Ministerio de Relaciones ExterioresMinisterio de Relaciones ExterioresDICOMPRAS DICOMPRAS –– Agosto 25 de 2010Agosto 25 de 2010

Sistema Integrado para la Sistema Integrado para la g pg pGestión de Compras de la Gestión de Compras de la 

C ill íC ill íCancilleríaCancillería“S I G E C O M”“S I G E C O M”S I G E C O MS I G E C O M

Preparada por Ximena Sandoval

Contenido

Cómo nace este Proyecto TecnológicoProcesos InvolucradosDescripción del Proyectop y

Solución TecnológicaSolución de ProcesoSolución de ProcesoPlan de Trabajo

Equipos de TrabajoFactores Claves de Éxito

Cuán visibles estamos!!CONTRALORIA

SistemaGOBIERNO

SistemaCompras Públicas

Tribunal deCompras

CONGRESO

Opinión PúblicaAGENTES

Opinión PúblicaProveedores / Prensa

Total Ordenes de Compra 1.317Móneda UF 7.871,95

Moneda Peso ($) 1.937.073.277,63Moneda Dólar (USD) 4.028.079,46

Cómo nace este Proyecto Tecnológico

1. Se rediseña e implementa Modelo de Gestión de Compras,

basado en:

Una estructura orgánica centralizada, con Unidades Operativas y de

Gestión especializadas

A i ió d f i bilid d ífiAsignación de funciones y responsabilidades específicas para sus

integrantes

La Definición de productos y/o servicios que brindaLa Definición de productos y/o servicios que brinda

Procedimientos documentados y declarados que incluya referencias

normativas

Incorporación de mecanismos de evaluación, satisfacción de clientes y

medición de brechas de competencias

Sistematizar la información de los procesos instalados en la organización.

2 Delimitación de las Temáticas del Área:2. Delimitación de las Temáticas del Área:

A. Uso Plataforma www.mercadopublico.cl - Ambiente Público y PrivadoB Manejo de Convenios MarcoB. Manejo de Convenios MarcoC. Conocimiento de Normativa Compras PúblicasD. Elaboración de Bases de LicitaciónE. Planificación de ComprasF. Administración de ContratosG. Evaluación de Proveedores Gestión de 

H. Gestión de la Calidad Abastecimiento

Desde la Planificación / Hasta la Gestión

Uso de la Plataforma

Hasta  la Gestión de Pago a Proveedores

Normativa de Compras Públicas

3. Tratamiento de la Petición de Compra (PC)

Analiza Disponibilidad de Recursos

DIFYP

Detecta una Detecta una N id dN id d

Analiza la ti i

CDPCDP

RR.HH.Unidad D d

PC Autorizada C ti ú

NecesidadNecesidad pertinencia

DINFOCOM

Demandante Autorizada

DICOMPRA

Continúa Proceso de

Compra

DIRASAD

ProgramaPrograma Subt. 24

Envía PCEnvía PCEnvía PCEnvía PC

4. Tratamiento Gestión Previa al Pago

Recepción  Facturas vía O.Partes

Conformidad Prestación y Validación

Antecedentes para enviar a 

Pago

Pago a 30 días

DICOMPRAS DIFYP

Descripción del Proyecto

Alcance:

Diseñar, Parametrizar y Mantener de un Sistema Integrado de 

Gestión de Compras.

Integrar la Planificación Ejecución Gestión Control y SeguimientoIntegrar la Planificación, Ejecución, Gestión, Control y Seguimiento 

de las Compras y Contrataciones del Ministerio de Relaciones 

ExterioresExteriores.

Desarrollar y Configurar en ambiente SharePoint 2010 y .NET.

