CURSO ENTÉRATE:PRESENTACIONESEFICACES I

25 de Mayo de 2009

ADVERTENCIA:Este no es un

curso de PowerPoint

¿Cuál es nuestro objetivo?

Normalmente al presentar lo que hacemos: Lanzar datos Crear historias complicadas Leer diapositivas sin continuidad No tenemos en cuenta a la audiencia

Conseguir que nuestras presentaciones sean: Memorables Efectivas Persuasivas

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P1. ¿Qué es una presentación?

Elementos de una presentación

PRESENTACIÓN

ExposiciónDocumento

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El documento

¿Informe = Presentación? Informe = documento a entregar, con

información detallada de procesos, metodologías, estadísticas, etc.

Presentación = diapositivas de impacto que deben apoyar al orador en su charla y, sobre todo, en el logro de su objetivo final

Contar una historia no es leer un informe proyectado en una

pantalla

NO

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Debemos tener claro de partida En qué contexto se plantea la presentación Qué tipo de cuestión es la que se quiere abordar

(estrategia de comunicación, planificación estratégica, táctica, evaluación de eficacia,… )

Asegurar que entendemos bien todas las dimensiones del tema a tratar y para ello: Hacer todas las preguntas que sean necesarias. No dar nada por sobreentendido.

Comprometer una fecha de respuesta (“deadline”) una vez realizada una estimación de los recursos necesarios (recursos, datos, …) y teniendo en cuenta los compromisos ya en marcha.

ATENCION: Siempre hay que cumplir la fecha de entrega.

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Vamos a preparar el documento

ALTO!!!!!Espera, para un momento y dedícale un tiempo antes de empezar a hacer diapositivas sin ton ni son

Fallos comunes

Solución

Sin un punto claro Plantéate adónde quieres llegar

Sin beneficio para la audiencia

Identifica qué ideas principales quieres transmitir y que sean interesante para tu audiencia

Sin flujo claro Elige un camino

Con demasiado detalle

Debe primar el principio de la simplicidad

Demasiado largas Decidir qué diapositivas vas a utilizar

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Análisis del problema

Subdividir el problema hasta que encontremos problemas indivisibles que admitan una respuesta concreta.

Asegurar que tenemos a nuestro alcance todos los datos necesarios para responder a los problemas planteados. En caso de no tenerlos, identificar la forma más eficaz, en tiempo y coste, para conseguirlos.

NO utilizar PowerPoint hasta que no tengamos claro cuál es el mensaje que queremos dar y cuál es la mejor forma de mostrarlo.

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RECURSOS DURANTE LA PRESENTACION

ArranqueEstructur

as de flujo

Cierre

Conexiones

internas

Conexiones

externas

Fases de una presentación

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Al crear el documento, pensar en el CONTENIDO:

Arranque: Portada Agenda

Estructuras de flujo Cierre:

Conclusiones y recomendaciones Despedida

CONTINENTE: “Look & feel” general Texto Gráficos, imágenes Color Animaciones

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La portada

El título La fecha de la presentación La empresa a la que se va a

presentar el documento (logo) Mi empresa o departamento (logo)

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La agenda

Es necesaria. Oportunidad para generar interés

ante todo lo que va a venir. Es el esqueleto de nuestra historia.

Sirve para orientar a nuestra audiencia sobre cuánto tiempo va a durar nuestra presentación.

Nos debe ayudar a nosotros mismos a hacer un recorrido rápido por la historia que vamos a contar

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Estructuras de flujo

Modular Cronológico Física Espacial

Problema /solución

Conflictos /acciones

Oportunidad /apalancamien

to

Forma/ función

Características /beneficios Un caso Argumento

/falaciaComparación

/contraste

Matriz Vías paralelas Preguntas retóricas Numérico

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Descripción estructuras de flujo – I Una secuencia de partes similares, cuyo orden es

intercambiable.Modular

Organiza núcleos de ideas con un criterio temporal ,reflejando eventos en el mismo orden en que ocurrieron o deberían ocurrir.

Cronológico

Organiza los bloques de información de acuerdo a su ubicación física o geográfica.

