado se debe editar, desplegar categorías y seleccionar la opción agregar.
Imagen No. 5. Creación de la categoría
GUÍA PARA LA
FORMULACIÓN Y
SEGUIMIENTO A LA
PLANEACIÓN INSTITUCIONAL
Proceso
asociado
Código
Versión
Direccionamiento
Estratégico
G-DE-02
19
30
El aplicativo solicita información del nombre de la estrategia Categoría y el responsable de aprobación, es decir, el Jefe de Dependencia. A continuación, pulse Guardar.
Imagen No. 6. Designar responsable de aprobación del plan
El sistema muestra el mensaje Operación Exitosa.
En la formulación de la(s) estrategia(s) del plan de acción de la dependencia, se deben incluir las siguientes estrategias transversales bajo las orientaciones de la Oficina de Planeación:
GUÍA PARA LA
FORMULACIÓN Y
SEGUIMIENTO A LA
PLANEACIÓN INSTITUCIONAL
Proceso
asociado
Código
Versión
Direccionamiento
Estratégico
G-DE-02
19
31
Mantener el Sistema Integrado de Gestión de la Presidencia de la República Optimizar la ejecución de los recursos de inversión asignados. (Cuando aplique).
8.4.3 Formulación de las actividades
Una vez creado el plan y formulada la estrategia en el Módulo Planes, es necesario crear las actividades (tareas). Para esto se debe buscar el plan creado y al editar aparecerá la estrategia (categoría) creada, allí debe explorar categoría y en Tareas se deben
agregar las necesarias, seleccionando la opción agregar.
Imagen No. 7. Creación de actividades
GUÍA PARA LA
FORMULACIÓN Y
SEGUIMIENTO A LA
PLANEACIÓN INSTITUCIONAL
Proceso
asociado
Código
Versión
Direccionamiento
Estratégico
G-DE-02
19
32
Imagen No. 8. Registro de información de la actividad
A continuación, se debe diligenciar la siguiente información:
Nombre: registre el nombre de la actividad.
Descripción: detalle en qué consiste la actividad.
Responsable: registre el nombre de la persona responsable de la dependencia para efecto de cargue de información.
Puntos: registre el peso de la actividad de acuerdo al nivel de importancia. Los puntos de la estrategia deben sumar 100.
Presupuesto: (no aplica) el seguimiento al presupuesto se realizará a través del Plan Anual de Adquisiciones.
GUÍA PARA LA
FORMULACIÓN Y
SEGUIMIENTO A LA
PLANEACIÓN INSTITUCIONAL
Proceso
asociado
Código
Versión
Direccionamiento
Estratégico
G-DE-02
19
33
Fecha inicial planificada: se selecciona la fecha en la cual se da inicio a la actividad.
Fecha final planificada: se selecciona la fecha en la cual se da por terminada la actividad.
Recursos: aparece el nombre del enlace de la dependencia. Se recomienda agregar los nombres de las personas que van a registrar información de la actividad.
Entregables: registre los productos esperados de la actividad.
Para finalizar seleccione Guardar.
El sistema muestra el mensaje Operación Exitosa.
Para el registro de los recursos, a través de la opción Agregar podrá adicionar el nombre de los funcionarios que registrarán información de avance de la actividad.
Para el registro del entregable, a través de la opción Agregar podrá adicionar el nombre del entregable o entregables de la actividad.
Es necesario diligenciar la información de Entregables. Éstos corresponden al producto o productos esperados de la actividad, lo que permitirá definir el alcance de la misma. Esta información es Obligatoria, dado que sistema validará que se haya registrado como prerrequisito para la aprobación.
GUÍA PARA LA
FORMULACIÓN Y
SEGUIMIENTO A LA
PLANEACIÓN INSTITUCIONAL
Proceso
asociado
Código
Versión
Direccionamiento
Estratégico
G-DE-02
19
34
Imagen No.9. Notificación de registro exitoso
Por último, se da clic en la opción Guardar.
