ADMINISTRACIÓNADMINISTRACIÓN

Definición de organizaciónDefinición de organización; Es un conjunto de recursos humanos, ; Es un conjunto de recursos humanos, materiales, financieros, administrativos y de información. Los cuales materiales, financieros, administrativos y de información. Los cuales son coordinados, por personas, para lograr objetivos definidos.son coordinados, por personas, para lograr objetivos definidos.

La empresa es un tipo particular de organización, y se denomina empresa La empresa es un tipo particular de organización, y se denomina empresa a aquellas organizaciones con fines de lucro.a aquellas organizaciones con fines de lucro.

La administración

Es la ciencia que estudia la manera más adecuada de combinar los recursos con el fin de lograr los objetivos organizacionales. Luego como ciencia la administración es reciente, comenzó a partir de 1905 aproximadamente.

La administración como práctica es sumamente antigua existe desde que existen organizaciones, es decir, desde que existen seres humanos en la Tierra. Luego las organizaciones existen "desde siempre", desde que existen seres humanos, los cuales al percatarse de que no eran capaces de satisfacer todas sus necesidades, se asociaron, formando diverso tipo de organizaciones, por necesidad. Así la administración se refiere a actividades humanas destinadas a lograr los objetivos de la organización

El administrador

Es el responsable de combinar estos recursos y lograr los objetivos establecidos para la organización. Para esto, lo deseables es que el administrador se debería apoyar en la ciencia administrativa.

Finalmente, la práctica administrativa, al unir la ciencia y la práctica, se puede decir que es ciencia y arte a la vez, pues su estudio sistemático es de carácter científico y su ejercicio, en el cual se emplea la imaginación, creatividad, talento y capacidades personales del administrador corresponde al concepto de arte.

Proceso administrativo

Éste, tiene el siguiente orden:

• Planificación• Organización• Dirección • Control

PLANIFICACIÓN

Definición:    La planeación, se inicia a partir de la definición de los propósitos, éstos son los fines esenciales o directrices que definen la razón de ser, naturaleza y carácter de cualquier grupo social.

    Los propósitos proporcionan las pautas para el diseño de un plan, se expresan genéricamente y su determinación es una función reservada a los altos ejecutivos de la empresa.

    Toda organización debe establecer los propósitos como base para la formulación de un plan.

" Los Planes son el resultado del proceso de planeación y pueden definirse como " Los Planes son el resultado del proceso de planeación y pueden definirse como diseños o esquemas detallados de lo que habrá de hacerse en el futuro, y las diseños o esquemas detallados de lo que habrá de hacerse en el futuro, y las especificaciones necesarias para realizarlos. "especificaciones necesarias para realizarlos. "

Luego,La Planeación; consiste en el establecimiento de los cursos de acción necesarios para lograr un objetivo determinado. Con esto se entiende que para la existencia de un plan, tiene que existir previamente un objetivo, de manera que éste si bien conceptualmente es diferente a un plan, se lo incluye dentro de un procesos de planificación.Así,

Objetivo, es el propósito o fin buscado.Plan, es la forma de alcanzar ese fin o propósito.

De manera que:

La planeación, se inicia a partir de la definición de los propósitos.

Luego, Propósito, es la razón de ser de la empresa, si no existiera no se habría constituido ni tampoco sabría hacia donde va.el Propósito es la materialidad o situación final que se desea lograr. Por lo tanto, un propósito debe ser:

• Claro, fácilmente comprensible.

• Cuantificable, susceptible de desagregar en metas expresadas en términos numéricos y por lo tanto verificable.

• Jerarquizado, priorizable de acuerdo a su importancia relativa, o fijada su prioridad en relación a otros propósitos relacionados.

• Articulado, en cuanto a que insumos requiere y a su vez a que objetivo mayor sirve como elemento componente.

Clasificación de los Propósitos:

Objetivos, son finalidades, definidas en el largo plazo, de manera general y en términos cuantitativos. Proporcionan las pautas para el diseño de un plan general (estrategia).

Metas, son finalidades, definidas en el corto plazo, de manera específica y en términos cuantitativos. Proporcionan las pautas para el diseño de un plan específico (Operativo o táctico)

• Tipos de planes

* Estrategias.    Son los que establecen los lineamientos generales de la planeación, sirviendo de base a los demás planes (táctico y operativos), son diseñados por los miembros de mayor jerarquía de la empresa y su función consiste en regir la obtención, uso y disposición de los medios necesarios para alcanzar los objetivos generales de la organización, son a largo plazo y comprenden a toda la empresa.

Conjunto de decisiones y criterios por los cuales una organización se orienta hacia el logro de sus objetivos. Es decir, involucra su propósito general y establece un marco conceptual básico por medio del cual, ésta se transforma y se adapta al dinámico medio en que se encuentra inserta.

• * Tácticas o planes funcionales.    Estos determinan planes más específicos que se refieren a cada uno de los departamentos de la empresa y se subordinan a los Planes Estratégicos. Son establecidos y coordinados por los directivos de nivel medio con el fin de poner en práctica los recursos de la empresa. Estos planes por su establecimiento y ejecución se dan a mediano plazo y abarcan un área de actividad específica.

