8Preservación y conservación de documentos

Imagen sacada de Flickr

Definición de archivo desde el punto de vista arquitectónico:

“ARCHIVO = edificio o conjunto de edificios donde se encuentran agrupados los depósitos y los locales de trabajo, con los anexos necesarios”.

Emplazamiento del archivoEmplazamiento del archivo: entran muchos elementos en juego.

Se deben ubicar tan cerca como sea posible de sus usuarios (administraciones, estudiantes y profesores e investigadores no universitarios).

Deben buscar la seguridad, por tanto deben huir de zonas peligrosas por razones razones estratégicasestratégicas (objetivos militares o nudos ferroviarios), por razones geográficasrazones geográficas (terrenos húmedos, infestados, …) o por razones ambientalesrazones ambientales (contaminación atmosférica, acústica,…).

Deben considerar tanto el coste como la disponibilidad de suelo en cantidad suficiente.

Errores que deben evitarseErrores que deben evitarse:

Los focos de contaminación industrial. Los terrenos exiguos de los cascos históricos de las ciudades. Los emplazamientos demasiados alejados de los centros urbanos o mal comunicados.

EDIFICIO

Situación idealSituación ideal:

Un emplazamiento suburbano:

Mayor cantidad de suelo disponible. Mejor precio.

Un desdoblamiento en varios centros:

Archivo principal, orientado al público en un lugar céntricolugar céntrico. Los anexos destinados principalmente para el almacenamiento masivo de los fondos menos

consultados en la periferiaperiferia.

Edificios antiguosEdificios antiguos vs edificios modernos:edificios modernos:

Lo ideal es construir un edificio exclusivamente para el archivo. Los archivos no se acomodan a locales edificados con otros fines por muchas razones.

Ahora bien, muchas veces los responsables últimos prefieren aprovechar edificios de carácter históricos (iglesias, conventos, palacios, etc.).

Esta opción sería válida si se nos permite remodelar todo el edificio en su interior, manteniendo solo los muros principales y la fachada.

A la hora de construir un edificio nuevo para albergar un archivo, la relación archivero – arquitecto es fundamental. El primero debe desarrollar una memoria donde se recoja todas las necesidades del servicio y las características que debe reunir. Y estar pendiente en todo momento del proyecto hasta la finalización del mismo.

Características arquitectónicasCaracterísticas arquitectónicas:

Estructura preferiblemente de hormigón armado, en casos excepcionales de acero laminado.

En edificios adaptados que tengan elementos de madera no sustituibles, éstos serán consolidados y tratados con productos ignífugos e insecticidas.

Los cerramientos al exterior serán con preferencia de piedra natural o artificial, de ladrillo visto u otro material de fácil conservación.

Las cubiertas serán inclinadas, dejando cámara de aire, con elementos impermeabilizantes.

Las bajantes se colocarán en el exterior, por fachadas o patios. Se tendrán en cuenta la eliminación de las barreras arquitectónicas que impidan

el acceso a los minusválidos.

Se trata del espacio mas importante dentro del archivo, en este espacio es donde se encuentran los documentos. Razón por la cual, dedicaremos una buena parte del presupuesto anual para

mantenerlo en condiciones ambientales y de entorno estables y de conservación.

UbicaciónUbicación:

Debe ocupar el sitio más adecuado del edificio. No debe situarse en plantas altas bajo las cubiertas del techo; así evitaremos el

efecto de la acción directa del sol: Fluctuaciones de temperatura. Condensaciones que se provocan de forma natural en el ciclo día/noche.

Tampoco debe situarse en los sótanos: Aquí el riesgo de inundaciones y de humedades por capilaridad es mucho mayor.

Ubicación idealUbicación ideal: situado en una primera planta, aislado del suelo y alejado de las cubiertas del edificio.

EL DEPÓSITO

Dimensiones de los depósitosDimensiones de los depósitos:

Por término medio los depósitos ocupan el 60 % de la superficie construida. No deben ser muy grandes para no dificultar los controles que deben llevarse a cabo, tanto

ambientales como de seguridad y antiincendio. Las medidas, según las recomendaciones internacionales de seguridad, deberán estar entre 200 y 250

metros cuadrados, que con estanterías fijas podrían albergar unos 1500 metros de documentación. Ahora bien si necesitamos más espacios, podemos tener varios depósitos contiguos de las mismas

medidas; y separados por muros y puertas cortafuegos. La altura máxima de estos locales no debe rebasar los 2’50 metros, evitándose así las grandes masas

de aire que facilitan la combustión.