8.4.4 Creación de indicadores
Para la creación de los indicadores y metas los responsables de las dependencias diligencian el formato F-DE-30 Caracterización de indicadores, de acuerdo con el documento G-DE-03 Guía para el seguimiento y medición del Sigepre, por cada estrategia de los planes. Cada estrategia deberá contar como mínimo con un indicador. El indicador podrá ser de gestión, resultado o de producto.
8.4.5 Solicitud de aprobación del Plan de Acción
Una vez el Plan de acción por estrategia ha sido creado en el sistema y las fichas de los indicadores Formatos F-DE-30 estén totalmente
GUÍA PARA LA
FORMULACIÓN Y
SEGUIMIENTO A LA
PLANEACIÓN INSTITUCIONAL
Proceso
asociado
Código
Versión
Direccionamiento
Estratégico
G-DE-02
19
35
diligenciadas, se debe realizar la solicitud de aprobación, para lo cual
deberá ingresar al módulo de Mejoras – gestionar - y diligenciar los campos como se demuestra a continuación.
Imagen No.10. Solicitud de aprobación del plan de acción
Cuando se genera la solicitud en el sistema se genera un código de la mejora y solicita diligenciar el soporte a la solicitud, se adjunta el Formato F-DE-46 Plan de Acción y las fichas diligenciadas de los indicadores formato F-DE-30 Caracterización de indicadores (archivos adjuntos). En la parte de conceptos asociados se adjunta cada una de las estrategias del plan de acción, previamente creadas en el sistema.
GUÍA PARA LA
FORMULACIÓN Y
SEGUIMIENTO A LA
PLANEACIÓN INSTITUCIONAL
Proceso
asociado
Código
Versión
Direccionamiento
Estratégico
G-DE-02
19
36
Imagen No.11. Adjuntar documentos soporte
GUÍA PARA LA
FORMULACIÓN Y
SEGUIMIENTO A LA
PLANEACIÓN INSTITUCIONAL
Proceso
asociado
Código
Versión
Direccionamiento
Estratégico
G-DE-02
19
37
Cuando la solicitud ha sido documentada de forma adecuada y soportada con los adjuntos correspondientes (fichas de indicadores y formato del plan de acción), el flujo continúa para la aprobación del Jefe de la dependencia el cual registra el comentario de aprobación y posteriormente da clic en el botón Continuar flujo.
Imagen No.12. Visto Bueno del jefe de la dependencia
La solicitud pasa a un funcionario de la Oficina de Planeación quien realiza una revisión de la calidad de la información registrada en el plan y en las fichas de los indicadores, acorde con los lineamientos establecidos en el numeral 7.0, 7.1, 7.2 y 7.3 de esta guía.
Imagen No.13. Funcionario de la Oficina de Planeación revisa la solicitud
El responsable de la Oficina de Planeación, debe revisar en el plan de acción los siguientes aspectos:
Cada estrategia debe contar con al menos un indicador. El indicador puede ser de gestión, producto o resultado.
GUÍA PARA LA
FORMULACIÓN Y
SEGUIMIENTO A LA
PLANEACIÓN INSTITUCIONAL
Proceso
asociado
Código
Versión
Direccionamiento
Estratégico
G-DE-02
19
38
Cada indicador debe tener su correspondiente ficha de caracterización de indicadores F-DE-30.
Los indicadores formulados deben contribuir a medir el logro de las estrategias de la dependencia.
Cuando la dependencia tenga proyectos de inversión, las estrategias e indicadores, deben corresponder a los objetivos e indicadores (priorizados) de los proyectos. Esto no excluye la definición de estrategias a desarrollar con otras fuentes de financiación.
El presupuesto asignado a cada dependencia debe ser un referente para la formulación de los planes de acción en el formato F-DE-46.
Los indicadores del Plan Nacional de Desarrollo deben estar priorizados en las estrategias de los planes de acción.
