DOCENTE: DOCENTE: Iván Fernando Vidal AparicioIván Fernando Vidal Aparicio

ESCUELA DE JUECES DEL ESTADOESCUELA DE JUECES DEL ESTADOSucre – BoliviaSucre – Bolivia

OBJETIVO GENERALCapacitar y otorgar destrezas al personal

del despacho judicial - Secretarias y Secretarios - sobre el manejo de los procesos y de los procedimientos del modelo de gestión diseñado para las jurisdicciones.

OBJETIVOS ESPECIFICOSDesarrollar actividades para el conocimiento de la normativa procesal aplicable en las diferentes funciones de cada uno de los actores del despacho judicial. Desarrollar competencias para la recepción, tramitación, preparación, celebración y solución de todas las cuestiones que competen al despacho judicial, mediante las actividades propuestas.

!Hola mi nombre es Iván Fernando

Vidal Aparicio y en esta oportunidad

tendré el gusto de compartir con

ustedes los contenidos de la Unidad III

que se refieren a las Bases normativas

y Rol de las secretarias y secretarios

como servidoras o servidores de

apoyo judicial, así como también

Gestión de Despacho

Actualmente trabajo en el Tribunal

Departamental de Justicia de Chuquisaca soy

Juez de Partido en Materia Civil de Sucre.

En calidad de Tutores nos acompañan los

funcionarios de la Unidad de Capacitación de

la Escuela de Jueces, quienes tienen la tarea

de acompañarles, orientarles, aclarar sus

dudas y ampliar cualquier información que

precisen

LOS CONTENIDOS SERAN TRABAJADOS DE LA SIGUIENTE MANERA:

En esta unidad también presentaremos los contenidos a través de Ideas Fuerza, para luego complementar el proceso de facilitación del aprendizaje con la lectura complementaria y las actividades reflexivas y prácticas.

SE LES SUGIERE…Para que puedan ampliar sus conocimientos, lean las lecturas complementarias que están a su disposición en la carpeta del mismo nombre en nuestra plataforma, las cuales son las siguientes:

LECTURAS COMPLEMENTARIAS

- «Bases Normativas y Rol de las Secretarias y Secretarios como servidoras o servidores de Apoyo Judicial y Gestión del Despacho», autor Iván Fernando Vidal Aparicio, 2014

- «Modelo de Gestión de Despacho Judicial», autor Valentín Barahona Mejía, publicado en el Nuevo diario el 05 de mayo de 2008.

- «Modernización del Despacho Judicial»,  publicado en la pagina

http://www.slideshare.net/enjportal/enj100-modelo-de-gestin- penal-despacho-judicial

Sabemos que este Modulo III

«Bases normativas y rol de las

secretarias y secretarios como

servidoras o servidores de apoyo

judicial y Gestión de Despacho»

les servirá en la labor que desempeñan

diariamente, así como también para

aclarar y aplicar en el desarrolló de sus

labores

Establecimiento de un Sistema AdministrativoEs necesario el establecimiento de un sistema administrativo y jurisdiccional que rinda un servicio más eficiente a los usuarios, en el cual las Secretarias y Secretarios están en la obligación de garantizar que el proceso se desarrolle en la forma debida y con estricto respeto a los derechos y garantías constitucionales de las partes y de otros intervinientes en cada caso que se someta a su conocimiento; donde todos los órganos de administración y/o impartición de justicia están obligados en todo ámbito y de modo permanente a proveer tutela judicial efectiva a todas las personas, facilitando su acceso a la justicia.

El Despacho JudicialComo unidad de apoyo del Juez o Tribunal está llamado a funcionar como equipo. Deben tener identificadas sus funciones y las necesidades de coordinación interinstitucional que requiere cada proceso en su desarrollo para llevarlas a cabo de manera eficiente. El secretario o la secretaria ha de saber quien se encargará de cada actividad, debiendo tener dominio de las competencias de cada miembro del equipo, conocer los requerimientos de cada actividad, debe ponderar los sistemas existentes en el poder judicial para llevar a cabo sus actos de gestión, como las citaciones, notificaciones y comunicaciones judiciales y, entre otras previsiones de control, ha de considerar los costos de tiempo y de recursos materiales para hacer las cosas con el menor costo, de la mejor manera y en el menor tiempo requerido.