RecomendacionesRecomendaciones:

Se situarán aislados del resto de dependencias. Los ascensores, montacargas y montalibros no tendrán acceso directo, sino a través de un vestíbulo

cortafuegos. Estos locales deben tener una fuerte resistencia mecánica, dada las cargas que soportará la

estructura bajo el peso de la documentación: Con un sistema de estanterías fijas debe resistir 750 kg/m2. En caso de almacenamiento compacto con estanterías móviles será de 1250 kg/m2.

Debe estar provisto de muros, suelos y techos resistentes al fuego durante dos horas. También debe estar provisto de puertas metálicas cortafuegos, con cerraduras antipánico, que resistan

al menos una hora antes de deformarse. Los muros exteriores deben contar con medidas de aislamiento térmico e higrométrico, y para ello se

debería emplear muros dobles con cámara de aire, fibras aislantes, etc. Los suelos deben ser:

de hormigón (mejor calidad), resistente e ignífugo, cubiertos con revestimientos resistentes al desgaste provocado por el uso y cualquier agente

agresivo. Los huecos de las ventanas se abrirán preferiblemente hacia las fachadas de menor insolación e

incidencia de vientos portadores de agentes contaminantes o humedad. La carpintería de las ventanas será de aluminio anonizado o lacado, con elementos practicables y el

máximo hermetismo. El acristalamiento de vidrio con las siguientes características:

Inastillable. Absorbente de radiaciones (rayos UV). Aislante térmico y acústico.

Por último, para prevenir inundaciones, las instalaciones de fontanería no deben atravesar estos locales bajo ningún concepto.

Sólo en el caso de las instalaciones de acondicionamiento o las de protección contra incendios; en cuyo caso contarán con elementos protectores.

Factores que hay que tener en cuenta para una correcta conservación de los documentos en el depósito:

Los factores climáticos: humedad, temperatura y luz solar.

El polvo y la contaminación.

El fuego.

Los factores biológicos.

La instalación eléctrica y de seguridad

CONDICIONES AMBIENTALES Y DE SEGURIDAD

El exceso de humedad es uno de los principales problemas que causan la destrucción de gran parte del patrimonio documental.

Por esta razón, para evitar este hecho, es necesario controlar la humedad ambiente:

Mediante la instalación de un sistema de aire acondicionado. Mediante aparatos deshumificadores.

Nivel de humedad adecuado: 45/65 % de humedad45/65 % de humedad y de 17/18 ºC de temperatura17/18 ºC de temperatura. Como extremo, nunca inferior al 15% ni superior a 21ºC.

Soporte Temperatura (ºC) Humedad (%)

Fotografía blanco y negro

15-20 30-35

Fotografía color 10-18 25-35

Film blanco y negro

12-20 30-40

Film color 10-20 25-35

Magnético 14-18 40-50

Óptico 16-20 35-45

Microformas 18-20 30-40

Los factores climáticos: humedad, temperatura y luz solar

La luz solarluz solar también se convierte en otro de los principales problemas ambientales: los rayos ultravioleta atacan al papel y a las tintas mediante procesos destructivos de oxidación.

¿Cómo prevenir esto?

El depósito de archivo debe evitar grandes ventanales abiertos al exterior y que la luz incida directamente sobre la documentación o sus

contenedores. La orientación sur es la menos indicada para abrir las ventanas. La ventanas no deben superar el 10% de la superficie del muro.

Existen diversos procedimientos para reducir la presencia del polvo en los depósitos.

Éstos se dirigen en varios sentidos:

Evitar su entrada desde el exterior mediante un sistema de aire acondicionado. Aplicar revestimientos sintéticos a las paredes y techos para impedir que su

desgaste genere polvo. Recubrir los suelos con materiales apropiados para que no se acumule el polvo

(baldosas, losa, revestimientos sintéticos,...) Y por último, verificar regularmente la limpieza del depósito.

En cuanto a la contaminación atmosférica, vuelve a ser el aire acondicionado la mejor solución para evitarla.

El polvo y la contaminación

La primera medida en la prevención de fuegos debe adoptarse a la hora de seleccionar los materiales de construcción y el mobiliario, ambos deben ser incombustibles.