Nota: Aprobación de los Planes de Acción, una vez revisada la información de los planes de acción (Planes por estrategia e indicadores por estrategia) se consolida el documento Plan de Acción, el jefe de la Oficina de Planeación da el Visto Bueno al documento y se publica en la página web de la Entidad, posteriormente se remite para la aprobación del Director del Departamento o su delegado. También aplica, en los casos en que se formulen nuevos planes de acción durante la vigencia.
Cuando la calidad de la información ha sido revisada, en cada una de las solicitudes de las dependencias, se registra el proceso de participación a la ciudadanía y se remite al jefe de la Oficina de Planeación, quien aprueba la información acorde con la previa aprobación del documento Plan de Acción por parte de Director del Departamento o su delegado y remite para creación o modificaciones de indicadores.
GUÍA PARA LA
FORMULACIÓN Y
SEGUIMIENTO A LA
PLANEACIÓN INSTITUCIONAL
Proceso
asociado
Código
Versión
Direccionamiento
Estratégico
G-DE-02
19
39
Imagen No.14. Aprobación de Plan de Acción de la dependencia
El funcionario de la Oficina de Planeación crea los indicadores nuevos en el aplicativo Sigepre o actualiza la información de los que tengan continuidad.
GUÍA PARA LA
FORMULACIÓN Y
SEGUIMIENTO A LA
PLANEACIÓN INSTITUCIONAL
Proceso
asociado
Código
Versión
Direccionamiento
Estratégico
G-DE-02
19
40
Imagen No.15. Creación o actualización de indicadores
8.5 MODIFICACIONES A LOS PLANES POR ESTRATEGIAS
Para realizar las modificaciones a los planes por estrategias se utiliza el mismo flujo de aprobación a través del aplicativo Sigepre, con las variaciones que se muestran a continuación.
GUÍA PARA LA
FORMULACIÓN Y
SEGUIMIENTO A LA
PLANEACIÓN INSTITUCIONAL
Proceso
asociado
Código
Versión
Direccionamiento
Estratégico
G-DE-02
19
41
Gráfica No. 9. Flujo de modificación de los Planes de Acción
GUÍA PARA LA
FORMULACIÓN Y
SEGUIMIENTO A LA
PLANEACIÓN INSTITUCIONAL
Proceso
asociado
Código
Versión
Direccionamiento
Estratégico
G-DE-02
19
42
8.6 CREACIÓN O MODIFICACIÓN DEL DOCUMENTO PLAN ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL O SECTORIAL O DE ACCIÓN
La Oficina de Planeación consolida la información de acuerdo con las solicitudes de creación o modificación a planes de acción por parte de las
Para tener en cuenta:
1. Si los proyectos de inversión son actualizados, acorde con el Procedimiento de Gestión de
Proyectos de Inversión P-DE-07, y afectan estrategias, actividades o indicadores alineados al plan de acción, las dependencias deberán solicitar modificación a través del Módulo de mejoras del aplicativo Sigepre. Para tal efecto, se utilizan los formatos F-DE-46 y F-DE-30 en su última versión, diligenciando sólo los campos que le aplique.
2. Si los indicadores o metas de Sinergia se modifican, es necesario actualizarlos en el plan de acción de la dependencia responsable.
3. Si surge una modificación de plan de acción (estrategias o indicadores), se debe realizar
la solicitud por medio de una mejora en el aplicativo Sigepre. La modificación debe estar plenamente justificada, soportada y expresada en forma concreta; y debe solicitarse con antelación a la fecha de finalización de las actividades para ser revisada por parte de la Oficina de Planeación. Solo en los casos en que se modifique las fichas de los proyectos de inversión por bloqueos o reducción de recursos durante los últimos días de la vigencia, se podrá solicitar la modificación en el plan de acción (estrategias, actividades e indicadores), durante los 10 días hábiles posteriores a la aprobación por parte del DNP. Lo anterior, también aplica en las solicitudes de modificación a los indicadores de metas de gobierno -Sinergia. Esto con el propósito de contar con información uniforme en los sistemas de seguimiento.