Plazos Judiciales.-Es preciso identificar un sistema para manejar adecuadamente los plazos judiciales y asegurar la realización de las actividades en tiempo oportuno. A menudo la justicia como valor, se ve truncada por la perención o prescripción de los plazos judiciales; la ausencia de notificaciones y citaciones o su realización fuera de plazo, o con inobservancia de las formas, pueden ubicarse dentro de las primeras causas de retardación en el conocimiento y despacho de los conflictos; los efectos son obvios: frustración de los usuarios del sistema, pérdida de fe en la administración de justicia o deslegitimación de los órganos de administración y/o impartición de justicia en Bolivia.

Los miembros del equipo están llamados a conocer cabalmente su misión y compartir los objetivos relacionados con su visión, por lo cual, en un despacho judicial destinado a asegurar una justicia pronta y cumplida, la integración del equipo resulta esencial para asegurar la eficiencia en el cumplimiento de su misión; consecuentemente, la optimización del rendimiento del personal y de los jueces, resulta un medio eficaz para alcanzar la administración de justicia deseada.

Para asegurar el acceso de las partes a los órganos que administran justicia (mediante Secretaría) en condiciones de igualdad, garantizar la producción, recepción y valoración de pruebas y la actuación de los diversos intervinientes ante el juez o tribunal para alcanzar la solución de su conflicto, mediante una decisión judicial y para asegurar la ejecución de esta decisión en la forma debida; deben el Secretario y la Secretaria, interiorizarse con su trabajo y solidarizarse con el usuario del sistema, notando que ambos (servidor y usuario) son parte del mismo sistema general estatal y se benefician de él.

Les sugiero revisen el material didáctico complementario, donde podrás encontrar todos aquellos procedimientos previstos por ley.

Los Procesos Jurisdiccionales.-Se explican en la sucesión de actuaciones que pueden realizar las partes por los causes procesales previstos para someter y fundamentar sus pretensiones ante el juez o tribunal y para asegurar la intervención de estos órganos en la solución del conflicto mediante una decisión fundada en los elementos probatorios aportados y en los principios y normas del derecho; en donde la actividad de las Secretarias y los Secretarios es totalmente necesaria.

El Proceso de Gestión.-

Es siempre una experiencia única e irrepetible, no todas las actuaciones previstas por la ley y por los reglamentos a cargo de los integrantes del despacho judicial se realizan en todo proceso; pero, en la medida en que se realizan, todas tienen una forma específica de realización; de modo que una puesta de cargo y entrada a despacho, siempre sera hecha con las menciones legalmente previstas como necesarias para que cumplan con su finalidad. Pero, puede que haya un proceso judicial en que no se requiera ninguna actuación conminatoria de testigos o peritos y en otro sí, y en ambos casos el proceso puede resultar correcto. La gestión de apoyo judicial es la razón del ser del despacho judicial.

La existencia del Despacho judicial ordinario (Secretaría) como una unidad de asistencia al juez o tribunal, no es incompatible con otras formas de organización del trabajo en los demás tribunales (en la jerarquía que fuere), en las que también sin alterar las competencias de atribución precisadas en la ley para sus integrantes, varios despachos judiciales (en diferentes materias incluso) pueden operar en un mismo escenario, con responsabilidades ante sus respectivos órganos jurisdiccionales; es decir, que un mismo secretario puede hacer gestión en varias materias (como ocurre en provincias).

Los recursos humanos y materiales disponibles, forman parte fundamental del modo de gestión de los tribunales. El modelo de gestión presenta el interés práctico de estandarizar los procesos y permitir el manejo de mayor volumen de casos y un control de la duración de las etapas del proceso y manejo estadístico más adecuado. Envuelve una dimensión política que tiene que ver con la orientación que se da a la actuación del despacho judicial en todas las jurisdicciones, en lo referente a la forma de llevar a cabo el deber ser del Derecho, en tanto exprese este hecho el modelo de actuación que se espera lograr (calidad).

La misión del despacho judicial es asistir y dar apoyo a los jueces y tribunales en el ejercicio de sus funciones. En el desarrollo de esta misión, las funciones del secretario están regidas por la ley y por los reglamentos particulares. Los auxiliares del Despacho Judicial realizarán todas las labores propias del despacho judicial o del secretario que éste o el juez les asignen, y aquellas que hayan sido atribuidas a los notificadores y a otros auxiliares en las reglas prácticas dictadas al efecto.

La Secretaria o el Secretario del Despacho Judicial son funcionarios cuyas atribuciones principales han sido previstas por el legislador. Son designados conforme a un perfil establecido por la ley y están sujetos a la autoridad disciplinaria. Los Secretarios y Secretarias darán apoyo a los servicios de la esfera jurisdiccional, propiciando una gestión eficiente, homogénea y unitaria para asegurar una gestión operativa del despacho judicial eficiente y oportuna también en las labores de supervisión, control, recepción, custodia y trámite reconocidas como sus funciones propias.