Algunas medidas para evitar un incendio:

Evitar el paso de conducciones eléctricas sobre el recinto del edificio. Que las puertas metálicas cuenten con holgura suficiente para que en caso de

incendio la dilatación no las bloquee. Que las vías de evacuación están perfectamente señaladas. Instalar sistemas de detección automática de humos en depósitos, servicios

generales y locales de trabajo especializado, salas de consulta, etc. Instalar sistemas de extinción de fuegos en todas las plantas, con bocas de incendio

y extintores portátiles. En los depósitos documentales los sistemas de extinción serán automáticos y de espuma seca.

Proteger contra descargas eléctricas atmosféricas: pararrayos no radiactivo.

El fuego

Insectos, roedores y microorganismos. Los insectos más perjudiciales son los xilófagos:

Lepisma o pececillo de plata, se alimenta de colas y almidón. Carcoma, se alimenta de papel de buena calidad, del que contiene mas celulosa. Cava galerías. Termita, insecto fotófobo, devora toda clase de celulosa (madera, papel, cartón, tejido) y cava

profundas galerías apenas perceptibles desde el exterior.

Los microorganismos (hongos y bacterias) se desarrollan en condiciones de calor y humedad elevados.

¿Cómo se evita la presencia de estos factores?

Limpiar regularmente los depósitos. Desinfectar y desinsectar los documentos cuando ingresan Controlar la humedad y la temperatura. Existencia de hermetismo en los accesos con exclusión de orificios, rendijas, etc. por donde

puedan entrar roedores. Desinfectar con productos insecticidas los terrenos de alrededor del edificio.

Los factores biológicos

La iluminación debe ser suficiente pero sin excesos. En los depósitos, un punto de luz de 60w cada dos metros en los pasillos entre estanterías y de

75w cada cuatro o cinco metros en los pasillos centrales son suficientes. Ahora bien, en el techo para evitar zonas de sombra.

Debe existir un interruptor general en la entrada, así como varios más parciales en pasillos y paredes.

También deben existir tomas de electricidad con cubiertas de seguridad.

Sistemas de protección contra el robo y el vandalismoSistemas de protección contra el robo y el vandalismo. Debe desempeñar las siguientes funciones:

Detectar la presencia de intrusos. Impedir o denunciar la entrada mediante un acto de violencia (fractura o escalo). Vigilar el interior durante las horas de apertura.

Lo más difícil de evitar son los robos en la sala de lectura. Algunas recomendaciones:

colocar el mostrador de control en una zona elevada de total visibilidad, que la sala no cuente ni con obstáculos ni recovecos, disponer de un solo acceso por delante del mostrador, instalar cámaras de televisión en circuito cerrado con monitores en los puntos de control, utilizar cerramientos acristalados que faciliten la visión desde las dependencias contiguas, etc.

La instalación eléctrica y de seguridad

Sea cual sea el mobiliario que adoptemos para nuestro archivo, tendrá que cumplir unas determinadas características para la buena conservación de los documentos:

SOLIDEZSOLIDEZ: el mobiliario debe ser sólido, ya que la documentación llega a sumar muchos kilos de peso. En caso contrario los estantes empiezan a curvarse con el peso.

BUEN ACABADO FÍSICOBUEN ACABADO FÍSICO: se ha de procurar que no tengan ni clavos ni ángulos metálicos, ni cualquier otro tipo de elemento que pueda producir agresiones a los documentos.

BUEN ACABADO QUÍMICOBUEN ACABADO QUÍMICO: lo ideal es que el mobiliario esté pintado con pintura anticorrosivo, repelente de insectos y resistente al fuego. Hoy se recomienda el acero cromado para las estanterías. Y en caso de que sean de madera (que no es recomendable por que son fácilmente atacables por los insectos xilófagos) tendremos que aplicarle algún tipo de producto sellador para evitar los problemas derivados de las pinturas y los barnices que llevan, y además le daremos un tratamiento contra los insectos.

BUENA VENTILACIÓNBUENA VENTILACIÓN: es fundamental que el mobiliario tenga buena ventilación para evitar la condensación del aire en su interior. Para ello, procuraremos que en cajoneras y armarios existan pequeños orificios para dejar pasar el aire, pero procurando siempre que éstos queden cubiertos por un filtro muy fino que deje pasar el aire pero impida la entrada de insectos y roedores. Las estanterías fijas acostumbran a estar abiertas, y en el caso de los compactus deberemos exigir un modelo que tenga aberturas para facilitar la ventilación.