Objeti osObjetivos:

Automatización de Servicios vía WEBAutomatización de Servicios vía WEB

Disminuir los tiempos administrativos de los procesos

Información centralizada en líneaInformación centralizada en línea

Registro de la información transparente para el usuario

Integración con la Administración Electrónicag

Mejorar la gestión de los procesos, contando con un sistema de 

alertas, control por estados

Capacidad de elaboración de reportes a medida

Aumentar la confiabilidad y seguridad de la información

Integración con sistemas contables internos, Mercado Público y 

Sigfe

Procesos Involucrados (9): 

Solución Propuesta

Arquitectura de Solución Capas de Software Control y Seguridad

Integración

Repositorio de Datos

Re portabilidad

Workflow

Procesos de 

NegocioNegocio

Solución Propuesta

Etapas Impactadas

Evaluación de

Generación de Información

• Tramitación  Administrativa del Proceso (Firma Electrónica)

• Reserva Presupuestaria• Envío de Ofertas con Cliente Interno

Evaluación de Ofertas •Trazabilidad del Proceso

•Tramitación Recepción Conforme y  validación Factura

• Formatos Estándar para los procesos

• Información disponible, • Saldos en Línea• Estados del Proceso y seguimiento on line

P ti ió d

• Tabla y/o Acta de Evaluación

•Memorándums con aprobaciones

• Ajustes Presupuestarios

•Tramitación con Difyp•Disponibilidad  información de pago para el proveedor

p ,en línea / tiempo real

• Sistema de Alertas  Ciclo del Proceso

• Futura integración Sistemas del EstadoPetición de 

Compra

• Ajustes Presupuestarios

Gestión Previa al Pago

Sistemas del Estado

Plan de Trabajoj

10 Meses 3 Años

Desarrollo del

Proyecto

Puesta en ProducciónProducción

Soporte al MantenimientoHOYHOY

Levantamiento

Equipos de Trabajoq p j

DIGAD (S) / ROBERTO ARAOS

• COMITÉ ALTA DIRECCIÓN

DINFOCOM / CARLOS FUENTES

DIMOGES   /  LORENA HENRÍQUEZ

DIFYP / LEONOR CAMPOS/

AUDIMIN / LUIS NARVAEZ

•GERENCIA DEL PROYECTODICOMPRAS / XIMENA SANDOVAL

DIMOGES / SANDRA CONCHA

•LIDERES TECNOLÓGICOSDINFO / CARLOS FUENTES

JUAN ESCOBAR

ROBERTO GOTTSCHALKROBERTO GOTTSCHALK

ANDRES MEDEL

Equipos de Trabajoq p j

MARIBEL GUTIÉRREZ / ADQUISICIONES

MARIBEL AVILA / OPERACIONES

É•LIDERES FUNCIONALES   

DICOMPRAS

HÉCTOR PLAZAOLA / LEGALIDAD DE LOS PROCESOS

CAROLINA MORAGA / GESTION DE CONTRATOS

MARIA A. HERNÁNDEZ / GESTIÓN Y PMG

•LIDERES FUNCIONALES OTRAS DIRECCIONES

MARCO ROZAS / DIFYP

MARCELA POBLETE / DEPRESEG

ÉJUAN JOSÉ MUSTER / RRHH

RAMIRO RIQUELME / DIGEN

CAROLINA GUERRO / DICOEX

FERNANDO MUÑOZ / DINFRAFERNANDO MUÑOZ / DINFRA

Factores Clave de Éxito

Profundizar  y reiterar el Compromiso de la Institución a través de 

sus Actores Claves 

Levantamiento, Implementación y Ejecución del SIGECOM para la Cancillería., p y j p

Integrarla como “la herramienta” de trabajo cotidiano, que 

i di di l f d i f iópermite acudir directo a la fuente de información.

Darle sentido como medio para la gestión y la automatización, No 

como sustituto de la relación entre las personas 

Difundir el Modelo del Sistema y provocar retroalimentación en el ClienteDifundir el Modelo del Sistema y provocar retroalimentación en el Cliente

Profundizar  e instalar aprendizaje sobre el Modelo Cartera de Clientes

MUCHAS GRACIAS POR SU MUCHAS GRACIAS POR SU

PARTICIPACIÓNPARTICIPACIÓN

INICIAMOS UN NUEVO COMPROMISOINICIAMOS UN NUEVO COMPROMISOINICIAMOS UN NUEVO COMPROMISO INICIAMOS UN NUEVO COMPROMISO

EN VIAS DE LA MODERNIZACIÓN!!!! EN VIAS DE LA MODERNIZACIÓN!!!!

“S I G E C O M”“S I G E C O M”S I G E C O MS I G E C O M