PRESENTACION GRUPO CONSTRUCCIONES – FONDO ROTATORIO DE LA POLICÍA Brigadier General GABRIEL...

FONDO ROTATORIO DE LA POLICÍAMinisterio de Defensa Nacional

2013

PRESENTACION GRUPO CONSTRUCCIONES – FONDO ROTATORIO DE LA POLICÍA

Brigadier General GABRIEL PARADA DIAZDirector General


2013

PRESENTACION GRUPO CONSTRUCCIONES


2013

FUNCIONARIOS GRUPO CONSTRUCCIONES


2013

GRADO NOMBRES Y APELLIDOS CARGO

TE Cesar Augusto Arguello Prieto Coordinador Grupo Construcciones ST Edward Gustavo Vallejo Sanchez Funcionarios DIRAF en comisión FORPOST Ayleen Vanessa Bogoya Jerez Funcionarios DIRAF en comisión FORPOST Héctor Flórez Montejo Funcionarios DIRAF en comisión FORPOST Edisson Marcelo Rosas Romero Funcionarios DIRAF en comisión FORPOST Eder Javier Galvis Ledezma Funcionarios DIRAF en comisión FORPOIJ Juan Carlos Reyes Roncancio Funcionarios DIRAF en comisión FORPO

3 1 8 Sandra del Pilar Salamanca Salamanca Profesional Defensa- Planta3 1 5 Andrés Gabriel Jiménez Heredia Profesional Defensa- Planta3 1 6 Liliana Yaneth Alarcón Torres Profesional Defensa- Planta3 1 6 Tania Meléndez Angarita Profesional Defensa- Planta

Prestación servicios Ángel Duque López Zambrano Profesional Defensa - Prestación de serviciosPrestación servicios Jairo Delfín Duque Pulido Profesional Defensa - Prestación de serviciosPrestación servicios German Rodrigo Lopez Otero Profesional Defensa - Prestación de serviciosPrestación servicios Maria Juliana Ramirez Ramirez Profesional Defensa - Prestación de serviciosPrestación servicios Edgardo Javier Rubiano Rinta Profesional Defensa - Prestación de servicios

5 1 22 Ingrid Jeannett Parra García Tecnico- Planta6 1 18 Yeny Lucero Orozco Betancurth Auxiliar Defensa - Planta6 1 15 Cesar Augusto Quintero Gutiérrez Auxiliar Defensa - Planta6 1 15 Lilian Astrid Ballen Ordoñez Auxiliar Defensa - Planta


2013

PROCESO


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EL GRUPO CONSTRUCCIONES PERTENECE AL PROCESO CONTRACTUAL

PROCEDIMIENTOS

OBJETIVO

Establecer las actividades para realizar el seguimiento

de la ejecución de los contratos de interventorías relacionados con proyectos

civiles, con el fin de entregar las obras dentro del plazo y

las condiciones pactadas contractualmente.

Establecer las actividades para

realizar el servicio de postventa sobre los proyectos de obra

OBJETIVO

SEGUIMIENTO A EJECUCION DE PROYECTOS DE OBRA CIVIL SERVICIO POSTVENTA


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CONTROLES


2013

CONTROLES PROCEDIMIENTO POSTVENTA

ACTIVIDADES CARGO RESPONSABLE TIEMPOCONTROLES

QUIEN - COMO - QUE

Recibir el requerimiento por escrito sobre anomalías en la construcción entregada por el cliente y asignar al profesional de construcciones.

Coordinador Grupo Construcciones. 2 días

Coordinador del Grupo Construcciones solicita a la secretaria del grupo escanear los oficios para que quede escaneada la instrucción que el da al profesional encargado de verificar esta novedad y se tramite a través del lotus.

Valorar las anomalías presentadas en la construcción de acuerdo con el requerimiento presentado sobre los documentos.

Profesional de Construcciones encargado del servicio post-venta

4 días

El profesional encargado valora las anomalias presentadas.

Si hay mal uso por parte del cliente o si por fuerza mayor o caso fortuito se presenta la anomalía o si la póliza se encuentra vencida, informar al cliente a través de oficio que dicho requerimiento no se encuentra dentro del amparo de la garantía.


3 días

El profesional encargado informa al cliente a través de oficio, con el Vo. Bo. del Coordinador.


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QUIEN - COMO - QUERequerir al contratista y a la aseguradora con un plazo para su cumplimiento, sobre las anomalías en la construcción para que sean solucionadas, anexando registro fotográfico y constancia del comandante de la unidad.


2 días

El profesional encargado a traves de oficio informa al contratista sobre las anomalias con Vo. Bo, del coordinador del Grupo CONSTRU.

Cuando el contratista no responde el requerimiento dentro del plazo otorgado en el mismo, enviar solicitud a través de oficio a la Oficina Jurídica para iniciar el dedibo proceso con los antecedentes del incumplimiento.