4. En los casos en que no se logre el cumplimiento de las actividades (entregables) o metas de indicadores durante la vigencia y se tengan recursos financieros (inversión o funcionamiento) programados para su cumplimiento, es necesario incluir los rezagos en el plan de acción de la siguiente vigencia. Es de aclarar que la(s) actividad(es) no se podrán cerrar, por lo tanto, se deberán programar nuevamente. En el caso de los indicadores aplica igual, sin embargo, se debe especificar la meta rezagada y la meta de la vigencia en la descripción de la Ficha del indicador F-DE-30 de la siguiente vigencia para efectuar el respectivo seguimiento.
GUÍA PARA LA
FORMULACIÓN Y
SEGUIMIENTO A LA
PLANEACIÓN INSTITUCIONAL
Proceso
asociado
Código
Versión
Direccionamiento
Estratégico
G-DE-02
19
43
dependencias y solicita al Director del Departamento o su delegado la aprobación.
Gráfica No. 10. Creación o modificación de planes
9. SEGUIMIENTO Y REGISTRO DE INFORMACIÓN DEL PLAN DE ACCIÓN
Los funcionarios responsables de actividades e indicadores y los definidos como recurso deberán registrar los avances parciales y totales, adjuntando los entregables definidos. En los casos en que aplique, se adjuntan con sus respectivas evidencias en el aplicativo Sigepre.
9.1 REPORTE DE ACTIVIDADES
GUÍA PARA LA
FORMULACIÓN Y
SEGUIMIENTO A LA
PLANEACIÓN INSTITUCIONAL
Proceso
asociado
Código
Versión
Direccionamiento
Estratégico
G-DE-02
19
44
Para los planes de acción, los funcionarios designados en cada dependencia registran la información dentro de los tiempos de ejecución programados para las actividades, Módulo – Planes - Mis responsabilidades, donde se encuentran las actividades del plan de su dependencia dando clic en la pestaña azul. Posteriormente, hacer “clic” en Nueva Acción y diligenciar los datos requeridos.
Imagen No.17. Reporte de actividades
Se desplegará la información y el usuario deberá agregar la información del período a reportar.
Imagen No.18. Registro de información en actividades
GUÍA PARA LA
FORMULACIÓN Y
SEGUIMIENTO A LA
PLANEACIÓN INSTITUCIONAL
Proceso
asociado
Código
Versión
Direccionamiento
Estratégico
G-DE-02
19
45
Fecha inicial real: en este campo se selecciona la fecha en la cual el responsable inició la acción o actividad.
Fecha final real: en este campo se selecciona la fecha en la cual termina la acción o la actividad.
Tiempo tarea: este campo lo calcula el sistema a partir de la fecha inicial real y la ficha final real.
Titulo Acción: se registra el nombre de la acción realizada. Acción: se describe el detalle de la gestión realizada durante el
período a reportar. Archivos adjuntos: a través de este link se pueden adjuntar los
archivos que soportan las acciones y el cumplimiento de la actividad, dando clic en archivos adjuntos se busca el archivo, una vez seleccionado, dar abrir.
Conceptos asociados: permite agregar registros de Sigepre asociados a la actividad, como por ejemplo: riesgos, mejoras, planes, documentos, eventos, entre otros.
En la ventana se debe registrar la información de avance, detallando los aspectos importantes a resaltar. Es necesario adjuntar los documentos soporte o conceptos asociados (si aplica) de la actividad.
Entregables: se deben adjuntar los productos o resultados esperados de la actividad realizada por la dependencia, tales como reportes, informes, documentos, etc. Los entregables se constituyen en las evidencias de la actividad y prerrequisito para la aprobación de la tarea. En este punto, también se agregan archivos adjuntos o conceptos asociados como se explica en los puntos anteriores.
Solicitud aprobación: cuando ya se registra la última acción se da clic para que pase al jefe de la dependencia para aprobar la actividad.