COMODIDADCOMODIDAD: ha de ser cómodo y de fácil acceso.

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CONDICIONES AMBIENTALES Y DE SEGURIDAD

El mobiliario que podemos encontrar más habitualmente lo podemos dividir en tres sistemas, según la posición de los documentos:

El más conocido son las cajonerascajoneras. Las cajoneras que se suelen encontrar en el mercado suelen tener los cajones demasiado altos y se cargan en exceso de documentación. En realidad no se deberían colocar más de 10 o 15 documentos en cada cajón.

Lo más aconsejable es emplear cajoneras hechas a medida, con muchos cajones, en los cuales no cupiesen mas de 2 o 3 documentos.

O bien con cajones consulta, que contienen un solo documento y pueden desmontarse y transportarse a la sala de consulta, de forma que no es necesario que el investigador toque el documento. INCONVENIENTE: alto coste, por eso se debería reservar solo para documentos muy especiales.

Mobiliario horizontal

Mobiliario vertical

Mobiliario para documentos enrollados

Mobiliario horizontal

El sistema vertical más conocido son las estanterías o los compactos; en ambos caso la finalidad es que en ellas se depositen los volúmenes o cajas que contienen la documentación.

Estanterías fijasEstanterías fijas: Son las más recomendables por diferentes razones:

Por tener el peso de los documentos bien repartido en toda la superficie del depósito. Por ser abiertas, permitiendo una buena ventilación de los materiales depositados.

INCONVENIENTES:

Ocupan mucho espacio, por tanto en depósitos pequeños no es aconsejable. No ofrecen ninguna protección a los documentos en caso de incendio.

Su altura no es conveniente que supere el 1’80m, ya que resultan más incomodas a la hora de buscar los documentos, haciendo falta en muchas ocasiones el uso de una escalera de mano.

Las baldas deben medir aproximadamente 1 X 0,40 X 0,50 (longitud, profundidad y distancia entre baldas).

Y la última balda que esté pegando con el suelo debe estar a una distancia de éste del 15 cm, para proteger a la documentación de la humedad y de posibles inundaciones.

Mobiliario vertical

CompactusCompactus: se trata del tipo de estantería más habitual en archivos actualmente.

Son estanterías móviles, montadas sobre unos raíles y accionadas por un volante o bien por un sistema electrónico.

Las accionadas por un sistema eléctrico son menos aconsejables por los continuos paros que sufren como consecuencia de la falta de corriente o fallos del propio sistema. Lo que provoca que en muchas ocasiones el documento no pueda ser servirse al usuario.

Por tanto, el sistema mas recomendable es el mixto, es decir, que fuesen accionadas por un sistema eléctrico pero al mismo tiempo se pudiesen abrir manualmente en caso de fallo.

VENTAJAS: Ocupan muy poco espacio y permiten almacenar gran cantidad de documentación. Al ser cerradas, en caso de incendio, durante cierto tiempo, protegen a la documentación que albergan.

INCOVENIENTES: Gran concentración de peso en poco espacio; por tanto, en muchas ocasiones tendremos que reforzar el

suelo de los depósitos. La gran mayoría cerradas y no permiten una buena ventilación (poco favorable para la conservación de los

documentos).

Archivadores verticalesArchivadores verticales: dentro de los archivos existe documentación que por su tamaño no se adaptan al mobiliario tradicional de estanterías o de cajoneras.

En este caso, está resultando útil una serie de muebles que están pensados para piezas de dimensiones medianas tales como grabados, planos, etc.

Tienen medidas parecidas a las cajoneras, pero en forma de caja. Dentro de los archivadores verticales hay dos tipos de sistemas para guardar la documentación:

Sistema de toroSistema de toro: consiste en dos barras metálicas paralelas en las cuales se cuelga el documento por el extremos superior, que lleva unas tiras de tela o papel enganchadas y perforadas.

Se trata de un sistema muy utilizado, aunque acarrea graves problemas para e documento a causa de los adhesivos del sistema de sujeción.

Sistema de perchaSistema de percha: consiste en una barra central móvil en la cual se cuelga el documentos, previamente depositado dentro de unas bolsas transparentes, acabadas con una percha en la parte superior.

Es un sistema mucho mejor que el anterior, ya que el sistema de sujeción no está en contacto directo con el documento.

El problema en este caso viene dado por las bolsas, que suelen resultar poco grandes al documento, con lo que este tiende a caerse y arrugarse.