Además de las atribuciones previstas expresamente en la ley y en los reglamentos a emitirse la Secretaria o el Secretario, deberá liderar el trabajo de todas las áreas no jurisdiccionales del Despacho. Esto implica la debida supervisión y motivación del personal, realizar actividades de control de desempeño y verificación del cumplimiento de las metas y todas las funciones administrativas

necesarias para la buena marcha del despacho.

Tarea 1. Responde a la siguiente pregunta y sube tu

respuesta a la carpeta TAREAS de la plataforma.

Realice un cronograma del trabajo diario que

realiza en Gestión de Despacho

Recuerda…

El formato para la entrega de tareas es:

Tarea 1 -Módulo 3 - Nombre y Apellido

Foro 1

Usted cree que pueda llegarse a una calidad optima de gestión

administrativa del despacho?, o cree que esta tarea es difícil, por

la imposibilidad de satisfacer al usuario en todas sus

pretensiones, en la premisa que siempre existirán dos o mas

partes en un proceso que desean ganar.

Envía tu comentario al

Foro

El modelo de gestión del despacho, asume el carácter finalista del proceso, permitiendo la comprensión de los mecanismos de subsanación prevista en la ley respecto de los actos defectuosos y la forma de asegurar a través de los actos de gestión, la realización del debido proceso, caracterizada por:

El logro de resultados, previamente establecidos. Sustitución de estructuras y conductas jerárquicas por la horizontalidad y descentralización. Fijación de criterios de productividad y competencia interna.

Las administraciones públicas experimentan hoy un profundo cambio y están en permanente proceso de transformación, en búsqueda de implementar nuevas técnicas de gestión:- Centrada en sus objetivos (no cerrada en si misma).- Que genera resultados (sin burocracia).- Con innovación y mejora constante(sin inercia).- Con conciencia de costos (sin despreocupación).

CRISIS Y CAMBIO

El liderazgo moderno, implica el ejercicio de autoridad sobre los subordinados y la adopción de decisiones , pero además, la influencia sobre las personas, por lo que precisa de las capacidades y habilidades para satisfacer demandas de la organización social; consecuentemente, en toda organización pública existe jerarquía en sus componentes, de acuerdo a funciones y competencias, así como a sus responsabilidades.

LIDERAZGO

Foro 2

Cuando se habla de cambio ordinario día a día y del cambio

extraordinario o brusco, cree entender usted que el primer

cambio consiste en cambios cuantitativos mas que todo y el

segundo consiste en cabios cualitativos?

Envía tu comentario al

Foro

Tarea 2. Responde a la siguiente pregunta y sube tu

respuesta a la carpeta TAREAS de la plataforma.

Es importante considerar que, para aplicar cambio debe haber

conciencia, compromiso y apropiación de la gestión del despacho de

los implicados en una institución, lográndose esto con seminarios y

cursos, mejorando la relación de los grupos de trabajo, proyectando

sus ideas y sus habilidades; para llegar al final a planificar, ejecutar,

comprobar y ajustar objetivos?.

Recuerda…

El formato para la entrega de tareas es:

Tarea 2 -Módulo 3 - Nombre y Apellido

Autoritario (jerárquico), que manda sin explicación alguna.

Que deja hacer, no anima ni motiva. Democrático – participativo; con capacidad de

imponer criterios, animar, explicar decisiones y motivar.

NO DEBE OLVIDARSE QUE LAS NORMAS SON MEDIOS Y NO FINES.

FORMAS DE LIDERAZGO

Dirigir la actividad (del despacho) y diseñar la guía de futuro.

Establecer prioridades de la Secretaría y comunicarlas.

Movilizar y dirigir al personal de la Secretaría. Resolver problemáticas de la Secretaría. Conseguir resultados y cumplir los objetivos

previstos.

TAREAS DEL LIDERAZGO

Foro 3

Cree Ud., que debemos abandonar la noción de relación

entre Administrador y Administrado, para considerar que la

Administración y/o Impartición Judicial, es un servicio cuyo

cliente es el público litigante, a quien se debe satisfacer con

calidad de servicio, e ir a la máxima “liderazgo y

compromiso con el cambio al más alto nivel”?.

Envía tu comentario al Foro

La motivación es el proceso psicológico , del por que de las personas tienden a realizar una determinada actividad o del por que deciden desarrollar un esfuerzo para conseguir cierto objetivo para satisfacer una necesidad.

