Tip´s para realización de presentaciones electrónicas power point

En la gran mayoría de instituciones y empresas en los que se necesite exponer un producto o servicio, para capacitar personal, necesitamos elaborar una presentación sobre el tema a tratar, recurriendo así a las herramientas electrónicas como lo es la computadora. Desafortunada mente, existe una serie de errores que con frecuencia se comenten cuando se utiliza esta herramienta de computo por ejemplo:

*Olvidar que las diapositivas de Powert Point son sólo un soporte para presentaciones orales. *Utilizar una plantilla de Powert Point es incorrecto pues son muy utilizadas y caen en lo común.*Incluir demasiada información en las diapositivas, de forma que los asistentes acaban leyendo el texto en lugar de escuchar.

Existen diversos consejos y trucos útiles que resultara interesante conocer. Por ejemplo, ¿Sabía que la presentación mas impactante es la que comienza sin apoyo de una diapositiva de Powert Point? A continuación encontrara una serie de pasos prácticos que permiten maximizar la eficiencia de esta herramienta.

Preparación- Primeros pasos

Regla #1- Conozca al público al que se dirige:

*Cuanto mejor conozca a los asistentes, mejor podrá adecuar su presentación a sus expectativas.*Al inicio de crear las diapositivas, resuma sus mensaje clave y objetivos en 2 ó 3 párrafos. Esto le ayudará a estructurar sus presentación.*Al inicio de la presentación, puede formular una serie de preguntas para evaluar el grado de conocimiento de las asistentes y su interés con respecto al tema tratado. Por ejemplo, puede incluir 1 o 2 diapositivas con preguntas y múltiples respuestas posibles, y llevar a cabo una votación a mano alzada entre los asistentes.

Regla #2- Utilice la plantilla correcta:

*No utilice colores distintos de los incluidos en la paleta de colores *Los colores de fondo debe tener un contraste correcto pues en ocasiones el espectador tiene dificultades para leerlo y es cansado después de un tiempo.

Regla #3- Tenga en cuenta el tamaño de sus presentación y la forma de distribuirla:

*Considere posibles alternativas para reducir el tamaño del archivo de la presentación.*Evite enviar por correo electrónico, hasta el final de la presentación.

Felipe de Jesús Cuevas Castillo cuevas_castillo@hotmail.com

Regla #4- Una imagen vale más que mil palabras

*Teniendo en cuenta la regla anterior, incluya en su presentación alguna imagen, dibujo o gráfico que resulte pertinente para ilustrar sus mensaje.*Evite utilizar las imágenes de la galería de clip-art que incluye el programa de Powert Point *Cuando utilice gráfico, muestre explícitamente los que desea resaltar.

-Sí presenta un gráficos del cual se puedan extraer diversas conclusiones, asegúrese de que usted desea que recuerden .

*No olvide indicar la fuente de cada gráfico o dibujo incluso si es usted el autor del mismo*Considere la posibilidad de utilizar un breve video que resulte pertinente para reforzar su menaje.

Regla #5 -Diseñe una presentación con mensajes concretos

*Inicie la presentación con una diapositiva que contenga un título claro y su nombre-Asegúrese de que el título refleje el objetivo de su presentación

*Utilice palabras o expresiones de enlace para pasar de un mensaje a otro.*Incluya un indice al comienzo de la presentación y un resumen al final de la misma.*Adapte su vocabulario en función del público asistente.Evite el uso (o usos abusivo) de abreviaturas y terminología interna o con muchos tecnicismos *Finalice la presentación con una diapositiva que contenga sus datos personales y un simple “Gracias”.

Regla #6 -Menos es más

*Una diapositiva equivale a dos o tres minutos de presentación. Si dispones de únicamente 15 minutos, incluyendo un turno de preguntas y respuestas, limite su presentación aun máximo de de 5 ó 6 diapositivas.*No escriba textos largos

-Un tema = 1 diapositiva-No escriba oraciones completas, utilice únicamente palabras claves-Utilice viñetas de formato-Una diapositiva debe tener al rededor de seis viñetas -Una viñeta es igual a un mensaje -Un mensaje es aproximadamente a seis palabras -Tamaño mínimo de fuente 18 (16 para las notas de pie de pagina).