Mamparas mútiplesMamparas mútiples: Son muy adecuadas para documentos de grandes dimensiones que no caben en el mobiliario que podemos encontrar habitualmente en el mercado.

El sistema es muy parecido al de los expositores de alfombras o tapices.

Los documentos están protegidos dentro de armarios y quedan sujetos por presión encima de grandes plafones que corren sobre guías para poder desplazarse y ser consultados sin necesidad de desmontarlos.

Este tipo de muebles sería el más adecuado para los formatos superiores a 2m., que son muy difíciles de manipulación y consulta.

También podemos encontrarnos con portaplanos horizontalesportaplanos horizontales: donde los documentos son guardados en cajoneras de grandes dimensiones para evitar dobleces.

Dependerán del espacio del que dispongamos, del mobiliario, y sobre todo, del presupuesto que tengamos.

Aunque también dependerán de las características del documento (manuscrito, impreso, tipo de papel, etc.), del estado de conservación del mismo y de las alteraciones que padezca.

EnrolladoEnrollado: es un método aconsejable para la conservación y el posterior almacenaje de los documentos de gran formato cuando no se disponga de mobiliario horizontal adecuado.

El sistema más recomendado es el de tambor o alma, en el cual el documento se enrolla sobre un cilindro compacto de material inerte.

Partes del cilindro: alma o tambor, lámina, sujeción y protección externa. Este sistema de enrollado tiene el problema de la manipulación, ya que el enrollado y el

desenrollado aumenta el riesgo de agresiones a los documentos. Es un sistema recomendable para documentos de grandes dimensiones, y si lo aplicamos de

forma correcta da buenos resultados. Es aconsejable, siempre que sea posible, hacer reproducciones fieles de los documentos que

sean más consultados.

UNIDADES DE INSTALACIÓN / SISTEMAS DE PROTECCIÓN INDIVIDUAL

CarpetasCarpetas: es el sistema de protección clásico, muy válido para la conservación de los documentos pero muy incomodo par ala consulta de los mismos.

El problema es que en muchos archivos se guardan demasiados documentos dentro de cada carpeta, y esto hace que sean mas difíciles de manipular a causa del peso.

Por esta razón, se recomienda no almacenar más de diez documentos en cada carpeta.

Carpetas con ventana-paspartúCarpetas con ventana-paspartú: están especialmente indicadas para documentos de pequeño y medio formato, y son muy recomendables para los documentos que se han de exponer frecuentemente, ya que la misma carpeta puede enmarcarse.

La carpeta está protegida con dos hojas de cartón cuya parte superior tiene una ventana que deja ver el documento protegido por una hoja transparente.

LegajoLegajo: es el sistema utilizado durante siglos, consiste en dos tapas de cartón duras y una cinta que las une, y la documentación se deposita dentro.

Se trata de un buen sistema de conservación parcial, la documentación tiene una buena ventilación y las tapas al ser duras resisten muy bien los golpes.

Ahora bien, al ser un sistema abierto, el polvo penetra y los documentos están expuestos a roturas en las partes que están al aire.

En caso de que nuestro archivo tenga este sistema, tendríamos que empezar a sustituirlo poco a poco por otro alternativo como podrían ser las cajas.

Sobres y camisasSobres y camisas: a menudo algunos documentos bien por su tamaño extremadamente pequeño o bien por su estado de conservación, deben ser guardados con una protección individual tipo sobre o simplemente una camisa que los proteja.

Cajas de protección para libros y documentosCajas de protección para libros y documentos: los libros con una encuadernación extremadamente rica en materiales y en trabajo artesanal es conveniente que se protejan en cajas de conservación.

A veces nos encontramos en un archivo con pequeños folletos de propaganda, cartas, etc. que por su tamaño y temática deben mantener una unidad de almacenaje; en este caso lo mejor es meterlos en sobres de conservación y éstos a su vez en cajas.

Las cajas deben ser fáciles de abrir y poder guardarse en posición vertical y horizontal.

Las dimensiones deben ser superiores a los documentos y libros, pero no demasiado para evitar el movimiento.

Ejemplos de empresas de mobiliario para archivos

EYPAR: estudios y proyectos de archivo

EUN grupo: innovación en sistemas de archivo y almacenaje

PERMAR: sistemas de almacenaje

Alcom: sistemas de clasificación, archivo y almacenaje

Gama

Presentación realizada por David Gómez Domínguez compartida bajo una Licencia Creative Commons

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