Por ende, la automotivación es ese proceso psicológico personal-interno (subjetivo), en la medida que el funcionario (Secretario-Secretaria), adapta su actividad y actitud a principios y valores de la ética pública.

MOTIVACIÓN Y AUTOMOTIVACIÓN

Altruismo. Integridad. Objetividad. Responsabilidad. Transparencia. Honestidad. Liderazgo.

NO DEBE OLVIDARSE LOS PRINCIPIOS GENERALES DEL ÓRGANO JUDICIAL Y DE LA JUSTICIA ORDINARIA, ESTABLECIDOS EN LOS ARTS. 3 y 30 DE LA Ley N° 025.

CARACTERÍSTICAS DE LA ÉTICA PUBLICA

En la sabida naturaleza social del hombre, necesita vivir y por ende comunicarse con los demás.

Comunicar no es sólo informar a los demás; sino ante todo escuchar, recibir mensajes de otros.

Comunicación en el ámbito laboral, es hablarse, escucharse, intercambiar y actuar conjuntamente; por ende , la comunicación es el medio idóneo para propiciar el acercamiento y la negociación.

LA COMUNICACIÓN

- Vertical, ascendente o descendente.- Horizontal, relaciona servicios y personas en un mismo nivel.- Transversal, vincula a personas de diferente nivel.- Incidental, da información sin pretenderlo.- Consumista, es emocional y por desahogo.- Intencional o instrumental, con un fin y para alcanzar un objetivo.

TIPOS DE COMUNICACIÓN

- Equipo, es un grupo de personas organizadas para lograr un objetivo común; que trabajan con sinergia , es decir cooperándose y coordinándose. Cuyas ventajas son el mayor rendimiento y calidad, mayor participación y motivación, mayor diálogo y comunicación en la organización, mayor espontaneidad y creatividad, mayor facilidad de logros y de objetivos, mejor división del trabajo y asignación de tareas y mayor posibilidad de éxitos y de conciencia grupal ante los fracasos.

TRABAJO EN EQUIPO

El servicio público de una justicia moderna y abierta a los ciudadanos debe basarse en principios de transparencia, información y atención a los ciudadanos, incluyendo el principio de responsabilidad, que reconoce el derecho a la formulación de quejas y sugerencias sobre el funcionamiento de la gestión del despacho.

LAS RELACIONES CON TERCEROS

Justicia transparente, como la de recibir información sobre la entidad, los expedientes y procedimientos.

Justicia comprensible, como la de ser comunicados con las resoluciones en forma y lenguaje sencillo.

Justicia atenta, como la de ser atendido respetuosamente y puntualmente.

Justicia responsable, con derecho al reclamo y a otorgar sugerencias.

Justicia ágil y avanzada, con tramitación expedita.

PRINCIPIOS GUÍA EN LAS RELACIONES CON TERCEROS

Los requisitos legales para la designación de Secretaria y/o Secretario, tienen total correspondencia con las causales de inelegibilidad y prohibiciones establecidos en los arts. 18 y 19 de la Ley del Órgano Judicial N° 025; así como lo establecido como prohibiciones (para el ejercicio de la función pública) en el art. 236 de la Constitución Política del Estado.

NORMAS BÁSICAS PARA LA FUNCIÓN Y LA GESTION DEL DESPACHO

Las atribuciones (u obligaciones) establecidas en el art. 94 de la Ley del Órgano Judicial N° 025, no son totalmente restrictivas a otras establecidas normativamente, ya que es imposible que cada norma (ejemplo el Código Procesal Civil) establezca un vademécum o listado de atribuciones, consecuentemente las demás atribuciones generalmente están dispersas en otras leyes conexas.

NORMAS BÁSICAS PARA LA FUNCIÓN Y LA GESTION DEL DESPACHO

Los libros y registros, establecidos en el art. 95 de la Ley del Órgano Judicial N° 025, son necesarios lógicamente para la gestión ordenada del despacho, pero sirven siempre como justificativo de nuestro trabajo efectivo; a más, de constituir documentos públicos que pueden sustentar probatoriamente la ejecución de una causa y sus resultados, así como la

existencia tangible de ellos.

NORMAS BÁSICAS PARA LA FUNCIÓN Y LA GESTION DEL DESPACHO

A pesar, de no estar dispuesto en el Código Procesal Civil situación que dependa la observación por parte de las Secretarios y Secretarios respecto a la presentación de memoriales, es necesario conocerlos (arts. 69 al 71 del Código Procesal Civil) y sin olvidar que la labor de la Secretaria y Secretario no termina con sus atribuciones normativas, sino que el

trabajo siempre es en equipo.

