RECHAZO DEL CONCILIADOR• Si una de las partes no acepta al conciliador no está obligada

a indicar las razones, basta con que haga la manifestación y éste deberá apartarse. Se suspende la audiencia y el Director procederá a designar otro conciliador.

• Pero no puede permitirse que nuevamente la parte no habilite al segundo conciliador especialmente cuando la conciliación es requisito de procedibilidad para acudir a la justicia ordinaria.

• Si no lo habilita, a solicitud del interesado el segundo expedirá un documento dejando constancia del hecho, y se entiende cumplido el requisito de procedibilidad.

cumplimiento de la conciliación

Hacemos un paréntesis para aclarar que se cumple con el requisito de procedibilidad en los siguientes casos:

• Cuando han transcurrido 3 meses contados a partir de la presentación de la solicitud sin que el convocado haya acudido.

• Cuando el convocado no habilita al segundo conciliador.

• Cuando el convocante no acude a corregir la dirección para citar al convocante.

PRESENTACIÓN DE LOS HECHOS

• Una vez que el convocante y su apoderado presentan los hechos y fijan sus pretensiones.

• el conciliador hace una síntesis mediante la aplicación de la técnica de las preguntas y complementa la información.

• Se deja así el conflicto claramente establecido.

ACTITUD DEL CONCILIADOR

Mientras las partes hablan el conciliador debe: • Escuchar atentamente• Observar el lenguaje verbal y no verbal de las partes• Está pendiente de las reacciones ante la información

que se recibe• Asegurarse del cumplimiento de las reglas del juego• No admitir interrupciones o reacciones incomodas • Escribir aspectos relevantes• Ante situaciones incomodas hacer un alto

• Tener en cuenta que no todos los casos son iguales• Tener en cuenta la formación educativa de cada

persona, ayudarla a expresarse (método de preguntas).

• Tener paciencia y tolerancia y encausar al exponente

• El tiempo no puede constituirse en impedimento para alcanzar la solución- puede citarse a una nueva sesión, (sin abusar).

SÍNTESIS Y COMPLEMENTACIÓN DE LA INFORMACIÓN

• Terminada la exposición del convocante se le otorga el uso de la palabra al convocado y su apoderado por igual termino, para que se manifieste sobre los hechos y las pretensiones. El conciliador deberá:

• Hacer preguntas para aclarar dudas o inquietudes

• Aclarar palabras, frases, expresiones, símbolos, etc.

• Hacer un resumen o síntesis del asunto

CONFLICTO CLARAMENTE IDENTIFICADO

• El conciliador debe descubrir el verdadero

interés de cada una de las partes.

• Profundizar sus posiciones frente a las alternativas de solución, hasta que tanto el como las partes tengan plena claridad frente a las condiciones particulares de la controversia y de la situación real entre ellas.

ACTITUDES A DESPLEGAR

• Liberadas las partes de prejuicios y otros sentimientos que constituían barreras, el conciliador invita a plantear posibles opciones para construir un arreglo, aquí pone en juego su rol de conciliador, su creatividad, sus estrategias, propone una lluvia de ideas, otorgándoles el uso de la palabra por breve pero igual tiempo primero al convocado, aplicando técnicas especiales que lleven a la reflexión.

• Deberá tener en cuenta que todas las ideas son importantes. • Realizar agrupación de las ideas por significado, con la

técnica -quien dijo que? • Ejecutar una dinámica para priorizar las ideas de acuerdo

con su importancia. • proponer alternativas, buscando siempre el principio YO

GANO-TU GANAS. (estamos convencidos que es posible superar el impase, buscando juntos lo que nos separa, aceptamos las diferencias, consigo mis metas y que tu logres las tuyas comprometiéndonos seriamente en la solución.

NECESIDAD DE REUNIONES PRIVADAS

Si el conciliador observa en alguna de las partes los siguientes aspectos:

• un alto componente emocional• presenta animo hostil• irrespeto y/o sometimiento• negativa a participar en la lluvia de ideas• detecta intereses ocultos• No hay animo conciliatorio

Entonces puede invitarlo a una reunión privada y hacerle ver las ventajas de un arreglo pacifico y definitivo del conflicto, motivándolo, puede hacerle ver el daño sufrido por quien no tiene la culpa, las consecuencias.

IMPOSIBILIDAD DE ACUERDO CONCILIATORIO

• Si a pesar de los esfuerzos, no hay acuerdo el conciliador debe expedir una “constancia de no acuerdo conciliatorio” que debe contener:

• Fecha de expedición. Debe ser la fecha del día que se realizo la audiencia.

• Identificación del centro, dirección, código, resolución, etc. • Lugar y fecha de presentación de la solicitud• Identificación de las partes• Objeto de la conciliación• Firma del conciliador.

PREVENCIÓN DEL CONCILIADOR

• El conciliador no debe dejar ninguna anotación sobre los motivos de fracaso de la diligencia, ni de las ofertas que se hicieron, por las partes o comentarios, etc.

• Especialmente debe abstenerse de dejar constancia de las intervenciones y solicitudes de los abogados porque muchas veces estos buscan pre constituir pruebas para eventuales procesos judiciales.

REGISTRO DE LA CONSTANCIA

El conciliador 3 días hábiles después de expedidas la constancia de no conciliación, de inasistencia o de asunto no conciliable, solicitará al Centro el control del documento.

• El Centro cuenta con 3 días hábiles para realizar el control en el libro correspondiente.