3 días

El profesional encargado verifica que el contratista no respondió a la solicitud y lo tramita a OJURI con Vo. Bo. Del Coordinador del grupo.

Recibir la respuesta por escrito del contratista, aceptando o no aceptando el requerimiento.


3 días

El coordinador del Grupo construcciones recibe el documento y lo tramita al profesional encargado quien verifica el cumplimiento.


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QUIEN - COMO - QUESi acepta el requerimiento dentro de las condiciones pactadas, el contratista soluciona las anomalías y reporta al Grupo Construcciones anexando con la certificación sobre el cumplimiento del comandante de la unidad.


11 días

El coordinador del grupo recibe el dcto subsanando las novedades y las tramita al profesional encargado con nota marginal.

Comunicar al cliente que fueron subsanadas las anomalías por el contratista, adjuntando certificación y registro fotográfico si es posible.


5 días

El coordinador del Grupo cada 15 días esta informando en reunión que se lleva a cabo en el 4 piso del FORPO la gestión de la postventa.

Cuando el contratista no cumpla se comunicar a través de oficio a la Oficina Jurídica para que inicie el debido proceso.


3 días

El profesional encargado informa mediante oficio a la Oficina Jurídica el incumplimiento para dar inicio al debido proceso, con Vo. Bo. Del Coordinador del Grupo.


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CONTROLES PROCEDIMIENTO SUPERVISION

ACTIVIDADES CARGO RESPONSABLE TIEMPO

CONTROLES QUIEN - COMO - QUE

Recibir la notificación de supervisión del contrato de interventoría a través de oficio interno, con copia del contrato con terceros de la interventoría y de la obra.

Profesional grupo construcciones delegado como supervisor de obra.

1 día

Coordinador del Grupo Construcciones, verificar que se de cumplimiento a las condiciones establecidas en las normas técnicas y legales antes de la ejecución del proyecto.

Revisar los requisitos previos que dieron inicio al proceso contractual, en los aspectos técnicos del contrato de obra e interventoría, aplicar las fichas técnicas de requisitos previos para Construcción de obra F-3-2-9-9, Estudios técnicos F-3-2-9-10, terminación de obra F-3-2-9-11 y mantenimiento de obra F-3-2-9-12.


2 días

Si son encontradas novedades de tipo técnico y legal, a través de oficio al Director General se comunican las novedades para que se determinan las acciones a seguir.


Evaluar la programación de la obra en reunión con el interventor y contratista, verificando las fechas de inicio y entrega del proyecto.


1 díaCoordinador del Grupo Construcciones verificando que se realice el inicio de la obra en las condiciones

pactadas en el contrato de obra e interventoría.


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CONTROLES QUIEN -

COMO - QUE

Elaborar acta inicio proyecto de obra civil F-3-2-9-1 con requisitos definidos en la minuta del contrato, anexando el plan de calidad F-3-2-9-14, tomar la firma de las partes implicadas. Profesional grupo

construcciones delegado como supervisor de obra.

1 día

Coordinador del Grupo Construcciones verificando que se realice el inicio de la obra en las condiciones pactadas en el

contrato de obra e interventoria.

Incorporar la información del proyecto de obra en la herramienta tecnológica del proceso contractual, para programar y controlar su desarrollo.


1 díaCoordinador del Grupo Construcciones verificando que la herramienta tecnológica se diligencie adecuadamente.

Recibir los informes de interventoría F-3-2-9-4, en la periodicidad establecida en la minuta del contrato de interventoría, debidamente firmados y soportados.


Quincenal

Coordinador grupo construcciones evaluando el cumplimiento de la ejecución

de la obra. Verificar el cumplimiento al plan de

contingencia en las fechas acordadas.

Verificar la información entregada en los informes presentados por parte de la interventoría en cuanto el avance de la obra de acuerdo a la programación oficialmente aprobada y los pormenores que se presenten en la ejecución. Si existe incumplimiento a la obra celebrar el comité de obra con los representantes legales de la firma contratista e interventoría, para analizar las causas de incumplimiento y establecer alternativas de solución a través de un Plan de Contingencia. Del comité de obra se dejaran los compromisos fijados a través de acta firmada por las partes F-3-2-1-37


Mensual


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CONTROLES QUIEN -

COMO - QUE

Elaborar el informe de supervisión de cumplimiento de la obra mensualmente con base en el informe entregado quincenalmente por el interventor F-3-2-9-3, el cual contiene todos los pormenores de la obra, incluidos los comités de obra.


