GESTDOC 3.5

GESTDOC Y EL AHORRO DE COSTES

GestDoc 3.5 y el ahorro de costes

Mucho más que Ahorro de Costes: Sistema Integral de Gestión Municipal

Mejora y Modernización del Ayuntamiento

Eliminación del Papel y de la Burocracia innecesaria

Administración Electrónica

AHORRO DE COSTES

GESTDOC ES MUCHO MÁS QUE AHORRO DE COSTES.

GESTDOC ES UN CONJUTO DE HERRAMIENTAS DE

MEJORA EN LA GESTIÓN MUNICIPAL Y EN LOS SERVICIOS QUE SE

PRESTAN A LOS CIUDADANOS. SE ENFOCARÁ ESTA

PRESENTACIÓN EN EL AHORRO DE COSTES QUE

EL SISTEMA PROPORCIONA.

LOS GASTOS DE LA ADMINISTRACIÓN

GASTOS EN PERSONAL: Son con mucho el MAYOR GASTO del Ayuntamiento.

GASTOS EN CONSUMIBLES: Papel, Fotocopias, Toners, Pago por página impresa, etc.

GESTDOC LOGRA AHORROS EN TODOS ELLOS

GASTOS EN SERVICIOS DE TERCERAS EMPRESAS: Correos, Telefonía, Boletines Oficiales, Mensajería, etc.

¿Cuanto se puede

ahorrar?

El mayor ahorro será el de Personal pues GestDoc

basa su funcionamiento en la mejora de la Calidad, el aumento de Productividad y en la Medición

del Rendimiento.

¿Por qué ahorraremos en personal?

El sistema asimila el conocimiento del personal.

Se automatizan tareas repetitivas.

Se elimina la dependencia del personal.

El conocimiento pasa de los trabajadores a GestDoc.

Ejemplos reales de ahorro

Se ahorran enormes cantidades de tiempo en tareas rutinarias, pues se cuenta con herramientas para automatizarlas (Plantillas, Expedientes de Trámite Cerrado, Listas de documentos necesarios, Circuitos de Firma, Expedientes de años anteriores, etc.)

Ejemplos de automatización

Los documentosse construyenautomáticamentemediante plantillas.

Desaparece el sello a mano de registro y se inserta en automático por el sistema.

Los documentos se identifican automáticamente mediante códigos de barras.

Documentos con firma digital.

Estimación de ahorro en Tareas Rutinarias

Más del 60% del tiempo de los trabajadores

municipales se dedica a Tareas Rutinarias

Se pueden eliminar más de un 25% de los

costes de personal

Los políticos aumentan su control y reducen tu

tiempo de firma en más de un 50%

• Se automatizan estas tareas rutinarias.

• Si se mantiene el personal se aumenta la productividad en más de un 40%.

• Con el mismo personal se pueden realizar muchas más tareas.

• Firmar un documento de 200 páginas puede hacerse en pocos segundos.

• Se pueden firmar múltiples documentos a la vez.

¿Qué otros ahorros se pueden conseguir con

GestDoc?

Otros ahorros que se producen con GestDoc•Se elimina la necesidad de formación específica, ya que el sistema aglutina toda la información del pasado y se puede reutilizar.Ahorro en Formación

•Se localiza en segundos la información que antes llevaba días para ser localizada.

Ahorro en tareas de “Búsqueda de información”

•La herramienta “despacho de asuntos” elimina por completo estas tareas.

Ahorro en Desplazamientos entre sedes municipales y en tiempo de espera para ser atendidos por trabajadores municipales

•La herramienta “despacho de asuntos” elimina por completo estas tareas.Ahorro en las labores de Mensajería Interna

•Las herramientas “Notificaciones Telemáticas” y “Copiar Código de validación”, junto con los “Documentadores” eliminan casi por completo estos gastos.

Ahorro en Notificaciones, Correo Certificado y Gastos en empresas de Mensajería

•El envío de información por SMS y por Correo Electrónico relacionadas automáticamente con el procedimiento administrativo, eliminan una gran cantidad de gastos en telefonía fija y móvil

Ahorro en Gastos de Teléfono Fijo y Móvil

•Se elimina una gran cantidad de papel impreso mediante el uso de GestDoc, por lo que se reducen notablemente estos gastos

Ahorro en Gastos de Papelería, Fotocopias, toners y Pago por página impresa

•Mediante la herramienta”Tablón de Anuncios en la Sede Electrónica” se eliminan por completo estos gastos.

Ahorro en los gastos de Publicación en Boletines Oficiales

Nuevos Servicios a los

Ciudadanos

Digitalización de la

Información

Firma Digital Avanza

da

Eliminación del Papel y Ahorro

de Costes

Respeto por el medio

ambienteOtras Mejoras de

GestDoc

El mejor servicio a los vecinos

Con GestDoc TODOS los trámites con el Ayuntamiento se pueden hacer a través de

Internet y el Ayuntamiento nunca está

cerrado

Mejoras en la gestión

Canales Digitales de comunicación.

Simplificación Administrativa.• Racionalización de la Burocracia.• Optimización Gestión RRHH.

Aumento cuantificable de la productividad.

Nuevos Servicios: Envío de Información Administrativa SMS: Ayuntamiento de Collado Villalba: “Exp. 2654/2010: Su licencia ha sido concedida”.

¿Lo vemos?