GUÍA PARA LA
FORMULACIÓN Y
SEGUIMIENTO A LA
PLANEACIÓN INSTITUCIONAL
Proceso
asociado
Código
Versión
Direccionamiento
Estratégico
G-DE-02
19
46
Imagen No.19. Registro de soportes y entregable(s)
Los Jefes de las Dependencias aprueban o desaprueban el reporte de las actividades en el aplicativo Módulo – Planes – Mis responsabilidades- Mis tareas por aprobar.
Gráfica No. 11. Reporte y aprobación de actividades
GUÍA PARA LA
FORMULACIÓN Y
SEGUIMIENTO A LA
PLANEACIÓN INSTITUCIONAL
Proceso
asociado
Código
Versión
Direccionamiento
Estratégico
G-DE-02
19
47
9.2 REPORTE DE INDICADORES
Opción 1. Para el caso de los indicadores, la información se registra ingresando al módulo de Indicadores, mis responsabilidades –digita el nombre de la variable a reportar - enter - selecciona el periodo y se reportan los datos de las variables definidas de acuerdo con la periodicidad del indicador – enter.
Imagen No. 20. Registro de datos del indicador
Posteriormente, se habilita la opción comentar de la siguiente manera:
Imagen No. 21. Registro del análisis del indicador
Sobre comentar – dar clic y registra en la pantalla que se genera el análisis de datos, adjuntando los documentos adjuntos respectivos o agregando desde conceptos asociados información desde el aplicativo Sigepre. Por último, guarda o modifica el registro.
GUÍA PARA LA
FORMULACIÓN Y
SEGUIMIENTO A LA
PLANEACIÓN INSTITUCIONAL
Proceso
asociado
Código
Versión
Direccionamiento
Estratégico
G-DE-02
19
48
Opción 2. La información se registra ingresando al módulo de Indicadores, por la ruta Árboles –Manuales - Mis variables y se reportan los datos de las variables definidas de acuerdo con la periodicidad del indicador. Cuando la fórmula del indicador calcule se realiza el análisis de los datos.
Imagen No. 22. Registro del indicador
Al dar clic en Mis Variables, se desplegarán las variables del indicador que están bajo la responsabilidad del usuario y deberá seleccionar la(s) variable(s) a la(s) que se ingresará el dato(s), haciendo clic izquierdo y clic en ingresar datos.
Para tener en cuenta
Se recomienda utilizar esta opción ya que se efectúa el cálculo de forma automática y, a
continuación se habilita el registro del análisis de datos.
GUÍA PARA LA
FORMULACIÓN Y
SEGUIMIENTO A LA
PLANEACIÓN INSTITUCIONAL
Proceso
asociado
Código
Versión
Direccionamiento
Estratégico
G-DE-02
19
49
Imagen No. 23. Ingresar datos
Una vez seleccionada, ingresa el dato y guarda.
Imagen No. 23. Ingresar datos
Los Responsables de los indicadores, podrán realizar el análisis cualitativo ingresando a la presentación del Seguimiento a la Planeación/Plan de Acción/dependencia//clic izquierdo/Resultado/clic izquierdo/comentario. En los casos en que el indicador se componga de más de una variable, se debe esperar hasta que se calcule la fórmula respectiva.
Comentario: Registre la información cualitativa del indicador (Análisis de datos). En el evento en que el indicador no alcance la meta para el período, debe sustentar las causas y si el incumplimiento es reiterativo durante la vigencia, se recomienda formular plan de mejoramiento. Ver Procedimiento P-EM-06 formulación, seguimiento y evaluación de planes de
GUÍA PARA LA
FORMULACIÓN Y
SEGUIMIENTO A LA
PLANEACIÓN INSTITUCIONAL
Proceso
asociado
Código
Versión
Direccionamiento
Estratégico
G-DE-02
19
50
mejoramiento y G-EM-01 Guía para la formulación, seguimiento y evaluación de planes de mejoramiento.