Mensual

Coordinador grupo construcciones verificando el informe

Visitar la obra en los periodos planificados para evaluar la veracidad de la información entregada por parte del interventor. De la visita a la obra se elabora informe diligenciando el formato F-3-2-9-7


Cuatro veces al año

Coordinador grupo construcciones verificando el resultado de las visitas de obra y los planes de contingencia formulados.

Si es evidente un atraso en el porcentaje de ejecución o un incumplimiento en las condiciones técnicas de la obra, formalizar un plan de contingencia en acuerdo con el contratista e interventor, se convoca al Comité Técnico Asesor de Obra de la Entidad para definir si es necesario el inicio del debido proceso o si es necesario determinar prórrogas al contrato. Verificar lo establecido en el procedimiento PE-2-5-4 Requerimientos jurídicos, multas sanciones y publicación.


Periódicamente

Coordinador grupo construcciones verificando el resultado de las visitas de obra y los planes de contingencia formulados.

Coordinador grupo construcciones, revisando que los proyectos que presenten incumplimientos se le de inicio al debido proceso.

Entregar información oportuna sobre el desarrollo de las obras al cliente externo y otras partes interesadas que lo soliciten.

Coordinador del grupo Construcciones.

MensualCoordinador grupo construcciones verifica que la información entregada por el supervisor sea oportuna y veraz.


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CONTROLES QUIEN -

COMO - QUEVerificar el estado de la obra 15 días antes a la fecha de vencimiento. Si no cumple con las condiciones del contrato identificar el producto no conforme y registrarlo en acta F-3-2-9-6, solo cuando haya quedado establecido en la minuta del contrato.


15 días antes del

vencimiento del contrato

Coordinador grupo construcciones, verifica que el contratista subsane las novedades encontradas.

Recibir las novedades relacionadas y registrar F-3-2-9-8 en acta el cumplimiento, en presencia del contratista, del interventor y los supervisores designados por las partes.


2 díasCoordinador grupo construcciones verifica que se legalicen los documentos soportes del recibo a satisfacción.

Dar visto bueno al trámite de cuentas para pagos al contratistas en ejecución o finalización del proyecto de la obra. El interventor es el responsable y da fidelidad de la información entregada por el contratista en los soportes presentadas para los pagos establecidos en las minutas de los contratos, con los cuales el supervisor avala y tramite al Grupo Adquisiciones y contratos. Si es a precios unitarios deben anexar memorias de calculo, dibujo y especificar el sitio, dentro de los documentos que debe aportar el contratista de acuerdo al tipo de pago documentos como: F-3-2-9-2 Acta parcial de obra, F-3-2-9-5 Acta final de obra e interventoría y los documentos establecidos de acuerdo al Procedimiento e Instructivo para Trámite de cuentas.


Forma de pago

establecida en la minuta del contrato

Coordinador grupo construcciones verifica que se tramiten a tiempo los documentos soportes para los tramites de las cuentas.

Realizar la entrega de la obra terminada al cliente externo, en presencia del contratista, interventor, supervisores y comandante u oficial designado para el recibo final de la obra, de lo cual se deja registro en el Acta final de entrega con relación de inventarios F-3-2-9-13.


3 díasCoordinador grupo

construcciones, verifica la entrega a satisfacción de la obra.

Aplicar la encuesta de satisfacción F-1-1-6-2, realizar el análisis de datos y entregar informe al Subdirector Operativo.


1 día


2013

RIESGOS


2013

RIESGOS

PROPUESTOS VIGENCIA 2013

NO GARANTIZAR EL CONTROL DE LA EJEUCION EN LOS PROYECTOS DE

OBRA CIVIL

NO GARANTIZAR LA INVERSION DE LOS RECURSOS EN LOS PROYECTOS

DE OBRA CIVIL


2013

PLAN DE ACCION


2013

Construir los módulos restantes de la Fábrica de

Confecciones

Ejecutar el 100% los recursos para las terminaciones y

adecuaciones de las estaciones de policía a nivel

nacional.

Enajenar el 100% de los lotes propuestos

METAS PLAN DE ACCION 2013

Garantizar el control de la ejecución en supervisión y seguimiento de las obras

para el año 2013

2

1 3

4


2013

INDICADORES


2013

INDICADORES PROPUESTOS 2013% de Supervisiones Realizadas =

Total Supervisiones ejecutadas/Total Supervisiones

Programadas

% de Prorroga en obras = Total Obras Prorrogadas / Total Obras

Planificadas

% de Visitas Realizadas = Total Visitas realizadas/Total Visitas

Programadas

% de Obras con debido Proceso Iniciado = Obras Con debido

proceso iniciado / Obras Incumplidas

% de Reparaciones = Obras Subsanadas / Obras reportadas con novedades competencia del

contratista

Índice de cambio de Supervisores= (Proyectos de obra

civil con supervisión + Numero total de cambios de supervisor) /

Proyectos de obra civil con supervisión

% de actualizacion del aplicativo = Total supervisiones actualizadas

en herramienta / Total Supervisiones

SERVICIO POST VENTA



OBJETIVO

SERVICIO POST VENTA

REALIZAR LOS REQUERIMIENTOS PERTINENTES A LOS CONTRATISTA CON EL

FIN DE QUE SE SUBSANEN LAS OBSERVACIONES CONSTRUCTIVAS

NORMALES QUE PUEDA PRESENTAR LA EDIFICACIÓN DESPUÉS DE SU RESPECTIVA

ENTREGA, SIEMPRE Y CUANDO ESTÉN VIGENTES LAS PÓLIZAS DE GARANTÍA

RESPECTIVAS.