Física

Organiza ideas conceptualmente, de acuerdo a una metáfora física o una analogía, proveyendo un arreglo espacial de los temas (i.e. Iceberg, pilares casa, pirámide).

Espacial

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Descripción estructuras de flujo – II

Organiza la presentación alrededor de un problema y la solución ofrecida por ti y tu compañía.

Problema /solución

Organiza la presentación alrededor de uno o más conflictos y la acción que propones para tratarlos.

Conflictos /acciones

Organiza la presentación alrededor de una oportunidad de negocio y el apalancamiento que tú o tu compañía van a implementar para aprovecharla.

Oportunidad /apalancamie

nto

Organiza la presentación alrededor de un concepto de negocio central, o de un método o tecnología, con aplicaciones múltiples o funciones que emanan de ese concepto central.

Forma/ función

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Descripción estructuras de flujo – IIICaracterísti

cas /beneficios

Organiza la presentación alrededor de una serie de características de tus productos o servicios y los beneficios concretos que tales características aportan.

Un caso

Una forma narrativa de contar cómo tú o tu compañía resolvisteis un problema en particular o cubristeis las necesidades de un cliente en particular, y que en la forma de explicarlo cubres todos los aspectos de tu negocio y tu entorno.

Argumento /falacia

Saca a la luz argumentos contra tu propio caso y acto seguido los rechaza destacando todas las falacias (o falsas creencias) que esos argumentos esconden.

Comparación /contraste

Organiza la presentación alrededor de una serie de comparaciones que ilustran las diferencias entre tu compañía y otras compañías.

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Descripción estructuras de flujo – IV

MatrizUtiliza un diagrama de dos por dos, o mayor, que organiza un complejo conjunto de conceptos de una forma fácil de digerir,fácil de seguir o fácil de recordar.

Vías paralelas

Desemboca en una serie de ideas relacionadas que comparten un conjunto de sub-ideas cada una de ellas.

Preguntas retóricas

Preguntas, y luego respondes, cuestiones que probablemente estén en ese momento en la mente de tu audiencia.

Numérico Enumera una serie de ideas conectadas de forma suelta,hechos o argumentos.

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Tipos de diapositivas de contenido

Cualitativas o de ideas

De texto

Con esquemas

Cuantitativas o de datos

Series temporales

Distribución de frecuencias

Correlaciones

Resto de comparaciones o

análisis cuantitativos

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Ejemplo diapositiva cualitativa de texto

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Ejemplo diapositiva cualitativa con esquemas

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Contenido diapositiva de datosTítulo del cuadro

Período. Unidades

(*) Espacio para las notas a pie de página Fuente: XXXX; Análisis Carat Expert

Mensaje

Cuerpo del cuadro

mensaje

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Ejemplo diapositiva de datos – Serie temporal

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Ejemplo diapositiva de datos – Distribución de frecuencias

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Ejemplo diapositiva de datos – Correlaciones

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Recomendaciones al hacer un gráfico En los gráficos de columnas o barras agrupadas es

recomendable poner la información (los items) ordenada, excepto los items del tipo “otros”, “resto”, “n/c” que siempre irán al final independientemente de su tamaño.

Cuando los conceptos que estamos representando son sumables (no hay intersección entre ellos), es recomendable usar gráficos de componentes (columnas o barras “apiladas”). En caso contrario (si son conceptos con intersección) es preferible el gráfico de columnas o barras agrupadas.

Los gráficos tridimensionales no son recomendables, a no ser que haya pocos items que mostrar y sea importante estéticamente que sea tridimensional.

Siempre que haya espacio, es preferible que las cifras estén visibles en el gráfico, en cuyo caso es recomendable quitar el eje de vertical (no añade información).

Cuando las cifras son altas (cientos, miles) o conceptos enteros (p.ej: nº personas) no se deben poner números decimales, y el punto separador de miles debe aparecer para mayor claridad, excepto en los años.

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Notas sobre la realización de los gráficos En las cifras que representan años no se debe poner el punto

separador de miles (deben ser, p.ej: 1999, 2000, 2001 y NO 1.999, 2.000, 2.001).