9.3 SEGUIMIENTO A LA PLANEACIÓN
Las dependencias realizan el registro de la información con periodicidad trimestral o de acuerdo con las fechas programas en las actividades e indicadores, teniendo en cuenta los siguientes criterios de oportunidad, calidad y resultado:
Oportunidad
Para la aplicación del criterio de oportunidad, el avance de las actividades debe contar con registro de información reportada dentro de los 10 días hábiles siguiente a la fecha de corte de seguimiento (31 de marzo, 30 de junio, 30 de septiembre y 31 de diciembre), y aplica para los indicadores según su periodicidad.
El criterio de oportunidad para actividades e indicadores con fecha de reporte diferente a las del corte de seguimiento se aplicará a partir de la fecha de finalización, es decir, dentro de los siguientes 10 días hábiles.
Para los indicadores, que por sus condiciones de captura de la información cuenten con tiempo de espera para el reporte, el criterio de oportunidad se aplicará a partir de la fecha programada para el reporte, es decir, considerando el tiempo de espera, y no, la fecha de corte de la información.
Calidad
La información registrada permite evidenciar el avance cualitativo de la actividad frente a la estrategia y resultados. Los anexos aportan evidencia frente al desarrollo de las acciones y se atienden las recomendaciones realizadas durante el acompañamiento preventivo realizado por la Oficina de Planeación.
La información registrada permite evidenciar el avance cualitativo del indicador. Los anexos aportan evidencia frente al cumplimiento del indicador.
GUÍA PARA LA
FORMULACIÓN Y
SEGUIMIENTO A LA
PLANEACIÓN INSTITUCIONAL
Proceso
asociado
Código
Versión
Direccionamiento
Estratégico
G-DE-02
19
51
Resultado
El resultado promedio de la gestión en las actividades es superior o igual al 90%.
El resultado promedio de los indicadores del Plan de Acción es superior o igual al 90%.
Los criterios se aplican en el marco del acompañamiento preventivo en el registro de la información en el Plan de Acción de cada una de las dependencias, que realiza la Oficina de Planeación durante el proceso de cierre del trimestre; y en el proceso de evaluación que realiza la Oficina de Control Interno, en el cual, se valida la gestión de la dependencia frente al Sistema Integrado de Gestión. Para ampliar la información de este último proceso, pueden consultar la Evaluación anual de gestión por proceso y/o dependencia F-EM-20 y Seguimiento a gestión de los procesos y/o dependencias F-EM-18.
Finalmente, la Oficina de Planeación presenta en el Comité Institucional de Gestión y Desempeño el avance trimestral del Plan Estratégico y Plan de Acción Institucional.
El BSC de la Presidencia presenta el despliegue de indicadores asociados a los pactos del Plan Nacional de Desarrollo, a los objetivos estratégicos y a las Dimensiones/ Políticas de Gestión y Desempeño Institucional con sus resultados a una fecha de corte.
GUÍA PARA LA
FORMULACIÓN Y
SEGUIMIENTO A LA
PLANEACIÓN INSTITUCIONAL
Proceso
asociado
Código
Versión
Direccionamiento
Estratégico
G-DE-02
19
52
Gráfica No. 11. Seguimiento al Plan Estratégico Institucional
Con respecto a los planes de acción, el sistema mostrará el avance así:
GUÍA PARA LA
FORMULACIÓN Y
SEGUIMIENTO A LA
PLANEACIÓN INSTITUCIONAL
Proceso
asociado
Código
Versión
Direccionamiento
Estratégico
G-DE-02
19
53
Gráfica No. 12. Seguimiento a Planes de Acción
El sistema muestra los avances a nivel de dependencia a partir del resultado obtenido en la evaluación de la gestión en el Sistema Integrado de Planeación y Gestión – SIGEPRE. Los temas evaluados por la Oficina de Control Interno son: plan de acción, análisis de indicadores, estado y monitoreo de riesgos, servicios, planes de mejoramiento, socialización de valores y acuerdos éticos, estado de PSQR y Gestión Documental.
Al dar clic sobre el nombre de la dependencia se despliega la información del plan de acción de la dependencia, riesgos e indicadores de proceso.
De acuerdo con la calificación emitida por la Oficina de Control Interno, cada dependencia registra el resultado de su gestión en el SIGEPRE en cuanto a oportunidad, calidad y resultado de los criterios antes mencionados.