• El conciliador hará entrega de copia del acta al solicitante y la devolución de los documentos, dejando copia en el Centro para el archivo.

Asunto conciliable

• Si las partes solucionan el conflicto se debe levantar un “acta de conciliación” el mismo día que se realizo la audiencia y la firman quienes asistieron a la diligencia.

• El acta de conciliación es el documento mas importante del procedimiento.

• Se debe recalcar a las partes sobre la importancia del cumplimiento de lo acordado

CONTENIDO DEL ACTA• Es un documento simple y único que no contiene anexos• Fecha de elaboración• Identificación del centro • Identificación de las personas• Hechos que originaron el conflicto• Relación de las pretensiones de las partes• Cuantía de las pretensiones• Acuerdo logrado por las partes, claro, expreso y exigible, sin

indicar lo que dijo cada una de ellas • Plazos para el pago• Lugar y fecha de pago

• Formas del pago • Garantías • Responsable del pago• Firma de las partes intervinientes con documento de

identificación, incluyendo a los abogados • Si se desea puede contener la expresión hace transito a

cosa juzgada y presta merito ejecutivo, pero estos efectos se dan al momento en que se realiza el registro sin necesidad de indicarlo expresamente.

DESPEDIDA

• El conciliador agradece a las partes por la oportunidad que le bridaron y la confianza que depositaron en el.

• Felicita a las partes por el animo conciliatorio

• Promueve apretón de manos para consolidar y demostrar la satisfacción por el arreglo logrado.

REGISTRO DEL ACTA DE CONCILIACIÓN

• A mas tardar 2 días después el conciliador entregara al Centro:

• Los documentos que tenga en su poder suministrados para la conciliación.

• El original del acta celebrada

• Una copia del acta por cada parte

FACULTADES DEL DIRECTOR

• Verificar la legalidad del acta • Que la información sea completa• Que no falten firmas• Y si esta todo bien, procede a registrarla• Si encuentra errores debe llamar al conciliador

para que decida, pero no puede directamente anularla ni negarse a registrarla, porque el conciliador es el responsable de la diligencia, no el Centro, ni su Director

ENTREGA DE LAS CONSTANCIAS

• Registrada el acta, el Director entregará a las partes las primeras copias de la conciliación que son las que prestan merito ejecutivo lo cual puede constar en un sello o escrito a mano. Esta acta es valida si la ha realizado un conciliador habilitado y competente en la materia

• Las actas no son susceptibles de recurso alguno solo un Juez puede anular un acta, previo proceso de nulidad.

PARA LA SOLICITUD DE CONTROL

• El conciliador puede estar inscrito en varios Centros de conciliación y es el quien decide a cual Centro solicita el control.

• pero en el caso que el conciliador haya sido nombrado por un Centro en particular, es a este Centro al que debe solicitar el control.

SANCIÓN AL CONCILIADOR

• si el conciliador no cumple con solicitar el control de las constancias o lo hace fuera del termino el Director del Centro de conciliación deberá investigarlo y sancionarlo de acuerdo con el reglamento interno.

COMO SE REALIZA EL CONTROL • El centro debe contar con un libro de control de constancias

que se abre cada año a principio del mismo, y debe estar debidamente foliado.

• Debe tener el código asignado por el Ministerio • Numero y fecha de resolución • Mención que se trata del libro de radicación de constancias• Fecha en que se abre• Si se agota antes del año se reemplaza con otro igual, si

sobran hojas se anulan por el director con sello y firma en cada hoja y cada una de ellas debe contener cierta información.

CONTENIDO DE LAS HOJAS

• Fecha de recibo de la constancia • Código del conciliador• Fecha de presentación de la solicitud• Nombre de las partes• Motivo de expedición (No acuerdo, inasistencia,

asunto no conciliable, asunto conciliable) • Fecha de expedición de la constancia materia

del asunto(civil, comercial, familia etc.

ARCHIVO DE LAS CONSTANCIAS

• Relacionada la información en cada una de las columnas del libro se archiva en un lugar seguro, si se incurre en errores al anotar se corrigen pero deberán firmarse por el director sin lo cual no valen las correcciones.

• El director, debería revisar periódicamente las constancias que expiden los conciliadores para que se corrijan los errores, lo cual mantiene el buen nombre y confianza en el centro.

ANULACIÓN DE LAS CONSTANCIAS

• El único que puede anular o alterar el contenido de una constancia es el conciliador no el centro. En estos casos le informa a las partes lo sucedido les solicitara la anterior y expedirá una nueva que tenga validez.

• Por su parte el centro anulara el control anterior y procederá a hacer el nuevo guardando en el archivo ambas constancias.

CUSTODIA DE LAS CONSTANCIAS

• El centro de conciliación tiene el deber de de guardar y custodiar las constancias en su archivo directo por un año y en el archivo central por cinco años cumplido el termino de 6 años puede destruirlas siempre que las reproduzca digitalmente y cumpla con los requisitos establecidos en la ley 527 de 1.999, 594 de 2000, y Acuerdo 037 de 2002 del Consejo Directivo de Archivo General de la Nación.

SEGUIMIENTO AL RESULTADO DE CONCILIACIÓN

• Tanto los centros como los conciliadores deben hacer seguimiento a los casos que realizan con el fin de evaluar sus servicios y mejorarlos ello lo exige el ministerio en la resolución 1342 de 2004.