Los números decimales sólo deben aparecer en cifras pequeñas o porcentajes, en los que sí añaden información. Salvo excepciones, no se debe utilizar más de 1 decimal en las cifras.

Si el gráfico contiene mucha información, se puede facilitar la lectura señalando (con una flecha, un círculo, etc.) la información relevante. En este caso el mensaje debe hacer referencia a la cifra resaltada en el gráfico.

No se deben resaltar demasiadas cifras, ya que se pierde el efecto y el gráfico queda más “sucio”.

No poner los nombres de las barras o columnas fuera del gráfico. Mucho cuidado con los colores que se eligen: que se vean y se

diferencien. Siempre, antes de dar por terminado un gráfico, revisar a

fondo todos los datos para evitar errores.

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El cierre

Recopilar los principales mensajes que queramos que calen en nuestra audiencia.

Presentar un resumen escueto y claro.

No caer en la tentación de “leer la lista de la compra”.

Aportar información adicional que enriquezca cada punto.

Incorporar no sólo conclusiones-resumen sino también recomendaciones.

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Nos vemos el 8 de Junio

Ahora a preparar presentaciones

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CURSO ENTÉRATE:PRESENTACIONESEFICACES II

8 de Junio de 2009

Día de la

presenta

ción:HOY !!!!!

“La mayor sabiduría que existe es

conocerse a sí mismo”

Galileo Galilei

Elementos de una presentación

PRESENTACIÓN

ExposiciónDocumento

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No existen patrones generales, existen retos personales Al presentar tienes que pensar, sentir, hacer y

reaccionar. Y si me dices:

“Hago presentaciones muy ortopédicas, todas están estructuradas igual”

“Los primeros 10 minutos estoy nervioso pero luego me siento más cómodo”

“Conozco muy bien mi trabajo pero no consigo mantener un nivel de atención alto en mis presentaciones”

“Es que, cuando no me creo lo que cuento, se me nota” “Me gustaría ser más gracioso, más empático y menos

monótono” “Me cuesta enlazar las ideas cuando cambio de

diapositiva”

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Saca partido a tus “herramientas” La voz, para:

Crear confianza. Influir, sugestionar y persuadir.

El lenguaje verbal Procurar tener un vocabulario rico. Sencillo, claro y directo. Adaptado a cada caso.

El lenguaje no verbal Importancia de estos elementos en mi comunicación(1)

El 38% se atribuye a la voz (entonación, proyección, resonancia, tono, etc)

El 7% se atribuye a las palabras (lenguaje verbal) El 55% al Lenguaje Corporal (gestos, posturas, movimiento

de los ojos, respiración. etc)

(1): Fuente Albert Mehrabian, Psicólogo y Profesor Emérito de la UCLA

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Tipos de voz y su efecto en la audienciaSi tu voz presentando es…

Provoca …

De tono alto y aguda Agresividad

Discordante Irritabilidad

Nasal Presunción de actitud pretenciosa

Entrecortada Contradicción

Cortante y seca Frialdad e insensibilidad

Demasiado baja Induce a la tristeza

Cálida y bien timbrada Tranquilidad

Suave y tranquila Amistad y tolerancia

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El lenguaje verbal

Evita abusar de frases hechas, clichés, tópicos o palabras vulgares.

Enriquece tu vocabulario. Refuerza el impacto de tu lenguaje

con imágenes. Procura no utilizar palabras comodín. Utiliza un lenguaje adaptado a tu

audiencia.

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El lenguaje no verbal

La sonrisa Natural Espontánea

La mirada: Es la mejor manera de exteriorizar nuestra sinceridad. Evita desviar la mirada de izquierda a derecha, o al suelo

o incluso al techo. Mirando a los ojos conseguiremos captar la atención de

nuestra audiencia. Los gestos

Evitar los tics o gestos mecánicos No jugar con un bolígrafo Evitar meter las manos en los bolsillos Intentar ante todo la naturalidad y eliminar la tensión

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Significado de los gestos – I Gesto Lo que refleja