En el ejercicio de acompañamiento preventivo que realiza la Oficina de Planeación, en el registro de la información en el Plan de Acción de cada una de las dependencias durante el proceso de cierre del trimestre, se documenta una ayuda de memoria o listado de asistencia, en los casos en
GUÍA PARA LA
FORMULACIÓN Y
SEGUIMIENTO A LA
PLANEACIÓN INSTITUCIONAL
Proceso
asociado
Código
Versión
Direccionamiento
Estratégico
G-DE-02
19
54
que se considere necesario, con observaciones y recomendaciones sobre los temas valorados.
GUÍA PARA LA
FORMULACIÓN Y
SEGUIMIENTO A LA
PLANEACIÓN INSTITUCIONAL
Proceso
asociado
Código
Versión
Direccionamiento
Estratégico
G-DE-02
19
55
Nota: Las dependencias que den por terminada su labor de acuerdo con los cambios estructurales de la Entidad, deberán remitir a la Oficina de Planeación el Informe de Cierre del Plan de Acción, con el objetivo de dar por terminada la gestión de las estrategias e indicadores de las dependencias. Para ello utilizarán la Plantilla-24 en la cual deberán registrar el estado y avance de las actividades e indicadores del plan de acción, el monitoreo y cierre de riesgos, el estado y avance de las mejoras, la relación de documentos a cargo de la dependencia y estado de las comunicaciones en el aplicativo de correspondencia de la Entidad. Adicionalmente, si aplica, es necesario que en el informe se profundice en el estado de indicadores Sinergia, PMI y documentos Conpes.
9. MARCO LEGAL
Se puede consultar en el aplicativo SIGEPRE – Mapa de procesos – Direccionamiento Estratégico –Normograma.
10. REQUISITOS TÉCNICOS
Norma Internacional ISO 9001: 2015 numeral 4. Contexto, 5.2 Política, y 6 Planificación
Para tener en cuenta
Eliminación de actividades y estrategias: En los casos en que se prevé el incumplimiento y no se han registrado avances.
Cancelación de actividades y estrategias: En los casos en que no se logra dar cumplimiento a las actividades programadas por cambios de estructura, cambios en las prioridades y necesidades de la dependencia y reducción de recursos (inversión o funcionamiento).
Finalización de actividades: Las actividades del plan de acción se finalizan cuando se ha dado cumplimiento al objetivo de las mismas, dentro del periodo programado. Es decir, se puede solicitar la aprobación de la(s) actividad(es) antes de la fecha programada de finalización.
Inactivación de indicadores: Se solicita la inactivación de los indicadores cuando se prevé su incumplimiento, pero se han registrado avances cuantitativos o cualitativos.
Eliminación de Indicadores: Se solicita la eliminación de los indicadores cuando se prevé su incumplimiento y no se han reportado avances.
GUÍA PARA LA
FORMULACIÓN Y
SEGUIMIENTO A LA
PLANEACIÓN INSTITUCIONAL
Proceso
asociado
Código
Versión
Direccionamiento
Estratégico
G-DE-02
19
56
11. DOCUMENTOS ASOCIADOS
Procedimiento P-DE-01 Formulación y seguimiento a la Planeación Institucional. Formato F-DE-15 Análisis DOFA. Formato F-DE-30 Caracterización de indicadores. F-DE-46 Plan de Acción. Guía G-DE-03 Guía para el seguimiento y medición del SIGEPRE. Procedimiento P-EM-06 formulación, seguimiento y evaluación de planes de mejoramiento. L-DE-03 Lineamientos para la Ejecución de Acciones de Participación Ciudadana y Rendición de Cuentas. P-DE-07 Gestión de proyectos de inversión.
Se puede consultar en el aplicativo SIGEPRE – Mapa de procesos – Documentos y formatos o en el campo de documentos asociados cuando se consulta el documento.
12. RESPONSABLE DEL DOCUMENTO
Jefe Oficina de Planeación.