• * Planes Operativos.    Se rigen de acuerdo a los lineamientos establecidos por la Planeación Táctica y su función consiste en la formulación y asignación de actividades más desarrolladas que deben ejecutar los últimos niveles jerárquicos de la empresa. Los planes operativos son a corto plazo y se refieren a cada una de las unidades en que se divide un área de actividad.

• Procedimientos, son un conjunto de normas y reglas, establecidas en una secuencia cronológica de ejecución, que establecen de manera bastante específica y estricta la conducta a seguir ante una determinada situación, `por ejemplo existe un procedimiento para otorgar crédito:

• Normas y Reglas

Entonces el proceso de Planificación implica:

Obtener y analizar información. Decidir, que plan (es) implementar, es decir que cursos de acción desarrollar.

Todo lo anterior, con el fin de disminuir la incertidumbre propia del desarrollo de toda actividad futura.

Luego, en la función de planificación se decide:¿Qué hacer?, se refiere a la interrogante respecto de a que actividades se asignaran recursos (humanos, materiales, de información y financieros).

¿Cómo hacerlo?, se refiere a la forma, o método a través del cual se desarrollarán las actividades.

¿Cuándo hacerlo?, se refiere al tiempo de inicio y término de las actividades.

¿Quién es el responsable de hacerlo?, se refiere a quién o quienes son los responsables de desarrollar y ejecutar cada una de las actividades que considera el plan.

¿Dónde hacerlo?, se refiere al lugar, mercado, organización, unidad, sector industrial, etc. donde se desarrollarán y ejecutarán los planes.

De lo anterior se desprende que:

La planificación, da respuesta a estas interrogantes en todas las áreas de la organización, por ejemplo: Producción (u operaciones), Finanzas, Adquisiciones, Comercialización, Administración de personal, Calidad, Medio Ambiente, Prevención de Riesgo, etc.

Factores Que Se Deben Tener En Cuenta Para Realizar Un Proceso de Planeación

Medio ambiente ExternoFactores:• Económicos• Sociales• Políticos• Tecnológicos• Legales y regulatorios

• Ley Laboral• Leyes previsionales• Leyes tributarias• Normas sanitarias• Disposiciones medio ambientales• Leyes de prevención de riesgo• Ordenanzas municipales• Leyes que afectan al comercio exterior

•

• Climáticas• De mercado:

• Competencia• Proveedores• Distribuidores• Consumidores

Medio Ambiente Interno• Estructura organizacional• Naturaleza de las tareas y métodos de trabajo• Conflictos con el personal

• Conflictos entre las jefaturas y el personal. • Conflictos entre el personal.

Pasos del Proceso de Planificación

Como condición inicial al inicio del proceso de planificación, está la definición de objetivos. Luego los pasos son los siguientes:

• Definir la situación actual, en cuanto a recursos y aspectos externos.• Reunir información• Procesar y analizar la información• Diseñar planes• Elegir el (los) planes• Elegir planes alternativos• Implementación del plan• Monitoreo y control

Herramientas de planificación

• Carta Gantt• PERT• Presupuesto• Procedimiento

Carta Gantt

Es una herramienta que permite programar las actividades de acuerdo a sus precedencias de realización (prerrequisitos o exigencias de haber terminado previamente otra actividad para continuar con la siguiente). Considera dos entradas, estas son actividades (en el eje vertical) y tiempo.(en el eje horizontal), de manera que las actividades solamente se podrán programar una vez concluida la actividad que la precede.

Ejemplo de Pasos para la construcción de una Carta Gantt:Se considera la fabricación de un de living, esto incluye las siguientes actividades (las que se presentan desordenadas)

Etapas:Identificación de las actividades y establecimiento de tiempo de duraciónActividades Tiempo de Duración (minutos)Dimensionado de la madera 120Pulido 30Dimensionado del tapiz 60Ensambles de la madera 90Tapizado del mueble 30Dibujo del mueble 30Embalado 30Incorporación de Relleno 60

Secuencia ordenada de las actividades y definición de precedenciasActividades en Secuencia Precedencia

Dibujo del mueble -- (no tiene)Dimensionado de la madera ADimensionado del tapiz AEnsamble de la madera BIncorporación de rellenos DTapizado del mueble EPulido FEmbalado G

Secuencia ordenada de las actividades y definición de precedenciasActividades en Secuencia Precedencia

Dibujo del mueble -- (no tiene)Dimensionado de la madera ADimensionado del tapiz AEnsamble de la madera BIncorporación de rellenos DTapizado del mueble EPulido FEmbalado G

ACTIVIDADES

A. Dibujo Mueble

B. Dimensionado Madera

C. Dimensionado Tapiz

D. Ensamble Madera

E. Relleno

F. Tapizado

G. Pulido

H. Embalado

30 60 90 120 150 180 210 240 270 300 330 360 390

TIEMPO (Minutos)