Acariciarse la mandíbula Toma de decisiones

Entrelazar los dedos Autoridad

Dar un tirón al oído Inseguridad

Mirar hacia abajo No creer en lo que se escucha

Frotarse las manos Impaciencia

Apretarse la nariz Evaluación negativa

Golpear ligeramente los dedos Impaciencia

Sentarse con las manos agarrando la cabeza por detrás

Seguridad en sí mismo y superioridad

Inclinar la cabeza Interés

Palma de la mano abiertaSinceridad, franqueza e inocencia

Caminar erguidoConfianza y seguridad en sí mismo

Pararse con las manos en las caderas

Buena disposición para hacer algo

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Significado de los gestos – II

Gesto Lo que refleja

Jugar con el cabelloFalta de confianza en sí mismo e inseguridad

Comerse las uñas Inseguridad o nervios

La cabeza descansando sobre las manos o mirar hacia el piso

Aburrimiento

Unir los tobillos Aprensión

Manos agarradas hacia la espalda

Furia, ira, frustración y aprensión

Cruzar las piernas, balanceando ligeramente el pie

Aburrimiento

Brazos cruzados a la altura del pecho

Actitud a la defensiva

Caminar con las manos en los bolsillos o con los hombros encorvados

Abatimiento

Manos en las mejillas Evaluación

Frotarse un ojo Dudas

Tocarse ligeramente la nariz Mentir, dudar o rechazar algo

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Algunas recomendaciones sobre el lenguaje no verbal Usa tus ojos para hablar Cuidado con tu manos “No toque, porqué tocas” Actitud física: atención a los gestos

de delatan impaciencia o aburrimiento

Aprende a sentarte Controla tu mirada No exageres las expresiones de tu

rostro

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Algunos trucos para prepararte para la ocasión Reducir la tensión:

Tensar – destensar el tronco y los brazos Relajar el cuello Ejercitar los hombros Ejercicio de respiración: respiración diafrágmica

Ejercicios de voz: Vocalización: articulación (trabalenguas, lápiz,…) Dicción: locución, entonación Proyección: adapta tu proyección de voz Modulación – entonación: Da color y calor a tu

voz

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El momento ha llegado

Nunca llegar tarde. Hay que ir vestido para la ocasión. Ir preparados para todo (documento en

varios soportes, ordenador, proyector, cable, …)

Verificar que todo funciona antes de que lleguen los asistentes a la reunión.

Colocarnos donde podamos ver a todos y que todos nos vean.

Apagar el móvil, tú móvil.

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La presentación va a empezar Antes de empezar la presentación observa

a tu audiencia. ¿En qué estarán pensando?

En un mail urgente que han recibido esa mañana

En su próxima reunión En la comida que tienen luego con un amigo En una discusión con su pareja

Debes captar su atención desde el inicio. El objetivo de la comunicación es que el

mensaje sea comprendido.

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RECURSOS DURANTE LA PRESENTACION

ArranqueEstructur

as de flujo

Cierre

Conexiones

internas

Conexiones

externas

Fases de una presentación

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Arranque

Pregunta

Un dato curioso

Retrospectiva /prospectiva

Anécdota

Cita

Refrán

Analogía

Exposición corta para captar la atención de la audiencia y al mismo tiempo ayudarte a iniciar la presentación de forma cómoda y en tono de conversación

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Recursos durante la presentación

Conexiones internas

Transición lógica

Referencia cruzada

Pregunta retórica

Tema recurrente

SimetríaMantra

Resumen interno

Enumeración

Haz números

Cierra un tema y dirígete hacia el siguiente

Haz referencias a temas que han aparecido antes y que van a aparecer en la presentación

Haz una pregunta relevante y provee tú mismo la respuesta

Establece un ejemplo o destaca un dato al principio de la presentación y entonces haz varias referencias al mismo a lo largo de la presentación

Establece un ejemplo o destaca un dato al principio de tu presentación y no vuelvas a mencionarlo hasta el final de la misma

Utiliza una frase con gancho o un eslogan de

forma repetida

Haz una pausa en las principales transiciones y

recapitula

Presenta conceptos relacionados en serie y ve descontando cada uno de

ellos

Pon información numérica en perspectiva

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Recursos durante la presentación

Conexiones Externas

Referencia directa

Referencia mutua

Formula preguntas

Referencia a

hechos actuales

Referencia ubicación

Referencia datos actuales

Diapositiva inicial

“a medida”