*Si desea que los asistentes recuerden los detalles de su presentación, distribuya una copia impresa con la versión íntegra de sus diapositivas.

Presentación -¡Acción!

Regla #7 -Capte la atención de los asistentes

*No inicie la presentación con el apoyo de una diapositiva . Por el contrario:-Utilice anécdotas

Felipe de Jesús Cuevas Castillo cuevas_castillo@hotmail.com

-Presente ejemplos -Comience con una breve explicación, indicando el motivo de su presentación, lo que usted pretende lograr y por que lo considera interesante para los asistentes.

*No hable demasiado rápido *No levante la voz *Intente controlar cualquier tic nervioso que pueda tener*Asegúrese de transmitir adecuadamente sus mensajes clave. Para ello:

-Resalte ciertas palabras-Repita los mensajes clave varias veces durante la ponencia-Utilice diferentes tonos de voz para atraer la atención (es un recurso muy útil)

*Asegúrese de que los asistentes no se limiten a leer sus diapositivas. Recuerde que las diapositivas son solo un soporte para su presentación oral.

-Informe a los asistentes de que las diapositivas estarán a su disposición al termino de la reunión.

*Elija cuidadosamente el momento para sus comentarios. Nunca permita que sus comentarios interfieran con sus diapositivas: sus comentarios no deberían coincidir con la aparición de un nuevo mensaje o una nueva diapositiva*Cuide la corrección ortográfica

-Utilice el corrector ortográfico -Revise sus diapositivas o pídale a un compañero que las revise

*Sea compresivo cuando exponga una presentación ante un publico internacional -Utilice un lenguaje sencillo (elección de vocabulario velocidad, uso de palabras de enlace)-Evite el uso de referencias culturales susceptibles de no ser compartidas y/o entendidas.

>Preguntas y comentarios de los asistentes

Regla #9 -Prevea un turno de preguntas

*Informe a los asistentes sobre cuando puede realizar preguntas: al comienzo, durante o al final de la presentación *Aproveche este momento para confirmar que sus mensajes hayan sido comprendidos *Sea amable cuando responda a las preguntas

-Nunca insinúe que las pregunta es, en realidad, una pregunta tonta-En caso de preguntas de “asesoramiento” personal, sugiera que tratara el tema en mas detalle durante la pausa para tomar café

Regla #10 -Comentarios de los asistentes

*Recabe la opinión de algún miembro del público sobre la presentación. Esto le permitira identificar sus errores y mejoras sus presentaciones

*Si su ponencia ha sido filmada, solicite una copia para visualizarla posteriormente, tomando notas según resulte oportuno. Intente identificar sus puntos fuentes y puntos débiles

Por ultimo, pero menos importante … Controle sus nervios

*¿Miedo escénico? A continuación encontrara algunos consejos:-Prepare adecuadamente su ponencia. La mejor manera de evitar los nervios es tener

Felipe de Jesús Cuevas Castillo cuevas_castillo@hotmail.com

confianza en sí mismo y dominar el tema a desarrollar-Intente dormir bien y lo suficiente la noche anterior a su intervención -Asegúrese de disponer de una copia de sus diapositivas en un dispositivo USB -Lleve consigo unas notas con palabras clave subrayadas que pueda consultar rápidamente en caso de quedarse en blanco-Acuda al lugar de la presentación con anticipación -Compruebe si conoce a algún miembro del publico. Esto puede ayudarle, en especial al principio-Respire hondo antes de iniciar su presentación -Reír o bostezar también puede ayudarle a relajarse... ¡Pero no lo haga frente al público!-Beba agua durante la presentación

Felipe de Jesús Cuevas Castillo cuevas_castillo@hotmail.com