PROCESO

SERVICIO POST VENTA

Análisis del

requerimient

o

• Asignación del responsable• Análisis de las novedades

Tratamient

o

• Revisión de las carpetas contractuales: Contrato, acta de recibo a satisfacción, acta de liquidación, presupuesto final, planos record, fotografías, etc.

• Requerimiento al contratista, interventoría y aseguradoras, frente a las novedades cuya responsabilidad sea del contratista.

• Inspección en conjunto con las partes para la caracterización de las novedades.

Resultados

• Arreglo por parte del contratista de las novedades constructivas.• Informe al cliente frente a las novedades que corresponden a falta de mantenimiento.• Soporte documental de la reclamación para un debido proceso.• Acta de inspección al cliente frente a la inspección realizada.


RESPONSABLES

SERVICIO POST VENTA

St. Eder Galvis (personal de apoyo)

Arq. Sandra Salamanca

Arq. Liliana Alarcón

St. Ayleen Bogoya


CONTROLES

SERVICIO POST VENTA

1. Tabla de Trazabilidad de la documentación recibida por el proceso postventa.

2. Tabla de fechas de vencimiento cronológico de las pólizas de estabilidad y el estado de la

Estación según requerimientos.

3. Reuniones semanales generales y específicas

REQUERIMIENTO POR REGIONES

TOTAL = 153

REGIÓN 1 REGIÓN 2 REGIÓN 3 REGIÓN 4 REGIÓN 5 REGIÓN 6 REGIÓN 7 REGIÓN 80

5

10

15

20

25

30

35

40

34

4 4

34

17

21

9

30


INDICADORES

SERVICIO POST VENTA

ESTADO REQUERIMIENTOS

TOTAL = 153Corte a: 03/04/13

TOTAL

REQUERIMIENTO EN TRATAMIENTO

REQUERIMIENTO SIN TRATAMIENTO

NOTIFICACIÓN AL CONTRATISTA Y ARREGLA

NOTIFICACIÓN AL CONTRATISTA SIN RESPUESTA

SIN RESPUESTA SE REALIZARA INSPECCIÓN

NOTIFICACIÓN AL CONTRATISTA Y NO ARREGLA

0 20 40 60 80 100 120 140 160 180

153

52

38

29

19

12

3


INDICADORES

SERVICIO POST VENTA

ESTADO REQUERIMIENTOS

TOTAL = 36

TOTAL

SUBSANADA

MULTADO EN ETAPA CONTRACTUAL POR INCUMPLIMIENTO

CON NOVEDADES ÚNICAMENTE DE MANTENIMIENTO

SUFRIÓ ATAQUES TERRORISTAS

0 5 10 15 20 25 30 35 40

36

24

5

4

3


INDICADORES

SERVICIO POST VENTA

Corte a: 03/04/13


RIESGOS

SERVICIO POST VENTA

• Sanción por parte del cliente al FORPO.

• Deterioro de la Imagen corporativa al no atender los requerimientos del cliente

• El contratista se niegue a resolver las novedades constructivas entrando en una controversia de conceptos.

• Demandas por las partes intervinientes.

• Afectación progresiva de las edificaciones por no atender oportunamente las novedades constructivas


RESULTADOS

SERVICIO POST VENTA

• Respuestas oportunas a los requerimientos del cliente.

• Estaciones con las novedades constructivas postventa reparadas.

• Informar en forma oportuna al Cliente de las novedades presentadas por falta de mantenimiento preventivo y correctivo

• Mejora en la imagen corporativa al atacar los mitos de una mala ejecución de los trabajos.


RESULTADOS

SERVICIO POST VENTA

POR MANTENIMIENTO


RESULTADOS

SERVICIO POST VENTA

RESPONSABILIDAD DEL CONTRATISTA.


NECESIDADES

SERVICIO POST VENTA

• Personal con conocimientos en el campo eléctrico.

• Capacitación en actividades propias del procedimiento postventa. (Asesoría).

• Base de datos para la elaboración de prepuestos que determine los costos para el arreglo en caso de un debido proceso.

Gracias


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