Menciona específicamente, por su nombre, a uno o más miembros de la audiencia

Haz referencia a una persona, compañía u organización relacionada contigo y tu audiencia

Dirige preguntas directamente a uno o más miembros de la audiencia

Haz referencias a algún hecho o acontecimiento de actualidad

Haz referencia al lugar de la

presentación

Haz referencia a información

actual que enlaza y apoya

tu mensaje

La portada

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Fallos comunes – I

1. Lectura de la agenda. Es el esqueleto de nuestra historia.

Sirve para orientar a nuestra audiencia sobre cuánto tiempo va a durar nuestra presentación.

Nos debe ayudar a nosotros mismos a hacer un recorrido rápido por la historia que vamos a contar

2. La lista de la compra Lectura o descripción sin pausas de una serie

de elementos, sin aportar información adicional Cadencia cansina y telegráfica por falta de

preparación y por no haber construido una historia

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Fallos comunes – II

3. Te cuento tu briefing Lo que hacemos: Proyectarlo tal cual en la pantalla y

repasarlo concienzudamente para que vean que lo hemos leído.

Deberíamos: Mencionar punto de partida Rescatemos aquellos elementos clave del brief que mejor

van a ayudarnos a justificar o defender las ideas que proponemos

No necesitan estar al inicio de la presentación.

4. Los gráficos del hombre del tiempo La mayoría de nuestros gráficos son

ininteligibles en la distancia no hablan por sí mismos

Lo importante no es el dato, sino lo que significa.

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Fallos comunes – III

5. Aquí tienes mis conclusiones Normalmente al final de la presentación

y llegamos a ellas ya cortos de tiempo Son los pilares de las ideas a las que has

llegado Es con lo que quieres que tu audiencia

se quede al final de tu presentación

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Interactuar con la audiencia Solicitar feedback, animales a que participen

(preguntas abiertas) Observa las caras de la audiencia y haz

participar al que bosteza o distrae Jamás discutir con la audiencia Jamás rechazar críticas o sugerencias de mejora Y si tenemos algún oyente “molesto”:

Acepta el desacuerdo como fuente de aprendizaje Invita a ver temas particular aparte Acepta la crítica con humildad y aceptación Retoma tema central lo antes posible

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El cierre

Recopilar los principales mensajes que queremos que calen en nuestra audiencia.

Agradecimiento por la atención prestada.

Ofrecernos para cualquier ampliación o duda al respecto.

Sonreír. Mantenerse frente a la audiencia 5

segundos.

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Tipos de presentadores

Contador de

historiasContador de historias sin

historia

Narrador de diapositivas

Descriptor de diapositivas

Lector de diapositivas

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Recapitulando

Todo lo que presentamos debe estar guiado por el objetivo de cubrir las necesidades de nuestra audiencia

Hay que pasar de hechos/datos a BENEFICIOS

Encontrar el equilibrio entre lo que contamos y cómo lo contamos

No olvidar que presentamos ante personas Incluir siempre el FACTOR HUMANO en nuestras presentaciones

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Prepararte antes

Neutraliza las tensiones Controla tu relajación y respiración

Voz Cuida tu vocalización, dicción, modulación y proyección

Lenguaje verbal Trabaja en el énfasis, entonación, velocidad, pausa,

volumen, repetición, muletillas

Lenguaje corporal Trabaja en la gesticulación, movimiento, apoyo

Precisión Sé preciso para lograr inspiración, seducción, entusiasmo,

persuasión

Naturalidad en la interacción Busca siempre la generación de confianza, escucha activa,

espontaneidad

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Busca el equilibrioTécnica

Singularidad

Construir una buena historia

y contarla con naturalidad, convicción, energía

y claridad

Las diapositivas son tus amigas, pero no seas diapo-dependiente

generar impactoilustrar conceptosdestacar ideas importantes mostrar datos (¡que se puedan leer!)

Consigue que la pantalla sea tu aliada y no tu competidora

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Es tu historia y la conoces mejor que

nadie

Haz que te sigan y atrévete a dejarles con la boca abierta