NORMAS BÁSICAS PARA LA FUNCIÓN Y LA GESTION DEL DESPACHO

El conocimiento sobre el domicilio procesal y las normas nuevas sobre la comunicación procesal, establecidos en los arts. 72 al 88 del Código Procesal Civil, deben ser conocidos a plenitud por el Secretario o Secretaria, en la necesidad real de capacitación a los Oficiales de Diligencia, año tras año; tomando en cuenta la celeridad de las citaciones y/o notificaciones

dispuestas actualmente.

NORMAS BÁSICAS PARA LA FUNCIÓN Y LA GESTION DEL DESPACHO

Tomando en cuenta que los plazos procesales son perentorios, según lo establecido en los arts. 89 del Código Procesal Civil, su comienzo, transcurso y vencimiento deben ser en gestión del despacho computados por el Secretario, con el objeto de ingresar el expediente al despacho del Juez para la resolución respectiva.

NORMAS BÁSICAS PARA LA FUNCIÓN Y LA GESTION DEL DESPACHO

La formación de expedientes, su consulta, exhibición; testimonios, certificados y fotocopias del mismo; su archivo y reposición en caso de pérdida, básicamente es realizada operativamente por la Secretaria o el Secretario (más allá de la resolución del juez (tal cual se establece en los arts. 99 al 104 del Código Procesal Civil).

NORMAS BÁSICAS PARA LA FUNCIÓN Y LA GESTION DEL DESPACHO

Es importante para la labor de las Secretarias y Secretarios, establecer las condiciones normativas respecto a la invalidez adjetiva de los actos por la naturaleza de sus competencias; al respecto se tiene dispuesto en el Código Procesal Civil situaciones sobre la especificidad y trascendencia de la nulidad, sus efectos y su extensión (las cuales no deben confundirse con las nulidades sustantivas, establecidas en el Código Civil).

NORMAS BÁSICAS PARA LA FUNCIÓN Y LA GESTION DEL DESPACHO

LAS ACTAS DE AUDIENCIA Tal vez, parte del conocimiento y del bagaje de aptitudes de una Secretaria y/o Secretario, se manifieste en la redacción de un acta de audiencia (cualesquiera que fuera el acto y materia), donde se manifiesta la aptitud de redactor, buen oyente y cuyo objetivo es la excelencia en el resumen de tal acto (pues la finalidad es el proceso probo en sí); he aquí la importancia capital (una de ellas) de un Secretario o Secretaria en los actos procesales

probatorios, pues dichos actos son irrepetibles.

NORMAS BÁSICAS PARA LA FUNCIÓN Y LA GESTION DEL DESPACHO

Tarea 3. Elabora tu tarea y sube tu respuesta a la

carpeta TAREAS de la plataforma.

Labre un acta de actividad probatoria cualquiera, que

cumpla con los requisitos legales y fácticos necesarios, en

caso de pertenecer Ud. al área civil; un acta de audiencia

preliminar o actividad probatoria, si fuera Ud. del área

familiar; o, un acta de juicio penal o cautelar personal, si

estuviere Ud. en el área penal.

Recuerda…

El formato para la entrega de tareas es:

Tarea 3 -Módulo 3 - Nombre y Apellido

Se les sugiere lean y centren su atención en el material de lectura complementaria elaborada por el docente «Bases Normativas y Rol de las Secretarias y Secretarios como servidoras o servidores de Apoyo Judicial y Gestión del Despacho», el mismo que es básico y les servirá para poder realizar su evaluación final.

PARA TOMAR EN CUENTA …

Recuerden que…..las consultas con relación al contenido del módulo pueden realizarlas en el foro correspondiente o a su Tutor.Las dudas o dificultades con relación a plataforma por favor comunicarse con el Ing. Informático Milton Mora Cel. 71152517 o al correo electrónico www.eje.info.cap@gmail.com

El plazo para que respondan las preguntas de foro es hasta el día lunes 28 de abril de 2014.

El plazo para subir las tareas es hasta el día miércoles 30 de abril de 2014.

El examen es el día sábado 3 de mayo de 2014 y la plataforma estará habilitada desde las 07:00 de la mañana hasta las 23:59.

Las características de calificación de este Modulo será igual que el anterior, eso quiere decir que: las respuestas a las preguntas del Foro son sobre 30 puntos, las tareas sobre 30 y el examen sobre 40, haciendo un total de 100 puntos.

¡EXITOS Y

PARABIENES!